OHJE 1(10) AJANVARAUKSEN TEKEMINEN (YLEISEEN RESURSSIIN) Tavastiassa on muutama yleinen resurssi, joiden varauksen voi tehdä GroupWisen kalenteriin. Merkinnän tekeminen ei edellytä oman kalenterin käyttämistä. Oman kalenterin käyttäminen helpottaa/järkeistää kuitenkin tätäkin toimintoa. AJAN VARAAMINEN Ajanvarauksen merkitseminen resurssille (esim. Citroën Xsara, kauppiksen auto) onnistuu seuraavasti. Valitse Luo uusi ajanvaraus-painike GroupWisen pääikkunan yläreunasta. Merkitse aukenevaan ajanvaraus-ikkunaan jakeluun itsesi lisäksi varaamasi resurssi. Jakeluun kannattaa laittaa myös kaikki ne henkilöt, jotka osallistuvat samaan tilaisuuteen. Ajanvaraukseen tulee ehdottomasti merkitä myös itsensä. Kun itse on ajanvarauksessa mukana on sen seuraaminen ja mahdollinen peruuttaminen helppoa. Paikka kannattaa merkitä jos resurssi on liikkuva, esim auto tai videotykki. Aloitus- ja lopetuspvm ja kellonaikoihin kannattaa varata koko resurssinkäyttöaika. Jos haluat tutkia resurssin varaustilannetta niin paina ikkunana oikeassa alareunassa olevaa Varattu?-näppäintä. Paina lopuksi Lähetä-näppäintä.
OHJE 2(10) SOPIVAN AJAN ETSIMINEN Varattu?-näytöllä näet helposti onko ajanvaraus-mahdollinen. Voit myös halutessasi antaa GroupWisen hakea seuraavan vapaan ajan, edellyttäen että kaikki ajanvarauksessa mukana olevat käyttävät GroupWisen kalenteria. Käytettävissä olevat ajat kielekkeeltä näet yhdellä silmäyksellä kaikkien ajanvaraukseen osallistuvien kalentereissa olevat sopivat ajat. Kun olet lähettänyt ajanvarauksesi, niin hetkisen kuluttua saat postilaatikkoosi itsellesi ilmoituksen ajanvarauksestasi. Hyväksy oma ajanvarauksesi avaamalla viesti ja painamalla Hyväksy-nappulaa. Tämä siis merkitsee tapahtuman omaan kalenteriisi. Eikä vielä ota kanta siihen että onko resurssi käytettävissä! Resurssi itse hyväksyy ajanvarauksen automaattisesti, mikäli sitä ei ole jo aikaisemmin varattu. Resurssi saattaa lähettää myös vahvistuksen onnistuneesta varauksesta.
Jos resurssi on jo varattu osittainkin samanaikaisesti, niin resurssi ei voi hyväksyä tekemääsi ajanvarausta. Resurssi lähettää tästä sinulle ilmoituksen sähköpostilla: Resurssi on jo varattu. OHJE 3(10) AJANVARAUKSEN TILANNE ELI HYVÄKSYTTIINKÖS SE MINUN VARAUKSENI? Avaa oma kalenterisi. Eteesi aukeaa oma kalenterisi. Selaa kalenteriasi kiinnostavan päivän kohdalle. Klikkaa haluaaasi ajanvarausta hiiren 2- painikkeella ja valitse ominaisuudet tai valitse normaalisti 1-painikkeella valitse työkaluriviltä ominaisuudet painike. Saat näkyviisi ajanavarauksen ominaisuudet, joita tutkimalla näet, että miten ajanvarauksellesi on käynyt.
AJANVARAUKSEN POISTAMINEN OHJE 4(10) Ajanvarauksen poistaminen on tietysti muistettava tehdä silloin kun ei aikataulu on muuttunut eikä resurssia enää tarvitakaan. Avaa oma kalenterisi. Eteesi aukeaa oma kalenterisi. Selaa kalenteriasi kiinnostavan päivän kohdalle. Klikkaa haluaaasi ajanvarausta hiiren 2- painikkeella ja valitse poista tai valitse ajanvaraus normaalisti ykkösapinikkeella ja paina näppäimistöltä Delete-näppäintä. Huom! Ajanvarauksen hylkääminen ei ole sama asia kuin poistaminen. Hylkääminen tarkoittaa sitä että ajanvaraus ei sovi minulle mutta muiden kalentereihin ajanvaraus jää voimaan. Poistaminen varmistetaan viestin poistaminen ikkunalla. Varmista että Poista tämä viesti kaikilta muilta vastaanottajilta kohdassa on rasti, jotta ajanvaraus poistuu myös resurssin kalenterista.
OHJE 5(10) RESURSSIN KALENTERIN TUTKIMINEN / Kuka on resurssin varannut? Ajanvarausta tehdessä resurssin/henkilön kalenteriin Varattu?-painikkeella näkyviin saa vain tiedon siitä, että onko resurssi varattu vai ei, eikä sieltä näe kuka tai mihin tarkoitukseen resurssi on varattu. Joskus kuitenkin on tarvetta nähdä kuka varauksen on tehnyt. Se onnistuu seuraavalla tavalla. Resurssin kalenterin tutkailemisen valmistelu (tehtävä vain ensimmäisellä kerralla) Jotta sinulla olisi mahdollisuus tutkia toisen kalenteria tai siis kalenterissa olevien merkintöjen sisältöä, on toisen annettava sinulle oikeus tehdä tämä. (Toisen kalenteriin tehdyt merkinnät näkyvät siis merkinnällä varattu, vaikka mitään oikeuksia ole annettukaan.) Yhteisten resurssien tekijä huolehtii tästä. Paina ensin GroupWisen pääikkunan vasemmassa alakulmassa olevaa Valtuuksien käyttö painiketta. Valitse avautuvasta valikosta alin eli Valtuuksien käyttö. Lisää haluamasi kalenteri valtuuksiisi ja paina OK. Tämän jälkeen halutessasi tutkailla resurssin kalenteria avaat ensin kalenterin. Valitsemalla GroupWisen pääikkunan valikkoriviltä Ikkuna ja sieltä Kalenteri.
OHJE 6(10) Sen jälkeen voit valita Kalenteri-ikkunan Valtuuksien käyttö painikkeesta avautuvasta ikkunasta resurssin kalenterin. Huomaathan että ikkunan nimirivillä lukee tavallisuudesta poiketen kalenterin omistajan nimi. Avaamalla ajanvarauksen (2-napautus / hiiren 2-painikkeella napautus ja valikosta valitaan Avaa). Saat uuden ikkunan jossa näet ajanvarauksen yksityiskohdat. RESURSSIN VASTUUHENKILÖ Resurssilla pitää olla vastuuhenkilö, niin kuin kalenterin ulkopuolisessakin elämässä. Tämä henkilö tulostaa resurssin kalenterin esim. kerran viikossa resurssin läheisyyteen. Tähän paperiseen kalenteriin ei kuitenkaan saa tehdä mitään varauksia, vaan ne on aina tehtävä GroupWisen kalenteriin. Jos et jostain syystä saa varausta tehtyä, voit kääntyä resurssin vastuuhenkilön puoleen.
OHJE 7(10) RESURSSIEN TEKEMINEN (OHJEITA PÄÄKÄYTTÄJÄLLE) Yhteinen resurssi muodostetaan kuten käyttäjäkin, mutta siis valitaan resurssi. Resurssi tulisi nimetä harkiten, esim resurssi neukkari tai videokamera on huono, jos niitä sattuu olemaan useita! Resurssille valitaan omistaja. Valitse ensin itsesi omistajaksi. Voipi olla parempi että olet pysyvästi resurssin omistaja. Tämä ei aiheuta käsittääkseni mitään lisärasitteita itse todellista resurssia kohtaan. Resurssin omistajalla on oikeus kaikkiin resurssin toimintoihin. Joten voit suoraan lisätä itsellesi Valtuuksien käytön kautta oikeuden tutkailla resurssin kalenteria. Valitse kalenterissa sitten Työkalut / Määritykset / Suojaukset ja anna Valtuuksien käyttäminen kielekkeen avulla sovituille henkilöille oikeus lukea resurssin kalenteria (tämä siis mahdollistaa sen että näkee kalenterin ajanvarausten sisällön.) Joillekin (esim resurssin vastuuhenkilölle) kannattaa antaa myös oikeus kirjoitukseen. Resurssin ajanvarausten automaattinen hyväksyntä ja päällekkäisten ajanvarausten estäminen on asetettava toimintaan ennen resurssin kalenterin käyttöönottamista. Valitse resurssin kalenterista valikkoriviltä Työkalut ja säännöt. Lisää kaksi uutta sääntöä: a) ajanvarauksen automaattinen hyväksyntä ja b) päällekkäisten varausten estäminen.
OHJE 8(10) Ajanvarauksen automaattinen hyväksyminen sääntö Hyväksyminen onnistuu siten että saapuville uusille viesteille (ehkä ajanvaraus olisi tässä riittävä valinta) asetetaan säännöllä kaksi toimintoa: hyväksy ja vastaa (vastaus ei ole pakollinen). Ajanvarausten päällekkäisyys kenttään pitää merkitä Ei. Vastaus rauhoittaa ajanvarauksen tekijää siitä että varaus on onnistunut. Valitse että alkuperäinen viesti liitetään vastaukseen ja itse vastausviestiin kannattaa kirjata että mikä on nyt sitten varattu.
Päällekkäisten varausten estäminen Siis toinen sääntö, joka estää sitten päällekkäiset ajanvarukset. Säännössä tulee kaikille saapuville ajanvarauksille lisätä 2 toimintoa: poista/hylkää ja vastaa (Vastaus ei ole pakollinen). Jotta toiminnot kohdistuisivat toisen varauksen kanssa päällekkäin haluttuun ajanvaraukseen on Ajanvarausten päällekkäisyys kenttään merkittävä Kyllä. OHJE 9(10) Poista/hylkää toimintoon kannattaa lisätä kommentti. Se näkyy sitten ajanvarauksen ominaisuuksia tarkasteltaessa. Vastaa toiminto kannattaa muotoilla samalla tavalla kuin Automaattisessa hyväksynnässäkin. Tässä tapauksessa vastaus on mielestäni kuitenkin tärkeämpi, jotta varaajalle tulee selväksi että varaus ei nyt sitten onnistunut.
OHJE 10(10) AJANVARAUKSEN TEKEMINEN (YLEISEEN RESURSSIIN) 1 AJAN VARAAMINEN 1 SOPIVAN AJAN ETSIMINEN 2 AJANVARAUKSEN TILANNE ELI HYVÄKSYTTIINKÖS SE MINUN VARAUKSENI? 3 AJANVARAUKSEN POISTAMINEN 4 RESURSSIN KALENTERIN TUTKIMINEN / Kuka on resurssin varannut? 5 Resurssin kalenterin tutkailemisen valmistelu (tehtävä vain ensimmäisellä kerralla) 5 RESURSSIN VASTUUHENKILÖ 6 RESURSSIEN TEKEMINEN (OHJEITA PÄÄKÄYTTÄJÄLLE) 7 Ajanvarauksen automaattinen hyväksyminen sääntö 8 Päällekkäisten varausten estäminen 9