Kuntasopimus 1 (7) Kunta Helsingin kaupunki (Kunta) Kuntanumero 091 Y-tunnus 0201256-6 Osoitteet PL 1, 00099 HELSINGIN KAUPUNKI Yhteyshenkilöt Veera Reuna, Helsingin kaupungin keskusvaalilautakunnan sihteeri veera.reuna@hel.fi, puh. 09 3102 0001 Timo Lindén, Helsingin kaupungin keskusvaalilautakunnan sihteeri timo.linden@hel.fi, puh. 09 3103 6550 Toimittaja (Posti) Y-tunnus 0109357-9 Osoitteet Postintaival 7 A, 00230 Helsinki PL 1, 00011 POSTI Yhteyshenkilöt Sopimusasiat / Jari Rönkä jari.ronka@posti.com, puh. 020 451 7128 Ennakkoäänestyspisteen käytännön asiat / Sari Wollsten sari.wollsten@posti.com, puh. 040 735 7230 Käyttämättä jääneen vaalimateriaalin palauttaminen ennakkoäänestyspisteestä Palautus kunnan keskusvaalilautakunnalle Palautus Oikeusministeriön vaalimateriaalivarastoon Kuntasopimuksen allekirjoituksen määräaika 31.10.2017
Kuntasopimus 2 (7) SOPIMUS VUODEN 2018 PRESIDENTINVAALIN ENNAKKOÄÄNESTYKSEN HOITAMISESTA POSTIN ENNAKKOÄÄNESTYSPISTEISSÄ 1 Sopimusosapuolet Tämän sopimuksen osapuolet ovat Helsingin kaupunki, jota kutsutaan jäljempänä Kunnaksi ja, jota kutsutaan jäljempänä Postiksi (Y-tunnus 0109357-9). 2 Sopimuksen kohde Tämä sopimus koskee vuonna 2018 toimitettavan presidentinvaalin ennakkoäänestyksen hoitamista 17.-23.1.2018 sekä mahdollisen toisen kierroksen ennakkoäänestyksen hoitamista 31.1.-6.2.2018 (jäljempänä ennakkoäänestys) Helsingissä sijaitsevissa Postin ennakkoäänestyspisteissä (liite 1). Kunta tarkistaa tilojen sopivuuden ja hyväksyy ne sopimuksen tehdessään. Posti hoitaa ennakkoäänestyksen tämän sopimuksen ja sen liitteiden mukaisesti kyseessä olevissa Postin ennakkoäänestyspisteissä liitteessä 1 mainittuina aukioloaikoina. Kahtena viimeisenä ennakkoäänestyspäivänä (maanantai-tiistai) kaikki Postin ennakkoäänestyspisteet ovat avoinna klo 20:een. Vaalilain mukaisesti ennakkoäänestystä ei voi toimittaa arkipäivisin ennen klo 8:aa eikä klo 20:n jälkeen, lauantaina ja sunnuntaina ennen klo 9:ää eikä klo 18:sta jälkeen. Posti määrittelee tarjouksessa Postin ja kunnan välisen sopimusten allekirjoittamisen päivämäärän, jota määrättäessä otetaan huomioon oikeusministeriön vaalikohtaisesti erikseen ilmoittama aikataulu (= määräaika kuntakohtaisten ennakkoäänestyspaikkatietojen ilmoittamiseen äänioikeusrekisterin pohjatietojärjestelmään). Mikäli kuntakohtaista sopimusta ei tarjouksessa mainittuun päivämäärään mennessä hyväksytä tai allekirjoiteta, raukeaa Postin velvollisuus sopia ennakkoäänestyksen hoitamisesta asianomaisen kunnan kanssa. Postilla on oikeus käyttää alihankkijoita tämän sopimuksen mukaisten tehtävien suorittamisessa. Posti vastaa käyttämiensä alihankkijoiden toiminnasta kuten omasta toiminnastaan. 3 Vaalitoimitsijat Postin ennakkoäänestyspisteissä toimivat vaalitoimitsijoina Postin esittämät ja Kunnan kirjallisesti hyväksymät Postin vastuuhenkilöt. Posti hankkii ennakkoäänestyspisteissään toimiville vaalitoimitsijoille pankkitiliin liittymättömät verkkopankkitunnukset (ns. Prepaidpankkitunnus) vaalitietojärjestelmään tunnistautumista varten. 4 Määräykset ja ohjeet Ennakkoäänestyksen hoitamiseen liittyvät Postin palvelut toteutetaan Oikeusministeriön antamien määräysten ja ohjeiden mukaisesti, joiden sisällöstä Oikeusministeriö vastaa.
Kuntasopimus 3 (7) Kunta vastaa vaalitoimitsijoille tarvittavasta koulutuksesta, ohjauksesta ja tuesta sekä antaa riittävät ja oikeat tiedot ja ohjeet sopimuksen mukaisten tehtävien hoitamiseksi. 5 Ennakkoäänestykseen liittyvät tietojärjestelmät Postin ennakkoäänestyspisteissä käytetään oikeusministeriön vaalitietojärjestelmän äänioikeusrekisteriä. Keskusvaalilautakunta huolehtii siitä, että kaikilla sen määräämillä vaalitoimitsijoilla on käyttöoikeudet ja tunnistautumisvälineet äänioikeusrekisterin käyttämiseen. Oikeusministeriö on vahvistanut kolme tunnistautumistapaa vaalitietojärjestelmään kirjauduttaessa: 1) HST-kortti, 2) henkilökohtaiset pankkitunnukset, 3) verkkopankkitunnukset. Edellä mainituista vaihtoehdoista noudatetaan tämän sopimuksen mukaisissa Postin palveluissa vaihtoehtoa kolme (3) eli verkkopankkitunnistautumista, jotka Oikeusministeriö tarjoaa toistaiseksi maksutta Postille. Mikäli verkkopankkitunnusten hankkiminen muuttuu Postille maksulliseksi, pidättää Posti oikeuden tarkistaa tämän sopimuksen mukaisten palvelujen hintoja. Kunta on tietoinen ja hyväksyy sen, että Postin ja Oikeusministeriön kesken on sovittu seuraavaa liittyen ennakkoäänestysten tietojärjestelmiin ja tiedonsiirtoon: Oikeusministeriö ja oikeusrekisterikeskus - huolehtivat rekisterin käytön tarpeellisesta ohjeistuksesta sekä keskusvaalilautakunnille että kaikille niiden määräämille vaalitoimitsijoille (ml. ohjeet siitä, mitä tunnistautumisvälineitä käytetään ja miten ne hankitaan) - vastaavat vaalitietojärjestelmästä ja sen toiminnasta Oikeusministeriö - huolehtii tarpeellisen ohjeistuksen toimittamisesta Postin vaalitoimitsijoille Postin toimittaman jakelulistan mukaisesti Posti - järjestää tietoliikenneyhteydet vaalitietojärjestelmään Oikeusministeriön vahvistaman tietoliikenneohjeen mukaisesti ja vastaa kaikista tietoliikenneyhteyksien aiheuttamista kustannuksista, jotka aiheutuvat tietoliikenneyhteyksistä Postin tietojärjestelmissä ja tietojen välittämisestä vaalitietojärjestelmään - hankkii vaalitietojärjestelmän käyttöön soveltuvat työasemat ja tulostimet Postin vaalitoimitsijoille - huolehtii vaalitoimitsijoiden osallistumisesta kunnan keskusvaalilautakunnan järjestämään vaalikoulutukseen sekä mahdolliseen äänioikeusrekisterin käyttökoulutuksen ja vastaa siitä, että vaalitietojärjestelmää käytetään ohjeiden ja määräysten mukaisesti sen järjestämissä ennakkoäänestyspaikoissa - huolehtii äänioikeusrekisterin käytön edellyttämistä testauksista ja kenraaliharjoituksista Postissa - Posti toimittaa Oikeusministeriölle äänioikeusrekisterin käytön edellyttämän Postin ICT- Help Deskin tuen sekä järjestelmätuen tarvittavat yhteystiedot ja aukioloajat. Jos Postin vaalitoimitsijan tukitarve koskee muuta kuin perustekniikkaa (työasema, tulostin, tietoliikenne), tukiyhteys otetaan suoraan oikeusrekisterikeskuksen vaalitukeen.
Kuntasopimus 4 (7) 6 Ennakkoäänestykseen liittyvät kunnan vastuut Kunta vastaa seuraavista toimenpiteistä: - hyväksyy tilojen sopivuuden ennakkoäänestyksen toteuttamiseen - vastaa ennakkoäänestyksiin liittyvästä tiedottamisesta kunnassa - vastaa riittävän koulutuksen ja ohjeistuksen toteuttamisesta Postin vaalitoimitsijoille - Kunnan keskusvaalilautakunta vastaa siitä, että kaikilla sen määräämillä vaalitoimitsijoilla on käyttöoikeudet ja tunnistautumisvälineet äänioikeusrekisterin käyttämiseen - kuntasopimuksen allekirjoittamisesta Postin ennakkoäänestyspisteiden käytöstä sovitun aikataulun puitteissa 7 Vaalimateriaali Kunta tai Oikeusministeriö toimittaa kaikki ennakkoäänestyksissä käytettävät vaaliasiakirjat sekä vaaleihin liittyvät materiaalit vaalitoimitsijoille. Kunta huolehtii vaalileimasimien, äänestyskoppien sekä vaaliuurnien toimittamisesta hyvissä ajoin ennen ennakkoäänestysten alkua Postin ennakkoäänestyspisteisiin ja niiden palauttamisesta ennakkoäänestysten päätyttyä takaisin kuntaan. 8 Tiedottaminen Postilla on mahdollisuus tiedottaa ennakkoäänestyksestä esim. ennakkoäänestyspisteidensä aukioloajoista. Yleinen tiedotusvastuu Kunnan alueella olevista yleisistä ennakkoäänestyspaikoista on Kunnalla. Postin ennakkoäänestyspisteissä ohjeiden mukaan esillä pidettävistä tiedotteista vastaa Posti (ovitiedotteet, pöytäopasteet, nimikyltti). Yleisölle annettava Postin ennakkoäänestyspisteen puhelinnumero on kaikissa ennakkoäänestyspisteissä sama, Postin puhelinpalvelun numero 0200 71000 ja ruotsinkielinen 0200 27100. Posti vastaa siitä, että tieto välitetään asianomaiseen ennakkoäänestyspisteeseen viivytyksettä. 8 Hinta Ennakkoäänestyksen hoitamisesta Kunta maksaa Postille kiinteän korvauksen 164 700 euroa sekä lisäksi 1,11 euroa jokaisesta äänestäjästä ja mahdollisen toisen kierroksen ennakkoäänestyksen hoitamisesta kiinteän korvauksen 123 525 euroa sekä lisäksi 1,11 euroa jokaisesta äänestäjästä. Hintoihin lisätään arvonlisävero ja mahdolliset muut lainsäädännöstä tai viranomaisen toimenpiteistä aiheutuvat välilliset verot ja maksut.
Kuntasopimus 5 (7) Hinta sisältää kokonaispalvelun: - Postin ennakkoäänestyspisteissä suoritettavan ennakkoäänestyspalvelun ja siihen välittömästi liittyvät tehtävät - Postin vaalitoimitsijoiden verkkopankkitunnusten hankinnan mukaan lukien verkkopankkitunnusten noudon pankin konttorista - ennakkoäänestyksessä tarvittavat laitteet (tietokoneet, tietoliikenneyhteydet ja tulostimet) - Postin ennakkoäänestyspisteissä ohjeiden mukaan esillä pidettävien tiedotteiden ja opasteiden valmistus- ja painatuskulut - tarvittaessa ylimääräisen vaalimateriaalien tuhoaminen Mikäli Postille syntyy lisäkustannuksia, joita ei ole voitu ottaa huomioon kiinteitä korvauksia määriteltäessä, Posti laskuttaa lisätöistä ja palveluista erikseen. Posti varaa myös oikeuden tarkistaa hintoja, jos verkkopankkitunnusten hankkiminen muuttuu Postille maksulliseksi. Jos Postin virheestä tai laiminlyönnistä johtuen äänioikeusrekisteriin kirjaamattomien ennakkoäänien lukumäärä ( kirjaamattomat äänet ) ylittää 20 prosenttia kaikista ao. vaaleissa ao. kunnassa ennakkoäänestyksessä Postin hoitamissa ennakkoäänestyspisteissä annetuista äänistä, Kunnalla on oikeus saada edellä mainitusta äänestäjäkohtaisesta lisäkorvauksesta (1,11 euroa jokaisesta äänestäjästä) alennusta, jonka määrästä sovitaan erikseen. Tilanne arvioidaan kyseessä olevien vaalien ennakkoäänestyksen päätyttyä. Alennuksen määrä voi kuitenkin olla enintään 20 prosenttia kyseessä olevissa vaaleissa kunnassa Postin hoitamissa ennakkoäänestyspisteissä kirjaamattomien äänien äänestäjäkohtaisen lisäkorvauksen määrästä. 10 Laskutus Tämän sopimuksen mukaiset maksut Kunta sitoutuu maksamaan Postin lähettämien laskujen perusteella niihin merkittyyn eräpäivään mennessä. Maksuehto on asiakassopimuksen mukaan, jonka jälkeen viivästyneestä suorituksesta peritään korkolain mukainen vuotuinen viivästyskorko ja perimiskulut. Laskua koskevat muistutukset on tehtävä eräpäivään mennessä. Kolmea kuukautta vanhempien laskujen muistutuksia ei käsitellä. 11 Yhteistyön julkisuus ja salassapitovelvollisuus Yhteistyön julkisuuden ja salassapitovelvollisuuden osalta noudatetaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetään. Julkisuuslain 24 :n 20)-kohdan mukaan luottamuksellisia ja salassa pidettäviä ovat mm. hinnoittelua koskevat tiedot, ellei julkisuuslain 11 :n 6)-kohdasta muuta johdu. Salassapitovelvollisuus on voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen. Postilla on kuitenkin oikeus salassapitovelvollisuuden estämättä antaa viranomaisille tietoja tästä sopimuksesta, mikäli viranomaisella on tietojen saantiin lakiin perustuva oikeus.
Kuntasopimus 6 (7) 12 Vastuu ja vahingonkorvausvelvollisuus Sopimusosapuolten sopimusrikkomukseen liittyvä vahingonkorvausvelvollisuus toiselle sopimusosapuolelle aiheutuneista välittömistä vahingoista rajoittuu ao. virheellisen palvelutehtävän verottomaan arvoon. Sopimusosapuolet eivät vastaa välillisistä tai epäsuorista vahingoista eikä sopimusosapuolista riippumattomista syistä aiheutuvista vahingoista, esimerkiksi jos vahinko on aiheutunut olosuhteista, joita sopimusosapuoli ei voi välttää ja joiden seurauksia se ei ole voinut kohtuullisin toimenpitein estää. Postin vastuu ja vahingonkorvausvelvollisuus (i) Suomen sisäisissä kirjelähetyksissä määräytyy postilain mukaan, (ii) kansainvälisissä postilähetyksissä Maailman postiliiton sopimusten mukaisesti, (iii) tavarankuljetuspalveluissa tiekuljetussopimuslain mukaisesti. Muilta osin osapuolten vastuu ja vahingonkorvausvelvollisuus määräytyy liitteenä 3 olevien Postin yleisten sopimusehtojen mukaisesti. 13 Ylivoimainen este Posti ei ole vastuussa tämän sopimuksen tai sen liitteiden mukaisten velvoitteiden täyttämisestä eikä aiheutuneesta välittömästä tai välillisestä vahingosta, mikäli syynä on: - viranomaisen toimenpide - sota, sodanuhka, kapina tai kansalaislevottomuus - Postista riippumaton häiriö tai katkos automaattisessa tietojenkäsittelyssä, tiedonsiirrossa ja tiedonvälityksessä, muussa sähköisessä viestinnässä tai sähkön saannissa - yleisen liikenteen keskeytyminen - tulipalon tai muun onnettomuuden tai luonnonolojen aiheuttama keskeytys tai viivästys Postin toiminnassa - lakko, työsulku tai muu työtaistelutoimenpide, vaikkei se koskisi Postia tai koskisi vain osaa Postin henkilökuntaa - Postin alihankkijan viivästys tai este, joka johtuu tässä sopimuskohdassa mainituista seikoista - muu sellainen olosuhde, jota Posti ei ole voinut välttää tai jonka seurauksia se ei ole voinut estää. Ylivoimainen este oikeuttaa Postin keskeyttämään tämän sopimuksen mukaisen toiminnan toistaiseksi. Ylivoimaisen esteen sattuessa Posti pyrkii kuitenkin mahdollisuuksiensa mukaan hoitamaan tämän sopimuksen mukaiset velvollisuutensa mahdollisimman hyvin. 14 Riitojen ratkaiseminen Sopimusosapuolten väliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten välisin neuvotteluin. Ellei neuvotteluissa päästä sovintoon, erimielisyydet ratkaistaan asianomaisen paikkakunnan käräjäoikeudessa.
Kuntasopimus 7 (7) 15 Voimassaolo Tämä sopimus tulee voimaan alla olevasta päivämäärästä lukien ja se on voimassa 30.3.2012 saakka. Mikäli tämä sopimus ja sen liitteet ovat ristiriidassa keskenään, noudatetaan sopimuksen ehtoja. Sopimuksen liitteitä noudatetaan niiden numeroinnin mukaisessa etusijajärjestyksessä. 16 Sopimuskappaleet Tätä sopimusta on laadittu kaksi samanlaista kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle., päivänä kuuta 2017 Helsinki (Kunta) POSTI OY LIITTEET Liite 1. Verkostoliite Liite 2. Hintaliite Liite 3. :n yleiset sopimusehdot