Senaattilan käyttöehdot

Transkriptio

1 Käyttöehdot 1/6 Senaattilan käyttöehdot Rekisteröityessään Senaattilan käyttäjäksi käyttäjä hyväksyy nämä käyttöehdot kokonaisuudessaan ja sitoutuu noudattamaan niitä. Yleistä Senaattila.fi -verkkosivusto (myöh. Senaattila) on Senaatti-kiinteistöjen sähköisen asioinnin palvelueteinen, jonka kautta käyttäjä voi kirjautua Senaatti-kiinteistöjen sähköisiin asiointipalveluihin. Käytettävissä olevat asiointipalvelut ovat palvelupyyntökanava ja extranet. Palvelupyyntökanava on yhteydenpidon ja tiedonvälityksen apuväline Senaatti-kiinteistöiltä vuokratuissa tiloissa toimivien tahojen välillä. Extranet on Senaatti-kiinteistöjen asiakkaiden tilahallinnasta ja sopimuksista vastaaville henkilöille suunnattu tietopalvelu. Palveluiden sisältö Palvelupyyntökanavassa käyttäjä voi jättää Senaatti-kiinteistöiltä vuokraamiinsa tiloihin liittyviä palvelupyyntöjä, seurata niiden käsittelyä sekä lukea ajankohtaisia tiedotteita ja asiakirjoja kiinteistön käyttöön liittyen. Lisäksi käyttäjä näkee palvelupyyntökanavasta kiinteistön toimintaan liittyvien sidosryhmien nimi- ja yhteystietoja. Palvelupyynnön jättäjä voi halutessaan seurata palvelupyynnön käsittelyn etenemistä palvelupyyntökanavassa. Extranetissä käyttäjä voi katsella organisaatioonsa liittyviä kohde- ja sopimustietoja sekä asiakirjoja. Sopimusten teko, purku tai muokkaus ei ole mahdollista extranetissä, vaan tapahtuu Senaatti-kiinteistöjen yhteyshenkilön kautta. Senaattilaan rekisteröityminen ja käyttöoikeudet Rekisteröityminen Senaattilaan vaatii toimivan, tunnistettuun Senaatti-kiinteistöjen asiakasorganisaatioon yhdistettävän sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Virtu-luottamusverkostoon liittyneet käyttäjät voivat rekisteröityä ja kirjautua palveluun Virtu-tunnuksillaan. Valtionhallinnon sisäisissä verkkopalveluissa käyttäjät tulee aina tunnistaa (VAHTI 12/2006). Sähköpostiosoitteen tai Virtu-tunnuksen avulla Senaatti-kiinteistöt varmistaa, että Senaattilan käyttäjä on Senaatti-kiinteistöjen asiakasorganisaation edustaja. Senaattila-tunnukset on tarkoitettu ainoastaan henkilökohtaiseen käyttöön ja käyttäjä toimii palvelussa omalla nimellään.

2 Käyttöehdot 2/6 Rekisteröitymällä Senaattilaan käyttäjä saa käyttöoikeuden palvelupyyntökanavaan. Palvelupyyntökanavassa käyttäjällä on oikeus luoda palvelupyyntöjä, jotka kohdistuvat niihin Senaatti-kiinteistöiltä vuokrattuihin rakennuksiin tai tiloihin, joissa käyttäjän organisaatio toimii. Extranetin käyttö edellyttää rekisteröitymisen lisäksi, että käyttäjällä on organisaationsa pääkäyttäjän myöntämät extranetin käyttöoikeudet, jotka saadessaan käyttäjä on sitoutunut noudattamaan extranetin taustalla olevan HTH-tietopalvelun käyttöön liittyviä sopimusehtoja. Extranetissä käyttäjällä on oikeus katsella organisaatioonsa liittyviä kohde- ja sopimustietoja sekä asiakirjoja. Extranetin pääkäyttäjäoikeudet myöntää Senaatti-kiinteistöt. Pääkäyttäjällä on oikeus luoda uusia käyttäjiä, muokata olemassa olevien käyttäjien oikeuksia ja poistaa organisaatioonsa kuuluvia käyttäjiä. Käyttäjän vastuut Rekisteröityessään Senaattilan käyttäjäksi käyttäjä hyväksyy nämä käyttöehdot kokonaisuudessaan ja sitoutuu noudattamaan niitä. Käyttäjä vastaa kaikista tunnuksillaan Senaattilassa tehdyistä toimenpiteistä. Käyttäjä on vastuussa siitä, että salasana, käyttäjätunnus tai muu vastaava tieto ei päädy vääriin käsiin. Pääkäyttäjän vastuulla on ylläpitää käyttäjätunnuksia siten, että käyttäjien oikeudet on määritelty oikein ja että organisaation palveluksesta poistuneiden henkilöiden tunnukset poistetaan järjestelmästä. Salassa pidettävän tiedon käsittelyn osalta on huomioitava, mitä on todettu myöhemmin näissä ehdoissa kohdassa Salassa pidettävän tiedon käsittely. Extranetin käytön osalta on huomioitava mitä edellä on sanottu taustajärjestelmien käyttöön liittyvistä sopimusehdoista. Senaatti-kiinteistöjen oikeudet ja vastuut Senaatti-kiinteistöillä on oikeus valvoa Senaattilan käyttöä. Senaatti-kiinteistöillä on oikeus käyttää Senaattilaan muodostuvia tietoja asiakkuuden hoidossa, palautteen keräämisessä, palveluntuottajien ohjauksessa sekä palveluiden kehittämisessä. Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointikäyttöön. Senaatti-kiinteistöt ei vastaa käyttäjien Senaattilaan lisäämien, poistamien tai muokkaamien tietojen virheellisen sisällön tai virhetoiminnan taikka näiden käyttöehtojen vastaisen toiminnan mahdollisesti aiheuttamista välillisistä tai välittömistä vahingoista.

3 Käyttöehdot 3/6 Senaatti-kiinteistöillä on oikeus muuttaa käyttäjän oikeuksia tai poistaa käyttäjän oikeudet kokonaan esim. väärinkäytön vuoksi tai mikäli tunnus on ollut vähintään vuoden käyttämättömänä. Salassa pidettävän tiedon ja henkilötietojen käsittely Senaattilassa toimiessaan käyttäjä sitoutuu noudattamaan tietojen salassapidosta ja vaitiolovelvollisuudesta annettuja voimassa olevia säädöksiä, kuten viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999) ja valtioneuvoston asetusta tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010). Palvelupyyntökanava on tarkoitettu ainoastaan julkisen tiedon käsittelyyn ja välittämiseen. Käyttäjä sitoutuu olemaan syöttämättä palvelupyyntökanavaan julkisuuslain tai sen nojalla annettujen säädösten, muun säädöksen tai sopimuksen perusteella salassa pidettävää tietoa. Henkilötietoja tulee käsitellä henkilötietolain (523/1999) edellyttämällä tavalla. Käyttö- ja huoltokatkot Käyttökatkot ovat mahdollisia huollon, järjestelmän päivityksen tai muun syyn vuoksi. Senaatti-kiinteistöt pyrkii tiedottamaan suunnitelluista käyttö- ja huoltokatkoista. Huoltokatkot ajoitetaan ensisijaisesti klo välille. Voimassaolo Nämä käyttöehdot ovat voimassa alkaen.

4 Käyttöehdot 4/6 Senaattila conditions for use By registering as a user of Senaattila, the user accepts these conditions of use in their entirety and commits to abide by them. General The Senaattila.fi -web pages (hereinafter Senaattila) is a service portal of electronic transactions, through which the user is able to log in to the electronic services of Senate Properties. The available transaction services are the service request channel and extranet. The service request channel is an auxiliary tool of communication and dissemination of information among parties operating in premises rented from Senate Properties. Extranet is an information service directed at persons responsible for clients' premises management and agreements. Content of services The service request channel enables users to submit service requests concerning the premises that they have leased, to follow how the requests are handled, and read topical bulletins and documents connected with the use of the property. In addition, the user can see information on the names and contact information of stakeholders related to the activities of the property. The party that submits a service request can, if desired, follow the processing of the request on the service request channel. On the Extranet, the user can read the location and contract information and documents concerning the organisation. It is not possible to enter into, or cancel a contract on the Extranet. These must be done through the Senate Properties contact person. Registration with Senaattila and right of access Registration with Senaattila requires an address and telephone number connected with the Senate Properties customer organisation. Users who have joined the Virtu federation can register and log on to the service with their Virtu codes. In the internal online services of the state administration, users must always be identified (VAHTI 12/2006). Senate Properties uses an address or Virtu code to verify that the Senaattila user is a representative of a customer organisation of Senate Properties. Senaattila codes are intended exclusively for personal use, and the users operate in the service using their own names.

5 Käyttöehdot 5/6 By registering with Senaattila, the user is given the right to access the Service Request channel. In the Service Request channel the user is entitled to create service requests, which apply to buildings or facilities rented from Senate Properties in which the user's organisation operates. In addition to registration, the use of the Extranet requires that the user should have Extranet user rights granted by the administrator of his or her organisation. Upon receiving these rights the user commits to abiding by the contract conditions connected with the HTH information service, which is behind the Extranet. On the Extranet the user is authorised to look at location and contract information and documents related to his or her organisation. Extranet administrator rights are granted by Senate Properties. An administrator has the right to create new users, modify the rights of existing users, and remove users that are part of his or her organisation. Responsibilities of the user By registering as a user of Senaattila, the user accepts these conditions of use in their entirety and commits to abide by them. Users are responsible for all activities in Senaattila taking place using their user codes. The user is responsible for making sure that the password, user code, or other similar information do not fall into the wrong hands. It is the responsibility of the administrator to maintain the user codes in such a way that the rights of the user are correctly defined and that the codes of persons who have left the service are removed from the system. In the handling of confidential information, that which is later stated in these conditions in the section on Handling of confidential information must be taken into consideration. With respect to the use of the Extranet, that which has previously been said on contract conditions on the use of background systems must be taken into consideration. Rights and responsibilities of Senate Properties Senate Properties has the right to supervise the use of Senaattila. Senate Properties has the right to use data formed in Senaattila in dealing with customership, collecting feedback, building service providers, and in the development of services. The information is not passed on to a third party for use in marketing. Senate Properties is not responsible for possible direct or indirect damage caused by erroneous content or malfunction of data in Senaattila that has been added, removed, or modified by users, or by activities that violate the terms of use.

6 Käyttöehdot 6/6 Senate Properties has the right to change a user's rights or to cancel a user's rights for abuse, for instance, or if a user code has been unused for at least six months. Handling of confidential information and personal data When operating in Senaattila the user commits to abiding by valid regulations of confidentiality of information and the obligation of secrecy, as stipulated in the Act on the Openness of Government Activities (621/1999) and the Government Decree on information security in central government (681/2010). The service request channel is intended exclusively for the processing and passing on of public information. The user is committed to refrain from entering information in the service request channel that is deemed confidential under the Openness Act or regulations issued under it, other regulations or agreements. Personal information must be handled in the manner required by the Personal Data Act (523/1999). Service breaks and interruptions to service Interruptions to the service are possible for reasons of servicing, updating the system, or other reasons. Senate Properties will seek to inform users of planned interruptions to service and service breaks. Breaks for service will mainly occur between 17:00 and 8:00. Validity These terms of use shall be valid as of 6 May 2015.