Tarkastuslautakunta 50 02.05.2017 1.1.2013-30.6.2017 Kaupunginhallitus 247 08.05.2017 Kaupunginvaltuusto 61 15.05.2017 Tarkastuslautakunta 6 24.10.2017 6 Sidonnaisuusilmoitukset ja -rekisteri 535/00.01.01.01/2017 TARLA 50 Valmistelija/lisätiedot: Tarkastuspäällikkö Anitta Vilkko puh. 040 522 9377 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Oheismateriaali Kuntaliiton ohjeistus sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä Sähköinen Lomake (sähköisen sidonnaisuusilmoituksen sisältö) Uusi kuntalaki velvoittaa kuntia ja kuntayhtymiä ilmoittamaan luottamushenkilöiden ja johtavien viranhaltijoiden sidonnaisuuksista julkisessa tietoverkossa. Kysymys on kunnalle ja tarkastuslautakunnalle säädetystä uudesta tehtävästä. Sidonnaisuuksista muodostetaan erilliset sidonnaisuusrekisterit osana kuntahallinnon läpinäkyvyyden ja avoimuuden edistämistä. Avoimet ja läpinäkyvät toimintatavat edistävät kuntalaisten osallistumista ja luottamuksen vahvistumista päätöksentekoon. Kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan sidonnaisuuksista ilmoittamisesta säännellään kuntalain (410/2015) 84 :ssä. Tämän pykälän 2 momentissa tarkoitetun kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on tehtäväänsä valittu. Henkilön on myös ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset.
Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Tarkastuslautakunta voi tarvittaessa kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta. Kuntalain 147 :n siirtymäsäännöksen mukaan edellä selostettua sidonnaisuuksien ilmoittamista koskevaa lain 84 :ää sovelletaan vuonna 2017 valittavan valtuuston toimikauden alusta lukien. Kuntaliitto on antanut v. 2016 kattavan ohjeistuksen /suosituksen sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä, joka toimii hyvänä täyttöohjeena sidonnaisuuksien ilmoittamisessa. Kuntaliiton ohjeistuksessa todetaan mm. että Velvollisuus koskee myös toimielinten varajäseniä. Kunnanhallituksen, lautakunnan, valiokunnan ja johtokunnan jaostoihin sovelletaan mitä asianomaisesta toimielimestä säädetään. Velvollisuus sidonnaisuusilmoituksen tekemiseen koskee myös kunnan keskusvaalilautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia sekä lautakunnan esittelijää. Keskusvaalilautakunnan lisäksi asetetaan ennen vaaleja kutakin äänestysaluetta varten vaalilautakunta. Velvollisuus sidonnaisuusilmoituksen tekemiseen koskee sinänsä myös vaalilautakunnan puheenjohtajistoa ja esittelijää. Käytännössä on kuitenkin erittäin epätodennäköistä, että vaalilautakunnan puheenjohtajilla tai esittelijällä olisi lain tarkoittamia kyseisen luottamustehtävän hoitamisen kannalta merkityksellisiä sidonnaisuuksia. Vaalilautakunnan toimintaan ja tehtäviin ei lähtökohtaisesti liity sellaista päätöksentekovaltaa, mihin sidonnaisuussääntelyssä viitataan. Lähtökohtaisesti jokainen ilmoitusvelvollinen on itse vastuussa sidonnaisuusilmoituksen tekemisestä ja sen oikeellisuudesta. Lappeenrannan kaupunkiorganisaatiossa kuntalain 84 :ssä säädetty sidonnaisuusilmoitusvelvollisuus koskee noin 90 henkilöä (ilman vaalilautakuntia). Kuntaliiton ohjeistuksessa sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä sekä hallintosääntömallissa suositellaan, että tarkastuslautakunta huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla ja että tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Hallintosääntömallissa
suositellaan, että tarkastuslautakunta vie ilmoitukset valtuuston tiedoksi 1-2 kertaa vuodessa. Kuntalaissa on määritelty ilmoitusvelvollisuuden minimitaso kaikissa kunnissa. Ilmoitusvelvollisuus on rajattu koskemaan kunnan keskeisiä luottamushenkilöitä ja johtavia viranhaltijoita. Valtuuston päätöksellä ilmoitusvelvollisuutta voidaan laajentaa ja ulottaa sidonnaisuussääntely vielä pidemmälle kuin mitä kuntalaissa on säädetty. Tällöin kysymys on kuitenkin vapaaehtoisista sidonnaisuusilmoituksista. Kuntalain muuttamista koskevassa hallituksen esityksessä (HE 268/2014) on todettu sidonnaisuuksien ilmoittamisesta mm. seuraavaa: Sääntelyn ulottaminen kaikkiin kunnallisiin luottamushenkilöihin ei liene tarkoituksenmukaista. Esimerkiksi valtuutettu on esteellinen vain, jos asia koskee henkilökohtaisesti häntä tai hänen hallintolaissa tarkoitettua läheistään. Tällöin yritys-, yhdistys- tai säätiötoiminnan sidonnaisuudet eivät yleensä aiheuta esteellisyyttä. Jos valtuutettujen esteellisyyssääntelyä ei muuteta nykyisestä, sidonnaisuussääntely valtuutettujen ja varavaltuutettujen kohdalla ei ole tarpeellista eikä tarkoituksenmukaista. Keskeinen toimija kunnassa on kunnanhallitus, jonka esittelijänä toimii kunnanjohtaja. Velvollisuus sidonnaisuuksien ilmoittamiseen voitaisiin kohdistaa ainakin kunnanhallituksen jäseniin ja varajäseniin sekä kunnanjohtajaan. Sääntelyn ulottaminen valtuuston puheenjohtajistoon on myös perusteltua, koska he osallistuvat kunnanhallituksen työskentelyyn. Lappeenrannan kaupunki on aloittanut yhdessä Saimaan talous ja tieto Oy:n, Imatran kaupungin ja Eksoten kanssa kehitysprojektin, joka tähtää työtehtävissä syntyvien asiakirjojen käsittelyyn sähköisesti niiden koko elinkaaren ajan. Kokonaisvaltaiseksi asianja asiakirjahallinnan sekä sähköisen arkistoinnin työkaluksi on valittu M-Files. Lappeenrannan, Imatran ja Eksoten tarkastusyksiköt ovat esittäneet pyynnön miettiä soveltuvaa ratkaisua uuden kuntalain mukaiselle sidonnaisuuksien ilmoittamiselle tulevaan M-Files asianhallintajärjestelmän yhteyteen. Jotta luottamushenkilöille/viranhaltijoille ei tulisi käyttöön useita eri työvälineitä, on sidonnaisuusilmoitukset suunniteltu toteutettavan osaksi uudistuvaa asianhallintaympäristöä ja sen sähköistä kokouspalvelua (ekokous). (AV) Tp Tarkastuslautakunta päättää merkitä tiedoksi uudessa kuntalaissa tarkastuslautakunnan tehtäväksi säädetystä sidonnaisuuksien ilmoittamisesta.
KH 247 Tarla Tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että sidonnaisuustiedot pyydetään kuntalain 84 :ssä mainituilta luottamushenkilöiltä ja viranhaltijoilta eli velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kaupunginhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä ja varajäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia (pois lukien vaalilautakunnat), kaupunginjohtajaa sekä kaupunginhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Samalla tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että sidonnaisuustietojen ilmoittamisessa noudatetaan Kuntaliiton suositusta ilmoitettavista tiedoista. Kuntaliiton suositusta täydennetään merkittävää elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten hankitun varallisuuden ja otettujen velkojen ja takausten osalta seuraavin tiedoin: Taloudellinen asema Merkittävää elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten hankittu varallisuus (Yli 100 000 euron omistukset yhden kohteen osalta ja muut omistusosuudet, jotka ylittävät 30 % äänivallasta.) Merkittävät elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten otetut velat ja takaukset (Yli 100 000 euron velat sekä samassa tarkoituksessa annetut yli 200 000 euron takaukset tai muut vastuut.) Lisäksi tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuuston 12.9.2016 ( 363) hyväksymää ja 1.6.2017 voimaan tulevaa hallintosääntöä päivitetään siten, että hallintosääntöön lisätään tarkastuslautakuntaa koskevat sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät seuraavasti: Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi yhden kerran vuodessa. Hyväksyttiin. Valmistelija/lisätiedot: kaupunginsihteeri Juha Willberg, puh. 040 501 1561 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Oheismateriaali
Kuntaliiton ohjeistus sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä Sähköinen Lomake (sähköisen sidonnaisuusilmoituksen sisältö) (JW) Kj Kaupunginhallitus esittää tarkastuslautakunnan esityksen perusteella kaupunginvaltuustolle, että sidonnaisuustiedot pyydetään kuntalain 84 :ssä mainituilta luottamushenkilöiltä ja viranhaltijoilta eli velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kaupunginhallituksen ja maankäyttöja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia (pois lukien vaalilautakunnat), kaupunginjohtajaa sekä kaupunginhallituksen ja lautakunnan esittelijää. sidonnaisuustietojen ilmoittamisessa noudatetaan Kuntaliiton suositusta ilmoitettavista tiedoista. Kuntaliiton suositusta täydennetään merkittävää elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten hankitun varallisuuden ja otettujen velkojen ja takausten osalta seuraavin tiedoin: Taloudellinen asema Merkittävää elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten hankittu varallisuus (Yli 100 000 euron omistukset yhden kohteen osalta ja muut omistusosuudet, jotka ylittävät 30 % äänivallasta.) Merkittävät elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten otetut velat ja takaukset (Yli 100 000 euron velat sekä samassa tarkoituksessa annetut yli 200 000 euron takaukset tai muut vastuut.) KV 61 Kh Liitteet Kh Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi kerran vuodessa. Hyväksyttiin. Kuntaliiton ohjeistus sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä Sähköinen Lomake (sähköisen sidonnaisuusilmoituksen sisältö) (JW) esittää tarkastuslautakunnan esityksen perusteella kaupunginvaltuustolle, että sidonnaisuustiedot pyydetään kuntalain 84 :ssä mainituilta luottamushenkilöiltä ja viranhaltijoilta eli velvollisuus ilmoittaa
sidonnaisuuksista koskee kaupunginhallituksen ja maankäyttöja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia (pois lukien vaalilautakunnat), kaupunginjohtajaa sekä kaupunginhallituksen ja lautakunnan esittelijää. sidonnaisuustietojen ilmoittamisessa noudatetaan Kuntaliiton suositusta ilmoitettavista tiedoista. Kuntaliiton suositusta täydennetään merkittävää elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten hankitun varallisuuden ja otettujen velkojen ja takausten osalta seuraavin tiedoin: Taloudellinen asema Merkittävää elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten hankittu varallisuus (Yli 100 000 euron omistukset yhden kohteen osalta ja muut omistusosuudet, jotka ylittävät 30 % äänivallasta.) Merkittävät elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten otetut velat ja takaukset (Yli 100 000 euron velat sekä samassa tarkoituksessa annetut yli 200 000 euron takaukset tai muut vastuut.) TARKL Kv Liitteet Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi kerran vuodessa. Hyväksyttiin. Valmistelija/lisätiedot: Tarkastuspäällikkö Anitta Vilkko, puh. 040 522 9377 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen rekisteriseloste sidonnaisuusilmoituksista Sidonnaisuusilmoitukset esittelyteksti yleiseen tietoverkkoon Sidonnaisuusilmoitukset/sidonnaisuusrekisteri - kooste 20.10.2017 Ilmoitusvelvollisia luottamushenkilöitä ovat: - valtuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat - kunnanhallituksen puheenjohtajat ja -jäsenet - lautakunnan puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat (ei keskusvaalilautakunta) - maankäyttö- ja rakennuslain tarkoittamia tehtäviä hoitavan toimielimen jäsenet (kaupunkikehityslautakunta, lupalautakunta ja sen rakennuslupajaosto) Ilmoitusvelvollisuus koskee myös em. toimielinten varajäseniä. Viranhaltijoista ilmoitusvelvollisia ovat: - kunnanjohtaja - kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijät
Ilmoitusvelvollisuus ei koske varaesittelijöitä. Sidonnaisuusilmoitus ei poista velvollisuutta ilmoittaa esteellisyydestään kunnallisessa päätöksenteossa. Esteellisyydet ratkaistaan tapauskohtaisesti kuntalain ja hallintolain säädösten mukaisesti. Kuntalaissa tai sen perusteluissa on varsin niukasti selostettu ilmoitusvelvollisuuden sisältöä. Kuntalain hallituksen esityksessä (HE 268) sidonnaisuuksien osalta on todettu mm. seuraavaa: Ilmoitusvelvollisuus koskee niitä tietoja, joilla voidaan objektiivisesti arvioiden voivan olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävien hoitamisessa. Sidonnaisuusilmoitus koskee kuitenkin vain sellaisia jäsenyyksiä tai omistuksia, joita asianomaisella luottamushenkilöllä tai viranhaltijalla itsellään on. Ilmoitusvelvollisuus ei siten koske läheisten henkilöiden jäsenyyksiä tai omistuksia. Elinkeinotoiminnalla tarkoitettaisiin liike- ja ammattitoimintaa. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluisivat yrityksen tai muun yhteisön johtotehtävät eli ainakin toimitusjohtajan ja varatoimitusjohtajan tehtävät. Luottamustoimilla tarkoitettaisiin taas yhteisön tai yrityksen toimielinten jäsenyyttä eli keskeisimmin yrityksen hallituksen tai siihen rinnastettavan toimielimen jäsenyyttä. Muilla sidonnaisuuksilla, joilla voi olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävien hoitamisessa tarkoitettaisiin esimerkiksi merkittäviä kiinteistöjen tai asunto-osakeyhtiön osakkeiden omistuksia. Sidonnaisuusilmoitus ei korvaa luottamushenkilön velvollisuutta esittää selvitys vaalikelpoisuuden arvioinnin edellyttämistä tiedoista eikä myöskään velvollisuutta antaa selvitys yksittäistapauksissa esteellisyyden arvioimiseksi tarvittavista tiedoista. Ilmoitusvelvollinen on itse vastuussa sidonnaisuusilmoituksen tekemisestä, mutta tarkastuslautakunnalla on valvontavelvollisuuteensa liittyen mahdollisuus kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uusi ilmoitus tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Vaikka ilmoitukset saatetaan erikseen valtuuston tiedoksi, avoimuuden kannalta tärkeää on, että sidonnaisuusrekisteri julkaistaan yleisessä tietoverkossa, jolloin kenellä hyvänsä on oikeus tutustua sidonnaisuustietoihin. Salassa pidettäviä tietoja ei kuitenkaan tule laittaa julkiseen tietoverkkoon. Tällaisia ovat muun muassa julkisuuslain 24 :ssä tarkoitetut salassa pidettävät asiat. Sidonnaisuusrekisteri on henkilörekisteri, jolloin henkilötietolain säännökset tulevat myös sovellettavaksi.
Olennaista on, että rekisterin tiedot ovat ajan tasalla ja hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta, kun luottamustoimi tai tehtävä on päättynyt. Julkisuuslain 24 :ssä on 32 kohtaa yleisistä salassapitoperusteista. Kuntalain sidonnaisuuksien ilmoittamisen kannalta on hyvä ottaa huomioon 23- ja 32-kohdat: 23-kohta: Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilön vuosituloista tai kokonaisvarallisuudesta taikka tuen tai etuuden perusteena olevista tuloista ja varallisuudesta taikka jotka muutoin kuvaavat hänen taloudellista asemaansa. 32-kohta: Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilön poliittisesta vakaumuksesta tai tietoja henkilön yksityiselämän piirissä esittämistä mielipiteistä taikka tietoja henkilön elintavoista, osallistumisesta yhdistystoimintaan tai vapaa-ajan harrastuksista, perhe-elämästä tai muista niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista. * asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilön toimimisesta poliittisessa tai muussa luottamustehtävässä tai henkilön pyrkimisestä sellaiseen tehtävään samoin kuin henkilön osallistumisesta poliittisen puolueen perustamiseen ja rekisteröintiin tai valitsijayhdistyksen perustamiseen vaaleja varten, ovat kuitenkin julkisia. Lappeenrannan kaupunginvaltuusto on kokouksessaan 15.5.2017 hyväksynyt, että 1.6.2017 voimaan tulleeseen hallintosääntöön lisätään hallinnon ja talouden tarkastusta koskevaan 11. luvun 3 :ään uusi tehtäväkohta: 4. Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi yhden kerran vuodessa. Liitteenä on henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen rekisteriseloste sidonnaisuusilmoituksista. Valtuusto on 5.6.2017 valinnut valtuuston puheenjohtajat sekä kaupunginhallituksen ja lautakuntien jäsenet ja varajäsenet. Tässä kokouksessa tehtyjen valintojen osalta sidonnaisuusilmoitukset on pyydetty ensimmäisen kerran 7.6.2017 lähetetyllä sähköpostiviestillä. Valtuusto on 4.9.2017 täydentänyt lupalautakunnan sekä Etelä-Karjalan pelastuslautakunnan kokoonpanoa muiden kuntien edustajilla.
Sidonnaisuusilmoitukset on pyydetty liitteenä olevalla sähköisellä lomakkeella. Esityslistan liitteenä on kooste tarkastuslautakunnalle 20.10.2017 mennessä tehdyistä sidonnaisuuksista, joista muodostuu sidonnaisuusrekisteri. Sidonnaisuusilmoituksissa ei ole vielä käytössä sähköistä ilmoitusmenettelyä, joten on tarkoituksenmukaista antaa tarkastuspäällikölle valtuudet päivittää sidonnaisuusrekisteriä tarvittaessa muutosilmoitusten perusteella. Tarkastuspäällikkö antaa rekisterin päivitykset tiedoksi tarkastuslautakunnalle. Esittelijän ehdotus Päätös Tarkastuslautakunta päättää - hyväksyä liitteenä olevan henkilötietolain (523/99) 10 :n mukaisen rekisteriselosteen; - hyväksyä liitteenä olevat kuntalain 84 :n tarkoittamat sidonnaisuusilmoitukset; - saattaa liitteenä olevat sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi; - valtuuttaa tarkastusupäällikön tarvittaessa täydentämään sidonnaisuusrekisteriä ilmoitusten perusteella. Muutokset annetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle. - hyväksyä, että kuntalain mukaiset sidonnaisuusilmoitukset tarkastaa ja julkaisee ne yleisessä tietoverkossa (Lappeenrannan kaupungin www-sivuilla) tarkastuspäällikkö sen jälkeen, kun tarkastuslautakunta on käsitellyt ja hyväksynyt ilmoitukset; - hyväksyä, että sidonnaisuusilmoituksien rekisteristä ei luovuteta tietoja suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, matrikkeleihin ja sukututkimuksiin; - hyväksyä, että tarkastuslautakunnan pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan kokouksessa.