KANSANELÄKELAITOS Etuuspalvelujen lakiyksikkö Työ- ja toimintakykyetuuksien osaamiskeskus Kuntoutuspalvelujen ryhmä KELAN KUNTOUTUSKURSSIJÄRJESTELMÄN EXTRANET Muutosten tekeminen Aikataulujen, yhteyshenkilö- ja henkilöstötietojen muuttamisen käsikirja Sairausryhmäkohtaiset kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssit Tules- ja Typo-Tules-kurssit OPI-kurssit Ammatilliset kurssit / Taito-kurssit KIILA-kurssit Ryhmämuotoinen TYK-toiminta Palveluntuottajan ohjeet 28.9.2017
2 Sisällys 1 Kuntoutuskurssijärjestelmän Extranet... 1 1.1 Yleistä... 1 1.2 Yhteydenotto Extranetiin liittyvissä asioissa... 1 1.3 Extranetin aukiolo... 1 1.4 Extranetiin kirjautuminen, käsikirja ja käytön lopetus... 2 1.5 Extranetistä poistuminen... 4 2 Kuntoutuskurssijärjestelmän kurssit... 5 2.1 Hakutekijät... 5 2.2 Kurssiluettelo... 8 2.3 Kurssijärjestelmän extranetin kortit... 8 3 Kurssien aikataulujen ja yhteyshenkilötietojen muuttaminen... 9 3.1 Yhteistyötahot-kortin muutokset... 10 3.2 Jaksot-kortin muutokset... 13 3.2.1 Jaksot-kortin yhteyshenkilömuutokset... 14 3.2.2 Jaksot-kortin aikataulumuutokset... 14 3.2.2.1 Kurssille ei ole tehty vielä päätöksiä... 15 3.2.2.2 Kurssille on jo tehty päätöksiä... 16 3.2.3 Jaksot-kortin yhteyshenkilö- ja aikataulu muutokset samanaikaisesti... 16
1 Kuntoutuskurssijärjestelmän Extranet 1.1 Yleistä Tämä käsikirja antaa ohjeet sairausryhmäkohtaisten kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssien, ammatillisten kurssien, Tules- ja Typo-Tules-kurssien, OPI-kurssien, KIILA-kurssien ja ryhmämuotoisen TYK-kuntoutuksen aikataulujen ja yhteyshenkilötietojen muuttamiseen. Muutostietojen vieminen koskee vain hyväksyttyjä kursseja. Viety muutos tulee näkyviin vain kyseisen vuoden kursseihin. Muutoskorjaus pitää tehdä vuosittain kursseihin. Sopimuksen saaneet palveluntuottajat (jäljempänä palveluntuottajat) tekevät itse kursseihin aikatauluja ja yhteyshenkilöitä koskevat muutokset suoraan Kelan kuntoutuskurssijärjestelmän Extranetiin (jäljempänä Extranet). Tehdyt muutokset kirjoittuvat suoraan Kelan tietokantaan. Kurssijärjestelmä perustuu ajan tasalla oleviin tietoihin. Palveluntuottajan tulee seurata Kelan internetsivustoa www.kela.fi/kuntoutuspalvelut > Ajankohtaistiedotteet > Kurssit www.kela.fi/kuntoutuspalvelut > Kuntoutuksen palveluntuottajien ohjeet www.kela.fi/kuntoutuspalvelut > Kurssit > Kuntoutuskurssijärjestelmä Niissä on tietoa mm. kurssien toimeenpanosta, Extranetin aikatauluista ja muita tarkennettuja ohjeita. 1.2 Yhteydenotto Extranetiin liittyvissä asioissa Jos muutosten tekeminen ei onnistu tai muutosten tekemisestä on kysyttävää, palveluntuottaja voi lähettää kysymykset sähköpostitse Kelaan osoitteella kuntoutuspalvelujenmuutokset@kela.fi Kysymyksiä ja kommentteja järjestelmän teknisestä toimivuudesta sekä kehittämisehdotuksia palveluntuottaja voi lähettää sähköpostitse osoitteella teoskujarjestelmat@kela.fi. 1.3 Extranetin aukiolo Järjestelmä on käytettävissä aikataulujen ja yhteyshenkilötietojen muutosten tekemiseen joka päivä 24 tuntia. Poikkeavista käyttöajoista ilmoitetaan Kelan internetsivustolla www.kela.fi/kuntoutuspalvelut > Ajankohtaistiedotteet. Kela voi tilapäisesti keskeyttää tietojärjestelmän käytön, jos se on välttämätöntä palvelun ylläpitämistä varten tarpeellisten huolto- ja korjaustoimenpiteiden vuoksi. Extranetin rekisteröintitapahtuman varoaika on 30 min. Tietoja rekisteröitäessä on hyvä tehdä välillä tallennus, jotta syötetyt tiedot eivät häviä.
2 1.4 Extranetiin kirjautuminen, käsikirja ja käytön lopetus Palveluntuottaja kirjautuu Extranetiin Kelan internetsivuston kautta www.kela.fi/kuntoutuspalvelut > Kurssit > Kuntoutuskurssijärjestelmä, mistä löytyvät ohjeet järjestelmään kirjautumiseen. Palveluntuottajien extranetin käyttäminen edellyttää tunnistautumista järjestelmään Katsotunnuksilla. Palvelua ylläpitää Väestörekisterikeskus. Tietoa Katso-tunnistuksesta saa osoitteesta https://yritys.tunnistus.fi. Lisätietoa voi kysyä Katso-tuesta (puh. 029 497 040) tai väestörekisterikeskuksen chatista. Jos extranetin käyttöoikeudet hankkinut pääkäyttäjä antaa järjestelmän käyttöoikeuksia eteenpäin (ns. alitunnisteet), pääkäyttäjän täytyy valtuuttaa alitunnisteille rooleiksi "KATSO yrityksen työntekijä" ja "KELA - kuntoutuskurssijärjestelmä". Jokaisen palveluntuottajan toimipiste on oma erillinen palveluntuottaja Extranetissä, esim. Kuntoutuskeskus Oy / X-kurssikeskus ja Kuntoutuskeskus Oy / Y-kurssikeskus. Palveluntuottajan on valittava se palveluntuottaja/toimipiste, minkä voimassa olevan sopimuksen mukaista kurssia halutaan muuttaa.
3 Olet kirjautunut kuntoutuskurssijärjestelmään ja kurssijärjestelmän aloitussivu avautuu. Vasemmasta navigaattorista on saatavissa tämä Extranetin käsikirja Muutosten tekeminen -pdfversiona. Ruotsinkielistä käsikirjaa voi tiedustella sähköpostitse Kuntoutuspalvelujenmuutokset@kela.fi.
4 1.5 Extranetistä poistuminen Extranetistä poistutaan Kuntoutuskurssijärjestelmä / Aloitus sivun oikeassa navigaattorissa olevaa Lopetus -painiketta klikkaamalla. Klikkaa Kirjaudu ulos -linkkiä. Saat ilmoituksen uloskirjautumisesta. Olet kirjautunut ulos, selaimen voi sulkea.
5 2 Kuntoutuskurssijärjestelmän kurssit 2.1 Hakutekijät Kurssien hakeminen aloitetaan navigointipalkissa olevilla toiminnoilla. Kurssien haku -valinnalla etsitään ne kurssit, jos kurssinumero ei ole tiedossa. Kurssinumero -valinnalla löydetään ne kurssit, joissa kurssinumero on tiedossa. Kurssien haku valinta: pakollisia hakutekijöitä ovat: Alkupäivä-Loppupäivä kenttä, johon kirjoitetaan aikaväli 01.01.20vv 31.12.20vv, jolla kurssit haetaan (mukaan tulevat kurssit, joiden ensimmäisen jakson alkamispäivä on annetulla aikavälillä). Kuntoutusmuoto, josta valitaan Kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssit tai KIILA-kurssit. ASLAK-kursseja ei ole enää alkanut v. 2016 lähtien.
6 Ratkaisun tila valikko, josta valitaan Hyväksytty. Valitse budjetoiva alue valikko, josta valitaan Sairausryhmäkohtaisissa kursseissa o valtakunnallisissa suomen-, ruotsin- ja saamenkielisissä kursseissa Kuntoutusryhmä o vuonna 2016 tai sen jälkeen alkaneiden sopimuskausien alueellisissa suomenkielisissä kursseissa HYKS, KYS, OYS, TAYS tai TYKS o ennen vuotta 2016 alkaneiden sopimuskausien alueellisissa suomenkielisissä kursseissa Pohjois-Suomi, Länsi-Suomi, Itä-Suomi tai Etelä-Suomi Tules-kursseissa ja Typo-Tules-kursseissa o ruotsinkielisissä ja saamenkielisissä kursseissa Kuntoutusryhmä o vuonna 2016 alkaneen sopimuskauden suomenkielisissä kursseissa HYKS, KYS, OYS, TAYS tai TYKS. o ennen vuotta 2016 alkaneiden sopimuskausien alueellisissa kursseissa Pohjois-Suomi, Länsi-Suomi (vanha), Itä-Suomi, Lounais-Suomi (vanha) tai Etelä-Suomi. OPI-kursseissa o Kuntoutusryhmä Ammatillisissa kursseissa, Taito-avokuntoutuskursseissa ja KIILAkursseissa o suomenkielisissä alueellisissa kursseissa HYKS, KYS, OYS, TAYS tai TYKS o ruotsinkielisissä kursseissa Kuntoutusryhmä. Tyk-ryhmissä o valtakunnallisissa ryhmissä Kuntoutusryhmä o alueellisissa ryhmissä Pohjois-Suomi, Länsi-Suomi (vanha), Itä-Suomi, Lounais-Suomi (vanha) tai Etelä-Suomi. Lisäksi hakua voidaan täsmentää esimerkiksi seuraavilla valinnoilla: Valitse hankintatapa valikko, josta valitaan Tarjouskilpailu. Valitse erillisseuranta valikko, josta valitaan seuraavasti: Sairausryhmäkohtaisissa kursseissa voidaan jättää oletus Kaikki kurssit. Jos halutaan erikseen mielenterveyskurssit, valikosta valitaan Mielenterveyskurssit. Jos halutaan erikseen työelämästä poissaolevien kurssit, valikosta valitaan Typo-kurssit tai Tules-kurssien osalta Typo-Tules-kurssit Työelämässä olevien Tules-kursseissa valikosta valitaan Tules-kurssit Ammatillisissa kursseissa ja Taito-avokuntoutuskursseissa valikosta valitaan Ammatilliset kurssit. Valitse kurssin laji valikko, josta valitaan Kaikki kurssit tai yksi laji.
Valitse kuntoutusperuste valikko, josta valitaan Kaikki kuntoutusperusteet tai yksi kuntoutusperuste. Valitse sairaus valikko, josta valitaan Kaikki sairaudet tai yksi sairaus. Valitse ammattiala-valikko, josta valitaan KIILA-kursseissa tai Tyk-ryhmissä Kaikki ammatit tai yksi ammattiala. Kortin alareunapainikkeet: Suorita haku -painikkeella suoritetaan kurssien haku. Tyhjennä painike tyhjentää rekisteritapahtuman. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle. 7
8 2.2 Kurssiluettelo Suorita haku -valinnan jälkeen tapahtuma muodostaa annettujen hakutekijöiden mukaisesti kurssiluettelon, josta kurssi voidaan valita kurssi katseltavaksi tai täydennettäväksi. Kurssi valitaan klikkaamalla kurssinumeron edessä olevaa valintamerkkiä ja klikkaamalla Valitse -painiketta. Kurssin nimi toimii linkkinä, josta päästään katsomaan kurssin tietoja. Kortin alareunapainikkeet: Valitse -painikkeella suoritetaan kurssin haku. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle. Luettelotuloste/tarjous ja Luettelotuloste/kurssit painikkeet eivät ole käytössä. 2.3 Kurssijärjestelmän extranetin kortit Kurssijärjestelmään monistettu tai kopioitu kurssi sisältää sekä palveluntuottajan tarjouksessaan antamia tietoja että Kelan viemiä tietoja. Kurssit näkyvät Internetissä Kelan sivustolla www.kela.fi/kuntoutuskurssihaku. Kurssi sisältää seuraavat extranetin kortit Perustiedot Yhteistyötahot Jaksot Sisältö Henkilöstö Ohjelma/Ryhmä (ei näy vuonna 2015 tai sen jälkeen hankituissa kursseissa) Ohjelma/Yksilö (ei näy vuonna 2015 tai sen jälkeen hankituissa kursseissa) Hinnat Palveluntuottaja voi korjata Yhteistyötahot- ja Jaksot-korttien tietoja.
9 3 Kurssien aikataulujen ja yhteyshenkilötietojen muuttaminen Tehty muutos näkyy vain kyseisen vuoden kurssissa. Muutos pitää tehdä uudestaan vuosittain.
3.1 Yhteistyötahot-kortin muutokset 10
11 Palveluntuottaja voi tehdä muutoksia seuraaviin kenttiin: Yhteyshenkilön nimi Puhelin Sähköpostiosoite Faksi Palveluntuottaja tekee Yhteistyötahot-kortille tarvittavat korjaukset/muutokset. Jos palveluntuottaja muuttaa yhteyshenkilöiden tietoja, on muistettava tehdä muutos vuosittain sekä Yhteistyötahotkortille että Jaksot-kortille kuntoutuspaikan yhteyshenkilötiedoissa. Palveluntuottaja etenee muutoksen tekemisen jälkeen painamalla Yhteistyötahot-kortin alalaidassa olevaa painiketta Lähetä muutosilmoitus, josta avautuu Muutosilmoitus-sivu. Muutosilmoitussivulla näytetään palveluntuottajan kaikki kurssit, joissa on toteutuspäiviä kuluvasta päivästä eteenpäin. Palveluntuottaja valitsee kurssivalikosta ne kurssit, joita Yhteistyötahot-kortille kirjoitetut muutokset koskevat. Kurssivalikossa on ensimmäisenä ja valmiiksi merkittynä se kurssi, johon palveluntuottaja on kirjoittanut muutokset. Muut kurssit ovat valikossa kurssinumerojärjestyksessä. Sivulla on valitse kaikki ja poista valinnat -toiminnot (linkkeinä listan yläpuolella). Toiminnoilla voidaan valita kaikki kurssit yhdellä kertaa valituiksi tai poistaa valinnat näytön valintaruuduista. Poista valinnat jättää ylhäältä lukien ensimmäisen ruudun valituksi, koska siinä on kurssi, jonka muutosilmoitusta alun pitäen lähdettiin tekemään.
Kortin alareunapainikkeet: Tallenna-painikkeella muutos tallentuu tietokantaan ja se näkyy kurssin/kurssien tiedoissa. Sivun ylälaitaan tulee ilmoitus: Muutosilmoitus tallennettiin seuraaville kursseille: Kaksoispisteen perään tulee lista kurssin numeroista ja nimistä. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle. Paluu-painikkeella palataan kurssin tietoihin. 12
3.2 Jaksot-kortin muutokset 13
14 3.2.1 Jaksot-kortin yhteyshenkilömuutokset Palveluntuottaja voi tehdä muutoksia seuraaviin yhteystieto -kenttiin: Paikan yhteyshenkilö Puhelin Sähköpostiosoite Faksi Jos palveluntuottaja tekee muutoksia vain edellä mainittuihin kenttiin, käsittely etenee Jaksot-kortin alalaidassa olevalla painikkeella Lähetä muutosilmoitus samalla tavalla kuin Yhteistyötahot-kortille tehtyjen muutosten käsittely. Tehty yhteyshenkilön muutos näkyy vain kyseisen vuoden kurssissa. Muutos pitää tehdä uudestaan vuosittain. 3.2.2 Jaksot-kortin aikataulumuutokset Palveluntuottaja voi tehdä muutoksia seuraaviin kurssin aikaa koskeviin kenttiin: Hakuaika päättyy (vain esivalinnan sisältävät kurssit) Kuntoutujan jaksojen ajat Omaisten jaksojen ajat Kuntoutujan ajat Palveluntuottaja vie uuden ajan Kuntoutujan jaksojen ajat kenttään vanhan jakson ajan päälle. Rajoitukset Kurssin ensimmäisen jakson aikaa ei voi muuttaa seuraavalle vuodelle. Jaksojen pituutta, järjestystä, määrä, toteutusmuotoa ja vuorokausimäärää ei voi muuttaa. Jaksojen määrän ja jaksojen välin tulee noudattaa palvelukuvausta. Jos kurssijärjestelmään olisi viety ns. teknisiä aikoja, palveluntuottaja ei pysty muuttamaan niitä. Jos korjattavien aikojen vieminen ei teknisesti onnistu, vaikka ne vastaavat palvelukuvausta, palveluntuottaja ilmoittaa muutettavat ajat sähköpostitse Kelaan osoitteella Kuntoutuspalvelujenmuutokset@kela.fi. Omaisten ajat Pari- ja perhekursseissa omaisen aika muuttuu automaattisesti, kun on muutettu kuntoutujan aikoja. Osittaisissa perhekursseissa palveluntuottaja korjaa omaisten ajat, jos niihin tulee muutoksia kuntoutujan aikojen lisäksi. Jos palveluntuottaja tekee aikamuutoksia osittaisen perhekurssin kuntoutujan aikoihin, mutta ei omaisen aikoihin, tulee huomautus: Kurssi on aikuisten tai lasten ja nuorten osittainen perhekurssi. Muutit kuntoutujan aikoja mutta et omaisen aikoja..
15 Muutosten tekeminen Palveluntuottaja tekee Jaksot-kortille tarvittavat korjaukset/muutokset. Palveluntuottaja etenee sen jälkeen painamalla Jaksot-kortin alalaidassa olevaa painiketta Lähetä muutosilmoitus, josta avautuu Muutosilmoitus-sivu. Jakson aikoja koskevassa muutosilmoituksessa avautuu Sitoumus-sivu. Sitoumuksen sivun sisältö riippuu siitä, onko kurssille jo tehty päätöksiä. 3.2.2.1 Kurssille ei ole tehty vielä päätöksiä Jos kurssille ei ole tehty päätöksiä ja palveluntuottaja tekee Jaksot-kortilla muutoksia edellä mainittuihin kenttiin, Jaksot-kortin alalaidan painikkeesta Lähetä muutosilmoitus avautuu Sitoumus-sivu. Sivulla on ilmoitus: Tekemämme jaksomuutos toteutetaan palvelulinjakohtaisen standardin jaksotusta koskevien määräaikojen mukaisesti. Sitoumus-sivulle merkitään rasti (pakollinen) ja kirjoitetaan seuraavat tiedot: Palveluntuottajan edustajan nimi (pakollinen) Puhelinnumero (pakollinen) Sähköposti (pakollinen) Kortin alareunapainikkeet: Tallenna-painikkeella muutos tallentuu tietokantaan. Sivun ylälaitaan tulee ilmoitus Jaksojen muutokset on tallennettu. Paluu-painikkeella palataan kurssin tietoihin.
16 3.2.2.2 Kurssille on jo tehty päätöksiä Jos kurssille on tehty jo päätöksiä, Sitoumus-sivulla on ilmoitus: Kurssilla on jo päätöksiä. Olen palveluntuottajan edustajana ollut yhteydessä kuntoutujiin ja he ovat hyväksyneet jaksomuutoksen. Tekemämme jaksomuutos toteutetaan palvelulinjakohtaisen standardin jaksotusta koskevien määräaikojen mukaisesti. Sitoumus-sivulle merkitään rasti (pakollinen) ja kirjoitetaan seuraavat tiedot: Palveluntuottajan edustajan nimi (pakollinen) Puhelinnumero (pakollinen) Sähköposti (pakollinen) Kortin alareunapainikkeet: Tallenna-painikkeella muutos tallentuu tietokantaan. Sivun ylälaitaan tulee ilmoitus Jaksojen muutokset on tallennettu. Paluu-painikkeella palataan kurssin tietoihin. 3.2.3 Jaksot-kortin yhteyshenkilö- ja aikataulu muutokset samanaikaisesti Jos palveluntuottaja tekee samanaikaisesti sekä yhteyshenkilö että aikataulumuutoksia, käsittely etenee alalaidassa olevalla painikkeella Lähetä muutosilmoitus samalla tavalla kuin jaksojen aikataulumuutosten käsittely.