Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 1 (47) Yhtymähallitus Aika 17.09.2013 klo 15:00-18:48 Paikka Iisalmen terveyskeskus kokoushuone Virta, 2. kerros Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 155 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 156 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 6 157 Asioiden käsittelyjärjestys 7 158 Kuntayhtymän johtamisjärjestelmän tarkastelun käynnistäminen 159 Rakennus R2:n kuntotutkimustulokset ja jatkotoimenpiteet 160 Kuukausiraportti 22 161 Osavuosikatsaus 2/2013 24 162 Vuoden 2013 talousarviomuutokset 29 163 Sisäisen valvonnan raportti 1-6 / 2013 33 164 Nimikemuutoksia 34 165 Viranhaltijapäätösten tarkistaminen 35 166 Tiedoksiannot 17.9.2013 37 167 Toimitusjohtajan asiat 39 168 Muut asiat 40 8 19
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 2 (47) Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Korolainen Kauko Puheenjohtaja Happonen Suvi Jäsen Hentilä Leo Jäsen Juuti Satu Jäsen Kauppinen Matti Jäsen Kekkonen Anne Varajäsen poistui klo 16.55 :n 161 aikana Koivunurmi Helena Jäsen Kärkkäinen Ilpo Jäsen Laitinen Pirjo Jäsen Luttinen Helka Jäsen Mustonen Mikko Jäsen Poistui kello 17.13 pykälän 162 aikana Pikkarainen Rauno Varapuheenjohtaja Rytkönen Pirjo Jäsen Tenhunen Jouko Jäsen Toivanen Sisko Varajäsen Toppinen Jouni Jäsen Väisänen Eero Jäsen Muut Pitkänen Pertti valtuuston pj Miettinen Ulla valtuuston varapj Pekkanen Leila Esittelijä Kärkkäinen Seija Pöytäkirjanpitäjä Poissa 159 kello 15.04-16.05 Huttunen Tarja Va. sosiaalijohtaja Poissa 159 kello 15.04-16.05 Mikkonen Anne Johtava ylihoitaja Poissa 159 kello 15.04-16.05 Forsberg Janne Va. johtava ylilääkäri Poissa 159 kello 15.04-16.05. Poistui klo 18.40 ( 167) Allekirjoitukset Kauko Korolainen Seija Kärkkäinen Leila Pekkanen Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä 155-157, 159-Pöytäkirjanpitäjä 158
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 3 (47) Asiat 155-168 Pöytäkirja tarkastettu 17.9.2013 Satu Juuti Pöytäkirjantarkastaja Matti Kauppinen Pöytäkirjantarkastaja Pöytäkirja asetettu nähtäville Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän kirjaamossa, Pohjolankatu 21, Iisalmi 25.9.2013
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 4 (47) Yhtymähallitus 155 17.09.2013 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Yhall 155 Kutsu yhtymähallituksen kokoukseen on toimitettu yhtymähallituksen jäse nille, toimitusjohtajalle ja muille läsnäolo-oikeutetuille sekä tiedoksi kuntien hallituksille kirjeissä ja sähköpostilla, jotka on lähetetty 12.9.2013 kuntalain 54 :n mukaisesti vähintään 4 päivää ennen ko kousta. Kuntayhtymän perussopimuksen mukaan yhtymähallitus on päätösvaltainen, kun vähintään kaksi kolmannesta (2/3) jäsenkunnista on kokouksessa edustettuina ja niiden edustajat edustavat vähintään kahta kolmannesta (2/3) kaikkien jäsenkuntien yhteenlasketusta äänimäärästä. Kunnan äänivalta perustuu kunnan asukasluvun osuuteen yhteistoiminta-alueen asukasluvusta. Kunnan äänivalta määritellään val tuusto kau sit tain. Kunnan äänimäärä jaetaan kokouksessa läsnäolevien edus ta jien kesken yhtä suuriin osiin. Asukaslukuna käytetään kunnal lis vaa lia edeltävän vuoden asukaslukua (31.12). Ää nes tys ti lanteis sa päätökset tehdään 60 %:n äänivallan enemmistöllä. Tätä sään nös tä ei sovelleta henki lövaaleissa eikä mikäli lainsäädännöstä muuta johtuu. Ääniluettelo Jäsenkunta % äänistä Äänimäärä % / jäsen Jäsenet Puolue Iisalmi 55,68 Juuti Satu KOK Kauppinen Matti KOK Korolainen Kauko KESK Laitinen Pirjo VAS Rytkönen Pirjo KESK Toppinen Jouni SDP Väisänen Eero PS Kiuruvesi 22,79 Happonen Suvi KESK Koivunurmi Helena KOK Pikkarainen Rauno VAS Tenhunen Jouko KESK Sonkajärvi 11,57 Kärkkäinen Ilpo PS Mustonen Mikko KESK Vieremä 9,96 Hentilä Leo KESK Luttinen Helka KESK Toimitusjohtajan päätösehdotus: Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 5 (47) Yhtymähallitus 155 17.09.2013 Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 6 (47) Yhtymähallitus 156 17.09.2013 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Yhall 156 Päätösehdotus: Yhtymähallitus valitsee kaksi jäsentä tarkastamaan tämän kokouksen pöytäkirjan. Pöytäkirjantarkastajat toiminevat myös ääntenlaskijoina mahdollisten äänestysten sattuessa. Jäsenet aakkosjärjestyksessä Happonen Suvi Hentilä Leo Juuti Satu Kauppinen Matti Koivunurmi Helena Korolainen Kauko, pj. Kärkkäinen Ilpo Laitinen Pirjo Luttinen Helka Mustonen Mikko Pikkarainen Rauno Rytkönen Pirjo Tenhunen Jouko Toppinen Jouni Väisänen Eero Puolue KESK KESK KOK KOK KOK KESK PS VAS KESK KESK VAS KESK KESK SDP PS Vuorossa ovat aakkosjärjestyksessä Juuti Satu ja Kauppinen Matti sekä varalla Koivunurmi Helena ja Kärkkäinen Ilpo. Päätös: Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Juuti Satu ja Kauppinen Matti sekä varalle Koivunurmi Helena ja Kärkkäinen Ilpo.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 7 (47) Yhtymähallitus 157 17.09.2013 Asioiden käsittelyjärjestys Yhall 157 Toimitusjohtajan päätösehdotus: Yhtymähallitus hyväksyy esityslistan kokouksen asioiden käsittelyjärjes tykseksi. Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 8 (47) Yhtymähallitus 43 19.02.2013 Yhtymähallitus 119 14.06.2013 Yhtymähallitus 158 17.09.2013 Kuntayhtymän johtamisjärjestelmän tarkastelun käynnistäminen 143/00.01.02.03/2013 Yhall 19.02.2013 43 Valmistelija: Toimitusjohtaja Leila Pekkanen, leila.pekkanen(at)ylasavonsote.fi, puh 040 830 2789. Kuntayhtymän toiminnan käynnistämisen yhteydessä vahvistettu johtamisjärjestelmä ja palvelujen organisoinnin malli on ollut ns. "liikkeellelähtömalli". Syksyllä 2009 päätökseteossa on todettu, että "koko palveluorganisaatiota ja luottamushenkilöorganisaatiota arvioidaan ja tarvittaessa tarkistetaan vuoden 2011 loppuun mennessä". Luottamushenkilöorganisaatio on tarkistettu vuoden 2012 aikana ja nyt käynnistyvä uusi valstuustokausi toteutuu tarkistetun mallin mukaisena. Samalla tarkistettiin perussopimus ja hallintosääntö näiltä osin. Johtamisjärjestelmä rakentuu perinteiseen sektoripohjaiseen malliin, jossa sosiaali- ja terveydenhuollon intergaatio ei ole toteutunut kaikilta osin odotusten mukaisesti. Vastaavat yhteistoimintaorganisaatiot ja myös peruskuntien sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiot on nykyisin rakennettu prosessimallin tai esim. elämänkaarimallin mukaan, joilloin johtamisjärjestelmä tukee myös sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisiä toimintaprosesseja ja hoitoketjuja. Kuntayhtymän johtoryhmä on käsitellyt johtamisjärjestelmän tarkastelua sekä loppuvuonna 2012 että tammi-helmikuussa 2013. Lisäksi elokuussa 2012 järjestettiin kuntayhtymän johtoryhmän ja päälliköiden tapaaminen, jossa käsiteltiin johtamisjärjestelmää, kehittämistarpeita ja sosiaali- ja terveydenhuollon integraatiota. Myös johtoryhmän kehittämistyössä, joka käynnistyi syksyllä 2011 on tarkasteltu johtamisen kehittämiskohteita eri tasoilla. Toiminnan tarkastelujen ja erilaisten kyselyjen yhteydessä on noussut esiin kehittämistarpeita tai ongelmakohtia, joihin voidaan vaikuttaa myös johtamisjärjestelmän tarkastelulla ja tehtävien uudelleen järjestelyillä. Lisäksi on tarve tarkastella mm. sopimusten hallinnan, hankintaprosessin, controller-toiminnan ja riskienhallinnan tehtävien järjestelyt ja resursointi. Johtamisjärjestelmän tarkatelun tarpeesta on keskusteltu myös yhtymähallituksen puheenjohtajiston (+Vieremän edustus) kanssa 22.1.2013. Keskuslussa käytiin läpi muutoksen taustoja ja esiin nousseita kysymyksiä.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 9 (47) Yhtymähallitus 43 19.02.2013 Yhtymähallitus 119 14.06.2013 Yhtymähallitus 158 17.09.2013 Tulevaisuuden kuvia ja palvelutarpeen muutoksia, jotka vaikuttavat toiminnan organisointiin ja johtamiseen Palvelujärjestelmä- ja prosessit ovat asiakaslähtöisiä ja kustannustehokkaita Henkilöstörakenne ja työjako ammattiryhmien välillä on uudistunut Ennaltaehkäisevää, avopalvelupainotteista ja sektorirajoja ylittävää ja moniammatillista ja verkostomaista palvelutoimintaa Teknologia ja sähköiset järjestelmät ovat osa uutta palvelujärjestelmää Yksityissektorin palvelujen ostot kasvavat erityisesti vanhuspalveluissa, senioriasumisessa ja terveyspalveluissa Perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon integraatio Terveydenhuollon ja sosiaalipalvelujen integraatio Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen on osa kaikkea sote-alan alan toimintaa Perheiden, lasten ja nuorten hyvinvoinnissa korostuu ennaltaehkäisevä ja avopalvelut Hoito- ja hoivapalvelut kasvaa Kotipalvelu kasvaa Asumista tukevat palvelut kasvaa Asumispalvelut, uudenlaisia muotoja edelleen kehitettävä (välimuoto vuokra- ja omistusasumiselle ikäihmisten asumisoikeusasunnot, asumisyhteisöt jne. Kuntoutus kaikissa muodoissaan kasvaa Liikkuvat palvelut kasvaa / asiakkaan luo tuotettavat palvelut kasvaa Valinnanvapaus kasvaa (laki 2014) Terveyspalvelujen volyymi pysyy suunnilleen vakiona (ennustemalli) Erikoissairaanhoidon volyymi pysyy suunnilleen vakiona (ennustemalli) Vastaavien organisaatoiden toimintamallien tarkastelussa on havaittu seuraavia piirteitä: organisaatiot on jaettu usein hyvinvointipalveluihin, vanhuspalveluihin ja terveyspalveluihin vanhuspalvelut ovat lähes kaikissa oma vastuualue elämänkaarimalli perinteisestä sektorijaosta on luovuttu perinteisistä virkanimikkeistä johtotasolla on luovuttu, tilalle ovat tuleet palvelualuejohtajat, palvelujohtajat jne. tehtäväkuvat ja vastuut ovat poikkihallinnollisia Johtoryhmä käsitteli johtamisjärjestelmän muutoksen perusteita kokouksessaan 13.2.2013. Yhteisinä linjauksina kehittämistyölle
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 10 (47) Yhtymähallitus 43 19.02.2013 Yhtymähallitus 119 14.06.2013 Yhtymähallitus 158 17.09.2013 todettiin seuraavia asioita: terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen, kehittämisen koordinointi ja hanketyön vastuu on selkeästi erotettava omaksi johtamisalueeksi lähiesimiestyön mitoitus on liian tiukka ja resurssia on kohdennettava uudelleen lähiesimiestyöhön sektorijaosta on luovuttava yhteistoiminnallisuus on tehtävä näkyväksi myös johtamisjärjestelmässä virkanimikkeet muutetaan vastaamaan tehtäviä johtamisjärjestelmä rakennetaan palveluprosessien mukaan pääsääntöisesti ja samalla tutkitaan myös elämänkaarimalli keskitetyt hallinnon palvelut tarkastellaan siten, että asiantuntijuus tukee vastuualueiden työtä; esim. hankintatoimi, sopimusten hallinta ja valvonta, controller-toiminta ja auditointi sekä riskien hallinta Johtamisjärjestelmän tarkastelu edellä esitettyjen perusteiden ja linjausten mukaan edellyttää laajempaa valmistelutyötä myös päällikkötason ja lähiesimiestyön osalta. Lisäksi samassa yhteydessä tulisi arvioida terveydenhuollon kaksoisjohtajajärjestämän toimivuus ja mahdollisuus siirtyä yksijohtajajärejstelmään terveyspalveluissa. Johtoryhmän jäsenten tehtävävastuut voivat muuttua ko. tarkastelun yhteydessä. Samoin myös tehtäväalueiden päälliköiden ja lähiesimiesten tehtävät voivat joiltakin osin muuttua. Sosiaalijohtajan tehtävä on tällä hetkellä täytetty väliaikaisesti. Järjestely on ollut voimassa ensin sosiaalijohtajan viransijaisuuden ajan vuoden 2012 loppuun saakka. Sosiaalijohtaja on irtisanoutunut 1.1.2013 alkaen ja tehtävän hoitamista väliaikaisratkaisuin jatketaan siihen asti kunnes tehtävä täytetään. Koska johtamisjärjestelmän tarkastelu on kesken ja mikäli johtamisjärjestelmää muutetaan esim. prosessimallin tai elämänkaarimallin mukaiseksi, niin tehtäväkuvat ja vastuut saattavat muuttua oleellisesti. Lisäksi tulee huomoida terveyden ja hyvinvoinnin edistämisen kokonaisuus. Myös tarkasteltaessa vastaavia organisaatioita huomataan, että sosiaalijohtajan nimikettä ei enää nykyorganisaatioissa ole käytössä. Tehtävänimikkeet muotoutuvat ko. prosessien tai palvelukokonaisuuksien mukaan (esim. palvelualuejohtaja, vastuualuejohtaja jne.). Lisäaineistona kokouksessa jaetaan organisoitumisen eri vaihtoehtoisia malleja
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 11 (47) Yhtymähallitus 43 19.02.2013 Yhtymähallitus 119 14.06.2013 Yhtymähallitus 158 17.09.2013 Toimitusjohtajan päätösehdotus: Edellä esitettyyn valmisteluun perustuen esitän yhtymähallitukselle, että johtamisjärejstelmän tarkastelu käynnistetään koko organisaatiossa. Työskentely organisoidaan siten, että sekä ko. henkilöstö osallistuu valmisteluun ja asia käsitellään myös yhteistyöryhmässä. Johtoryhmä tekee esityksen yhtymähallitukselle maaliskuun toiseen kokoukseen (ajankohdan määrittelee uusi hallitus). Samassa yhteydessä päätetään, millä tehtäväkuvalla nykyinen sosiaalijohtajan virka julistetaan haettavaksi. Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin. Yhall 14.06.2013 119 14.6.2013 Valmistelija: Toimitusjohtaja Leila Pekkanen, leila.pekkanen(at)ylasavonsote.fi, puh 040 830 2789. Johtamisjärjestelmän uudistusta on valmisteltu johtoryhmän koordinoimana siten, että työryhmät ovat valmistelleet eri vaihtoehtoja, joiden pohjalta lopullinen esitys on muotoutunut. Työryhmiä oli kolme, jotka muodostuivat eri tehtäväalueiden esimiehiestä, työntekijäedustajista sekä pääluottamus- tai luottamusmiehistä. Työryhmät jättivät esityksensä toukokuun alussa. Vaihtoehto,jota on jatkotyöstetty täytti lähes kaikki ne tavoitteet, joita edellytettiin johtamisjärjestelmän uudistamisessa. Vaihtoehdot on käsitelty myös yhteistyöryhmässä 27.5.2013. Yhteistyöryhmä hyväksyi järjestelmän jatkotyöskentelyn esitetyn mallin pohjalta. Ammattijärjestönä mm. Tehy on ottanut kantaa lähinnä terveydenhuollon osalta hoitotyön johtamisen tärkeyteen ja kaksijohtaja-järjestelmään. Erityisesti tähdennetään, että hoitotyöllä tulee olla oma vastuu, johto ja hoitotyön koordinointi. Kannaotto on tärkeä, koska hoitotyön henkilökunta on suurin henkilöstöryhmä. Esitettävä johtamisjärjestelmä on puitemalli, joka vielä tarkentuu yksikkötasolla valmistelun jatkuessa. Ydinprosessit koostuvat seuraavista selkeistä toiminnan kokonaisuuksisa / ketjuista, jotka ovat jo osittain muotoutuneet käytännöiksi ja jotka ovat selkeästi tunnistettavissa. Terveyspalvelut (n. 49 M, sis. ostettu ESH)
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 12 (47) Yhtymähallitus 43 19.02.2013 Yhtymähallitus 119 14.06.2013 Yhtymähallitus 158 17.09.2013 Hoito- ja hoivapalvelut (n. 43 M ) Hyvinvointi ja terveyden edistäminen(n. 36 M ) Ympäristöpalvelut (n. 1,7 M ) Hallinto- ja tukipalvelut (n. 18 M ) Hyvinvointi ja terveyden edistäminen on nostettu kokonaisuutena korostamaan ennaltaehkäisevän ja terveyttä sekä hyvinvointia edistävää työtä. Ko. vastuualueen alla ovat keskeiset toisiinsa liittyvät tehtäväkokonaisuudet, jolloin myös ennaltaehkäisevän työn kokonaisnäkemys ja tavoitteet muodostuisivat vahvaksi. Hallinto- ja tukipalveluihin on keskitetty kaikille yhteisiä toimintoja ja sellaisia tehtäviä, jotka vaativat tiettyä erityisosaamista, jota välttämättä ydinpalvelujen substanssiosaaminen ei edellytä. Tällaisia tehtäviä ovat hankintojen ja sopimusten hallinta, hanke- ja ulkopuolisen rahoituksen hankkiminen, laatutyö, raportointi jne. erityistehtävät. Lisäksi henkilöstöpalveluissa yhä lisääntyvänä toimintana on rekrytointi ja sijaishankinta. Osaksi rekrytointia on jo keskitetty, mutta sijaisten hankkiminen ja sisäisen sijaistoiminnan sekä koulutuksen koordinointi nähty tarpeellisena keskittää yhteen kokonaisuuteen. Keskitetyillä tehtävillä vapautetaan palvelutuotantoon työaikaa nykyisiltä esimiehiltä ja saadaan paremmin hallittavia kokonaisuuksia. Henkilöstöpalveluissa korostuu myös osatyökykyisten tehtäväjärjestelyt. Tarve on lisääntynyt ja tehtäväjärjestelyillä on merkittävä taloudellinen vaikutus varhe-maksujen kertymään. Esitetyssä mallissa vastuualueet jakaantuvat tlaoudelliselta volyymiltaan melko tasaisesti ottaen huomioon, että terveyspalveluihin lukeutuu ostettu erikoissairaanhoito (KYS). Johtamisen järjestelyt tultaisiin toteuttamaan niin, että kullakin johtajalla / esimiehellä on selkeä vastuu. Hoitotyön johtaminen saa vahvan aseman uudessa mallissa, koska keskeisiä suuria tehtäväkokonaisuuksia on järkevä vastuuttaa hoitotyön esimiehille, vaikka ns. kaksijohtajajärjestelmää ei toteutettaisikaan. Tarkemmat esitykset ko. järjestelyistä antavat johtoryhmän jäsenet valmistelun jälkeen. Johtoryhmä käsitteli mallia kokouksessaan 5.6.2013 ja johtoryhmän esitys oli yhtenevä kuitenkin siten, että kehittämistoiminta voi sijaita joko hyvinvointipaveluissa tai keskitetyissä palveluissa. Vastuualuejohtajien tehtävät: Nykyiset vastuualuejohtajat ja johtoryhmän jäsenet (6+Tj) Terveyden ja sairaanhoidon palvelut, kaksoisjohtajuus johtava
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 13 (47) Yhtymähallitus 43 19.02.2013 Yhtymähallitus 119 14.06.2013 Yhtymähallitus 158 17.09.2013 ylilääkäri ja johtava ylihoitaja Sosiaalipalvelut, sosiaalijohtaja Ympäristöpalvelut, ympäristöjohtaja Hallinto- ja tukipalvelut, talous- ja hallintojohtaja Henkilöstöjohtaja. lakimies Esitetty malli: (Tj+6) Terveyspalvelut, yksi johtaja Hoito- ja hoivapalvelut, yksi johtaja Hyvinvointipalvelut, yksi johtaja Ympäristöpalvelut, yksi johtaja Hallinto- ja tukipalvelut, yksi johtaja Henkilöstöjohtaja, lakimies Vastuualuejohtajien tehtävät täytettäisiin nykyisestä henkilökunnasta eikä nykyistä sosiaalijohtajan virkaa täytettäisi. Näin säästetään yhden johtavan viranhaltijan palkkakustannukset. Kuntayhtymän palveluksessa on ko. tehtävään lakisääteisesti päteviä henkilöitä. Lisäksi yksi vaihtoehto on tarkastella talousjohtajan tehtävää esim. tehtäväjärjestelyillä ja hakea ulkoa esim. talouspäällikön tehtävään asiantuntemusta. Nämä tarkastelut tulisi tehdä jatkovalmistelussa. Johtamisjärjestelmä otettaisiin tarkemman valmistelun jälkeen käyttöön 1.1.2014. Muutokset valmisteltaisiin siten, että ne voitaisiin jo huomoida talousarvion valmistelussa. Liitteenä jaetaan ppt-esitys johtamisjärjestelmän tavoitteita ja esityksistä. Toimitusjohtajan päätösehdotus: Yhtymähallitus hyväksyy johtamisjärjestelmän uudistamisen esitellyn mallin mukaisesti. Tehtäväalueiden ja tulosyksiköiden tarkempi valmistelu sekä näihin liittyvät tehtäväjärjestelyt valmistellaan johtoryhmän jäsenten vastuulla ja esitetään hallitukselle syksyn 2013 aikana. Uusi malli otettaisiin käyttöön 1.1.2014. Samalla todetaan, että nykyisessä sektoripohjaisessa mallissa olevaa sosiaalijohtajan tehtävää ei nykytehtäväkuvauksella laiteta ulkoiseen hakuun. Tehtäväkokonaisuus sisältyy hyvinvointipalvelujen ja terveyden edistämisen vastuualueeseen. Tehtävän täyttäminen toteutettaisiin ensisijaisesti sisäisellä haulla, koska kuntayhtymässä on kaikkiin johtoryhmän vastuualuejohtajien tehtäviin osoitettavissa päteviä/ lain määräämiä pätevyysvaatimusten täyttäviä henkilötä.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 14 (47) Yhtymähallitus 43 19.02.2013 Yhtymähallitus 119 14.06.2013 Yhtymähallitus 158 17.09.2013 Päätös: Toimitusjohtaja täydensi päätösehdotusta kokouksessa seuraavasti: Jatkovalmistelu tapahtuu johtoryhmän jäsenten koordinoimana ja vastuulla siten, että valmistelu ja ehdotusten työstäminen tapahtuu työyksiköissä ja tehtäväalueilla yhteistyönä. Mikäli valmistelu vaatii työryhmien perustamista, vastuualuejohtajat nimeävät ko. työryhmät. Henkilöstö osallistuu valmisteluun työryhmissä sekä esim. työpaikkakokouksissa malleja työstettäessä. Vastuualuejohtajat vastaavat myös siitä, että valmistellut ehdotukset käsitellään työyksiköissä työpaikkakokouksissa ja tehtäväalueiden johtoryhmissä. Valmistelun etenemistä ja vaihtoehtoja käsitellään myös laajennetussa johtoryhmässä sekä esimiestapaamisissa. Yhteistoimintamenettelyn mukaiset henkilökohtaiset kuulemiset suoritetaan normaalisti niiden osalta, joiden tehtävät muuttuvat. Muutoin kuuleminen tapahtuu yhteistoimintamenettelyn mukaiseti yhteistyöryhmässä, jossa ovat edustettuina myös ammattijärjestöt. Asiaan liittyvä valmistelumateriaali on kaikkien nähtävillä asianhallintajärjestelmässä sekä Intrassa. Materiaalin täydentämisestä ajantasaisesti vastaa vastuualuejohtajat ja johtoryhmän sihteeri. Toimitusjohtajan kokouksessa täydentämä päätösehdotus hyväksyttiin. Yhall 158 Valmistelija: Toimitusjohtaja Leila Pekkanen, leila.pekkanen(at)ylasavonsote.fi, puh. 040 830 2789. Johtamisjärjestelmän muutosta on valmisteltu yhtymähallituksen 14.6.2013 päättämän vastuualuejaon mukaisesti johtoryhmätasolla. Valmistelu on vaiheistettu siten, että johtoryhmän kesken tarvittavat tehtävämuutokset käsitellään yhtymähallituksessa ja samassa yhteydessä myös mahdolliset ulkoiset rekrytoinnit. Tämän jälkeen valmistelu siirtyy varsinaiseen palvelutoimintaan ja valmistelusta vastaavat yhtymähallituksen päätöksen mukaisesti johtoryhmän jäsenet. Henkilöstö osallistuu valmisteluun joko työryhmissä edustettuina, työpaikkakokouksissa, yhteistoimintamenettelyssä tai yhteistyöryhmässä henkilöstön edustuksen kautta.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 15 (47) Yhtymähallitus 43 19.02.2013 Yhtymähallitus 119 14.06.2013 Yhtymähallitus 158 17.09.2013 Valmistelun aikana on keskusteltu linjauksista ja pinopisteistä yhtymähallituksen suunnittelukokouksessa, toimitusjohtajan asioissa ja puheenjohtajiston kokouksessa. Johtamisjärjestelmän pääpiirteet on toimitusjohtaja esitellyt myös kuntajohtajatyöryhmässä. Valmistelun aikana on yhtymähallitus julistanut auki vapautuneen johtavan ylilääkärin viran. Hakuilmoituksessa on kerrottu suunnitellusta johtamisjärjestelmän muutoksesta. Yhteistyöryhmälle esitellään vastuualuetason muutosesitys perjantaina 13.9.2013. Esitykseen sisältyy johtoryhmän jäsenten välisiä tehtävämuutoksia, jotka tarkennetaan hallintosäännön muutoksen yhteydessä. Pääperiaatteet ja päävastuut on käyty läpi niiden kanssa, joita muutos koskee. Hallintosäännön mukaan johtoryhmän jäsenten vastuisiin kuuluu yleisiä vastuita, jotka koskevat samalla lailla kaikkia vastuualuejohtajia ja lisäksi ertyiseen tehtävään liittyviä vastuita. Lopulliset tehtäväkuvaukset virkanimikkeineen laadiaan hallintosäännön valmistelun yhteydessä. Hallituksen suunnittelukokouksessa 3.9.2013 sekä samana päivänä puheenjohtajistolle esitellyistä vaihtoehdoista päädyttiin keskustelun jälkeen vaihtoehtomalliin 1 (VE1). Ko. tehtäväjärjestelyissä keskeiseksi nousee mm. talousjohtajan viran aukijulistaminen. Toinen keskeinen asia on siirtyminen ns. yksijohtajajärejstelmään, mikä koskee erityisesti terveyspalveluja. Järjeselmällä pyritään selkiyttämään viranhaltijoiden vastuuta ja johtamista. Terveyspalvelujen ylin johto on esityksen mukaan johtavalla ylilääkärillä. Hoitotyön johtaminen korostuu erityisesti hoito- ja hoivapalveluissa, päällikkötasolla ja yksikkötasolla. Näin ollen hoitotyön asema nykyiseen järjestelmään nähden vahvistuu. Järjestöjen taholta on ilmaistu erityinen huoli hoitotyön asemasta. Kolmantena keskeisenä tekijänä on nostettu sosiaalityön ja sosiaalihuollon palvelujen asiantuntujuus ja osaaminen. Neljänneksi on esiin nostettu henkilöstöjohtamisen organisointi kokonaisuutena sekä erityisenä vaativuusalueena hankintojen ja sopimusten tuki ja lakipalvelut. Näiden palvelujen osalta johtamisjärjestelmää tarkennetaan jatkovalmistelussa, samoin kuin muidenkin keskitettyjen palvelujen osalta. Järjestelyyn vaikuttaa myös talousjohtajan toimenkuva. Valmistelun keskeiset periaatteet ja tavoitteet: pääasiallisesti sisäisin siirroin tehtäväjärjestelyt (joko sisäinen haku tai muutoin esimiehen suorittama valinta)
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 16 (47) Yhtymähallitus 43 19.02.2013 Yhtymähallitus 119 14.06.2013 Yhtymähallitus 158 17.09.2013 hyödynnetään kuntayhtymän oman henkilöstön osaaminen ja vahvuudet ulkoisia rekrytointeja vain niissä tapauksissa, jolloin omaa osaamista ei organisaatiossa ole sisäisiä tehtäväjakoja tehdään kaikilla esimiestasoilla siten, että työnantajana kannustetaan myös urakehitykseen oman työnantajan palveluksessa tarvittaessa tuetaan kehittymistä mm. omaehtoisella koulutuksella Hallituksen suunnittelukokouksen perusteella tehtyjen linjausten mukaan ja hallituksen 14.6.2013 päätöksen mukaisesti kuntayhtymän toiminta jaetaan seuraaviin vastuualueisiin: Nykyinen palvelutoiminnan organisointi: Nykyisessä mallissa vastuualuejohtajia on viisi. Uusi malli, joka tukeutuu prosessimaiseen toimintatapaan ja korostaa ennakoivaa toimintaa sekä terveyden ja hyvinvoinnin edistämistä Uudessa mallissa vastuualuejohtajia on viisi. Johtavan ylilääkärin virka on avoinna. Täytetään syksyn aikana. Terveyspalveluissa on yksijohtajajärjestelmä ja samoin muilla vastuualueilla, mikäli johtaminen on järjesteltty nykyisen mallin mukaan "kaksoisjohtajuudella". Johtava ylihoitaja siirtyy hoito- ja hoivapalvelujen vastuualueen johtajaksi.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 17 (47) Yhtymähallitus 43 19.02.2013 Yhtymähallitus 119 14.06.2013 Yhtymähallitus 158 17.09.2013 Nykyinen talous- ja hallintojohtaja siirtyy sosiaalijohtajan tehtävään. Virkanimike ja tehtäväkuva vahvistetaan hallintosäännössä. Talousjohtaja rekrytoidaan ulkopuolelta. Toimenkuva vahvistetaan hallintosäännössä. Ympäristöjohtajan tehtävä säilyy ennallaan. Valmistellun mallin ja tehtäväjaon perustelut: Kullekin johtoryhmän jäsenelle on osoitettavissa oman koulutus- ja työkokemustaustan mukainen substanssitehtävä Terveyspalvelut, johtava ylilääkäri, korostuu lääkärijohtoinen toiminta, sairaalan toiminta nivoutuen tiiviisti perusterveydenhuollon avovastaanottotoimintaan sekä päivystystoimintaan Hoito- ja hoivapalvelut laajentuen osastotoimintoihin, johtava ylihoitaja, hoitotyön korostuminen sekä potilaan / asiakkaan kannalta yhtenäisen prosessin hallinta Hyvinvointi- ja terveyden edistäminen; perusturvajohtajan ja sosiaalijohtajan pätevyyden omaavana tehtävään siirtyisi talous- ja hallintojohtaja. Sosiaalihuoltolain mukainen pätevyys ja vankka työkokemus sosiaalihuollon johtotehtävissä sekä talouden hallint. Ko. vastuualueen sisällä keskeisiä yhteistyötahoja ja selkeitä yhteisiä asiakasprosesseja. Jatkovalmistelu: Hallituksen käsittelyn jälkeen käynnistyy jatkovalmitelu, jossa korostuu vastuuualueiden välinen sekä sisäinen palvelutoiminnan organisointi. Vastuualuejohtajat vastaavat valmistelusta yhdessä henkilöstön ja yhteistoimintaperiaatteiden mukaisesti. Tehtäväalueiden ja tulosyksiköiden toiminnan vaihtoehdot tuodaan yhtymähallituksen vahvistettavkasi, jonka jälkeen vastaavat päälliköiden ja esimiesten tehtävät määritellään. Mahdollisesti käytetään joko sisäistä haku- tai ilmoittautumismenettelyä korostaen sitä,että esimiestehtäviin nimettävät henkilöt ovat motivituneita esimiestyöhön ja johtamiseen, omaavat ko. alan subsanssiosaamisen ja he ovat kehittämismyönteisiä. Talouden hallinta korostuu kaikilla esimiestasoilla. Toimitusjohtajan päätösehdotus: Yhtymähallitus vahvistaa johtoryhmän keskinäisen tehtäväjaon muutokset ja edellyttää, että vastuualuejohtajat vastaavat jatkovalmistelutyöstä, vaikka toimivat nykyisissä tehtävissä siihen saakka, kunnes uusi järjestelmä otetaan käyttöön.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 18 (47) Yhtymähallitus 43 19.02.2013 Yhtymähallitus 119 14.06.2013 Yhtymähallitus 158 17.09.2013 Tehtäväkuvat, vastuut ja virkanimikkeet vahvistetaan hallintossäännön muutoksen yhteydessä. Talousjohtajan (talous- ja hallintojohtaja) tehtävä julistetaan haettavaksi ja hakuilmoitus hakumenettelyineen valmistellaan seuraavaan yhtymähallituksen kokoukseen. Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin. Merkitään pöytäkirjaan, että Janne Forsberg, Tarja Huttunen, Seija Kärkkäinen ja Anne Mikkonen eivät osallistuneet tämän pykälän käsittelyyn eivätkä päätöksentekoon, joten he olivat poissa kokouksesta kello 15.04-16.05. Pöytäkirjan pitäjänä toimi tämän pykälän osalta Leila Pekkanen. Jakelu Tiedoksi: Yhteistyöryhmä Kuntayhtymän johtoryhmä Henkilöstölle tiedoksi intrassa
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 19 (47) Yhtymähallitus 159 17.09.2013 Rakennus R2:n kuntotutkimustulokset ja jatkotoimenpiteet 703/01.04.01/2012 Yhall 159 Valmistelija Tukipalvelupäällikkö Unto Maunu, unto.maunu(at)ylasavonsote.fi, puh. 0400 144502. Instaro Oy on laatinut Iisalmen sairaalan tontilla olevasta rakennus R2:sta ( entinen 3 huoneiston 3 kerroksinen rivitalo) kuntotutkimuksen sekä peruskorjauksen kustannusarvion. Rakennuksen bruttoala on 1080 m2 ja huoneistoala 813 neliötä. Rakennus on valmistunut todennäköisesti vuonna 1956. Kuntotutkimuksen mukaan rakennuksen pohjakerros vaatii perusteellista korjausta. Pohjakerroksen tiloissa on erilaisia mikrobivaurioita, jotka estävät koko rakennuksen käytön. Katutason ja 2.kerroksen pintarakenteet ja märkätilat tulisivat uusittavaksi. Myös yläpohja ja julkisivut edellyttävät korjaustoimenpiteitä. Laadittu kustannusarvio on suuntaa antava, koska tiloista ei ole laadittu korjaus- eikä käyttösuunnitelmia. Kustannusarvio-oletuksena on, ettei tilaratkaisuissa tehdä merkittäviä muutoksia. Peruskorjauksen kokonaisarvoksi on laskettu n. 1,7 milj. euroa (alv 0 %), 1550 / m2. Vastaavan kokoisen uudisrakennuksen (1080 m2) kustannuksiksi on laskettu 3 milj.euroa ( n. 2800 /m2).korjausasteeksi on arvioitu 56 %. Rakennuksen alkuperäinen käyttötarkoitus ei mahdollista asianmukaista asiakaspalvelutoimintaa. Tilaratkaisut mahdollistaisivat kuntayhtymän sisäisen toiminnan sijoittumisen, joka toiminta ei edellytä asiakaspavelua. Toisaalta tulee arvioitavaksi peruskorjauksen kannattavuus ja tarkoituksenmukaisuus pidemmällä aikavälillä; sairaalakorttelissa on runsaasti käyttämätöntä rakennusoikeutta, joka mahdollistaa jatkossa tarpeiden mukaisen täydennysrakentamisen. Asemakaavassa sairaalakortteli on YS - merkinnällä, joka tarkoittaa sosiaalitointa ja terveyspalveluja palvelevien rakennusten korttelialuetta. R2 rakennuksen tontille on mahdollista toteuttaa kaavassa enintään 4 kerroksinen rakennus, jossa voi olla toimitilojen lisäksi asuntoja. Käyttämättä oleva rakennusoikeus mahdollistaa asuntojen rakentamisen 2 kerrokseen. Kaavassa on varaus paikoitustilojen rakentamiseen louhimalla; Riistakadun ja Ilvolankadun korkeusero on n. 7 metriä, joka mahdollistaa autopaikkojen rakentamisen kolmeenkin kerrokseen. Toinen maanalainen autopaikkavaraus on Riistakatuun rajoittuvan paikoitualueen alla. Tämä on nähtävä kaavallisena pts- varauksena. Koko tonttialueelta puuttuu tällä hetkellä n. 70 autopaikkaa.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 20 (47) Yhtymähallitus 159 17.09.2013 Autopaikkajärjestelyt tuleekin käsitellä mahdollisen uusrakentamisen yhteydessä. Kuluvan syksyn aikana kartoitetaan rakentamiskokemuksia ja toteutettuja hankkeita muualta Suomesta vastaavantyyppisessä ympäristössä/sovellettuna Iisalmen sairaalatonttiin. Rakennus R2:n jatkotoimenpiteistä on seuraavia päävaihtoehtoja: 1. Käynnistetään rakennuksen peruskorjaustoimenpiteet, jolloin rakennuksessa pidetään edelleen ylläpitolämpö. 2. Päätetään poistaa rakennus R2 käytöstä ja lopettaa rakennuksen ylläpitolämmitys. Ylläpitolämmityksen kustannuksiksi on arvioitu 10.000 /vuosi. Jatkotoimenpiteistä päätetään erikseen ydinpalvelujen toiminnallisten kokonaissuunnitelmien valmistuttua sairaala/ terveyskeskuskorttelissa. 3. Päätetään poistaa rakennus R2 käytöstä ja lopettaa ylläpitolämmitys. Käynnistetään valmistelevat selvitykset ja toimenpiteet uudisrakennuksen toteuttamiselle ns. kumppanuushankkeena rakennuksen tontille, jossa huomioidaan myös paikoitusaluelaajennus kustannusarvioineen. Tehdyt selvitykset käsitellään ja päätetään yhtymähallituksessa erikseen. Esityslistan lisäaineistona jaetaan: - Yhteenveto rakennus R2:n kuntotutkimuksesta - R2 rakennuksen peruskorjauksen kustannusarvio Valmistelijan päätösehdotus: Yhtymähallitus päättää poistaa rakennus R2:n käytöstä ja lopettaa rakennuksen ylläpitolämmitys. Jatkotoimenpiteistä päätetään yhtymähallituksessa erikseen ydinpalvelujen toiminnallisten kokonaissuunnitelmien valmistuttua sairaala/terveyskeskuskorttelissa ja kartoitettujen tietojen perusteella sairaalatontille soveltuvaan mahdolliseen uudisrakentamiseen jatkossa. Toimitusjohtajan päätösehdotus: Yhtymähallitus hyväksyy valmistelijan esityksen. Ns. R2 rakennuksen lopullinen käyttö ratkaistaan Iisalmen sairaalan ja Iisalmen terveyskeskuksen toimintojen linjausten jälkeen.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 21 (47) Yhtymähallitus 159 17.09.2013 Päätös: Toimitusjohtaja täydensi päätösehdotustaan siten, että ylläpitolämmitys pidetään edelleen päällä rakennus R2:ssa. Rauno Pikkarainen teki toimitusjohtajan muutetusta päätösehdotuksesta poikkeavan esityksen, jonka mukaan yhtymähallitus päättää poistaa rakennus R2:n käytöstä ja lopettaa rakennuksen ylläpitolämmitys sekä valmistelella rakennuksen purkamisen aloittaminen ja pyytää asiasta Iisalmen kaupungin kanta. Pikkaraisen esitystä ei kannatettu. Yhtymähallituksen päätökseksi tuli toimitusjohtajan kokouksessa täydentämä päätösehdotus. Jakelu Tiedoksi: Unto Maunu Veikko Honkanen LeiLa Pekkanen
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 22 (47) Yhtymähallitus 160 17.09.2013 Kuukausiraportti 28/02.02.01/2013 Yhall 160 Valmistelija: Talous- ja hallintojohtaja Seija Kärkkäinen, seija.karkkainen(at) ylasavonsote.fi, puh 040 747 0506. Vuoden 2013 talousarvion talousarvion täytäntöönpano-ohjeen mukaan talousarvion seuranta kuntayhtymä- ja vastuualuetasolla tapahtuu kuukausittain. Kuukausiraporttiin liitetään vastuualueittain taloutta ja henkilöstöä koskevien suoritteiden lisäksi keskeisten toiminnallisten suoritteiden seuranta. Kuukausiraportti toimitetaan yhtymähallitukselle, jäsenkunnille sekä kuntayhtymän esimiehille. Kuntayhtymän raportointiaikataulun mukaan tiedot heinäkuun kuukausiraporttiin kerätään 13.9.2013 mennessä. Ajantasaisen raportoinnin saavuttamiseksi yhtymähallitukselle jaetaan kuntayhtymän tuloslaskelma kokouspäivältä. Esityslistan lisäaineistona jaetaan (kokouksessa): - Kuukausiraportti 7/2013 - Kuntayhtymän tuloslaskelma 17.9.2013 Valmistelijan päätösehdotus: Kuukausiraportti jaetaan ja esitellään kokouksessa täydennetyin tiedoin. Kuukausiraporttiin lisätään arvio kuntakohtaisesta toteutumasta aikaisempien vuosien keskimääräisen palvelujen käytön mukaan. Raportti merkitään tiedoksi. Toimitusjohtajan päätösehdotus: Yhtymähallitus hyväksyy valmistelijan esityksen. Päätös: Kokouksessa jaettiin kuukausiraportti ja kokouspäivän tuloslaskelma heinäkuulta 2013. Jaetut aineistot merkittiin tiedoksi ja niiden osalta todettiin seuraavaa: - Kuntayhtymän heinäkuun tuloslaskelma on alijäämäinen 3,7 milj., mutta toimintakuluihin sisältyy laskennallisesti loppuvuoden lomarahakustannuksia yhteensä 1,1 milj. - Kuntayhtymän oman toiminnan arvioidaan toteutuvan talousarvion mukaisena
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 23 (47) Yhtymähallitus 160 17.09.2013 - KYSin ostojen arvioidaan ylittyvän 2,9 milj. aikaisemmin myönnetyn 1,5 milj. :n lisämäärärahan lisäksi - Jäsenkunnittain tilausten arvioidaan ylittyvän seuraavasti: Iisalmi 1,5 milj., Kiuruvesi 1,3 milj. ja Sonkajärvi 200 000. Heinäkuun toteutuman mukaan Vieremän tilaus ei ylity kesäkuussa tarkistetusta määrästä. - KYSin kalliin hoidon tasausrahaston maksuosuudet nousevat loppuvuoden aikana, mitä ei ole otettu huomioon edellä olevissa arvioissa. Jakelu Tiedoksi: Jäsenkunnat/ kirjaamot Jäsenkuntien kuntajohtajat ja talousvastaavat Henkilökunta/ intranet
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 24 (47) Yhtymähallitus 91 21.05.2013 Yhtymävaltuusto 21 26.06.2013 Yhtymähallitus 161 17.09.2013 Osavuosikatsaus 2/2013 28/02.02.01/2013 Yhall 21.05.2013 91 Valmistelija: Talous- ja hallintojohtaja Seija Kärkkäinen, seija.karkkainen(at) ylasavon so te.fi, puh 040 747 0506. Kuntayhtymän vuoden 2013 talousarvion mukaan talousarvion seuran ta kuntayhtymä- ja vastuualuetason tuloslaskelmatasolla ta pahtuu kuukausittain ja osavuosikatsaukset Maisemamallin ti laus lo makkei den toteutumasta tehdään kolmen kuukauden välein. Osa vuo sikat saus toimitetaan yhtymähallitukselle, joka vie seurantaraportin yh ty mä val tuus tol le ja jäsenkunnille tiedoksi sekä mahdollisia toi menpi tei tä varten. Osavuosikatsaus sisältää mm toimitusjohtajan katsauksen sekä koos teen kuntayhtymän taloudesta ja hankkeiden toteutumisesta. Vuo den 2013 ensimmäinen osavuosikatsaus on laadittu Mai se mamal lil la jäsenkunnittaisten palvelutilausten ja toiminnallisten ta voit teiden toteutumistietojen osalta 31.3.2013 mennessä. Lisäksi mukana ovat ympäristötoimen mittareiden tunnusluvut ajankohdasta 31.3.2013. Tasaisella kulutuksella toteutuman tulisi olla maaliskuun loppuun men nes sä 25 %. Kuntayhtymän vuoden 2013 talousarvion toi min taku lu jen toteutumisaste 31.3.2013 oli 24,2 % ja toimintatuottojen 24,5 %. Investointimenojen toteutumisaste oli 39,0 %, mikä koostuu pääosin Microsoft-lisenssien hankintakuluista. Maaliskuun lopun tuloslaskelman perusteella kuntayhtymän tu los laskel ma on ylijäämäinen yhteensä 700 000. Tilinpäätösennustetta teh täes sä on huomioitava, että toimintakuluista puuttuvat mm kolmen kuukauden laskennalliset osuudet lomarahakustannuksista (688 000 ). Maaliskuun loppuun mennessä arvioidaan, että jäsenkunnilta perityt ennakkomaksut ovat noin 100 000 liian alhaiset suhteessa toteutuneiden tilausten kustannuksiin. Ylitysarvio perustuu pääasiassa KYS:in ostojen ylittymiseen alkuvuoden aikana. Kuntayhtymän taloustilannetta arvioitaessa on huomioitava, että tammi-maaliskuussa kuntayhtymän talousarviossa KYSin ostot ylittyvät yhteensä 700 000. KYSin ylityksestä on alkuvuoden aikana omassa toiminnassa pystytty kattamaan 600 000. Mikäli talousarviovuoden aikana ei tehdä mitään ra ken teel li sia tai toiminnallisia muutoksia, jäsenkuntien maksuosuuksien ar vioi daan ylittyvän maaliskuun raportin tietojen pohjalta yhteensä noin 400 000
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 25 (47) Yhtymähallitus 91 21.05.2013 Yhtymävaltuusto 21 26.06.2013 Yhtymähallitus 161 17.09.2013. Kolmen kuukauden perusteella tehty ti lin pää tös ar vio on erittäin epävarma. Kesäkuun raportissa on vah vem pi pohja johtopäätösten tekemiseen koko vuodelle. Esityslistan mukana jaetaan: - osavuosikatsaus 1/2013 Yvalt 26.06.2013 21 Valmistelijan päätösehdotus: Yhtymähallitus antaa vuoden 2013 ensimmäisen osa vuo si kat sauksen yhtymävaltuustolle tiedoksi. Toimitusjohtajan päätösehdotus: Yhtymähallitus merkitsee osavuosikatsauksen tiedoksi. Samalla todetaan, että toimitusjohtaja ja talous- ja hallintojohtaja antavat koko henkilöstölle ohjeet talouden seurantavelvoitteesta, hankintakiellosta ja muista toimenpiteistä, joilla pyritään varmistamaan pysyminen vahvistetussa talousarviossa. Vuosilomaohjeistus on jo annettu vuoden 2013 alussa ja sitä tulee noudattaa siten varmistaen, että sijaiskustannukset eivät nouse arvioidusta vuosilomaohjeistuksen toteuttamisen johdosta. Talousarvio sisältää palvelurakenteen muutoksia, jotka ovat edellytys talousarvion toteutumiselle. Muutokset tulee toteuttaa talousarvion mukaisessa aikataulussa. Erityinen riski on Sairaanhoitopiirin maksuosuuden ylittymisessä, koska Sote:n talousarvioon vahvistettu määräraha on n. 4 milj. alle sairaanhoitopiirissä vahvistetun Soten jäsenkuntien maksuosuuden. Päätös: Toimitusjohtaja täydensi päätösehdotustaan kohdan kolme osalta siten, että Iisalmen osalta noudatetaan valtuuston päätöstä ja talousarviomuutoksista päätetään erillisen selvityksen ja neuvottelujen jälkeen. Merkittiin tiedoksi. 26.6.2013 Esityslistan mukana jaetaan: - osavuosikatsaus 1/2013
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 26 (47) Yhtymähallitus 91 21.05.2013 Yhtymävaltuusto 21 26.06.2013 Yhtymähallitus 161 17.09.2013 Yhall 161 Päätös: Merkittiin tiedoksi. Valmistelija: Talous- ja hallintojohtaja Seija Kärkkäinen, seija.karkkainen(at)ylasavonsote.fi, puh 040 747 0506. Vuoden 2013 toinen osavuosikatsaus on laadittu Maisemamallilla jäsenkunnittaisten palvelutilausten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumistietojen osalta 30.6.2013 mennessä. Samoin mukana ovat ympäristötoimen talouden ja mittareiden tunnusluvut ja toteutumat ajankohdasta 30.6.2013. Puolivuosiraporttiin on liitetty kuntayhtymätason strategisten tavoitteiden toteutumistiedot. Tasaisella kulutuksella toteutuman tulisi olla kesäkuun loppuun mennessä 50 %. Kuntayhtymän vuoden 2013 talousarvion toimintakulujen toteutumisaste 30.6.2013 oli 51,0 % ja toimintatuottojen 48,8 %. Edellisen vuoden tammi-kesäkuun toteumaan verrattuna tämän vuoden toimintatuotot ovat kasvaneet 1,7 % (+ 1,2 milj. ), mutta toimintakulut ovat samaan aikaan nousseet 2,1 % (+ 1,6 milj. ). Työtoiminnan ja ensihoidon muutosten vuoksi palvelujen ostot ovat kasvaneet viime vuoteen verrattuna 10,2 % ja vastaavasti henkilöstökulut, tarvikeostot ja muut toimintakulut ovat pienentyneet viime vuoden tasoon verrattuna. Jäsenkuntien tilausten toteutuma tammi-kesäkuun osalta on kasvanut edelliseen vuoteen verrattuna yhteensä 3,9 % (+ 2,5 milj. ). Investointihankkeisiin on varattu yhteensä 1,4 milj.. Investointien toteutuma on 30.6.2013 mennessä yhteensä 51,4 % (719 000 ). Investointien ei arvioida ylittävän talousarviomäärärahoja. Kesäkuun lopun kirjanpidon tuloslaskelman perusteella kuntayhtymän talous on puolen vuoden jälkeen 3,3 milj. euroa alijäämäinen. Tilinpäätösennustetta tehtäessä on huomioitava toimintatuotoista puuttuvat suuret erät (mm. sotilasvammalain
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 27 (47) Yhtymähallitus 91 21.05.2013 Yhtymävaltuusto 21 26.06.2013 Yhtymähallitus 161 17.09.2013 mukaiset korvaukset ja henkilökunnan Kelan työterveyshuollon korvaukset) sekä toimintakuluihin sisältyvät koko vuoden lomarahakustannukset (mukana laskennallisesti loppuvuoden kustannuksiin kuuluvia lomarahoja yhteensä 1,355 milj. ). Kun otetaan huomioon valtuuston kesäkuussa vahvistamat 1,5 milj. :n lisämäärärahat KYSin palvelujen ostoon, kesäkuun toteutuman perusteella sairaanhoitopiirin ostoihin tarvitaan vuoden loppuun mennessä lisärahaa yhteensä 2,4 milj. (Iisalmi + 1,5 milj. ja Kiuruvesi + 900 000 ). Sonkajärven ja Vieremän määrärahat ovat tässä vaiheessa riittävät. Tässä arviossa ovat mukana kesäkuun loppuun mennessä toteutuneet kustannukset. Aikaisempien vuosien kokemuksen pohjalta sairaanhoitopiirin lopullisia maksuosuuksia nostaa kalliin hoidon tasausrahaston maksuosuuksien kasvu loppuvuoden aikana. Kuntayhtymän oman toiminnan arvioidaan toteutuvan talousarvion mukaisena kaikkien jäsenkuntien osalta. Esityslistan mukana jaetaan: - osavuosikatsaus 2/2013 Valmistelijan päätösehdotus: Yhtymähallitus antaa vuoden 2013 toisen osavuosikatsauksen yhtymävaltuustolle tiedoksi. Toimitusjohtajan päätösehdotus: Yhtymähallitus hyväksyy valmistelijan esityksen. Toimitusjohtaja ja talous- ja hallintojohtaja antavat tarvittaessa tarkemman ohjeistuksen hankintojen, sijaismäärärahojen ja vuosilomien toteutuksen suhteen vastuualueille noudatettavaksi. Kuntayhtymän oman toiminna osalta kuntayhtymätasolla ei budjettia voi ylittää kuin erityisperustein, jotka käsitellään yhtymähallituksessa. Sairaanhoitopiirin maksuosuutta tulee tarkkailla terveyden- ja sairaanhoidon vastuualueella mm. lähetekäytännöin sekä varmistaa oikeatasoinen ja oikea-aikainen hoitoprosessi. Kuntayhtymän johto osaltaan tukee jäsenkuntien omistajaohjauksen linjauksia erikoissairaanhoidon palvelujen osalta. Erityiesti tulee kiinnittää huomiota siihen, että kumppanuuslääkäritoiminta sisältyy vuoden 2014 budjettiin ja myös suunnitelmavuosille. Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin. Merkitään pöytäkirjaan, että Anne Kekkonen poistui kokouksesta tämän pykälän aikana kello 16.55.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 28 (47) Yhtymähallitus 91 21.05.2013 Yhtymävaltuusto 21 26.06.2013 Yhtymähallitus 161 17.09.2013 Jakelu Saaja: Yhtymävaltuusto Tiedoksi: Jäsenkunnat
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 29 (47) Yhtymähallitus 118 14.06.2013 Yhtymävaltuusto 22 26.06.2013 Yhtymähallitus 162 17.09.2013 Vuoden 2013 talousarviomuutokset 29/02.02.01/2013 Yhall 14.06.2013 118 Valmistelija: Talous- ja hallintojohtaja Seija Kärkkäinen, seija.karkkainen (at)ylasavon so te.fi, puh 040 747 0506. Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä yhtymävaltuustolle ta lous ar vio vuo den aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muu tok sia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Ti lin pää töksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotusta ei voida val tuus tol le tehdä. Yhtymävaltuusto käsittelee talousarviomuutokset, mikäli ta lous arvion loppusumma muuttuu. Yhtymähallitus päättää vastuualueiden vä li sis tä määrärahasiirroista. Yhtymähallitus päättää in ves toin ti oh jelman muutoksista eri hankkeiden välillä siten, että in ves toin ti oh jelman loppusumma ei muutu. Yhtymävaltuusto käsittelee in ves toin tioh jel man muut muutokset. Perussopimuksen ja hallintosäännön mukaan toiminnassa, pal ve lutar pees sa ja kustannuksissa tapahtuvien olennaisten muutosten (3 % kunnittain tehtäväaluetasolla) johdosta palvelusopimuksiin voidaan tehdä talousarviovuoden aikana jäsenkunnan ja kuntayhtymän hy väk sy miä muutoksia, jotka valmistellaan yhteistyössä jä sen kunnan kanssa. Palvelusopimus hyväksytään kuntayhtymässä yh ty mäval tuus tos sa. Talousarviossa jäsenkuntien ennakkomaksuosuudet sai raan hoi to piirin palvelujen ostoon on varattu noin 4,0 milj. pienemmäksi kuin sai raan hoi to pii rin esitys. Sairaanhoitopiirin kuntakokouksessa 8.5.2012 saatiin tiedoksi, että sairaanhoitopiirin tuottavuusohjelma ei to teu du vuonna 2013 ja jäsenkuntien ennakkomaksuosuuksien arvioi daan ylittyvän noin 6 %. SOTEn talousseminaarin jälkeen jäsenkunnilta on pyydetty kan nanot toa sairaanhoitopiirin maksuosuuksien tarkistamiseen jä sen kuntien ennakkolaskutuksessa 1.7.2013 lukien. Jäsenkunnat ottavat kan taa sairaanhoitopiirin maksuosuuksien tarkistamiseen ko kouk sissaan viimeistään 10.6.2013. Valmistelijan päätösehdotus: Yhtymähallitus päättää esittää yhtymävaltuustolle muutoksia vuoden 2013 käyttötalouteen jäsenkuntien lausuntojen mukaisesti, jotka esi-
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 30 (47) Yhtymähallitus 118 14.06.2013 Yhtymävaltuusto 22 26.06.2013 Yhtymähallitus 162 17.09.2013 tel lään kokouksessa. Toimitusjohtajan päätösehdotus: Päätösehdotus annetaan kokouksessa kunnilta saatujen lausuntojen perusteella vaihtoehtoisesti niin, että jäsenkunnan maksuosuus korjataan vastaamaan sairaanhoitopiirin esittämään maksuosuutta vuodelle 2013 joko koko vuoden osalta tai 1.7-31.12.2013 osalta. Päätös: Merkitään pöytäkirjaan, että jäsenkuntien antamien lausuntojen mukaan sairaanhoitopiirin maksuosuuksia kuntayhtymän talousarviossa korotetaan jäsenkunnittain seuraavasti: Iisalmi + 1,042 milj., Kiuruvesi 0, Sonkajärvi 272 000 ja Vieremä 280 000, yhteensä 1,549 milj.. Toimitusjohtaja antoi kokouksessa päätösehdotuksen, että yhtymähallitus päättää esittää yhtymävaltuustolle vuoden 2013 käyttötalouteen seuraavia muutoksia:
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 31 (47) Yhtymähallitus 118 14.06.2013 Yhtymävaltuusto 22 26.06.2013 Yhtymähallitus 162 17.09.2013 Yvalt 26.06.2013 22 Päätösehdotus hyväksyttiin siten täydennettynä, että kuntayhtymän käyttötalouden rahoitukseen liittyvät korkokulut jaetaan aiheuttamisperiaatteen mukaan. Yhall 162 26.6.2013 Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin. Valmistelija: Talous- ja hallintojohtaja Seija Kärkkäinen, seija.karkkainen(at)ylasavonsote.fi, puh 040 747 0506. Tämän vuoden investointiohjelmaan esitetään muutoksia. Tarkistuksissa on tullut esille, että kaikki investointiohjelman hankkeet eivät toteudu tai niiden määrärahatarve on arvioitua pienempi, mm hissin saneeraus, hoitajakutsujärjestelmän ja hälytysjärjestelmän uusinta sekä teräväpiirtovideoskopialaitteiston hankinta. Toisaalta on tarpeellisia hankintoja, jotka eivät ole olleet tiedossa investointiohjelman laadintavaiheessa, mm Effican palvelinuudistus ja versiopäivitys sekä pesukoneen hankinta suun terveydenhuoltoon. Lisäksi rakennusinvestointeihin on syytä jättää määräraha toimitilaselvityksen ennakoimattomiin hankkeisiin. Esityslistan lisäaineistona jaetaan: - tarkistettu investointiohjelma hankkeittain Valmistelijan päätösehdotus: Yhtymähallitus päättää hyväksyä muutokset investointiohjelmaan siten, että investointiohjelman kokonaisumma ei muutu. Toimitusjohtajan päätösehdotus: Yhtymähallitus hyväksyy valmistelijan esityksen. Päätös:
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 32 (47) Yhtymähallitus 118 14.06.2013 Yhtymävaltuusto 22 26.06.2013 Yhtymähallitus 162 17.09.2013 Päätösehdotus hyväksyttiin. Merkitään pöytäkirjaan, että Mikko Mustonen poistui kokouksesta kello 17.13. Jakelu Tiedoksi: Kuntayhtymän johtoryhmä Unto Maunu Mika Ålander Riitta Luukkonen
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 33 (47) Yhtymähallitus 163 17.09.2013 Sisäisen valvonnan raportti 1-6 / 2013 306/00.03.01/2013 Yhall 163 Valmistelija: Toimitusjohtaja Leila Pekkanen, leila.pekkanen(at)ylasavonsote.fi, puh 040 830 2789. Hallintosäännön 69 :n mukaan sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan järjestämisestä vastaa yhtymähallitus. Yhtymähallitus päätti 29.6.2010 161 hyväksyessään kuntayhtymän sisäisen valvonnan yleiset ohjeet, että sisäisen valvonnan toteuttamisesta ja siinä tehdyistä havainnoista raportoidaan vuosittain seuraavan tammikuun loppuun mennessä. Vuoden 2011 sisäisen valvonnan raportteja käsitellessään yhtymähallitus esitti, että sisäisen valvonnan raportti valmistellaan jatkossa puolivuosittain. Esityslistan lisäaineistona jaetaan: - Raportti kuntayhtymän sisäisestä valvonnasta 1-6/ 2013 (ei-julkinen) Toimitusjohtajan päätösehdotus: Yhtymähallitus merkitsee sisäisen valvonnan raportin 1-6 /2013 tiedokseen. Päätös: Merkittiin tiedoksi. Jakelu Saaja: Tilintarkastajat Tiedoksi: Johtoryhmä
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 34 (47) Yhtymähallitus 164 17.09.2013 Nimikemuutoksia 601/01.01.00/2012 Yhall 164 Valmistelija: Henkilöstöjohtaja Janne Niemeläinen, janne.niemelainen(at)ylasavonsote.fi, puh 040 830 2617. Sonkajärvellä asumispalveluissa on perusteltua muuttaa sairaanhoitajan tehtävä vastaavan sairaanhoitajan tehtäväksi. Muutoksella varmistetaan palvelukeskus Tuulikanteleen sijaisjärjestelyt lomien ja muiden poissaolojen aikana. Muutos on kustannusneutraali. Valmistelijan päätösehdotus: Yhtymähallitus päättää tehdä esitetyn nimikemuutoksen. Toimitusjohtajan päätösehdotus: Hyväksytään valmistelijan esityksen mukaisesti. Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Pöytäkirja 11/2013 35 (47) Yhtymähallitus 165 17.09.2013 Viranhaltijapäätösten tarkistaminen 622/00.03.01/2012 Yhall 165 Kuntayhtymän hallintosäännön 17 :n mukaan toimielimen on neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta ilmoitettava kuntayhtymän hallitukselle ja lautakunnalle niistä päätöksistä, jotka voidaan ottaa yhtymähallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. Viranhaltijapäätösten osalta viranhaltijan on neljän päivän kuluessa päätöksen allekirjoittamisesta ilmoitettava: yhtymähallituksen alaisten viranhaltijoiden osalta yhtymähallituksen puheenjohtajalle ja yhtymähallitukselle sekä toimitusjohtajalle perusturvalautakunnan alaisten viranhaltijoiden osalta perusturvalautakunnan puheenjohtajalle ja perusturvalautakunnalle ympäristölautakunnan alaisten viranhaltijoiden osalta ympäristölautakunnan puheenjohtajalle ja ympäristölautakunnalle. Yhtymähallituksen alaisten viranhaltijoiden viranhaltijapäätösluettelot toimitetaan kerran viikossa yhtymähallituksen puheenjohtajalle ja toimitusjohtajalle. Tarkistettavat viranhaltijapöytäkirjat/päätösluettelot seuraavien viranhaltijoiden tekemien päätöksien osalta ajalta 12.8. - 8.9.2013 ovat seuraavat: toimitusjohtaja :t 38-41 talous- ja hallintojohtaja :t henkilöstöjohtaja :t 28-30 johtava ylilääkäri :t 97, 99, 100, 102-117 johtava ylihoitaja :t 105-109 sosiaalijohtaja :t 87-88 ympäristöjohtaja :t Esityslistan lisäaineistona jaetaan: - päätösluettelo em. päätöksistä Muiden viranhaltijoiden osalta vastuualueiden johtajat ja tehtäväalueiden päälliköt suorittavat pöytäkirjojen tarkistusta ja ilmoittavat alaisensa henkilökunnan osalta otto-oikeuden käyttämisestä kokouksessa. Yhtymähallituksen puheenjohtajan päätösehdotus: Yhtymähallitus ei käytä otto-oikeutta viranhaltijoiden päätöksiin. Yhtymähallitus hyväksyy viranhaltijapöytäkirjat ja merkitsee yhtymähallituksen tietoon saatetuksi.