Kokemuksia Hoitotyön palvelujen toimintayksiköstä ja henkilöstön liikkuvuudesta Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä Kirsi Korkiamäki Ylihoitaja/ toimintayksikköjohtaja 16.11.2017
Taustaa pilotoinnille
Pilotoinnin eteneminen Hoitotyön palvelujen toimintayksikön toimintamallin pilotointisuunnitelma oli sairaanhoitopiirin hallituskäsittelyssä 29.8.16 Hallitus hyväksyi uuden toimintamallin pilotoinnin osana hoitotyön kehittämistä ja talouden tasapainottamista Pilotoinnin ohjausryhmä kokoontunut 10 kertaa Yhteistoimintaneuvostossa asiaa käsitelty 12.12.16 ja 28.4.17 Sairaanhoitopiirin hallitus 12.6.17 päätti vakiinnuttaa hoitotyön palvelujen toimintayksikön toiminnan koskemaan kaikkia kliinisiä toiminta-alueita 1.1.18 alkaen
Talousarvion 2018 ja toiminta- ja taloussuunnitelman 2019-2020 laatimisessa huomioitavia asioita
Sairaanhoitopiirin kustannuksista noin 60 % muodostuu henkilöstömenoista. Käytännössä suurin osa talouden sopeuttamisesta tulee kohdistumaan henkilöstökustannuksiin. Henkilöstömenojen vähentäminen edellyttää toimintaprosessien uudelleen järjestelyjä ja toimintojen kehittämistä ilman henkilöstölisäyksiä. Henkilöstösuunnittelussa tämä tarkoittaa mm. työnjakojen kehittämistä, henkilöstöresurssien laajempaa koordinointia yksiköiden ja toiminta-alueen (-alueiden) välillä.
Osaamista laajentava työkierto Kriittinen menestystekijä: Henkilöstön joustava ja tarkoituksenmukainen käyttö koko organisaatiossa Työkierto osa täydennyskoulutusta Systemaattista ja suunnitelmallista Määritellään työkierron pituus Työkiertosopimus Tavoitteet ja arviointi Luo uusia mahdollisuuksia työjärjestelyihin Työhyvinvointi
Hoitotyön palvelujen toimintayksikkö Vastaa keskitetysti Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin konservatiivisen ja operatiivisen toiminta-alueen hoitohenkilöstöön kuuluvista varahenkilöistä ja määräaikaisista sijaisista pilotoinnin aikana 1.1.-31.12.2017 Toiminta vakiintuu ja laajenee 1.1.2018. Toimintaan mukaan operatiivisen ja konservatiivisen toiminta-alueen lisäksi psykiatrian, päivystyksen ja ensihoidon sekä sairaanhoidollisten palvelujen alueet 23.11.2017 7
Orientaatioperusta pilotoinnille Ohjausryhmä Hoitotyön hallinto Hallintoylihoitaja ja ylihoitajat HR Yleisrekrytointi Toimintayksikköjohtaja/ Ylihoitaja Rekrytointipäällikkö Osastonhoitaja Osastonhoitaja Koko varahenkilöstö, määräaikaiset sijaiset Toiminnan uudelleen organisointi Ylihoitajat, osastonhoitajat, toiminta-aluejohtajat Potilasturvallisuus vahvistuu Henkilökunnan osaaminen laajenee ja liikkuvuus lisääntyy Hoitotyön tuottavuus ja kustannusvaikuttavuus kasvaa 8
Hoitotyön palvelujen toimintayksikön henkilöstö 2017 Sairaanhoitaja 78 Perushoitaja 31 Kätilö 8 Fysioterapeutti 1 Lastenhoitaja 9 Lääkintävahtimestari 1 128
Pilotoinnille asetetut tavoitteet Ydintoiminnan ja potilasturvallisuuden turvaaminen Henkilöstön työhyvinvointi Sijaisten kohdalla laajempi tarkastelukulma/ urakehitys Henkilökunnan saatavuuden ja riittävyyden turvaaminen Yhteiset pelisäännöt henkilöstön käytössä Henkilökunnan osaamisen laajentuminen Hoitotyön tuottavuuden lisääminen Henkilöstökulujen vähentyminen Hoitotyön esimiesten työajan käytön uudelleen arviointi
Tarkoitus oli saada aikaan Toiminnan tarvetta vastaava henkilöstömitoitus Lainahoitajamalli-ohjelman hankkiminen Koordinoiva hoitaja mallin kehittäminen päivystysaikaiseen toimintaan (koulutus, tehtävänkuva) pilotoinnin aikana Hoitotyön palveluyksikön esimiesten tehtävänkuvien auki kirjoittaminen Toiminnan laajentaminen koko sairaanhoitopiiriin 2018 23.11.2017 11
Esimiesten välinen työnjako
Hoitotyön palvelujenyksikkö Palvelualueiden Perehdytyskortti 1. Organisaation yleiset ohjeet yleisperehdytys ja kuittaus 2. Työsuhteeseen liittyvät asiat määräaikainen työsuhde, koeaika palkkaukseen liittyvät asiat, verokortti tutkinto-/työtodistukset rikosrekisteriote, jos työsuhde kestää > 3 kk esimiehelle nähtäväksi lastensairaanhoitajat, lastenhoitajat, kätilöt ja psykiatrian hoitajat työaika, työvuorot, ylityö, työvuoroluettelo vuosilomat työhöntulotarkistus 1kk sisällä työsuhteen alkamisesta, jos työsuhteen kesto kumulatiivisesti >4kk (vastasyntyneiden kanssa työskentelevät 1kk) -> todistus hpy: oh:lle kulkuluvat, tarvittavat avaimet ja pukukaappi 3. Poissaoloilmoitukset (SVA ja tilapäinen hoitovapaa) ilmoitus virka-aikana ilmoitus virka-ajan ulkopuolella sairauspoissaolo esimiehen luvalla HR-työpöydälle sairauspoissaolo lapsen sairauden vuoksi sairauspoissaolo lääkärin tai terveydenhoitajan todistuksella. sairauslomatodistukset toimitetaan HPY esimiehelle mahdollisimman nopeasti, viimeistään viikon kuluessa myöntämispäivästä 4. Lakisääteiset poissaolot/virkavapaat (esim. äitiys-, isyys-, vanhempain- ja hoitovapaa, opintovapaa) haettava viimeistään 2 kk:tta ennen aiottua vapaan alkamista hakemus HR-työpöydän kautta 5. Täydennyskoulutukseen hakeminen koulutuksiin hakeutumisesta neuvotellaan aina työyksikön esimiehen kanssa hakemukset HR-työpöydän kautta puollettavaksi työyksikön esimiehelle 6. Työterveyshuolto sijaitsee Kirkonkrannissa os. Ala-Kuljunkatu 1B (3,krs) aamuvastaanotto kantasairaalan tiloissa, fysioterapian vanhat tilat, 0 krs Ajanvaraus puh 06 4255355 7. Työyksikkö kohtainen perehdytys työyksikön esimies vastaa perehdytyksen toteutumisesta Toimintayksikköjohtaja, ylihoitaja Kirsi Korkiamäki, p. 4500 kirsi.korkiamaki@epshp.fi Osastonhoitaja Maria Komi, p. 5586 (HP1 Operatiivinen) maria.komi@epshp.fi Osastonhoitaja Leena Hella-Isoaho, p. 3192 (HP2 Konservatiivinen) leena.hellaisoaho@epshp.fi Rekrytointipäälliikö Anne Risikko, p. 3210 (HP3 Akuuttisijaisvälitys) anne.risikko@epshp.fi
Pilotoinnin tuotosta Henkilöstömitoitus käynnistynyt Respa-pankin käyttöönotto kesällä 2017 Laina-hoitaja mallin käyttöönotto kesällä 2017 Yhteisten pelisääntöjen sopiminen Työsopimukset Työhöntulotarkastus Yleisperehdytys Vuosilomasuunnittelu Virkavapaudet Täydennyskoulutukset Vuosikello
Pilotoinnin tuotosta Varahenkilöstön käytön periaatteet Vuosilomat Yötyön aikahyvitykset Äkkilähtijät Varahenkilöiden työkuorma Toiminnan läpinäkyvyys Respa-pankki Laina-hoitajat Tilastoinnin kehittyminen Työpajat työntekijöiden ja esimiesten kanssa
Pilotoinnin tuotosta Päivystysajan toiminta Viikonloppupäivystys suunnitelmissa 2018 Vuorovastaavan täydennyskoulutuksen suunnittelu käynnistymässä Palautekysely sijaisille tehty Työhyvinvointikysely varahenkilöstölle
Haasteita pilotoinnissa Ohjelmien ja tietojärjestelmien yhteensopivuus Taloussuunnitelman laatiminen ja seuranta Sisäisen laskutuksen järkeistäminen Yhtenäisten toimintatapojen luominen henkilöstön käytössä ja henkilöstöön liittyvissä asioissa Vanhasta luopuminen ja uuden omaksuminen Vapautuneen työajan käyttö, helpottaako vai ahdistaako?
Tilastoja toiminnan taustalla
LAINAVUOROT Kaikki toiminta-alueet Kaikki toimintayksiköt 14.11.17 Vuosi 2017 Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Yhteensä Organisaation vapauttamat lainavuorot Aamu 28 55 38 21 20 4 166 Ilta 21 41 22 19 15 3 121 Yö 1 4 3 6 1 15 Välivuoro 2 1 1 4 Pitkä päivä 1 1 1 3 Yhteensä 0 0 0 0 0 53 100 65 46 38 7 0 309 Vapautetuista lainavuoroista varattu Aamu 18,5 40,5 32 15 12 1,5 119,5 Ilta 14 26 16 14 8 2,5 80,5 Yö 3 2 5 10 Välivuoro 1 1 Pitkä päivä 1 0,5 1,5 Yhteensä 0 0 0 0 0 32,5 69,5 51 34 21,5 4 0 212,5 Organisaation varaamat lainavuorot Aamu 18,5 40,5 32 15 12 1,5 119,5 Ilta 14 26 16 14 8 2,5 80,5 Yö 3 2 5 10 Välivuoro 1 1 Pitkä päivä 1 0,5 1,5 Yhteensä 0 0 0 0 0 32,5 69,5 51 34 21,5 4 0 212,5
Lainavuoromalli ja lainavuorot yksiköstä toiseen siirtyvän työntekijän työsuoritetta kutsutaan lainavuoroksi ja hoitaja, joka tekee tämän lainavuoron lainahoitajaksi. voidaan tehdä koko suunniteltu työvuoro tai osan työvuorosta kyseessä osaston muu henkilökunta kuin äkkilähtijä varahenkilö perustuu todelliseen tarpeeseen aina huomioidaan oman yksikön tilanne toiminnan tulee olla suunniteltua eli esimies suunnittelee etukäteen kuka siirtyy, jos yksikön tilanne sen sallii ja merkitsee lainahoitajan yksikön moduulilistaan ja Respaan aamu- ja iltavuoroihin yövuoron vuorovastaava vapauttaa aamun lainavuorolaisen klo 6:30 mennessä aamuvuoron oh/vuorovastaava vapauttaa iltavuoron lainavuorolaisen, jos mahdollista klo 12:30 mennessä osaston tilanteen muuttuessa, voi lainavuorolaisen vapauttaa myös myöhemmin varattavaksi
Lainahoitajan työparin tehtävät vastaanottaa lainavuorolaisen antaa tarvittaessa suullisen raportin lainavuorolaiselle huolehtii tarvittaessa lyhyestä osastoesittelystä (tilat ja tavarat) opastaa tarvittavien laitteiden käytössä antaa selkeät tehtävät lainavuorolaiselle neuvoo ja tukee kirjaamisessa osaston oma hoitaja kantaa päävastuun, kun työparina on lainavuorolainen
Varahenkilöstön käyttö 1.1.-14.11.2017 Yhteensä 100%Valvonta Ei varausta Perehdytys Sairausloma Vastuutehtävän hoito Virkavapaa (osa-aikaisuus) Vuosiloma YVP Äkillinen lisähenkilöstön tarve Äkillinen virkavapaa
HPY henkilöstö
Ikäjakauma vertailua vuosi 2017 HPY keski-ikä 35,3 Operatiivinen toimintaalue keski-ikä 45,6
Poissaolopäivät/ henkilötyövuosi
Palautekysely määräaikaisille sijaisille kesällä 2017
PALAUTEKYSELYN TULOKSIA Kysely lähetettiin kaikille uusille määräaikaisille sijaisille 210 henkilölle > vastanneita 117 (n. 54 %) Hoitotyössä työskentelevät: Sairaanhoitaja Perushoitaja Mielenterveyshoitaja Lähihoitaja Kätilö Laboratoriohoitaja fysioterapeutti
Jos työskentelit hoitotyössä tai muissa työtehtävissä, valitse ammattiryhmä Vastaajien määrä: 60
Oliko perehdytys työtehtäviisi yksikössä mielestäsi riittävää? Vastaajien määrä: 79
Oliko yksikön työilmapiiri kannustava? Vastaajien määrä: 78
19. Suosittelisitko EPSHP:ä työpaikaksi ystävillesi? Vastaajien määrä: 74
Työhyvinvointikysely varahenkilöille pilotoinnin alussa
Työn sujuminen työyhteisössä Rekry Täysin samaa mieltä Melko samaa mieltä En samaa enkä eri mieltä Melko eri mieltä Täysin eri mieltä Jokainen tuntee olevansa ymmärretty ja hyväksytty Työyksikössäni toimitaan sovittujen toimintatapojen mukaisesti Yhteistyö toimii hyvin yksiköiden välillä Tiedän, miten työni tavoitteet liittyvät oman toimialani/palvelualueeni tavoitteisiin Olen selvillä työyksikköni tavoitteista Työyhteisössämme vallitsee luottamuksellinen ilmapiiri Meillä työt sujuvat hyvin ja se näkyy työhyvinvointina Työyhteisössämme pystytään ratkaisemaan ristiriitoja Työyhteisössäsi huolehditaan perehdyttämisestä riittävän hyvin Voin osallistua työyhteisösi pidemmän tähtäimen suunnitteluun 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %
Työtehtävät ja omat voimavarat Rekry Täysin samaa mieltä Melko samaa mieltä En samaa enkä eri mieltä Melko eri mieltä Täysin eri mieltä Voin vaikuttaa työtäni koskeviin asioihin Nykyiset työtehtäväni ovat mielekkäitä? Uskon, että terveyteni salliessa jatkan työssä vielä 63 ikävuoden tai oman ammatillisen eläkeikäni jälkeen Tunnen tyydytystä, kun olen syventynyt työhöni Olen innostunut työstäni Tunnen itseni vahvaksi ja tarmokkaaksi työssäni Minulla on tarpeeksi aikaa saada työni tehdyksi Minulla on tarpeeksi aikaa saada työni tehdyksi Voin käyttää tietojani ja taitojani monipuolisesti Työ tarjoaa minulle mahdollisuuden ammatilliseen kehittymiseen Minulla on riittäväasti voimavaroja kohdata muutoksia ja uusia haasteita työssäni Työyksikön työntekijät tietävät työyksikön tärkeimmät tehtävät ja toimintatavat 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %
Kiitos!