Pöytäkirja 1 (13) RO/Aulikki Pakanen 2.11.2012 Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmän (Valtipa) kokous Aika 27.9.2012 klo 13-15.30 Paikka Läsnä Työ- ja elinkeinoministeriö, Aleksanterinkatu Hurmalainen Anne TEM, pj. Anttila Hannele MMM Marttila Anna-Maija VM Naski Anneli YM Nummela Pertti UM Oittinen Raili Kansallisarkisto Palmén Leena OM, klo 14 saakka Tuomi-Kyrö Eeva-Liisa OKV Vanhanen Leena VNK Pakanen Aulikki PLM, siht. Poissa: Hanhimäki Kimmo TPK Herna Manu SM Kaira-Hiekkavuo Tarja OKM Kauhanen-Simanainen Anne VM, asiantuntijajäsen Kuittinen Pekka VNK, Senaattori-asiantuntijajäsen Niemi Anne LVM Nummela Pertti UM Oksa-Pallasvuo Marja EK 1 Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen. Hyväksyttiin esityslista. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin. Sihteeriä muistutettiin, että Senaattoriin lisätty aineisto on lähetettävä sähköpostitse Kansallisarkiston edustajalle. 3 Lyhyt katsaus kirjastoselvityksen tilanteesta (tietoasiantuntija Leena Palmén/OM) Seuraavassa Valtipan kokouksessa 25.10.2012 käsitellään Johanna Meltin laatimaa selvitystä. Puheenjohtaja esitti, että jokainen kokousedustaja tutustuu etukäteen selvitykseen ja ottaa kantaa siihen, lähetetäänkö selvitys lausunnolle ministeriöihin vai jääkö se vain Valtipan sisäiseen käyttöön. Selvitys tehdään Valtipalle. Selvitystä ei ole vielä jaettu kirjastoselvityksen tekijöille eikä Valtipan jäsenille. Johanna Meltin selvityksestä laatima pro gradu on eri työ ja valmistuu eri aikataululla. Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi s-posti, internet Postadress Besöksadress Telefon Fax e-post, internet Postal Address Office Telephone Fax e-mail, internet Puolustusministeriö Eteläinen Makasiinikatu 8 (09) 16001 (09) 160 88244 kirjaamo@defmin.fi PL 31 00130 Helsinki Internat. +358 9 16001 Internat. +358 9 160 88244 www.defmin.fi FI-00131 Helsinki
Pöytäkirja 2 (13) 2.11.2012 RO/Aulikki Pakanen Kirjastoselvitystyöryhmän kokouksessa 26.9.2012 on edelleen työstetty selvitystä. Esille nousi kysymys, mitä kaikkea on tarpeen keskittää. Ei ole päätetty, että kaikki liittyvät VN-tietokeskukseen, vaan asia on tässä vaiheessa ollut esillä tutkittavana vaihtoehtona. Niin edelleen riittävän resursoinnin määrittely ja varmistaminen on ollut keskusteltavana. Johanna Meltti ja Leena Palmén ovat keskustelleet Eduskunnan kirjaston roolista Eduskunnan kirjaston johdon kanssa. Valtioneuvosto on Eduskunnan kirjaston ydinasiakas ja myös Eduskunnan kirjasto näkee säädösvalmistelun tietotuen tärkeänä. Työryhmässä tehdyn SWOT-riskianalyysin kautta esille on noussut joitakin uhkia. Kirjastoselvitystyöryhmä käsittelee ensin keskuudessaan selvitystä ja sen jälkeen se tuodaan Valtipaan. Selvityksen mahdollisesta lähettämisestä lausunnolle ministeriöihin päätetään myöhemmin. 4 VALTIPAn jatko keskustelua Päätettiin odottaa lokakuun loppuun KEHU:sta tulevia jatkoehdotuksia. Jos mitään ei ilmene, puheenjohtaja ja sihteeri valmistelevat valtiovarainministeriölle pyynnön jatkaa Valtipan toimikautta vuodella. 5 KEHU-hankkeen tilannekeskustelua Keskusteltiin lyhyesti KEHU:n toimintakulttuuri ja toimintatavat työryhmän Tahtotila 18.9.2012 asiakirjan (liite 1) pohjalta ja todettiin, että mainitulla työllä on yhtymäkohtia Valtipan työhön. Päätettiin pyytää KEHU:n toimintakulttuuri ja toimintatavat työryhmästä henkilö kertomaan ko. ryhmän työstä Valtipan kokoukseen. 6 OSY-hankkeen esittely (koulutuskoordinaattori Rauna Nerelli/OM) Rauna Nerelli esitteli osallistumisympäristöhanketta. Esittelyaineisto on liitteenä 2. Noin 10 vuotta käytössä ollut oikeusministeriön otakantaa.fi-sivusto on uusittu. Palvelu on osa SADe-hanketta ja sitä voivat käyttää valtionhallinto, kunnat, järjestöt ja muut. Hankkeen perustaminen palveluun tapahtuu vahvan tunnistautumisen kautta. Osallistumistapoja palvelussa ovat keskustelupalsta, chat, kysely, pikakysely gallup-tyyliin, yhteiskirjoitus dokumentin työstöön, muu verkko-osallistuminen tai tapahtuma sekä rajapintaratkaisut. Tulossa on karttapalvelut, aloitepalvelu 1.12.2012, kuntalaisaloite vuoden vaihteessa ja lausuntopalvelu v. 2013. Keskusteltiin otakantaa.fi:n ja asianhallintajärjestelmien suhteesta. Lausuntopalvelusta olisi hyvä saada kooste saaduista lausunnoista pdf(a)-muodossa ja siirtää se rajapinnan kautta omaan asianhallintajärjestelmään. Lausuntopalvelun rakentamisen yhteydessä tulee ratkaista myös rajapintoihin liittyviä asioita. Todettiin, että otakantaa.fi:n ja asianhallintajärjestelmien suhteesta toisiinsa tulee antaa selkeät ohjeet. Esitettiin, että otakantaa.fi:n edustajat ovat yhteydessä Kansallisarkistoon. 7 VATRY/VYVI ministeriöissä MS Sharepointiin perustuva Vatry on käytössä VM:ssä, VNK:ssa, TEM:ssä ja PLM:ssä. Käyttö on alkuvaiheessaan. Valtion yhteinen viestintäratkaisu VYVI koostuu erilaisista moduleista, mm. pikaviestintä ja videoneuvottelu omalta koneelta. VNK on aloittamassa käytön. Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi s-posti, internet Postadress Besöksadress Telefon Fax e-post, internet Postal Address Office Telephone Fax e-mail, internet Puolustusministeriö Eteläinen Makasiinikatu 8 (09) 16001 (09) 160 88244 kirjaamo@defmin.fi PL 31 00130 Helsinki Internat. +358 9 16001 Internat. +358 9 160 88244 www.defmin.fi FI-00131 Helsinki
Pöytäkirja 3 (13) 2.11.2012 RO/Aulikki Pakanen 8 S-diaari - ministeriöiden vastaukset toimittajalle keskustelua Todettiin, että vastaukset STT:n toimittaja Annina Luotosen salaisten asioiden diaariin liittyvään tietopyyntöön on lähetetty useimmista ministeriöistä. Jatkossa pyritään tekemään yhteistyötä tietopyyntöihin vastaamisessa. Päätökset niistä ministeriöistä, joissa päätös tehtiin, ovat liitteenä. VM ei tehnyt erillistä päätöstä asiakirjapyynnöstä, vaan kävi läpi salaisten asioiden diaarinsa ja totesi sen sisältävän osittain julkisia tietoja jotka luovutettiin katsottaviksi. Kysyjä ei esittänyt lisäpyyntöjä niiltä osin kuin merkinnät oli todettu salassa pidettäviksi. OM:n tietopalvelupäällikkö Aki Hietanen soitti toimittaja Luotoselle ja selosti OM:n käytännöt salassa pidettävien asiakirjojen käsittelystä asianhallinnassa. OM:ssä ei ole erillistä salaisten asioiden diaaria. Luotonen ilmoitti, että puhelimitse annetut tiedot riittävät eikä diaarilistausta tarvitse toimittaa. MMM:stä ilmoitettiin, että heillä ei ole erillistä salaisten asioiden diaaria, jolloin toimittaja perui pyyntönsä. 9 Muut mahdolliset asiat Kansallisarkiston edustaja on vaihtunut. Armi Heleniuksen tilalle edustajaksi on tullut Raili Oittinen. Lisäys edellisen pöytäkirjan kohtaan 3, Tietoturva-asetuksen vaikutukset asiakirjahallintoon, esimerkkinä VM: UM:ssä annettiin normi 1.10.2010. Normi on jo uusittavana. MMM:ssä luokituspäätöstä ei ole tehty. VNK:sta on tulossa uusi ohje. VM on saanut KA:lta päätöksen asiakirjojen sähköisestä säilyttämisestä. UM:n tietohallintoyksikköön nykyisin kuuluvat toimialueet IT, asiakirjahallinta, tietoturva, kehittäminen ja kirjasto organisoidaan omiksi yksiköikseen. VNK:ssa on perustettu tietoyksikkö, johon kuuluvat tietohallinto, tietopalvelut ja EUaineistojen rekisteröinti ja arkistointi. Muutoin EU-tiedonhallinta on siirretty EUS:iin. Keskusteltiin Valtioneuvoston EU-asioiden osaston (VNK) 20.7.2012 päivätystä muistiosta otsikolla I/A-kohdat hyväksyminen; Yleisperiaatteet ja menettely. Tässä muistiossa sanotaan että ministeriöiden on nimettävä henkilöt ja sijaiset (esim. EUkoordinaattori, EU-kirjaaja), jotka vastaavat I/A kohtakäsittelun varmentamisesta ministeriöissä. 10 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.30. Puheenjohtaja Anne Hurmalainen Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi s-posti, internet Postadress Besöksadress Telefon Fax e-post, internet Postal Address Office Telephone Fax e-mail, internet Puolustusministeriö Eteläinen Makasiinikatu 8 (09) 16001 (09) 160 88244 kirjaamo@defmin.fi PL 31 00130 Helsinki Internat. +358 9 16001 Internat. +358 9 160 88244 www.defmin.fi FI-00131 Helsinki
Pöytäkirja 4 (13) RO/Aulikki Pakanen 2.11.2012 Sihteeri Aulikki Pakanen Liitteet Jakelu Liite 1: KEHU:n toimintakulttuuri ja toimintatavat työryhmän Tahtotila 18.9.2012 Liite 2: Otakantaa.fi - Rauna Nerellin esitys Liite 3: Ministeriöiden (pl. VNK) vastaukset Annina Luotosen kyselyyn Valtipan jäsenet ja varajäsenet Senaattori Hare Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi s-posti, internet Postadress Besöksadress Telefon Fax e-post, internet Postal Address Office Telephone Fax e-mail, internet Puolustusministeriö Eteläinen Makasiinikatu 8 (09) 16001 (09) 160 88244 kirjaamo@defmin.fi PL 31 00130 Helsinki Internat. +358 9 16001 Internat. +358 9 160 88244 www.defmin.fi FI-00131 Helsinki
5(13) 18.9.2012 LIITE 1 TOIMINTAKULTTUURI JA TOIMINTATAVAT TAHTOTILA Valtioneuvoston toimintakulttuuri perustuu avoimuuteen, luottamukseen ja jatkuvaan vuorovaikutukseen Tavoitteen saavuttaminen edellyttää mm., että Valtioneuvostolla on yhteinen identiteetti ja julkikuva. Valtioneuvostoa johdetaan kokonaisuuksina ja johtaminen on valtuuttavaa. Valtioneuvosto viestii yhtenäisesti ja on säännöllisessä vuorovaikutuksessa sidosryhmiensä kanssa. Liikkuvuus on talon tapa. Osaamista yhdistetään uutta luovalla tavalla. Henkilöstön ja johtamisen kehittämiseen kiinnitetään erityistä huomiota. Kulttuuri tukee luovuutta: virheiden välttämisestä siirrytään onnistumisen tavoitteluun. Valtioneuvostossa työskentelevillä on käytössään modernit työtavat ja -välineet. Valtioneuvosto on houkutteleva ja kiinnostava työpaikka. Yhteistä toimintakulttuuria rakennetaan muun muassa kiinnittämällä erityistä huomiota valtioneuvostoviraston ja sen yksiköiden johtamiseen sekä arvioimalla ja kehittämällä sitä jatkuvasti, vahvistamalla toimintaa synergisenä verkosto-organisaationa, luomalla valtioneuvostovirastolle yhdessä tekemistä ja verkostomaista työskentelyä tukevat, hallinnon avoimuutta korostavat rakenteet, toimintatavat ja toimitilat, vahvistamalla valtioneuvostoviraston aineetonta pääomaa jakamalla ja yhdistämällä tietoa ja osaamista sekä lisäämällä henkilöstön liikkuvuutta, luomalla yhteisen toimintakulttuurin mukaiset kannustin- ja palkitsemismenettelyt, jotka varmistavat sekä osaavan henkilöstön pysymisen valtioneuvostossa että mahdollistavat uuden osaavan henkilöstön rekrytoinnin valtioneuvostoon, suunnitelmallisella, avoimella ja ymmärrettävällä sisäisellä viestinnällä. KONKREETTISINA ASIOINA (NOPEASTI TOTEUTETTAVAT) Suomen parhaat palaverit (energisoivat & asioita eteenpäin vievät) o kokoukset 45 minuuttia 1 h (max) tulos- ja kehityskeskustelut (yhteisiä & jaettuja tavoitteita) o otetaan käyttöön ja virallistetaan kollegatulos- ja kehityskeskustelut
6(13) 18.9.2012 LIITE 1 o timantti kaikille ministeriöille yhteiseksi tulos- ja kehityskeskustelujen rakenteeksi (ks. liitteenä oleva kuva) työn tekemisen tavat (tiedon avoimuus, sähköiset työkalut käytössä) o mahdollistetaan työskentely myös muualla kuin työpaikalla toimitilat (edistävät yhteisöllisyyttä ja tiedon kulkua) MITEN (Jokaiseen kohtaan tehdään aikataulutettu ja vastuutettu etenemissuunnitelma) 1. Valmisteltavia asioita Mekanismit, jotka mahdollistavat kuulumiseen suurempaan VN-kokonaisuuteen, kuten yhteinen systeemi liikkumiselle yhteiset johdon valmennukset yhteiset toimitilat ja niiden avaaminen yhteiskäyttöön yhteiset virat yhtenäinen visuaalinen ulkoasu ja ilme yhteisiä tavoitteita tulossopimuksiin (jo vuotta 2013 koskeviin?) standardi hyvälle johtamiselle ja asiantuntijatyölle valtioneuvostossa? 2. Kulttuurin muutokseen tähtäävät asiat Uuden, rohkeamman ja yhteisöllisemmän hallintokulttuurin edistämiseen tähtäävät toimet rakennetaan me-henkeä ja luottamusta kirkastetaan yhteistä missiota vahvistetaan sitoutumista yhteiseen valtioneuvostoon lisätään valmistelun avoimuutta lisätään yli rajojen työskentelyä / käynnistetään aitoa toiminnallista yhteistyötä asioiden valmistelussa karsitaan turhaa byrokratiaa vahvistetaan timantin mukaista johtamista panostetaan jokaisen itsensä johtamisen kykyihin ja valmiuksiin rohkaistaan kyseenalaistamaan nykyistä ja tekemään uusia avauksia panostetaan johtajuuteen / vahvistetaan johtajuutta palkitaan aloitteellisuudesta ja innovatiivisuudesta RAKENNUSAINEKSET 925 projektin tuotosten ja kokeilujen hyödyntäminen, mm. ministeriökierrosten viestit KEHU-verstaiden tuotokset valmistumassa oleva henkilökierto-opas (VM-Sitra yhteistyö) KENELLE VIESTIT SUUNNATAAN
7(13) 18.9.2012 LIITE 1 koko henkilöstölle o luodaan kaikille mahdollisuudet tulla valmisteluun mukaan eri kanavien muodossa johdolle o panostetaan erityisesti KP-kokoukseen
LIITE 2 8(13)
LIITE 2 9(13)
LIITE 2 10(13)
LIITE 2 11(13)
LIITE 2 12(13)
LIITE 2 13(13)