Ministeriöiden toimitilayhteistyöryhmän puitesuunnitelma valtioneuvoston toimitilojen ja yhteisten palveluiden kehittämisestä 14/2012 Valtiovarainministeriön julkaisuja
Ministeriöiden toimitilayhteistyöryhmän puitesuunnitelma valtioneuvoston toimitilojen ja yhteisten palveluiden kehittämisestä Valtiovarainministeriön julkaisuja 14/2012 Valtiovarainministeriön julkaisuja
VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL 28 (Snellmaninkatu 1 A) 00023 VALTIONEUVOSTO Puhelin 02 95 5 30001 (vaihde) Internet: www.vm.fi Taitto: Pirkko Ala-Marttila /VM-julkaisutiimi Juvenes Print Tampereen Yliopistopaino Oy, 2012
Kuvailulehti Julkaisija ja julkaisuaika Valtiovarainministeriö, huhtikuu 2012 Tekijät Ministeriöiden toimitilayhteistyöryhmä Julkaisun nimi Ministeriöiden toimitilayhteistyöryhmän puitesuunnitelma valtioneuvoston toimitilojen ja yhteisten palveluiden kehittämisestä Asiasanat Julkaisusarjan nimi ja numero Valtiovarainministeriön julkaisuja 14/2012 Julkaisun myynti/jakaja Julkaisu on saatavissa pdf-tiedostona osoitteesta www.vm.fi/julkaisut. Samassa osoitteessa on ohjeet julkaisun painetun version tilaamiseen. Painopaikka ja -aika Juvenes Print, Tampereen Yliopistopaino Oy 2012 ISBN 978-952-251-330-4 (nid.) ISSN 1459-3394 (nid.) ISBN 978-952-251-331-1 (PDF) ISSN 1797-9714 (PDF) Sivuja 47 Kieli Suomi Tiivistelmä Valtiovarainministeriön asettama Ministeriöiden toimitilayhteistyöryhmä on laatinut vuoteen 2015 ulottuvan puitesuunnitelman valtioneuvoston toimitilojen ja yhteisten palveluiden kehittämisestä. Ministeriöiden toimitilat käsittävät 160 000 m2 toimitilaa Helsingin keskustassa ns. VN-kampuksella. Puitesuunnitelman mukaan ministeriöiden toiminnat sijoitetaan nykyistä yhtenäisimpiin tiloihin valtioneuvoston linnan läheisyyteen, tilojen yhteiskäyttöisyyttä lisätään ja VN-kampukselle järjestetään yhteiset kustannustehokkaat käyttäjäpalvelut. Kustannussäästöjen lisäksi suunnitelman päämääränä on valtion toimitilastrategian linjausten mukaisesti työympäristöjen kokonaisvaltainen parantaminen siten, että tilat tukevat toimintaa ja tilaratkaisuissa varmistetaan valtion kokonaisetu ja yhteiskuntavastuullisuus. Suunnitelma sisältää myös vuoteen 2016 ulottuvan ohjeellisen valtioneuvoston käytössä olevien rakennusten perusparannusohjelman sekä ministeriökohtaiset suunnitelmat tilankäytön tehostamiseksi ja ehdotuksen valtioneuvoston käyttöön jäävistä tiloista.
Presentationsblad Utgivare och datum Finansministeriet, april 2012 Författare Ministeriernas lokalitetssamarbetsgrupp Publikationens titel Ministeriöiden toimitilayhteistyöryhmän puitesuunnitelma valtioneuvoston toimitilojen ja yhteisten palveluiden kehittämisestä Publikationsserie och nummer Finansministeriets publikationer 14/2012 Beställningar/distribution Publikationen finns på finska i PDF-format på www.vm.fi/julkaisut. Anvisningar för beställning av en tryckt version finns på samma adress. Tryckeri/tryckningsort och -år Juvenes Print, Tampereen Yliopistopaino Oy ISBN 978-952-251-330-1 (hft.) ISSN 1459-3394 (hft.) ISBN 978-952-251-331-1 (PDF) ISSN 1797-9714 (PDF) Sidor 47 Språk Finska Sammandrag Ministeriernas lokalitetssamarbetsgrupp som tillsatts av finansministeriet har uppgjort en ramplan för utvecklandet av statsrådets lokaler och gemensamma tjänster ända tills 2015. Ministeriernas lokaler omfattar 160 000 m² i centrum av Helsingfors inom det s.k. statsrådscampus. Enligt ramplanen ska ministeriernas lokaler i fortsättningen utgöra en enhetligare helhet i närheten av statsrådsborgen. Gemensam användning av lokalerna utökas och statsrådscampus ska få gemensamma, kostnadseffektiva användartjänster. Förutom till kostnadsbesparingar syftar planen i enlighet med principerna i statens lokalitetsstrategi till att förbättra arbetsomgivningen på ett övergripande sätt så att lokalerna stödjer verksamheten och så att statens övergripande intressen och samhällsansvar kan säkerställas. Planen inkluderar också en vägledande grundrenoveringsplan för byggnaderna som statsrådet använder, samt ministeriespecifika planer för effektivisering av lokalitetsanvändningen och ett förslag om lokaler som förblir i statsrådets bruk.
Description page Publisher and date Ministry of Finance, April 2012 Author(s) The Ministries Joint Working Group on Premises Title of publication Ministeriöiden toimitilayhteistyöryhmän puitesuunnitelma valtioneuvoston toimitilojen ja yhteisten palveluiden kehittämisestä Publication series and number Ministry of Finance publications 14/2012 Distribution and sale The publication can be accessed in pdf-format in Finnish at www.vm.fi/julkaisut. There are also instructions for ordering a printed version of the publication. Printed by Juvenes Print, Tampereen Yliopistopaino Oy ISBN 978-952-251-330-4 (print.) ISSN 1459-3394 (print.) ISBN 978-952-251-331-1 (PDF) ISSN 1797-9714 (PDF) No. of pages 47 Language Finnish Abstract The Ministries Joint Working Group on Premises, established by the Ministry of Finance, has prepared a framework plan, extending up to 2015, on Government premises and joint services. The premises of the ministries cover a floor area of 160,000 m2 in the so-called Government campus, which is situated in Helsinki city centre. Under the framework plan, the functions of the ministries will be located in more integrated premises in close proximity to the Government Palace, the joint use of premises will be increased and joint, cost-effective user services will be arranged for the Government campus. In addition to cost savings, the goal of the plan is the comprehensive improvement of working environments in accordance with the outlines of the central government premises strategy, such that premises support the functions of ministries, and premises solutions safeguard the overall benefit and social responsibility of central government. The plan also includes an indicative basic improvement plan for Government buildings, extending up to 2016, as well as ministry-specific plans to enhance use of space and a proposal on premises remaining in the Government s use.
Valtiovarainministeriölle Valtiovarainministeriö asetti 4.5.2010 ministeriöiden toimitilayhteistyöryhmän, jonka yleisenä tavoitteena on ministeriöiden välisen yhteistyön parantaminen valtioneuvoston toimitiloja koskevissa asioissa sekä niihin liittyvien ratkaisujen koordinointi valtion yleisen toimitilastrategian ja kampustyylisen toimintamallin mukaisesti. Toimiryhmän toimikausi kestää vuoden 2015 loppuun. Asettamispäätöksen mukaan ryhmän tavoitteeksi linjattiin ministeriöiden toimintojen sijoittuminen nykyistä yhtenäisempiin tiloihin valtioneuvoston linnan läheisyyteen valtion / Senaatti-kiinteistöjen omistamiin tai hallinnoimiin kiinteistöihin. Lisäksi huomiota tuli kiinnittää yhteisten kokoustilojen ja - palveluiden aikaansaamiseen, tilojen sijaintiin ja muunneltavuuteen siten, että ministeriöiden sisäinen sekä ministeriörajat ylittävä yhteistyö voi toimia joustavasti toimintojen ja organisaatioiden muuttuessa. Työryhmän tehtävänä oli laatia em. tavoitteiden ja valtion toimitilastrategian linjausten mukaisesti puitesuunnitelma valtioneuvoston toimitilojen kehittämisestä noin viiden vuoden tähtäimellä sekä koordinoida ministeriöiden toimitilahankkeita tavoitteiden saavuttamiseksi. Ministeriöiden toimitilayhteistyöryhmän puheenjohtajana toimii hallinto- ja kehitysjohtaja Päivi Nerg valtiovarainministeriöstä. Työryhmän jäsenet ovat ylijohtaja Hannu Kuikka valtioneuvoston kansliasta, projektijohtaja Ritva Lappalainen ulkoasiainministeriöstä, hallitusneuvos Markku Kuusela oikeusministeriöstä, hallintojohtaja Janne Kerkelä sisäasiainministeriöstä, yksikön johtaja Antti Kivipelto puolustusministeriöstä, budjettisihteeri Pauliina Pekonen valtiovarainministeriöstä, rakennusneuvos Tuulikki Terho opetus- ja kulttuuriministeriöstä (6.3.2012 asti), hallintojohtaja Håkan Mattlin opetus- ja kulttuuriministeriöstä (6.3.2012 alkaen), hallintojohtaja Eeva Pystynen maa- ja metsätalousministeriöstä, turvallisuusjohtaja Rauli Parmes liikenne- ja viestintäministeriöstä, johtaja Hannes Aulu työ- ja elinkeinoministeriöstä, neuvotteleva virkamies Matti Pulkkinen sosiaali- ja terveysministeriöstä, talousjohtaja Oili Hintsala ympäristöministeriöstä ja linnanvouti Anne Puonti tasavallan presidentin kansliasta. Asiantuntijana toimii asiakaspäällikkö Mika Kankainen Senaatti-kiinteistöistä. Työryhmä on pitänyt huhtikuuhun 2012 mennessä 15 kokousta. Ministeriöiden toimitilayhteistyöryhmän puitesuunnitelma valtioneuvoston toimitilojen ja yhteisten palveluiden kehittämisestä valmistui 15.11.2011 ja se on esitelty kansliapäällikkö kokouksessa 6.2.2012. Puitesuunnitelmassa valtioneuvostokampuksen kehittymistä tukevat toimenpide-esitykset käsittelevät tilankäytön tehostamista ja kehittämistä, yhteiskäyttöisten tilojen muodostamista, yhteisten käyttäjäpalveluiden järjestämistä sekä ministeriöiden tila-asioiden yhteistyön kehittämistä ja toiminnallista yhtenäistämistä. Työ-
ryhmä jatkaa toimintaansa toimeksiannon mukaisesti ja koordinoi valtioneuvostokampuksen kehittymistä toimitila-asioihin liittyvissä asioissa. Päivi Nerg Valtiovarainministeriö Hannes Aulu Työ- ja elinkeinoministeriö Oili Hintsala Ympäristöministeriö Mika Kankainen, Senaatti kiinteistöt Janne Kerkelä Sisäasiainministeriö Antti Kivipelto Puolustusministeriö Hannu Kuikka Valtioneuvoston kanslia Markku Kuusela Oikeusministeriö Ritva Lappalainen Ulkoasiainministeriö Håkan Mattlin Opetus- ja kulttuuriministeriö Rauli Parmes Liikenne- ja viestintäministeriö Pauliina Pekonen Valtiovarainministeriö Matti Pulkkinen Sosiaali- ja terveysministeriö Anne Puonti Presidentin kanslia Eeva Pystynen Maa- ja metsätalousministeriö Tuulikki Terho Opetus- ja kulttuuriministeriö
Sisältö 1 Työryhmän tehtävä....................................................................................................13 2 Nykytilanne................................................................................................................ 15 2.1 Lähtötiedot...15 2.2 Valtioneuvoston nykyiset toimitilat...15 2.3 Tilojen ominaisuudet ja käyttö...17 2.4 Tilatehokkuus...18 2.5 Vuokrasopimukset...19 2.6 Perusparannukset...19 2.6.1 Perusparannusohjelma...19 2.6.2 Perusparannusten yleiset tavoitteet...20 3 Yhteiset toimitilatavoitteet.....................................................................................23 3.1 Toimitilat...23 3.1.1 Tilatehokkuus...23 3.1.2 Työympäristö...24 3.1.3 Yhteiskäyttöiset tilat...26 3.1.4 Usean käyttäjän toimistokiinteistöt...29 3.2 Yhteiset palvelut...29 3.3 Toimitilaturvallisuus...30 3.3.1 Toimitilaturvallisuus ministeriöiden sisäisessä toiminnassa...30 3.3.2 Toimitilaturvallisuus perusparannus- ja korjaushankkeissa...30 4 Ministeriökohtaiset suunnitelmat........................................................................... 33 5 Tilankäytön tehostamisen vaikutus........................................................................39 5.1 Taloudelliset vaikutukset...39 5.2 Vaikutus kokonaisenergian kulutukseen...39 6 Jatkoselvitystä vaativat / muut asiat.......................................................................41 7 Yhteenveto.................................................................................................................43
13 1 Työryhmän tehtävä Valtiovarainministeriö asetti 4.5.2010 ministeriöiden toimitilayhteistyöryhmän, jonka yleisenä tavoitteena on ministeriöiden välisen yhteistyön parantaminen valtioneuvoston toimitiloja koskevissa asioissa sekä niihin liittyvien ratkaisujen koordinointi valtion yleisen toimitilastrategian ja kampustyylisen toimintamallin mukaisesti. Valtion yleisessä toimitilastrategiassa päämääränä on työympäristöjen kokonaisvaltainen parantaminen siten, että tilat tukevat toimintaa kustannustehokkaasti ja tilaratkaisuissa varmistetaan valtion kokonaisetu ja yhteiskuntavastuullisuus. Strategiassa päätettyjä toimenpidelinjoja ovat: tilaratkaisujen joustavuuden lisääminen pyrkimys usean käyttäjän toimistokiinteistöihin, joissa oheispalvelujen taloudellinen järjestely ja kannattavuuskynnys ovat parhaiten saavutettavissa (ml. tasokkaat turvallisuusjärjestelyt) tehokkuustavoite 25 huoneisto m 2 / henkilö. Toimitilayhteistyöryhmän tavoitteet: 1. Ministeriöiden toimintojen sijoittuminen nykyistä yhtenäisimpiin tiloihin valtioneuvoston linnan läheisyyteen (ns. valtioneuvostokampus) valtion / Senaatti-kiinteistöjen omistamiin tai hallinnoimiin kiinteistöihin. 2. Yhteisten kokoustilojen ja palvelujen sekä toimitilapalvelujen aikaansaaminen. 3. Erityistä huomiota tulee kiinnittää tilojen sijaintiin siten, että ministeriöiden sisäinen sekä ministeriörajat ylittävä yhteistyö voi toimia joustavasti, samoin kuin tilojen muunneltavuuteen toimintojen ja organisaatiorakenteiden muuttuessa. Toimitilayhteistyöryhmän tehtävät: 1. Laatia em. tavoitteiden ja valtion toimitilastrategian linjausten mukaisesti puitesuunnitelma valtioneuvoston toimitilojen kehittämisestä noin viiden vuoden tähtäimellä. 2. Koordinoida ministeriöiden toimitilahankkeita tähdäten edellä todettuihin tavoitteisiin. Tämä tehtävä jatkuu asettamispäätöksen mukaan vuoden 2015 loppuun asti.
14
15 2 Nykytilanne 2.1 Lähtötiedot Puitesuunnitelman laatimista varten ryhmä teetti erillisselvityksen ISS Proko Oy:llä, jonka tehtävänä oli kartoittaa toimitilojen käytön nykytilanne ja tutkia tilankäytön kehityspotentiaali. Tarkasteltavia kiinteistöjä olivat valtion omistamien, toimistokäytössä olevien kohteiden lisäksi Kasarminkatu 23-25, Meritullinkatu 1 ja Eteläesplanadi 18. Lähtöaineistona käytettiin Senaatti-kiinteistöiltä saatuja vuokra-ala-, henkilömäärä- ja pohjapiirustustietoja. Saatuja tietoja täydennettiin tutustumalla kiinteistöihin kohdekäynneillä. Toimeksiantoon sisältyi myös tarkastelu valtioneuvoston tilatarpeesta vuonna 2015, tilanteessa jossa henkilömäärä vähenee valtion tuottavuusohjelman mukaisesti. 2.2 Valtioneuvoston nykyiset toimitilat Valtioneuvoston käytössä on tällä hetkellä Helsingin keskustassa Kruununhaan, Kaartinkaupungin ja Katajanokan alueella yli 160 000 m 2 toimitilaa yli 40:ssä eri osoitteessa. Näistä noin 130 000 m 2 on valtion omistamissa kiinteistöissä. Noin 6 500 m 2 on Senaattikiinteistöjen kautta vuokratuissa ja noin 32 000 m 2 suoraan ulkopuolisilta vuokratuissa tiloissa. Lisäksi kampusalueella on noin 5 500 m 2 ministeriöiden käytössä olevia valtion omistamia edustustiloja. Ministeriöissä työskentelee VN-kampusalueella noin 4 500 henkilöä.
16 Kuva 1. Ministeriöiden toimitilojen nykyinen sijainti Musta väri = Valtion omistama kiinteistö Sininen väri = Senaatti-kiinteistöjen kautta ulkopuoliselta vuokrattu kiinteistö Punainen väri = Suoraan ulkopuoliselta vuokrattu kiinteisöt
2.3 Tilojen ominaisuudet ja käyttö 17 Toimistotilat Yli 95% työpisteistä on yksilötyöhuoneissa. Muutamissa kiinteistöissä on yksittäisiä tiimitiloja tai parihuoneita. Tehtyjen havaintojen perusteella merkittävä osa työhuoneista on päivän aikana tyhjillään. Työtä tehdään usein muualla kuin työpisteellä. Havainnot tukevat työpisteiden käyttöastemittauksia, joiden mukaan huoneissa ollaan alle puolet työajasta. Kuva 2. tilankäyttötutkimuksen tulos työpisteiden käyttöasteesta esimerkkikohteessa. Ministeriökohteiden tutkimustulokset ovat verrattavissa esimerkkikohteeseen % Ydinpäivä 100 90 80 Työntekijän oma arvio 70 60 50 40 30 Poissa Väliaikaisesti poissa Paussi Yhteistyö Yksilötyö 20 10 0 8:00 9:40 11:20 13:00 14:40 16:20 Lähde: Tilankäytöntutkimus huhtikuu 2006 Kokoushuoneet Alkuvuodesta 2011 kerättiin ministeriökohtaisia tilastoja kokoustilojen käytöstä. Aineiston perusteella käyttöaste vaihtelee 20-50 % välillä. Tehokkaana käyttöastetavoitteena pidetään n. 70 %. Suurin kuormitus kohdistuu tiettyihin kellonaikoihin ja tiettyihin kokoushuoneisiin. Monet neuvotteluhuoneista ovat isohkoja, jolloin on mahdollista, että niitä käytetään myös pienien ryhmien neuvotteluihin. Tämä huonontaa tilan todellista käyttöastetta. Tulevissa perusparannushankkeissa tuleekin kiinnittää huomiota suurten kokoushuoneiden jakamismahdollisuuksiin (muunneltavuuteen).
18 Auditoriot ja suuret kokoustilat Auditoriot ja muut suuret kokoustilat ovat pääsääntöisesti yksittäisten ministeriöiden omassa käytössä. Yhteisiä kokoustiloja on Valtioneuvoston lisärakennuksen Pihapaviljongissa, Säätytalossa, Arppeanumissa sekä Tieteiden talossa. Koulutustilat Kanavakatu 4:ssä (Rahapaja) ja Kasarminkatu 42:ssa on keskitetyt koulutustilakokonaisuudet, jotka ovat yksinomaan niitä vuokraavien kahden ministeriön käytössä. Muut tilat Kampusalueella on käytössä yhteensä yhdeksän henkilöstöravintolaa, jotka Pihapaviljonkia lukuun ottamatta sijaitsevat ministeriöiden vuokraamissa tiloissa. Ravintoloita käyttävät tällä hetkellä pääasiassa samassa kiinteistössä sijaitsevat ministeriöt. Kahdeksassa kiinteistössä on henkilökunnan käytössä olevat kuntosalitilat. Kuudessa kiinteistössä on monistamotilat (osa näistä lähinnä postitus-/kopiointikäytössä) Kirjastotiloja on kahdeksassa kiinteistössä. Kirjastojen/ tietopalveluiden tilatarve vähenee keskittyvien tietopalveluiden ja sähköisen aineiston lisääntyessä. Kiinteistöissä on lisäksi hyvin laajat varasto- ja arkistotilat. Koko tarkasteltavalla alueella on noin 10 000 m 2 varasto- ja arkistotilaa, josta noin 40 % sijaitsee maanpäällisissä kerroksissa. 2.4 Tilatehokkuus Keskimääräinen tilatehokkuus (vuokrattu pinta-ala / henkilömäärä) ministeriöiden toimitiloissa on 38 m 2 /henkilö, kun valtion toimitilastrategian mukainen tavoite on 25 m 2 / henkilö. Kiinteistökohtaiset erot ovat suuret, johtuen lähinnä rakennusten ominaisuuksista. Isojen yksilötyöhuoneiden ohella tilatehokkuuteen vaikuttaa erikoistilojen määrä, kuten esimerkiksi kirjastosalit, auditoriot, koulutustilat ja henkilöstöravintolat. VN-kampuksella sijaitsevat juhlahuoneistot eivät ole tilatehokkuustarkastelussa mukana.
19 Kuva 3. Ministeriökohteiden nykyinen tilatehokkuus rakennuksittain 2.5 Vuokrasopimukset Perusparannettavissa valtion omistamissa ministeriökohteissa vuokrasopimukset uusitaan ja vähimmäiskestoksi sovitaan yleensä 15- vuotta. Ministeriöiden irtisanottavissa olevia vuokrasopimuksia pyritään jatkamaan neuvottelumenettelyin. Tyypillinen sopimuksen vähimmäiskesto tällöin on 5-7 vuotta. Valtion ulkopuolelta hankitut työtiloja koskevat vuokrasopimukset ovat päätettävissä pääsääntöisesti viimeistään 2015 lukuun ottamatta yhtä, jonka vuokrasopimus on päätettävissä vasta 2019. 2.6 Perusparannukset 2.6.1 Perusparannusohjelma Ministeriökohteiden edelliset peruskorjaukset on tehty pääasiassa 70- ja 80- luvulla, joten useat rakennukset ovat teknisesti ja toiminnallisesti vanhentuneita. Senaatti-kiinteistöt on laatinut VN-kampukselle ohjeellisen perusparannusohjelman, jonka toteuttaminen edellyttää vuositasolla 15-20 milj. euron investointeja. Perusparannuksen jälkeinen vuokra asetetaan vastaamaan alueen kohtuullista markkinatasoa.
20 Kuva 4. Ohjeellinen perusparannusohjelma Eteläesplanadi 16 (LVM) VNL kokouskeskus (VNK) Hallituskatu 3 (MMM) Mariankatu 9 (VM) Eteläesplanadi 4 (TEM) Kirkkokatu 12 (SM) Aleksanterink. 4-10 (TEM) Smolna (VNK) Valtioneuvoston linna (VM) Korjauskustannukset M Vuokramenetykset M 2011 15 1,7 2012 2013 2014 2015 2016 14 16 18 19 8 1,6 2,9 2,4 3,2 1,3 2017 2018 2019 valmistelu ja suunnittelu rakentaminen valmistunut Perusparannusohjelman ulkopuolisille muutostöille, jotka tähtäävät tilankäytön tehostamiseen ohjelmoidaan ja niiden toteuttamista varten tarvitaan lähivuosina 1 milj. euroa / vuosi. Tilamuutostyöt ovat vuokravaikutteisia. 2.6.2 Perusparannusten yleiset tavoitteet Perusparannusten yhteydessä on keskeistä, että ministeriön toiminnan, strategisten tavoitteiden ja toimitilojen väliset yhteydet analysoidaan ja em. asioita kehitetään kokonaisuutena. Hankkeiden valmisteluvaiheessa tehdään työympäristön kehittämissuunnitelma, jossa työympäristön eri osa-alueita tarkastelemalla ja kehittämällä pyritään tukemaan organisaation suorituskykyä sekä löytämään toimintaa parhaiten tukeva tilakonsepti. Kohderatkaisun lisäksi suunnitelmissa huomioidaan VN-kampuksen tavoitteet. Uudet tilaratkaisut johtavat käytännössä nykyisten yksilötyöhuoneisiin perustuvien ratkaisujen monipuolistamiseen ja nk. monitilaympäristöä pidetäänkin tarkastelujakson perusparannushankkeiden suunnittelun lähtökohtana. Monitilaympäristöä ja työympäristöön liittyviä yleisiä tavoitteita on kuvattu kohdassa 3.1.2. Ministeriökohteiden perusparannusten yleisinä teknisinä tavoitteina on uusia rakennusten talotekniikka, vähentää energiankulutusta, parantaa sisäilman lämpötilan hallittavuutta ja samalla kohentaa tilojen yleisilmettä. Perusparannuksiin liitetään aina tavoitteellisesti rakennusten energiatehokkuuden parantaminen. Suojelluissa arvokohteissa energian kulutuksen pienentäminen kustannustehokkaasti peruskorjaamalla on vaikeaa, eikä asetettuihin tavoitteisiin välttämättä päästä. Tähän vaikuttaa ennen kaikkea se parannetaanko
sisäilman hallittavuutta jäähdytyksellä. Suojelukohteissa on lisäksi rajoitettu mahdollisuus lisätä rakenteiden tiiveyttä ja lämmöneristystä. Suunnitteluvaiheessa on tapauskohtaisesti selvitettävä vaihtoehtoisia rakenteellisia tapoja hallita sisäilmaolosuhteita. Kokonaisenergian kulutusta pyritään pienentämään myös tehokkaammilla tilaratkaisuilla. TEM:n Eteläesplanadi 4:n hankesuunnitteluvaiheessa käytiin Senaatti-kiinteistöjen, museoviraston, työ- ja elinkeinoministeriön sekä ympäristöministeriön yhteistyönä läpi arvorakennusten energiatehokkuutta parantavia toimenpiteitä, niiden vaikuttavuutta sekä toteutusmahdollisuutta suojelunäkökulmasta. Suunnittelun ja rakentamisen yhteydessä saatavia kokemuksia voidaan hyödyntää jatkossa muissa kohteissa. Senaatti-kiinteistöt teettää perusparannettavista suojelluista arvokiinteistöistä rakennushistorialliset selvitykset, joiden pohjalta muutostöiden mahdollisuuksia ja laajuutta selvitetään yhteistyössä museoviraston kanssa. Hankkeen valmisteluvaiheessa sovitaan myös museoviraston rooli jatkosuunnittelussa. Perusparannusten valmisteluvaiheessa hankkeisiin otetaan mukaan erillinen turvallisuussuunnittelija, jonka tehtävänä on ottaa ministeriökohteiden erityispiirteet huomioon kohteen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Perusparannusten suunnitteluun ja rakentamiseen liittyviä turvallisuusjärjestelyjä on kuvattu kohdassa 3.3 Toimitilaturvallisuus. 21
22
23 3 Yhteiset toimitilatavoitteet VN-kampuksen muodostamisen lähtökohtana on, että ministeriöiden toimitilat sijaitsevat kampuksen ytimessä sijaitsevan valtioneuvoston linnan läheisyydessä, kävelymatkan päässä toisistaan. VN-kampusta ohjaavat valtion toimitilastrategian mukaiset keskeiset tavoitteet parantaa tilojen toiminnallisuutta, työnteon tehokkuutta ja tuottavuutta sekä varmistaa valtion kokonaisetu. Toimitilastrategian ohella valtioneuvoston periaatepäätös 4.2.2010 Valtion pysyvien toimintamenosäästöjen aikaansaamiseksi linjaa tilankäytön tehostamiseen ja yhteishankintaan liittyviä tavoitteita. Myös vuonna 2011 laaditussa hallitusohjelmassa on linjattu hallinnon tilatehokkuuden parantamiseen perustuvia menosäästöjä. Linjaus edellyttää käynnissä olevien ja uusien tilatehokkuutta lisäävien ja toimitilakustannuksia säästävien toimenpiteiden nopeuttamista ja tehostamista. Ajankohtaisia ovat myös järjestelyt, joissa olemassa olevien tilojen käyttöä tehostetaan nopealla aikataululla ilman merkittäviä kustannuksia aiheuttavia korjauksia. Samoin toiminnallisista muutostarpeista johtuvia perusparannusten aikaistamisia tulee kustannussyistä välttää. Säästöt toimitilakustannuksissa ovat toiminnan kehittämisen ohella tämän puitesuunnitelman keskeisiä tavoitteita. 3.1 Toimitilat 3.1.1 Tilatehokkuus Ryhmän teettämässä erillisselvityksessä selvitettiin, onko ministeriöiden käytössä olevissa kiinteistöissä mahdollista tehostaa työtilojen käyttöä sijoittamalla niihin lisää työpisteitä ilman tilajaon muutoksia. Selvityksessä yli 20 m 2 huoneisiin on sijoitettu useampi työpiste (10 m 2 / työpiste, tiimitiloissa 8 m 2 / työpiste). Samalla huomioitiin neuvotteluhuoneiden, vetäytymistilojen ja aputilojen riittävyys, kun henkilömäärä lisääntyy. Peruskorjattavien kiinteistöjen osalta pyrittiin tarkastelemaan korjauksen jälkeistä tilannetta. Tiivistämistutkielman perusteella tarkasteltavissa kiinteistöissä voidaan työpistemäärää lisätä n. 1 000 työpisteellä, jonka seurauksena tilatehokkuus kasvaa n. 26 % nykyisestä 38 m 2 / hlö -> 28 m 2 / hlö.
24 Kuva 5. Tilatehokkuuden muutos. Kaavio osoittaa työpisteiden tiivistämismahdollisuudet tarkastelluissa kiinteistöissä. Tiloissa toimivaa organisaatiota ei ole käytetty lähtökohtana, joten työpistemäärä tarkentuu kohdekohtaisessa jatkoselvityksessä. Vihreä palkki osoittaa kuinka tehokkaaksi tila tässä luvussa esitetyillä kriteereillä saadaan. Oranssi palkki puolestaan osoittaa muutoksen nykytilanteeseen. Tiivistämistutkielmat, tarkasteltavien kiinteistöjen tilatehokkuuden muutos Meritullinkatu 1 Fabianinkatu 6 Kasarmikatu 23 Kasarmikatu 25 Eteläesplanadi 18 Snellmaninkatu 1 Ratakatu 3 Meritullinkatu 8 Meritullinkatu 10 Mariankatu 9 Mariankatu 23 Liisankatu 8 G Liisankatu 8 A Laivastokatu 22 Kirkkokatu 14 Kirkkokatu 12 Kasarmikatu 42 Kanavakatu 4 (Rahapaja) Katajanokanlaituri 3 (Meripaja) Kanavakatu 3 c-d Kanavakatu 3 a-b Hallituskatu 5 Hallituskatu 3 Eteläinen Makasiinikatu 8 Eteläesplanadi 4 Eteläesplanadi 16 Eteläesplanadi 10 Aleksanterinkatu 4-10 0 10 20 30 40 50 60 70 2 m /hlö 2 Valtion toimitilastrategian suositus 25 m /hlö Tarkasteltavista kiinteistöistä tehtiin kohdekohtaiset tutkielmat, joita hyödynnetään ministeriökohtaisissa suunnitelmissa. Tiivistämisen jälkeen suuri osa VN-kampuksen työpisteistä jää edelleen yksilötyöhuoneiksi, jonka lisäksi on useamman työpisteen huoneita (pl. lähtökohtaisesti monitilaympäristöksi suunniteltavat kohteet VM, TEM ja SM). 3.1.2 Työympäristö Työympäristön yleiset tavoitteet Toimitilastrategiassa asetetun tehokkuustavoitteen lisäksi VN-kampuksen tilojen tulee olla niin yleispäteviä ja joustavia, että ne mahdollistavat ministeriöiden sijainnin, henkilömäärien ja organisaatiorakenteen muutokset. Tilojen tulee myös tukea organisaation toimintakulttuurin muutosta sekä mahdollistaa yhteiset palvelut. Ministeriöiden toimintaa tukevia kehityskohteita ovat vuorovaikutuksen lisääminen, tiedonkulun- ja työssä oppimisen parantaminen ja työhyvinvoinnin parantaminen. Työympäristöratkaisuissa tulee myös huomioida riittävä keskittymisrauha silloin, kun työtehtävä sitä vaatii.
25 Työympäristöratkaisun suunnittelussa tulee tilat vyöhykkeistää niin, että ministeriön työntekijöiden ja ulkopuolisten sidosryhmien tapaamiset rajoitetaan puolijulkiselle alueelle kokouskeskukseen. Myös sisäiseen käyttöön tarkoitettuja tiloja voidaan vyöhykkeistää, jolloin esim. tietoturvakriittisiä asiakirjoja käsitellään ainoastaan erillisessä tilassa, jonne on rajattu kulkuoikeus. Työympäristöratkaisua suunniteltaessa käytetään työympäristökehittämisen menetelmää, jossa tiloja, toimintaa ja teknologian mahdollisuuksia tarkastellaan kokonaisvaltaisesti. Monitilaympäristö Parhaiten edellä kuvatut tavoitteet voidaan toteuttaa hyödyntämällä nykyistä joustavampia ja avoimempia tilankäyttöratkaisuja. Tilaratkaisuista parhaiten tavoitteita tukevaksi on osoittautunut ns. monitilaympäristö, jossa työntekijällä on käytössään useita eri työntekemisen paikkoja: työpiste avotilassa ja sen läheisyydessä tiloja esim. projektityöskentelyyn sekä erityistä keskittymistä vaativiin töihin. Käynnissä olevissa perusparannushankkeissa (VM, TEM ja SM) monitilaympäristöä pidetäänkin toteutuksen lähtökohtana. Kokemuksia monitilaympäristöstä voidaan hankkia rakentamalla pilottitiloja käytössä oleviin tiloihin. Esim. Mariankatu 9:n 5.kerroksen pilotista saatu kokemus rohkaisi VM:tä suunnittelemaan koko rakennuksen monitilaympäristöksi. Pilotteja on rakennettu (tai on rakenteilla) VM:n, TEM:n, MMM:n, SM:n ja OM:n tiloihin. Monitilaympäristö on laajamittaisena parhaiten ja kustannustehokkaimmin toteutettavissa peruskorjaushankkeiden yhteydessä. kuva 6. Esimerkki monitilaympäristöstä Työprofiili 1: Toimistolla työskentelevät Nimetyt työpisteet Työskentelyn päämoodi: Pääsääntöisesti toimistolla ja omalla työpisteellä tapahtuva työ. Työskentelyyn kuuluu paljon keskittymistä vaativaa yksilötyötä, mutta myös kokouksia, pikakysymyksiä kollegalta sekä spontaania yhteistyötä. Monitilaratkaisu pääasiassa toimistossa työskenteleville Ergonomiset työpisteet Hyvä valaistus Helppo säädettävyys. Riittävästi säilytystilaa Riittävästi yksityisyyttä ja suojaa. Vetäytymistiloja henkilökohtaisille puheluille, luottamuksellisille keskusteluille ja keskittymiselle Yhteiset kopio/skannaus/lähiarkisto tukitilat työpisteiden lähellä Nimetty työpiste tiimitilassa Avoneuvottelutila työpisteiden lähellä
26 Useamman työpisteen huoneet Lähtökohtana niissä rakennuksissa, jotka eivät kuulu tarkastelujakson (-2015) aikana peruskorjausohjelman piiriin on, että tilankäyttöä kehitetään pääsääntöisesti nykyiseen huonejakoon perustuen (ml. juuri valmistuneet Eteläesplanadi 16 ja Hallituskatu 5 sekä rakenteilla oleva Hallituskatu 3). Tilatehokkuuden parantaminen käytännössä tarkoittaa silloin pääsääntöisesti suurien yksilötyöhuoneiden muuttamista useamman työpisteen huoneiksi. Kohdekohtaisessa jatkosuunnittelussa voidaan tarkastella myös yksittäisten monitoimitilojen rakentamista. Monipaikkainen työ Uudet teknologiat muuttavat työtapoja, viestintää ja tiedonhallintaa. Mobiiliteknologian kehittyessä työtä voidaan tehdä ajasta ja paikasta riippumatta. Kun liikkuvuus lisääntyy, kaikki eivät enää tarvitse omaa työpistettä, jolloin tilatarve pienenee edelleen. Liikkuvan työn (ml. kotona tehtävä etätyö) ohella myös muut työajan joustot, kuten lisääntyvä osaaikaeläkeläisten lukumäärä, heikentävät tilojen käyttöasteita. Jo tällä hetkellä työpisteiden käyttöasteet ovat mittausten mukaan (= aika jonka tila on työpäivän aikana käytössä) keskimäärin n. 40%, joten vuorovaikuttamista talon sisällä ja ulkopuolella on paljon. Monipaikkaista työtä, jossa työntekijällä ei ole nimettyä työpistettä pilotoidaan lähitulevaisuudessa TEM:ssä ja VM:ssä. Muutosjohtaminen Henkilöstön kannalta muutos puhtaasti yksilötyön tarpeisiin rakennetusta työympäristöstä on suuri. Muutos vaatii onnistuakseen ministeriön ylimmän johdon tuen sekä henkilöstöä osallistavan moniammatillisen (HR, ICT, tilahallinto) prosessin (työympäristökehittämisen menetelmä). Nykyinen yksilötyöhuoneisiin perustuva hierarkinen kulttuuri on väistymässä ja uusia ratkaisuja haettaessa esimiehet ovat ensisijaisen tärkeässä asemassa esimerkin näyttäjinä. Ministeriöiden yhteistyöryhmä seuraa työympäristöön kohdistuvia kehittämishaasteita ja alan kansainvälistä kehitystä sekä tukee muutosjohtamisen toimenpiteitä jakamalla vertaiskokemuksia, järjestämällä kohdekäyntejä ja tiedottamalla ajankohtaisasioista valtioneuvostotasolla. 3.1.3 Yhteiskäyttöiset tilat Ministeriöiden toimitilat sijaitsevat VN-kampuksella lähellä toisiaan. Tämä antaa mahdollisuuksia monien tilojen yhteiskäytölle, mikä edistää tehokasta tilankäyttöä. Yhteiskäyttö tukee myös toimintakulttuuria, jossa tehdään yhteistyötä ja jaetaan osaamista yli organisaatiorajojen. Suuria kokoontumistiloja on perusteltua ottaa yhteiskäyttöön. Niitä käytetään tyypillisesti sen luonteisiin tilaisuuksiin, että ne voidaan varata hyvissä ajoin. Lisäksi pääsy näihin tiloihin on usein järjestetty niin, että niihin on mahdollista tuoda ulkopuolisia henkilöitä ja turvallisuusjärjestelyt näin ollen voidaan hoitaa. Kokoustilojen yhteiskäytön lisääminen