HYVE JOHTAMISEN KARTTA HANKE VÄLIRAPORTTI 1/2012 (1.3.2012 31.12.2012) KAINUUN OSAHANKE
2(13) Sisällysluettelo 1. OSAHANKKEEN TAUSTAA JA TAVOITTEET...3 2. KAINUUN OSAHANKKEEN TILANNE JA TOIMINTA SUHTEESSA ASETETTUIHIN TAVOITTEISIIN...4 2.1. Kainuun osahankkeen käynnistyminen...4 2.2. Organisoitumismalli...4 2.3. Päätavoitteet...6 2.3.1. Strategisen tason johtamisperusteiden vahvistaminen... 7 2.3.2. Tiedolla johtamisen perusteiden vahvistaminen... 7 2.3.3. Lähiesimiestyön kehittäminen... 8 2.4. Toiminta ja toteutussuunnitelma...8 2.5. Osahankkeen tavoitteet teemaryhmille...8 2.6. Osahankkeen arviointi...9 2.7. Kumppanuudet ja merkitys sidosryhmille...10 2.8. Viestinnän toteutuminen...10 2.9. Sopimusten ja hankintojen tilanne...10 2.10. Riskianalyysi...10 2.11. Talouden toteutuma...11 LIITTEET...13 Liite 1 Riskianalyysi...13
3(13) 1. OSAHANKKEEN TAUSTAA JA TAVOITTEET Kuntarakenteet ja palvelut ovat voimakkaan ja nopeutuvan muutoksen kohteena. Muutosta pitäisi pystyä ennakoimaan ja tulkitsemaan sekä ennen kaikkea johtamaan strategisesti. Tulevaisuuden sosiaali ja terveyspalvelut edellyttävät uudenlaista johtamista palvelutarpeen ennakointi, palveluiden prosessimaisuus sekä entistä laajempi alueellinen yhteistoiminta luovat johtamiselle lisääntyviä haasteita. Toisaalta jatkuvat muutokset asettavat suuria vaatimuksia myös työntekijöiden jaksamiselle, jolloin työhyvinvoinnin merkitys korostuu. Kainuun maakunta kuntayhtymässä on määrätietoisesti kehitetty maakunnallisen tason sosiaali ja terveyspalveluita. Sisäiset ja ulkoiset paineet ovat olleet kovat ja säilyvät sellaisina edelleen. Alueen väestörakenteen ikääntymisen, korkean sairastavuuden ja kuntarakenteen muutosten tuomien epävarmuuksien vuoksi maakunnan pitää edelleen ponnistella toimivan palvelurakenteen turvaamiseksi. Kainuun maakunta kuntayhtymä jatkaa vuoden 2012 jälkeen hallintokokeilun kokemusten perusteella maakunnan yhteisen sosiaali ja terveydenhuollon järjestäjänä (Kainuun sosiaali ja terveydenhuollon kuntayhtymä 1.12013 alkaen). Mallin jatkamisen keskeisinä elementteinä ovat edelleen kustannustehokkuus, keskitetty johtaminen ja hajautettu toiminta. Tavoitteena on uusiutumiskykyinen organisaatio, joka pystyy nopeasti reagoimaan väestön muuttuviin tarpeisiin. Kehityksen suunta on kohti prosessiorganisaatiota, jossa asiakkaan asema vahvistuu, palvelut järjestetään joustavasti ja oikea aikaisesti pohjautuen asiakkaan palvelutarpeeseen (Sote työvaliokunnan esitys tulevaisuuden Kainuun malliksi). Sosiaali ja terveystoimen hyve johtamisen kartta hankkeen kannalta Kainuun keskeisiksi haasteiksi on nostettu prosessiorganisaatioon siirtyminen, toiminnanohjauksen kehittäminen ja osaavan työvoiman saatavuuden turvaaminen. Toiminnallisen kokonaisuuden yhteisten prosessien johtamiseen liittyy useita haasteita. Toisaalta toiminnanohjauksessa tarvittava tieto on pirstaloituneena ja hajallaan eri järjestelmissä ja näin tarpeellisten tietojen kokoaminen on aikaa vievää hankaloittaen myös kokonaiskuvan hahmottamista. Toisaalta asiakkaiden tarpeiden välittyminen johtamiseen ja strategiaan edellyttävät vuorovaikutuksellista johtamista sekä poikkihallinnollista asiakasprosessien tarkastelua. Kainuun osahankkeen tarkoituksena on tukea kuntayhtymän sosiaali ja terveystoimialan kehittymistä prosessiorganisaatioksi, joka huomioi vahvasti asiakasosallisuuden ja henkilöstön hyvinvoinnin kestäville periaatteille rakennettuna. Osahankkeessa keskitytään tukemaan sosiaali ja terveydenhuollon prosessiorganisaation luomista vahvistamalla strategista hyvinvointijohtamista, lähiesimiestason johtamista sekä toiminnanohjausta. Tämä päämäärä on jaettu kolmeen tavoitealueeseen strategisen ja operatiivisen johtamisen sekä johdon toiminnanohjauksen kehittämiseksi. Strategisen johtamisen ensisijaisena toimijajoukkona on kuntayhtymän ylin johto ja operatiivisen johtamisen osalta keskeisessä asemassa ovat henkilöstön lähiesimiestehtävissä toimivat henkilöt sekä useiden funktioiden rajapinnassa operoivat esimiehet. Operatiivisen johtamisen kokonaisuudessa toteutettavan trainee ohjelman osallistujiksi on suunniteltu esimiestehtävissä toimivia tai niistä kiinnostuneita kuntayhtymän henkilöstön jäseniä. Toiminnanohjauksen kehittämisessä keskeisenä kohderyhmänä ovat soten toimialajohdon lisäksi soten vastuualueiden esimiehet sekä tulosyksiköiden päälliköt, jotka tuottavat ja käsittelevät päivittäisen palvelutoiminnan tietoja. Lisäksi mukana on kiinteästi Kainuun tietohallinto organisaatio sekä kehittäminen ja suunnitteluyksikkö.
4(13) 2. KAINUUN OSAHANKKEEN TILANNE JA TOIMINTA SUHTEESSA ASETETTUIHIN TAVOITTEISIIN 2.1. Kainuun osahankkeen käynnistyminen Hyve johtamisen kartta hanke on STM:n rahoittama Kaste toimeenpano ohjelman yhteishanke, joka muodostuu koordinaatiohankkeesta ja kolmesta osahankkeesta (Oulu, Oulunkaari, Kainuu). Kainuun maakunnan Sosiaali ja terveyslautakunta hyväksyi ( 392) Hyve johtamisen kartta hankehakemuksen 30.11.2012 ja Sosiaali ja terveysministeriö on myöntänyt hankkeelle valtionavustuksen 28.2.2012 (STM/4712/2011). Hankkeen kesto on 1.3.2012 31.10.2014. Kainuun osahanke on käynnistynyt kokonaisuudessaan vasta 1.11.2012. Projektipäällikkö Pirjo Jokelainen on aloittanut 13.8.2012, projektisuunnittelija Niina Komulainen ja osa aikainen projektisihteeri Anna Mari Karjalainen 1.10.2012. Myöhäinen aloitus näkyy hankkeen käynnistämisvaiheen viivästymisenä, mutta ei tule vaikuttamaan hankkeen kokonaistavoitteiden saavuttamiseen. Syksyn aikana on kerätty taustatietoa sekä tehty nykytilan selvitystä osahankkeen tavoitteiden täsmentämiseksi järjestämällä tapaamisia organisaation eri asiantuntijoiden kanssa ja sitä kautta pyritty luomaan kokonaiskuvaa hanketyöskentelyn pohjaksi. Nykytilan analyysiä täydennetään edelleen osahankkeen työryhmien käynnistyttyä. Osahankkeen käynnistymisvaiheeseen on oleellisesti liittynyt myös hankeorganisaation muodostamiseen liittyviä hallinnollisia toimia hankkeen hallinnoimiseksi ja toiminnan organisoimiseksi, kuten asiakirjahallinnon järjestämistä, käytännöistä sopimista ja henkilöstön (projektisuunnittelija) rekrytointia. Muina keskeisinä tehtävinä ovat olleet hankkeen tavoitteiden kuvaaminen SUUNTA työkalulla (= looginen kohta kohdalta etenevä oman toiminnan suunnitelma sisältäen osahankkeen yksilöidyt tavoitteet, keinot, prosessit, tehtävät, tuotokset ja tulokset sekä onnistumisen kriteerit niiden saavuttamiseksi) ja toimintasuunnitelman laatiminen siihen kuuluvine liitteineen: aikataulutussuunnitelma, viestintäsuunnitelma, arviointisuunnitelma ja riskinanalyysi sekä oleellisten sidosryhmien kanssa verkostoituminen, jota laajennetaan hankkeen edetessä. Toimintasuunnitelman ja muun hankemateriaalin työstäminen on toteutettu osin yhteistyössä koko koordinaatiohankkeen tasolla. Työskentelyn tueksi on järjestetty koko hankkeen projektihenkilöstön (projektipäälliköt, projektisuunnittelijat) työkokouksia weppi palavereina joka toinen viikko kahdeksan kertaa (18.9.12, 19.9.12, 10.10.12, 24.10.12, 6.11.12, 21.11.12, 5.12.12 ja 18.12.12), käytäntöä jatketaan edelleen yhtenä työskentelymuotona. Hankkeelle on perustettu myös Innowikiin sähköinen työtila, jonka päivittämisestä Kainuun osahanke vastaa omalta osaltaan. Projektipäällikkö on osallistunut STM:n järjestämään sosiaali ja terveydenhuollon kehittämishankkeiden hankehallinnolliseen ohjaustilaisuuteen 4.9.2012 Helsingissä, Sosiaali ja terveydenhuollon tietohallinnon keskustelufoorumiin 25.10.2012 Kuopiossa ja THL:n järjestämään hankearvioinnin työpajaan 11.12.2012 Helsingissä. DRG seminaari iltapäivään 20.11.2012 Kajaanissa osallistui projektipäällikön lisäksi myös projektisuunnittelija. Tulevia koulutuksia on Innokylän 22.1.20123 järjestämä REA arviointityökalun koulutuspäivä hanketyöntekijöille Oulussa. Kainuun osalta koulutukseen osallistuu koko projektihenkilöstö. 2.2. Organisoitumismalli Koko hankkeen ohjausryhmän Kainuun osahankkeen edustajaksi on nimetty sosiaali ja terveysjohtaja Maire Ahopelto ja varajäseneksi kehittämisjohtaja Marita Pikkarainen. Ohjausryhmä kokoontui ensimmäisen kerran 2.10.2012 Oulussa, seuraava kokoontuminen on 25.1.2013. Koordinaatiohankkeen teemaryhmien ohjausryhmänä toimiva koordinaatioryhmä koostuu osahankkeen vastuuhenkilöistä ja projektipäälliköstä. Koordinaatioryhmä on kokoontunut syksyn aikana 5 kertaa (21.6.12, 7.9.12, 15.10.12, 16.11.12, 13.12.12), seuraavat kokoontumiset sovittu pidettäväksi 21.1.2013 ja
5(13) 15.2.2013. Osahankkeelle on perustettu kuntayhtymän ja sote toimialan johdon edustajista koostuva osahankkeen toimintaa ohjaava johtoryhmä, jonka jäseneksi projektijohtaja kutsutaan. Johtoryhmä on kokoontunut ensimmäisen kerran 2.11.2012 ja kokoontuu seuraavan kerran 11.1.2013. Kainuun osahankkeen kehittämistyöhön osallistuu kolme (3) erillistä työryhmää: 1) strategisen tason johtamisperusteiden kehittäminen, 2) tiedolla johtamisen kehittäminen sekä 3) johtamisvalmiuksien kehittäminen. Lisäksi koordinaatiohankkeen teemaryhmien (tiedolla johtaminen, johtamisen valmiudet, työhyvinvointi) työskentelyyn osallistuu osahankkeen nimeämiä organisaation vastuuhenkilöitä, asiantuntijoita sekä osahankkeen projektihenkilöstöä. KUVIO 1. Hyve johtamisen kartta hankkeen Kainuun osahankkeen organisoituminen. Kainuun osahankkeen johtoryhmä sekä projektihenkilöstö (projektipäällikö, projektisuunnittelija sekä projektisihteeri ) esitetty alla olevassa taulukossa (Taulukko 1).
6(13) TAULUKKO 1. Kainuun osahankkeen projektihenkilöstö ja johtoryhmä Henkilöstö: Projektipäällikkö Pirjo Jokelainen (100 % ajalla 13.8.2012 30.9.2014) Projektisuunnittelija Niina Komulainen (100 % ajalla 1.11.2012 30.9.2014) Projektisihteeri Anna Mari Karjalainen (25 % ajalla 1.10.2012 30.9.2014) Osahankkeen johtoryhmä: Maire Ahopelto, sosiaali ja terveysjohtaja Esa Ahonen, hallinto ylilääkäri, tulosaluejohtaja SAPA Mauno Saari, tulosaluejohtaja TESA Marita Pikkarainen, kehittämisjohtaja Matti Heikkinen, perhepalvelujohtaja Eija Tolonen, vanhuspalvelujohtaja Marjo Huovinen Tervo, hallintoylihoitaja Marja Liisa Ruokolainen, erikoissuunnittelija Päivi Nykänen, tulosaluejohtaja, ympäristöterveydenhuolto Markku Hämäläinen, henkilöstöjohtaja Luottamushenkilö (nimetään tarvittaessa) 2.3. Päätavoitteet Osahankkeessa keskitytään tukemaan sosiaali ja terveydenhuollon prosessiorganisaation luomista vahvistamalla strategista hyvinvointijohtamista, toiminnanohjausta johdon tietojärjestelmän avulla sekä lähiesimiestason johtamista. Kainuun osahankkeen päätavoitteet on määritelty seuraavasti: 1. Vahvistaa Kainuun maakunta kuntayhtymän soten (Kainuun sosiaali ja terveydenhuollon kuntayhtymä 1.1.2013 alkaen) strategisen tason johtamisosaamista. 2. Luoda perusteet Kainuun maakunta kuntayhtymän (Kainuun sosiaali ja terveydenhuollon kuntayhtymä 1.1.2013 alkaen) sosiaali ja terveystoimialan johdon toiminnanohjausjärjestelmälle. 3. Lisätä työhyvinvointia, vahvistaa lähijohtamisen osaamista sekä turvata osaavan työvoiman saatavuus sosiaali ja terveystoimialan esimiestehtävissä. Kainuun osahankkeen päätavoitteiden saavuttamiseksi niihin liittyvät yhteiset rajapinnat edellyttävät vuorovaikutteista yhteistyötä osahankkeen kaikkien työryhmien kesken. Työryhmätyöskentelyn pohjana käytetään soveltuvin osin kuviossa 2 esitettyä toimintatapaa. Osahankkeen työryhmien työskentelyn tueksi perustetaan organisaation sisäiseen intraan Kaimaan, yhteinen sähköinen työtila vuorovaikutteisen työskentelyn mahdollistamiseksi ja erilaisten materiaalien jakamiseksi työryhmien käyttöön. Työtilan ylläpitäjänä tulee toimimaan osahankkeen projektihenkilöstö.
7(13) KUVIO 2. Kehittämistyön eteneminen osahankkeen työryhmissä. 2.3.1. Strategisen tason johtamisperusteiden vahvistaminen Strategisen tason johtamisperusteiden (so. strategisen johtamisen työkalujen ja strategiaviestinnän uudistaminen sekä toimialan strategian hahmottaminen prosessiorganisaation näkökulmasta) vahvistamisen kehittämistä varten on nimetty Strategisen tason johtamisperusteet työryhmä. Sote kuntayhtymän ylimmän johdon edustajista sekä tulosalueiden johtajista muodostuvan työryhmän tavoitteena on määritellä ja luoda strategisen johtamisen malli prosessin eri vaiheineen ja työkaluineen strategisen suunnittelun ja toteutuksen selkiyttämiseksi johtamisen kaikilla tasoilla aina päivittäiseen toimintaan saakka. Työskentelyssä pyritään asiakaslähtöisten palveluprosessien johtamisen ja vuorovaikutuksellisen johtamisen kehittämiseen edistäen siten asiakkaiden ja henkilöstön osallisuutta ja työhyvinvointia sekä parantaen sosiaali ja terveyspalveluiden vaikuttavuutta ja saatavuutta. Työryhmä aloittaa toimintansa tammikuussa 2013. Tulevan raportointikauden tehtävänä on nykyisten strategisen johtamisen menetelmien, prosessien ja pullonkaulojen kartoittaminen ja sen pohjalta strategiaprosessin määrittelytyön aloittaminen. 2.3.2. Tiedolla johtamisen perusteiden vahvistaminen Tiedolla johtamisen perusteiden vahvistamisen ja johdon toiminnanohjausjärjestelmän kehittämistä varten on perustettu Tiedolla johtamisen työryhmä, johon kuuluu terveyden ja sosiaalihuollon sekä
8(13) tekniikan asiantuntijoita organisaation sisältä. Työryhmän tehtävänä on luoda tiedolla johtamisen malli yhdessä strategisen työryhmän ja lähiesimiestyön kehittämiseen liittyvän työryhmän kanssa sekä löytää kehitettävässä toimintatavassa hyödynnettäviä teknisiä ratkaisuja tiedolla johtamisen tueksi. Tavoitteena on aikaan saada muokattavissa oleva yleinen malli, joka on sovellettavissa kaikkiin organisaation sosiaali ja terveydenhuoltopalveluja tuottaviin yksikköihin. Työryhmä kokoontuu ensimmäisen kerran 10.1.2013. Tulevan raportointikauden tehtävänä on selvittää nykyiset käytössä olevat tiedolla johtamisen arkkitehtuuri, menetelmät ja mittarit, toteuttaa tietojärjestelmien ja tietojen kartoitus sekä aloittaa tietotarvekartoituksen tekeminen. Samalla on myös päätettävä tiedolla johtamisen mallin toteuttamisen reunaehdoista ja lähestymistavasta toteutetaanko malli horisontaalisesti tai vertikaalisesti, ts. otetaanko malliin mukaan kaikki toiminnanohjauksessa tarvittavat BSC:n eri osa alueiden mukaiset tiedot (talous, prosessi, henkilöstö, asiakas) tai vain yksi tietoalue, esimerkiksi talouteen liittyvät tiedot. 2.3.3. Lähiesimiestyön kehittäminen Lähiesimiestyön kehittämistä varten perustetaan Johtamisvalmiudet työryhmä, joka muodostuu organisaation sosiaali ja terveydenhuollon asiantuntijoista sekä henkilöstön lähiesimiestehtävissä toimivista henkilöistä. Työryhmän tehtävänä on kehittää lähiesimiestyöhön liittyviä johtamisen toimintamalleja ja työkaluja muun muassa etäjohtamisen ja prosessijohtamisen alueilla henkilöstön osaamisen, osallisuuden ja johtamisen vahvistamiseksi sekä johtajareservin varmistamiseksi myös tulevaisuudessa. Tavoitteena on myös löytää keinoja organisaatiossa jo käytettävissä olevien teknisten ratkaisujen hyödyntämiseksi lähiesimiestyön kehittämisessä. Työryhmä aloittaa toimintansa helmikuussa 2013. Tulevan raportointikauden tehtävänä on esimiesten tehtävänkuvien, vastuiden ja velvollisuuksien selvittäminen sekä ohjeistuksen nykytilanteen kartoittaminen kehittämistyön pohjaksi. Samalla selvitetään myös olemassa olevien tietoteknisten ratkaisujen käyttömahdollisuuksia lähiesimiesjohtaminen kehittämisen tueksi. 2.4. Toiminta ja toteutussuunnitelma Osahankkeelle on laadittu toiminta ja toteutussuunnitelmat, joiden tarkoituksena on palvella hankkeen toteutusta ja etenemisen seurantaa. Toimintasuunnitelma kattaa hankkeen taustan ja tarkoituksen hankkeen tavoitteet ja tavoiteltavat vaikutukset hankkeen resurssit toiminnan kannalta oleelliset periaatteet ja käytännöt toimintaa tukevat suunnitelmat aikataulutetut tehtäväkokonaisuudet tavoitteiden saavuttamiseen. Osahankkeen aikataulutusta ja vaiheistusta seurataan ja arvioidaan jatkuvasti osahankkeen projektipäällikön toimesta. Prosessin edetessä koko ajan tarkentuvat aikataulutetut tehtäväkokonaisuudet ovat erillisenä liitteenä (Toimintasuunnitelman liite 2). 2.5. Osahankkeen tavoitteet teemaryhmille Koordinaatiohankkeen Tiedolla johtamisen teemaryhmässä on edustettuna Kainuun sosiaali ja terveydenhuollon kuntayhtymästä tietohallintojohtaja ja vs. sosiaali ja terveydenhuollon erikoissuunnittelija. Teemaryhmä kokoontuu kahden kuukauden välein. Ensimmäinen kokoontuminen oli 12.11.2012. Seuraava kokoontuminen on Oulussa 7.1.2013, jolloin tutustutaan
9(13) samalla Oulun ikäihmisten palveluissa käyttöön otettuun tiedolla johtamisen malliin. Teemaryhmän tavoitteena on tietojohtamisen (arkkitehtuurin) mallintaminen eri vaiheessa olevien kuntien ja alueiden johtamis ja ohjausjärjestelmiin. Työskentelyssä pyritään asiakaslähtöisten toimintamallien ja prosessien ennakointi ja seurantatiedon nykyistä parempaan hyödyntämiseen. Kainuun osahankkeen Tiedolla johtamisen työryhmä työskentelee myös teemaryhmän tavoitteiden suuntaisesti. Koordinaatiohankkeen Työhyvinvointi teemaryhmässä edustettuna Kainuun osalta ovat työhyvinvointipäällikkö, sosiaalialan erikoissuunnittelija ja sosiaali ja terveydenhuollon asiantuntijoita. Teemaryhmä on kokoontunut ensimmäisen kerran 2.11.2012 ja seuraava kokoontuminen on 23.1.2013. Kainuun osahankkeessa ei ole suunniteltu työhyvinvoinnin alueelle selviä kehittämistoimia vaan kehittämistyö tullaan tekemään koordinaatiohankkeen yhteisen kehittämisen osiossa, jossa tavoitteena on työhyvinvointia lisäävien toimintatapojen kehittäminen. Työhyvinvointia kehitetään osahankkeen päätavoitteiden, lähinnä lähiesimiestyön tukemisen sekä vuorovaikutuksellisen esimiesosaamisen vahvistamisen muodossa. Koordinaatiohankkeen Johtamisvalmiudet teemaryhmän jäsenet Kainuun osahankkeen osalta muodostuu eri johtotason esimiehistä (kehittämisjohtaja, vastuualuepäällikkö) sekä koulutuspäälliköstä. Teemaryhmä ei ole vielä aloittanut toimintaansa. 2.6. Osahankkeen arviointi Hankkeen arviointiin on työstetty arviointisuunnitelma (Toimintasuunnitelman liite 4) yhteistyössä THL:n kanssa osallistumalla THL:n arviointituen asiantuntijaryhmän järjestämään arviointityöpajaan 11.12.2012. Seuraava työpaja toteutetaan keväällä 2013 myöhemmin sovittavana ajankohtana. Arvioinnissa kerätään olennaista tietoa siitä, millaisia ja miten käytäntöjä tai palveluja on kehitetty. Lisäksi arvioidaan kehitettyjen käytäntöjen toimivuutta ja vaikuttavuutta niiden edelleen kehittämiseksi. Hankkeen muodollista arviointia tehdään taulukon 2 mukaisesti käyttämällä arviointisuunnitelman liitteenä olevaa itsearvio ja prosessiarviolomaketta. TAULUKKO 2. Arviointiaikataulu Aikataulu Hankkeen vaihe 6 8/2013 Kehittämis ja pilotointivaiheen keskellä 1 2/2014 Kehittämis ja pilotointivaiheen keskellä 6 8/2014 Kehittämis ja pilotointivaiheen jälkeen Muodollisen itsearvioinnin ja prosessiarvioinnin kohteena tässä osahankkeessa on osahankkeen johtoryhmä. Hankkeen vaikuttavuuden arviointi toteutetaan THL:n kanssa yhteistyössä. Arvioijat, arviointitapa ja arvioinnin ajankohdat ilmenevät alla olevasta arviointimatriisista (Taulukko 3). Ensimmäinen arviointi toteutetaan tulevan raportointikauden jälkeen kesäkuussa 2013.
10(13) TAULUKKO 3. Arviointimatriisi Kainuun osahankkeen osalta Arvioinnin kohde Kainuun osahanke Arvioija Arviointitapa Ajankohta Ohjausryhmä/ johtoryhmä Itsearviointi ja prosessiarviointi 6/2013 12/2013 Vaikuttavuuden arviointi 6/2014 Lisäksi osahankkeen työryhmät tekevät jatkuvaa itsearviointia ja prosessiarvioinita osana oman toiminnan kehittämistä. Projektipäällikkö vastaa itsearvioinnin sekä prosessiarvioinnin toteuttamisesta oman osahankkeen johtoryhmän osalta sekä siitä, että arviointia tehdään jatkuvasti luonnollisena osana kehittämistyötä. Projektipäällikö raportoi myös osahankkeiden johtoryhmien arvioinnin tulokset ja ne käydään läpi osahankkeen johtoryhmässä, koordinaatioryhmässä sekä koko hankkeen ohjausryhmässä sillä laajuudella kuin se on kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaista. 2.7. Kumppanuudet ja merkitys sidosryhmille Hankkeen ensisijaisten toimijoiden lisäksi osahankkeessa on kiinteästi mukana Kainuun tietohallintoorganisaatio sekä kehittäminen ja suunnitteluyksikkö. Osahanke tekee yhteistyötä myös muiden hankkeiden ja sidosryhmien kanssa siltä osin kuin se on tarkoituksenmukaista hankkeen päämäärien saavuttamisessa tavoitteena pyrkimys osaoptimoinnista kokonaisoptimointiin ja sitä kautta parempaan kokonaisuuksien hallintaan. Yhteistyökokouksia on käyty Uusi sairaala hankkeen (prosessijohtaminen), Terps2 hankkeen (hyvinvointikertomus) ja Drg:n (yhteinen OYS Erva) henkilöstön kanssa kartoittaen näin yhteisiä rajapintoja Hyve johtamisen kartta hankkeen kanssa. 2.8. Viestinnän toteutuminen Hankkeen kokonaistiedottamisesta vastaa hankkeen hallinnoija. Hankkeelle on työstetty oma viestintäsuunnitelma, jossa esitellään hankekokonaisuuden sekä osahankkeiden viestintä. Osahankkeelle on tehty myös oma tarkennettu tiedottamissuunnitelma, joka on osa viestintäsuunnitelmaa. Osahankkeen aloituksesta on tiedotettu Kaimassa ja hankkeella on tarpeen mukaan päivitettävä esittelysivu Kainuun www sivustolla /Kainuun maakunnan kehittämishankkeet. Hanketta on esitelty tulosjohtajien kokouksessa ja esittelyjä tullaan toteuttamaan edelleen kevään 2013 aikana eri johtotason foorumeissa. Lisäksi hankkeesta on tiedotettu hankkeen kannalta oleellisille asiantuntijoille sähköpostitse ja käymällä haastattelukierrosta heidän kanssaan osittain liittyen myös esiselvitysvaiheeseen. 2.9. Sopimusten ja hankintojen tilanne Tähän mennessä sopimuksia ja suurempia hankintoja ei ole tehty. Kainuun osahanke tulee hyödyntämään Kainuun sosiaali ja terveydenhuollon kuntayhtymän kilpailuttamia sopimuksia niiltä osin kuin se on mahdollista. 2.10. Riskianalyysi Riskianalyysin tavoitteena on seurata hankkeen riskitekijöitä ja muuttaa toimintaa, mikäli riskit käyvät liian suuriksi. Hankekokonaisuudelle on tehty yhteinen riskianalyysi, sen lisäksi osahankkeella
11(13) on käytössä riskienhallintalomake oman riskianalyysin toteuttamiseksi. Kainuun osahankkeen ensimmäisen riskianalyysin (Liite 1) mukaan toimintaan ei tarvitse tehdä muutoksia. Tilannetta seurataan ja siitä informoidaan myös hankkeen johtoryhmän palavereissa. 2.11. Talouden toteutuma Kainuun osahankkeen kokonaiskustannusarvio on 570 378,00. Alla olevasta taulukosta 4 ilmenee tämän hetken tilanne ajalta 1.3. 31.12.2012 käytettyjen kustannusten osalta eri kustannuslajeittain eriteltynä. TAULUKKO 4. Kainuun osahankkeen toteuma ajalta 1.3. 31.12.2012 Valtion avustusta maksetaan koko Hyve johtaminen kartta hankkeelle vuoden 2011 määrärahasta 400 000 ja vuoden 2012 määrärahasta 863 964. Vuoden 2011 määräraha on käytettävä vuoden 2013 lokakuun mennessä ja vuoden 2012 määräraha puolestaan vuoden 2014 syyskuun loppuun mennessä. Alla olevasta taulukosta 5 ilmenee Kainuun osahankkeen osalta 1.3.2012 1.12.2012 mennessä käytetty määräraha ja jäljellä oleva määräraha vuoden 2013 lokakuun loppuun mennessä.
TAULUKKO 5. Kainuun osahankkeen 31.10.2013 mennessä käytettävä jäljellä oleva määräraha 12(13)
Liite 1 HYVE -JOHTAMISEN KARTTA -HANKE 1.3.2012-31.10.2014 Kainuun osahankkeen riskienarviointi Pvm: 29.11.2012 Laatijat: PirjoJokelainen Niina Komulainen Riskin vaikutus Vähäinen (1) Vakava (2) Erittäin vakava (3) Riskin todennäköisyys Ei merkitystä (0) 0 0 0 Alhainen (1) 1 2 4 Keskimääräinen (2) 3 6 7 Korkea (3) 5 8 9 Värikoodien merkitykset: Riski on hallinnassa, seurataan säännöllisesti Projektipäällikkö valmistelee toimenpide-ehdotukset vastuulliselle johtajalle Projektipäällikkö valmistelee toimenpide-ehdotukset ohjausryhmälle Riski Riskin kuvaus Riskin vaikutusten kuvaus TN Vaik. Budjetti Alimitoitettu budjetti Kaikkia tavoitteita ei saada hankkeen tavoitteisiin toteutettua nähden Merki -tys 1 2 2 Toimenpiteen kuvaus Vastuutaho Hankkeen tavoitteiden Ohjausryhmä rajaus Rahoitus Omarahoitusosuudet ja KASTE rahoitus kunnossa Ei vaikutuksia 0 3 0 Ei toimenpiteitä Ohjausryhmä
Henkilöstö Henkilöstön vaihtuvuus/pysyvyys Hankkeen eteneminen hidastuu, asetettujen tavoitteiden saavuttaminen vaikeutuu 1 3 3 Riittävä dokumentointi, jolla varmistetaan tiedon siirtyminen henkilöstön vaihtuessa Projektipäällikkö Aikataulu Henkilöstö saatu rekrytoitua myöhässä. Projektin tavoitteet suhteessa käytettävään aikaan suuret Projektin tavoitteita ei saada projektin aikana toteutetuksi 2 2 4 Hankkeen tavoitteiden rajaus Johtoryhmä, projektihenkilöstö Yhteistyö-kumppanit Käytettyjen asiantuntijoiden epäselvät roolit tai vastuut Asiantuntijat keskittyvät muun toiminnan kehittämiseen kuin hankkeen tavoitteen mukaiseen työskentelyyn 1 2 2 Tavoitteet jäsennellään riittävän selkeästi sekä kirjallisesti että suullisesti käytetetyille asiantuntijoille Projektipäällikkö Viestintä ja tiedonkulku Tietoa ei jaeta riittävästi ja/tai se ei tavoita kohderyhmiä. Käytetään kohderyhmälle sopimatonta viestintätapaa Hidastaa tavoitteiden saavuttamista ja vähentää kohderyhmän sitoutumista 1 3 3 Viestintä suunnitellaan hyvin ja se hoidetaan suunnitellusti, viestinnän toteutumista seurataan prosessiarvioinnissa Johtoryhmä, projektihenkilöstö Sitoutuminen Rahoittaja Osaaminen Henkilöstön, johdon tai muiden osallistuvien tahojen puutteellinen sitoutuminen Määrärahoja jää käyttämättä, jolloin rahoittaja karsii budjettia Asiantuntijoiden ja projektihenkilöstön kehittämisosaaminen, projektiosaaminen Projektihenkilöstö ei saa tarvittavaa tukea toteuttajaorganisaatiosta, kaikkia tavoitteita ei saavuteta. 2 3 6 Budjetti pienenee hankkeen aikana 1 3 3 Hankkeen tavoitteiden saavuttaminen vaikeutuu. 1 2 2 Johdon sitoutuminen Budjetin toteutumisen jatkuva seuranta Oikeat ihmiset oikeissa työryhmissä, oman tiedon lisääminen Johtoryhmä, projektihenkilöstö, työryhminen jäsenet, henkilöstö Projektipäällikkö Johtoryhmä, projektipäällikkö
Organisaatio Projektiorganisaation rooli epäselvä suhteessa osahankkeen organisaatioon. Projektiorganisaatio epäselvä Projektiorganisaatio on vain muodollisesti olemassa 1 3 3 Vastuiden ja roolin Johtoryhmä, selkeyttäminen. projektipäällikkö Tavoitteiden jäsentäminen suhteessa muun organisaation toimintaan. Sopimukset Toiminnan jatkuminen projektin päättymisen jälkeen Riittämättömät sopimukset, sopimusten valmistelun väärä ajoitus Kehittämisen tuloksia ei oteta käyttöön organisaatiossa Kilpailutusten epäonnistuminen heikon valmistelun sekä kriteeristön vuoksi Henkilöstöllä ei ole motivaatiota uusien hankkeiden implementointiin tai nykyisten toimintojen, prosessien tms. uudistamiseen 1 2 2 2 3 6 Kilpailutusten huolellinen valmistelu, asiantuntija avun käyttö, olemassa olevien sopimusten hyödyntäminen Johdon ja henkilöstön sitouttaminen Johtoryhmä, projektihenkilöstö, hankintatoimi Johto Johtaminen Resurssien riittävyys ja johtamisen oikean tason määrittely Hankkeen kokonaistavoitteet eivät täyty 1 2 2 Tuen antaminen ja sen kysyminen Projektijohtaja, osahankkeen vastuullinen johtaja, projektipäällikkö Dokumentointi Asiakirjahallinta Dokumentaatiota ei ole riittävästi ja/tai se on varastoitu eisystemaattisella tavalla Asiakirjanhallinta ei vastaa projektin hyvälle hoitamiselle asetettuja tavoitteita Tavoite/tulos muuttuu Tavoitteiden rajaaminen muuttaa oleellisesti hankehakemuksen tavoitteita Vaikeuttaa uuden henkilöstön perehtymistä ja rahoittajalle raportointia, kehittämistoiminnan seurantaa Vaikeuttaa uuden henkilöstön perehtymistä ja rahoittajalle raportointia, kehittämistoiminnan seurantaa Osahankkeelle asetetut tavoitteet eivät täyty 1 3 3 1 3 3 1 2 2 Dokumentaatio Projektijohtaja, hoidetaan hankkeen projektipäällikkö alusta asti systemaattisella tavalla. Yhtenäinen ohjeistus, jota noudatetaan hankkeen alusta saakka. Rajaaminen pyritään tekemään siten, ettei osahankkeen tavoitteet muutu. Projektijohtaja, projektipäällikkö Johtoryhmä, projektipäällikkö
Merkittävä toimintaympäristön muutos Organisaatiomuutos, Sote alueen lainsäädännöllinen tms. muutos Vaikeuttaa osahankkeelle asetettujen tavoitteiden saavuttamista 2 3 6 Mukaudutaan muutoksiin, tehdään tarvittaessa muutoksia tavoitteisiin, priorisoidaan Johtoryhmä, projektipäällikkö Muut mahdolliset riskit Määrittele muut hankekohtaiset riskit 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0