Viestintäsuunnitelma LAPE Uusimaa - Yhdessä olemme enemmän 1 www.lapeuusimaa.fi
Sisältö 1. Uudenmaan Lape-hankkeen viestintä 2. Hankkeen osallistujat 3. Viestinnän perusperiaatteet 4. Tavoitteet ja ydinviestit 5. Kanavat ja sisällöt 6. Hankkeen verkkosivut 7. Aikataulu ja toteuttamissuunnitelma 8. Tunnistetut haasteet ja riskit 9. Seuranta ja raportointi 2
Uudenmaan Lape-hankkeen viestintä Mitä? Lasten ja perhepalveluiden muutosohjelmalla (LAPE) tavoitellaan lapsi- ja perhelähtöisiä, yhteen sovitettuja, oikea-aikaisia ja tarpeenmukaisia palveluita. Uudenmaan Lape-hankkeen tavoitteena on luoda lapsiystävällinen alue, jonka verkostossa toimivat tahot pystyvät luomaan vaikuttavia ratkaisuja pienten lasten, koululaisten ja nuorten arkeen liittyviin haasteisiin sekä tukemaan vanhempia heidän kasvatustyössään Viestintäsuunnitelman tavoitteena on hankeen viestinnän konkretisointi kehittämistyön eri vaiheissa ja sen avulla mahdollistaa eri sidosryhmien tietoisuus kehittämistyöstä Viestinnän tavoitteena on lisätä tietoisuutta hankkeen aikana kehitettävistä toimintamalleista laajasti sekä toimijoiden että lasten, nuorten ja perheiden piirissä. Eri toimijoiden osalta tavoitteena on lisäksi oppia tunnistamaan käyttäjäasiakkaan näkökulmasta relevantteja tietotarpeita, löytää vaihtoehtoja käytettävissä olevista palvelumuodoista ja räätälöidä asiakkaalle omannäköiset palvelukokonaisuudet. Käyttäjäasiakkaan näkökulmasta tavoitteena on saada riittävästi tietoa niiden valintojen tekemiseen, jotka tukevat hänen omia tavoitteitaan, joihin hän on sitoutunut Hankkeen toteuttamisaikataulu on 1.2.2017-31.12.2018, jonka aikana hankeen viestintäsuunnitelman mukainen viestintä tullaan toteuttamaan. Viestintäsuunnitelmaa on mahdollista täsmentää hankkeen aikana Kuka? Hankkeen hallinnoiva organisaatio on Lohjan kaupunki. Hankejohtajana toimii Lohjan kaupungin varhaiskasvatusjohtaja Merja Kuusimurto. Lape Uusimaan muutosagentti on Hanna Tiirinki ja hankepäällikkö Maikki Arola Viestinnän kokonaispäävastuu on muutosagentti Hanna Tiiringillä (ulkoinen ja sisäinen viestintä). Viikkokirjeen päävastuu on hankepäällikkö Maikki Arolalla. Lape hanketoimisto tukee aktiivista sisäistä ja ulkoista viestintää. Hankepäällikkö Maikki Arola vastaa siitä, että osallistuvien kuntien käytössä on yhteneväinen viestintäaineisto. Vastuullisten hanketoimijoiden eli maakunnan LAPE-ryhmän keskinäinen ja tiivis yhteistyö varmistaa yhdenmukaisen tiedon kaikkialle maakuntaan Kenelle? Viestinnän kohderyhminä ovat lapehankkeen keskeiset yksiköt, päätöksentekoon osallistuvat tahot, yritykset, 3. sektori, vapaaehtoistoimijat sekä palveluiden käyttäjäasiakkaat Hankkeen verkkosivuilla jaetaan kaikki hankkeeseen liittyvä materiaali Sosiaalisen median välityksellä tapahtuva viestintä on aktiivista ja sitä toteutetaan muutosagentin Twitterissä sekä hankkeen Facebook-sivuilla 3
Hankkeen osallistujat Edustettuina sosiaali- ja terveyspalvelut, kasvatus- ja opetustoimi sekä nuoriso-, liikunta- ja kulttuuritoimi Karkkila Vihti Järvenpää Hyvinkää Mäntsälä Pornainen Nurmijärvi Lohja Loviisa Lapinjärvi Porvoo Askola Inkoo Tuusula Siuntio Sipoo Raasepori Hanko Kunnat 3. sektori Omilla rahoitushakemuksillaan mukana Mannerheimin Lastensuojeluliiton Uudenmaan Piiri Sosiaalitaito Socialkompetens FSKC Sosiaalialan osaamiskeskus Verso liikelaitos Yhteistyöverkosto Yhteistyöhön sitoutuneet Alueen sairaanhoitoalueet Porvoon seurakuntayhtymä Lohjan seurakunta Nurmijärven seurakunta Barnvårdsföreningen i Finland Sitra Suomen sovittelufoorumi Mobile Kid Luksia Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä Laurea-ammattikorkeakoulu Arjessa Oy Neljä astetta 4
Viestinnän perusperiaatteet Viestintä tukee Lape-hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutumista Asioista tiedotetaan jo valmisteluvaiheessa (viikkokirje ja nettisivut) Muutosagentti ja hanketoimisto jakaa sosiaalisessa mediassa (Facebook ja Twitter) ja hankkeen nettisivuilla pääsääntöisesti kaiken Esityslistat ja pöytäkirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja luettavissa Lape Uusimaa verkkosivuilla Hanketoimisto hoitaa jatkuvaa yleisviestintää Mediatiedotteet lähetetään hallinnoivan organisaation kautta, mutta aktiviisista Lape- tiedottamista suositellaan jokaisessa hankkeessa mukana olevassa organisaatiossa Uutiskirje lähetetään jakelulistalle viikottain Viestintä toteutetaan verkostomaisesti, eli jäsenorganisaatiot jakavat Lape-tiedotteita omissa organisaatioissaan Viestintää koordinoidaan Lape hanketoimistossa Kaikki Lape Uusimaa organisaatiot antavat viestintään panoksensa 5
Tavoitteet ja ydinviestit Kohderyhmä Tavoite Ydinviesti Esimerkit, perustelut Lapehankkeen keskeiset yksiköt Hankkeen ajankohtaisista asioista tiedottaminen Toiminnan tavoite, toteutus ja arviointi Valittu kehittämisteema, ketterät kokeilut, arviointi ja juurruttaminen Päätöksentekoon osallistuvat tahot Hankeen toiminnoista päättäminen Arviointitieto meneillä olevista kokeiluista ja niistä päättäminen Kärkiteemojen valinta ja toteuttaminen koko maakunnan alueella Yritykset Hankkeen ajankohtaisista asioista tiedottaminen ja osallistaminen Hankkeessa tehtävästä kehittämistyötä tiedottaminen ja yritysten kuuleminen Ketterissä kokeiluissa mukana oleminen, esim. Ella kaverisovellus 3. Sektori Aktiivinen keskustelu ja yhteistyö hankkeen eri vaiheissa Hankkeeseen sitoutuneiden 3. sektorin toimijoiden sitouttaminen ja kuuleminen. Yhteinen toimintasuunta. Ketterin kokeilujen toteuttamisesta sopiminen ja yhteinen arviointi Vapaaehtoistoimijat Kuuleminen ja osallistaminen Vapaaehtoistoimijoiden tavoittaminen, kuulminen ja osallistaminen Esim. perhekeskusmallin kehittäminen Palveluiden käyttäjäasiakkaat Lape-näkyvyys Mitä ollaan tekemässä ja miten toimet vaikuttavat palveluiden käyttäjäasiakkaisiin Tiedotteet ja uutiset paikallismediassa hankkeesta, ketteristä kokeiluista ja vaikutuksista 6
Ulkoinen viestintä Sisäinen viestintä Kanavat ja sisällöt Kohderyhmä Pol. ja oper. johto Kuntien henkilöstö Hankeryhmä Maakunnan LAPE-ryhmä Työryhmät Kuntien LAPE-ryhmät STM THL Muut LAPE-hankkeet Kuntalaiset Nuorisovaltuustot ja lasten parlamentit Muut toimijat Sähköposti Uutiskirje Viestintäkanavat Tiedotteet Sähk. ympäristöt Työpajat, tapaamiset Kokoukset, Koulutukset seminaarit, infot Keskeiset tavoitteet Osallistaa toteutukseen Sitouttaa ja tukee muutosta Levittää tietoa kehittämistyöstä Ideoiden työstäminen ja kerääminen Tukea muutosta ja käytännön tekemistä Varmistaa sitoutumista ja tietoisuutta Tukee toiminnan suunnittelua ja juurruttamista Varmistaa sitoutumista ja tietoisuutta Jakaa tietoa kehittämis- ja muutostyöstä Jakaa tietoa Uudenmaan LAPE hankkeen kehittämis- ja muutostyöstä Jakaa tietoa Uudenmaan LAPE hankkeen kehittämis- ja muutostyöstä Osallistaa kehittämiseen
Hankkeen verkkosivut Tekninen toteutus Verkkosivujen teknisestä toteutuksesta vastaa Valu Digital (www.valu.fi). Hanketoimisto kouluttautuu (kaksi tuntia etäkoulutusta) www-sivujen ylläpitoon. Hanketoimisto saa tarvittaessa pienimuotoista teknistä tukea myös Lohjan kaupungin teknisestä / viestinnästä Aineiston tuottaminen Aineiston tuottamisesta vastaavatmuutosagentti Hanna Tiirinki, Hankepäällikkö Maikki Arola, Hankekoordinaattorit Mikko Latva- Kiskola ja Maarit Lindman Lape Uusimaan maakunnallisesta ohjausryhmän kokouksessa päätetään, miten jäsenorganisaatiot osallistuvat viestinnän toteutukseen ja verkkosivujen sisällöntuotantoon Verkkosivuilla jaettava materiaali Lape Uusimaan tapahtumakalenteri, jossa työpajat, Lape-kokoukset ja valtakunnalliset Lape-tapahtumat Lape-kokousten julkiset muistiot ja pöytäkirjat Lape projektisuunnitelmat Sosiaalisen median seinä, jossa kootusti Lapen someviestintä (Facebook, Twitter) Linkitykset ajankohtaiseen Uudenmaan Lapen uutisointiin, esim. lehdistötiedotteet ja kolumnit Linkitukset kansalliseen THL:n ja STM:n Lape-viestintään Linkit jäsenorganisaatioiden sivuille (Lape Uusimaa kunnat sekä yhteistyöorganisaatiot) 8
Aikataulu ja toteuttamissuunnitelma 2017 2018 tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo syys loka marras joulu tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo syys loka marras joulu Sisäinen viestintä Lape-jakelulistalle Ajankohtaiset asiat viikkokirjeissä Viestijät: hankepäällikkö, muutosagentti ja koordinaattorit Ulkoinen viestintä sidostoimijoille ja kuntalaisille Lape-tiedon levittäminen ja Lape-torven soittaminen internet-sivuilla ja sosiaalisessa mediassa Viestijät: muutosagentti, hankepäällikkö, hanketoimisto, sidostoimijat omissa foorumeissaan Mediaviestintä Lehtijutuilla ja kolumneilla Lape näkyväksi maakunnassa Viestijät: muutosagentti, alueen asiantuntijatoimijat, hanketoimisto Tapahtumat Kick off lape-toimijoille ja kuntalaisille Viestijät: hankepäällikkö, muutosagentti Työpajoilla Lape-kehittämistyö näkyväksi Työpajat kuntien Lape-toimijoille Viestijät: Hanketoimisto 9
Tunnistetut haasteet ja riskit Hankkeen laaja verkostomaisuus ja lukuisat sidosryhmät Mukana 18 kuntaa ja sidostoimijat, saavuttaako viestintä kaikki? Eri intressiryhmien ristikkäiset tavoitteet Valmistelussa ei osata käyttää sidosryhmien voimavaroja viestinnän tukena Hankkeen lyhyt toiminta-aika Paljon ennakoimattomia asioita Riski aikataulun viivästymiselle Hankekeskeisyys, vuorovaikutuksen puute Viestit eivät tavoita kuntalaisia Kykenemättömyys osallistua aktiivisesti sosiaalisessa mediassa, rajallinen kyky reagoida ja oikaista vääriä tietoja Ratkaisuna aktiivinen yhteydenpito hankkeen eri toimijoiden kesken Ohjausryhmä suosittaa, että kunnat ja yhteistyökumppanit tuovat linkin omille kotisivuilleen ja sitoutuvat näkyvään ja aktiiviseen Lapeviestintään Viestinnän vastuuhenkilöiden sijaistukset 10
Seuranta ja raportointi Hankkeessa toteutetaan jatkuvaa viestinnän arviointia (muutosagentti ja hankepäällikkö) Hankkeen lopussa laaditaan loppuraportti tulosten levittämiseksi ja järjestetään seminaari, johon kutsutaan hankkeeseen osallistuneet sekä muiden LAPE-hankkeiden edustajia ja muita hankkeen tuloksista kiinnostuneita tahoja Hankkeessa tehdään yhteistyötä viestinnällisesti myös muiden LAPE-hankkeiden kanssa tiedon ja kokemusten vaihtamiseksi sekä hyvien käytänteiden levittämiseksi puolin ja toisin 11
Kiitos! #lapemuutos stm.fi/hankkeet/lapsi-ja-perhepalvelut Lisätiedot: Muutosagentti Hanna Tiirinki Hanna.tiirinki@lohja.fi 12 www.lapeuusimaa.fi