Ohje 1 (8) 10.10.2017 VK/796/00.00.00.01/2017 Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Valtion maksuaikakortilla maksaminen mobiilisovelluksessa ja verkkokaupassa sekä näihin ostoihin liittyvien kuittien käsittely Voimaantulo Lisätiedot Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 40 :n (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoyksikköjen maksuliikkeen hoitamisesta ja antaa tarvittavat määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja palkan laskennassa käytettävistä järjestelmistä. Mobiilimaksaminen älypuhelimiin ja muihin päätelaitteisiin ladattavilla sovelluksilla laajenee ja useimmiten niihin on mahdollisuus tallentaa maksukortin numero, ja osto on mahdollista veloittaa maksukortilta. Valtion maksuaikakorteilla tehdään hankintoja myös verkkokaupoissa, jolloin ostosta ei välttämättä saada kuittia, vaan ainoastaan tilausvahvistus. Tässä ohjeessa kuvataan toimintatavat maksettaessa mobiilisovelluksella tehty osto valtion maksuaikakortilla. Lisäksi ohjeistetaan verkkokaupoista saatavien tositteiden käsittely. Ohjeessa on kuvattu myös käytäntöjä tilanteissa, joissa ostosta ei ole saatavilla kuittia. Tämä ohje tulee voimaan välittömästi. Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin -toimialalta puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta maksuliike (at) valtiokonttori.fi ja matkahallinta (at) valtiokonttori.fi Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta Maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen Liite: Tiedoksi: Valtorin ohje 30.6.2017: Mobiililaitekäyttäjän perusohje Valtiontalouden tarkastusvirasto Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. 0295 50 2000, Faksi 0295 50 3333, www.valtiokonttori.fi
Ohje 2 (8) Valtion maksuaikakortilla maksaminen mobiilisovelluksessa ja verkkokaupassa sekä näihin ostoihin liittyvien kuittien käsittely Sisällysluettelo 1 Yleistä... 3 1.1 Ohjeen soveltamisala ja rajaukset... 3 1.2 Yleiset periaatteet... 3 2 Mobiilimaksaminen älypuhelimilla... 3 2.1 Sovellukset ja valtion maksuaikakortin numero... 3 2.2 Käsittely matka- ja kuluhallinnan järjestelmässä... 4 2.3 Tietoturva ja riskit... 4 3 Menon kirjaaminen kuitin puuttuessa... 4 3.1 Laki kuitintarjoamisvelvollisuudesta käteiskaupassa (658/2013)... 4 3.2 Kirjanpitoyksikön harkinta... 5 3.3 Ostosta ei saa ulkopuolisen antamaa tositeta/kuittia... 5 3.4 Tilanteita, joissa kuittia ei ole mahdollista saada... 5 3.4.1 Verkkokaupassa tehdyt ostot... 5 3.4.2 Mobiilisovelluksella maksetut ostot... 6 3.4.3 Henkilön omalla matkakortilla tai puhelimella maksetut kulut... 6 3.4.4 Kulun tiedot M2 matka- ja kuluhallinnan järjestelmässsä... 6 4 Arvonlisäveron kirjaaminen kuitin puuttuessa... 6 5 Ulkopuolinen rahoitus... 7 6 Yhteenvetotaulukko... 8
Ohje 3 (8) 1 Yleistä 1.1 Ohjeen soveltamisala ja rajaukset 1.2 Yleiset periaatteet Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 43 :ssä todetaan, että kirjausten tulee perustua päivättyyn, numeroituun ja hyväksyttyyn tositteeseen, joka todentaa kirjanpitotapahtuman. Edelleen 44 :n 3. momentin mukaan liikekirjanpidon menon ja tulon todentavasta tositteesta on käytävä selville, mistä meno tai tulo on aiheutunut. Talousarviokirjanpidon talousarviomenon ja talousarviotulon todentavasta tositteesta on käytävä selville, mistä talousarviomeno tai talousarviotulo on aiheutunut. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta, suoritteen luovutusajankohta taikka muu liikekirjanpidon ja talousarviokirjanpidon menon tai tulon syntymisajankohta on voitava osoittaa tositteella tai sen liitteellä taikka muulla vastaavalla tavalla. Tässä ohjeessa kuvataan toimintatavat maksettaessa mobiilisovelluksella tehty osto valtion maksuaikakortilla. Lisäksi ohjeistetaan verkkokaupoista saatavien tositteiden käsittely. Ohjeessa on kuvattu myös käytäntöjä tilanteissa, joissa ostosta ei ole mahdollista saada kuittia. Valtion maksuaikakortin käytöstä annettua määräystä ja ohjetta (Valtion maksukortin käyttö, 13.2.2012, Dnro VK 46/03/2012) ja Nordean maksamisratkaisun käyttöönotto, 28.11.2013, Dnro VK 1180/00.01/2013,) sovelletaan myös tilanteisiin, joissa maksu suoritetaan mobiilisovelluksella. Mobiilisovellusten osalta tämä ohje koskee matkustukseen ja pienkulujen maksamiseen tarkoitettuja sovelluksia, joilla voi esimerkiksi maksaa pysäköintimaksun, ostaa matkalipun tai tilata ja maksaa taksimatkan. Sovellusten käytöllä on mahdollista tehostaa käsittelyprosessia ja siksi niiden hyödyntäminen on perusteltua. Ohjeessa ei oteta kantaa yksittäisiin sovelluksiin, niiden soveltuvuuteen tai niiden käyttöön. Lähtökohtana kuitenkin on, että käytetään vain Suomessa yleisesti tunnettujen palveluntarjoajien mobiilisovelluksia, ellei kirjanpitoyksikön toiminnan luonteesta muuta johdu. Kirjanpitoyksikkö päättää, miten laajasti se sallii mobiilisovellusten käytön sekä ohjeistaa henkilöstönsä toimimaan annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti. 2 Mobiilimaksaminen älypuhelimilla 2.1 Sovellukset ja valtion maksuaikakortin numero Palveluntarjoajan mobiilisovellus ladataan puhelimen sovelluskaupasta. Sovelluksella voi esimerkiksi maksaa pysäköintimaksun, ostaa matkalipun tai tilata ja maksaa taksimatkan. Sovellukseen voi tallentaa henkilölle nimetyn maksuaikakortin numeron. Sovellukset tarjoavat usein myös mahdollisuuden käsitellä maksu puhelinlaskulla. Maksun käsittely puhelinlaskulla ei kuiten-
Ohje 4 (8) kaan ole valtiolla suositeltava ratkaisu, koska ostot estävät automaattitiliöinnin hyödyntämisen puhelinoperaattoreiden laskuilla ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä. Useimmissa mobiilisovelluksissa on mahdollisuus lähettää kuitti pdf-muodossa sähköpostiosoitteeseen. Tätä ominaisuutta tulee käyttää aina, kun sovellus sen mahdollistaa. 2.2 Käsittely matka- ja kuluhallinnan järjestelmässä 2.3 Tietoturva ja riskit Kun osto on maksettu mobiilisovelluksen tietoihin tallennetulla valtion maksuaikakortilla jonka ostotapahtumat siirretään M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmään, mobiilisovelluksella tehty ostotapahtuma siirtyy sähköisesti käsiteltäväksi järjestelmään samalla tavalla kuin muut ko. maksuaikakortilla tehdyt ostot. Sovelluksella tehdystä ostosta saatu sähköisessä muodossa oleva kuitti liitetään matka- tai kululaskuun. Valtion maksuaikakortin numeron tallentamiselle mobiilisovelluksiin ei ole maksamisratkaisun toimittajalta saadun tiedon mukaan turvallisuus- tai muita esteitä. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori vastaa valtion mobiililaitteista ja niiden käytön ohjeistuksesta. Valtorilla ei kuitenkaan ole suosituksia tiettyjen nimettyjen sovellusten käytöstä mobiililaitteissa. Valtori on arvioinut sen tuotteistamien mobiililaitteiden olevan riittävän turvallisia tässä ohjeessa kuvattuun käyttöön, edellyttäen että niitä käytetään Valtorin antamien ohjeiden mukaisesti. Mikäli käyttäjä epäilee, että mobiililitteen tai maksukortin turvallisuus on vaarantunut, tulee käyttäjän välittömästi ottaa yhteyttä Valtoriin sekä kortin sulkupalveluun. Liitteenä on 30.6.2017 päivätty Valtorin laatima mobiililaitekäyttäjän perusohje. Valtori julkaisee ohjeita palveluportaalissaan. Merkittävä vastuu yksittäisen laitteen tietoturvallisesta käytöstä on laitteen käyttäjällä. Kirjanpitoyksikön tulee varmistaa, että käyttäjien tiedot ja taidot laitteiden käytössä ovat ajantasalla. 3 Menon kirjaaminen kuitin puuttuessa Kirjausten tulee perustua tositteeseen (TaA 43 ). Tilausvahvistus tai vastaava on rinnastettavissa kirjauksen perusteena olevaksi tositteeksi. Milloin tositteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee selvittää kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman tositteen avulla. 3.1 Laki kuitintarjoamisvelvollisuudesta käteiskaupassa (658/2013) Lain mukaan elinkeinonharjoittajan on tarjottava tavaran tai palvelun ostajalle maksusuorituksesta laadittu kuitti, jos maksu suoritetaan käteisellä rahalla tai siihen rinnastettavalla maksutavalla. Kuitti voidaan tarjota myös sähköisesti.
Ohje 5 (8) 3.2 Kirjanpitoyksikön harkinta Kuitissa on oltava seuraavat tiedot: 1. elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot ja y-tunnus 2. kuitin antamispäivä 3. kuitin tunnistenumero tai muu yksilöivä tieto 4. myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji 5. tavaroista tai palveluista suoritettu maksu ja suoritettavan arvonlisäveron määrä verokannoittain taikka arvonlisäveron peruste verokannoittain. Lakia ei sovelleta: 1. automaatista tapahtuvaan myyntiin 2. arpajaislainsäädännössä tarkoitettuun toimintaan 3. markkina- ja torikauppaan ulkotiloissa, lukuun ottamatta alkoholijuomien vähittäismyyntiä ja anniskelua 4. sähköiseen kaupankäyntiin, laskun maksamiseen ja muihin sellaisiin maksutilanteisiin, joissa ostaja voi itsenäisesti maksaa tavaran tai palvelun ilman elinkeinonharjoittajan läsnäoloa. Kirjanpitoyksikkö voi määritellä ne rajatut poikkeustilanteet, jolloin erillistä myyjän tarjoamaa kuittia tai erillistä itse laadittua tositetta ei matka-/kululaskulle tarvitse liittää. Tällöinkin kululle on annettava muu riittävä selvitys menon perusteesta ja tämän voi tehdä esimerkiksi kirjoittamalla selvitys matka- tai kululaskulle ostotapahtuman selitteeksi. Selvityksessä on mainittava vähintään tavarahankintojen osalta määrä ja laji, palveluostosta palvelun laji. Kirjanpitoyksikön tulee poikkeustilanteet määritellessään huomioida sisäisen valvonnan näkökulma. Mahdolliset väärinkäytöstilanteet pitää pystyä havaitsemaan ja myös mahdollisimman pitkälle etukäteen eliminoimaan. 3.3 Ostosta ei saa ulkopuolisen antamaa tositeta/kuittia Jos ostosta ei ole ollut mahdollista saada kuittia tai alkuperäinen kuitti on hävinnyt, eikä siitä ole tarkoituksenmukaista hankkia kopiota, on ostotapahtumasta annettava tositteelle muu riittävä selvitys. Liikekirjanpidossa meno kirjataan menolajin mukaiselle tilille. Talousarviokirjanpidossa meno kirjataan sille tilille, mille se on budjetoitu. 3.4 Tilanteita, joissa kuittia ei ole mahdollista saada 3.4.1 Verkkokaupassa tehdyt ostot Verkkokaupassa tehdystä ostosta ei myyjältä aina saa kuittia, vaan ainoastaan oston yhteydessä toimitetun tilausvahvistuksen. Tilausvahvistus ei välttämättä sisällä kaikkea sitä tietoa, jota laki (658/2013) kuitin tietosisällöltä edellyttää. Kauppiaan antama kuittaus (tilausvahvistus tai vastaava) on rinnastettavissa kirjauksen perusteena olevaksi tositteeksi. Arvonlisäveroerittelyn puuttuminen
Ohje 6 (8) 3.4.2 Mobiilisovelluksella maksetut ostot ei vaikuta arvonlisäveron kirjaamiseen. Matka- tai kululaskulla kulun selitteeseen on kirjoitettava tselvitys kuitin puuttumisesta. Valtiokonttori on antanut ohjeen Nordean maksamisratkaisun käyttöönotosta 28.11.2013, Dnro VK 1180/00.01/2013. Ohjeen luvussa "Maksuaikakortin käyttö internetin kautta tehtävissä hankinnoissa ja muussa etämyynnissä" kuvataan verkkokaupassa tehdyn oston käsittely. Jos mobiilisovellus ei tuota kuittia, kulun selitteeseen kirjoitetaan, että kyseessä on mobiilimaksu, sekä muut oston sisältöä täydentävät selitteet, vähintään tavaraostosta määrä ja laji sekä palveluostosta palvelun laji. Järjestelmään konekielisesti siirtyneen ostotapahtuman tiedoista on todettavissa mistä osto on tehty sekä oston ajankohta, eikä laskun laatijan tarvitse näitä tietoja erikseen uudelleen merkitä. 3.4.3 Henkilön omalla matkakortilla tai puhelimella maksetut kulut Käytännössä voi syntyä tilanteita, että henkilö maksaa omalla henkilökohtaisella joukkoliikenteen matkakortilla tai omalla puhelimella virka-/työtehtävän hoitamiseen liittyviä kuluja, joista hän on oikeutettu saamaan korvausta. Mikäli em. ostosta ei ole mahdollista saada kuittia, on henkilön annettava muu riittävä selvitys kulusta matka- tai kululaskulla. 3.4.4 Kulun tiedot M2 matka- ja kuluhallinnan järjestelmässsä Maksettaessa osto valtion maksuaikakortilla, jonka ostotapahtumat siirretään M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmään, järjestelmään tulleen ostotapahtuman tiedoissa on yleensä mukana myyjän toimialakoodi, jolloin järjestelmä antaa ostotapahtumalle automaattisesti oikean kululajin ja erottelee arvonlisäveron ja nettosumman ao. verokannan mukaisesti. Jos järjestelmä ei ole antanut ostotapahtumalle automaattisesti kululajia, kululaji ja oikea arvonlisäverokanta valitaan laskua tehdessä. Jos ostosta ei ole saatu kuittia, kulun selitteeseen kirjoitetaan tilanteesta riippuen mobiilimaksu, joukkoliikenteen matkakortin käyttö tai muu selvitys kuitin puuttumisesta. Tavaraostosta kerrotaan määrä ja laji, palveluostosta palvelun laji. Lisäksi kirjoitetaan ostosta riippuen muut tarvittavat selitteet. 4 Arvonlisäveron kirjaaminen kuitin puuttuessa Arvonlisäveron vähennyskelpoisuus ei valtiolla ole kirjausperuste, koska valtio on arvonlisäverovelvollinen vain liiketoiminnan muodossa tapahtuvasta myynnistä eikä valtiolla ole hankinnoistaan vähennysoikeutta (AVL 116 ). Mikäli ostosta ei ole saatu kuittia tai se on hävinnyt, eikä kuittikopion hankkiminen ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista, voi arvonlisäveromenon kirjata kirjanpitoon seuraavien periaatteiden mukaisesti: Kulutus- ja investointimenojen arvonlisäveromeno kirjataan liikekirjanpidossa 1 ja 4 -alkuisten tilien yhteydessä aina tililajiin 930 Suoritetut arvonlisäverokulut.
Ohje 7 (8) 5 Ulkopuolinen rahoitus Talousarviokirjanpidon tili määräytyy sen mukaan, miten vero on budjetoitu. Valtion kulutus- ja investointimenot on budjetoitu ilman arvonlisäveroa. Muille kuin erikseen verovelvollisille valtion virastoille ja laitoksille myönnetään määrärahat verottomin hinnoin. Ilman arvonlisäveroa budjetoiduista menoista kirjataan menon osuus toimintamenomomentille ja arvonlisäveron osuus arvonlisäveromenomomentille. Ulkopuolinen rahoittaja saattaa edellyttää kuittien osalta toisenlaisia käytäntöjä kuin tässä ohjeessa on määritelty. Ko. tapauksissa noudatetaan rahoittajan antamaa ohjeistusta.
Ohje 8 (8) 6 Yhteenvetotaulukko Tilanne Osto mobiilisovelluksella: virkapuhelin, johon on tallennettu valtion maksuaikakortin tiedot Osto verkkokaupassa, valtion maksuaikakortti Osto mobiilisovelluksella: henkilökohtainen puhelin Osto henkilön omalla matkakortilla tai tekstiviestilippu henkilökohtaiseen puhelimeen Kuitin käsittely Jos ostosta on mahdollista saada kuitti, se liitetään matka-/kululaskulle. Muussa tapauksessa kirjoitetaan selvitys kulusta matka-/kululaskulle. Jos saadaan kuitti, se liitetään matka- tai kululaskulle tai ostolaskulle. Muussa tapauksessa liitetään tilausvahvistus tai viime kädessä kirjoitetaan selvitys kulusta matka-/kululaskulle tai ostolaskulle. Jos ostosta on mahdollista saada kuitti, se liitetään matka-/kululaskulle. Muussa tapauksessa kirjoitetaan selvitys kulusta matka-/kululaskulle. Kirjoitetaan selvitys kulusta matka-/kululaskulle asianomaisen kulun selitteeseen.