Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/2017 28 Tarkastuslautakunta 30.03.2017 Aika 30.03.2017 klo 16:14-19:17 Paikka Läsnä Kouvolan kaupungintalo, Torikatu 10, kokoushuone Aimo 2. krs Luettelon mukaan Pykälät 14-21 Allekirjoitukset Jari Suomela puheenjohtaja Katriina Lankinen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Allekirjoitukset Reino Konka Jari Peltola Pöytäkirja on yleisesti nähtävillä Todistaa Keskiviikkona 5.4.2017 Kouvolan kaupungintalon yhteispalvelupisteessä. Sirkku Ahvo-Lehtinen tarkastuspäällikkö
Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/2017 29 Tarkastuslautakunta 30.03.2017 Osallistujat Jäsenet Suomela Jari puheenjohtaja Konka Reino Melkko Sari Peltola Jari Pulkkinen Marja Raunio Milla jäsen jäsen jäsen jäsen jäsen Nikkanen Seppo varajäsen poistui kokouksesta klo 17:41 17 käsittelyn jälkeen Muut Ahvo-Lehtinen Sirkku tarkastuspäällikkö Lankinen Katriina Kunnas Hellevi tarkastussihteeri vs. talous- ja rahoitusjohtaja poistui kokouksesta klo 16:51 16 käsittelyn jälkeen Karhu Päivi henkilöstöpäällikkö saapui kokoukseen klo 16:52 17 käsittelyyn ja poistui kokouksesta klo 17:57 18 käsittelyn jälkeen Tuomela Ulla-Maija vastuunalainen tilintarkastaja Poissa Päivärinta Juha varapuheenjohtaja Helminen Harri valtuuston puheenjohtaja
Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/2017 30 Tarkastuslautakunta 30.03.2017 Sivu 14 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 31 15 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 32 16 Talous ja omistajaohjauksen katsaus 33 17 Henkilöstöpalvelujen katsaus 34 18 Kouvolan kaupungin etätyöohjeet 35 19 Tilintarkastusyhteisön toinen väliraportti 38 20 Ilmoitusasiat 39 21 Muut esille tulevat asiat 40
Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/2017 31 Tarkastuslautakunta 14 30.03.2017 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tala 14 Hallintosäännön 41 :n mukaan avattuaan kokouksen puheenjohtajan on todettava läsnä olevat sekä missä ominaisuudessa kukin on läsnä. Li säk si puheenjohtajan on todettava kokouksen laillisuus ja pää tös val tai suus. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päätöksellään ottaa käsiteltäväkseen sel lai sen kin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Tarkastuspäällikön ehdotus: Puheenjohtaja toteaa läsnäolijat sekä kokouksen laillisuuden ja pää tös valtai suu den. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/2017 32 Tarkastuslautakunta 15 30.03.2017 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Tala 15 Kouvolan kaupungin hallintosäännön 50 mukaan pöytäkirja tar kas te taan toimielimen päättämällä tavalla. Tarkastuspäällikön ehdotus: Tarkastuslautakunta valitsee kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, jotka ovat Reino Konka ja Jari Peltola. Päätösehdotus hyväksyttiin.
Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/2017 33 Tarkastuslautakunta 16 30.03.2017 Talous ja omistajaohjauksen katsaus 5592/00.02.00/2014 Tala 16 Kaupungin tilinpäätös 2016 ja sisäisen tarkastuksen raportointi Vs. talous- ja rahoitusjohtaja on kutsuttu työohjelman mukaisesti ko koukseen esittelemään kaupungin vuoden 2016 tilinpäätöksen. Lisäksi hän esittelee BDO Oy:n raportin konserni- ja omistajaohjauksen toteutumisesta sekä riskienhallinnan arvioinnista. Tilinpäätösmateriaali jaetaan sähköpostilla lautakunnan jäsenille. Lisätietoja: vs. talous- ja rahoitusjohtaja Hellevi Kunnas, puh. 020 615 5054, hellevi.kunnas(a)kouvola.fi. Tarkastuspäällikön ehdotus: Merkitään saatu katsaus tiedoksi ja aineistoa hyödynnetään ar vi oi ti ker tomuk ses sa. Päätösehdotus hyväksyttiin. Vs. talous- ja rahoitusjohtaja poistui kokouksesta klo 16:51 tämän asian käsittelyn jälkeen.
Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/2017 34 Tarkastuslautakunta 17 30.03.2017 Henkilöstöpalvelujen katsaus 5592/00.02.00/2014 Tala 17 Henkilöstöjohtaja on kutsuttu kokoukseen työohjelman mukaisesti. Kokouk ses sa käsitellään henkilöstökertomus vuodelta 2016 ja hen ki lös töl le tehty työhyvinvointikysely. Henkilöstökertomus tukee strategista henkilöstöjohtamista, pää tök sen tekoa sekä henkilöstön ja työyhteisöjen kehittämistä. Hen ki lös tö ker to muksen tarkoituksena on henkilöstöä koskevien tunnuslukujen ja niiden analyy sien lisäksi antaa mahdollisimman kattava kuvaus vuoden 2016 hen kilös tö työn painopisteistä. Seurattavia tunnuslukuja ovat mm. hen ki lös tö meno jen kehitys, eläköityminen ja sen hyödyntäminen hen ki lös tö mää rän sopeuttamisessa, sairaspoissaolojen kehitys ja työhyvinvointia edis tä vät toimenpiteet. Työhyvinvointikysely toteutettiin marraskuussa 2016. Kysely lähetettiin kaikil le työntekijöille henkilökohtaiseen sähköpostiin. Kyselyyn oli mah dol lis ta vastata myös paperilomakkeella, jotka tallennettiin jär jes tel mään henkilöstöpalveluissa. Kyselyyn vastattiin nimettömästi ja sen to teut ti Webropol Oy. Kyselyyn vastasi 3 388 työntekijää eli vastausprosentti oli 60. Kon ser ni palve lui den vastausprosentti oli 55, Hyvinvointipalveluiden 61 sekä Tek niik kaja ympäristöpalveluiden 56. Työelämän laatu 2016 (työhyvinvointikysely henkilöstölle) on hyväksytty kau pun gin henkilöstöjaostossa 23.2.2017. Kokouksessa kuullaan työ hy vinvoin ti kyselyn tulokset. Kokousmateriaali jaetaan lautakunnan jäsenille sähköpostilla. Lisätietoja: henkilöstöjohtaja Päivi Karhu, puh. 020 615 54001, paivi.karhu(a)kouvola.fi. Tarkastuspäällikön ehdotus: Merkitään katsaus tiedoksi ja saatua materiaalia käytetään hyödyksi ar vioint ker to muk ses sa. Päätösehdotus hyväksyttiin. Henkilöstöjohtaja saapui kokoukseen klo 16.52 tämän asian käsittelyyn. Varajäsen Seppo Nikkanen poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo 17.41.
Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/2017 35 Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto 21 23.02.2017 Tarkastuslautakunta 18 30.03.2017 Kouvolan kaupungin etätyöohjeet Khhj 23.02.2017 21 Kouvolan kaupungilla ei ole ollut vielä tähän mennessä käytössä etä työ tä. Tarve etätyön käyttöön on kuitenkin kasvanut ja samalla myös tie to tek niset valmiudet sen käyttöönottoon ovat parantuneet. Etä työ on joustava työn organisointimalli. Etätyö on työtä, jota voitaisiin teh dä työnantajan tiloissa, mutta jota tehdään tietotekniikkaa käyttäen varsi nai sen työpaikan ulkopuolella. Etätyö lisää työn tuottavuutta ja työ jär jeste ly jen joustavuutta sekä parantaa työhyvinvointia. Se mah dol lis taa samalla työn ja perhe-elämän joustavamman yhteensovittamisen. Etä työn käyttö parantaa myös työnantajaimagoa ja helpottaa asian tun ti joi den rekrytointia. Etätyötä tarjoava työpaikka on moderni ja ke hit ty nyt tä tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntävä organisaatio. Etätyön piiriin on tarkoitus kuulua kaikki kaupungin vi ran hal ti jat/työn te ki jät, joiden työ teh tä viä voidaan työnantajan mielestä tehdä etätyönä. Teh tä vät, jot ka edellyttävät henkilön jatkuvaa työpanosta ja läsnäoloa työ yk si kös sä, es tä vät etätyön tekemisen. Esimies harkitsee etätyön käyt tö mah dol li suudet aina työtehtävien ja toiminnan näkökulmasta ot taen huomioon myös henkilöstön yhdenvertaisen ja tasapuolisen koh te lun. Kun etätyötä otetaan ensimmäisen kerran käyttöön, on hyvä rajata etä työpäivien määrää. Tar koi tuk se na on, että etä työ tä tehdään sa tun nai ses ti yksittäisinä työpäivinä tai sään nöl li ses ti si ten, että etätyötä on enin tään yksi (1) työpäivä/viikko. Mikäli kyse on määräaikaisesta pro jek ti teh tä väs sä työskentelevästä, voidaan etätyötä kuitenkin tehdä kaksi (2) työpäivää/viikko. Ainoastaan erittäin poikkeuksellisesta ja pe rus tel lus ta syystä etätyötä voi tehdä sovitun määräajan yhtäjaksoisesti. Etätyö perustuu vapaaehtoisuuteen ja luottamukseen. Kenelläkään ei ole ehdotonta oikeutta etätyön tekemiseen eikä työnantaja voi toisaalta pa kottaa ketään etätyöhön. Etätyöhön tarvitaan aina molempien osa puol ten suostumus. Työnantaja päättää viime kädessä etätyön te ke mi ses tä ottamalla huomioon työn luonteen ja etätyöhön halukkaan työn te ki jän ominaisuudet selvitä etätyönä suoritettavista tehtävistä. Etätyöstä sovitaan työnantajan ja viranhaltijan/työntekijän kesken kir jal lisel la etä työ so pi muk sel la. Etätyösopimus laaditaan Sympa HR-jär jes telmäs sä, jolloin on mahdollista seurata etätyötä tekevien määrää ja sen kehitystä. Etä työ so pi mus voidaan tehdä joko toistaiseksi tai mää rä ai kaisek si. Etätyössä noudatetaan Kouvolan kaupungin kulloinkin voi mas sa olevia etätyöohjeita. Etätyöntekijä kuuluu työnantajan työnjohdon ja valvonnan piiriin. Etä työ tä johdetaan seuraamalla työn tuloksia. Esimiehen tehtävänä on valvoa työn tuloksellisuutta ja sitä, että työmäärä pysyy kohtuullisena. Etä työ hön käytetyn työajan seurannan perusteena on oltava mo lem min puo li nen luottamus, koska etätyössä työajan seurantaa ei voida sähköisten jär jestel mien avulla tehdä. Työntekijä on velvollinen osallistumaan esi mie hen tai työtehtävien edellyttämiin palavereihin tai kokouksiin myös etä työ päi vä nä.
Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/2017 36 Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto 21 23.02.2017 Tarkastuslautakunta 18 30.03.2017 Etätyössä olevien työtehtäviä ei saa myöskään siirtyä var si nai sel la työpaikalla oleville työntekijöille lisäkuormaksi. Etätyötä teh dään normaalin säännöllisen työajan puitteissa. Liukuvassa työ ajas sa olevilla työaikasaldoa ei kerry etäpäivinä eikä lisä- tai ylityön te ke mi nen ole mahdollista. Lähtökohtana on, että työntekijä on myös etä työ päi vi nä tavoitettavissa työaikana. Työntekijän tulee noudattaa etätyössä kaupungin tietoturvasta ja tie to suojas ta antamia ohjeita sekä raportoida mahdollista tietoturvaa vaa ran ta vis ta seikoista esimiehelleen ja/tai tietohallinnolle. Etätyötä te ke vän tulee kiinnittää huomiota tietoturvallisiin menettelytapoihin toi mies saan työpaikan toimitilojen ulkopuolella. Työsuojelua ja työturvallisuutta koskevia määräyksiä sovelletaan pää sääntöi ses ti myös kotona tehtävään työhön. Työnantajalla on kuitenkin vain rajallinen mahdollisuus valvoa työolosuhteita etätyössä. Työntekijä vas taa työskentelytiloista ja niiden tarkoituksenmukaisuudesta. Hän vas taa myös työturvallisuuteen liittyvien ohjeiden noudattamisesta. Lakisääteinen tapaturmavakuutus on voimassa myös etätyössä. Etä työs sä sattuvat tapaturmat luokitellaan työtapaturmiksi vain silloin, kun ne liittyvät kiinteästi työhön. Etätyön käytön laajuutta on tarkoitus seurata Sympa HR -järjestelmän kaut ta. Etätyön käytöstä on tarkoitus kerätä palautetta vuoden 2017 lo pussa, jonka jälkeen ohjeita tarkistetaan tarvittaessa. Etätyöohjeet ovat liitteenä nro 2. Etätyösopimuslomake on liitteenä nro 3. Henkilöstöpalvelut muokkaavat etätyösopimusta tarvittaessa. Etätyöohjeet on käsitelty kaupungin yhteistyöryhmässä 17.2.2017. Lisätietoja: Henkilöstöjohtaja Päivi Karhu, puh. 02061 54001, paivi.karhu(a)kouvola.fi. Henkilöstöjohtajan ehdotus: Kouvolan kaupungin etätyöohjeet hyväksytään. Kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin. Tala 18 Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto on käsitellyt etätyöohjeet 23.2.2017 21.
Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/2017 37 Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto 21 23.02.2017 Tarkastuslautakunta 18 30.03.2017 Tarkastuspäällikön ehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kaupungin etätyöohjeet. Päätösehdotus hyväksyttiin. Henkilöstöjohtaja poistui kokouksesta klo 17.57 tämän asian käsittelyn jälkeen.
Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/2017 38 Tarkastuslautakunta 12 15.02.2017 Tarkastuslautakunta 19 30.03.2017 Tilintarkastusyhteisön toinen väliraportti 4786/00.02.00/2014 Tala 12 Sopimuksen ja tilintarkastuksen työohjelman mukaisesti ti lin tar kas tus yh teisö antaa toisen väliraportin helmikuun 2017 kokouksessa. Vastuunalainen tilintarkastaja Ulla-Maija Tuomela raportoi tehdyistä tarkas tuk sis ta lautakunnalle. Tilintarkastajien tarkastusmuistiot on nähtävänä kokouksessa. Toinen väliraportti jaetaan lautakunnan jäsenille kokouksen alussa. Lisätietoja: vastuunalainen tilintarkastaja Ulla-Maija Tuomela, ul la-maija.tuomela(a)bdo.fi. Tarkastuspäällikön ehdotus: Merkitään tiedoksi vastuunalaisen tilintarkastajan antama toinen vä li ra portti. Tarkastuslautakunta päätti, että tilintarkastusyhteisön toinen väliraportti käsitellään lau ta kun nan maaliskuun kokouksessa. Tala 19 Lautakunnan päätöksen 15.2.2017 mukaisesti vastuunalainen ti lin tar kas taja raportoi tehdyistä tarkastuksista. Toinen väliraportti on jaettu lautakunnan jäsenille. Lisätietoja: vastuunalainen tilintarkastaja Ulla-Maija Tuomela, ul la-maija.tuomela(a)bdo.fi. Tarkastuspäällikön ehdotus: Merkitään tiedoksi vastuunalaisen tilintarkastajan antama toinen vä li ra portti. Päätösehdotus hyväksyttiin.
Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/2017 39 Tarkastuslautakunta 20 30.03.2017 Ilmoitusasiat Tala 20 Ilmoitusasioita ei ollut.
Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/2017 40 Tarkastuslautakunta 21 30.03.2017 Muut esille tulevat asiat Tala 21 Merkittiin tiedoksi vuoden 2016 arviointikertomuksen sisältöasioita.
Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/2017 41 MUUTOKSENHAKUOHJEET MUUTOKSENHAKUKIELTO Pöytäkirjan 14-21 :t. Valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea muutos ta. Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 91 (365/1995).