MUISTIO 30.01.2014 1 (6) 00.01.06 AVOIMEN HALLINNON TOIMINTASUUNNITELMA - MAAHANMUUTTOVIRASTON RAPORTTI Tällä muistiolla on kaksi tarkoitusta: 1) Muistio on kanava informoida Maahanmuuttoviraston henkilöstöä Avoimen hallinnon toimintasuunnitelmasta ja 2) Muistio on raportti valtiovarainministeriölle siitä, mitä hyviä käytäntöjä Maahanmuuttovirastolla on avoimuuden edistämisessä ja miten avoimuutta aiotaan edistää vuosina 2014 2015. Raportti alkaa sivulta 3. Suomi liittyi kansainväliseen Avoimen hallinnon kumppanuushankkeeseen (Open Government Partnership OGP) 23.4.2013. Kumppanuushanke asetettiin YK:n yleiskokouksessa Yhdysvaltojen presidentti Barack Obaman aloitteesta. Tavoitteena on kansalaisten osallisuuden sekä hallintojen läpinäkyvyyden, vaikuttavuuden ja tuottavuuden sekä vastuullisuuden lisääminen. OGP jäsenyyden edellytyksenä on kansallisen Avoimen hallinnon toimintasuunnitelma, jonka pääteema Suomella on Osallisuuden edistäminen. Osallisuutta edistetään neljällä osa-alueella: 1) Avoin toiminta, 2) Selkeä kieli, 3) Avoin tieto ja 4) Hallinto mahdollistajana. Toimintasuunnitelmassa julkinen hallinto sitoutuu toimimaan entistä avoimemmin, selkeyttämään hallinnon kieltä, avaamaan hallinnon tietovarantoja ja lisäämään kansalaisten osallistumismahdollisuuksia. Ministeriöiden kansliapäälliköt ja Suomen Kuntaliitto ovat sopineet yhteisistä periaatteista edistääkseen hallinnon avoimuutta. Vahvistamme kansalaisten oikeutta tietoon sekä osallistumista yhteisten ratkaisujen ja palvelujen kehittämiseen. Kerromme valmisteltavista asioista jo valmistelun alkuvaiheessa niin, että ratkaisuun on aidosti mahdollista vaikuttaa. Avoimen hallinnon edistäminen on koko hallinnon yhteinen tehtävä. Kansalaisille ja kansalaisjärjestöille avoimuus tai sen puute tulee näkyväksi yksittäisen virkamiehen kautta: ajatuksissa avoimuuden tulee olla oletusarvo. Toimintasuunnitelma luettavissa: www.avoinhallinto.fi 1. Mitä pitää tehdä (Maahanmuuttovirastossa) 1.1. Avoimen hallinnon yhteiset periaatteet jokaiselle virkamiehelle tutuksi -periaatteista tulee jakaa tietoa virkamiehille mielellään useita kanavia pitkin: esittely intrassa, infotilaisuuksissa ja osana muita koulutustilaisuuksia 1.1.1. Avoimen hallinnon yhteiset periaatteet KANSALAISEN OIKEUDET
2 (6) Vahvistamme kansalaisten oikeutta tietoon sekä osallistumista yhteisten ratkaisujen ja palvelujen kehittämiseen. Kerromme valmisteltavista asioista jo valmistelun alkuvaiheessa niin, että ratkaisuun on aidosti mahdollista vaikuttaa. AVOIMUUS Tarjoamme tietoja hallinnon toiminnasta ja hallinnon tietovarantoja tasapuolisesti. Tiedot ovat helposti löydettävissä ja hyödynnettävissä. VASTUULLISUUS Huolehdimme, että kansalaisten näkemykset ovat mukana valmistelun ja toimeenpanon eri vaiheissa. Kerromme selkeästi etukäteen kuulemisen ja osallistumisen vaiheet, tavoitteet ja rajoitteet. Huolehdimme tarjottavan tiedon oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. KATTAVUUS Tarjoamme kaikille kansalaisille mahdollisuutta osallistua asioiden valmisteluun ja kehittämiseen. Käytämme sekä erilaisia perinteisiä toimintatapoja että sähköisiä kanavia osallistumiseen ja tiedon tarjoamiseen. YHTEENSOVITTAMINEN Valmistelemme asioita yhdessä hallinnon eri toimijoiden kanssa niin, että vältämme valmistelun päällekkäisyydet, erisuuntaisuuden ja sirpaloitumisen. VOIMAVARAT Luomme avoimen hallinnon organisaatiokulttuurin, jossa meillä on riittävä osaaminen ja voimavarat avoimeen valmisteluun sähköisin ja perinteisin menetelmin. ARVIOINTI JA JATKUVA KEHITTÄMINEN Arvioimme säännöllisesti avoimen hallinnon toteutumista ja hyödynnämme arvioinnit kehittämistoimenpiteiden suunnittelussa. Onnistumistamme määrittää se, että kansalaiset voivat olla aidosti vakuuttuneita siitä, että heitä on kuultu. 1.1.2. Periaatteet Migrin kannalta Maahanmuuttovirasto on Suomen maahanmuuttopolitiikkaa toimeenpaneva virasto. Politiikan valmistelusta vastaa sisäministeriö. Maahanmuuttoviraston toiminnassa korostuu avoimen hallinnon periaatteista avoimuus erityisesti siltä kannalta, että yleisö saa tietoa Maahanmuuttoviraston toiminnasta ja viraston asiakkaat saavat riittävät toiminta-ohjeet asiointia varten. Kielen selkeys korostuu sen takia, että viestinnän kohteena olevat viraston hakija-asiakkaiden äidinkieli ei useimmiten ole suomi tai ruotsi. 1.2. Valmistelun avoimuuden edistäminen ja kansalaisyhteiskunnan mukaan ottaminen jo valmistelun alkuvaiheessa -virastojen tulee käydä läpi omat päätöksentekoprosessinsa ja arvioida, mitä olisi tehtävissä prosessien läpinäkyvyyden edistämiseksi -ratkaisuja ja palveluja kehitettäessä työhön tulee ottaa mukana asiakkaat: kansalaiset, kansalaisjärjestöt ja yritykset hallinnon asiakkaina
3 (6) 1.3. Virkakieli selkeäksi - kiinnitettävä huomiota valmisteluasiakirjojen ja päätösten kieleen, tuottavuuspotentiaali merkittävä, puhelinpalvelun kuormittuminen kyselyillä - tekstien tarkistukseen voi käyttää asiakasraateja, Kotus kouluttaa 1.4. Ilmoita avoimuuden esteestä kampanja - VM käynnistää Yhdessä yli esteiden kampanjan: löydetään toiminnot, jotka estävät tai hidastavat avointa hallintoa, muutostarpeet voivat liittyä esim. lainsäädäntöön, hallinnollisiin ohjeisiin, verkkopalvelun päivittämiseen tai uudistamiseen -VM kerää kommentit, tilastoi ja lähettää ne sille hallinnon toimijalle käsiteltäväksi, jota kommentti koskee 1.5. Vapaaehtoiset sitoumukset avoimuuden edistämiseksi 2014-2015 - jo olemassa olevat hyvät käytänteet tiedoksi sekä miten avointa hallintoa aiotaan edistää vuosina 2014 2015 (ks. raportti lopussa) 1.6. Avoimen hallinnon yhteyshenkilö - yhteyshenkilö seuraa uutiskirjeitä ja nostaa edistettäviä asioita viraston johtoryhmän käsittelyyn sekä jakaa viraston hyviä käytäntöjä muiden hallinnon toimijoiden kanssa - Hanna Helinko on nimetty yhteyshenkilöksi virastosta 2. Maahanmuuttoviraston raportti avoimen hallinnon edistämisestä 2.1. Avoin toiminta Alla on raportti Maahanmuuttoviraston toimista tähän mennessä mainittujen neljän osa-alueen edistämisessä sekä suunnitelmista edelleen edistämisestä vuosina 2014 2015. Edelleen edistämistä koskevat suunnitelmat ovat punaisella fontilla. 2.1.1. Lisätään ICT:n ja sähköisen asioinnin kehittämisen avoimuutta ja asiakaslähtöisyyttä Sähköisten lupapalvelujen tarjoaminen kuuluu Maahanmuuttoviraston strategian mukaisiin toimenpiteisiin. Suuren osan oleskelulupahakemuksista ja kansalaisuushakemuksista voi panna vireille sähköisesti Maahanmuuttoviraston sähköisen asiointipalvelun kautta. Sähköistä asiointia laajennetaan vuosina 2014 2015 uusiin asiaryhmiin. Palvelun käytettävyyttä uudistetaan ja siitä tehdään käyttäjälähtöisempi. 2.1.2. Avoimuus viraston arvona ja osana strategiaa Yksi Maahanmuuttoviraston arvoista on avoimuus. Se on määritelty siten, että virasto on aktiivinen, läpinäkyvä ja yhteistyökykyinen. Maahanmuuttoviraston tahtotilana on siis olla avoin. Maahanmuuttoviraston strategiaan on kirjattu avoimuuteen perustuvia toimenpiteitä asiakkuuden ja vaikuttavuuden kannalta
4 (6) kuten että viestimme avoimesti, aktiivisesti, ennakoiden ja suunnitelmallisesti. Tuotamme luotettavaa ja oikea-aikaista tietoa ulkoisille ja sisäisille asiakkaillemme ka olemme aktiivinen ja tavoitteellinen yhteistyökumppani. Strategia koskee vuosia 2013 2015. Avoimuuden toteuttaminen viraston arvona ja strategisena lähtökohtana jatkuu vuosina 2014 2015. Avoimuuden ja selkeyden tavoitteet on kirjattu viraston viestintästrategiaan vuosille 2013 2017. Strategiaan on kirjattu, että tavoitteenamme on avoin, suunnitelmallinen ja selkeä viestintä, joka on luonteva osa johtamista ja työprosessien tehostamista. Avoimuus ja selkeys viestinnässä lisäävät toiminnan läpinäkyvyyttä ja luottamusta virastoa kohtaan niin organisaation sisällä kuin ulkona. Lisäksi Migrin viestintästrategiassa painotetaan koulutusta ja viestintätaitojen lisäämistä jokaiselle virkamiehelle. Viestintäkoulutus on osa vuosittaista henkilöstön kehittämissuunnitelmaa, ja vuosittain on järjestetty niin kirjoitus- kuin esiintymiskoulutustakin. Viestintäkoulutus jatkuu 2014 2015. Kaiken viestinnän pohja on ennakoivuus ja aktiivinen viestintä. Nämä tavoitteet on otettu huomioon viestinnän vuosisuunnitelmia laadittaessa sekä toimintaperiaatteissa esim. tiedotusvälineille vastattaessa. Pyrimme myös reagoimaan nopeasti mahdollisiin ennakoimattomiin tiedontarpeisiin. Maahanmuuttoviraston rekrytoinneissa, tehtävänkuvauksissa ja henkilökohtaisen suoriutuvuuden arvioinneissa näkyy hyvien vuorovaikutustaitojen painottaminen. Se, että henkilöstöllä on hyvä vuorovaikutustaidot on osa avoimuutta. VM-baroissa (työhyvinvoinnin mittaaminen) sisäinen tiedonkulku ja avoimuus ovat mukana. Avoimuuden lisääminen asioiden valmistelussa ja sisäinen tiedonkulun parantaminen on valittu kehittämiskohteiksi useissa yksiköissä. Sisäisen tiedonkulun ja avoimuuden kehittäminen jatkuu vuosina 2014 2015. Maahanmuuttoviraston nettisivuilla ylläpidetään ajankohtaista tietoa. Virastosta lähtevissä sähköposteissa ohjataan hakemaan tietoa nettisivuilta. Nettisivuja kehitetään jatkuvasti omien havaintojen, asiakkailta ja sidosryhmiltä saadun palautteen perusteella. Nettisivujen kehittäminen jatkuu 2014-2015 Maahanmuuttovirastolla on neuvottelukunta, johon kuuluu viranomaisten lisäksi maahanmuuttoasioissa toimivia järjestöjä. Neuvottelukunta osallistuu viraston toiminnan kehittämiseen. Neuvottelukunta jatkuu 2014-2015 2.1.3. Uusien viestintävälineiden hyödyntäminen avoimuuden lisäämisessä 2.2. Selkeä kieli Maahanmuuttoviraston viestinnässä mietitään jatkuvasti uusia tapoja avoimuuden lisäämiseen. Vuonna 2013 laadittiin sosiaalisen median suunnitelma, jonka mukaisesti Migri ottaa käyttöön Twitter-tilin alkuvuonna 2014. Suunnitelmissa on avata myös ulkoinen blogi. Muita sosiaalisen median välineitä otetaan käyttöön mahdollisesti myöhemmin. Sisäisessä viestinnässä on panostettu avoimuuteen, ja intranetin kehittämisessä on pyritty ottamaan mukaan osallistavia viestinnän kanavia, kuten blogit.
5 (6) Selkeän ja ymmärrettävän kielen käyttö kuuluu viraston strategisiin toimenpiteisiin ja tavoitteena on muun ohella vähentää asiakkaiden henkilökohtaisen asioinnin tarvetta ja sujuvoittaa viraston päätöksentekoa ja muuta palvelua. 2.2.1. Selkeä ja ymmärrettävä kieli kaikissa Migrin julkaisuissa sekä verkkosivuilla: Maahanmuuttoviraston ulkoiset sivut sekä intranet uudistettiin kokonaan vuosina 2012. Ulkoisten sivujen suunnittelussa käytettiin apuna maahanmuuttajista koostunutta asiakasraatia. Viestintäasiantuntija on aina mukana ulkoisten verkkosivujen ja julkaisujen sisällön tuottamisessa. Suunnittelussa ja tekstin tuottamisessa pidetään huoli siitä että asiat esitetään mahdollisimman selkeästi. Työssä konsultoidaan viraston asiakaspalveluyksikköä, jotta asiakkaan näkökulma tulee varmasti huomioitua. Selkeyden tavoittelu viestinnässä viestintäasiantuntijan avulla ja asiakaspalveluyksikköä (asiakkaiden tarpeiden perusteella) kuullen jatkuu 2014 2015. Asiakastekstien sekä käännösten tekoon sekä sisäisten verkkotekstien kirjoittamiseen on laadittu erilliset ohjeet, joilla varmistetaan se, että tekstit ovat laadukkaita ja kieleltään selkeitä. Ohjeen mukaan esimerkiksi asiakasteksteissä sinutellaan ja vältetään passiivin käyttöä. Asiakastyytyväisyyttä on mitattu asiakaskyselyillä. 2.2.2. Selkeä ja ymmärrettävä kieli Migrin asiankäsittelyssä: Maahanmuuttoviraston päätösasiakirjojen rakennetta ja asian käsittelyyn liittyvien asiakaskirjeiden sisältöä ja laatua tarkkaillaan ja kehitetään jatkuvasti osana yksiköiden kehittämistyötä ja myös viraston vuosittaista laillisuusvalvontasuunnitelmaa. Substanssiyksiköiden laillisuusvalvonnassa ja tarkastuksissa arvioidaan muun ohella täydennys-, lisäselvitys- ja tietopyyntöjen laatua sekä asiakirjojen rakenteellista selkeyttä ja luettavuutta. Esimerkiksi turvapaikkayksikössä vuosina 2011 ja 2012 toteutetun uudistuksen kehitystä on seurattu yksikössä, ja muutosten on todettu nopeuttaneen ja helpottaneen hakemusten ratkaisemista. Päätösten selkeys ja ymmärrettävyys on saanut myös hyvää palautetta sidosryhmiltä. Maahanmuuttoyksikön päätöspohjia on uudistettu tavoitteena selkeys ja prosessin tehostaminen. Tekstien kehittämistyötä jatketaan 2014-2015. 2.2.3. Viestin selkeyttäminen visuaalisen materiaalin avulla Migri.fi-sivuille on tehty video-ohjeita, jotka opastavat navigoimaan sivuilla. Lisäksi virasto on tehnyt missä päätös viipyy -videon, joka opastaa toimimaan hakemuksen jättämisen jälkeen sekä opastusvideon kansalaisuushakemuksen täyttämiseen. Video-ohjeita hakemusten täyttämiseen on suunniteltu tehtäväksi lisää 2014-2015. 2.2.4. Kehittäminen työryhmissä
6 (6) 2.3. Avoin tieto Maahanmuuttovirasto on osallistunut opetus- ja kulttuuriministeriön tammikuussa 2013 nimittämään virkakielityöryhmään. Työryhmä laati virkakielen toimintaohjelmaa nykyisen hallituksen ohjelman mukaisesti. Työryhmä teki Eduskunnalle ja valtioneuvostolle toimenpide-ehdotuksia siitä, miten toimintatapoja ja rakenteita luodaan sellaisiksi, että viranomaisilla on mahdollisimman hyvät lähtökohdat palvella asiakkaita hyvien tekstien avulla. Toimintaohjelman suosituksia otetaan käyttöön mahdollisuuksien mukaan vuosina 2014 2015. Maahanmuuttovirasto julkaisee tilastotietoa asiankäsittelystä ja päätöksentekotoiminnasta viraston ulkoisilla nettisivuilla. Julkaistavien tilastojen kehittämistä jatketaan vuosina 2014 2015 omien havaintojen ja palautteen (asiakastarve) perusteella. Omien tietojen tarkistamismahdollisuutta sähköisen asiointipalvelun kautta tarkastellaan vuosina 2014 2015. 2.4 Hallinto mahdollistajana Maahanmuuttoviraston virkamiehet osallistuvat maahanmuuton alalla toimivien järjestöjen järjestämiin tilaisuuksiin, mikä edistää virkamiesten ja kansalaisyhteiskunnan edustajien välistä yhteydenpitoa ja keskustelua. Maahanmuuttovirasto on myös järjestänyt tiloissaan erilaisia teematilaisuuksia, joissa järjestöt ja maahanmuuttaja- ja muut yhdistykset ovat voineet tuoda esille toimintaansa ja näkökantojaan ja vaihtaa näkemyksiään ja tietoja myös keskenään. Tällaisia tilaisuuksia on järjestetty Maahanmuuttokirjastossa esimerkiksi aiheesta Syyrian tilanne ja Pohjois-Afrikan kristittyjen asema. Maahanmuuttovirasto on lähtenyt hankekumppaniksi joihinkin hankkeisiin, joissa keskeisenä toimijana on ollut kansalaisjärjestö ja joihin on haettu rahoitusta Euroopan pakolaisrahastosta. Tällä tavalla virasto on omalla panoksellaan ja asiantuntijuudellaan luonut edellytyksiä ja mahdollisuuksia kolmannelle sektorille toimia. Yhteydenpito ja yhteistyö maahanmuuttohallinnon kansalaisjärjestöjen kanssa jatkuvat 2014 2015.