PROJEKTISUUNNITELMA EXPEDITUS NOVUS 2004 Laatija: Kati Laitinen Päiväys: 17.11.2003 Luottamuksellisuus: julkinen Hyväksynyt: Versio:7
SISÄLTÖ 1 PROJEKTIN TAUSTA... 1 2 KOHDERYHMÄ JA HYÖDYNSAAJAT... 1 3 PROJEKTIN TAVOITTEET JA TEHTÄVÄT... 1 3.1 Projektin sisällölliset tavoitteet...1 3.2 Projektiryhmän oman oppimisen tavoitteet...1 4 PROJEKTIN TEKEMISEN TAUSTALLA OLEVA AJATTELUMALLI (TEORIAOSUUS) 2 5 TEHTÄVÄLUETTELO, AIKATAULU, VASTUUHENKILÖT...4 6 TARVESELVITYS (RESURSSIT)...5 7 PROJEKTIN KUSTANNUSARVIO...6 8 PROJEKTIN ORGANISAATIO...6 8.1 Projektin ohjausryhmä...6 8.2 Projektin asiantuntijajäsenet...6 8.3 Projektiryhmä...6 9 PROJEKTIN LUOTTAMUKSELLISUUS JA SALASSAPITO...7 10 PROJEKTIN TIEDOTTAMINEN...7 11 PROJEKTITOIMINNAN RISKIT JA RISKIEN HALLINTA...7 12 PROJEKTIN LAADUNVARMISTAMINEN...8 12.1 Projektin raportointi...8 12.2 Projektin ohjaus- ja asiantuntijaryhmän kokoukset...8 12.3 Projektin dokumentoinnin hallinta...8 13 PROJEKTIN ARVIOINTI...8
1 PROJEKTIN TAUSTA Kajaanin ammattikorkeakoulun valmistuneista opiskelijoista vain noin puolet jää Kainuuseen. Kajaanin ammattikorkeakoulu toimii yhteistyössä Kainuun yritysmaailman kanssa, ja tällä yhteistyöllä pyritään lisäämään hyvin koulutettua työvoimaa Kainuussa. Vuoden 2004 messujen tarkoitus on antaa opiskelijoille helppo mahdollisuus tutustua yrityksiin, ja yrityksille mahdollisuus tehdä itseään tunnetuksi nuorten tulevaisuuden osaajien keskuudessa. Expeditio Novus -messut on järjestetty aikaisemmin vuosina 2000, 2001 ja 2002. Tällöin hyvin onnistuneet messut on järjestetty Kajaanin ammattikorkeakoulun ja Kajability Oy:n yhteistyönä, mutta nyt Kajabilityn tilalla messutiimissä on opiskelijayhdistys Kamo ry. 2 KOHDERYHMÄ JA HYÖDYNSAAJAT Projektin kohderyhmänä ovat pääasiassa Kajaanin ammattikorkeakoulun opiskelijat sekä kainuulaiset yritykset. Hyödynsaajina ovat muut messuvieraat esimerkiksi toisista oppilaitoksista sekä Kainuun ulkopuolelta messuille tulevat yritykset. Lisäksi messuista hyötyy Kajaanin kaupunki sekä paikkakunnan elinkeinoelämä. 3 PROJEKTIN TAVOITTEET JA TEHTÄVÄT 3.1 Projektin sisällölliset tavoitteet Yhtenä projektin tavoitteena on saada messuille ensisijaisesti kajaanilaisia sekä kainuulaisia yrityksiä aloittain seuraavasti: tekniikan alan yrityksiä 14, kaupan ja hallinnon alan yrityksiä 9, matkailu- ja ravitsemisalan yrityksiä 5 ja sosiaali- ja terveysalan yrityksiä 5. Tarkoituksena on siis, että messuilla olisi ainakin muutama yritys jokaiselta Kajaanin ammattikorkeakoulun koulutusalalta. Opiskelijoille tarjotaan hyvä ja helppo keino tutustua yrityksiin ja solmia heidän kanssaan kontakteja. Heille tarjotaan mahdollisuus tutustua myös ulkomaisiin yrityksiin. Opiskelijat voivat saada messujen kautta yrityksiltä työ- tai harjoittelupaikan, opinnäytetyön aiheen tai projektityön toimeksiannon. Yritykset saavat mahdollisuuden esittäytyä, tarjota opiskelijoille työ- ja harjoittelupaikkoja, opinnäytetöiden aiheita ja erilaisia projektitöitä. Opiskelijat, jotka pääsevät mukaan projektiin, saavat työtuntiensa perusteella opintoviikkoja sekä kokemusta tapahtuman järjestämisestä. 3.2 Projektiryhmän oman oppimisen tavoitteet Annu Keränen: Haluan oppia ryhmätyötaitoa ja joustamista ryhmässä. Autetaan toisia vaikka tehtävä ei olisikaan minun tehtäväni, eli autan vaikka viestintäporukkaa, vaikka itse en ole viestinnässä mukana. Haluan oppia ilmaisemaan omia näkemyksiäni tuntemattomassa ryhmässä eli uskallan aukaista suuni ja kertoa omat mielipiteeni. Lisäksi haluan oppia yleistä käytäntöä palaveritilanteissa, esimerkiksi muistion kirjoittaminen. D:\työhakemisto\Caset\Expetidus Novus\dokut\Projektisuunnitelma EN.doc (22.5.2003) 1
Anu Okkonen: Haluan oppia tuotteen markkinointia puhelimitse ja kirjeitse sekä projektin järjestämiseen liittyviä muita asioita, kuten projektisuunnitelman teko, aikataulu, organisointi, budjetin laatiminen, palautteen analysointi yms. En ole ollut koskaan mukana tätä vastaavassa projektissa, joten kaikki on uutta. Heidi Juntunen: Tavoitteenani on oppia työelämän ammatillisissa asiantuntijatehtävissä tarvittava projektityömenetelmä, käytännön markkinointia, menestyksekäs myynti teoriassa ja käytännössä. Lisäksi haluan oppia tiimityöskentelyn parantamista, tehokasta ajankäyttöä, kriisien hallintaa ja riskien sietokyvyn parantamista. Haluan myös tutustua liike-elämän toimintatapoihin käytännössä. Kati Laitinen: Tavoitteenani on oppia toimimaan projektipäällikkönä ja pitämään huolta siitä, että omien tehtävieni lisäksi muiden tehtävät valmistuvat ajallaan ja jokainen tekee osansa. Projektipäällikkyyteen kuuluu projektiryhmän johtaminen ja motivoiminen sillä tavalla, että projekti sujuu suunnitelmien mukaan ja ajallaan. Kokouksissa äänessä oleminen ja asioiden selvittäminen monelle eri taholle on myös oppimistavoitteenani. Lisäksi tahdon parantaa ajan käytön hallintaani sekä asiakokonaisuuksien hallussa pitämistä. Piia Kauppinen: Tavoitteenani on saada hyvä käsitys markkinointiviestinnästä ja erityisesti sen suunnittelun ja toteutuksen eri vaiheista. Projektin aikana tavoitteeni on oppia hallitsemaan projektiin kuuluvia tehtäviä, kuten esim. sisäistä tiedotusta, muistioiden laatimista ja palaverikäytänteitä. Projektiin kuuluu messupaikkojen myynti yrityksille, josta minulla ei ole aiempaa kokemusta. Yhtenä tavoitteena on onnistua tässä puhelinmyynnissä vakuuttavasti. Katja Heikkinen: Haluan oppia suunnittelemaan sekä toteuttamaan julkaisuja, esim. messulehti ja mainokset. Koska en ennen ole ollut mukana projektissa, opiskellut sitä vain teoriassa, oppimista on myös projektissa työskenteleminen käytännössä kaikkine vaiheineen sekä yksin että tiimissä. Opin myös huolehtimaan omasta projektin osa-alueesta sekä mahdollisuuksien / tarpeen mukaan auttaa toisia heidän omissa alueissaan. Lisäksi haluan oppia messujen järjestämisen kokonaisuuden hahmottamista. Pinja Hiltunen: Tavoitteenani on oppia järjestämään messut yhteistyössä muun ryhmän kanssa, jolloin saadaan toimiva kokonaisuus. Haluan oppia käytännössä ottamaan vastuuta ja saamaan asiat todellakin toteutumaan. Oppimistavoitteenani on myös messujen järjestämisen teorian ja käytännön kohtaaminen ja yhteennivoutuminen. Antti Flöjt: Tavoitteenani on oppia projektien oikeaoppiset toimintatavat, laajan lähiverkon rakentaminen ja verkon ylläpito sekä suurten yleisötilaisuuksien tiedottamisen edellytykset. 4 PROJEKTIN TEKEMISEN TAUSTALLA OLEVA AJATTELUMALLI (TEORIAOSUUS) Messuja 2004 järjestettäessä käytetään hyväksi edellisien vuosien kokemusta. Messuilla tarjotaan ensisijaisesti Kainuulaisille yrityksille osastopaikkoja, joilla he voivat esitellä yritystään. Myös muualta Suomesta ja ulkomailta pyritään saamaan osallistujia. Messuille tulevat yritykset voivat messuosaston lisäksi halutessaan esitellä yritystään luentotyyppisesti auditoriossa omalla vuorollaan, ja heille tarjotaan mahdollisuus järjestää työhaastatteluja messujen aikana. Yritysten tiedoista kootaan lehtinen, jota jaetaan opiskelijoille. Lehtisen tarkoituksena on antaa opiskelijoille tietoa jo etukäteen, ja valmiin tietopaketin yrityksistä myöhempää käyttöä varten. Messuille 2004 on tarkoitus järjestää jotain uutta aiempiin vuosiin verrattuna, jotta yritykset saadaan innok- D:\työhakemisto\Caset\Expetidus Novus\dokut\Projektisuunnitelma EN.doc (22.5.2003) 2
kaimmiksi itse tapahtuman aikana. Ideointi sekä messujen teeman kehittäminen toteutetaan projektiryhmän kesken. (Liite 1) Messut 2004 järjestetään 4.2.2004, sillä silloin yritysten kesätyöpaikkojen hakuaika alkaa. Messut ovat yksipäiväiset, ja ne pidetään Kajaanin ammattikorkeakoululla, Taito 2:ssa. Ohjaavalta opettajalta projektiryhmä saa kirjalistan, josta jokainen voi valita oman kiinnostuksensa ja vastuualueensa mukaisesti, mitä kukin lukee. (Liite 2) D:\työhakemisto\Caset\Expetidus Novus\dokut\Projektisuunnitelma EN.doc (22.5.2003) 3
5 TEHTÄVÄLUETTELO, AIKATAULU, VASTUUHENKILÖT Vuosi 2003-2004 Projektin ositus KK Elokuu 2003 Helmikuu 2004 Vko 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Messut 2004 Vastuuhenkilö X Projektisuunnitelman laatiminen Kati X X X X X X Ideointi yritysten aktivointia varten X Projektiryhmä Yritysrekrytointi Annu ja Anu X X X X X Messujen markkinointi opiskelijoille X X X X X X ja muille vieraille Piia Messutilan järjestäminen käytännössä X X X X X X X X X X X X X X X Pinja Messutilan tekninen järjestely Antti X X X Lehtisen ideointi ja kokoaminen Heidi X X X X X Tapahtuma Projektiryhmä X Palautekysely Katja X X X X X X X X Loppuraportti ja arviointi Kati X X X D:\työhakemisto\Caset\Expetidus Novus\dokut\Projektisuunnitelma EN.doc (22.5.2003) 4
6 TARVESELVITYS (RESURSSIT) Henkilöstöresurssit projektipäällikkö Kajaanin ammattikorkeakoulun markkinointiassistentti-harjoittelija Kati Laitinen opiskelijoista koostuva projektiryhmä: Piia Kauppinen, Heidi Juntunen, Pinja Hiltunen, Annu Keränen, Anu Okkonen, Antti Flöjt ja Katja Heikkinen markkinointisuunnittelija Henna Roivainen Kamo ry:n pääsihteeri Pasi Ahoniemi, vastaa taloushallintoon liittyvistä asioista projektin johtajana Ura- ja rekrytointipalvelujen suunnittelija Kirsi Väisänen projektin johtajana Kajaanin ammattikorkeakoulun puolelta opiskelijoiden ohjaava opettaja Harri Virolainen toisena ohjaavana opettajana Mika Pietarinen Kajaanin ammattikorkeakoulun atk-henkilöt Raha messuilla ei tavoitella rahallista hyötyä taloudesta vastaa Kamo ry menot katetaan osallistumismaksuilla Koneet ja laitteet Kajaanin ammattikorkeakoulu tarjoaa tilat veloituksetta projektin käyttöön Puhelin- ym. kulut Kamo ry:n vastuulla Materiaalit standiseinäkkeet, sähköt, pöydät ja tuolit standeille tilataan ulkopuoliselta toimittajalta markkinointimateriaali painatetaan ulkopuolisella tekijällä D:\työhakemisto\Caset\Expetidus Novus\dokut\Projektisuunnitelma EN.doc (22.5.2003) 5
7 PROJEKTIN KUSTANNUSARVIO XXX SALAINEN XXXX 8 PROJEKTIN ORGANISAATIO 8.1 Projektin ohjausryhmä Projektipäällikkönä tapahtuman järjestelyissä toimii Kajaanin ammattikorkeakoulun markkinointiassistentti -harjoittelija Kati Laitinen. Projektipäällikkö vastaa projektin operationaalisesta puolesta, laatii ja tarkentaa projektisuunnitelman, kokoaa raportit ja lopullisen projektimapin sekä tuottaa esityslistat ja muut materiaalit ohjausryhmien yms. kokouksiin. Päätökset tekevät toimeksiantajan edustajina Kajaanin ammattikorkeakoulun ura- ja rekrytointipalvelujen suunnittelija ja projektinjohtaja Kirsi Väisänen sekä Kamo ry:n pääsihteeri ja projektin johtaja Pasi Ahoniemi. Kamo ry vastaa käytännön toteuttamisesta sekä taloudesta. Kamo ry:n pääsihteeri Pasi Ahoniemi toimii heidän vastuuhenkilönään. Kamo ry palkkaa opiskelijoista projektiryhmän, jonka sisällä vastuuta ja tehtäväalueita jaetaan opiskelijoiden kiinnostuksen mukaan. Opiskelijoiden ohjaavina opettajina toimivat Harri Virolainen ja Mika Pietarinen. Ohjauksen pääpaino on kuitenkin Harri Virolaisella. 8.2 Projektin asiantuntijajäsenet Projektin asiantuntijajäseniä ovat Kajaanin ammattikorkeakoulun markkinointisuunnittelija Henna Roivainen sekä Kajaanin ammattikorkeakoulun projektipäällikkö Päivi Malinen. 8.3 Projektiryhmä Projektiryhmän muodostavat opiskelijat Pinja Hiltunen, Heidi Juntunen, Piia Kauppinen, Annu Keränen, Antti Flöjt, Katja Heikkinen ja Anu Okkonen, heidän ohjaavat opettajansa Harri Virolainen ja Mika Pietarinen sekä projektipäällikkö Kati Laitinen. Projektipäällikkö vastaa projektin operationaalisesta puolesta, laatii ja tarkentaa projektisuunnitelman, kokoaa raportit ja lopullisen projektimapin sekä tuottaa esityslistat ja muut materiaalit ohjausryhmien yms. kokouksiin. Projektin sihteeriys kiertää kokouksissa. D:\työhakemisto\Caset\Expetidus Novus\dokut\Projektisuunnitelma EN.doc (22.5.2003) 6
9 PROJEKTIN LUOTTAMUKSELLISUUS JA SALASSAPITO Projekti on kustannusarvion osalta luottamuksellinen. Materiaalia voidaan käyttää opetuksessa casena. Projektikansio luovutetaan toimeksiantajalle projektin päättyessä. 10 PROJEKTIN TIEDOTTAMINEN Projektin sisäinen tiedottaminen hoidetaan pääsääntöisesti sähköpostitse sekä muistioiden avulla suoraan projektiryhmän jäsenille. Projektin etenemisestä tiedotetaan ohjausryhmälle muistioiden avulla sekä tarvittaessa sähköpostitse. Projektisuunnitelma lähetetään johtoryhmälle tiedoksi. 11 PROJEKTITOIMINNAN RISKIT JA RISKIEN HALLINTA Aikataulu - aikataulu pettää projekti aloitetaan tarpeeksi ajoissa jokainen vastaa myös siitä, että toisetkin saavat hommansa hoidettua ajoissa, jotta aikataulu ei kaadu yhden aikaansaamattomuuden vuoksi välitavoitteet ja niiden aikataulutus yhteiset Henkilöriskit - projektiryhmän jäsen jää pois projektista kesken kaiken kukaan ei ole korvaamaton jokaisella on mielekästä tekemistä - projektiryhmä ei saa tarpeeksi opastusta vastuullinen ohjaava opettaja Taloudelliset riskit - menot ovat suuremmat kuin tulot huolehditaan ajoissa, että yrityksiä tulee messuille tarpeeksi sanktio yritykselle peruutuksesta tarkastetaan budjettia ennen kuin hankitaan mitään realistinen budjettiarvio Omaisuusvahinkoriskit - vuokrakalusteet tai muut kalusteet rikkoontuvat vakuutukset kunnossa käytön opastus Toiminnan vastuuriskit D:\työhakemisto\Caset\Expetidus Novus\dokut\Projektisuunnitelma EN.doc (22.5.2003) 7
- projektiryhmän jäsen ei hoida vastuullaan olevaa asiaa kukaan ei ole korvaamaton yhteiset välitavoitteet ja niiden tarkistus 12 PROJEKTIN LAADUNVARMISTAMINEN 12.1 Projektin raportointi Toimeksiantajalle raportoidaan tarvittaessa, ja ohjaavalle opettajalle tieto asioista menee perille muistioiden ja sähköpostin kautta. Ohjaava opettaja on läsnä palavereissa aina kun on tarpeen. Lisäksi hänelle raportoidaan tarpeen tullen suullisesti. Projektiryhmä käyttää palavereissa reflektointia, eli jaetaan omia kokemuksia ja tietoja jo projektin aikana. 12.2 Projektin ohjaus- ja asiantuntijaryhmän kokoukset Projektiryhmä kokoontuu kerran viikossa projektin ajan, ja tarvittaessa useamminkin. Päivämäärät sovitaan aina erikseen. Ohjaus- ja asiantuntijaryhmien jäseniä pyydetään vierailemaan projektiryhmän palavereissa tarvittaessa. Kaikista kokouksista tehdään muistiot, jotka toimitetaan koko projektiryhmälle. 12.3 Projektin dokumentoinnin hallinta Projektipäällikkö huolehtii siitä, että projektista tehdään oppimisprojektikansio. Oppimisprojektikansio toimitetaan toimeksiantajalle: - toimeksiantosopimus - projektisuunnitelma - muistiot - viestintämateriaali - yrityssopimukset - tekninen toteutus - loppuraportti - palaute - opiskelijoiden oman oppimisen arviointi - opiskelijoiden ajan käytön seurantalomakkeet - esseet, 3 5 sivua - muut mahdolliset dokumentit 13 PROJEKTIN ARVIOINTI Projektin onnistumista arvioidaan suullisessa loppupalaverissa sekä loppuraportissa. Lisäksi oppilaat kirjoittavat kukin oman oppimisen arvioinnin sekä 3 5 sivun mittaisen esseen jostakin projektin osa-alueesta. Myös toimeksiantajalta kysytään palautetta. D:\työhakemisto\Caset\Expetidus Novus\dokut\Projektisuunnitelma EN.doc (22.5.2003) 8
Projektin onnistumista voidaan arvioida tarkkailemalla tavoitteiden täyttymistä. Messuvierailta sekä yrityksiltä kysytään palautetta messuista kyselyllä. D:\työhakemisto\Caset\Expetidus Novus\dokut\Projektisuunnitelma EN.doc (22.5.2003) 9