Suomen Paras Hankkija Käyttöohje hankintayksiköille

2012 Sivu 1 / 14 Suomen Paras Hankkija Käyttöohje hankintayksiköille Sisältö 1. Käyttöön tarvittavat tiedot... 2 2. SPH -palvelun käyttö... 3 3. Miten palvelua käytetään?... 5 Valmistelut ennen palauteprosessin alkamista... 5 Toimittajien tietojen liittäminen palveluun... 6 Palauteprosessin käynnistäminen... 6 Raportit... 8 Hankinnan raportti... 8 Hallintaruutu ja sisäänkirjautuminen... 9 4. Kysely... 10 Sivu 1/14

2012 Sivu 2 / 14 1. Käyttöön tarvittavat tiedot SPH palvelun käyttöön tarvitsette joko sopimuksen testistä tai allekirjoitetun sopimuksen. Palvelua voi testata yhden kuukauden. Testit toimivat samalla tavalla kuin tuotantokin. Tuotantokäyttöä varten tarvitsemme allekirjoitetun sopimuksen. Ennen käyttöönottoa on tärkeä informoida hankintayksikön henkilökuntaa palvelusta. Hilma-järjestelmään on muistettava kirjoittaa Y-tunnus (kaupungin, osakeyhtiön tai hankintayksikön) sekä ilmoittaa organisaation nimi aina samalla tavalla (kaupungissa voi olla monta hankintayksikköä samalla y-tunnuksella). Hankintayksikön pääkäyttäjän nimi ja sähköpostiosoite tarvitaan myös (tällä henkilöllä on pääsy hallintaruutuun ja yhteenvetoihin). Hilmaan ilmoitettavat tiedot Hilmaan ilmoitettavien tietojen suhteen on otettava huomioon seuraavat asiat: Ilmoittakaa Y-tunnus aina oikein: kuten Analystican sopimuksessa on kirjattu (Business_Id) Järjestelmä ei muuten löydä hankintaa. Hankintayksikön nimi, kuten on sovittu Analystican kanssa (Contact_Point) Järjestelmä ei muuten löydä hankintaa. Yhteyshenkilön sähköpostiosoite (esim.: hankinnat@turku.fi) Järjestelmä ei muuten voi lähettää kutsuja käynnistämään palauteprosessia. Sivu 2/14

2012 Sivu 3 / 14 2. SPH -palvelun käyttö SPH on kytketty Hilmaan, mikä tarkoittaa, että palvelu on käytössäsi automaattisesti sen jälkeen, kun Hilmaan on kirjattu hankinta. SPH tietää Hilma-tietojen perusteella, milloin palautetta voi kerätä. Voit aloittaa palautteiden keräämisen, kun SPH -palvelusta tulee sähköpostikutsu. Sähköpostikutsu lähetetään Hilmaan ilmoitetulle yhteyshenkilölle. Palvelun käyttö on hyvin yksinkertaista: 1. SPH lähettää automaattisesti sähköpostiviestin noin 7 päivää tarjouksen jättöpäivämäärän jälkeen. Tässä viestissä on kaksi linkkiä: Linkki, jolla käynnistät palauteprosessin ja linkki, jolla estät palauteprosessin käynnistämisen (esimerkiksi, jos samoilta toimittajilta on pyydetty palautetta lähiaikoina). Samalla linkillä pääsette hankinnan raporttiin. Voit itse hankintakohtaisesti päättää, milloin palauteprosessi aloitetaan. 2. Voit milloin tahansa aloittaa palautteiden keruun kirjautumalla SPH-palveluun ja käynnistämällä siellä palauteprosessin. 3. Hankintojen palauteprosessia ei voi käynnistää yli vuoden vanhoille hankinnoille. SPH on toimittajille puolueeton, hankintayksiköt eivät näe toimittajien yksilöiviä tietoja. Analysticaa sitoo salassapitosopimus, eikä se näin ollen voi luovuttaa yksilöiviä tietoja kenellekään. Sivu 3/14

2012 Sivu 4 / 14 3. Prosessi Sivu 4/14

2012 Sivu 5 / 14 4. Miten palvelua käytetään? Valmistelut ennen palauteprosessin alkamista Hankinnasta vastaavan henkilön on tallennettava toimittajien sähköpostiosoitteet esimerkiksi Exceliin, kun tarjoukset ovat saapuneet. Tähän listaan kannattaa myös tallentaa kaikki mahdolliset potentiaaliset tarjoajat (jotka ovat pyytäneet tarjouksen dokumentteja tai ovat muuten esimerkiksi sähköpostilistalla). Hankintapäätöksestä merkitään samaan Exceliin kuka voitti ja kuka ei tarjonnut. Tallenna Excel tiedosto paikkaan, josta se löytyy myöhemmin, kun hankinta on lainvoimainen. Esimerkki: Hankintayksikölle tulevat viestit Hankintayksiköille ilmoitetaan hankinnasta kahdella eri viestillä: 1. Tieto siitä, että hankinta on rekisteröitynyt järjestelmään. Tähän viestiin ei tarvitse reagoida. 2. Kutsu palauteprosessin käynnistämiseen. Viestissä on kaksi erilaista linkkiä: Toisella pääsette käynnistämään palauteprosessin (kts. seuraava kohta) ja toisella voitte merkitä että ette halua kerätä palautteita ko. hankinnalle. Linkit eivät vanhene eli voitte odottaa kunnes hankinta on lainvoimainen, jos esim. päätös lainvoimaisuudesta viivästyy. Sivu 5/14

2012 Sivu 6 / 14 Toimittajien tietojen liittäminen palveluun Liität toimittajien tiedot palveluun klikkaamalla SPH:n lähettämän sähköpostiviestissä olevaa kutsulinkkiä. Tämän jälkeen ohjelmaan aukeaa ruutu, johon liität tallentamastasi Excel-tiedostosta tarjoajien sähköpostiosoitteet: Maalaa ja kopioi sähköpostiosoitteet Liitä sähköpostiosoitteet Excelistä tähän Jatka tällä painikkeella Palauteprosessin käynnistäminen Saat tämän jälkeen tämän jälkeen kuittauksen ruudulle: Ruksaa voittaja (tai voittajat) ja kuka ei tarjonnut. Voit vielä lisätä toimittajia napsauttamalla solua ja kirjoittamalla toimittajan sähköpostiosoitteen Hyväksy lista ja lähetä kutsut toimittajille Sivu 6/14

2012 Sivu 7 / 14 Ohjelma lähettää kutsut toimittajille viimeistään tunnin sisällä. Muutoksia listaan ei tämän jälkeen ole mahdollista tehdä. Saat lopuksi kuittausviestin: Sulje tämä ikkuna, mikäli haluat tulosteen toimittajista Sulje selain tai siirry ohjelman sisäänkirjoittautumisruutuun Voit nyt kirjautua SPH-palveluun napsauttamalla saamasi sähköpostiviestin linkkiä tai sulkea selaimen. Klikkaa sähköpostikutsussa olevaa linkkiä, mikäli haluat seurata missä vaiheessa palauteprosessi on. Saat tulosteen toimittajista tällä tavalla: Paina tulosta -painiketta Sivu 7/14

2012 Sivu 8 / 14 Raportit SPH:n käyttö on periaatteessa jaettu kahteen osioon: 1. Hankinnan raportti 2. Hallintaruudun kautta ajettavat raportit sekä muut toiminnot Hankinnan raportti Saat helposti hankinnan raportin klikkaamalla palauteprosessin käynnistysviestissä olevaa linkkiä. Toisin sanoen linkki, joka avasi ruudun, jolla toimittajat liitettiin. Saman raportin saa auki hallintaruudussakin. Raportissa on seuraavat tiedot: Hankinnan palauteprosessin tila Tässä näkyy hankintaan tulleiden vastauksien määrä (suluissa toimittajien määrä ja vastausprosentti), sekä hankinnan palauteprosessin tila Tallenna raportti Exceliksi tällä painikkeella. Tulostaminen tapahtuu Excelin kautta Hankintayksikön kokonaistulos näytetään ruutuna. Vie osoitin ruudun päälle, mikäli haluat nähdä tarkan tuloksen. Tässä esimerkissä ehdottomat vaatimukset ovat olleet paremmin esillä kuin keskimäärin yksikössä Tulokset esitetään arvona välillä 0...100. Toisin sanoen kyselyssä oleva skaala 1..5 painotetaan arvoilla 0, 25, 50, 75 ja 100 Hankintaan tulleet kommentit näkyvät omilla riveillä (ei näy esimerkissä) Kaikkien muiden hankintayksiköiden tulokset näkyvät tässä. Ruudun taustaväri on tuloksen mukaan. Ero omaan tulokseen näkyy joko sinisellä tai punaisella taustavärillä Sivu 8/14

2012 Sivu 9 / 14 Hallintaruutu ja sisäänkirjautuminen Kirjaudu hallintaruutuun seuraavassa osoitteessa https://qa.analystica.com/online/qa/c/sph.aspx tai www.analystica.fi/sph.aspx sivulla olevasta painikkeesta. Kirjoita salasanasi ja paina Kirjaudu Sinulle avautuu seuraavaksi hallintaruutu (yksikön kokonaistulos hankintojen alla): Etsi hankinta (paina Päivitä painiketta oikealla) kun olet muuttanut hakukriteerejä Tästä löydät muut raportit kuten yhteenveto sekä yhteenvedon kaikista tuloksista Tekstihaku etsii hankinnat sekä otsikko että kuvaustekstin perusteella Käynnistyneet hankinnat Hankinnan tila Hankinnan raportti Yhteenveto hankintayksikön kaikista hankinnoista aukeaa automaattisesti Sivu 9/14

2012 Sivu 10 / 14 5. Kysely Kysely on rakennettu yhteistyössä Kunta 10:in kanssa. Kyselyn rakenne on seuraava: Sivu 10/14

2012 Sivu 11 / 14 Sivu 11/14

2012 Sivu 12 / 14 Sivu 12/14

2012 Sivu 13 / 14 Sivu 13/14

2012 Sivu 14 / 14 Sivu 14/14