HELSINGIN KAUPUNKI 1 N TULOSPALKKIOJÄRJESTELMÄ VUODEKSI 2017 Yleiset periaatteet Tulospalkkiojärjestelmä on laadittu kaupungin tulospalkkioperiaatteiden mukaisesti (kaupunginjohtaja 7.11.2012 89, Virastojen ja liikelaitosten tulospalkkioperiaatteet) ja laatimisessa on huomioitu sekä vuoden 2017 tulospalkkiojärjestelmästä annettu ohje (Kanslian Heos 19.10.2016) että vuoden 2016 tulospalkkiojärjestelmien valmistelusta annettu ohje (Kanslian Heos 13.11.2015). Vuonna 2017 ei virastopäälliköille aseteta henkilökohtaisia tulostavoitteita, vaan henkilöstöosaston ohjeen 19.10.2016 mukaisesti virastopäällikön tavoitteet määräytyvät viraston tulospalkkiojärjestelmässä. Järjestelmän laatimisessa on huomioitu virastojen ja liikelaitosten päälliköiden tulospalkkiojärjestelmästä annettu ohje (Kanslian Heos 19.11.2014). Tulospalkkiojärjestelmän tavoitteet ja tavoitetasot Tarkastusviraston tulospalkkiojärjestelmän tavoitteena on tukea kaupungin strategisten linjausten sekä viraston omien strategisten tavoitteiden viemistä käytännön tarkastus- ja arviointitoimintaan palkitsemalla henkilöstöä tuloksellisesta toiminnasta. Tulospalkkiojärjestelmässä on otettu huomioon virastolle asetetut talousarvion sitovat tavoitteet sekä muita todennettavissa olevia tulostekijöitä kaikilta tuloskortin neljältä alueelta. Tuloskortti toimii aktiivisena työkaluna johdon strategisten linjausten siirtämisessä tarkastusja arviointityöhön. Tavoitteet on asetettu siten, että niillä varmistetaan onnistuminen kriittisillä toiminnan osa-alueilla. Tulostekijöiden tavoitetasot on asetettu riittävän haasteelliselle mutta saavutettavissa olevalle tasolle. Tavoiteasetannassa on otettu huomioon palkkiovuodelle tuloskortissa ja tulosbudjetissa asetettavat tavoitteet, toimintasuunnitelmat, toimintaympäristön muutokset ja edellisinä vuosina saavutetut tulokset. Tulospalkkiojärjestelmän tavoitteet on asetettu siten, että vasta talousarviossa ja tulosbudjetissa asetettuja tavoitteita paremmat saavutukset oikeuttavat täyteen tulospalkkioon. Arviointi- ja tilintarkastustoiminnan riippumattomasta luonteesta johtuen tarkastusvirasto ei voi osallistua yli hallintokuntarajojen menevien prosessien kehittämiseen muuten kuin oman tehtäväkenttänsä luonteen mukaisesti. Tulospalkkiojärjestelmän valmistelu ja käyttöönotosta päättäminen Tulospalkkiojärjestelmä on valmisteltu tarkastusjohtajan johdolla henkilöstön ryhmätyöskentelynä. Työryhmä on johdon kanssa keskustellen valmistellut tulospalkkiojärjestelmän periaatteista ja tulostekijöistä tavoitetasoineen luonnokset, joita on käsitelty johtoryhmässä 22.12.2016 ja 4.1.2017. Luonnosvaiheinen tulospalkkiolomake on esitelty henkilöstökokouksessa 21.12.2016. Tulospalkkiojärjestelmän oltua johtajiston käsittelyssä tarkastusjohtaja tekee päätöksen palkkiojärjestelmän käyttöönotosta.
HELSINGIN KAUPUNKI 2 Kriittisistä menestystekijöistä johdetut tavoitteet ja vuoden 2017 tulospalkkiotavoitteet Tuloskortin näkökulmien (asiakas, talous, prosessit ja rakenteet sekä osaaminen ja henkilöstö) tavoitteiden toteutuminen varmistetaan keskittymällä kriittisistä menestystekijöistä johdettujen strategisten tavoitteiden saavuttamiseen. Vuositavoitteille on tuloskortissa asetettu mittarit ja nimetty vastuuhenkilöt sekä seuranta-ajankohdat. Tavoitteiden toteutumista seurataan johtoryhmässä säännöllisesti. Tuloskortin tavoitteiden toteutumista käsitellään henkilöstökokouksissa ja henkilökohtaisissa tulos- ja kehityskeskusteluissa. Asiakkaat ja vaikuttavuus Strateginen tavoite: Tuota laadukkaita arviointi- ja tarkastuspalveluja hyvässä yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Tulospalkkiotavoite: 1) Asiakkuus-käsitteen uudelleenarviointi kuntalain 410/2015 johdosta laajentuneiden tarkastustoimen tehtävien, kaupungin organisaatiouudistuksen ja uuden toimialamallin pohjalta. Tarkastuksen toimintaympäristö elää muutosta sekä lainsäädännön että ympäröivän organisaation osalta. Asiakkuuksien uudelleentarkastelu on ajankohtaista myös Laatukeskukselta joulukuussa 2016 saadun ulkoisen arvioinnin palautteen pohjalta. Asiakkuuksien uudelleenarvioinnilla pyritään luomaan edellytykset suositusten paremmalle vastaanotolle ja hyödynnettävyydelle ja siten parantamaan arviointi- ja tarkastustyön vaikuttavuutta. Uudelleenarviointia tehdään arviointiprosessin osalta Arvi-ryhmässä ja tarkastusprosessin osalta Tilta-ryhmässä. Yhteenveto ja lopullinen näkemys valmistellaan viraston johtoryhmässä. Tulospalkkiojärjestelmässä asetetaan tavoitteeksi, että perusteltu viraston näkemys tarkastusviraston asiakkuuksista on valmisteltu 30.11.2017 mennessä. Tavoitteen painoarvo on 20. Talous Strateginen tavoite: Toimi taloudellisesti ja tuottavasti. Tulospalkkiotavoite: 2) Sidonnaisuusilmoitusten valvonnan toteuttaminen tarkastuslautakunnan hyväksymän toimintamallin* mukaisesti, viraston resursseja ja määrärahoja kasvattamatta. Tarkastuslautakunnalle on kuntalaissa 410/2015 määritelty uutena vastuuna määrättyjen luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitusten valvonta ja valtuustolle tiedoksi saattaminen. Uusi vastuu astuu voimaan kesällä 2017. Luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on kaksi kuukautta aikaa tehdä ilmoitus tarkastuslautakunnalle. Valvontatehtävän sujuvaan hoitamiseen liittyy alussa useita epävarmuustekijöitä tiedottamisen, tietotekniikan ja neuvonnan osalta. Tarkastusvirasto valmistautuu uuden tehtävän hoitamiseen yhteistyössä kaupunginkanslian hallintoosaston ja tietotekniikka- ja viestintäosaston sekä tietojärjestelmän osalta Taloushallintopalvelun kanssa. Tämä lainsäädännön tuntemusta, tietojärjestelmäosaamista ja asiakaspalvelutaitoja edellyttävä tehtävä pyritään hoitamaan ilman ylimääräisiä henkilö- ja talousresursseja. *Tarkastuslautakunta on merkinnyt toimintamallin tiedoksi 14.12.2016 Tulospalkkiojärjestelmässä asetetaan tavoitteeksi, että tarkastusvirastossa valmistellaan esittelijän päätösehdotus sidonnaisuusilmoituksista tarkastuslautakunnalle 15.11.2017 mennessä. Lisäksi tavoitteen toteutuminen edellyttää, ettei tarkastustoimen vuoden 2017
HELSINGIN KAUPUNKI 3 talousarviomääräraha ylity sidonnaisuusilmoitusten valvontaan liittyvistä syistä. Tavoitteen painoarvo on 10. Prosessit ja tuotteet Strateginen tavoite: Toimi työssäsi tarkastus- ja arviointiprosessien mukaisesti henkilökohtaista työsuunnitelmaa toteuttaen. Tulospalkkiotavoitteet: 3) Tarkastustoimen sitovana toiminnan tavoitteena vuoden 2017 talousarviossa on, että tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelmaan sisältyvistä vuosittain vaihtuvista aiheista* vähintään 60 prosenttia liittyy kaupungin strategiaohjelmassa asetettujen linjausten, tavoitteiden tai toimenpiteiden arviointiin. Tulospalkkiojärjestelmässä tavoitteena on, että tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelmaan sisältyvistä vuosittain vaihtuvista aiheista kaupungin strategiassa asetettuihin linjauksiin, tavoitteisiin tai toimenpiteisiin liittyy vähintään 65 prosenttia (palkkion osuus 100 prosenttia). Tavoitteen painoarvo on 20. *Tähän ei lasketa mukaan seuraavia vuosittain toistuvia arviointeja: sitovien toiminnan tavoitteiden toteutuminen, suositusten vaikuttavuuden seuranta ja kaupungin talouden arviointi. 4) Kehittämishanke: Tiimityömallin uudistaminen ja kaupungin toimialarakenteen muutosten huomioiminen tilintarkastuksessa. Tilintarkastuksen toimintamalli rakentuu kolmelle tiimille, joista kaksi keskittyy tilikauden aikaisiin tarkastuksiin ja yksi tilinpäätöksen tarkastamiseen. Tarkastusten koordinoinnin tehostamiseksi ja helpottamiseksi toimintamallia kehitetään siten, että tilintarkastussuunnitelma rakentuu yhdelle tilikauden aikaiselle ja yhdelle tilinpäätöstiimille. Kaupungin uusi toimialarakenne tulee vaikuttamaan tarkastusten kohdentamiseen, mikä vaatii perusteellisia muutoksia tarkastussuunnitelmaan ja edellyttää tarkastajilta valppautta myös tarkastuksia toteuttaessa. Kehittämishankkeen toteutuminen on vastuutettu tarkastuspäällikölle ja tiiminvetäjille, mutta sen suunnitteluun ja toteuttamiseen osallistuu koko Tilta-ryhmä (noin 90 prosenttia henkilöstöstä). Tulospalkkiojärjestelmässä tavoitteena on, että uudistettu tiimityömalli on käyttöönotettu ja kaupungin toimialarakenteen muutokset huomioitu tarkastussuunnitelmassa 31.8.2017 mennessä. Tavoitteen painoarvo on 15. Henkilöstö ja osaaminen Strateginen tavoite: Huolehdi henkilökunnan osaamisesta, työhyvinvoinnista ja saatavuudesta. Tulospalkkiotavoitteet: 5) Työhyvinvoinnin kehittämishanke: Työyhteisötaitojen parantaminen. Tarkastusviraston vuoden 2016 Kunta 10-tutkimuksen työyhteisöä koskevat tulokset olivat heikentyneet. Viraston työhyvinvointiryhmä täydennettynä johtoryhmän henkilöstön edustajalla valmistelee vuodelle 2017 toimenpideohjelman, jolla pyritään vaikuttamaan myönteisesti työyhteisöön. Erityisesti keskitytään niihin tekijöihin, joilla on vaikutusta työyhteisössä auttamiseen ja huomaavaisuuteen, sosiaaliseen pääomaan ja rakentavan palautteen antamiseen ja vastaanottoon. Koska Kunta10-tutkimus toteutetaan kahden vuoden välein, käytetään osamittarina viraston työmotivaatiokyselyn tuloksia. Työhyvinvoinnilla voidaan arvioida olevan vaikutusta henkilöstön työmotivaatioon.
HELSINGIN KAUPUNKI 4 Tulospalkkiojärjestelmässä tavoitteena on, että Tyhy-ryhmän laatima ja johtoryhmän hyväksymä työhyvinvoinnin toimenpideohjelma toteutuu 30.11.2017 mennessä (palkkion osuus 50 prosenttia) ja että työmotivaatiokyselyn kokonaistulokset paranevat vuodesta 2016 (palkkion osuus 100 prosenttia). Tavoitteen painoarvo on 15. 6) Ammattitaitoa tilintarkastuksessa mitataan kaupungin ulkoisen tilintarkastajan tarkastusvirastolle antamien tarkastajakohtaisten arvioiden keskiarvolla. Tilintarkastaja antaa arvionsa asiakasyhteistyöstä, tehokkuudesta, tarkastusprosessista, yhteistyöstä ja yleisominaisuuksista samalla asteikolla, jolla se arvioi omaa henkilökuntaansa: 5 loistava (suoritus ylittää jatkuvasti ja selvästi työlle asetetut odotukset ja vaatimukset) 4 erinomainen (suoritus ylittää työlle asetetut normaalit odotukset ja vaatimukset) 3 hyvä (suoritus vastaa odotuksia ja työlle asetettuja vaatimuksia) 2 hyväksyttävissä (suoritus useimmiten vastaa odotuksia ja työn minimivaatimuksia) 1 kehitettävää (suoritus jää hyväksyttävissä olevan tason alapuolelle). Kaikkien tulosten keskiarvot vuosilta 2009 2016 ja asetetut tavoitteet: 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Kaikkien tulosten keskiarvo 3,33 3,35 3,40 3,48 3,51 3,50 3,47 3,70 Tuloskortissa asetettu tavoite N/A N/A N/A 3,38 3,43 3,43 3,50 3,50 Arviointilomaketta muutetaan keväällä 2017 yhteistyössä tilintarkastajan kanssa. Muutosten tavoitteena on helpottaa palautteen antamista ja parantaa palautteen hyödynnettävyyttä tarkastajien osaamisen kehittämisessä. Tulospalkkiojärjestelmässä tilintarkastuksen ammattitaidon tulospalkkioon oikeuttava tavoitetaso on vähintään 3,60 (palkkion osuus 50 prosenttia), vähintään 3,65 (palkkion osuus 75 prosenttia) tai vähintään 3,70 (palkkion osuus 100 prosenttia). Tavoitteen painoarvo on 10. 7) Ammattitaitoa arvioinnissa mitataan tarkastuslautakunnan antamalla arviolla tarkastusviraston henkilökunnan palvelukyvystä, ammattitaidosta, muistioiden laadusta, työn laadusta, arviointikertomuksen laadusta, aikataulussa pysymisestä ja toiminnan tehokkuudesta. Tarkastuslautakunta antaa arvionsa asteikolla 1 5 (1 = täysin eri mieltä, 5 = täysin samaa mieltä). Viraston tulosten keskiarvot vuosilta 2012 2016 ja asetetut tavoitteet: 2012 2013 2014 2015 2016 Kaikkien tulosten keskiarvo, virasto 4,84 4,88 4,59 4,75 4,62 Tuloskortissa asetettu tavoite 4,40 4,70 4,60 4,57 4,70 Vuosien 2012 ja 2013 arviot on antanut vuosien 2009 2012 lautakunta, vuosien 2014 2016 arviot nykyinen, eli vuosien 2013 2016 lautakunta. Lautakunnan puheenjohtaja vaihtui marraskuussa 2015. Tarkastuslautakunnalle suunnattua asiakaskyselyä muutetaan keväällä 2017. Muutosten tavoitteena on lisätä vastaajien lukumäärää, helpottaa ja täsmentää palautteen antamista ja parantaa palautteen hyödynnettävyyttä viraston osaamisen ja toiminnan kehittämisessä. Tulospalkkiojärjestelmässä arvioinnin ammattitaidon tulospalkkioon oikeuttava tavoitetaso on vähintään 4,60 (palkkion osuus 50 prosenttia), vähintään 4,65 (palkkion osuus 75 prosenttia) tai vähintään 4,70 (palkkion osuus 100 prosenttia). Tavoitteen painoarvo on 10.
HELSINGIN KAUPUNKI 5 Kehittämishankkeiden osuus tulospalkkiotavoitteiden painoarvosta on 30 prosenttia. Tulospalkkion suuruus, laajuus ja rahoitus Tulospalkkio on erillinen ryhmäpalkkio joka maksetaan saavutettujen tulostavoitteiden perusteella kerran vuodessa. Tulospalkkio on omarahoitteinen. Tulospalkkioihin voidaan käyttää enintään 5 prosenttia viraston vuotuisesta säännöllisen työajan palkkasummasta. Enimmäismäärä voidaan käyttää, jos kaikki tulostekijät ovat toteutuneet täysimääräisinä ja palkkiot voidaan maksaa talousarvion puitteissa. Tulospalkkiojärjestelmä koskee koko tarkastusviraston henkilöstöä. Tulospalkkio maksetaan henkilökohtaisena palkkiona. Palkkiot maksetaan tasasuuruisina summina, mutta kuitenkin korkeintaan yhden kuukauden varsinaisen palkan suuruisena. Tulospalkkiojärjestelmään kuuluminen edellyttää vähintään 4 kuukauden yhtäjaksoista palvelussuhdetta. Tulospalkkiota maksetaan vain palkkioiden maksamisajankohtana kaupungin palveluksessa oleville. Poikkeuksena ovat eläkkeelle jääneet henkilöt, joille maksetaan palkkio työssäoloajan suhteessa. Palvelun tulee olla Helsingin kaupungilla yhtäjaksoista maksamisajankohtaan saakka. Tulospalkkiojärjestelmän luonteeseen kuuluu, että palkkiota ansaitaan todellisen työssäolon ja työnteon perusteella. Tulospalkkiota maksetaan suhteessa tehtyyn työaikaan. Sitä ei makseta työssäolon keskeytyksen ajalta, ellei keskeytys aiheudu vuosilomasta, säästövapaista, palkallisesta koulutuksesta, lahjalomista tai muista palkkiona saaduista vapaista. Kaikki muut virka- ja työvapaat, kuten esimerkiksi sairaus- ja tapaturmalomat, vanhempainvapaa, hoitovapaa sekä opintovapaat, vähentävät tulospalkkiota. Poikkeuksena on 105 arkipäivää kestävä pakollinen äitiysvapaa, joka luetaan kokonaisuudessaan tulospalkkioon oikeuttavaksi ajaksi. Koko vuoden työstä poissa ollut henkilö ei saa tulospalkkiota myöskään vuosilomansa ajalta, koska järjestelmän tavoitteena on palkita tuloksen tekemisestä. Tulospalkkio määräytyy aina suhteessa työssäoloaikaan, jolloin myös osa-aikaiset saavat tulospalkkion työajan suhteessa. Mikäli henkilön palvelussuhde tarkastusvirastossa päättyy kesken vuotta, hän ei saa tulospalkkiota. Kaupungin sisällä työpaikkaa tulospalkkiovuoden aikana vaihtaneet saavat mahdollisen tulospalkkion kummastakin yksiköstä työssäoloajan suhteessa edellyttäen, että he ovat olleet kaupungin palveluksessa vähintään 4 kuukautta (tarkastusvirastossa 4 kuukautta). Tulospalkkiojärjestelmän seuranta ja arviointi Tulostekijöitä seurataan viraston johtoryhmässä, laajennetussa johtoryhmässä, henkilöstökokouksissa sekä henkilökohtaisissa tulos- ja kehityskeskusteluissa, joita käyvät tarkastusjohtaja, tarkastuspäällikkö, arviointipäällikkö ja controller. Tulospalkkiojärjestelmän toteutumisesta, maksetuista palkkioista ja niiden rahoittamisesta raportoidaan Kanslian henkilöstöosastolle sen määrittelemällä tavalla. Kaikista seurantakokouksista (johtoryhmä, laajennettu johtoryhmä, henkilöstökokous) laaditaan muistio tai pöytäkirja, jotka ovat koko henkilökunnan luettavissa intranetissä ja jotka arkistoidaan asianmukaisesti. Kehittämishankkeiden toteutumista seurataan johtoryhmässä. Koulutus- ja kehittämisohjelma ja johtoryhmän kokousmuistiot arkistoidaan asianmukaisesti.
HELSINGIN KAUPUNKI 6 Järjestelmää arvioidaan jatkuvasti edellä kuvaillun seurannan yhteydessä ja loppuarviointi suoritetaan tulospalkkiojärjestelmän toteutumisesta raportoitaessa. Tulospalkkioiden maksamisesta päättäminen Tarkastusjohtaja toteaa asetettujen tavoitteiden toteutumisen ja päättää tulospalkkion maksamisesta rahoitusmahdollisuudet huomioon ottaen. Tulospalkkiot maksetaan tulospalkkiovuotta seuraavan vuoden helmikuun loppuun mennessä. Jos jaettava tulospalkkiosumma jää vähäiseksi, tarkastusjohtaja voi päättää, että summa maksetaan työyhteisörahana. Tulospalkkiot kirjataan tulospalkkiovuoden menoiksi. Helsingissä 19.1.2017 Pirjo Hakanpää tarkastusjohtaja LIITE Tarkastusviraston tulospalkkiolomake 2017