LUENTO 3 TEKSTINKÄSITTELY TIEY4 TIETOTEKNIIKKATAIDOT SYKSY 2017 JUHANI LINNA ANTTI SAND 26.9.2017
LUENTO 3 26.9.2017 Tällä luennolla Taustaa harjoitukseen YH2a 1. Teema vaihtuu 2. Tekstinkäsittelyn perusteista Kalvojen materiaali Antti Sand ja Juhani Linna
1. TEEMA VAIHTUU Tekstinkäsittelyn perusteet Edistyneempää tekstinkäsittelyä
1. TEEMA VAIHTUU OPPIMISTAVOITTEISTA Tämän teeman aiheena tekstinkäsittely Harjoitus YH2a: tekstinkäsittelyn perusteet Harjoitus YH2b: edistyneempää tekstinkäsittelyä Hyviä harjoituksia paljon kirjoittaville!
1. TEEMA VAIHTUU OPPIMISTAVOITTEISTA Tekstinkäsittely on läsnä arjessa niin opinnoissa kuin työelämässäkin Tekstinkäsittelyn perusteet vaikuttavat alustasta riippumatta Tuotit sitten dokumentteja tai tekstiä verkkoon Perusteiden tärkeys korostuu tänä aikana, jona tekstiä kierrätetään erilaisissa medioissa Tekstinkäsittelydokumentti, blogikirjoitus, painettu teksti ja erilaisissa formaateissa Tieteellinen artikkeli, tieteellinen julkaisu, tieteellinen posteri eri julkaisijoilla on erilaiset muotovaatimukset
1. TEEMA VAIHTUU TEKSTINKÄSITTELYN PERUSTEISTA Tehokkaassa tekstinkäsittelyssä korostuu tarve Tehdä erilaisia valintoja tekstille Valitse kappale, valitse virke, valitse rivi, valitse sana Lisätä symboleja tekstiin Matemaattiset ( α) ja kielelliset symbolit (Ěçĭ) sekä erityismerkityksen omaavat symbolit ( ) Etsiä, korvata ja siirtyä tekstissä nopeasti Sisältääkö teksti sanan Missä kaikkialla sanaa on käytetty Korvataan kaikki sanan esiintymät toisella Siirrytään nopeasti luvusta toiseen
1. TEEMA VAIHTUU TEKSTINKÄSITTELYN PERUSTEISTA Tekstinkäsittelyssä halutaan viestiä informatiivisesti Numeroida kohtia, kuten listarivejä tai lukuja ja alilukuja Asetella tekstiä esimerkiksi palstoittamalla sitä Määrittää ulkoasuseikkoja, kuten kirjaisimien tyylejä, värejä, viivauksia yhtenäisesti ja säännönmukaisesti
1. TEEMA VAIHTUU TEKSTINKÄSITTELYN PERUSTEISTA Tekstistä halutaan (uudelleen)käytettävää...ja erilaisissa asetteluissa (uudelleen)käytettävää Sama teksti sekä painetussa lehdessä, että verkkoversiossa asettelu ja käytettävä tila on erilainen Tieteellisessä tekstissä halutaan voida tarjota sama sisältö eri julkaisijoiden hyvin erilaisissa tekstipohjissa ja saman julkaisijan kohdalla eri tekstipohjalla julkaisuun, artikkeliin ja posteriin
Toimisto-ohjelmistot Tekstinkäsittelyn perusperiaatteita Word 2003-2016 Tekstin tallennusmuotoja
TOIMISTO-OHJELMISTOT Toimistotyöntekijän eli ns. tietotyöläisen tuottavuutta parantavia yleisohjelmistoja voidaan kutsua toimisto-ohjelmistoiksi Pitkä historia, esim. tekstinkäsittelyn 1980-luvun standardiohjelma WordPerfect esiteltiin jo 1979 Nykyään tietotyöläisen perustyökaluja ovat myös esim. taulukkolaskenta, sekä esitysgrafiikka- ja piirto-ohjelmistot Toimisto-ohjelmistot koottiin 1990-luvulla paketeiksi, jotka nyt tunnemme Microsoft Office saavutti valta-aseman Windowsin levinneisyyden myötä Microsoftin tiedostomuodoista.doc,.xls ja.ppt tuli dominoivia Nykyään avattavissa ja muokattavissa (ainakin jotenkuten) muidenkin firmojen työkaluilla, mutta aina ei ollut näin Edelleen selkeästi levinnein toimisto-ohjelmisto; Kuluttajamyynnissä siirrytty tilausperusteiseen maksuun
TOIMISTO-OHJELMISTOT Microsoft Officen valta-asema ruokki sen valta-asemaa Tiedostomuoto oli suljettu, eli Wordilla tehtyä dokumenttia pystyi tarkastelemaan vain ostamalla itsekin Wordin. Kilpailevan tuotteen kehittämisestä tuli vaikeaa, sillä sen olisi pitänyt saada hetkessä riittävän suuri käyttäjäkunta Tekstinkäsittely ei kuitenkaan ole kokenut todella mullistavia uusia innovaatioita Pois lukien ehkä selainikkunassa toimiva tekstin yhteismuokkausmahdollisuus IBM SmartSuite lakkautettiin 2008 StarDivisionin StarOffice Kehitetty 1985, 1999 Sun Microsystemsille, 2000 avoimeksi lähdekoodiksi OpenOffice.org - nimellä, 2010 Oracle Corporationille, 2011 Apache Foundationille
TOIMISTO-OHJELMISTOT Vastaiskuna suljetulle ohjelmistokehitykselle on kehitetty myös avoimia toimisto-ohjelmistoja, esim. LibreOffice StarOffice => OpenOffice.org ~> LibreOffice Käyttöliittymät hyvin Microsoft Officen kaltaisia LibreOfficen käyttämät tiedostomuodot.odt,.ods ja.odp ovat standardisoituja, avoimia tiedostomutoja Monet organisaatiot erityisesti kehittyvissä maissa, mutta myös Euroopassa siirtyneet käyttämään avoimia toimisto-ohjelmistoja Euroopan unioni ohjeistaa käyttämään kansalaisille kohdennetuissa dokumenteissa avoimien toimisto-ohjelmistojen tiedostomuotoja Tiedon tulee olla saatavilla myös niille, jotka eivät hanki maksullista ohjelmistoa
TOIMISTO-OHJELMISTOT Kurssilla käytettävä tekstinkäsittelyohjelma on MS Officen Word LibreOfficen Writerissä hyvin samankaltaiset ominaisuudet Myös selaimessa käytettävä Word ja Google Driven Docs sisältävät samankaltaisia muokkaustyökaluja, joskin paljon rajoitetumpina Edistyneemmät käyttäjät voivat tehdä tehtävät LibreOffice Writerilla ja saada ne näyttämään samalta kuin Wordilla tehdyt Mikä on tietysti tavoiteltavaakin - käytetyllä ohjelmalla ei ole merkitystä, vaan lopputuloksella
TOIMISTO-OHJELMISTOT Aikaisemmin tällä kurssilla käytettiin rinnakkain Microsoft Officea ja OpenOffice.org pakettia (ja hieman myöhemmin LibreOffice pakettia) Tämä aiheutti lisätyötä, sillä ohjelmien natiivimuotoiset dokumentit eivät useinkaan auenneet aivan ongelmitta toisella ohjelmalla, vaikka periaatteessa niillä voidaan avata ristiin myös toisella ohjelmalla tehtyjä dokumentteja Toisaalta oli myös paljon (kenties osin ideologista) vastustusta käyttää pelkästään Microsoftin tuotteita Ja toisaalta silloin Office pakettia ei vielä ollut ilmaiseksi saatavilla opiskelijoiden kotikoneille
TOIMISTO-OHJELMISTOT Nyt kuitenkin on linjaus, että on opiskelijoille hyödyllisempää keskittyä opettamaan ohjelmistoa, jota he todennäköisemmin joutuvat käyttämään myös työelämässä Kuitenkin, on hyvä tiedostaa suljettujen tiedostomuotojen ongelmat tiedon saatavuudessa ja säilyttämisessä Voinko jakaa tiedoston muodossa, jonka avaaminen vaatisi avaajaa hankkimaan yhteensopivan, maksullisen sovelluksen? Mitä jos jonain päivänä ei enää ole Microsoft Officea saadaanko nämä tiedostot silloin jollain tavalla auki?
COREL WORDPERFECT 6.2 FOR DOS
WORD 2003-2007 2010 2013-2016
TEKSTIN TALLENNUSMUODOISTA Ohjelmistojen kirjon ja käyttötarkoituksen vuoksi tekstidokumenteillakin lukuisia tallennusmuotoja Olennaista on tietää oman tekstinkäsittelyohjelmansa natiivimuoto, sekä muutama yleisin muoto: *.txt Tekstiä yksinkertaisessa merkkimuodossa sisältävä tiedosto Ei sisällä muotoilukomentoja Vain merkkejä kuvaavat bittijonot tallentuvat ei se, miksi merkiksi bittijono tulisi tulkita, tästä lisää teemassa 3 *.doc Word-tekstinkäsittelyohjelmalla luotu dokumentti Ennen Word 2007 versiota (Word 97 2003) *.docx Word-tekstinkäsittelyohjelmalla luotu dokumentti Word 2007 version tai uudemman muoto *.odt Open document standardin tekstidokumentti OpenOffice.org ja LibreOffice Writerin tallennusmuoto *.pdf *.rtf Adobe Acrobat -dokumentti (Portable Document Format). Rich Text Format: sisältää tekstin lisäksi muotoilukomentoja Parempi liitetiedostoissa kuin.doc, sillä se ei sisällä makroja ja on helpommin siirrettävissä muihin tekstinkäsittelyohjelmiin Usein ongelmana iso tallennuskoko
TEKSTIN ASETTELEMISESTA Tekstinkäsittelyn perusperiaatteita Enter-painike lisää kappalevaihdon, ei rivinvaihtoa sitä ei käytetä esim. tyhjän tilan tekemiseen Välilyöntiä käytetään sanojen välissä ei sisennykseen Ulkoasun muotoilu toteutetaan tyylien avulla ei suoraan tekstiä muokkaamalla
TEKSTIN ASETTELEMISESTA Ns. ohjausmerkit tai tyhjätilamerkit, kuten Enter ja välilyönti tallentuvat osaksi tekstiä Jos niitä käytetään tekstin asetteluun normaalin A4 paperin kokoon, aiheutetaan itselle vahinkoa Mitä tapahtuu, kun tekstin määrä muuttuu? Kirjoitan lisää, kumitan jotain, vaihdan järjestystä, lisään tai poista kuvan tai kaavion tekstin keskeltä Mitä tapahtuu, jos marginaalien kokoa muuttaa? Mitä tapahtuu, jos paperikoko muuttuu? Mitä tapahtuu, jos tekstin julkaisee stylisoituna lehdessä? Mitä tapahtuu, jos tekstin julkaisee verkkosivulla?
TEKSTIN ASETTELEMISESTA Kerran kohdalleen saatu asettelu hajoaa monissa muutoksissa Tekstin siirtäminen esimerkiksi verkkosivulle tai painettuun lehteen vaikeutuu ja tuo virheitä Keskellä riviä onkin tavuviiva Kappaleiden välitys vaihtelee, sisennykset vaihtelevat Jokin muotoilu tekstissä ei olekaan säännönmukainen = Teksti ei näytä ammattimaiselta
TEKSTIN MUOTOILEMISESTA Jos tekstin muotoilee valitsemalla kohteen ja asettamalla sille suoraan kirjaisimen, kirjaisintyylin, korostuksen, värin, numeron, Joudut toistamaan saman muotoilun mahdollisesti todella moneen kohtaan tekstissä Jos muotoilua halutaan myöhemmin vaihtaa, joudutaan korjaus tekemään joka kohtaa ja aina unohtuu joku kohta vaihtaa Esimerkki: luvut on numeroitu 1, 2, 3, Johonkin väliin pitää lisätä uusi luku => kaikki seuraavat numerot ovat pielessä
YHTEENVETO Muotoiluasetukset, kuten tyhjätila kappaleiden välissä, sisennykset, tavuviivat rivien lopussa, numeroinnit, viittaukset, alaviitteet, sisällysluettelot, sivunumeroinnit, visuaalinen ilme Nämä ovat herkästi muuttuvia asioita, joita ei tule tehdä käsin, vaan tulee hyödyntää sovelluksen omia työkaluja Tyylit Piilotavuviivat Automaattinen tavuttaminen Automaattiset numeroinnit Automaattiset tunnisteet
TEKSTINKÄSITTELYN PERUSPERIAATTEITA Esimerkki... Tekstin valinta, erilaisia valintatapoja Rivinvaihto ja kappaleen vaihto, kappaleen sisällä teksti virtaa ja katkeaa automaattisesti, pakotettu rivinvaihto kappaleen sisällä Piilomerkkien näyttäminen auttaa ymmärtämään tekstin tyhjätilaa näyttämällä käytetyt tyhjätilamerkit vastaavilla symboleilla Erikoismerkkien ja symbolien lisääminen, ylä- ja alaindeksi Sarkainmerkki, asetteluun, ei varsin sisennykseen
ETSIMINEN JA KORVAAMINEN Tietokone on nopea etsimään säännönmukaisuuksia Teksti tai myös erikoismerkki, kuten tyhjätilamerkki Etsitään kaikki tavuviivat ja korvataan ne ehdollisella tavutuksella Tekstiin käsin lisätyt tavuviivat eivät enää osu oikeisiin kohtiin
KAPPALETYYLEISTÄ Kappaletyylien käytön perimmäinen tarkoitus on saada dokumentti näyttämään hyvältä vähällä vaivalla Tyylipohjia voidaan myös jakaa ja tehdä ja myydä Monet organisaatiot edellyttävät tiettyjen tyylipohjien käyttöä Valmiiden tyylipohjien käyttö Wordissa hivenen suoraviivaisempaa kuin LibreOffice Writerissä tällä kurssilla tehdään kuitenkin paljon manuaalisia tyylimuokkauksia Kun dokumentin osat on määritelty tyyleillä koko ulkoasua voidaan muokata tyylien kautta voidaan navigoida suoraan johonkin otsikkoon voidaan luoda automaattisesti mm. sisällysluetteloita
KAPPALETYYLIT Muutokset visuaaliseen ilmeeseen tehdään kappaletyylien kautta Tekstille leipätekstille, otsikoille, listoille määritetään tyyli ja tyylille tehdään visuaaliset asetukset Näin visuaaliset muutokset tarvitsee tehdä vain kerran ja ne tulevat käyttöön kaikille samaa tyyliä käyttäville kappaleille Samoin jos ulkoasua tarvitsee muokata, sitä ei tarvitse muokata kuin yhteen kohtaan ja muutos välittyy kaikille samaa tyyliä käyttäville kappaleille Sisennykset ja kappalevälit saadaan asetettua ilman tyhjätilamerkkejä, jolloin tekstiä voidaan uudelleen käyttää erilaisissa medioissa ja julkaisupohjissa Automaattiset numeroinnit juoksevat loogisesti vaikka numeroitavien kohteiden määrä muuttuisi
TYYLIT - OTSIKKOTYYLIT Word voi määrittää otsikkoja otsikoiksi Näillä on omat valmiit tyylinsä Tätä asetusta hyödynnetään dokumentissa siirtymiseen siirtymisruudun avulla Sekä automaattisten sisällysluetteloiden muodostamisessa Mikä teksti sisällysluetteloon tulee Sekä millä sivulla kyseinen otsikko tällä hetkellä sijaitsee Sisällysluetteloista lisää seuraavalla luennolla Ja vielä lukujen automaattisessa numeroinnissa 1, 1.1, 1.1.1, 1.1.2, 1.2, 2
TYYLIT - OTSIKKOTYYLIT Otsikot tunnistaa harmaasta ohjetekstistä Otsikoille voidaan sitoa numerointi Otsikot mahdollistavat nopean siirtymisen dokumentissa
TYYLIT Asettaessasi tyylejä muotoilemattomalle tekstille on yleensä helpompi asettaa ensin koko tekstille varsinaisen leipätekstin tyyli Sen jälkeen otsikot ja listat voidaan valita erikseen ja asettaa niille uusi tyyli Toisin päin tehden joutuisi valitsemaan jokaisen ei-jatkuvan alueen erikseen
TYYLIT Esimerkki Otsikkotyylit Tyylien asettaminen Tyylien muokkaaminen Siirtymisruutu Otsikoiden numeroiminen
SARKAIMET JA TAULUKOT Joskus tekstin ei haluta virtaavan luonnollisesti Voidaan haluta asettaa tiettyjä sanoja tai lyhyitä lauseita määrättyihin sijainteihin leveyssuunnassa Esimerkiksi paketissa mukana tuleva pakkauslista Tämä voidaan saavuttaa sarkaimilla tai taulukoilla Taulukko on helppo työkalu rajallisen tietomäärän asetteluun Sarkaimilla voidaan asettaa malli, jota määrittämätön määrä seuraavaa tekstiä noudattaa Sarkaimet asetetaan vain valitulle kappaleelle (tai valituille kappaleille) Yleisimmät sarkaimet ovat valmiiksi sijoitettuna Esimerkiksi ylä- ja alatunnisteissa on paikat vasemmalla, keskellä ja oikealla
SARKAIMET Sarkaimia on useita riippuen niiden vaikutuksesta tekstiin Halutaanko teksti tasata alkamaan sarkaimesta päättymään sarkaimeen keskittymään sarkainkohtaan Keskittää erotinmerkki sarkainkohtaan Tasattu vasemmalle Keskitetty Tasattu oikealle Tuote 1 5 kpl 375 e Pitkäniminen tuote 175 000 kpl 1 790 000 e/kk
SARKAIMET Sarkaimet asetetaan viivaimelle Joko klikkaamalla haluttua kohtaa viivaimella Tai, jos halutaan olla täsmällisempiä, tuplaklikkaamalla sarkainta, jolloin avataan sarkainikkuna Tai Aloitus->Kappale->Kappaleen asetukset->sarkaimet (Home->Paragraph->Paragraph settings->tabs )
SARKAIMET Jos kopioit tekstin muusta lähteestä, erimerkiksi verkkosivulta, siinä saattaa olla valmiiksi sarkaimia, joita et halua Voit tarkistaa kaikki sarkaimet Sarkaimet ikkunasta (Tabs) ja tarpeen mukaan poistaa niitä yksitellen, tai kaikki kerralla
SARKAIMET Esimerkki Miten saan viivaimen käyttöön Miten sarkain asetetaan Miten sarkain-painike käyttäytyy asetettujen sarkainten kanssa Sarkain vaikuttaa vain aktiiviseen kappaleeseen / aktiivisiin kappaleisiin
TAULUKOT Taulukkotyökalulla tuotetaan hieman samaa asiaa, kuin sarkaimilla Mutta taulukkoa käytetään rajallisen, ennalta tiedetyn sisällön asettelemiseen Jos näytettävän tiedon määrä muuttuu, taulukkoon pitää käsin lisätä / poistaa rivejä ja / tai sarakkeita Myös taulukon sisällä voidaan asettaa tasauksia, mutta suppeammin, kuin sarkainten kanssa
TAULUKONLUONTITYÖKALU Montako riviä * montako saraketta Määrää voidaan muuttaa myös jälkikäteen, joskin se vaatii enemmän klikkauksia
TAULUKON MUOKKAAMINEN Lisää uusi rivi taulukon loppuun
TEKSTI TAULUKOKSI
KIITOS, KYSYTTÄVÄÄ? Seuraava luento 3.10. tässä salissa, aiheena tekstinkäsittelyn edistyneempiä piirteitä Viikon agenda: YH2a harjoituksen sekä YH1b arviointien deadline 3.10. klo 8:00 Erityistuki harjoitukseen YH2a keskiviikkona klo 16:15 Ryhmäharjoitus 2 torstaina klo 16:15 Mikroluokkatuki YH2a perjantaina klo 10:15 13:45