Mitä kustannuksia hyväksytään Tempo-rahoituksessa? Rahoitusehdot: Yritysten de minimis -avustus

Transkriptio

1 Mitä kustannuksia hyväksytään Tempo-rahoituksessa? Rahoitusehdot: Yritysten de minimis -avustus DM v Copyright Tekes

2 Mitä asioita otettava huomioon heti projektin alussa Projektin kustannusten ja työajan seurantajärjestelmät käyttöön heti, kun projekti on käynnistynyt Lue rahoituspäätös ja rahoituksen yleiset ehdot Päivitetty projektisuunnitelma on osa rahoituspäätöstä ja toimii pohjana kustannusten hyväksymiselle Selvitä, miten toimitaan, jos kustannuksiin sisältyy ostopalveluja intressi- tai konserniyhtiöiltä (katso dia 10) Ota huomioon rajoitukset ennen päätöstä tehtyihin sopimuksiin; purkuehto (lue lisää rahoitus ehdoista) Tiedota kirjanpitäjää/tilitoimistoa ja tilintarkastajaa projektista Perusteltuja muutoksia mahdollista tehdä projektin aikana

3 Projektikirjanpito Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Työajanseuranta on osa projektikirjanpitoa (katso seuraava dia) Projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto (sisältää henkilökohtaisesti pidetyn työajanseurannan) on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä.

4 Projektin työaika Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tehdystä työstä Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa Huom: Tempossa tähän tuo kevennystä rahoituspäätöksen erityisehto, jossa yritystä vähintään 10 prosentilla omistavalle henkilölle hyväksyttävien rahapalkkojen määrä on max e/kk (19 e/h). Omistajayrittäjän on pidettävä tuntitasoista työajaseurantaa projektille tehdystä työstä, mutta rahoitusehtojen määrittämää kokonaistyöajanseurantaa ei edellytetä. Tehdyt työtunnit on kohdistettava niille päiville, joina työ on tehty Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esimiehen on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään Työajanseurantaan liittyvä aineisto, tuntikohtaiset seurantaraportit sekä vahvistetut kuukausittaiset yhteenvedot on säilytettävä kymmenen vuoden ajan projektin viimeisen maksuerän maksamisesta Tekesillä on oikeus jättää rahapalkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työajanseurantaa ei ole järjestetty yleisten ehtojen mukaisesti

5 Tilitysten yleiset periaatteet Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektille kohdistettujen kustannusten oikeellisuudesta ja raportoi projektin etenemistä Hyväksyttäviä kustannuksia ovat menot, jotka ovat aiheutuneet projektista sen kestoaikana rahoituksen saajan kirjanpidossa nettomääräisiä ja arvonlisäverottomia Kustannusten tulee perustua vastaaviin menojen maksutapahtumakirjauksiin Projektille ei voi kohdistaa menoa, joka perustuu ennen projektijakson alkua tehtyyn tilaukseen paitsi silloin, kun tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus Palkkojen ja ostopalveluiden pitää olla maksettu rahana, kun ne tilitetään Tekesille Tositteita ei tarvitse toimittaa. Tekes pyytää tarvittaessa lisätietoja kustannuksiin liittyen

6 Yksinkertainen kustannusarvio Rahoitus enintään euroa de minimis -rahoitusta => yksinkertainen kustannusarvio Hyväksyttävät kustannukset Rahapalkat teholliselta työajalta Henkilösivukustannukset (enintään 50 % palkoista) Ostetut palvelut (eriteltävä sisältöraportissa kohdassa Voimavarat ja yhteistyö: keneltä ostettu, mitä ostettu sekä euromäärä) Muut kustannukset (enintään 20 % rahapalkkojen ja ostettujen palveluiden yhteissummasta) Muiden kustannusten sisältöä ei tarvitse raportoida, eikä niiden tarvitse sisältyä projektikirjanpitoon

7 Rahapalkat Maksetut ennakonpidätyksenalaiset rahapalkat projektin teholliselta työajalta Enintään 11 kk/vuosi/hlö Omistajien palkkoja enintään 19 e/h (3 000 e/kk), jos omistus on vähintään 10 % Toimitusjohtajan työaikaan ei sovelleta 80 %:n projektityökattoa, jos hänen palkkansa on rajattu tai muutoin jää alle 19 e/h (3 000 e/kk) Työntekijä pitää itse työajanseurantaa tuntitasolla Palkkaa maksetaan kokonaistyöajasta, Tekesille tilitetään projektille kuuluva osuus Palkkoja tilitettäessä liitteenä oltava palkkaerittelylomake (Y4)

8 Henkilösivukustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus tehollisen työajan rahapalkoista, enintään 50 % Jos henkilölle ei makseta loma-ajan palkkaa, henkilösivukustannuksena hyväksytään 30% tilitetyistä rahapalkoista Tekesillä on oikeus puuttua kustannusarviossa hyväksyttyjen henkilösivukustannusten määrään sellaisten työsuhteiden yhteydessä, joissa palkoista ei makseta samoja henkilösivukustannuksia kuin tavanomaisissa työsuhteissa. Tällaisia työsuhteita on esimerkiksi henkilöillä, joihin ei sovelleta työaikalakia (johtavassa asemassa olevat osakkaat), ulkomailta Suomeen tulevilla tai ulkomailla työskentelevillä henkilöillä

9 Ostettavat palvelut - yksinkertainen kustannusarvio 1/2 Hyväksytään projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisina; voivat sisältää muun muassa Projektin tilintarkastus Tiedonhankinta Teollisoikeuksien haku EU-määritelmän mukaisten suurten yritysten teollisoikeuksiin liittyviä kustannuksia ei hyväksytä Lisenssinostot pois lukien ohjelmistolisenssit Lahjoitukset ja stipendit sekä rahoituksen saajan rahoitusosuudet Tekesin rahoittamaan tutkimusorganisaatiossa toteutettavaan projektiin eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia

10 Ostettavat palvelut - yksinkertainen kustannusarvio 2/2 Rahoituksen saajan on eriteltävä ostetut palvelut sisältöraportissa kohdassa Voimavarat ja yhteistyö Toimittaja, sisältö ja hankinnan arvo Muihin kustannuksiin sisältyviä eriä ei voi tilittää ostetuissa palveluissa (matka-, aine- ja tarvike-, laite- ja yleiskustannukset) Ostopalvelut intressiyhtiöiltä Ostetut palvelut oman konsernin sisältä hyväksytään laskun mukaisena. Erillistä intressitilitystä ei tarvitse tehdä Muita intressiostoja ei hyväksytä

11 Muut kustannukset Enintään 20 % tilitettyjen rahapalkkojen ja ostettujen palveluiden yhteissummasta ks. rahoituspäätöksen kustannusarvio Kerroin sisältää yleis-, matka-, aine- ja tarvikekustannukset sekä laiteostot, laitepoistot ja -vuokrat ja pilvipalvelut Näitä kustannuksia ei voi tilittää palkoissa tai ostettavissa palveluissa Kustannusten sisältöä ei tarvitse raportoida Tekesille eikä näiden tarvitse sisältyä projektikirjanpitoon

12 Kustannukset, joita ei hyväksytä Vientiin liittyvä toiminta eli suoraan vientimääriin, jakeluverkon perustamiseen ja toimintaan tai muuhun vientitoimintaan liittyvät juoksevat kustannukset Edustuskulut, lahjoitukset, stipendit tai apurahat Tuotantoon, mainontaan, markkinointiin tai myyntiin liittyvät kustannukset, kuten matkat, esitteet, ilmoituskulut tai messut Rahoituskulut Suurten yritysten teollisoikeuksiin liittyvät kustannukset Rahoituksen saajan rahoitusosuudet tutkimusorganisaatiossa toteutettavaan projektiin Kustannukset, joihin kohdistuu sellaista julkista tukea, jonka ehdoissa kielletään muu julkinen tuki Ostetut palvelut intressiyhtiöiltä lukuun ottamatta saman konsernin yhtiöitä Projektisuunnitelmaan kuulumattomat kustannukset

13 Hankintamenettelyt Kun rahoituksen saaja on julkinen hankintayksikkö tai jos yritys saa hankintaan yli 50 % Tekesin myöntämää ja muuta julkista tukea, rahoituksen saajan on noudatettava lakia julkisista hankinnoista (1397/2016) Hankinta on kilpailutettava julkisena hankintana, kun se arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on euroa tai enemmän. (Ennen tehtyjen hankintojen kilpailutusraja on euroa) Jos julkinen hankintayksikkö on tehnyt hankinnan vastoin hankintasäännöksiä, hankinta ei ole projektille hyväksyttävä kustannus Yrityksellä avustusosuus kilpailuttamattomaan hankintaan voi olla enintään 50 % Kilpailutus on osoitettava liittämällä tilitykseen kopio hankintailmoituksesta, joka on julkaistu HILMAssa (hankintailmoitukset.fi) tai esittämällä perusteet suorahankinnalle Lisätietoja hankintalaista Tekesin verkkosivuilla

14 Projektimuutokset Muutoksesta etukäteen kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille Yleisimpiä projektimuutoksia: Kustannuslajimuutokset Aikataulumuutokset Raportointipäivän siirto Projektin vastuullisen johtajan vaihtaminen Merkittävät muutokset projektisuunnitelmassa Muutos pankkitilitiedoissa Muutoshakemuslomake löytyy Tekesin verkkosivuilta Lähetetään Tekesiin suojatulla sähköpostiyhteydellä

15 Projektin vastuullinen johtaja Projektin vastuullinen johtaja vastaa siitä, että kustannukset kohdistuvat projektiin kustannukset ovat syntyneet projektin kestoaikana ja ovat maksettuja kustannukset on tilitetty arvonlisäverottomina ja nettomääräisinä kustannusten ja kirjanpidon menokirjausten välinen yhteys on todennettavissa.

16 Projektin tilintarkastajan tarkastusraportti Lopputilitykseen liitetään riippumattoman tilintarkastajan määrämuotoinen tarkastusraportti löytyy Tekesin verkkosivuilta Raportti koskee projektin koko kestoaikaa ja kaikkia tilitettyjä kustannuksia Tilintarkastaja kiinnittää erityistä huomiota, että projektikirjanpito ja työajanseuranta on toteutettu rahoituspäätöksen yleisten ehtojen mukaisesti ja että jäljitettävyysketju on aukoton Ei tarvitse ottaa kantaa Muut kustannukset -kertoimeen sisältyviin kustannuksiin Tarkastusraportin kustannus voidaan hyväksyä projektille Tekesiin toimitettava tilityksen liitteenä laskukopio ja maksutosite