FiDiPro-ohjelma Projektin hyväksyttävät kustannukset
FiDiPro-kustannukset puhututtavat Paljonkohan voi tarjota palkkaa? Onko puhelinetu ok? Paljonko muuttokuluja saa syntyä? Perhe mukaan? Maksaako Tekes flyygelin kuljetuksen? Mitä muuta rahoitusta projektiin voidaan hankkia kustannusten kattamiseksi? Kuka näihin kysymyksiin oikein vastaa?
Roolit: tutkimusorganisaatio, henkilö, rahoittaja Rahoituksen hakijana ja saajana on tutkimusorganisaatio, joka toimii Suomeen tulevan henkilön työnantajana. työnantajana tutkimusorganisaatio päättää tulijalle maksettavan palkan perusteista ja muista korvauksista työnantajan tehtävänä on myös huolehtia siitä, että rahoituksen ehdoksi henkilölle asetettu paikallaolovaatimus täyttyy eli vähintään 4 kk vuodessa ja yhteensä 12 kk projektin aikana Suomeen tuleva henkilö toimii vastaanottavan organisaation palveluksessa, sen johdon ja valvonnan alaisena. Tekes on rahoittaja, joka korvaa tutkimusorganisaatiolle syntyviä kustannuksia. Tekes ottaa kantaa siihen, onko syntynyt kustannus projektille hyväksyttävä
FiDiPro-projektien yleiset pelisäännöt FiDiPro-rahoitus on osa Tekesin julkisen tutkimuksen rahoitusta Kyseessä on projektirahoitus, jonka hakijana ja saajana on tulijan vastaanottava organisaatio Rahoitusta ei ole tarkoitettu ulkomailta Suomeen tulevan tutkijan vapaaseen käyttöön Projekteissa noudatetaan Tekesin julkisen tutkimuksen rahoituksen yleisiä ehtoja FiDiPro-statuksesta ei seuraa lievennyksiä rahoitusehtoihin eikä laajennuksia projektin hyväksyttäviin kustannuksiin
Hyväksyttävät kustannukset - yleiset periaatteet Projektin hyväksyttävien kustannusten yleiset periaatteet on todettu julkisen tutkimuksen rahoituksen yleisissä ehdoissa Kustannus on lähtökohtaisesti hyväksyttävä, kun se on aiheutunut projektin aikana projektin toteuttamisesta, se on projektin toteuttamisen kannalta välttämätön ja se on kohtuullinen Kustannusten kohtuullisuutta arvioidessaan Tekes pitää lähtökohtana organisaation johdon vahvistamia, organisaatiossa yleisesti noudatettavia rahan käyttöä koskevia sääntöjä, sekä laajuudeltaan (mitä kustannuseriä) että suuruudeltaan (kuinka paljon saa maksaa) Taloussääntö, työjärjestys, hankintasääntö, palkkausjärjestelmä, matkustussääntö, henkilöstölle korvattavien kustannusten maksamisen periaatteet jne. FiDiPro-rahoituksella toimittaessa tulee siis noudattaa samoja sääntöjä kuin rahoituksen saajan organisaatiossa muutoinkin noudatetaan
Projektien hyväksyttävät kustannukset Kustannusrivit Tehollisen työn rahapalkat Henkilösivukustannukset % Yleiskustannukset % Matkat Aineet ja tarvikkeet (Koneet ja laitteet, vain poikkeustapauksessa) Ostetut palvelut Muut kustannukset Työajan kohdentamisen perusteella Sovittujen kertoimien perusteella Projektin välittöminä kustannuksina, jos vastaavia kustannuseriä ei ole sisällytetty kustannuskertoimiin Kustannuserien jaottelu eri kustannusriveille rahoituksen saajan kirjanpidon mukaisesti
Palkkakustannukset Rahapalkat hyväksytään organisaation palkkausperiaatteiden mukaisina Luontoisetujen käytöstä aiheutuvia kustannuksia ei lähtökohtaisesti hyväksytä projektin välittömiin kustannuksiin kustannuserien luonne (esim. puhelinedussa puhelinlasku YK) Henkilölle korvattavat kohtuulliset asumiskustannukset hyväksytään (vuokra) Palkkakustannukset hyväksytään projektin kustannuksiksi siltä osin kun henkilö tekee rahoitettavalle projektille kohdistuvaa välitöntä työtä Muusta tekemisestä (kuten opetus, toinen projekti yms.) aiheutuvia palkkakustannuksia ei saa sisällyttää Tekesin rahoittamaan projektiin Työajan kohdentaminen on järjestettävä rahoitusehtojen mukaisesti Puutteet työajan kohdentamisessa johtavat pahimmillaan palkkakustannusten hylkäämiseen.
Henkilölle maksettavat kustannusten korvaukset Työnantajan velvollisuus on laatia työntekijöille maksettavien kustannusten korvausten periaatteet: Mitä korvataan, kenelle, milloin, millä ehdoin ja mikä on verokohtelu Esim. työmatkoja koskeva matkustussääntö, tutkijaliikkuvuutta koskevat matkakustannusten korvaukset, muuttokustannusten korvaukset yms. Tekes hyväksyy kohtuulliset, projektista aiheutuneet kustannukset projektin kustannuksiksi jos ne noudattavat laajuudeltaan ja suuruudeltaan organisaation tavanomaista tasoa Jos tavanomainen taso on poikkeuksellisen hulppea, Tekes voi arvioida kohtuullisuutta myös suhteessa muiden toimijoiden tavanomaiseen tasoon Projektin välittöminä kustannuksina vai välillisinä kustannuksina? Organisaation yleisten periaatteiden puuttuessa Tekes arvioi maksettujen korvausten hyväksyttävää laajuutta ja kustannusten kohtuullisuutta suppeasti, ei laveasti Palveluna maksettava palkan osuus ongelmallinen (henkilölle korvattavat yksityismenot) ei välittömänä kustannuksena
Henkilölle tarjottavat kustannusten korvaukset Matka suomeen ja muuttokustannukset Projektin kustannuksiin voidaan sisällyttää tulijalle Suomeen muutosta aiheutuvat kohtuulliset muuttokustannukset organisaatiossa vahvistettujen linjausten mukaisina Kustannusten ennakoiminen ja kohtuullisuuden varmistaminen edellyttävät siis, että organisaatiossa on riittävän yksilöidyt korvausperiaatteet Milloin ylipäätään korvataan Mitä korvataan ja mikä on yleinen korvaustaso (esim. sovitun muuttokontin kokoon perustuva korvaus) Mitä ei korvata (esim. erikoistavaroiden kuljetuskustannusten pois sulkeminen) Missä erityistapauksissa myös mukana seuraavan perheen muuttokustannukset voidaan ottaa huomioon jne. Periaate, jota Tekes ei hyväksy yleislinjaksi: Korvataan tulijalle ne kustannukset, jotka rahoittaja suostuu maksamaan.
Projektin matkakustannukset Projektin toteuttamiseksi tehtävien työmatkojen aiheuttamat kustannukset hyväksytään organisaation matkustussäännön mukaisena, kun ne noudattavat organisaation tavanomaista tasoa (laajuus ja suuruus) Tutkija kysyi, saako matkakustannuksiin sisällyttää sellaisia kustannuseriä, joiden osalta organisaation matkustussäännöissä oli maininta, että organisaatio korvaa ko. kustannukset tutkijalle, mikäli rahoittaja ne hyväksyy, muussa tapauksessa ei. Tekes ei hyväksynyt kustannuksia. Henkilön liikkuminen lähtömaan ja Suomen välillä ei ole työmatka, ellei matkan tarkoitus ole nimenomaisesti projektin toteuttamiseksi tehtävä työ Yliopisto kysyi, saako tulijalle maksaa päivärahaa Suomessa olon ajalta? Verohallinnon mukaan päivärahalla tarkoitetaan korvausta kohtuullisesta ruokailuja muiden elinkustannusten lisäyksestä, joka palkansaajalle aiheutuu työmatkasta. Suomessa työskentely ei ole työmatka päivärahaksi nimetty korvaus onkin palkkaan verrattava korvaus? verottaja tulkitsee
Muut projektin aiheuttamat kustannukset Noudatetaan Tekesin julkisen tutkimuksen rahoituksen yleisiä ehtoja ja organisaation ohjeita Aineet ja tarvikkeet Koneet ja laitteet (poikkeustapauksessa ja jos erikseen sovittu) Tavanomaiset työskentelyvälineet sisältyvät YK-kertoimeen Ostetut palvelut muu kuin valtion budjettivirasto: muista budjetoida tilintarkastuskustannukset Muut kustannukset Eriteltävä Ei mitään erityistä FiDiPro-projekteissa!
Muun rahoituksen yhdistäminen projektiin Rahoitushakemuksessa tulee esittää projektin kokonaiskustannusten lisäksi suunnitelma siitä, miten projekti on tarkoitus rahoittaa Projektin kokonaisrahoituksen määrä = Kustannusarvion loppusumma 1. Tekesin rahoitus 2. Ulkopuolinen rahoitus Yritysrahoitus (potentiaalisten hyödyntäjien rahoitus), joka on osoitettu organisaatiolle käytettäväksi nimenomaisesti kyseiseen projektiin Muu ulkopuolinen rahoitus, joka on osoitettu organisaatiolle käytettäväksi nimenomaisesti kyseiseen projektiin 3. Oma rahoitus Ulkopuolisen rahoituksen ehdot eivät saa olla ristiriidassa Tekesin rahoitusehtojen kanssa Kyseessä oltava organisaatiolle, ei tutkijalle osoitettu rahoitus
FiDiPro-kustannukset puhututtavat Työnantaja sopii tulijan kanssa palkkauksesta ja muista eduista. Tekes hyväksyy rahapalkat ja muut kohtuulliset kustannukset siltä osin kuin ne voivat tulla rahoitettavaksi välittöminä kustannuksina. Työnantajan tulee laatia organisaatiossa noudatettavat kustannusten korvausperusteet. Tekes hyväkyy kohtuulliset muuttokustannukset (ei flyygelin kuljetusta). Tekes edellyttää yleensä projektille osoitettua yritysrahoitusta. Muutakin organisaatiolle samaan projektiin osoitettua rahoitusta voidaan käyttää, kunhan muun rahoittajan ehdot eivät ole ristiriidassa Tekesin ehtojen kanssa. Mitä saa tehdä ja mitä saa maksaa -kysymyksiin vastaan oma hallinto. Hyväksytäänkö projektin kustannukseksi -kysymyksiin vastaa Tekes.