OHJE SENAATTILAN KÄYTTÄJÄKSI REKISTERÖITYMISTÄ VARTEN 29.5.2015
SISÄLLYSLUETTELO Senaattilan käyttäjäksi rekisteröityminen sivut 3-25 Sähköpostiosoitteella rekisteröityminen sivut 7-14 Virtu-tunnistautumisella rekisteröityminen sivut 15-24 Jos rekisteröinti epäonnistuu sivu 25 Senaattila-palveluun kirjautuminen sivut 26-30 Omien tietojen hallinta sivut 31-32 Palvelun etusivu: https://www.senaattila.fi Käyttäjätuki Sähköposti senaattila@netum.fi Puhelin (09) 425 77 800, palveluaika klo 8-16 2
SENAATTILAN KÄYTTÄJÄKSI REKISTERÖITYMINEN
SENAATTILAN KÄYTTÄJÄKSI REKISTERÖITYMINEN Senaattilan etusivulle on koottu ohjeet palvelun käyttäjäksi rekisteröitymistä, kirjautumista ja omien tietojen hallintaa varten. Rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi hyväksyt käyttöehdot, jotka ovat luettavissa Senaattilan sivulla Aloita rekisteröitymällä Senaattilan käyttäjäksi valitsemalla Luo tunnus 4
REKISTERÖITYMINEN Kaikkien käyttäjien on rekisteröidyttävä Senaattila-palvelun käyttäjäksi Vanhat Senaattila-käyttäjätunnukset eivät kelpaa uudessa palvelussa Rekisteröinti vaatii Työsähköpostiosoitteen, jonka toimivuus varmistetaan vahvistusviestin avulla Virkamiehen tunnistamisen Virtu-luottamusverkostoon kuuluvien organisaatioiden työntekijät voivat rekisteröityä käyttäen oman kotiorganisaation tunnistamista. Tämä mahdollistaa palvelujen käytön kertakirjautumisen avulla. Rekisteröinti Senaatin asiakasorganisaation käyttäjäksi Käyttäjä liitetään Senaatin asiakasorganisaatioon työsähköpostiosoitteen tai Virtukotiorganisaatiotiedon perusteella Käyttäjän on tarpeen tarkentaa, mitä organisaatiota hän edustaa, jos samaa sähköposti-domainia (esim. @virasto.fi) käyttää useampi Senaatin asiakasorganisaatio Käyttäjälle toimitetaan vahvistus rekisteröitymisen onnistumisesta sähköpostiin Henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana toimitetaan sähköpostilla Senaatin turvapostin kautta Mikäli käyttäjän asiakasorganisaatiota ei voida päätellä annetuista tiedoista, menee rekisteröintipyyntö Senaatille käsiteltäväksi ja Senaatti ottaa yhteyttä käyttäjään 5
REKISTERÖINTITAVAN VALINTA Valitse haluatko rekisteröityä Virtutunnistusta käyttäen vai työsähköpostiosoitetta käyttäen. Virtu-tunnistaminen tarjoaa sinulle mahdollisuuden kirjautua palveluun oman organisaatiosi käyttäjätunnuksella ja salasanalla, jolloin sinun ei tarvitse muistaa uusia tunnuksia. 6
SÄHKÖPOSTI- OSOITTEELLA REKISTERÖITYMINEN
REKISTERÖINTITAVAN VALINTA Valitse rekisteröinti työsähköpostiosoitetta käyttäen. 8
REKISTERÖITYMINEN SÄHKÖPOSTIOSOITTEELLA Rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi hyväksyt palvelun käyttöehdot, jotka ovat luettavissa Senaattilan etusivulla Syötä omat tietosi. Pakolliset tiedot on merkitty *-merkillä. Syötä työsähköpostiosoitteesi, joka on toimiva ja käytössäsi, koska siihen toimitetaan rekisteröinnin vahvistusviesti Organisaatio, jota edustat kentän tietoa käytetään hyväksi epäselvien rekisteröintipyyntöjen selvityksessä 9
VAHVISTUSPYYNNÖN TOIMITTAMINEN Näet yhteenvedon ilmoittamistasi tiedoista Ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen lähetetään rekisteröitymisen vahvistuspyyntö 10
SÄHKÖPOSTIREKISTERÖINNIN VAHVISTAMINEN Vahvista rekisteröityminen klikkaamalla sähköpostiisi saapuneen vahvistuspyynnön sisältämää linkkiä. 11
EDUSTAMASI ORGANISAATION VALITSEMINEN Valitse edustamasi asiakasorganisaatio. Tämä määrittely tarvitaan, jotta voit käyttää Palvelupyynnöt sovellusta. Valittavana on sähköpostiosoitteesi perusteella tunnistetut asiakasorganisaatiot Valinnan perusteella sinulle näytetään ensisijaisesti tämän asiakasorganisaation kiinteistökohteet Senaattila Palvelupyynnöt -palvelussa. Vahvista valinta klikkaaalla Valmis -painiketta. Voit tarvittaessa muuttaa valintoja myöhemmin. 12
VALINNAN TALLENTAMINEN Kun valinnat on tallennettu, voit sulkea ikkunan. Voit muuttaa tietoja myöhemmin. Viimeisin tekemäsi organisaatiovalinta jää voimaan. 13
KÄYTTÄJÄTUNNUKSEN JA SALASANAN TOIMITTAMINEN Käyttäjätunnus ja salasana toimitetaan sinulle sähköpostiviestissä, joka sisältää linkin Senaatin turvapostipalveluun Avaamalla linkin pääset suojatulla selainyhteydellä lukemaan viestin, jonka sisältönä on uusi käyttäjätunnus ja salasana Kirjautumistiedot on tarkoitettu vain henkilökohtaiseen käyttöön On suositeltavaa vaihtaa salasana heti 14
VIRTU- REKISTERÖINTI
REKISTERÖINTITAVAN VALINTA Valitse rekisteröinti Virtu virkamiehen tunnistamisen luottamusverkoston avulla. 16
VIRTU REKISTERÖINTI Rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi hyväksyt palvelun käyttöehdot, jotka ovat luettavissa Senaattilan sivulla Valitse Virtu alasvetovalikosta oma organisaatiosi ja klikkaa Valitse 17
VIRTU-KIRJAUTUMINEN Valittuasi Virtukirjautumisen sinut ohjataan tunnistautumaan kotiorganisaatiosi tunnistuspalveluun Huom. Sinulla on oltava verkkoyhteys auki kotiorganisaatiosi tunnistuspalveluun (esim. organisaatiosi toimistoverkon tai VPNyhteyden kautta) Jos olet jo kirjautuneena kotiorganisaatiosi verkkoon, sinun ei tarvitse erikseen tunnistautua vaan pääset tämän vaiheen ohi kertakirjautumaan suoraan palveluun Huom. Tämän sivun sisältönä on oman kotiorganisaatiosi tarjoama tunnistuspalvelu. 18
VIRTU-KÄYTTÄJÄN TIETOJEN TARKISTUS JA SYÖTTÖ Tarkista Virtutunnistamisen kautta saadut tiedot ja täydennä puuttuvat tiedot Organisaatio, jota edustat kentän tietoa käytetään hyväksi epäselvien rekisteröintipyyntöjen selvityksessä Lopuksi valitse Valmis. 19
YHTEENVETO REKISTERÖIDYISTÄ KÄYTTÄJÄTIEDOISTA Palvelu esittää yhteenvedon käyttäjätiedoista. Lopuksi valitse Sulje. 20
VAHVISTUSVIESTI REKISTERÖINNIN ONNISTUMISESTA Virtu-käyttäjän sähköpostiin lähetetään vahvistusviesti rekisteröinnin onnistumisesta Toimi viestin ohjeiden mukaan: Sinun tulee vielä käydä asettamassa organisaatiotiedot ennen kuin voit käyttää Palvelupyynnötpalvelua! 21
OMAN ORGANISAATIOTIEDON TARKENTAMINEN Virtun kautta rekisteröityneen käyttäjän on erikseen asetettava edustamansa organisaatio Valitse Senaattilan etusivulta: Hallinnoi omia tietojasi Organisaatiotiedon päivittäminen Jos sinulla on Virtukirjautuminen voimassa, niin sinut ohjataan kertakirjautumisen avulla asettamaan organisaatiovalinnat. Muussa tapauksessa sinun on ensin tunnistauduttava kotiorganisaatiosi tunnistuspalvelulle. 22
EDUSTAMASI ORGANISAATION VALITSEMINEN Valitse edustamasi asiakasorganisaatio. Valittavana on Virtukotiorganisaatiosi perusteella tunnistetut asiakasorganisaatiot Valinnan perusteella sinulle näytetään ensisijaisesti tämän asiakasorganisaation kiinteistökohteet Senaattila Palvelupyynnöt-palvelussa. Vahvista valinta klikkaamalla Valmis -painiketta. Voit tarvittaessa muuttaa valintoja myöhemmin. 23
VALINNAN TALLENTAMINEN Kun valinnat on tallennettu, voit sulkea ikkunan. Voit muuttaa tietoja myöhemmin. Viimeisin tekemäsi organisaatiovalinta jää voimaan. 24
JOS REKISTERÖINTI EI ONNISTU ITSEPALVELUNA Mikäli käyttäjän Senaattilaasiakasorganisaatiota ei voida päätellä annetuista tiedoista, menee rekisteröintipyyntö Senaatin käsiteltäväksi ja Senaatti ottaa yhteyttä käyttäjään Tässä tapauksessa käyttäjälle toimitetaan tieto rekisteröinnin epäonnistumisesta sähköpostilla Rekisteröitymistä, kirjautumista ja omien tietojen hallintaa koskevissa kysymyksissä auttava käyttäjätuki on tavoitettavissa sähköpostilla osoitteessa senaattila@netum.fi 25
SENAATTILA-PALVELUUN KIRJAUTUMINEN
SENAATTILAAN KIRJAUTUMINEN Senaattilan etusivulle on koottu ohjeet palvelun käyttäjäksi rekisteröitymistä, kirjautumista ja omien tietojen hallintaa varten. Palvelupyynnöt on ensimmäinen Senaattilan kautta käytettävä palvelu Valitse Kirjaudu 27
SENAATTILA-PALVELUUN KIRJAUTUMINEN Senaattila Palvelupyynnöt palvelun etusivulta on ohjaus kirjautumissivulle Kirjautumissivulla voit kirjautua joko käyttäjätunnuksella ja salasanalla tai Virtutunnistuksella sen mukaan miten olet palveluun rekisteröitynyt Syötä sähköpostilla sinulle toimitettu Käyttäjätunnus ja salasana, ja paina Kirjaudu Valitse Virtu alasvetovalikosta oma organisaatiosi ja Valitse Jos olet unohtanut salasanasi, niin pääset palauttamaan sen Kirjaudu painikkeen alla olevassa valinnalla Unohditko salasanasi? 28
VIRTU-KIRJAUTUMINEN Valittuasi Virtukirjautumisen sinut ohjataan tunnistautumaan kotiorganisaatiosi tunnistuspalveluun Jos olet jo kirjautuneena kotiorganisaatiosi verkossa, sinun ei tarvitse erikseen tunnistautua vaan pääset tämän vaiheen ohi kertakirjautumaan suoraan Senaattila Palvelupyynnöt palvelut Huom. Tämän sivun sisältönä on oman kotiorganisaatiosi tarjoama tunnistuspalvelu. 29
SENAATTILA PALVELUPYYNNÖT Onnistuneen kirjautumisen jälkeen käyttäjä ohjataan Senaattila Palvelupyynnötpalveluun 30
OMIEN TIETOJEN HALLINTA
OMIEN TIETOJEN HALLINTA Senaattilan etusivulle on koottu ohjeet palvelun käyttäjäksi rekisteröitymistä, kirjautumista ja omien tietojen hallintaa varten. Valitse Hallinnoi omia tietojasi: Omien tietojen päivittäminen Organisaatiotiedon päivittäminen (viimeisin tehty valinta jää voimaan) Salasanan vaihtaminen 32
SENAATTILA USER REGISTRATION INSTRUCTIONS 29.5.2015
TABLE OF CONTENTS End user registration pages 3-22 Email registration pages 7-13 Virtu registration pages 14-21 In case of failure in registration page 22 Authentication to Senaattila pages 23-26 Personal information management page 27 Senaattila front page https://www.senaattila.fi/ Help desk email senaattila@netum.fi telephone (09) 425 77 800 (office hours 8-16) 35
HOW TO REGISTRATE A NEW USER FOR SENAATTILA
SENAATTILA END USER REGISTRATION Senaattila front page contains instructions for user registration, authentication and personal information management The front page is available only in Finnish language By registration you will accept the terms of use Start with registration (Luo tunnus) 37
REGISTRATION INSTRUCTIONS Registration is required for all users Old Senaattila user id s are not accepted in new service To be able to registrate you will need to have Email address provided by your employer. Email address will be verified by verification message. Employees from member organisations of Virtu federation can use their identity provided by home organisation. Virtu enables single sign-on to service. Registration to customer organisation in Senaattila User id is connected to Senaatti customer organisation based on email domain or Virtu home organisation information You will need to specify what organisation you represent, in case of more than one customer organisations are using same email domain or Virtu identity provider You will be notified about succesful registration by email Your personal user id and password will be delivered via Senaatti secure email service (Turvaposti) If Senaatti customer organisation can not be identified by the information provided in registration, then registration request will be forwarded to Senaatti and they will contact You to clarify open issuess 38
CHOOSE REGISTRATION METHOD Choose language EN from top right corner Choose either email registration or Virtu registration With Virtu you can use your home organisation user id and password for authentication to Senaattila services 39
EMAIL REGISTRATION
EMAIL REGISTRATION By registering you agree the terms of service Register your personal information. Mandatory information is marked with *. Use your work email address, which is valid and in use. Verification message will be delivered to this email address. Your organisation field is used for resolving possible unclear registration requests. 41
VERIFICATION REQUEST You will be presented with summary of your registered information Verification request will be sent to you by email 42
VERIFICATION EMAIL Verify registration by following the link provided in email message 43
CHOOSING YOUR ORGANISATION Choose your primary organisation of which property management requests you would like to submit to Senaattila Palvelupyynnöt service Click Done You can change the selection later if needed 44
SAVING SETTINGS Save your settings and Close You can later change your settings The last saved setting will be stored and previous settings will be overrun 45
DELIVERY OF USER ID AND PASSWORD User id and password will be delivered to you via Senaatti secure email (Turvaposti) By clicking the link in email you will get secure access to you user id and password User id and password are for your personal use only We recommend you to change your password 46
VIRTU REGISTRATION
VIRTU REGISTRATION By registering you agree the terms of service Choose your home organisation to authenticate 48
VIRTU AUTHENTICATION Authenticate with your home organisation identity provider Note. It may be necessary to have connection open to your organisation network (e.g. via VPN) to be able to authenticate If you already are logged in to your home network, you are probably not asked for user id and password, and you will be directed to servive with Single Sign-On Note this page depends on your home organisation identity provider. 49
REGISTER USER INFORMATION Check and register required information Your organisation field is used for resolving possible unclear registration requests. Click Done You will get summary of registered information 50
CONFIRMATION MESSAGE You will receive confirmation of succesful registration by email You will have to set up your organisation selection before you can use Senaattila service! 51
SETTING UP ORGANIZATION From Senaattila front page choose to set up organisation information If you have still an open session you will be directed directly to service In other case you will have to authenticate first 52
SETTING UP ORGANISATION Choose your primary organisation of which property management requests you would like to submit Click Done You can change the selection later if needed 53
SAVE SETTINGS Save your settings and Close You can later change your settings The last saved setting will be stored and previous settings will be overrun 54
IF REGISTRATION FAILS If your organisation can not be automatically connected to existing Senaatti customer, the registration request will be forwarded to Senaatti and they will contact you You will receive email notification about that If you have problems with registration please contact helpdesk by email senaattila@netum.fi 55
AUTHENTICATION TO SENAATTILA
AUTHENTICATION Authentication to Senaattila Palvelupyynnöt service is done via link Kirjaudu under Palvelupyynnöt section 57
SELECT AUTHENTICATION METHOD Choose user name and password or Virtu authentication Use the same authentication method that you used in registration! If you have forgotten your password, you can reset it with the link below Login button 58
SENAATTILA PALVELUPYYNNÖT SERVICE After successful login you will be directed to Senaattila Palvelupyynnöt service 59
MANAGING PERSONAL INFORMATION
USER INFORMATION MANAGEMENT You can manage you user information at Senaattila Hallinnoi omia tietojasi Choose Omien tietojen päivittäminen = Update personal user information Organisaatiotiedon päivittäminen = Set up organisation selection (latest setting will be stored) Salasanan vaihtaminen = change password 61