TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE 2017

TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE 2017 Itä-Savon koulutuskuntayhtymä SAMIedu Joti 02.01.2017 Jova 17.01.2017 YH 25.1.2017

SISÄLLYSLUETTELO 1. TALOUSARVION SITOVUUS 1 2. KÄYTTÖSUUNNITELMAT JA TALOUDELLISET TAVOITTEET 1 3. YKSIKKÖHINTATULOT 2 4. AMMATILLISEN LISÄKOULUTUKSEN VALTIONOSUUS 2 5. TYÖVOIMAKOULUTUS 3 6. OPPISOPIMUSKOULUTUS 3 7. OSAAMISALOJEN MAKSULLINEN PALVELUTOIMINTA 3 8. HANKETOIMINTA 4 9. HENKILÖSTÖMENOT 4 10. OPETTAJIEN TYÖELÄMÄJAKSOT 5 11. OPISKELIJOILLE MYÖNNETTÄVÄT STIPENDIT 5 12. HANKINNAT / HANKINTAOHJE 5 13. LASKUJEN HYVÄKSYMISKÄYTÄNNÖT 6 14. INVESTOINNIT 6 15. SEURANTA JA RAPORTOINTI 6 16. SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA 7

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä Talousarvio 2017 Taloussuunnitelma 2017-2019 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE VUODELLE 2017 Itä-Savon koulutuskuntayhtymän yhtymävaltuusto on kokouksessaan 1.12.2016 hyväksynyt koulutuskuntayhtymän talousarvion vuodelle 2017 sekä taloussuunnitelman vuosille 2017 2019. SAMIn laatu- ja tuloskortin tavoitteet on kuvattu talousarviossa ja niiden toteutumista seurataan välitilinpäätösten yhteydessä kolmannesvuosittain. Talouden tunnuslukujen toteutumista seurataan reaaliaikaisesti web-raporttien ja tietokuution avulla. 1. TALOUSARVION SITOVUUS Talousarvio sisältää käyttötalous-, tuloslaskelma-, investointi- ja rahoitusosan. Yhtymävaltuustoon nähden sitovat tulosalueet ovat yhtymäpalvelut ja koulutuspalvelut, joiden sitovuustasona on toimintakate. Tuloslaskelman sitova taso on vuosikate, joka osoittaa tulorahoituksen riittävyyden käyttömenoihin ja poistoihin. Investointiosan sitovuustaso on nettoinvestoinnit ja rahoitusosa puolestaan osoittaa miten investoinnit rahoitetaan ja sen sitovuustasona pidetään rahoituksen vaikutusta maksuvalmiuteen. Kuntalaki, kirjanpitolaki ja kuntayhtymän hallintosäännön taloutta koskevat määräykset velvoittavat hoitamaan kuntayhtymän taloutta hyväksytyn talousarvion toimintakatteen mukaisesti, joten talousarvio on sitova ohje kuntayhtymän yhtymähallitukselle, toimielimille sekä viran- ja toimenhaltijoille, jotka osallistuvat määrärahojen käyttöön. 2. KÄYTTÖSUUNNITELMAT JA TALOUDELLISET TAVOITTEET Talousarvio on laadittu osaamisaloille nettobudjettina. Yhtymähallitus on hyväksynyt toimialojen käyttösuunnitelmat ja tilivelvolliset (kuntayhtymän johtaja/rehtori, apulaisrehtori, talousjohtaja) vastaavat yhtymävaltuustolle vastuualueidensa (tulosalueet) tavoitteiden toteutumisesta. Lisäksi osaamisalojen johtavat viranhaltijat vastaavat yksikkönsä toiminnan ja talouden tavoitteiden toteutumisesta. Osaamisalojen taloudesta raportoidaan yhtymähallitukselle välitilinpäätöksillä 30.4. ja 31.8. ja tilinpäätöksellä 31.12. sekä sisäisen valvonnan raportilla 30.9. Lisäksi kuntayhtymän johtoryhmässä ja ammattiopiston johtoryhmässä seurataan taloutta kuukausittain. Osaamisalojen vuoden 2017 sitovuustasot ja talouden tavoitteet ovat seuraavat: KOULUTUSPALVELUT OSAAMISALA TOIMINTAKATE/NETTOTULO (1000 ) VASTUUHENKILÖ Kuljetus ja metsä 1 455 Osaamisalapäällikkö Rakentaminen 1 235 Osaamisalapäällikkö Teknologia 952 Osaamisalapäällikkö Palvelut 1 083 Osaamisalapäällikkö Hyvinvointi 1 580 Osaamisalapäällikkö Integraatiopalvelut 199 Osaamisalapäällikkö Opiskelijapalvelut (nettomeno) - 925 Apulaisrehtori Oppisopimus- ja aikuiskoulutus 134 Apulaisrehtori

YHTYMÄPALVELUT OSAAMISALA TOIMINTAKATE/NETTOMENO (1000 ) VASTUUHENKILÖ Kuntayhtymäpalvelut 517 Kuntayhtymän johtaja/rehtori Oppilaitospalvelut 2 868 Talousjohtaja Henkilöstö ja tietohallintopalvelut 873 Henkilöstöpäällikkö Kehittämispalvelut 551 Laatu- ja kehityspäällikkö Talouden tavoitteiden toteutumista seurataan kuukausittain. Talousarvion taloudellisia tavoitteita verrataan jo vuoden vaihteessa vuodelle 2017 julkaistuihin yksikköhinta- ja rahoituspäätöksiin. Mikäli sitä kautta nähdään haasteita taloudellisten tavoitteiden saavuttamisessa, korjaavista toimenpiteistä on sovittava heti vuoden alussa. 3. YKSIKKÖHINTATULOT Opetus- ja kulttuuriministeriö on vahvistanut Itä-Savon koulutuskuntayhtymän ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijakohtaiseksi yksikköhinnaksi vuodelle 2017 9 449,57. Se on 2,78 % edellisvuoden hintaa pienempi. Rahoituspäätöksen (16.12.2016) mukainen valtionosuusrahoitus on n. 410 000 euroa talousarviota pienempi. Tämä ei jakaudu tasaisesti, sillä eri koulutusalojen yksikköhintamuutokset ovat erisuuruisia. Vuoden 2017 yksikköhintatulot jaetaan osaamisaloille tammikuun tilastointipäivän opiskelijamäärien mukaisesti (suhteutettuna rahoituksen perusteena olevaan opiskelijamäärään = 1125). Valtionosuutta seurataan suhteessa talousarvioon osaamisaloittain. 4. AMMATILLISEN LISÄKOULUTUKSEN VALTIONOSUUS Ammatilliseen lisäkoulutukseen koulutuksen järjestäjälle myönnetty valtionosuusrahoitus tulee käyttää ja kirjata tuloksi kokonaisuudessaan myöntämisvuonna. Käyttämättä jäävää osuutta ei tarvitse palauttaa, mutta seuraavan vuoden rahoitus määräytyy edellisten vuosien käytön mukaisesti. Rahoituspäätöksessä 19.12.2016 Itä-Savon koulutuskuntayhtymälle on myönnetty vuodelle 2017 165,1 opiskelijatyövuotta. Tätä vastaava rahoitus on 1 368 379 euroa. Määrä perustuu vuoden 2015 toteutuneisiin määriin sekä syksyllä 2016 opetushallitukselle annettuun ennusteeseen vuoden 2016 käytöstä. Ammatillisen lisäkoulutuksen sopimusten hallinnollinen prosessi on kuvattu IMS:ssä. Osaamisalapäälliköt tekevät Wilmaan lisäkoulutusesityksen, jonka aikuiskoulutuksen erityisasiantuntija tarkastaa ja apulaisrehtori hyväksyy. Koulutusten volyymin toteutumista seurataan tietokuution kautta sekä kuukausittain AOjoryss/KYjoryssä. Yhtymähallitukselle raportoidaan 30.4. ja 31.8. välitilinpäätösten yhteydessä. Vuoden 2017 ammatillisen lisäkoulutuksen käyttö tulee suunnitella Opetus- ja kulttuuriministeriön päätöksen mukaisesti ja varmistaa, että saatu rahoitus tulee täysimääräisesti käytettyä. Osaamisalapäälliköt seuraavat reaaliaikaisesti oman vastuualueensa resurssien käyttöä ja informoivat toisiaan muutosten ilmaantuessa, jotta voidaan riittävän ajoissa kohdentaa jäljellä oleva valtionosuus uudelleen.

5. TYÖVOIMAKOULUTUS Työvoimakoulutuksen tulot perustuvat koulutuksesta tehtyihin hankintasopimuksiin ja ne laskutetaan sopimuksissa sovituin määräajoin ja perustein. Vuoden 2017 aikana toteutettavat puite- ja hankintasopimukset tehdään Sami-Palvelut Oy:n nimissä. Sami-Palvelut Oy puolestaan ostaa koulutuksen toteutuksen pääosin Itä-Savon koulutuskuntayhtymältä. Kuntayhtymän talousarviossa 2017 työvoimakoulutuksen osuus toimintatuloista on 1 349 000 euroa. Volyymin toteutumista seurataan vertaamalla sitä hankintasopimuksiin. Tarvittaessa käynnistetään korjaavat toimenpiteet lisätulojen saamiseksi tai kustannussäästöjen toteuttamiseksi. Osaamisalojen päälliköt raportoivat tilanteesta kuukausittain ammattiopiston johtoryhmässä. Työvoimakoulutuksen arvonlisäverollisuutta on käsitelty KHO:n päätöksessä (KHO:2013:140 6.9.2013). Verohallinto on täsmentänyt aiempaa ohjettaan 26.11.2015 koulutuspalvelujen arvonlisäverotuksesta. Tähän perustuen työvoimakoulutus on verotonta silloin kun se on tutkintoon johtavaa, sen sijaan tutkintoon johtamaton työvoimakoulutus on arvonlisäverollista. Ohje löytyy IMSistä Taloushallinto-osion alta. Työvoimakoulutuksen kilpailutusten ja hallinnoinnin prosessi on kuvattu IMS-TOLAssa. Koulutuksen volyymin toteutusta seurataan tietokuution avulla. Tarjouksissa ja laskutuksissa koulutuksen hintaan lisätään lain mukainen arvonlisävero (verohallinnon ohje 26.11.2015) silloin, kun koulutus on tutkintoon johtamatonta. Tutkintoon johtava koulutus on puolestaan arvonlisäverotonta. Puite- ja hankintasopimuksissa tulee olla maininta arvonlisäveron käsittelystä. Koulutusvolyymien toteutumista seurataan kuukausittain ammattiopiston johtoryhmän kokouksissa. 6. OPPISOPIMUSKOULUTUS Oppisopimuskoulutusta toteutetaan koulutuspalvelut tulosalueella ja se muodostaa yhdessä aikuiskoulutuksen koordinoinnin kanssa Oppisopimus ja aikuiskoulutus -osaamisalan. Oppisopimuskoulutusta toteutetaan valtionosuusrahoituksella. Perustutkintoa oppisopimusmuotoisena opiskelevien määrää ei ole rajoitettu. Oppisopimuskoulutuksena järjestettävän ammatillisen lisäkoulutuksen enimmäismäärä sen sijaan perustuu OKM:n päätökseen. OKM on vahvistanut Itä-Savon koulutuskuntayhtymän enimmäismääräksi vuodelle 2017 122 (92 tutkintotavoitteista ja 30 ei-tutkintotavoitteista). Enimmäismäärää vastaava valtionosuus on 370 755 euroa, mikä on n. 50 000 euroa suurempi kuin vastaava talousarvioluku. Oppisopimusopiskelijoiden määrää seurataan kuukausittain, välitilinpäätöksissä sekä tilastointipäivinä. 7. OSAAMISALOJEN MAKSULLINEN PALVELUTOIMINTA Maksullisena palvelutoimintana toteutetaan muun koulutuksen palvelut, joihin kuuluvat mm. työelämän pätevyyskortit, sertifioinnit ja muu kuin tutkintotavoitteinen henkilöstökoulutus. Nämä toteutetaan pääosin Sami-Palvelut Oy:n toimesta, joka ostaa koulutuspalvelut kuntayhtymältä. Kunkin osaamisalan palvelujen hinnoittelusta vastaa osaamisalapäällikkö. Henkilöstölle tehtävistä asiakastöistä ja palveluista peritään sama korvaus kuin muiltakin asiakkailta ellei koko henkilöstölle ole ilmoitettu ns. henkilökunta-alennuksesta. Laskutuksessa on pääsääntöisesti siirrytty web-laskutukseen, jolloin osastoilla laaditaan laskutuspohjat valmiiksi laskutusjärjestelmään. Suuremmista työkokonaisuuksista (mm. rakennustyöt) laaditaan pienurakkasopimus, jossa on määritelty mm. työn sisältö, ostajan ja myyjän velvoitteet ja laskutusperiaatteet. Henki-

lökunnan/entisten työntekijöiden tilaamat työt/hinnoittelun hyväksyy osaamisalapäällikkö. Osaamisalapäällikön tilaamat työt/hinnoittelun hyväksyy osaamisalapäällikön esimies. Henkilökunta maksaa tilaamansa työt kuntayhtymän kassalle (ei laskuteta). Koulutuskuntayhtymän asiakastöissä noudatetaan pääsääntöisesti käteismaksun periaatetta. Mikäli asiakastyötä ei makseta käteisellä, toimitetaan allekirjoitettu työkortti välittömästi laskutettavaksi, jolloin maksuaika on 14 pv netto. Henkilökunta maksaa tilaamansa työt kuntayhtymän kassalle (ei laskuteta). Huom. kilpailuneutraliteettia koskevan kuntalain 1.9.2013 voimaan tullut muutos ja säännös (626/2013 2a ) edellyttävät, että osastojen maksullinen palvelutoiminta on kiinteästi opetukseen liittyviä oppilastöitä. 8. HANKETOIMINTA Osa hankerahoituksesta (OPH:n hankkeet) maksetaan etukäteen ja ne kirjataan tasetilille, josta ne tuloutetaan toteutuneiden hankekustannusten perusteella. EU-hankkeisiin rahat saadaan jälkikäteen kustannuksiin perustuvien maksatushakemusten perusteella. Hankkeiden osalta noudatetaan hanketoiminnan prosessikuvauksia IMS/TOLAssa. Niiden mukaisesti projektin vastuuhenkilö kantaa pääasiallisen vastuun projektista. Hanketoimintaa seurataan kuukausittaisella, johtoryhmässä käsiteltävällä hankeraportilla, josta käy ilmi voimassa olevat hankkeet sekä niiden kautta saatava rahoitus sekä toimijalle jäävä omarahoitusosuus. Lisäksi taloushallinnon toimesta raportoidaan kuukausittain hankkeille kirjatut kustannukset. Hankkeelle nimetään hankkeen käytännön toiminnasta ja taloudesta vastaava henkilö, joka vastaa mm. projektin kustannusten kertymisestä, raportoinnista ja tilitysten hoitamisesta ajallaan ja siitä, että tuntiilmoitukset toimitetaan kuukausittain taloushallintoon. Hanketoiminnan kokonaisuudesta vastaa laatuja kehityspäällikkö. 9. HENKILÖSTÖMENOT Talousarvion henkilöstömenot perustuvat laadittuun henkilöstösuunnitelmaan. Henkilöstön määrä on mitoitettu talousarvion opiskelijamäärän ja suunniteltujen koulutusten mukaisesti. Henkilöstön rekrytoinnissa ja virkojen/toimien täyttölupamenettelyssä noudatetaan Itä-Savon koulutuskuntayhtymän hallintosääntöä sekä henkilöstöhallinnon ohjeistusta. Esimiehet vastaavat siitä, että asianmukaisesti laaditut tuntisuunnitelmat toimitetaan henkilöstöhallintoon hyvissä ajoin ennen palkanmaksua. Myös lisämääräyskirjat on tehtävä heti, kun niistä on työntekijän kanssa sovittu. Vuoden 2017 henkilöstösuunnitelmaan sisältymättömät rekrytoinnit ja sopimusten jatkot on aina käsiteltävä joko johtotiimissä (kuntayhtymän johtaja/rehtori, apulaisrehtori, henkilöstöpäällikkö, laatu- ja kehityspäällikkö ja talousjohtaja) tai johtoryhmässä.

10. OPETTAJIEN TYÖELÄMÄJAKSOT Strategian toimenpideohjelmassa on asetettu tavoitteeksi, että opettaja osallistuu työelämäjaksolle 1-2 kertaa valtuustokaudella (valtuustokausi=neljä vuotta). Lisäksi on kirjattu toimenpiteeksi, että opettajan työelämäjaksot otetaan osaksi osaamisalan vuosisuunnittelua ja opettajan työsuunnitelmaa. Vuoden 2017 osalta työelämäjaksolle lähtevien opettajien suunnitelmat tulee olla tehty 19.12.2016 mennessä. Työelämäjaksoilla vahvistetaan taitaja-toimintaa sekä koulutuksen järjestäjän ja työelämän välistä yhteistyötä toteuttamalla työelämähaastatteluja. Työelämäjaksoille lähtevät valmennetaan viikolla 2. Opettajien työelämäjaksojen seuranta toteutetaan Personec F Ess-ohjelmaa käyttäen. Opettaja kirjaa työelämäjakson Personec F Ess:n heti kun se on toteutunut ja esimies hyväksyy sen saman tien. Tällä tavoin palkkakustannukset siirtyvät osaamisalalta työelämäjaksojen kustannuspaikalle. Reaaliaikaista toteutumaa seurataan johtoryhmien kokouksissa tietokuution avulla, johon tiedot siirtyvät Personecin kautta. 11. OPISKELIJOILLE MYÖNNETTÄVÄT STIPENDIT Kuntayhtymässä jaettavista stipendeistä on laadittu prosessikuvaus ja ohje, jotka löytyvät IMS:stä (Talous/Kirjanpito/Kassatoiminnot/Stipendit). Osaamisalapäälliköt tekevät viranhaltijapäätöksen jakamistaan stipendeistä. 12. HANKINNAT / HANKINTAOHJE Hankinnoissa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista 348/2007 sekä koulutuskuntayhtymän hankintaohjetta (Yh 12.2.2014). Hankintalain kynnysarvot alittavista hankinnoista tulee pääsääntöisesti täyttää Pienhankintalomake, jossa toimittajan valinta on perusteltu. Hankintaohjeen mukaisesti yli 15 000 euron hankinnoista tehdään myös viranhaltijapäätös. Ensisijaisesti noudatetaan niitä Seudullisen hankintatoimen tai kuntahankintojen kilpailuttamia sopimuksia, joissa koulutuskuntayhtymä on mukana. Hankinnan prosessit on kuvattu IMS-TOLA -järjestelmässä. IMS-TOLA:sta löytyvät tiedot Seutuhankintojen ja Kuntahankintojen sopimuksista, joissa SAMI on mukana. Hankintaohje ja kaikki hankintoihin liittyvät lomakkeet on viety dokumentteina IMS-TOLA:aan. Kaikki kynnysarvon ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa hankintalain mukaisesti sekä julkaista julkisten hankintojen sähköisellä ilmoituskanavalla (HILMA). Hankintaohje tullaan päivittämään 1.1.2017 voimaan tullutta hankintalakia vastaavasti. Hankintavaltuudet, omien vastuualueidensa osalta Hankinnan arvo euroa (alv 0 %) Hankintapäätöksen tekijä 100 000 yhtymähallitus < 100 000 kuntayhtymän johtaja/rehtori, talousjohtaja < 50 000 apulaisrehtori < 10 000 osaamisalapäällikkö, laatu- ja kehityspäällikkö, henkilöstöpäällikkö, kiinteistöpäällikkö, ruokahuoltopäällikkö Investointimenot talousjohtaja, kuntayhtymän johtaja/rehtori, yhtymähallitus, yhtymävaltuusto (investoinnin arvon mukaisesti)

13. LASKUJEN HYVÄKSYMISKÄYTÄNNÖT Kaikki laskut tulee olla osoitettu Itä-Savon koulutuskuntayhtymälle. Käytössä on sähköinen ostolaskujen käsittelyohjelma, jonka avulla ostolaskut lähetetään tiliöitäväksi, tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Tavaran tai palvelun tilaajan on pyydettävä merkitsemään laskuun viite; tilaaja, kustannuspaikka ja/tai hanke, minkä perusteella lasku voidaan ohjata ao. henkilöille asiatarkastukseen ja hyväksyttäväksi. Laskut on kirjattava sille kirjanpitotilille, mihin ne luonteensa mukaisesti kuuluvat (ei sen mukaan missä on vielä varoja käyttämättä). Tositteiden tarkastajista ja hyväksyjistä pidetään luetteloa taloushallinnossa. Sitä päivitetään organisaatiossa tehtyjen muutosten perusteella. Esimiehet ilmoittavat taloushallinto-osastolle (Seppo Reponen) hyväksyjissä ja tarkastajissa tapahtuvat muutokset. Pääsääntöisesti osaamisalapäälliköt ja tilivelvolliset hyväksyvät oman vastuualueensa laskut. Hyväksymisvaltuuksien subdelegoinneista tulee tehdä viranhaltijapäätös. Mikäli mahdollista, laskujen hyväksyjän tulisi olla virkavastuussa toimiva viranhaltija. Järjestelmästä voidaan ajaa listat laskujen asiatarkastajista ja hyväksyjistä. Asiatarkastuksen yhteydessä on myös tarkistettava, että laskussa on oikea alv-kanta. (Huom! rakentamispalvelut). Laskun tarkastajan tulee antaa laskuun liittyvää lisätietoa kommenttikentässä silloin kun se laskun hyväksymisen kannalta on tarpeen. Laskut on asiatarkastettava ja hyväksyttävä niin nopeasti, että ne saadaan maksuvalmiiksi kaksi päivää ennen eräpäivää. Mikäli laskuun liittyy reklamoitavaa, asiatarkastaja on yhteydessä laskuttajaan ja sopii mahdollisista hyvityksistä ja korjauksista laskuun. 14. INVESTOINNIT Rakennusinvestoinnilla tarkoitetaan uudisrakentamista tai peruskorjausta. Sen sijaan vuosikorjaukset, joilla rakennusten alkuperäinen taso pyritään säilyttämään, kirjataan aina käyttötalouteen. Tilojen toiminnalliset muutokset, silloin kun niitä ei voida pitää peruskorjausten luonteisina katetaan aina kunkin yksikön käyttötaloudesta. Irtaimistohankinnoissa investointiraja on 10 000 euroa ja sitä pienemmät hankinnat ovat käyttötalousmenoja. Investointeihin liittyvät laskut hyväksyy pääsääntöisesti talousjohtaja. Talousarvioon tulevat investointiesitykset on osaamisalojen johtavien viranhaltijoiden esiteltävä kuntayhtymän johtoryhmässä, jossa päätetään talousarvioon mukaan tulevat investoinnit. Ks. talousarvion laadintaprosessi (IMS-TOLA). Talousarviossa hyväksyttyjen irtaimistoinvestointien valmistelu ja kilpailutus tehdään osaamisaloilla ja talousjohtaja tekee osaamisalapäällikön esityksestä investointihankinnoista viranhaltijapäätöksen hankintaohjeen mukaisesti. Rakennusinvestoinnit käsitellään rakennustoimikunnan kokouksissa. 15. SEURANTA JA RAPORTOINTI Talousarvion tavoitteiden toteutumista seurataan reaaliaikaisesti tietovaraston kautta sekä kuntayhtymän/ammattiopiston johtoryhmän kokouksissa kuukausittain ja kolmannesvuosittain tehtävillä välitilinpäätöksillä. Mikäli näyttää siltä, että asetettuja tavoitteita ei saavuteta, ero on osaamisalapäällikön perusteltava. Lisäksi perusteluissa on selvitettävä, mihin toimenpiteisiin on ryhdytty tilanteen korjaamiseksi ja miksi pyrkimyksessä ei ole onnistuttu, jos tavoite on jäämässä vuositasolla saavuttamatta. Johtoryhmässä sovitaan tarvittaessa toimenpiteistä, joilla kokonaisuus säilyy suunnitellulla tasolla.

Toimintakatetavoitteen seuranta Taloushallinnon järjestelmässä on reaaliaikainen tulojen ja menojen/toimintakatteen seuranta. Myynti- ja ostolaskut päivittyvät sinne joka vuorokausi, palkkamenot kuukauden 15. ja viimeinen päivä sekä valtionosuustulot kuukauden 12. päivä. Ammatillisen lisäkoulutuksen tulot kirjataan kuukauden 5. päivän jälkeen, kun opiskelijatyöpäivät ovat edellisen kuukauden osalta selvillä. Hankemenot kirjataan tehtyjen tunti-ilmoitusten mukaisesta kuukauden 5. päivän jälkeen. Yhtymähallitukselle raportointi tapahtuu osaamisalatasolla. Opetushallitus edellyttää koulutusalakohtaista raportointia sekä opiskelijamäärien että toteutuneitten kustannusten osalta. 16. SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA Itä-Savon koulutuskuntayhtymän valtuusto on hyväksynyt kokouksessaan 27.5.2014 sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Sisäisen valvonnan osalta noudatetaan Sisäisen valvonnan ohjetta (yh 19.4.2007). Ohjeen mukaisesti koulutuskuntayhtymän hallintoa ja toimintaa ohjaavien sääntöjen ja ohjeiden lisäksi toimintaa ja taloutta ohjaa talousarvio ja taloussuunnitelma. Toimintaperiaatteena on mm, että: toiminnot ja tehtävät on hoidettava siten, että yhtymävaltuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan toiminnot hoidetaan taloudellisesti ja tuloksellisesti vastuu kunkin osaamisalan toiminnallisesta ja taloudellisesta tuloksesta on selkeä toiminnallisten, taloudellisten ja muiden riskien olemassaolo selvitetään ja niihin varaudutaan niin, etteivät ne aiheuta vakavia häiriötä toiminnalle ja taloudelle Tilinpäätöksen toimintakertomuksessa tulee vuosittain antaa selvitys, miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty, mitä puutteita on havaittu ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää. Selonteko perustuu johtavien viranhaltijoiden vastuualueiltaan syksyisin antamaan sisäisen valvonnan raporttiin. Sisäiseen valvontaan sisältyy talouden ja toiminnan ohella myös pedagogisten prosessien toiminnan valvonta ja opiskelijatietojen rekisteröinnin tarkastukset. Johtavan viranhaltijan toimesta tulee määräajoin tarkastaa, että tiedot ovat järjestelmissä ajan tasalla ja tarvittaessa käyttäjiä on ohjeistettava. Myös entistä enemmän on sisäisessä valvonnassa kiinnitettävä huomioita siihen, että ns. pienhankinnoissa noudatetaan hankintaohjetta. Sisäinen valvonta on osa päivittäistä johtamista, ohjaamista ja operatiivista toimintaa. Sen tavoitteena on varmistaa, että Itä-Savon koulutuskuntayhtymälle asetetut tavoitteet saavutetaan. Lisäksi sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että johtaminen, toiminnan suunnittelu ja päätöksenteko perustuvat oikeaan ja riittävään tietoon. Jokainen esimiesasemassa oleva vastaa johtamansa toiminnan sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Heidän tulee varmistaa, että toimintaa koskevia ohjeita noudatetaan ja heidän on ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin välittömästi, mikäli huomataan ohjeiden vastaista toimintaa tai toimintaa, mikä vaarantaa tavoitteiden saavuttamisen. Lisätietoja ja ohjeita täytäntöönpanoon liittyvissä asioissa antavat talousjohtaja (044-550 6202), apulaisrehtori (044-550 6201) ja henkilöstöpäällikkö 044-550 6230).