Sulkemisen haasteet maksatuksen näkökulmasta Työkokous rakennerahastohankkeiden maksatuksista vastaaville rakennerahastojen ajankohtaisista asioista 11.6.2013, Scandic Marski Ylitarkastaja Martta Viitaniemi, TEM/ALUE/RARA
Ohjelmakauden 2007-2013 sulkeminen Sulkemiseen liittyy useita prosesseja: Rahoituspäätökset ja sidonnat Maksatusprosessi ja oikaisuvaatimukset Korjaavat toimenpiteet ja tarkastukset Sulkeminen tietojärjestelmässä Ohjelmakauden sulkeminen: loppumaksupyyntö, viimeinen välimaksupyyntö Asiakirjojen säilyttäminen
Ohjelmakauden 2007-2013 sulkeminen Maksatusten päättyminen: Tukikelpoisuusaika päättyy 31.12.2015 Maksut tuensaajille (ml. oikaisuvaatimuksista): todellinen maksupäivä viimeistään 31.12.2015 Vuonna 2016 arviomäärärahaa ei saa enää käyttää ohjelmakauden 2007-2013 maksuihin
Ohjelmakauden 2007-2013 sulkeminen Muut sulkemiseen liittyvät prosessit: Sidonnat pääsääntöisesti viimeistään 31.12.2014 Viimeistään 31.12.2015: Paikan päällä varmennukset valmis-tilassa Tiedossa olevat takaisinperintäpäätökset tehty Päätökset hanke- ja järjestelmätarkastushavaintoihin tehty Hankkeet pääsääntöisesti suljettuna tietojärjestelmissä Takaisinperittävät määrät maksettuna viimeistään 15.3.2016
Ohjelmakauden 2007-2013 sulkeminen Itse toteutettujen hankkeiden sulkemisaikataulu Työvoimapoliittiset siirtomenot: maksettuna URA-järjestelmässä viimeistään 31.12.2014 Pk-yritysten osaamisen kehittämispalvelut: maksettuna Siirijärjestelmässä viimeistään 31.12.2014 Muut kehittämishankkeet: hankkeen päättymispäivä viimeistään 30.4.2015 Tekninen tuki: hankkeen päättymispäivä viimeistään 31.8.2015 Välittävä toimielin vastaa siitä, että kaikki maksut tuensaajille (maksatuspäätökset ja oikaisuvaatimuspäätökset) suoritetaan viimeistään 31.12.2015
Ohjelmakauden 2007-2013 sulkeminen Hankkeiden päättymisajankohdan määritteleminen: Maksamisen takarajana tukikelpoisuusajan päättyminen 31.12.2015 Hankkeen rahoituspäätöksen tai lain mukainen määräaika viimeisen maksatushakemuksen palauttamiselle (1kk-4kk) Maksatustarkastuksen käsittelyaika Määräaika oikaisuvaatimuksen esittämiselle Oikaisuvaatimuksen käsittelyaika Suosituksena: Viimeisten maksatushakemusten palautuspäivä 30.4.2015 Hankkeiden toteuttamisen päättymispäivä 31.12.2014-31.3.2015
Ohjelmakauden 2007-2013 sulkeminen Hankkeiden onnistuneen sulkemisen edellytykset: Henkilöstön riittävä määrä ja osaaminen Uuden ohjelmakauden teknistä tukea voi käyttää vanhan kauden sulkemistoimiin Selkeät roolit ja vastuut Rahoittaja: kokonaisvastuu sulkemisesta Maksaja: viimeisen maksatushakemuksen käsittely Tuensaaja: asiakirjojen toimittaminen, säilyttäminen, kirjanpidon sulkeminen
Viimeisen maksatushakemuksen käsittely Viimeistä maksatushakemusta koskevat maksajan tarkistuslistan kysymykset Onko hanke saavuttanut tavoitteensa? Onko maksatushakemus toimitettu määräajassa? Kuuluuko pysyvyyssäännön soveltamisalaan? Onko kyseessä tuloa tuottava hanke? Onko kyseessä de minimiksenä myönnetty tuki? Onko paikan päällä tehtävä tarkastus suoritettu? Onko tarkastushavainnoista johtuvat jatkotoimenpiteet suoritettu asianmukaisesti loppuun eikä tiedossa ole muita maksamiseen vaikuttavia seikkoja?
Viimeisen maksatushakemuksen käsittely Toteutuneiden rahoitussuhteiden tarkastaminen Mahdolliset takaisinperinnät ylitoteutuneesta ulkopuolisesta rahoituksesta johtuen Viimeinen maksatuspäätös voidaan tehdä, jos Paikan päällä varmennus jatkoseurannassa tai valmis-tilassa Loppuraportti on toimitettu ja hyväksytty Ongelmien ennakointi on tärkeää!
Maksatusten sujuvuus ja vauhdittaminen Tavoitteena 3kk:n käsittelyaika Maksatusten sujuvuuteen vaikuttaa merkittävästi ennen maksatusvaihetta tehty työ: Rahoituspäätösten ja hankesuunnitelmien laatu ja sisältö Yksinkertaistettujen kustannusmallien suosiminen Aloituspalaverit tuensaajan kanssa Muutospäätösten tekeminen riittävän ajoissa Yhteistyö rahoittajan ja maksajan välillä erityisen tärkeää!
Maksatusten sujuvuus ja vauhdittaminen Tavoitteena riittävä varmuus kustannusten tukikelpoisuudesta: Riskiperustainen tarkastaminen: kaikkia tositteita ei pyydetä eikä tarkasteta Maksajan arvio ja kokemus Tarkastustavan ja -tason perustelu ja dokumentointi Lisäselvityspyyntöjen vastausta ei tarvitse odottaa määräajan jälkeen Riittävät ja osaavat henkilöstöresurssit maksatuksessa
Lisätietoa Hallintoviranomaisen kirjeet: EAKR:n ja ESR:n ohjelmakauden 2007-2013 sulkemiseen valmistautuminen, 28.5.2013 (TEM/244/00.04.03/2011) Rakennerahastohankkeiden maksatushakemusten käsittelyn nopeuttaminen, 24.5.2013 (TEM/2993/09.10.02/2009) Saatavilla mm. rakennerahastot.fi-sivulta