Viranomaislautakunta 44 19.09.2017 Sähköisen asioinnin käyttöönotto rakennusvalvonnassa 2190/00.01.05/2014 Viromltk 19.09.2017 44 Valmistelija/lisätiedot: rakennustarkastaja Jukka Laukkanen, puh. 044 740 1431 Sähköisen asioinnin käyttöönotto (Lupapiste.fi) rakennusvalvonnassa sisältyy kunnan kehityshankkeisiin, ko. kehityshanketta ei ole aloitettu. Kunnanhallitus on 15.8.2016 ja 28.8.2017 kokouksissa käsitellyt kehityshankkeiden toteutusta ja lähettänyt hankeluettelon lautakuntiin päivitettäväksi. Kunnanjohtaja ja tekninen johtaja ovat linjanneet, että Lupapiste.fi -palvelu otetaan käyttöön rakennusvalvonnassa 1.1.2018 alkaen (teknisen johtajan 28.10.2016 päivätty sähköposti). Käyttöönotosta on jälkikäteen linjattu, että vuoden 2018 aikana otetaan käyttöön sähköinen asiointi. Lupapiste.fi Sähköinen asiointipalvelu Lupapiste.fi (jatkossa Lupapiste) on tuotettu osana valtiovarainministeriön rahoittamaa sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelmaa (ns. SADe-ohjelma). Lupapiste on kuntien rakennetun ympäristön ja asumisen lupa-asioinnin verkkopalvelu. Kuntien Tiera Oy ja KL-Kuntahankinnat Oy kilpailuttivat hankintarenkaana sähköisen asiointipalvelun, kilpailutukseen perustuen palvelun toteutuksesta vastaa Solita Oy. Kunnat voivat ottaa palvelun käyttöön liittymällä hankintarenkaan puitesopimukseen, joka on voimassa lokakuuhun 2020 saakka. Puitesopimus kattaa sähköisen asioinnin palvelut rakennusvalvonnan, ympäristönsuojelun ja yleisten alueiden luvanvaraisten toimintojen osalta. Evolta Oy:n (entinen Solita Oy) mukaan palvelua kehitetään käyttäjiltä saadun palautteen perusteella. Lupapiste sisältää sähköisen asioinnin, sähköisen arkistoinnin ja muina sähköisinä palveluina muun muassa Julkipano.fi-ilmoitustaulun. Lupapisteessä täysin valmiina on rakennusvalvonta-moduuli. Ympäristö-moduulissa on valmiina sähköinen asiointi, johon voi liittää Julkipano-osion. Solita Oy:n myyntipäällikkö Kari Syrjärinne esitteli 22.11.2016 paikan päällä Lupapisteen palveluita. Syrjärinteeltä saadun tiedon mukaan seuraavana kehitetään Lupapisteen yleisten alueiden osiota. Viimemmäksi tullee ympäristömoduulin sähköinen arkistointi, jonka laatimisen aloittamisesta ei Syrjärinteen mukaan ole tehty päätöstä. Avoimen lähdekoodin päälle rakennetun ja avoimia rajapintapalveluita hyödyntävän ns. yhden luukun pilvipalvelun hinta laskee palvelun kokonaiskäyttömäärän mukana. Lupapisteen hinta koostuu käyttöönottomaksusta, joka rakennusvalvonta-osion osalta on 5 000, sekä 1. peruskuukausimaksusta, joka määräytyy kunnan koon mukaan erikseen rakennusvalvonta-, yleiset alueet- ja ympäristö-moduuleille. Siilinjärven kunnan rakennusvalvonta-moduulin peruskuukausimaksu on 467,50 / kuukausi (ALV 0 %). Lisäksi sähköisen arkistoinnin peruskuukausimaksu on 467,50 / kuukausi
(ALV 0 %). 2. toimenpidemaksusta, joka muuttuu hakemusten kokonaismäärän mukaan. Uudisrakentamisen rakennuslupien Hinta (, ALV 0 %) / toimenpide määrä 1) 0-1000 17,60 1 001-2 000 16,50 2 001-5 000 15,40 5 001-10 000 14,30 10 001-20 000 13,20 yli 20 000 12,10 1) käsiteltyjen rakennuslupahakemusten kokonaismäärä kaikilla asiakkailla vuodessa 3. toimenpidemaksusta, joka muuttuu hakemusten kokonaismäärän mukaan. Muut rakennusvalvonnan luvat Hinta (, ALV 0 %) / toimenpide määrä 1) 0-100 11,10 101-200 11,00 201-500 10,90 501-1 000 10,80 1 001-2 000 10,70 yli 2 000 10,60 1) käsiteltyjen rakennuslupahakemusten kokonaismäärä kaikilla asiakkailla vuodessa Erikseen tilattavia palveluita ovat arkistointipalvelu, koulutus- ja asiantuntijapalvelut ja Julkipano.fi-ilmoitustaulupalvelu. Myös arkistointipalvelun maksu koostuu käyttöönotto-, peruskuukausi- ja toimenpidemaksuista, jotka ovat käyttö- ja pysyväisarkistossa samat kuin sähköisessä asioinnissa ja käyttöarkistoinnissa puolet sähköisen asioinnin maksuista. Lupapisteen tietoaineistona on julkisia tietoaineistoja, muun muassa maanmittauslaitoksen taustakartat, ortoilmakuvat sekä kiinteistö- ja omistajatiedot, Suomen ympäristökeskuksen (SYKE) pohjavesialue- ja luonnonsuojelutiedot, yleis- ja asemakaavat sekä Geologian tutkimuskeskuksen maaperä- ja kalliotiedot. Lupapisteeseen voidaan sisällyttää myös kunnan omia tietoaineistoja. Puitesopimukseen sisältyy myös Arkistolaitoksen hyväksymä tiedonhallintapalvelu, joka sisältää muun muassa pysyväisarkiston. Evolta Oy:ltä saatujen tietojen mukaan Lupapiste on otettu käyttöön 150 kunnassa. Muita lähtötietoja Kunnan yhtenä kehityshankkeena on siirtyminen sähköiseen arkistointiin (eams). Tätä varten on laadittu tiedonohjaussuunnitelma (TOS). TOS on kunnan
asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto, joka ohjaa asiakirja-aineiston käsittelyä koko sen elinkaaren ajan. TOS sisältää organisaation kaikkien tehtävien asiankäsittelynvaiheet / tehtävänkulut ja niissä kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden käsittelyyn, rekisteröintiin ja säilyttämiseen liittyvät järjestelmät ja menetelmät. TOS:n avulla ohjataan asiakirjojen käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä niiden laatimisesta aina määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämiseen ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistoimiseen huomioiden samalla asiakirjojen julkisuuden, tietosuojan ja tietoturvan toteutumisen. TOS on edellytys tietojärjestelmiin sisältyvien asiakirjallisten tietojen pysyvälle säilyttämiselle yksinomaan sähköisessä muodossa. TOS:n tietosisältö tallennetaan tiedonohjausjärjestelmään (TOJ). Siilinjärven kunnassa on luotu paikkatietojärjestelmä (MapInfo-karttaliittymä, intrakartta), joka kunnan ympäristönsuojeluviranomaisen tehtävien hoidossa on välttämätön. Järjestelmässä on aineistoa muun muassa SYKE:stä (pohjavesialueet, pilaantuneeksi epäillyt maa-alueet), mutta myös kunnan itse tuottamaa aineistoa kuten vesihuoltolaitosten toiminta-alueet. Lupapiste.fi -palvelun käyttöönoton edellytyksiä ja reunaehtoja Siilinjärven kunnassa tarkasteltiin 9.1.2017 tilaisuudessa (ympäristönsuojelupäällikön laatima 19.1.2017 päivätty muistio). Lupapisteen käyttöönotto edellyttää KRYSP-tiedonsiirtorajapintapalvelua, joka mahdollistaa Lupapisteen rajapinnat operatiivisiin järjestelmiin, muun muassa KuntaNet (CGI) Rajapintapalvelun käyttöönotto maksaa 3 700 ja ylläpitomaksu on ohjelmistosta 3 300 vuodessa ja edustapalvelin pilvipalveluympäristöstä arvio n. 500 vuodessa. Eli ensimmäisen vuoden kulut ovat n. 8000 ja sen jälkeen n. 4000 vuodessa rakennusvalvonnan KuntaNet -ohjelmiston osalta. Nykyisin käytössä oleva KuntaNet -ohjelma ja Lupapiste.fi sivusto ovat erillisiä ja niiden välillä tiedonsiirto tehdään ohjelmien käyttäjien toimesta, toki kirjatut tiedot siirtyvät "nappia painamalla" ohjelmistosta toiseen, mutta molempiin ohjelmiin tulee kirjautua erikseen ja ne ovat toisistaan riippumattomia. Hakemuksen voi jättää sähköisesti Lupapiste.fi -sivustolle, josta se siirretään käsiteltäväksi eli päätöstä varten KuntaNet:iin kun tarvittavat asiakirjat on saatu kasaan. KuntaNet:stä on tulossa CGI:n tietojen mukaan toukokuussa 2018 uusi selainpohjainen versio KuntaNet7, johon Lupapiste.fi on integroitu sisään omalle välilehdelle. Tämä mahdollistaa yhdellä kirjautumisella molempiin ohjelmiin pääsyn. Lisäksi samassa selainpohjaisessa ohjelmistossa ollessa tiedot ja tiedostot luonnollisesti päivittyvät molempiin ohjelmiin kertakirjauksella. Lisäksi tietojen arkistoinnin on kerrottu helpottuvan. Lainsäädäntöä Suomen perustuslain (731/1999) 6 :n mukaan "Ihmiset ovat yhdenvertaisia lain edessä. Ketään ei saa ilman hyväksyttävää perustetta asettaa eri asemaan sukupuolen, iän, alkuperän, kielen, uskonnon, vakaumuksen, mielipiteen, terveydentilan, vammaisuuden tai muun henkilöön liittyvän syyn perusteella.". Kuntalain (410/2015) 8 :n mukaan tehtävien hoidosta järjestämisvastuussa oleva kunta vastaa järjestettävien palvelujen ja muiden toimenpiteiden muun muassa yhdenvertaisesta saatavuudesta. Arviointia Lupapisteen käyttäjätahot ovat lupaa tarvitsevat asiakkaat, asianosaiset (muun
muassa naapurit) ja viranomaiset. Lupapisteen käyttö edellyttää kaikilta osapuolilta mahdollisuutta käyttää tietokonetta. Kun näin ei ole, perustuslaissa säädetty yhdenvertaisuus-perusoikeus edellyttää myös paperisten hakemusten käsittelyn jatkamista. Hakemusten arkistoinnin kannalta on edelleen jatkettava paperisen arkistoinnin ylläpitoa, koska sähköisessä muodossa olevien hakemusten määrän ei voida olettaa naapurikuntien kokemusten perusteella lähivuosina nousevan lähelle 100%. Kunnalla on käytettävissä skanneri, jolla saadaan suuremmatkin piirustukset paperilta sähköiseen muotoon. Työtekniikasta riippuen on arvioitu, että koko paperisen luvan siirto sähköiseen muotoon ja ohjelmistoon vie noin tunnin/hakemus. Työn tehokkuuden kannalta suurien lupamäärien siirto sähköiseen muotoon ei ole kannattavaa eikä nykyisillä resursseilla mahdollista. Lupapisteen tarjouksen mukana tuli vanhojen arkistojen skannauksen aloittamisesta tarjous 5 hyllymetriä 10 000 hintaan. Nykyisellä arkistonmuodostuksella tulee vuodessa noin 6-7 hyllymetriä arkistomappeja. Ulkopuolisen tekijän kustannuksilla näiden sähköiseen muotoon saattaminen kustantaisi karkeasti laskettuna 12 000-14 000 /vuosi. Sähköisen lupahakemuksen käsittely vaatii teknisenä parannuksena päivityksiä osaan rakennusvalvonnan atk-laitteistoista ja ohjelmistoista sekä suurempien näyttöjen hankkimisen. Lisäksi kunnan atk-puolen ja mittauspuolen henkilöstön työpanosta tarvitaan ohjelmistojen ja tarvittavien tietoaineistojen aikaan saamiseksi, ja kunnan intrakartasta tulee aineistoa siirtää ulkoiselle palvelimelle, josta avataan ne mm. lupapisteelle käytettäväksi. Kustannusvaikutus Kokonaisuutenaan arvioiden lupapisteeseen liittyviin käynnistyskuluihin tulee varata ensimmäisenä vuotena n. 40 000 ja sen jälkeen tuleviksi vuosiksi n. 20 000. Kaikkia käynnistämiseen liittyviä kuluja ei voida ennalta tarkkaan määrittää, ja osa kuuluu kunnan normaaleihin kehitystoimiin, jotka palvelevat myös muita hankkeita. Päätöksen vaikutusten arviointi suhteessa kuntastrategiaan: Sähköinen asiointi mahdollistaa laadukkaan peruspalvelun tarjoamisen helposti saavutettavassa muodossa. Rakennustarkastajan päätösehdotus Viranomaislautakunta toteaa, että siirtyminen sähköiseen asiointiin Siilinjärven kunnassa rakennusvalvonnan osalta on perusteltua. Siirtyminen tulee toteuttaa kansalaisten perusoikeudet turvaten kustannustehokkaasti välttäen saman työn tekemistä kahdessa tahi useammassa järjestelmässä. Tämä edellyttää, että Lupapiste ja kunnassa käytössä oleva KuntaNet -ohjelma on integroitu ja että Lupapisteen sähköinen arkistointi otetaan käyttöön. Lautakunta pitää tarkoituksenmukaisena, että lupapiste otetaan käyttöön samaan aikaan KuntaNet7 -ohjelmiston kanssa. Lautakunta toteaa, ettei paperisten lupahakemusten muuttaminen sähköiseen muotoon ole vielä työ- ja kustannusteknisesti järkevästi toteutettavissa, joten paperinen arkistointi pidetään kaikkien lupien kohdalla toiminnassa. Ohjelmiston hankinnasta ja ylläpidosta tulevat lisäkustannukset viedään talousarvioon toiminnallisina muutoksina. Kustannuksia ei voida kattaa olevan
taloudellisen raamin sisältä. Päätös Hyväksyttiin.