Neuvolan käyttäjänopas ipana Äitiys Mediware Oy Hermiankatu 8D 33720 Tampere passipaikka@mediware.fi puh. 010 525 1559
1 Sisällysluettelo 1. Yleistä... 2 2. Kirjautuminen palveluun... 2 3. Asiakkaan valinta... 2 4. Uuden asiakkaan lisääminen... Error! Bookmark not defined. 5. Asiakkaan kutsuminen omaksi asiakkaaksi... Error! Bookmark not defined. 6. Asiakkaan käyttäjätunnuksen / sähköpostin korjaaminen... 3 7. Valitse raskaus... 8 8. Esitietolomake... 9 9. Tietopankki... 9 10. Omat tiedot... 9 11. Usein kysytyt kysymykset... 10
2 1. Yleistä ipana Äitiys-palvelussa raskaana oleva äiti voi täyttää raskauden esitiedot vaivattomasti kotonaan tai äitiysneuvolassa yhdessä neuvolan työntekijän kanssa. Tiedot välittyvät sähköisesti tietoturvallisen yhteyden yli synnytyssairaalan ipana-järjestelmään. Kun asiakas ottaa yhteyttä neuvolaan ja kertoo olevansa raskaana, voidaan hänelle luoda heti käyttäjätili ipana Äitiys-palveluun. Tuleva äiti pääsee näin heti täyttämään raskauden esitietoja jo ennen ensimmäistä neuvolakäyntiään. Huom. Kaikki palvelun osiot eivät välttämättä ole neuvolassasi käytössä. Käytöstä poistetut otsikot ovat palvelussa harmaalla eikä niitä voi avata. 2. Kirjautuminen palveluun Palvelun ammattilaisen osioon kirjaudutaan osoitteessa: www.ipana.fi/neuvola tai www.esitietolomake.fi/neuvola. Sisäänkirjautumista helpottaaksesi voit käyttää myös suoraan osoitetta: www.ipana.fi/neuvola/<sairaanhoitopiirinlyhenne> (esim. www.ipana.fi/neuvola/pshp ). Tällöin sinun ei tarvitse kirjautuessasi valita erikseen sairaanhoitopiiriä jonka alueella työskentelet. Kirjautumissivusta on hyvä tehdä pikakuvake työpöydälle tai web-selaimen suosikkeihin. Kirjaudu palveluun käyttäjätunnuksellasi ja salasanallasi. Nämä saat työnantajaltasi tai synnytyssairaalalta. Jos olet käyttänyt jo aiemmin vanhaa ipana Web-esitiedot palvelua, niin sama käyttäjätunnus ja salasana toimivat myös tässä palvelussa. Samalta kirjautumissivulta pääset myös kirjautumaan vanhalle ipana Web-esitietolomakkeelle jos sinun tarvitsee päästä käsittelemään asiakasta jolla ei ole ipana Äitiys tiliä. 3. Asiakkaan valinta Asiakaslistalla näkyy kaikki neuvolasi ipana Äitiys asiakkaat. Voit suodattaa asiakaslistalla näkyviä nimiä kirjoittamalla hakusana-kenttään jotain. Esim. hakusana Virtanen näyttää kaikki asiakkaat jotka ovat nimeltään Virtasia. Hakusana 0101 puolestaan tuo esille kaikki ensimmäinen tammikuuta syntyneet. Asiakkaan henkilötunnuksen perässä näkyy S-Merkki, mikäli potilas on jo synnyttänyt, ja sairaalan järjestelmästä on synnytyksen tiedot siirtyneen ipana Äitiys -palveluun.
3 Asiakaslistalla näkyvät vain tällä hetkellä voimassa olevat asiakkuudet. Päättyneitä asiakkuuksia voi tarkastella painamalla PÄÄTTYNEET-painiketta. Asiakkuuden voi päättää rivin perässä olevasta ruksista. Klikkaamalla haluttua riviä asiakaslistalta pääsee kyseisen asiakkaan tietoihin. Mikäli et ole asiakkaan oma hoitaja, niin palvelu kysyy haluatko siirtää valitun potilaan omaksi asiakkaaksesi. Valitse Siirrä, jos haluat lisätä hänet omaksi asiakkaaksesi tai ohita, jolloin pääset katsomaan hänen tietojaan ilman, että äitiä siirretään sinun asiakkaaksesi. Asiakaslistan painikkeesta OMAT ASIAKKAAT asiakaslistalla näytetään vain asiakkaat, joista olet itse hoitovastuussa. 4. Uuden asiakkaan lisääminen Saat lisättyä uuden asiakkaan asiakaslistalle Uusi asiakas -painikkeesta. Kohdassa Uusi asiakas syötä äidin sähköpostiosoite ja henkilötunnus. Huomaathan, että asiakasta lisättäessä molemmat lomakkeen kentät (sähköpostiosoite ja henkilötunnus) ovat pakollisia tietoja. Järjestelmä tarkistaa löytyykö annetuilla tiedoilla aikaisempaa asiakkuutta. Mikäli annetuilla tiedoilla ei löydy, uusi asiakkuus luodaan syöttämällä vielä asiakkaan etu- ja sukunimi ja valitsemalla tarvittaessa palvelun kielen tämän asiakkaan osalta suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Lopuksi painetaan Tallenna ja lähetä kutsu -painiketta. Mikäli asiakas on läsnä, häneltä voidaan kysyä suostumus/luvat tietojensa käyttöön sairaanhoitopiirisi alueella jo paikan päällä. Oletusarvona luvat kysytään asiakkaalta vasta kun hän ensimmäisen kerran kirjautuu palveluun. Uusi asiakas tulee neuvolasi asiakaslistalle sen jälkeen, kun hän on antanut luvan tietojensa käyttöön sairaanhoitopiirin alueella. On huomioitavaa, että
4 ennen kuin asiakas on antanut suostumuksensa tietojen käsittelyyn, et voi käsitellä tai muuttaa asiakkaan tietoja (eikä esitiedot myöskään välity sairaalan järjestelmään). Asiakkaan käyttäjätunnukseksi tulee hänen sähköpostiosoitteensa ja hän saa ohjeet palvelun käyttöönottamiseksi tähän sähköpostiosoitteeseen. Näet asiakkaat, jotka eivät vielä ole antaneet suostumustansa tietojensa käyttöön asiakaslistalla Asiakaskutsut -painikkeesta. Voit korjata asiakkaan tietoja ja lähettää heille tätä kautta uuden kutsun käydä kirjautumassa palveluun. Esim. jos sähköpostiosoitteeseen on tullut kirjoitusvirhe tms. Jos aikaisempi asiakkuus löytyi, niin tarkistetaan sähköposti. Mikäli annettu sähköposti poikkeaa aikaisemmin käytetystä, niin kysytään vielä vaihdetaanko osoite vai käytetäänkö aikaisempaa osoitetta.
5 Lopuksi järjestelmä näyttää yhteenvedon uuden asiakkaan tiedoista. Järjestelmä tarkistaa myös onko asiakkaalle luotu aikaisempia raskauksia. Koska ennen sairaanhoitopiirille annettavan lupaa ei voida näyttää myöskään asiakkaan aikaisempien raskauksien tietoja, on päätöstä aikaisemmin luodun raskauden hyödyntämisestä, päättämisestä tai uuden raskauden luomisesta kysyttävä asiakkaalta.
6 Mikäli asiakas on antanut luvat tietojensa käsittelyyn, voi päätöksen raskauden osalta tehdä terveydenhoitaja annettujen tietojen perusteella. Jos naisella ei ole suomalaista henkilötunnusta tai henkilötunnus ei ole tiedossa, hänelle voidaan sen sijaan antaa tilapäinen henkilötunnus, jonka alkuosa muodostuu syntymäpäivästä ja tunnusosaksi merkitään esim. 0020. On huomioitava, että tunnusosan merkinnässä pitää olla yhtenäinen käytäntö synnytyssairaalan kanssa, jotta tiedot välittyvät oikean potilaan tietoihin.
7 Henkilötunnusta voi neuvolassa muuttaa myös jälkeenpäin. 5. Asiakkaan siirtäminen/kutsuminen omaksi asiakkaaksi Mikäli asiakkaallasi on jo ipana Äitiys tili entuudestaan olemassa, voit kutsua tai siirtää hänet asiakkaaksesi. Syötä asiakkaasi henkilötunnus tai sähköpostiosoite kohdassa Hae asiakkaita ja palvelu hakee asiakkaan tilin ja tarjoaa sinulle mahdollisuutta lähettää hänelle asiakaskutsu tai siirtää hänet neuvolaasi. Jos asiakas on antanut jo luvat tietojensa käyttöön sairaanhoitopirisi alueella, niin saat siirrettyä hänet suoraan oman neuvolasi asiakkaaksi. Muussa tapauksessa voit lähettää hänelle kutsun. Jos lähetät kutsun, asiakkaallesi lähtee sähköpostiviesti siihen sähköpostiosoitteeseen, jolla hänen tilinsä on rekisteröity. Seuraavaan kerran, kun hän kirjautuu palveluun, näkyy hänelle ilmoitus, jossa häntä pyydetään hyväksymään kutsu neuvolaasi. Ilmoitus näkyy palvelussa, vaikka hän ei olisi käynyt lukemassa sähköpostiaankaan. Lähetetyt asiakaskutsut näkyvät asiakaslistalla ASIAKASKUTSUT -painikkeella. Voit tarvittaessa lähettää kutsun asiakkaalle uudestaan tai muokata asiakkaan tietoja.
8 6. Asiakkaan käyttäjätunnuksen / sähköpostin korjaaminen Asiakas voi itse vaihtaa oman käyttäjätunnuksensa kirjautumalla palveluun, ja vaihtaa sen omista tiedoistansa. Mikäli asiakas ei pääse itse kirjautumaan palveluun (ei pääsy vanhaan sähköpostiosoitteeseen tai sähköpostiosoitteessa kirjoitusvirhe) on käyttäjätunnusta / sähköpostiosoitetta mahdollista vaihtaa terveydenhuollon ammattilaisen toimesta. Voit muokata käyttäjätunnusta klikkaamalla asiakaslistalta avaimen kuvaa. Myös asiakas kutsut listalla voit muuttaa asiakkaan käyttäjätunnusta 7. Valitse raskaus Tällä sivulla voit tarkastella asiakkaasi aikaisempia raskauksia, päättää raskauden tai lisätä uuden raskauden. Kustakin raskaudesta näytetään laskettu aika ja tilanteesta riippuen kuvakkeita ja mahdollisuus poistaa tai päättää raskaus. Päättyneen raskauden (esim. keskenmeno, tai synnyttänyt muualla) voi merkitä päättyneeksi klikkaamalla rivin perässä olevaa kansion kuvaa. Raskaus päättyy automattisesti synnytykseen, vain kesken menneet raskaudet tarvitsee päättää. Roskakorin kuvasta pois poistaa kokonaan asiakkaan raskauden. Käytä tätä vain, jos kyse on virhekirjauksesta! Kuvakkeet: A - Meneillään oleva (aktiivinen) raskaus V - Valittu raskaus, se jota tarkastelet nyt. Valittu raskaus näkyy listalla kursiivilla. N - Raskaus sisältää neuvolan kirjaamia tietoja.
9 8. Esitietolomake Äidin esitietoja pääsee katsomaan ja muokkaamaan täältä. Näkymä on sama sekä neuvolan ammattilaiselle että äidille. Terveydenhuollon ammattilaisena voit täydentää äidin lomaketta ja jopa korjata hänen tekemiään kirjauksia. Äiti ei voi muuttaa terveydenhuollon ammattilaisen tekemiä kirjauksia. Kirjauksen tekijä käy ilmi tekstin väristä: Vihreä Äiti, Violetti Neuvolan hoitaja, Oranssi Neuvolan lääkäri, Pinkki Synnytyssairaala.?-merkki painikkeesta saa avattua ohjeet kyseisten tietojen täyttämiseen. Ohjeet sisältävät myös THL:n ohjeistusta heidän tilastoimistaan tiedoista. Osio valmis -kohdan voi ruksittaa kun kaikki siihen kuuluvat tiedot on lomakkeen täyttäjän mielestä valmiit. Tämä toimii muistin apuvälineenä ja merkkinä neuvolaan päin, että nämä tiedot ovat jo valmiina. Tiedot välittyvät reaaliaikaisesti synnytyssairaalan ipana potilastietojärjestelmään. Aina kun potilaan tiedot sairaalassa avataan, siirtyvät sinne muuttuneet tiedot. Esitietolomaketta ei siis tarvitse erikseen lähettää synnytyssairaalalle. Tietoja siirtyy sairaalaan niin kauan kunnes raskaus on päättynyt. 9. Tietopankki Täällä on tietoa äidille raskauden kulusta, usein kysyttyjä kysymyksiä, neuvola- ja kuntakohtaisia tietoja sekä muita hyödyllisiä tiedotteita ja julkaisuja. 10. Omat tiedot Salasanan vaihto Tässä voit vaihtaa salasanaasi. Kirjoita nykyinen salasanasi kohtaan vanha salasana, ja uusi salasana johon olet vaihtamassa kohtaan uusi salasana. Vahvista uusi salasana kirjoittamalla se vielä uudelleen alla olevaan kenttään ja paina lopuksi Vaihda salasana-painiketta. Ohjelma kertoo salasanan turvallisuustason. Neuvolat Tässä voi vaihtaa neuvolaa jossa työskentelet oman kuntayhtymäsi sisällä. Neuvolan vaihtaminen poistaa valitun asiakkaan valinnan. Neuvolan vaihtaminen vaihtaa palvelussa sinulla käytössä olevan neuvolakohtaisen asiakaslistan. Yhteystiedot Tällä sivulla voit päivittää neuvolasi sekä sinun omat yhteystietosi. Neuvolan nimi ja sinun nimesi näkyvät äidin äitiyskortilla. Kokonaisuudessaan tiedot näkyvät Tietopankki osiossa Asetukset Voit valita tässä millä kielellä haluat itse palvelua käyttää.
10 11. Usein kysytyt kysymykset En pääse kirjautumaan palveluun / olen unohtanut salasanani / uusi työntekijä tarvitsee käyttäjätunnuksen Terveydenhuollon ammattilaisten käyttäjätunnuksia hallinnoivat palvelun pääkäyttäjät. Pääkäyttäjä voi olla kunta- tai koko sairaanhoitopiirikohtainen. Ota yhteyttä omaan pääkäyttäjääsi käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin liittyvissä asioissa. Asiakas ei pääse kirjautumaan esitietoihin, mitä teen? Asiakas voi itse tilata palvelusta uuden salasanan jos salasana on unohtunut tai hän ei ole vastaanottanut palvelusta salasanaa. Salasana tilataan osoitteessa www.esitietolomake.fi, kirjautumisnäytön alalaidasta, josta ohessa kuvankaappaus.
11 Olen lisännyt asiakkaan palveluun, mutta hän ei ole koskaan saanut sähköpostiviestiä, mitä teen? Kun uusi asiakas lisätään ipana Äitiys-palveluun, palvelusta lähtee asiakkaan sähköpostiosoitteeseen viesti (lähettäjä noreply@ipana.fi) jossa on asiakkaan salasana ja kirjautumisohjeet. Jos asiakas kertoo, että ei ole saanut palvelusta sähköpostia voit tarkastaa, että asiakkaan sähköpostiosoite on palvelussa oikein. Asiakasta voi myös neuvoa tarkastamaan sähköpostissaan eri laatikot, joskus tällaiset automaatin lähettämät viestit menevät roskapostilaatikkoon. Asiakas voi myös vaihtaa salasanan ilman, että hän on vastaanottanut palvelusta sähköpostia. Katso edellinen kohta Asiakas ei pääse kirjautumaan esitietoihin. Asiakkaalla ei ole pysyvää Suomen henkilötunnusta, mitä teen? Esitiedot välittyvät sairaalan ipana-järjestelmään henkilötunnuksella, joten asiakkaan väliaikaisen henkilötunnuksen pitäisi olla sama kuin sairaalassa on käytössä. Jos asiakkaan tunnukset luodaan alkuraskaudessa ja pysyvä henkilötunnus saadaan raskauden aikana, vaihdetaan se esitietoihin.
12 Asiakkaalla ei ole sähköpostiosoitetta, mitä teen? Sähköpostiosoite toimii asiakkaan käyttäjätunnuksena ja se on vaatimus palvelun käyttämiseksi. Jos asiakkaalla ei ole henkilökohtaista sähköpostiosoitetta eikä sähköpostitiliä ole mahdollista luoda, ei palvelua voi käyttää. Palvelussa on asiakkaan terveystietoja joten sähköpostiosoitteen on oltava asiakkaan oma. Asiakkaan haku kertoo, että asiakas on jo neuvolassani kirjoilla, mutta häntä ei löydy asiakaslistalta. Tällaisessa tapauksessa asiakkaalla saattaa olla mahdollisesti jo päättynyt raskaus. Etsi asiakasta Päättyneet -listalta. Jos asiakas löytyy Päättyneet-listauksesta, voidaan hänet palauttaa aktiiviseksi asiakaslistalle klikkaamalla rivin oikeassa reunassa Palauta asiakkuus-kuvaketta. Asiakkaalla on esitiedoissa vanha raskaus. Miten vaihdan raskautta? Asiakkaan aiemmat raskaudet säilyvät ipana Äitiys-palvelussa joten asiakkaalle voi lisätä uuden raskauden Valitse raskaus-otsikon Luo uusi raskaus-toiminnolla. Tällä sivulla voi myös tarkastella asiakkaan aikaisempia raskauksia ja poistaa raskauden Keskenmenneen raskauden voi merkitä päättyneeksi klikkaamalla rivin perässä olevaa kansion kuvaa. Kuvakkeet: A - Meneillään oleva (aktiivinen) raskaus V - Valittu raskaus, se jota tarkastelet nyt. Valittu raskaus näkyy listalla kursiivilla. N - Raskaus sisältää neuvolan kirjaamia tietoja. Asiakkaan sähköpostisoite on väärä tai vaihtunut. Miten sähköpostiosoitteen voi vaihtaa? Ensisijaisesti asiakas muuttaa sähköpostiosoitteensa itse. Tämä on mahdollista kun asiakas on kirjautunut palveluun ja valitsee Omat tiedot-osiosta toiminnon Käyttäjätunnuksen vaihto. Asiakkaan pitää varmentaa sähköpostiosoitteensa vaihdon salasanallaan. Terveydenhoitaja voi vaihtaa asiakkaan sähköpostiosoitteen asiakaslistan asiakaskutsut-näkymässä tai asiakaslistalla klikkaamalla Muokkaa asiakastilin tietoja-kuvaketta.