Projektin aikataulutus Aikataulutuksen tehtävät Suunnittelutarkkuus & tehtävien kestojen arviointi PERT-tekniikka CPA/CPM kriittisen polun analyysi Resurssirajoituksen huomioiminen, resurssien tasaus Critical Chain ohjaus
1200 Aikataulutus Projektin kustannukset Projekti aikataulutetaan: Laskettujen hyötyjen saamiseksi Projektin ohjauksen vuoksi Projektien välisen priorisoinnin takia Asetetun takarajan vuoksi 1000 800 Optimaalinen kesto EUR 600 Työkustannukset Aikasidonnaiset Yhteensä 400 200 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Kuukaudet
Tehtäväverkkojen rakentaminen Päätä suunnittelutarkkuus Arvioi tehtävien kestot Varaudu epävarmuuteen Rakenna tehtäväverkko Määritä kriittinen polku Arvioi läpivientiä, kokeile vaihtoehtoja
Suunnittelutarkkuus e = tehtävän suhteellinen arviointivirhe E = projektin suhteellinen arviointivirhe S = projektin kesto s = tehtävän kesto Esim. projektin kesto 1 vuosi (52 vk) tehtävän kesto 2 vk Projektin arviointitarkkuus ±10% Tehtävän arviointitarkkuus = (52/2)*±10% ~ ±50% Epävarmuuden puolittaminen vaatii nelinkertaisen suunnittelutyön The Handbook of Project-Based Management, Turner, J. Rodney
Tehtävien kestojen arviointi 1. Tehtävän kesto = työmäärä/resurssi(t) Työmäärän arviointi Hukka-aika: keskimäärin 80pv/v työaika ~ 180pv/v tehokkuus ~ 70% Kesto kerrottava 1/0,7 ~ 1,4:llä Osa-aikatyö Yhteistyön tehokkuus Kommunikointi 2. Tehtävän kesto = läpimeno-/odotusaika The Handbook of Project-Based Management, Turner, J. Rodney
PERT-tekniikka PERT = Programme Evaluation and Review Technique Korkean riskin projekteihin kehitetty tekniikka Tehtävien kestot painotettuja keskiarvoja (yleensä minimikestosta, tyypillisestä eli todennäköisestä kestosta ja maksimikestosta) CPM=kriittisen polun tarkastelu Ennustemallit (skenaariot): optimistinen, odotusarvo, pessimistinen http://en.wikipedia.org/wiki/program_evaluation_and_review_technique
Tehtävän keston laskeminen PERTtekniikassa T e =(T o +4*T m +T p )/6, missä: T e =keston odotusarvo T o =optimistinen kesto T m =todennäköinen (tyypillinen) kesto T p =pessimistinen kesto Esimerkki: Tehtävän todennäköinen kesto arvioitu 5 viikoksi, lyhimmillään 3 viikoksi ja pisimmillään 10 viikoksi Painotettu keskiarvo eli tehtävän keston odotusarvo on tällöin (3+4*5+10)/6 viikkoa eli 5,5 viikkoa Lisäksi eri skenaarioiden (pessimistinen, optimistinen) mukaiset arviot
Tehtävien pelivarat Kriittinen polku = pisin toisistaan riippuvien tehtävien polku eli projektin lyhin läpimenoaika Kriittisten tehtävien määritelmästä johtuen niillä ei ole pelivaraa, ts. niiden myöhästyminen myöhästyttää vastaavasti koko projektia Muiden tehtävien osalta voidaan erikseen tarkastella vapaata pelivaraa (free slack) ja kokonaispelivaraa (total slack) Kokonaispelivara (total slack/float) = tehtävän myöhäisin aloitusaika - tehtävän aikaisin aloitusaika Vapaa pelivara (free slack/float) = välittömästi seuraavien tehtävien aikaisin aloitusaika - tehtävän aikaisin lopetusaika
Kriittisen polun analyysi Miten eri skenaariot ts. tehtäville asetetut varmuusmarginaalit vaikuttavat kriittiseen polkuun? Fast tracking: voiko tehtävien toteutuslogiikkaa (jakamalla tehtäviä tai tekemällä niitä samanaikaisesti) muuttamalla vaikuttaa kriittiseen polkuun? Schedule crashing: voiko lisäresursseilla tai esim. alihankinnalla lyhentää merkittävästi projektin läpimenoaikaa?
Resurssirajoituksen huomioiminen Tehtävä 4 Tehtävä 3 Tehtävä 2 Ylikuormitus Rajoite Resurssihistogrammi
Resurssirajoituksen ratkaisu Työntekijä tekee yhtä tehtävää kerrallaan Projektin kesto pidentyi 13 päivästä 21 päivään
Kriittiset tehtävät resurssi- ja ajoitusnäkökulmasta Ainoa tehtävä joka ei ole kriittinen ajoituksen tai resurssien suhteen
Critical Chain -ohjaus Pohjana tuotannonohjauksen TOC-malli (Theory of Constraints) Tuotantoprosessin pullonkaulana on pienimmän kapasiteetin omaava prosessin kohta (vaihe) Projektien pullonkaulana on kriittinen polku (Critical Chain) Critical Chain = pisin toisistaan riippuvien tehtävien ketju kun sekä resurssi- että tehtäväriippuvuudet huomioidaan Resurssit keskittyvät 100%:sti yhteen tehtävään kerrallaan Ohjaus pullonkaularajoitteen mukaan Projektien välisen aikataulutuksen määrää kuormitetuin resurssi Suoritusteho paranee pullonkaularajoitetta 'nostamalla'
TOC (Theory of Constraints) 30 kpl/h 20 kpl/h 10 kpl/h 15 kpl/h Toimitus Materiaali 20 kpl/h Ensimmäisen kappaleen läpimenoaika = 3 min + 3 min + 6 min + 4 min = 16 min Ensimmäisen tunnin jälkeen systeemin läpi menevän kappaleen läpimenoaika, kun kaikki vaiheet toimivat täydellä kapasiteetilla ja välivarastot puretaan FIFO (first in, first out) periaatteella = 1 h + 6 min + 4 min = 1h 10 min Tuotantoprosessia on ohjattava pullonkaularesurssin mukaan Muut vaiheet on alistettava tälle päätökselle, eivätkä ne näin ollen voi toimia optimaalisella tasolla
Critical Chain -näkökulma samanaikaisiin tehtäviin Projektit esitetty alla tärkeysjärjestyksessä, ongelmia: projekteissa tehtävä työ keskeytyy tärkeimmät projektit voisivat valmistua selvästi aiemmin
Critical Chain & resurssien sijoitus Resurssit tekevät yhtä tehtävää kerrallaan keskittyen siihen 100%:sti kukin tehtävä/projekti valmistuu ajallaan tärkeimmät tehtävät/projektit valmistuvat mahdollisimman nopeasti
Projektin Critical Chain Critical Chain on pisin toisistaan riippuvien tehtävien ketju, kun sekä tehtävä- että resurssirajoitukset on huomioitu Alla on punaisella merkitty MS Projectin laskema kriittinen polku (critical path) Critical Chain ketju on ympyröity
Johtamisjärjestelmän vaikutus projektin epävarmuuteen Tehtävien kestot perustuvat aina johonkin arvioon niiden saavuttamistodennäköisyydestä Tehtävän piteneminen on yleensä todennäköisempää kuin sen lyheneminen Varmuusmarginaalia käytetään keinona varmistaa yksittäisten tehtävien suunniteltu aikataulussa pysyminen Tehtäviin käytetään yleensä vähintään koko niihin varattu aika (Parkinsonin laki) Työt tehdään viimeistään ja usein juuri ennen takarajaa (Opiskelijan syndrooma) 0,3 0,25 0,2 0,15 0,1 0,05 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tehtävien todennäköiset kestot Varmuusmarginaalit
Varmuusmarginaalit & tehtävien ohjaus Perinteinen projekti Tehtävien todennäköiset kestot Varmuusmarginaalit Critical chain -projekti Tehtävien todennäköiset kestot Yhteinen varmuusmarginaali: peukalosääntö 50% yksittäisten tehtävien yhteenlasketuista varmuusmarginaaleista Critical Chain Project Management, Leach, Lawrence P
Critical Chain -periaatteet Suunnitelma rakennetaan tehtävien todennäköisten kestojen perusteella Kriittisen ketjun tehtävät tehdään niin nopeasti kuin mahdollista. Aikataulun ylityksestä ei rangaista Edistymät hyödynnetään siirtämällä tuotos välittömästi ketjun seuraavalle tehtävälle (viestijuoksuperiaate) Yksittäisille tehtäville ei ole aloitus- ja lopetuspäivämääriä, ainoastaan ketjujen aluille ja projektin lopetukselle (puskurin loppu)
Critical Chain & ei-kriittiset tehtävät Kriittinen ketju Projektin varmuusmarginaali 50% Kriittinen ketju suojataan syöttöpuskurilla (50% syöttävän ketjun pituudesta)
Critical Chain puskurien seuranta Sama ohjaus sekä syöttö- että projektipuskurien osalta Varmuusmarginaalin kulutus (%) 100% Puutu Seuraa Ei erityistoimia Aika Projektin loppu
Critical Chain -suunnitteluperiaatteet Ei-kriittiset tehtävät aloitetaan tarvittaessa Kriittinen polku suojataan syöttöpuskureilla Koko projekti suojataan puskurilla Henkilöt tekevät yhtä tehtävää kerrallaan Suunnitelma rakennetaan tehtävien todennäköisten kestojen perusteella Kriittiset tehtävät aloitetaan heti kun mahdollista Projektilla puskuriohjaus (sekä syöttö- että projektipuskurien osalta)
Critical Chain -ohjelmistoja Cc-Pulse & cc-mpulse from Spherical Angle: http://www.sphericalangle.com/, add-on MS Projectiin Concerto from Realization, Inc: http://www.realization.com/criticalchain.html ProChain: http://www.prochain.com/, ProChain Project Scheduling, ProChain Pipeline, ProChain Enterprise, yhteensopiva MS Projectin kanssa PSNext from Sciforma: http://www.sciforma.com/: Enterprise Project and Portfolio Management (PPM) Software CCPM+ from Advanced Projects: http://www.advancedprojects.com/, add-on MS Projectiin
Critical Chain -aineistoa Critical Chain, Goldratt, Eliyahu M. Critical Chain Project Management, Leach, Lawrence P. http://en.wikipedia.org/wiki/critical_chain http://www.goldratt.com/