Selvitys kuntalaskutusvirheestä Reijo Ruostila Peruspalvelukeskuksen johtaja 23.11.2012 Palveluiden ristiinkäytöstä yhteistoiminta-alueella Siiliset-kuntien välillä on palveluja käytetty ristiin, mikä on koettu myönteisenä asiana ja on osaltaan toteuttanut yhteistoiminta-alueen tavoitteita ja ideaa Ristiinkäyttö on ollut asumispalveluissa varsin laajasti käytössä jo vuonna 2010, jolloin kustannukset kohdentuivat kunnittain kuntakoodilla V. 2011 alusta ristiinkäyttö muuttui suoritepohjaiseksi eli kunta maksaa toiselta kunnalta ostamansa palvelun kuntaosuudessaan Asumispalveluiden ristiinkäyttö on johtanut kuntien osalta varsin erilaisiin taloudellisiin vaikutuksiin, Maaninka on ollut myyvänä osapuolena ja muut kunnan ostavana Asumispalveluiden ristiinkäyttö on jäänyt kohdentamatta kuntien suoritekertymään
Kuntien maksuosuuksien korjaus, asumispalvelujen ristiinkäyttö vuonna 2011 TP 2011 Siilinjärvi Maaninka Nilsiä Korjattu TP11 Korjattu TP11 Korjattu TP11 Risuharju Dementiahoito 7 652 8 602 363 0 587 0 Lyht.aik 6 505 6 524 19 0 Ainola Laitoshoito 2 491 193 6 603 9 004 134 31 Kotikulma Dementiahoito 4 347 4 547 200 0 Viljami Tehostettu palv.as. 683 0 6 305 7 002 Ollukka Lyh.aik. 112 0 13 0 1 935 2 060 Vaikutus euroina 196 883-319 354 118 951 Kuntien maksuosuuksien korjaus, asumispalvelujen ristiinkäyttö vuonna 2012 MB2012 Siilinjärvi Maaninka Nilsiä Korjattu MB12 Korjattu MB12 Korjattu MB12 Risuharju Laitoshoito 4 897 4 920 23 Dementiahoito 8 505 9 125 76 544 Lyhytaikaishoito 5 765 5 840 75 Ainola Laitoshoito 2 521 5 874 8 395 Kotikulma Dementiahoito 4 586 4 745 159 Lyhytaikaishoito 357 365 8 Viljami Tehostettu palveluasuminen 751 6 549 7 300 Lyhytaikaishoito 310 365 55 Ollukka Lyhytaikaishoito 157 2 033 2 190 Vaikutus euroina 333 532-424 987 91 456 Yhteensä TP+MB 530 415-744 341 210 407
Kuntalaskutuksen prosessi Tuotteet Normaaliprosessi Raportti Asiakas- /potilastietojärjestelmä Suoritetaulukko Tieto Kuntalaskutustaulukko Asumispalveluiden prosessi Raportti Käsinlaskenta Tuotekohtainen erittely kunnittain ja asukaskohtaisesti Virhe Tieto siirtyy puutteellisena Tieto Katkos Ristiinkäyttötaulukko Kuntien välisen palveluiden käytön erittely Asumispalveluiden tuotteet Asumispalvelut, laitoshoito Risuharju Laitoshoito Dementiahoito Lyhytaikaishoito Ainola Laitoshoito Lyhytaikaishoito Dementiahoito Lokottaja Laitoshoito Asumispalvelut, tehostettu palveluasuminen Risuliina Tehostettu palveluasuminen Risu-ukko Tehostettu palveluasuminen Kaaripolku Tehostettu palveluasuminen Lyhytaikaishoito Kotikulma Dementiahoito Lyhytaikaishoito Viljami Tehostettu palveluasuminen Lyhytaikaishoito
Tietojärjestelmän kunnittaiset kuukausiraportit /asumispalvelut Siilinjärvi Maaninka Nilsiä Raporteissa on kokonaisluvut eli raportti ei erottele laitospalvelun tuotteistuksen vaatimaa laitoshoitoa, dementiahoitoa ja lyhytaikaishoitoa. Mm. tämän vuoksi on täytynyt mennä käsinlaskentaan. Käsinlaskennan tarve Laitospalvelut: Tarvittiin laitospalvelun tuotteistuksen vaatima hoitopäivätasoinen /asiakaskohtainen erittely laitoshoitoon, dementiahoitoon ja lyhytaikaishoitoon, tätä ei saatu suoraan tietojärjestelmästä Tehostettu asumispalvelu: Kotihoidon Effica ei anna tehdä päällekkäisiä keskeytyksiä (siirtymiset kotihoito <-> intervallihoito), jonka johdosta ohjelma ei laske hoitopäiviä oikein. Käytännössä siis kaikki tehostetun palveluasumisen päivät on laskettu käsin.
Käsinlaskennan jälkeen suoritetiedot eivät siirtyneet suoritetaulukkoon kuntakohtaisina Suoritetietoa ylläpitävä työntekijä oli ymmärtänyt ohjeistuksen puuttuessa, että suoritteet viedään suoritetaulukkoon sen yksikön päälle, jossa ne tuotetaan ja sitten ylläpidetään erikseen ristiinkäyttötaulukkoa kuntien välistä suoritetoteumaa varten Tämän vuoksi kaikki yksikön tuottamat suoritteet kirjautuivat suoritetaulukossa virheellisesti tuottajayksikön sijaintikunnan päälle Alkuvaiheessa v. 2011 on ohjeistettu, että suorite viedään toimintayksikön päälle, mutta samassa yhteydessä ei ole mainintaa suoritteen kuntakohtaisuudesta eli on ollut inhimillistä ymmärtää asia täysin väärin ja luulla toimivansa täysin oikein Suoritetaulukko /asumispalvelut
Ristiinkäyttötaulukko Ristiinkäyttötaulukossanäkyy yksiköittäin muiden Siilisetkuntien käyttö Tietokatkos ristiinkäyttötaulukon ja kuntalaskutustaulukon välillä Suoritetietoa ylläpitävä työntekijä vienyt kuntien välisen palveluiden käytön ristiinkäyttötaulukkoon, jonka toimittanut joka kuukausi asumispalveluiden päällikölle ja vanhuspalveluiden tulosaluejohtajalle. Tästä taulukosta seurattu käyttöä. Esimiehillä oli olettamus, että tuohon taulukkoon voi luottaa myös kuntalaskutuksen osalta, koska ymmärrettiin, että sen ylläpito pohjautui taloushallinnon ohjeistukseen. Koko ajan on ollut olettamus, että toimitaan ohjeistuksen mukaisesti Käytännössä tuotettiin kahta erilaista taulukkoa ja esimiehille toimitettiin ristiinkäyttötaulukko tarkastusta varten, minkä he olettivat olevan kuntalaskutuksen pohjana oleva taulukko Kuntalaskutustaulukon ylläpitäjälle ristiinkäyttötaulukkoa ei ole systemaattisesti toimitettu
Kuntalaskutustaulukko, tp-2011 tiedoilla Toiminnan raportointi Kuntalaskutustaulukko Jaettu kuukausittain kuntien talousjohdolle Taulukosta ilmenee kuntakohtainen suoritekertymätieto Toiminnan ja talouden kuukausiraportti Suoritetieto liikelaitostasoista Ei sisällä ristiinkäytön raportointia Jaettu perusturvalautakunnalle ja kuntiin kuukausittain Kunnille järjestetty tilinpäätös 2011 esittelykokous 23.2.2012 (kuntien johto, kuntien talousjohto, liikelaitoksen johto, Siilinjärven kunnan talouspäällikkö, tilintarkastaja) Yksityiskohtainen tilinpäätösaineisto jaettu kuntiin samana päivänä
23.2.2012 tilinpäätöksen esittelytilaisuus kunnille 23.2.2012 tilinpäätöksen esittelytilaisuus kuntien johdolle tilinpäätösaineisto jaettu samana päivänä osallistujille
Kuukausiraportointi Henkilövaihdokset Hallinto- ja talousjohtaja jäänyt pois kesäkuussa 2011, virkaa ei täytetty Talouspäällikkö /kunnan keskushallinto oman työn ohella Siilisetin talousprosessin ohjaus, valvonta, koordinointi syksystä 2011 kevääseen 2012 Työ kohdentunut syyskaudella 2011 budjettityöhön ja kevätkaudella 2012 tilinpäätösvalmisteluihin, ei sen sijaan taloushallintoprosesseihin, kuten kuntalaskutukseen Liikelaitoksen talouspäällikön tehtävässä ollut kokoaikainen hoitaja käytännössä elokuusta 2012
Johtopäätökset Kuntalaskutusprosessi on yleisesti ottaen toteutunut oikein Silloin kun kuntakohtainen tieto tulee käyttökelpoisena tietojärjestelmistä ja siirtyy suoritetaulukoiden kautta kuntalaskutustaulukkoon, asia on ollut kunnossa Ongelmat kohdentuvat asumispalveluiden alueelle, jossa tietojärjestelmä ei ole tukenut suoritetiedon kuntakohtaista muodostusta sovelletulla tuoterakenteella Puutteellisuudet ovat johtaneet raskaaseen kuukausittaiseen käsinlaskentaan, josta kuntakohtainen tieto ei ole kuitenkaan siirtynyt suoritetaulukkoon, vaan erikseen ylläpidettyyn ristiinkäyttötaulukkoon, josta se ei ole siirtynyt enää minnekään Johtopäätökset Asumispalveluissa on poikkeusjärjestelyiden myötä ajauduttu siten virheelliseen kuntalaskutusprosessin toteutukseen jo heti v. 2011 alusta alkaen Vastuu ohjeistuksen antamisesta on ollut liikelaitoksen taloushallinnosta ja talousprosessista vastaavalla Henkilöstövaihdokset ovat haitanneet prosessin ohjausta ja olleet osaltaan estämässä virheellisen käytännön havaitsemista ja oikaisemista
Johtopäätökset Toimivalta Siiliset -alueen omiin asumispalveluihin sijoituksissa on ollut perusturvalautakunnan alaisella perusturvajohtajalla, samalla vastuu ohjeistuksesta ja menettelytavoista Sijoitukset ovat tapahtuneet SAS-työryhmän linjausten pohjalta Käytännössä lisämäärärahatarve olisi pitänyt viedä toimielinkäsittelyyn sijoitusten yhteydessä, mutta näin ei ole tapahtunut Lisämäärärahakäsittelyn yhteydessä olisi todennäköisesti kuntalaskutusvirhekin paljastunut, nyt asia on jäänyt pimentoon Johtopäätökset Tuotepohjainen järjestelmä on nyt toista vuotta käytössä, riski käyttöönottovaiheessa järjestelmävirheisiin on ollut todellinen Tuotebudjetoinnin käyttöönotto olisi edellyttänyt enemmän ohjausta, koulutusta ja tukea Käyttöönottovaiheen toteutusta ovat merkittävästi haitanneet taloushallinnon henkilövaihdokset Kuntalaskutuksen raportointi kuntiin on toteutunut kuukausittain ja tilinpäätös 2011 on käyty kuntien kanssa yhdessä läpi. Virhe on siitä huolimatta jäänyt havaitsematta.