Valtion IT Toiminnan koordinaatioryhmä, Kokousmuistio kokous 1/2005 Aika: 15.06.2005 klo 13.00 15.35 Paikka: Valtiovarainministeriö, Mariankatu 9, Helsinki Läsnä: Leena Honka, valtiovarainministeriö, puheenjohtaja Jäsenet Johanna Hartman, sosiaali ja terveysministeriö Matti Ilonen, työministeriö Kaarlo Korvola, sisäasiainministeriö Kari Kujanen, oikeusministeriö Tarmo Maunu, maa ja metsätalousministeriö Irma Nieminen, opetusministeriö Jarmo Saarinen, ulkoasiainministeriö Sauli Savisalo, puolustusministeriö Pekka Sinkkilä, liikenne ja viestintäministeriö Ari Uusikartano, kauppa ja teollisuusministeriö Auni Marja Vilavaara, valtioneuvoston kanslia Sihteerit Arja Terho, valtiovarainministeriö Seppo Kurkinen, valtiovarainministeriö 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja toivotti jäsenet tervetulleeksi. Ryhmän asettamispäätös on tehty 23.5.2005 ja siinä on asetettu kaikkien muiden hallinnonalojen paitsi valtiovarainministeriön hallinnonalan edustajat. Seppo Kurkinen tulee toimimaan valtiovarainministeriön hallinnonalan edustajana, Arja Terho varaedustajana. Koordinaatioryhmän tärkein tehtävä ensi syksynä on tukea valtiotason IT strategian kehittämistyötä (tehdä valtion tietohallinnon kehittämisstrategia). Kullakin hallinnonalalla pitäisi käynnistää oman hallinnonalan tietohallintoyhteistyö ja hallinnon alojen yhteistyöryhmien pöytäkirjat pitäisi olla saatavilla. Haren käytöstä keskusteltiin. Sopivaa paikkaa hallinnonalojen kokousten pöytäkirjoille selvitetään vielä. 2. Jäsenten esittäytyminen Puheenjohtaja pyysi jäsenten esittelevän omalta hallinnonalaltaan meneillään olevat merkittävimmät ICT hankkeet yleensä ja lisäksi meneillään olevat asianhallinnon ja tietoliikenteen hankkeet. Kari Kujanen, oikeusministeriö oikeusministeriö hoitaa konserninomaisesti hallinnonalaansa vaalitietojärjetelmän uusinta on käynnistymässä, kilpailutus lähtee liikkelle, uusitaan palasina, vuonna 2007 pilotoidaan sähköistä äänestystä kiinteistötietojärjestelmän uudistaminen lähdössä liikkelle vankeinhoidon tietojärjestelmä otetaan käyttöön ensi vuonna tuomiorekisteriä tehdään, lainsäädäntöä uudistetaan, yhteistyö poliiin kanssa asianhallintajärjestelmä ok palvelukeskuksen perustamiseen liittyvät tietojärjestelmähankkeet
säädösvalmisteluprosessin uusimishanke lähdössä liikkeelle, tietoliikenne juuri kilpailutettu; perusinfran uusiminen meneillään (työasemat, sähköposti jne.) 2 Ari Uusikartano, kauppa ja teollisuusministeriö hallinnonala laaja ja heterogeeninen; yhteistyötä puitesopimusten ja yhteishankkeiden kautta suurimmat kehityshankkeet yrityssuomi.fi järjestelmän jatkokehitys, PRH:n kaupparekisterin uudistamishanke tietoliikenne kilpailutettiin viime vuonna lähes koko hallinnonalan kattavasti VKP yhteistyöhanke VNTHY palvelujen käytössä (VKP = VNTHY, KTM, PLM) asianhallinta kilpailutetaan yhdessä liikenne ja viestintäministeriön, valtioneuvoston kanslian ja valtiovarainministeriön kanssa lokakuun puoliväliin mennessä. Jarmo Saarinen, ulkoasiainministeriö hallinnolla 2000 työasemaa, globaalisti hajatuneena hallinnonalaa hoidetaan jo konserninomaisesti suurin hanke viisumijärjestelmän uudistaminen, johon vaikuttaa Brysselin uudet määräykset (uusi määräys kuvallisista viisumeista tuli kesäkuun puolessa välissä), hanke kestää 2007 asti, liittäminen Schengenin järjestelmään toinen suuri hanke on puheenjohtajuuskauden järjestelyt: 100 keskeistä virkamiestä oltava koko ajan online (ryhmätyöohjelmiston käyttöönotto, etäyhteydet) infran uudistaminen, kaikki edustustot verkkoon vuoden loppuun mennessä asianhallinta määritelty (AHA), tekninen suunnittelu ja toteutus seuraavaksi Käytiin keskustelua puheenjohtajuuskauden ongelmien ratkaisemisesta yhteistyössä etäyhteyksien hoitamisen alueella. Sovittiin, että VM on yhteydessä Kekkiin ja selvittää mitä yhteistä tarvetta alueella on ja mitä yhteistyötä alueella tarvitaan. Kaarlo Korvola, sisäasiainministeriö erittäin vahvasti hallinnonalan tietohallintoyhteistyötä TIHRUn puitteissa, yhteinen budjetti, asioiden yhteensovittaminen jo hallinnonalan sisällä tietoliikennekilpailutus keskeytetty, uudet tarjouspyynnöt liikkeellä, tavoitteena pitkä sopimus, PTHK tuottaa kaikki sähköpostipalvelut 1.7.2006 palvelukeskus Joensuuhun palkanlaskentaa/henkilöstöhallintaa varten, 1.7.2007 palvelukeskus puhelinpalveluja varten asiankäsittelyjärjestelmä ASSI uudistetaan (käynnistetty vuosi sitten, tarjouspyyntö saatava liikkeelle Juhannukseen mennessä) sähköinen henkilökortti kaikille vuoden loppuun mennessä SM Online (sähköinen asiointi, hallinnonalan sähköiset palvelut, myös sisäiset sähköiset palvelut) toteutuksessa arkkitehtuurityötä, tietohallintostrategian päivitystä Tsunami palvelin, johon myös muilla hallinnonaloilla mahdollisuus tuoda tietojaan Microsoftin enterprise sopimus umpeutuuu (18 000 työasemaa) tänä vuonna? Tarmo Maunu, maa ja metsätalousministeriö hallinnonala on heterogeeninen kokonaisuus, jota yhdistää maatalous ja luonnonvarat suurimmat kehityshankkeet koskevat maatalous ja maaseututukien hallinnointiin, valvontaan ja maksatukseen liittyviä järjestelmiä, metsäpuolella metsänhoitoyhdistyksillä on menossa tietohallinnon yhdistäminen, paikkatietojen yhteiskäyttö (paikkatietostrategia) virastorakenne uudistuu: uusia virastoja tulevat olemaan maaseutuvirasto ja elintarviketurvallisuusvirasto
palvelukeskushanke, tuottavuuskysymykset tietohallintostrategia on valmistunut tietoliikenne on kilpailutettu vuosi sitten asiakirjanhallinta kilpailutettu, käyttöönotto meneillään sähköposti uudistettu, isojen palvelujen käyttöpalvelut kilpailutettu videoneuvotteluyhteyksien saantia pidetään tärkeänä 3 Pekka Sinkkilä, liikenne ja viestintäministeriö hajanainen hallinnonala, muutostila menossa koko ajan, toisissa virastoissa kaikki palvelut ulkoistettu (tiehallinto, AKE). Viime vuosien suurin hanke on ollut AKEn PALKO (36 milj. toiminnot uusiksi, prosessit uusiksi, palvelut uusiksi). PALKO on evaluoitu, tuottavuus nousi 6 8 %. Palvelujen kehittämisen ongelma ei ole tekniikan soveltamisessa vaan miten saada käyttäjät käyttämään palveluja AKEssa valtavasti kokemusta, jota muut voisivat hyödyntää tiehallinto: digiroad, miten saada digiroad hyödynnettyä muualla. Arkkitehtuurityö ollut hyödyllistä, saatu jäntevöitettyä suurempia kokonaisuuksia. Tietokantojen kilpailuttaminen edessä (Oracle kannat), tiehallinto mukana IT governance hankkeessa Ilmatieteen laitos, Cognos tulosohjauksen järjestelmä ministeriö mukana asianhallintahankinnassa; hankesynnyttää viitekehyksen asianhallinnasta, pakottaa käymään keskustelua alustasta, yhtenäisestä arkkitehtuurista hallinnonalalla makrohankkeita: digi tv, tietoturva tietoliikennekilpailutusta ei tulossa Irma Nieminen, opetusministeriö laaja hallinnonala, osin hajanainen, osin yhtenäinen, yliopistoissa paljon yhteisiä ratkaisuja ja yhteistyötä (esim. kirjastojärjestelmä, HAKA. projekti, virtuaaliyliopisto) IT osaamista yliopistoissa melko paljon, jonka vuoksi ostetaan ulkoisia palveluja vähän suurimpia hankkeita: yliopistojen tulosohjausporttaali (KOTAextranet) valmistuu 2006, opetusministeriön WWW sivut uudistetaan (hankintapäätös toimittajasta tehdään piakkoin) ja sähköinen valtionavustusprosessi toteutetaan (lomake.fi:tä käytetään sähköisen asioinnin alustana), virtuaaliyliopistoihin liittyviä hankkeita kuten liikkuvuuden tuki, sähköinen tunnistaminen ja käyttäjähallinta (HAKA. projekti), kansallisarkiston sähköinen arkistointi, yliopistojen sähköinen opiskelijahaku, tietoturva asiat Auni Marja Vilavaara, valtioneuvoston kanslia tietohallintotehtävien hoidosta kanslialla kumppanuussopimus VNTHY kanssa, ulkoistettu käyttötuki järjestelmiä: sähköinen päätöksentekojärjestelmä PTJ, EUTORI, weppisivut (valtioneuvoston sivut) (kysymys: mikä on yhteistä ministeriöiden sivujen kesken), asianhallintajärjestelmä, KIEKU hanke (mitä yhteistä voidaan tehdä), kääntämistä ei saa unohtaa kanslia vastaa EU puheenjohtajuuskauden kokousjärjestelyistä myös Vilavaara toi esiin etäkäyttöongelmien ratkaisemisen tärkeyden yhteistyössä muiden ministeriöiden kanssa Sauli Savisalo, puolustusministeriö yhteinen tietohallinto on uusi vuoden alusta, puolustusvoimat (95%) volyymistä, rakennuslaitos, puolustusministeriö, erityispiirteet 350 000 työntekijää, 4h kuvaa tietohallintoa: homogeeninen organisaatio, heterogeeninen tekniikka, holistinen lähestysmistapa, hajautus kolmeen
kokonaisuuteen: operatiivinen ympäristö, yleishallinto (valtionhallinto), turvallisuusviranomaisten tietotekninen ympäristö (secnet) ongelma: miten SAPPI hanke liitetään KIEKU hankkeeseen puolustusvoimien asianhallintajärjestelmä ok mitä meneillä: asevelvollisuustietokanta, koulutusportaali, integroidaan arkkitehtuureja, oma tietoliikenneverkko, mobiiliasiat kilpailutettu, paikkatietoalustan kehittäminen, tietoturvallisuusasiat, organisoidaan tietotekniikkaväkeä 4 Päätös: otetaan valmiusasiat ja tietoturva asiat jossain vaiheessa VITKon kokouksen aiheeksi. Johanna Hartman, sosiaali ja terveysministeriö hallinnonalan virastot ovat tutkimuslaitostyyppisiä tai lupatyyppisiä laitoksia, piirihallintoa on työsuojelupuolella ja lisäksi ovat lääninhallitusten osastot, työsuojelupiirien tietohallinto on koordinoitu kansalliset terveydenhuollon tietojärjestelmähankkeet ovat STM:n koordinointi ja rahoitusvastuulla, järjestelmien suunnittelu ja toteutus kuntapuolella (ei STM:n tietohallintoyksikön vastuulla) yhteisiä tietojärjestelmiä ovat sähköposti ja valtionosuusjärjestelmä, konserniyhteistyö tietohallinnon alueella alussa: selvitetään missä voitaisiin harjoittaa yhteistyötä hallinnon alueella estm strategia uudistetaan ministeriön tietohallinnon osalta ministeriön asian ja dokumentinhallinnan järjestelmän toteuttaminen menossa (DOKTORI), otettu tuotantokäyttöön vuoden alusta, pilotointi kahdella prosessilla (virantäyttö ja EK:n kirjalliseen kysymykseen vastaaminen), käyttöönotto prosesseittain, haasteena muutosprosessin johtaminen tietoliikenteesä on tarkoitus olla mukana Hanselin kilpailutuksessa Sovittiin, että valtiovarainministeriön hallinnonalan esittely on seuraavassa kokouksessa. 3. Valtiotason IT strategian valmistelu Valtiotason IT strategian työsuunnitelma ja sisältö käytiin läpi. Kommentteja: Savisalo: mainittava välttämättömät reunaehdot (mihin strategia ulottuu), tulee kohdistaa myös olemassa olevaan investointimassaan (95 % koko massasta vanhoja investointeja, 5 % uusia). Onko road map (etenemispolku) olemassa, siinä on mainittava mm. mitkä ovat pikavoitot (mistä saavutetaan nopeasti hyötyä?), pitää olla riskitarkastelu Vilavaara: mikä on VNTHY:n rooli tulevassa strategiassa (olemassa olevaa ei voi kokonaan unohtaa) (Terho: laitetaan se lukuun 5.3:een) Sinkkilä: onko riittävän tarkkaa karttaa siitä minkälaiseen maastoon strategia sijoitetaan Sovittiin, ettänykytilaa koskevaa (=kartta) tietojen keruuta pohditaan pienryhmässä ja palataan asiaan. 4. Muut mahdolliset asiat Ei muita asioita..
5. Seuraavat kokoukset 5 Koordinaatioryhmän seuraavat kokousajat 24.08. klo 14.00 16.00 16.09. klo 08.00 12.00 työpaja 04.10. klo 09.00 12.00 28.10. klo 09.00 16.00 työpaja 17.11. klo 13.00 16.00 13.12. klo 13.00 16.00 6. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.35. 6.9.2005 Seppo Kurkinen sihteeri