Talousarvio 2018 9.1.2018 1 VUODEN 2018 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE 1 KÄYTTÖSUUNNITELMA 1.1. Yleistä Kaupunginvaltuusto on 18.12.2017 146 hyväksynyt Kalajoen kaupungin vuoden 2018 talousarvion ja taloussuunnitelman vuosille 2019 2020. Investointiohjelma käsittää vuodet 2018 2022. Kalajoen kaupungin hallintosäännön 8 luvun 2 mukaisesti kaupunginhallitus hyväksyy talousarvion täytäntöönpano-ohjeet. Määrärahojen sitovuus on määritetty talousarviossa kohdassa 8.3. Budjettirahoitteisen tehtävän käyttösuunnitelmalla tarkoitetaan tehtävän käyttötalousosan jakamista osatehtäville osatavoitteiksi, osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi. Käyttösuunnitelman hyväksyy toimielin, joka on tulosvastuussa tavoitteiden toteutumisesta ja joka on tilivelvollinen tehtävän taloudesta. 1.2 Käyttösuunnitelman laatiminen Hallintosäännön 8 luvun 2 :n mukaisesti kaupunginhallitus, lautakunnat ja johtokunnat hyväksyvät talousarvioon perustuvan käyttösuunnitelmansa. Toimielin voi siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa alaiselleen viranhaltijalle. Käyttösuunnitelmassa tarkistetaan asianomaisen toimielimen talousarvioehdotukseen sisältynyt alustava käyttösuunnitelma valtuuston päätöstä vastaavaksi sekä päättävät omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja määrärahojen käytöstä. Käyttösuunnitelmalla toimielimet asettavat valtuuston määrittelemien tavoitteiden kanssa yhdenmukaiset, tarkennetut tavoitteet sekä jakavat määrärahat ja tuloarviot seuraavien tasojen yksiköille (käyttötalousosa) ja kohteille (investointiosa) osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi. Talousarvio on laadittu tili- ja kustannuspaikkatasolle, jolloin se muodostaa itsessään käyttösuunnitelman tehtävittäin. Käyttösuunnitelmassa lautakunnan on mahdollista: - jakaa osamäärärahoja tai osatuloarvioita. Käyttösuunnitelmalla voidaan sitoa määrärahoja aivan yksittäisiinkin toimintoihin toimielimen päättämällä tavalla, kunhan se ei ole ristiriidassa valtuuston tekemien päätösten kanssa. - siirtää määrärahoja tai tuloarvioita kustannuspaikan sisällä tai saman palvelualueen kustannuspaikkojen välillä - tehdä esitys kaupunginhallitukselle määrärahan tai tuloarvion siirtämisestä palvelualueiden välillä tai kaupunginvaltuustolle määrärahan tai tuloarvion siirtämisestä palveluiden välillä - tarkentaa ja jakaa valtuustoon nähden sitovia tavoitteita osatavoitteiksi tehtäville Lisäksi: - Käyttösuunnitelmissa ovat lautakuntakohtaiset hankintojen (sekä palvelun että tavaran) delegointimääräykset. - Käyttösuunnitelmissa lautakunta voi osaltaan delegoida talousarviovuodenaikaiset käyttösuunnitelmamuutokset palvelun johtavalle viranhaltijalle Käyttösuunnitelma käsitellään lautakunnassa tiliryhmäkohtaisesti. Muutokset alustavaan käyttösuunnitelmaan, tarkennetut osamäärärahat ja osatuloarviot sekä tarkennetut tavoitteet on todettava lautakunnan käsittelyssä ja saatettava kaupunginhallitukselle tiedoksi.
Talousarvio 2018 9.1.2018 2 1.3 Aikataulu Investointien talonrakennuksessa vuodelle 2018 valtuusto on hyväksynyt erittelemätön ltk määrärahan peruskorjauskohteisiin 250 000 euroa, mikä tarkoittaa niitä talonrakennuskohteita, joita ei ole erikseen mainittu vuodelle 2018. Määrärahaa käytetään hankkeisiin, jotka ovat suurempia kuin vuotuiset korjaukset (käyttötalousmäärärahoilla tehtävät) ja toisaalta pienempiä kuin hankesuunnittelua edellyttävät hankkeet. Tekninen lautakunta hyväksyy yksityiskohtaisen käyttösuunnitelman kuultuaan ao. palveluita. Vastaavasti kuntatekniikan alla on vuodelle 2018 400 000 euron määräraha muiden alueiden kadunrakentamiseen, jonka jaosta päättää tekninen lautakunta. Lautakunnat laativat käyttösuunnitelmat 28.2.2018 mennessä. Käyttösuunnitelmat (korostettuna tehdyt muutokset, painopisteet ja tarkennetut tavoitteet) saatetaan kaupunginhallitukselle tiedoksi keskitetysti siten, että ote lautakunnan päätöksestä liitteineen toimitetaan kaupunginsihteerille ja talousjohtajalle. Mahdolliset muutokset käyttösuunnitelmaluonnokseen syötetään hallintokunnissa Opiferuksen budjettiin Käyttösuunnitelma 2018. Talousohjaus auttaa tarvittaessa. 2. TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET Taloudenhoidossa noudatetaan valtuuston 18.12.2017 146 hyväksymää talousarviota ja taloussuunnitelmaa vuosille 2018 2020, investointiohjelmaa 2018 2022, valtuuston 30.5.2017 hyväksymää hallintosääntöä (myös taloutta koskevat säännökset), kaupunginhallituksen 6.6.2016 139 hyväksymiä hankintaohjeita, kaupunginjohtajan 23.10.2013 antamaa hankintaohjeita täydentävää määräystä pienhankinnoista, kunnanhallituksen 20.12.1999 hyväksymiä sisäisen valvonnan ohjeita ja kaupunginhallituksen 14.2.2011 hyväksymää hankekäsikirjaa, kevään 2018 aikana päivitettyjä laskutus- ja perintäohjeita sekä muita toimielinten hyväksymiä ohjeita. Kaupungin prosessien ja järjestelmien kehittämistarve korostuu, kun palvelujen ja toimintojen tuottavuusvaatimus kasvaa. Kokonaistaloudellisuuden ja laadun vuoksi palvelujen on hankittava tietohallintopalvelujen lausunto ennen kaupungin organisaatiossa tehtäviä merkittäviä prosessien (toimintatapojen) ja tietojärjestelmien muutoksia/hankintoja. Kaupunginvaltuuston 18.12.2017 143 hyväksymissä suunnitelmapoistojen perusteissa on määritelty pienhankintarajaksi/aktivointirajaksi 10 000 euroa. Tämä tarkoittaa sitä, että alle 10 000 hankinnat tulevat tilikauden kuluksi käyttötalouteen. Yli 10 000 euron hankinnat tulevat investointimenoiksi. Määrärahojen käytössä on noudatettava erityistä harkintaa ja ne on käytettävä vain palvelujen järjestämisen kannalta välttämättömiin menoihin. Sisäinen valvonta Tositteet/ostolaskut: - lautakunnat ja yhtiön hallitukset määräävät henkilöt, joilla on oikeus asiatarkastaa tai hyväksyä tulo- ja menotositteet. Asiatarkastajia ja hyväksyjiä koskeva päätös toimitetaan myös taloustoimeen, - tavaran ja palvelun vastaanottaja ei saa hyväksyä laskua, - hyväksyjä ei saa sekä asiatarkastaa että hyväksyä kokonaan laskua - ostolaskut käsitellään sähköisessä kierrätyksessä, - ostolaskut käsitellään viipymättä - kulu kirjataan luonteensa mukaiselle tilille aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. - hyväksyjä vastaa tiliöinnistä ja arvonlisäverokannoista
Talousarvio 2018 9.1.2018 3 Tilauksen /Oston edellytykset - sähköistä laskutusta on edellytettävä aina tarjouspyyntöä/hankintasopimusta/tilausta tehtäessä. Kaupunki ei vastaanota paperisia laskuja enää vuonna 2018. Kaupunki tarjoaa toimittajille Toimittajaportaalin käyttöä, jolla toimittaja voi tehdä laskunsa sähköiseksi veloituksetta. - Laskulla on oltava viite, josta käy ilmi riittävät tiedot laskun kohdentamiseksi vastaanottajalle. Sopivana viitteenä pidetään nelinumeroista kustannuspaikkanumeroa (esim. 1501) ja tilaajan nimeä. Viite on pyydettävä laskulle aina. o Laskun viite on osa reitityksen automatisointiprojektia. Viitteitä tullaan tarkastamaan vuoden 2018 aikana ja yksiköitä pyydetään huomioimaan viitteen pyytäminen, mikäli puutteita havaitaan. - tositteiden tulee olla yksilöityjä, joten niistä on käyttävä selville mm. tavaran tai palvelun määrä ja hinta, arvonlisäverotunniste, verokanta ja veron määrä - maksuehdon on oltava vähintään 14 päivää netto, mielellään 21 päivää netto tai enemmän Ostot internetistä/ostot ulkomailta Ostoja ulkomailta on aina harkittava. Hankinta on perusteltua tehdä Suomen ulkopuolelta silloin, kun vastaavaa tuotetta ei ole Suomesta saatavilla tai kustannushyöty sisältäen toimituskulut on merkittävä (yli 30 %:ia). Internetin verkkokaupoista, erityisesti ulkomaisista, tilaaminen on poikkeus. Kaupungin hankinnat perustuvat sopimuksiin ja vain yksittäiset perustellut hankinnat voidaan tehdä erillisistä verkkokaupoista. Lisäohjeita ulkomaan- tai verkkokauppahankintoihin kannattaa kysyä talousohjauksesta. EU- eli yhteisömaista ostettaessa tärkeää on, että myyjä on yritys, jolla on alv-numero. Yhteisöhankinnat ovat verottomia yritysten välillä eli saapuva lasku ei saa sisältää alvia. Ostoa tehdessä on ilmoitettava Kalajoen kaupungin alv-numero FI01859247. Ulkomaisista verkkokaupoista ostettaessa on tärkeää varmistaa, että saat sieltä verottoman laskun. Useat verkkokaupat on suunnattu yksityishenkilöille, ja näistä kaupoista ei yleensä verotonta laskua saa. Ostot muista maista eli maahantuonti on myös verotonta. Tarjoilut/Edustus Edustus- yms. tarjoilulaskuista on käytävä ilmi tarjoilun syy ja osallistuja(t), hotellilaskuissa yöpyjä ja matkan tarkoitus. Nämä tiedot vaikuttavat arvonlisäverotulkintaan. Muissakin tapauksissa kuittauksen yhteydessä on syytä tekstata nimi, kun tarjoillaan kaupungin puolesta tai ostetaan kaupungille tavaraa, jotta tiedot päätyvät laskulle/kuitille selkeästi. Tulotositteet - myös tulotositteissa tulee mainita arvonlisäverokanta. Miten toimia, jos ostat omalla kortilla ja laskutat kaupungilta - kuitti ostoksesta on aina säilytettävä ja oltava liitteenä maksuosoituksessa - kuitilta on käytävä ilmi tuote, määrä, hinta, arvonlisäverokanta ja veron määrä - laskutus kaupungilta tapahtuu toimittajaportaalin kautta o laskutuskutsupyyntö lähetetään sähköpostiosoitteeseen kalajoki.ostolaskut@kalajoki.fi o laskuttajan sähköpostiin tulee vastaus toimittajaportaalin linkistä ja käyttäjätunnuksesta ja salasanasta o laskun tekemisestä löytyy tarkempi ohje https://intra.kalajoki.fi/display/ohjeet/toimittajaportaali+laskutusohje
Talousarvio 2018 9.1.2018 4 - laskutus matkalaskun yhteydessä o mikäli tavara on hankittu esim. koulutuspäivän yhteydessä ja tästä tehdään matkalasku, tällöin voi laskuttaa matkalaskun yhteydessä Myyntilaskutus Myyntilaskut on pyrittävä tekemään viipymättä. Myyntilaskun päiväyksen on oltava sillä kuukaudella, jolloin lasku on aiheutunut. Erääntyneisiin myyntilaskuihin on laskuttajalla ja kassanhallintatiimillä oikeus neuvotella enintään kuuden (6) kuukauden maksuaika maksusuunnitelmineen, kun laskun suuruus on enintään 500 euroa (yhdestä laskutuslajista laskuttaja voi myöntää yhdelle henkilölle maksuaikaa enintään 1500 eurolla laskujen summat yhteenlaskettuna). Myönnetyltä lisämaksuajalta peritään viivästyskorko. Tätä pidemmästä maksuajasta ja euromäärältään suurempiin laskuihin päättää talousjohtaja. Kassatoiminnat: Kassaan tulevilla varoilla ei saa ostaa tavaroita tai palveluksia lukuun ottamatta postiennakoiden lunastuksia. Investoinnit vuonna 2018 Kalajoen kaupungin investointiohjelma vuodelle 2018 on ennätyksellisen suuri. Yli miljoonan euron kokonaisuuksista on toimitettava maksupostien aikataulut talousjohtajalle kassan riittävyyden varmistamiseksi. Maksupostiaikataulu on toimitettava heti hankkeen käynnistyessä. Aikataululla tarkoitetaan arviota siitä kuukaudesta, jolloin erä tulee maksettavaksi, ei rakentamisen vaihetta. Sisäisen valvonnan osalta ohjeet ovat voimassa toistaiseksi. Osavuosikatsaukset Osavuosikatsaukset sekä toiminnasta että taloudesta tehdään per 30.4. ja per 31.8. tilanteista lautakunnille, kaupunginhallitukselle ja valtuustolle. Osavuosikatsauksissa käsitellään tavoitteiden sekä määrärahojen ja tuloarvioiden toteutumista. Osavuosikatsaukset ovat välitarkasteluja mahdollisia talousarvion muutostarpeita varten sekä valmistautumista tilinpäätökseen. Osavuosikatsauksia on syytä valmistella niin, että se on valmiina kauden päättymisestä seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä. Osavuosikatsauksista annetaan erillinen ohjeistus. Osavuosikatsauksessa hyödynnetään yhä enemmän Opiferus-ohjelmaa ja siitä on tarkoitus tehdä tiivis visuaalinen katsaus. Henkilöstöä koskevat periaatteet Täyttölupamenettely Avoimeksi tulevat virat ja toimet ovat täyttölupamenettelyssä. Henkilöstön poissaolotilanteissa voidaan yksittäistapauksittain harkiten palkata sijainen, mikäli kyseessä on - vuorotyö tai vuorotyön luonteinen tehtävä - laissa, asetuksessa tai muussa velvoittavassa ohjeessa määritelty henkilöstön minimimitoitus - potilas- tai asiakasturvallisuuden, asiakaspalvelun, asian kiireellisyyden tai kaupungille koituvan taloudellisen seuraamusuhan vuoksi välttämätön tilanne. Näissä tilanteissa sijaisen ottaminen saatetaan tiedoksi hallitukselle. Kaikissa muissa tilanteissa tehtävän avauduttua palvelussa suoritetaan kriittinen arviointi palveluvelvoitteen täyttämisen vaihtoehdoista. Läpikäynnissä otetaan huomioon myös muissa palveluissa käytettävissä olevat resurssit. Sote-muutoksen lähestyessä henkilöstön eläköitymistä seurataan
Talousarvio 2018 9.1.2018 5 Vuosilomat erityisen huolellisesti 2-3 vuotta eteenpäin ja esimiehiä kannustetaan ottamaan lähestyvä eläkeikä keskusteluun hyvissä ajoin. Vuosiloman kohdentamisessa hyödynnetään sopimuksen mukainen koko lomakausi (toukokuusyyskuu) mahdollisimman laajasti. Tällöin loma-aikojen palvelutuotantoa rasittava vaikutus voidaan jakaa tasaisesti ja minimoida haitat. Samalla vähennetään painetta sijaisten palkkaamiseen. Vuosilomien sijaistamisessa pyritään mahdollisuuksien mukaan hyödyntämään omaa henkilöstöä silloin kun se on mahdollista. Osa-aikaisen henkilöstön vuosilomakohtelu ei poikkea normaalitilanteesta. Palvelussuhteisiin liittyviä periaatteita Palvelussuhteita perustettaessa tulee tehtäväkuvaus määritellä riittävän laajasti. Työntekopaikaksi merkitään Kalajoen kaupunki sekä työpiste palvelussuhteen alkaessa. Nämä määrittelyt mahdollistavat henkilöstön joustavan sijoittamisen muuttuvissa tilanteissa. Määräaikaisen palvelussuhteen peruste on kirjattava työsopimukseen tai viranhoitomääräykseen. Perusteltuja syitä määräaikaiselle palvelussuhteelle ovat mm. sijaisuuden hoitaminen, harjoittelu, ulkopuolinen rahoitus, kausiluonteinen työ tai toiminnan uudelleen organisointi. Jokaisen määräaikaisen työsuhteen peruste on harkittava tapauskohtaisesti. Palkkauksesta vastaava taho vastaa siitä, että toistaiseksi voimassaolevia toimia ei synny ilman asianmukaista päätöksentekoa. Palkkaennakko Palkkaennakoita maksetaan vain perustellusta syystä, mikäli työn suorittaminen muutoin estyy, enintään 500 euroa / kuukausi / työntekijä. Esitys palkkaennakosta tehdään esimiehelle, joka esittää puollon tai eväyksen henkilöstöhallintoon. Palkkalaskelma Palkkalaskelma toimitetaan sähköisenä palkansaajan verkkopankkiin. Palkkalaskelma on mahdollista saada paperisena vain perustellusta syystä. Investointien tarveselvitykset Investointien tarve-esitykset vuosille 2019 2023 on käsiteltävä lautakunnissa toukokuun loppuun mennessä ja toimitettava esitys talousjohtajalle, jotta ne ehtivät vuoden 2019 talousarvion valmisteluun mukaan. Konserniyhtiöt Konserniohjeen mukaisesti tytäryhtiöistä Kalajoen Hiekkasärkät Oy ja sen tytäryhtiö Kiinteistö Oy Kalajoen Kylpylähotelli sekä Kalajoen Lämpö Oy, Kiinteistö Oy Kalajoen Marin Park ja Kiinteistö Oy Kalajoen Vuokra-asunnot laativat vuosittain kolmivuotisen taloussuunnitelman ja investointiohjelman. Myös Kalajoen Satama Oy:n on laadittava vastaavat suunnitelmat. Suunnitelmat saatetaan tarpeellisilta osin tiivistelmänä kaupunginhallitukselle keskitetysti tiedoksi siten, että tiivistelmät toimitetaan kaupunginsihteerille ja talousjohtajalle. Konserniyhtiöiden tulee käsitellä hallituksen kokouksessa talousarviossa yhtiölle asetetut tavoitteet ja laatia tarvittaessa tarkennettuja osatavoitteita. Konserniyhtiöiden on toimitettava alustava pidemmän aikavälin investointisuunnitelma vuosille 2019 2023 talousjohtajalle, mikäli investoinnit vaativat kaupungin antolainoitusta tai takausta. Muut asiat Kaupungin tilinpäätös vuodelta 2018 ja samalla konsernitilinpäätös 2018 on oltava valmiina 29.3.2019 mennessä. Vuoden 2018 tilinpäätökseen liittyvät aikataulut ovat seuraavat:
Talousarvio 2018 9.1.2018 6 - vuoden 2018 menoja kirjataan 24.1.2019 saakka, - vuoden 2018 tuloja kirjataan 31.1.2019 saakka, - sisäisiä siirtoja kirjataan 7.2.2019 saakka, - tase-erittelyt 28.2.2019 mennessä. Palveluissa käyttötalouden raportteja voidaan ottaa vuoden 2018 ulkoisista tuloista ja menoista 22.2.2019 jälkeen. Palveluissa tarkistetaan palvelun talousvastaavalta, että kaikki ulkoiset erät ovat mukana. KALAJOEN KAUPUNGINHALLITUS Kaupunginjohtaja JUKKA PUOSKARI Jukka Puoskari Talousjohtaja PIRJO MÄNNISTÖ Pirjo Männistö