Data protection template

Transkriptio

1 Data protection template Aihe: rekisteriseloste ja informointipohja Topic: information about the register and information to users (related to General Data Protection Regulation (GDPR) (EU) 2016/679) Mallina toimi: Structure copied from:

2 Headers and short descriptions 1) Who handles your information a. Association: Doctoral Student Association (University of Eastern Finland), UEF DSA, Y-tunnus: b. Yhteyshenkilö: Juha-Matti Huusko, ) Who s information we handle a. Current members b. Potential members c. Users of our webpage 3) How do we obtain this information a. We obtain our customer s information directly from our customer with their permission. 4) For how long we handle your information a. Our members information we keep as long as they are our members. b. Information of member applicants is kept ideally for six (6) months, under which time we will make a decision of approving or declining the membership. After that, the information is removed. 5) Information, which we handle 6) We only handle that information which you provide to us, for example: a. Name b. Phone number c. address (the one the member prefers for communication and a more permanent one) d. Employer e. Role/title f. IP address 7) Your rights a. You have the following rights. The related requests should be sent to address: juhamatti.huusko@uef.fi b. Right to check i. You have a right to check the information, which is kept by us and concerns you. If you note any mistakes or defects in the information, you can request us to repair or supplement the information to be correct. c. Right to object i. You have a right to object the handling of your personal information whenever you feel that the handling is done in unlawful way or that we do not have right to handle your personal information. d. Right to forbid direct marketing i. You have a right to forbid us to use your information for direct marketing. We never sell or give your information to other parties so that they could apply direct marketing to you. e. Right to have information removed i. If you feel that it is not necessary for us to keep some information about you, you have a right to request us to remove such information. We will process your request and after that we will either remove your information or inform you a just reason why we cannot remove your information. If you disagree on our decision, you can complain to the data protection ombudsman (guide for making a complaint: ) You also have a right to demand that we restrict the handling of the controversial information until the matter is solved.

3 f. Right to complain i. You have a right to complain to the data protection ombudsman, if you feel that we break the law while handling your personal information (guide for making a complaint: ) 8) Why we handle your information a. Taking care of membership 9) Who else handles your information a. Nobody 10) How we protect your information a. Only necessary people are allowed to access your personal information This is a combined register information sheet and an information letter, which concerns the actions regulated by Finnish personal information law (henkilötietolaki (523/1999) 10 and 24) and The General Data Protection Regulation (GDPR) (EU) 2016/679 articles 12 and 13. This document is meant to current members of our association, potential future members of the association and users of this webpage.

4 Otsikot ja lyhyet kuvaukset 11) Kuka tietojasi käsittelee o Yhdistys: Itä-Suomen yliopiston jatko-opiskelijayhdistys, UEF DSA, Y-tunnus: o Yhteyshenkilö: Juha-Matti Huusko, juha-matti.huusko@uef.fi, ) Keiden tietoja käsittelemme a. Nykyiset jäsenet b. Mahdolliset tulevat jäsenet c. Verkkosivujen käyttäjät 13) Mistä saamme tiedot a. Jäseniltä itseltään. Jäsenet ovat myös itse vastuussa tietojen päivityksestä. b. Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään. 14) Kuinka kauan käsittelemme tietojasi a. Jäsentemme tietoja säilytämme niin kauan, kuin he ovat jäseniä. b. Jäseniksi hakeneiden henkilötietoja säilytämme lähtökohtaisesti kuusi (6) kuukautta, jona aikana teemme päätöksen jäsenyyden hyväksymisestä tai hylkäämisestä, jonka jälkeen poistamme tiedot. 15) Tiedot, joita käsittelemme a. Käsittelemme ainoastaan niitä tietoja, joita itse toimitat meille, esimerkiksi: i. Nimi ii. Puhelinnumero iii. Sähköpostiosoite (ensisijainen ja pysyvä sähköpostiosoitteesi) iv. Työnantaja v. Rooli/titteli vi. IP-osoite 16) Oikeutesi a. Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: juha-matti.huusko@uef.fi b. <b>tarkastusoikeus:</b> i. Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi. c. <Vastustamisoikeus i. Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi. d. Suoramarkkinointikielto i. Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun. e. Poisto-oikeus i. Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet valituksen tekemiseen:

5 Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. f. Valitusoikeus i. Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen: 17) Miksi käsittelemme tietojasi a. Jäsenyyden hoitaminen 18) Kuka muu käsittelee tietojasi a. Ei kukaan 19) Kuinka suojaamme tietosi a. Rajaamme rekisteriin pääsyn henkilöihin, jotka sitä tarvitsevat. Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 :n ja 24 :n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja yhdistyksemme jäsenille, potentiaalisille jäsenille, sekä verkkosivujen käyttäjille.

6 Only the headers Who handles your information Who s information we handle How do we obtain this information For how long we handle your information Information, which we handle Your rights Why we handle your information Who else handles your information How we protect your information This is a combined register information sheet and an information letter, which concerns the actions regulated by Finnish personal information law (henkilötietolaki (523/1999) 10 and 24) and The General Data Protection Regulation (GDPR) (EU) 2016/679 articles 12 and 13. This document is meant to current members of our association, potential future members of the association and users of this webpage. Vain otsikot Kuka tietojasi käsittelee Keiden tietoja käsittelemme Mistä saamme tiedot Kuinka kauan käsittelemme tietojasi Tiedot, joita käsittelemme Oikeutesi Miksi käsittelemme tietojasi Kuka muu käsittelee tietojasi Kuinka suojaamme tietosi Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 :n ja 24 :n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja yhdistyksemme jäsenille, potentiaalisille jäsenille, sekä verkkosivujen käyttäjille.