1(6) PÖYTÄKIRJA Kronos r.y. Hallituksen kokous I/2015 Aika: 7.1.2015 Paikka: Kerhohuone Utopia, Uusi Ylioppilastalo, 5 krs. Läsnä Hallitus: Juho Toivakka (pj.), Aino Kirjonen (sihteeri), Janne Luostarinen (saapui kohdassa 7.Käytännön asioita), Katri Björklöf, Arttu Norrlin, Mikko Soikkeli (saapui kohdassa 5. Ilmoitusasiat), Mari Leander, Aleksanteri Gustafsson, Sara Itkonen, Joona Ojanen, Karoliina Sipovaara, Teemu Viljanen (saapui kohdassa 7. Käytännön asioita) Virkailijat ja muut: Otto Virtanen, Hilda Tolonen, Heikki Aarva, Margareta Ronkainen, Essi Kurki, Karri Kuokkanen, Ilkka Talala, Jussi Kotilainen, Jouni Lautiainen, Elmeri Autio, Marie Vatjus (saapui kohdassa 7. Käytännön asioita), Nikolas Virtanen (saapui kohdassa 9. META), Elina Maaniitty (saapui kohdassa 7. Käytännön asioita) 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 15.14 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Esityslista hyväksyttiin muutoksitta 4. Pöytäkirjantarkastajien valinta Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Aleksanteri Gustafsson ja Arttu Norrlin 5. Ilmoitusasiat Puheenjohtaja ilmoitti uuden hallituksen ryhmäytymisretkestä UKK-arkistoon Orimattilaan 30.1.-1.2. ja Humanisticumilta tulevista Klusterin siivouslistoista, joista annetaan lisätietoa myöhemmin. HOL-vastaava Sipovaara kertoi tulevasta HOL-seminaarista keväällä 2015 ja siihen liittyvästä järjestelykokouksesta maanantaina 12.1. Memphiksessä klo 18
2(6) 6. Virkailijoiden valinnan vahvistaminen Vahvistettiin seuraavat virkailijat: Arkisto- ja matrikkelivastaava: Taru Salmi Astiastovastaava: Heikki Aarva Excuvastaava: Otto Virtanen Excuvastaava: Eetu Liekari Kronikan päätoimittaja: Eeva Toivanen Kronikan päätoimittaja: Mikko Koskela Kronikan päätoimittaja: Jussi-Pekka Kotilainen Kulttuurivastaava: Karri Kuokkanen Kulttuurivastaava: Margareta Ronkainen Liikuntavastaava: Elmeri Autio Liikuntavastaava: Nikolas Virtanen Oppiainevastaava: Marie Vatjus Ympäristövastaava: Essi Kurki Yhdenvertaisuusvastaava: Ilkka Talala Pääsykoeopasvastaava: Mari Leander Pääsykoeopasvastaava: Heikki Aarva Webmaster: Arttu Norrlin Historiallisen yhdistyksen hallituksen jäsen: Ville Vuorensola HOL-Vastaava: Atte Sallamo Vuosijuhlavastaava: Karoliina Sipovaara Sitsivastaava: Mikko Kuitula Tuutorivastaava: Hilda Tolonen Opintovastaava: Karoliina Sipovaara Tuotevastaava: Henna Altomaa Tuotevastaava: Mari Leander Kaktusvastaava: Juho Toivakka Kaktusvastaava: Janne Luostarinen Työelämä ja AE-vastaava: Jouni Lautiainen Pelikerho: Juho Toivakka & Janne Luostarinen Kirjallisuuskerho: Aleksi Peura Leffakerho: Juho Toivakka, Otto Virtanen & Teemu Viljanen 7. Käytännön asioita Kaikkien uusien virkailijoiden yhteystiedot kerättiin
3(6) Google-tili Sähköpostilistat Rahan käyttö Avaimet Yhdistyksen Google Drive-tilistä löytyy hallitustoiminnan kannalta tärkeät asiakirjat, kuten kokousten pöytäkirjat, esityslistat ja toimintakertomukset. Näin kaikilla hallituksessa ja virkailijakunnassa on mahdollisuus tutustua niihin. Ennen kokouksia oman toimialan kuulumiset tulee merkitä esityslistaan. Tilin yhteydessä olevaan kalenteriin tulee merkitä oman toimialan tapahtumat. Drive-tilin saa synkronoitua myös oman Google-tilin kanssa. Hallituksen ja virkailijoiden pääviestintäkanava: kronos-virkailijat@helsinki.fi Hallituksen lista: kronos-hallitus@helsinki.fi Puheenjohtajisto: kronos-pj@helsinki.fi Kaikkien uusien virkailijoiden ja hallituksen jäsenten tulee tarkistaa, että heidät on lisätty oikeille listoille. Yhdistyksen vuoden 2015 budjetti laaditaan tammikuun aikana vanhan ja uuden puheenjohtajiston sekä taloudenhoitajien toimesta. Myös muu jäsenistö saa osallistua. Kaikkien toimialojen tulee toimia tehdyn budjetin puitteissa. Kaikista yhdistyksen nimissä tehdyistä ostoksista tulee säilyttää kuitti, joka toimitetaan taloudenhoitajalle ja joiden perusteella ostokset hyvitetään Avaimet siirretään uusille virkailijoille. Koska avaimia on yksi vähemmän käytössä, niiden haltijat muuttuvat edellisvuosista. Avaimet päätettiin antaa sitsivastaaville, joilta yksi avain siirtyy kevään lopulla tutorvastaaville. Lisäksi yhdistyksen nimissä olevia avaimia päätettiin jakaa molemmille bilevastaaville, toiselle astiastovastaavalle, varapuheenjohtajalle ja tilavastaavalle. Toimintasuunnitelmien teko Toimintasuunnitelmien tekoa selitetään tarkemmin myöhemmin järjestettävässä koulutuksessa, mutta ne pitää tehdä tammikuun loppuun mennessä. Toimintasuunnitelmaan kirjataan oman toimialan suunnitellut tapahtumat vuoden aikana. Kouluttautuminen Uusien tai uuteen toimeen siirtyneiden toimijoiden koulutus on heidän edeltäjiensä vastuulla ja koulutus pitäisi suorittaa viimeistään 2. viikon loppuun mennessä. Virkailijoiden ja hallituksen jäsenten tulee myös tutustua yhdistyksen sääntöihin sekä Humanisticumin ja HYY:n tilankäyttösääntöihin. Myös yhdistyslakiin ja järjestöwikiin tutustuminen on suotavaa. Vastuut ja velvollisuudet Kaikilla toimijoilla on vastuu omasta virastaan, mutta yhdistyksen hallitus on kuitenkin viime kädessä juridisessa vastuussa. Omien vastuualueiden lisäksi hallitus ja virkailijakunta
4(6) hoitavat myös yhdistyksen nimissä astiastovuokrauksia ja tapahtumien järjestämisiä. Heillä on myös ilmoitusvelvollisuus muille yhdistyksen jäsenille ja esimerkiksi kokouksista tulee ilmoittaa seitsemän päivää etukäteen. Hallituksen jäsenillä on myös nimenkirjoitusoikeus yhdistyksen asioissa: puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajalla se on yksin, muutoin vaaditaan kahden jäsenen allekirjoitus. Tilanvaraukset Yhdistys voi varata tiloja joko HYY:ltä tai Humanisticumilta. Klusterin varaukset hoidetaan Google Drivesta löytyvän kalenterin kautta, HYY:n tilavuokrat hoidetaan sähköpostitse osoitteeseen toimisto@hyy.fi. Topeliuksessa yhdistyksellä on oikeus käyttää maksutta huoneita A219 (Scriptorium) ja A229. Tietojen keräys Käytiin jo kohdan alussa Tiedot nettisivulle Uuden web-masterin vastuulla on päivittää uusi hallitus ja virkailijakunta yhdistyksen nettisivulle. Lisäksi keskusteltiin mahdollisuudesta palkata ulkopuolinen tekijä päivittämään nettisivut. 8. Toimialojen tilanteen läpikäynti Sitsit Tutor-vastaavat Bile-vastaavat Excu-vastaavat suunniteltu klusterisitsejä 27.1. Koulutusta ei vielä pidetty, edeltäjiltä on tulossa muistilista tärkeimmistä asioista. Tutorvalinnat tulossa todennäköisesti helmikuussa. Avajaisbileet 21.1. jenkkiteemalla. Alustavasti suunniteltu jo kevään tapahtumat ja tiedossa on yhteisbileet Fibulan kanssa 27.2. Speksiexcu tulossa helmikuussa ja mahdollisesti myöhemmin vuoden aikana erilaisia approexcuja. Oppiainevastaava Mahdollisesti tulossa excuja eri seminaareihin, joista ensimmäisenä keskiaikaseminaari helmikuussa HOL-vastaava Opintovastaava HOL-seminaari tulossa keväällä, vapaaehtoisia halutaan mukaan järjestämään 14.1. ensimmäiset hissakahvit Kulttuurivastaavat Työnjako vastaavien kesken hoidettu, tulossa excu elokuviin Ympäristövastaava
5(6) Ei vielä saanut koulutusta Kronikan päätoimittaja Seuraavien viikkojen aikana tulossa kokous Työelämävastaavat Taloudenhoitaja Excu eduskuntaan tulossa 30.1. Päätettiin myöntää taloudenhoitaja Katri Björklöfille tilinkäyttöoikeus ja verkkopankkitunnuksien käyttöoikeus yhdistyksen tiliin (FI55 6601 0001 0044 72, Ålandsbanken) ja poistaa verkkopankkitunnusten käyttöoikeus ja tilin käyttöoikeus vuoden 2014 taloudenhoitajalta Janne Luostariselta. Päätettiin poistaa tilinkäyttöoikeus vuoden 2014 puheenjohtajalta Tero Juutilainen ja myöntää se vuoden 2015 puheenjohtajalle Juho Toivakka. Budjettiriihi tulossa, edellisvuodelta jäi jonkin verran voittoa. Webmaster Verkkosivujen tunnukset päätettiin siirtää Janne Luostariselta Arttu Norrlinille Astiastovastaavat Viikonloppuna koulutus, piakkoin tulossa ensimmäiset vuokrat. Koko hallituksen ja virkailijakunnan panos tärkeä, sillä astioilla paljon kysyntää ja ne tuottavat hyvin. Tavoitteena uusille virkailijoille Kronoksen astiaston mainostaminen muille järjestöille. Liikuntavastaava Koulutus kokouksen jälkeen, liikuntavuorot jatkuvat viikolla 3. Mahdollisesti tulossa yhteistyötä Historicuksen kanssa Pelikerho Peli-ilta tulossa 26.1. Utopiassa Arkisto- ja matrikkelivastaava Osa Kronoksen arkistoa on mahdollisesti hukassa, matrikkelin muuttamisesta sähköiseen muotoon pitäisi keskustella. Pääsykoeopasvastaavat Kokous tekijätiimin kokoamiseksi on tulossa. Kaktusvastaavat Kaktuksia hoidettaneen 9. META Sunnuntaina 18.1. Band of Brothers-maraton Utopiassa klo 10 Virkoihin liittyvä omaisuus tulee siirtää niiden uusille hoitajille Alina-salin käyttökoulutukset tulossa: joka tapahtumassa tulee olla paikalla joku koulutuksen käynyt. Koulutukset 19.1. ja 20.1. ja 26.1. ja 28.1. Virityspäivä ainejärjestön virkailijoille 9.3. Keskusteltiin varainkeruutapahtuman/historiakarnevaalien järjestämisestä. Päätettiin, että tiedustellaan, kuka haluaisi lähteä vetovastuuseen tapahtuman suunnittelussa. Mikäli ketään ei löydy, idea haudataan vielä. Asiasta järjestetään kokous, mutta kukaan ei sitoudu vielä järjestelemään.
6(6) 10. Seuraavan kokouksen ajankohdan päättäminen Seuraavan kokouksen ajankohta päätetään Doodlen kautta 11. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen ajassa 16.50 Pöytäkirjan vakuudeksi Tarkastanut: Arttu Norrlin Aleksanteri Gustafsson Hyväksynyt: Juho Toivakka puheenjohtaja Aino Kirjonen sihteeri