FiDiPro-ohjelma Projektin hyväksyttävät kustannukset

Transkriptio

1 FiDiPro-ohjelma Projektin hyväksyttävät kustannukset

2 JOS ASIAT EIVÄT OLE KUNNOSSA PROJEKTIN ALKAESSA, RAPORTOINTIVAIHEESSA VOI OLLA JO LIIAN MYÖHÄISTÄ! DM

3 Roolit: tutkimusorganisaatio, henkilö, rahoittaja Rahoituksen hakijana ja saajana on tutkimusorganisaatio, joka toimii Suomeen tulevan henkilön työnantajana. työnantajana tutkimusorganisaatio päättää tulijalle maksettavan palkan perusteista ja muista korvauksista työnantajan tehtävänä on myös huolehtia siitä, että rahoituksen ehdoksi henkilölle asetettu paikallaolovaatimus täyttyy eli vähintään 4 kk vuodessa ja yhteensä 12 kk projektin aikana Suomeen tuleva henkilö toimii vastaanottavan organisaation palveluksessa, sen johdon ja valvonnan alaisena. Tekes on rahoittaja, joka korvaa tutkimusorganisaatiolle syntyviä kustannuksia. Tekes ottaa kantaa siihen, onko syntynyt kustannus projektille hyväksyttävä

4 FiDiPro-projektien yleiset pelisäännöt FiDiPro-rahoitus on osa Tekesin julkisen tutkimuksen rahoitusta Kyseessä on projektirahoitus, jonka hakijana ja saajana on tulijan vastaanottava organisaatio Rahoitusta ei ole tarkoitettu ulkomailta Suomeen tulevan tutkijan vapaaseen käyttöön Projekteissa noudatetaan Tekesin julkisen tutkimuksen rahoituksen yleisiä ehtoja FiDiPro-statuksesta ei seuraa lievennyksiä rahoitusehtoihin eikä laajennuksia projektin hyväksyttäviin kustannuksiin Tutustu uusittuihin rahoitusehtoihin 2015!

5 Hyväksyttävät kustannukset - yleiset periaatteet Projektin hyväksyttävien kustannusten yleiset periaatteet on todettu julkisen tutkimuksen rahoituksen yleisissä ehdoissa Kustannus on lähtökohtaisesti hyväksyttävä, kun se on aiheutunut projektin aikana projektin toteuttamisesta, se on projektin toteuttamisen kannalta välttämätön ja se on kohtuullinen Kustannusten kohtuullisuutta arvioidessaan Tekes pitää lähtökohtana organisaation johdon vahvistamia, organisaatiossa yleisesti noudatettavia rahan käyttöä koskevia sääntöjä, sekä laajuudeltaan (mitä kustannuseriä) että suuruudeltaan (kuinka paljon saa maksaa) Taloussääntö, työjärjestys, hankintasääntö, palkkausjärjestelmä, matkustussääntö, henkilöstölle korvattavien kustannusten maksamisen periaatteet jne. FiDiPro-rahoituksella toimittaessa tulee siis noudattaa samoja sääntöjä kuin rahoituksen saajan organisaatiossa muutoinkin noudatetaan

6 Projektien hyväksyttävät kustannukset Kustannusrivit Tehollisen työn rahapalkat Henkilösivukustannukset % Yleiskustannukset % Matkat Aineet ja tarvikkeet (Laiteostot, vain poikkeustapauksessa) Ostetut palvelut Muut kustannukset (aina eriteltävä) Työajan kohdentamisen perusteella Sovittujen kertoimien perusteella Projektin välittöminä kustannuksina, jos vastaavia kustannuseriä ei ole sisällytetty kustannuskertoimiin Kustannuserien jaottelu eri kustannusriveille rahoituksen saajan kirjanpidon mukaisesti

7 Palkkakustannukset Rahapalkat hyväksytään organisaation palkkausperiaatteiden mukaisina Luontoisetujen käytöstä aiheutuvia kustannuksia ei lähtökohtaisesti hyväksytä projektin välittömiin kustannuksiin kustannuserien luonne (esim. puhelinedussa puhelinlasku YK) Henkilölle korvattavat kohtuulliset asumiskustannukset hyväksytään (vuokra) Palkkakustannukset hyväksytään projektin kustannuksiksi siltä osin kun henkilö tekee rahoitettavalle projektille kohdistuvaa välitöntä työtä Muusta tekemisestä aiheutuvia palkkakustannuksia ei saa sisällyttää Tekesin rahoittamaan projektiin Opetukseen käytetty työaika ei kuulu Tekesin rahoittamaan projektiin

8 Palkkakustannukset: Työajan kohdentaminen Lähtökohtana työajan kohdentamisessa sekä jälkikäteen tehtävien puutteiden ja virheiden korjaamisessa on organisaation normaalit prosessit (dokumentoitu) Palkkakustannusten hyväksymisen edellytyksenä on rahoitusehtojen mukaisesti järjestetty työaikakirjanpito jälkikäteinen työajan kohdentaminen (työntekijä) projektille tehtävän työn osalta tuntitasoinen kohdennus niille päiville, jolloin työ tosiasiallisesti on tehty Tunnit on varmennettava vähintään kuukausittain (esimies/vastuullinen johtaja, jolle tehtävä työjärjestyksen mukaan kuuluu) Varmennus tulee dokumentoida, jotta siihen voidaan esim. tarkastusten yhteydessä palata Puutteet työajan kohdentamisessa voivat johtaa palkkakustannusten hylkäämiseen DM

9 Henkilölle maksettavat kustannusten korvaukset Työnantajan velvollisuus on laatia työntekijöille maksettavien kustannusten korvausten periaatteet: Mitä korvataan, kenelle, milloin, millä ehdoin Esim. matkustussääntö, tutkijaliikkuvuutta koskevat matkakustannusten korvaukset, muuttokustannusten korvaukset yms. Tekes hyväksyy kohtuulliset, projektista aiheutuneet kustannukset Kun ne noudattavat laajuudeltaan ja suuruudeltaan organisaation tavanomaista tasoa, ei ulkopuolisesta rahoituksesta johtuvia laajennuksia Jos tavanomainen taso on poikkeuksellisen hulppea, Tekes voi arvioida kohtuullisuutta myös suhteessa muiden toimijoiden tavanomaiseen tasoon Organisaation yleisten periaatteiden puuttuessa Tekes arvioi maksettujen korvausten hyväksyttävää laajuutta ja kustannusten kohtuullisuutta suppeasti, ei laveasti

10 Henkilölle tarjottavat kustannusten korvaukset Matka suomeen ja muuttokustannukset Projektin kustannuksiin voidaan sisällyttää tulijalle Suomeen muutosta aiheutuvat kohtuulliset muuttokustannukset organisaatiossa vahvistettujen linjausten mukaisina Kustannusten ennakoiminen ja kohtuullisuuden varmistaminen edellyttävät siis, että organisaatiossa on riittävän yksilöidyt korvausperiaatteet Milloin ylipäätään korvataan Mitä korvataan ja mikä on yleinen korvaustaso (esim. sovitun muuttokontin kokoon perustuva korvaus) Mitä ei korvata (esim. erikoistavaroiden kuljetuskustannusten pois sulkeminen) Missä erityistapauksissa myös mukana seuraavan perheen muuttokustannukset voidaan ottaa huomioon jne. Periaate, jota Tekes ei hyväksy yleislinjaksi: Korvataan tulijalle ne kustannukset, jotka rahoittaja suostuu maksamaan.

11 Hankinnat - yleistä Projektin kustannuksiin saa sisällyttää ainoastaan sellaisia hankintoja, joiden tulokset tulevat rahoituksen saajan omaan käyttöön ja jotka ovat edellytys rahoituksen saajan oman tutkimusprojektin tulosten aikaansaamiseksi. Julkisen tutkimuksen rahoituksen saajat ovat hankintalaissa (2007/348) tarkoitettuja hankintayksiköitä, joiden tulee noudattaa sekä julkisia hankintoja koskevia säännöksiä että oman hallintonsa antamia ohjeita (hankintasääntö) Loppuraportin yhteydessä valtionavustuksen saajan on toimitettava riippumattoman tilintarkastajan (KHT,HTM,JHTT) tarkastusraportti, jossa tilintarkastaja on ottanut kantaa hankintasäännösten noudattamiseen. Jos hankinta on tehty vastoin hankintasäännöksiä, hankintahinta ei ole projektille hyväksyttävä kustannus DM

12 Hankinnat sudenkuopat 1 Pääsääntönä julkisissa hankinnoissa on, että kaikki hankinnat on kilpailutettava. Suorahankinnan käyttäminen on poikkeus tästä pääsäännöstä. Syy suorahankinnan käyttämiseen on aina todettava ennalta hankintapäätöksessä ja suorahankinaperusteen on oltava jokin hankintalaissa (hankintalain 27 ja 28 ) mainituista suorahankintaperusteista. Virheellisiä perusteluja Suorahankinnassa ei voi vedota esim. siihen että on vain yksi mahdollinen toimittaja (ellei peruste hankintalaista), ei jatkuvuuden turvaamiseen ja pitkäaikaiseen yhteistyöhön, ei alan tasoon nähden edullisiin hintoihin eikä aiemman tarjoajan hyvään hinta-laatusuhteeseen, vaikka nämä tiedot olisivatkin paikkansapitäviä. Selitystä suorahankintaperusteelle ei myöskään voida hakea jälkikäteen eli vasta kun rahoittaja sitä perää (suorahankintapäätös puuttuu) DM

13 Hankinnat sudenkuopat 2 Kilpailuttamatta jättämisen syyksi selitetään, että hankinta on esitetty Tekesille hakuvaiheessa ja ostopalvelu on sisällytetty rahoituspäätökseen, joten Tekes olisi hyväksynyt hankintamenettelyn. Hankintahinnan sisällyttäminen hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan ei ole kannanotto hankintamenettelyn laillisuuteen! Tekesistä ei voi hakea lupaa poiketa hankintoja koskevista säännöksistä eikä Tekesillä ole toimivaltaa asiassa. Hankintalain vastainen hankinta hylätään DM

14 Muut projektin aiheuttamat kustannukset Noudatetaan Tekesin julkisen tutkimuksen rahoituksen yleisiä ehtoja ja organisaation ohjeita Matkat Projektille työtä tekevien tarpeelliset matkat Aineet ja tarvikkeet Laiteostot vain poikkeustapauksessa Tutkimuslaite ja vain siltä osin kuin projektin käytössä Tavanomaiset työskentelyvälineet sisältyvät YK-kertoimeen Ostetut palvelut Oman projektin tulosten aikaansaamiseksi tehtävä hankinta (esim. mittaus-, analyysipalvelut) muu kuin valtion budjettivirasto: muista budjetoida tilintarkastuskustannukset Muut kustannukset Eriteltävä Ei mitään erityistä FiDiPro-projekteissa!

15 Muun rahoituksen yhdistäminen projektiin Rahoitushakemuksessa tulee esittää projektin kokonaiskustannusten lisäksi suunnitelma siitä, miten projekti on tarkoitus rahoittaa Projektin kokonaisrahoituksen määrä = Kustannusarvion loppusumma 1. Tekesin rahoitus 2. Ulkopuolinen rahoitus Yritysrahoitus (potentiaalisten hyödyntäjien rahoitus), joka on osoitettu organisaatiolle käytettäväksi nimenomaisesti kyseiseen projektiin Muu ulkopuolinen rahoitus, joka on osoitettu organisaatiolle käytettäväksi nimenomaisesti kyseiseen projektiin 3. Oma rahoitus Ulkopuolisen rahoituksen ehdot eivät saa olla ristiriidassa Tekesin rahoitusehtojen kanssa Kyseessä oltava organisaatiolle, ei tutkijalle osoitettu rahoitus

16 Tilintarkastusraportti Projektin lopputilityksen yhteydessä on toimitettava koko projektin kestoaikaa koskeva riippumattoman tilintarkastajan (KHT, HTM, JHTT) tarkastusraportti. Tarkastusraporttipohja Tekesin www-sivuilla: Tilintarkastajan tarkastusraportti, julkisen tutkimuksen rahoitus Yritysprojekteille tarkoitettu tarkastusraportti ei kelpaa Tilintarkastajan raportti kannattaa käydä läpi tilintarkastajan kanssa ennen sen toimittamista Tekesiin. Kustannustilityksen korjaukset tai rahoituksen saajan poikkeavat näkemykset Tekesiin => nopeuttaa tilitysten käsittelyä Tekesissä. DM

17 Asiat kuntoon projektin alusta lähtien Palkkojen kohdennukset kuntoon kaikilla projektityöntekijöillä Hankinnoissa kilpailutus on pääsääntö, ja siitä poikkeaminen tulee perustella ennen hankinnan tekemistä - lain antamin reunaehdoin. Noudata oman organisaation normaaleja pelisääntöjä kaikessa toiminnassa. Projektissa syntyvien kustannusten kohtuullisuus varmistetaan, kun noudatetaan laajuudeltaan ja suuruudeltaan organisaation tavanomaista tasoa, ei ulkopuolisesta rahoituksesta johtuvia laajennuksia Vastuut kuntoon: kuka hyväksyy palkat ja Tekesiin raportoitavat kustannukset! Reagoi loppuraportissa annettavaan tilintarkastusraporttiin jo ennen kuin Tekes pyytää lisäselvityksiä DM

18 FiDiPro-kustannukset puhututtavat Työnantaja sopii tulijan kanssa palkkauksesta ja muista eduista. Tekes hyväksyy rahapalkat ja muut kohtuulliset kustannukset siltä osin kuin ne voivat tulla rahoitettavaksi välittöminä kustannuksina. Työnantajan tulee laatia organisaatiossa noudatettavat kustannusten korvausperusteet. Tekes hyväkyy kohtuulliset muuttokustannukset (ei flyygelin kuljetusta). Tekes edellyttää yleensä projektille osoitettua yritysrahoitusta. Muutakin organisaatiolle samaan projektiin osoitettua rahoitusta voidaan käyttää, kunhan muun rahoittajan ehdot eivät ole ristiriidassa Tekesin ehtojen kanssa. Mitä saa tehdä ja mitä saa maksaa -kysymyksiin vastaan oma hallinto. Hyväksytäänkö projektin kustannukseksi -kysymyksiin vastaa Tekes.