Profiles International Finland Oy www.profilesinternational.fi

Sisällys Sertifioitu asiakkuus... 3 Perusperiaate... 3 Sertifioidun asiakkuuden sisältö... 3 Lisenssivaihtoehdot... 3 Erilaiset arvioinnit... 4 Profiles Arviointikeskus... 5 Oman liiketoimintayksikön määrittely... 6 Tilin yksityiskohdat... 6 Lataa sivustolla näkyvä yrityksen logo... 6 Lataa raporteilla näkyvä yrityksen logo... 6 Vahvista yrityksen perustiedot... 6 Lisäasetukset... 6 Oikeuksien myöntäminen... 6 Roolien, Käyttäjäryhmien ja Käyttäjien määrittely... 7 Roolit... 7 Roolien muokkaaminen... 7 Roolien kopiointi... 7 Uusien Roolien luonti... 7 Käyttäjäryhmät... 8 Käyttäjäryhmien luonti... 8 Käyttäjäryhmien muokkaaminen... 8 Käyttäjien luonti... 9 Käyttäjän muokkaaminen... 9 Sähköpostimallien, Vaihtoehtoisten koodien ja Suoritusmallien määrittely... 10 Sähköpostimallit... 10 Vaihtoehtoiset koodit... 10 Lajittelu Vaihtoehtoisen koodin perusteella... 10 Haku Vaihtoehtoisen koodin perusteella... 10 Suoritusmallit... 11 Suunnittelumallit... 12 2 S i v u P r o f i l e s I n t e r n a t i o n a l L L C.

Sertifioitu asiakkuus Perusperiaate - Sopimus sertifioinnista tehdään Profiles International Finland Oy:n ja asiakkaan välillä - Profiles arviointikeskus toimii SaaS periaatteella, joten mitään järjestelmäasennusta ei tarvita. Asiakkaalle avataan oma web-pohjainen hallinnointitili jossa sovitut Profiles arviointituotteet ovat asiakkaan käytettävissä, kaikilla asiakkaan toivomilla kielillä. - Asiakkaan edustajalle/edustajille annetaan sertifiointikoulutusta sopimuksen mukaan, ennen arviointien käytön aloittamista. - Profiles asiakas on osa maailmanlaajuista verkostoa ja saa tukea aina kun sitä tarvitsee. Mikäli asiakasyritys toimii useassa maassa, voimme toimittaa samoja työkaluja ja korkeatasoista palvelua yli 120 maassa ympäri maailmaa. - Asiakaspalvelumme on paikallinen, alueellinen ja kansainvälinen, joten voimme taata, että asiakas saa apua aina siellä missä hän sitä tarvitsee. Sertifioidun asiakkuuden sisältö - Asiakas maksaa lisenssimaksun lisäksi arviointisykäyksistä hinnaston mukaisen hinnan. Vain arvioinnin pisteytys kuluttaa sykäyksiä. Kaikki raportit ja raporttien rajaton uusintaoikeus sisältyvät lisenssimaksuun. - Kaikissa arvioinneissamme arviointikieli ja raportointikieli ovat toisistaan riippumattomia. Lisenssivaihtoehdot 1. Kuukausilisenssi, veloitus neljännesvuosittain, sisältäen: o Kaikki tarvittavat online tilit ja työkalut o Tekninen tuki puhelimitse ja sähköpostitse o Oikeuden käyttää kaikkia Profiles arviointityökaluja o Kun sopimus tehdään vähintään 12 kk jaksolle Yhden henkilön sertifiointikoulutus (2 päivää) Kompetenssitakuun aina sertifioitua henkilöstöä 2. Vuosilisenssi, veloitus vuosittain, sisältäen: o Kaikki tarvittavat online tilit ja työkalut o Tekninen tuki puhelimitse ja sähköpostitse o Oikeuden käyttää kakkia Profiles arviointityökaluja o Yhden henkilön sertifiointikoulutus (2 päivää) o Kompetenssitakuun aina sertifioitua henkilöstöä 3 S i v u P r o f i l e s I n t e r n a t i o n a l L L C.

Erilaiset arvioinnit - Profiles tarjoaa laajan valikoiman innovatiivisia arviointityökaluja jotka kattavat henkilöstöresurssien arvioinnin kaikki tarpeet yksittäisten henkilöiden arvioinneista kokonaisten organisaatioiden arviointiin. - Kaikki tuotteemme ja työkalumme ovat Internet pohjaisia joka takaa nopean, turvallisen ja luotettavan käyttöönoton ja käytön. - Tiliperusteinen hallintajärjestelmämme ja kaikki työkalumme ovat saatavana myös suomenkielisinä ja ne on testattu ja tarkastettu sopiviksi paikalliseen kieleen ja kulttuuriin. ProfileXT (PXT) ProfileXT arviointi mittaa miten hyvin henkilö sopii tiettyyn asemaan organisaatiossasi. Järjestelmän ainutlaatuinen job matching ominaisuus mahdollistaa yksilöiden vertailun määritellyn työn huippusuoritustasoon. Arviointia käytetään työllistämisen koko elinkaareen: valintaan, rekrytointiin, johtamiseen, työnohjaukseen, valmennukseen ja strategiseen työvoimasuunnitteluun. Profiles Managerial Fit (PMF) Ihmiset eivät yleensä eroa yrityksestä, he jättävät esimiehensä. Profiles Managerial Fit mittaa kriittisiä näkökulmia jotka liittyvät esimiehen ja alaisen yhteensopivuuteen. Raportti osoittaa suhtautumista oppimiseen ja kuutta kriittistä ominaisuutta: vakuuttavuus, itsenäisyys, myötämielisyys, optimismi, päättäväisyys ja objektiivisuus. Profiles Sales Assessment (PSA) Profiles Sales Assessment arvioi kuinka hyvin henkilö sopii tiettyyn myyntitehtävään teidän organisaatiossanne. Arviointi sopii käytettäväksi työllistämisen koko elinkaareen: valintaan, rekrytointiin, johtamiseen, työnohjaukseen, valmennukseen ja strategiseen työvoimasuunnitteluun. Profiles Performance Indicator (PPI) Profiles Suoritusindikaattori on arviointi joka osoittaa henkilön persoonallisuudesta johtuvia seikkoja jotka saattavat vaikuttaa hänen työsuoritukseensa; yhteensopivuus esimieheen ja työtovereihin, tiimityöskentely ja suoritustaso. Arviointi sopii parhaiten käytettäväksi motivointiin ja valmentamiseen, kommunikoinnin kehittämiseen, konfliktien selvittämiseen ja suoritustaso-ongelmien ratkaisemiseen. CheckPoint 360 (CP360) on johtamistaitojen kehittämisjärjestelmä. 360-asteen arviointi on tilannekuva henkilöstä häntä ympäröivien ihmisten silmin; hänen esimiehensä, kollegat ja alaiset. Tiedon perusteella henkilöä valmennetaan ja kehitetään jotta hän paremmin saavuttaisi omat ja organisaation asettamat tavoitteet. Koska organisaatiot kehittyvät jatkuvasti, esimiesarvioinnin ja - kehittämisen tulee olla jatkuva prosessi. Järjestelmä tarjoaa sekä arviointia, katselmusta että kehittämistä. Sales CheckPoint (SCP) on myyntitaitojen kehittämisjärjestelmä. 180-asteen arviointi on tilannekuva myyjästä hänen omin ja hänen esimiehensä silmin. Tiedon perusteella myyjälle laaditaan yksilöllinen kehittämissuunnitelma, ja häntä valmennetaan ja johdetaan siten että hän paremmin saavuttaisi omat ja organisaation asettamat tavoitteet. Toistamalla arviointi nähdään myyntitaitojen kehittyminen. Lisää tietoa eri arvioinneista löytyy tuotekohtaisista oppaista ja käyttöohjeista 4 S i v u P r o f i l e s I n t e r n a t i o n a l L L C.

Profiles Arviointikeskus Profiles Arviointikeskus (PAC) on interaktiivinen verkkosivusto, jossa hallinnoidaan Profiles International arviointeja. Arviointikeskuksessa käyttäjät suunnittelevat ja hallinnoivat arviointeja, luovat ja hallinnoivat Suoritusmalleja, ja hallinnoivat sykäystilejä sen mukaan, kuinka järjestelmävalvoja on antanut heille oikeuksia. Järjestelmävalvoja voi lisäksi luoda käyttäjiä, rooleja, suunnittelu- ja sähköpostimalleja, vaihtoehtoisia koodeja sekä antaa käyttäjille oikeuksia suorittaa erilaisia toimenpiteitä. Tämä ohje on tarkoitettu oppaaksi sivustonne tutustumiseen. Saadaksesi yksityiskohtaisempia ohjeita tässä oppaassa kuvattuihin toimiin, käytössä on Pääkäyttäjän opas, valmennusmoduulit Profiles Resurssikeskuksessa ja yksityiskohtainen sivukohtainen opastus itse järjestelmässä. (Sivuston etusivun ulkoasu määritellään käyttäjäkohtaisesti) 5 S i v u P r o f i l e s I n t e r n a t i o n a l L L C.

Oman liiketoimintayksikön määrittely Järjestelmän kohdassa Oma liiketoimintayksikkö, ladataan yrityksen logo ja määritellään yrityksen sivuston muut asetukset. Valitse valikkorivillä Määrittele ja Klikkaa avautuvasta pudotusvalikosta Oma liiketoimintayksikkö, tarkastellaksesi ja muokataksesi Liiketoimintayksikön tietoja. Tilin yksityiskohdat Lataa sivustolla näkyvä yrityksen logo Tässä ladattu logo näkyy Arviointikeskuksen ja kandidaattisivun vasemmassa yläkulmassa. Lataa raporteilla näkyvä yrityksen logo Tässä ladattu logo näkyy kaikkien raporttien kansilehdellä. Huomio: Logojen on oltava tiedosto muodoltaan.jpg,.gif, tai.png ja kooltaan korkeintaan 320 x 60 / 288 x 120 pixeliä ja 40 kb. Mikäli logonne muuttuu, voit ladata uudet logot samalla tavalla, milloin tahansa. Vahvista yrityksen perustiedot Nämä perustiedot näkyvät sivustolla kandidaateille ja tulostuvat raportteihin. Lisäasetukset Lisäasetukset välilehdellä määritellään sivuston toiminnallisuutta. Vaihtoehtoja ovat mm.: Raporttien näyttäminen ponnahdusikkunassa, Sulje Selain painikkeen näyttäminen uloskirjautumisen yhteydessä, Avatar hahmojen näyttäminen käyttäjille ja kandidaateille (vain englanninkielinen versio), ja Verkko-osoite jonne kandidaatit ohjataan uloskirjautumisen yhteydessä. Oikeuksien myöntäminen Oikeudet välilehdellä Profiles edustajalle voidaan myöntää oikeudet toimia asiakkaan sivustolla, Suoritusmallien luontia varten, teknisen tuen antamiseksi tms. 6 S i v u P r o f i l e s I n t e r n a t i o n a l L L C.

Roolien, Käyttäjäryhmien ja Käyttäjien määrittely Roolit Roolien avulla järjestelmävalvoja voi määritellä oikeuksia käyttäjien toimenkuvien mukaan. Esimerkiksi Henkilöstöpäällikön rooli voi vaatia erilaisia oikeuksia kuin Rekrytoijan rooli. Järjestelmässä on oletuksena kolme valmista roolia: Järjestelmävalvoja (Administrator), Rekrytointipäällikkö ja Asiakaskäyttäjä. Valitse valikkoriviltä Määrittele ja Klikkaa avautuvasta pudotusvalikosta Roolit, tarkastellaksesi, muokataksesi ja luodaksesi Rooleja. On suositeltavaa määritellä roolit ja niihin liittyvät oikeudet ennen käyttäjien luontia sivustolle. Roolien muokkaaminen Käytä tätä vaihtoehtoa muuttaaksesi sivustolle määriteltyjen roolien oikeuksia oman organisaationne vastuunjaon mukaan. Roolien kopiointi Käytä tätä vaihtoehtoa, kun haluat luoda uuden roolin, jolla on samankaltaiset oikeudet kuin jollakin jo olemassa olevalla roolilla. Sen sijan, että luotaisiin uusi rooli tyhjästä, voidaan kopioida olemassa oleva rooli ja muokata tästä kopiosta uusi rooli. Uusien Roolien luonti Voit tarvittaessa myös luoda uusia Rooleja tyhjästä, jos se tuntuu paremmalta vaihtoehdolta. Huomio: Kun jokin oikeus on poistettu joltakin Roolilta, kyseinen vaihtoehto on piilotettu käyttäjiltä siinä roolissa. Mikäli, esimerkiksi Tarkastele kandidaatteja ei ole valittuna jollekin roolille, käyttäjät eivät näe kyseistä toimintopainiketta eivätkä siten pääse näkemään kandidaattien tietoja ja arviointeja. 7 S i v u P r o f i l e s I n t e r n a t i o n a l L L C.

Käyttäjäryhmät Arviointikeskuksessa on mahdollista määritellä Käyttäjäryhmiä (Security Groups). Käyttäjäryhmiä käytetään ryhmittelemään käyttäjiä jotka voivat nähdä toistensa kandidaatteja ja arviointeja. Yhden käyttäjäryhmän käyttäjät eivät näe toisen ryhmän kandidaatteja ja arviointeja ellei käyttäjää ole liitetty useampaan ryhmään. Kuvassa 1 on seitsemän käyttäjää ja neljä käyttäjäryhmää sivustolla. Sally näkee vain kandidaatit ryhmässä1. John näkee kandidaatit ryhmissä 2 ja 3, mutta ei ryhmissä 1 tai 4. Kuva 1: Käyttäjäryhmät Valitse valikkorivillä Määrittele ja Klikkaa avautuvasta pudotusvalikosta Käyttäjäryhmät, kun haluat tarkastella, muokata tai luoda Käyttäjäryhmiä. Käyttäjäryhmien luonti Käytä tätä vaihtoehtoa, kun haluat luoda sivustolle rakenteen joka vastaa teidän organisaationne rakennetta. Yksi ehdotus on ryhmitellä käyttäjät osastoittain Käyttäjäryhmiin. Pienessä yrityksessä riittää usein yksi Käyttäjäryhmä. Käyttäjäryhmien muokkaaminen Muokkaaminen on tarpeen silloin kun organisaatiossa tapahtuu muutoksia, kun haluat nimetä ryhmiä uudelleen, lisätä tai poistaa käyttäjiä ryhmästä. 8 S i v u P r o f i l e s I n t e r n a t i o n a l L L C.

Käyttäjät Oletuksena organisaation sivustolle voidaan määritellä kolme käyttäjää. Näistä ainakin yhden pitää olla Järjestelmävalvojan Roolissa. Lisäkäyttöoikeuksia on ostettavissa Profiles edustajanne kautta. Jokaiselle käyttäjälle määritellään Rooli joka, määrittelee käyttäjän oikeudet sivustolla. Käyttäjät voidaan myös ryhmitellä käyttäjäryhmiin. On siis suositeltavaa, että tarvittavat Roolit ja Käyttäjäryhmät määritellään ennen käyttäjien määrittelyä. Valitse valikkoriviltä Määrittele ja Klikkaa avautuvasta pudotusvalikosta Käyttäjät. Käyttäjien luonti Kun uusi käyttäjä luodaan, hänelle lähetetään tervetuloa viesti sähköpostitse. Viesti sisältää kertakäyttölinkin sivustolle jossa käyttäjä voi rekisteröityä. Rekisteröityessään käyttäjä luo itselleen käyttäjätunnuksen, salasanan ja valitsee turvakysymyksen ja antaa siihen vastauksen. Käyttäjän muokkaaminen Käyttäjien muokkaamisen avulla voidaan, päivittää perustietoja, rooleja ja ryhmiä joihin käyttäjä on liitetty. 9 S i v u P r o f i l e s I n t e r n a t i o n a l L L C.

Sähköpostimallien, Vaihtoehtoisten koodien ja Suoritusmallien määrittely Sähköpostimallit Arviointikeskuksessa voidaan määritellä, minkälaisia viestejä järjestelmästä lähetetään käyttäjille ja kandidaateille. Järjestelmässä on valmiina sähköpostimallit kaikille niille tapahtumille, joihin tarvitaan jotakin viestiä. Näitä ovat mm.: Viesti kandidaateille jotka ovat unohtaneet salasanansa, Arviointikutsut kandidaateille, Arviointikutsujen muistutukset, Viestit käyttäjille, kun kandidaatti on vastannut arviointiin, ja Viestit koskien pyydettyjä raportteja. Näitä malleja voidaan muokata vastaamaan organisaationne tarpeita paremmin. Muokkaaminen pitää tehdä ennen kuin luodaan Suunnittelumalleja jotka käyttävät kyseistä sähköpostimallia, tai lähetetään arviointikutsuja käyttäen tiettyä mallia. Valitse valikkoriviltä Määrittele ja Klikkaa avautuvassa pudotusvalikossa Sähköpostimallit, kun haluat tarkastella tai muokata malleja. Vaihtoehtoiset koodit Voit luoda Vaihtoehtoisia koodeja, jonka avulla tietoa on helpompi luokitella, lajitella ja hakea tietoa sivustolla. Voit esimerkiksi luoda Koodin kandidaatteja varten nimeltään Paikkakunta joka vastaa niitä paikkakuntia joilla yrityksenne toimii. Käyttäjän määritellessä arviointi tai kandidaatin rekisteröityessä itse, valitaan joko valmiiksi määritellyistä vaihtoehdoista paikkakunta tai syötetään uusi arvo. Lajittelu Vaihtoehtoisen koodin perusteella Koodeja voidaan käyttää Kandidaattien, Suoritusmallien ja Suunnittelumallien lajitteluun esimiehen, osaston, yksikön, suoritustason (huippu, keskiverto, alisurittaja) tai minkä tahansa muun valitsemasi tiedon perusteella. Haku Vaihtoehtoisen koodin perusteella Vaihtoehtoisia koodeja voidaan käyttää lisäasetuksissa tiedon hakuun, kun haetaan Kandidaatteja, Suoritusmalleja ja Suunnittelumalleja. Valitse valikkoriviltä Määrittele ja Klikkaa avautuvassa pudotusvalikossa Vaihtoehtoiset koodit, kun haluat tarkastella, muokata tai luoda Vaihtoehtoisia koodeja. 10 S i v u P r o f i l e s I n t e r n a t i o n a l L L C.

Suoritusmallit Suoritusmallit ovat oleellinen osa arviointien (ProfileXT ja Profiles Sales Assessment) tehokasta hyödyntämistä. Ne toimivat tavoiteprofiilina tiettyyn asemaan johon arviointien tuloksia sitten verrataan. Suoritusmallien rakentaminen alkaa yleensä, sillä että tutkitaan tietyssä asemassa kaikkein parhaiten menestyvien yksilöiden tuloksia eri asteikoilla ja verrataan tietoa yksilöihin jotka eivät menesty kyseisessä asemassa. Näiden kahden ryhmän tulosten avulla laaditaan alustava tavoiteprofiili jota sitten käytetään työhön täsmätykseen (Job Matching). Suoritusmalli on tyypillisesti, eri ominaisuuksien osalta, 3-5 yksikköä leveä 10-portaisella STEN asteikolla. Se osoittaa mihin kaikkein menestyneimpien yksilöiden tulokset yleensä, osuu. Kun Suoritusmalli on luotu, sitä voidaan käyttää vertailupohjana kaikille jotka suorittavat tietyn arvioinnin. Mitä paremmin yksilö osuu malliin, sitä suurempi on todennäköisyys, että hän menestyisi työssä jota malli koskee. Ennen kuin olet saanut valmennusta Suoritusmallien laadintaan, suosittelemme että työskentelet yhdessä Profiles edustajasi kanssa toimivien mallien laatimiseksi. Valitse valikkoriviltä Määrittele ja Klikkaa avaustuvassa pudotusvalikossa Suoritusmallit, kun haluat tarkastella, muokata tai luoda Suoritusmalleja. Huomio: Suoritusmallit tulee luoda ennen kuin luodaan Suunnittelumalleja. 11 S i v u P r o f i l e s I n t e r n a t i o n a l L L C.

Suunnittelumallit (prosessin automatisointi) Suunnittelumallissa määritellään prosessi jonka järjestelmä suorittaa, kun kandidaatille määritellään arviointi. Valitse valikkorivillä Määrittele ja Klikkaa avautuvassa pudotusvalikossa Suunnittelumallit, kun haluat tarkastella, muokata tai luoda Suunnittelumalleja. Suunnittelumallit sivulla näet seuraavat asiat: Kuinka monta päivää kandidaatilla on aikaa vastata arviointiin, Arviointi tai arvioinnit joihin kandidaatin pitää vastata ja mikäli arviointeja on useampia, vastausjärjestys, Sähköpostimallit joita käytetään arviointikutsuihin ja muistutuksiin, Kuka saa tiedon, kun arviointiin tai arviointeihin on vastattu, Mihin Suoritusmalliin kandidaatin tuloksia verrataan, ja Mitä raportteja tuotetaan, kun arviointiin on vastattu sekä kenelle raportit lähetetään sähköpostitse. Huomio: Suunnittelumallit tulee luoda ennen kuin kandidaateille suunnitellaan arviointeja. Lisätietoa löytyy seuraavista dokumenteista: Profiles Arviointikeskus Sivuston konfigurointi Profiles Arviointikeskus Pääkäyttäjän opas Profiles Arviointikeskus Pika - opas Tuotekohtaiset ohjeet 12 S i v u P r o f i l e s I n t e r n a t i o n a l L L C.