Projektipäällikkö Jouni Paavilainen TÄSMÄLLISYYSJOHTAMISMALLI, PROJEKTIRYHMÄN 2. KOKOUS Liikenneviraston neuvotteluhuone Asema, 13.1.2012 1
Asialista 1. Kokouksen avaus 09.00 09.05 2. Edellisen kokouksen muistio 09.05 09.10 3. Terveiset ohjausryhmältä 09.10 09.15 4. Katsaus projektin etenemiseen 09.15 09.30 Osallistumisten havainnot teemoittain Extranet & Prezi 5. Täsmällisyystyön organisointi 09.30 10.45 Alustus Minityöpaja Purku 6. Seuraavat kokoukset ja työpajat 10.45 10.50 7. Ohjausryhmälle vietävät asiat 10.50 10.55 8. Kokouksen päättäminen 10.55 11.00 2
Edellisen kokouksen (7.11.) muistio Tarpeen muodostaa kokonaiskuva mitä tehty, mitä käynnissä, millä aikataululla Tämä projekti sateenvarjo: integrointi, parhaiden käytäntöjen levittäminen Muodostetaan road map (ks. prezi) Työn tavoitteet ja menetelmät Toisena painotuksena strategiset päämäärät Siirtyminen häiriönhallinnasta ennaltaehkäisyyn ja varautumiseen Täsmällisyys osaksi päivittäistä johtamista Toisena painotuksena organisointi ja toimintatavat Täsmällisyys leikkaa läpi koko toiminnan: tarve poikkiorganisatoriselle ajattelulle Käsittelyfoorumit ja niiden osallistujat, aiheet, jne. Asiakas toiminnan lähtökohdaksi Mallin jalkautukseen kiinnitettävä huomiota Suunnitelma tarkennuksineen esitelty ohjausryhmälle 9.12.2011 3
Terveiset ohjausryhmältä (9.12.) Ei suuria muutoksia työn tavoitteisiin tai toteutustapaan Tarve täsmällisyysjohtamiselle (ja tälle työlle) ilmeinen Siirtyminen häiriönhallinnasta ennaltaehkäisyyn erinomainen periaate Projektiryhmään Sami Hovi ja Joona Hurmerinta Matriisiorganisaatio(verkosto)n onnistuneen toiminnan edellytys on, että kaikilla toimijoilla on yhteinen visio ja kulttuuri SIIS: keskityttävä ennen kaikkea organisaatioiden ja yksiköiden väliseen toimintaan Tällä hetkellä Livin ja VR:n toimintakulttuurit melko erilaiset Keskijohto- ja asiantuntijatason lisäksi työhön voimakkaampi kytkentä ylimmän johdon toimintaan Lisää ohjausryhmän kokouksia + haastatteluja Työn kytkentä mm. yleisstrategioihin ja toimintasuunnitelmiin Loppuraportin syytä olla mahdollisimman tiivis ja havainnollinen Kuvia, kaavioita, toimenpide-ehdotuksia, listoja 4
Osallistumiset tähän asti VR:n täsmäryhmä (21.9., 16.11., 21.12., 12.1.2012) LISU-seminaari (8.11.) VR:n täsmäprojektin ohry (10.11.) VR:n tuotannonsuunnittelu- ja ohjausprosessin ohry (14.11.) KP1-alueen sanktiomallikokous (18.11.) Lokakuun käytettävyyspalaveri (21.11.) Poikkeuss. parant. & supistamiss. käyttöönottop. ohry (24.11., 16.12.) Liekki-allianssi (25.11, 11.1.2012) Matka- & kuljetusketjujen strateginen hanke ohry (9.12.) Palaveri talvitoimenpiteistä (9.1.2012) Kahdenkeskisiä tapaamisia (mm. Paavilainen, Mattila, Kröger, Torttila) 5
Havaintoja osallistumisista: VR:n täsmäryhmä & täsmäprojekti Menestystekijöitä ryhmien toiminnassa Oikea kokoonpano; poikkiorganisatorisuus Asioiden etukäteisvalmistelu (mm. analyyseihin perustuvat esitykset) Toimivat rajapinnat sekä toiminnallisiin yksiköihin että johtoon Selkeät tavoitteet, vastuut ja valtuudet Palaute toiminnasta Menestystekijöitä toimenpiteiden läpiviennin onnistumisessa Systemaattinen prosessi ja sen toteutumisen varmistaminen: Heräte Valmistelu (mm. kustannus- ja vaikutusarvio) Päätöksenteko Suunnittelu & toteutus Vaikutusten seuranta Selkeä vastuuttaminen (valmistelu & toteutus) Johdon sitoutuminen; lyhyt päätösketju 6
Havaintoja osallistumisista: LISU-seminaari & LIEKKI-allianssi Urakoitsijan osallistuminen suunnitteluvaiheeseen hyvä malli Työrakojen tehokas hyödyntäminen Liikenteen huomioonottaminen Kokonaisuuden optimointi Vuosikello on/olisi erinomainen työkalu erilaisissa prosesseissa Investoinneissa suunnitelmallisuus ja pitkäjänteisyys korostuvat Rahoituspäätökset olisi syytä tulla hyvissä ajoin Suunnitelmissa olisi syytä pysyä Työnopeus/-tehokkuus vs. kapasiteetti/suorite vs. täsmällisyys Kolmion optimoinnissa tulisi ottaa huomioon kaikki vaikutukset Vuosien takaisen mallin (vain yksi toimija) haikailu ei auta Uuteen on sopeuduttava ja hyödynnettävä sen mahdollisuudet 7
Havaintoja osallistumisista: muut Matka- ja kuljetusketjut Täsmällisyys on ketjujen tärkein menestystekijä täsmätyön on kummuttava strategiselta tasolta Käytettävyyskokous Tämän hetken sanktio-/insentiivimallit eivät ohjaa toimintaa riittävästi Kunnossapitoalue 1 -kokous Suoritteiden sijaan kannattaa ostaa käytettävyyttä (riskiä urakoitsijalle) Poikkeuss. parant. & supistamiss. käyttöönottop. ohry Yhteistoiminta, yksinkertaiset mallit, suunnitelmallisuus Talvitoimenpiteet Häiriötilanteiden purkutilaisuudet erinomainen asia Kuinka vaikutetaan ulkopuolisiin reunaehtoihin (esim. rata-alueiden puut)? Rullaava riskiarvio? 8
Extranet ja Prezi Projektin aineistoille (asialistat, materiaalit, muistiot yms.) on perustettu extranet sivusto: www.tut.fi/verne/raideliikenne/tasmallisyysjohtamismalli Salasana: TTY-LIVI-VR Täsmällisyysjohtamismallin muodostamisessa hyödynnetään Prezi-esitysohjelmistoa Linkki ajantasaiseen versioon mallista löytyy em. extranet-sivulta Täsmällisyystutkimuksen road map, täsmällisyysjohtamismallin runko 9
Täsmällisyystyön organisointi: alustus Alustus 09:30 09:45 Minityöpaja 09:45 10:15 Purku 10:15 10:45 Sekä projekti- että ohjausryhmässä tärkeimmäksi osa-alueeksi noussut ORGANISOINTI JA TYÖTAVAT Sekä organisaatioiden välinen että sisäinen organisointi Organisoitumisen kehittämisen tavoitteita: Häiriösietoisuuden ja täsmällisyyden parantaminen (tehokkaasti) Sekä normaali- että poikkeusolosuhteet Pitkäjänteisyys, kokonaisuuden optimointi Päällekkäisen työn karsiminen Työn ja päätöksenteon ketteryyden (nopeus, yksinkertaisuus) lisääminen Tiedontuotannon ja -kulun tehostaminen Vaikutusten arvioinnin parantaminen Täsmällisyystyön kaksi näkökulmaa: Konkreettiset, erilliset täsmällisyystoimenpiteet Täsmällisyystyön integrointi kaikkeen toimintaan 10
Täsmällisyystyön organisointi: minityöpaja Alustus 09:30 09:45 Minityöpaja 09:45 10:15 Purku 10:15 10:45 RYHMÄ 1: Konkreettiset, erilliset täsmällisyystoimenpiteet Nykytilanne: Livillä budjetoitu 5 M (ks. erillinen dokumentti), hallinnoija? VR:llä budjetoitu n. 8 M, hallinnoija täsmäryhmä (ent. täsmäprojekti) Tärkeimpiä pohdittavia asioita: Ryhmien kokoonpanot, vastuut, valtuudet, aiheet? Ryhmien toimintamalli/-prosessi (herätteestä päätöksenteon kautta vaikutusten seurantaan)? Tietojen ja parhaiden käytäntöjen jakaminen ryhmien välillä; ristiinosallistuminen? RYHMÄ 2: Täsmällisyystyön integrointi kaikkeen toimintaan Nykytilanne? Tärkeimpiä pohdittavia asioita Miten saadaan täsmällisyysfilosofia jalkautettua? Johdon rooli vs. täsmähenkilöiden/-foorumien rooli vs. yksiköiden rooli? Livin ja VR:n yhteinen toiminta vs. sisäinen toiminta? Eri toimintojen (esim. infrainvestoinnit, kaluston kunnossapito) näkökulmat? Jari Paavilainen (pj) Egon Blomqvist Pertti Tapola Maria Torttila Antero Kaukonen Tommi Mäkelä Heli Mattila (pj) Antti Kylkilahti Ari Marjamäki Anu Kruth Jouni Paavilainen Riikka Salkonen 11
Täsmällisyystyön organisointi: ohje RYHMÄ 1:n puheenjohtajalle Alustus 09:30 09:45 Minityöpaja 09:45 10:15 Purku 10:15 10:45 KONKREETTISET, ERILLISET TÄSMÄLLISYYSTOIMENPITEET: Nykytilanne ja sen haasteet Kuinka hyvin täsmällisyyttä käsittelevät ryhmät toimivat? Esim. onko ryhmien kokoonpanot, työnjaot ja asialistat oikeansuuntaiset, saavatko ryhmät edistettyä täsmällisyyttä parhaalla mahdollisella tavalla, onko jollakin osa-alueilla puutteita? Optimaalinen toimintamalli Ryhmien kokoonpanot, vastuut, valtuudet, aiheet? Ryhmien toimintamalli/-prosessi (herätteestä päätöksenteon kautta vaikutusten seurantaan)? Tietojen ja parhaiden käytäntöjen jakaminen ryhmien välillä; ristiinosallistuminen? Mallilla saavutettavat hyödyt (ja sen mahdolliset haasteet) 12
Täsmällisyystyön organisointi: ohje RYHMÄ 2:n puheenjohtajalle Alustus 09:30 09:45 Minityöpaja 09:45 10:15 Purku 10:15 10:45 TÄSMÄLLISYYSTYÖN INTEGROINTI KAIKKEEN TOIMINTAAN: Nykytilanne ja sen haasteet Kuinka täsmällisyys näkyy jokapäiväisessä toiminnassa; kuinka nykyinen organisointi ja toimintatavat tukevat täsmällisyyttä? Esim. onko yksiköissä täsmällisyydestä/laadusta vastaavia henkilöitä; onko täsmällisyys mukana yksiköiden päivittäisen toiminnan asialistoilla? Optimaalinen toimintamalli Miten saadaan täsmällisyysfilosofia jalkautettua? Johdon rooli vs. täsmähenkilöiden/-foorumien rooli vs. yksiköiden rooli? Livin ja VR:n yhteinen toiminta vs. sisäinen toiminta? Eri toimintojen (esim. infrainvestoinnit, kaluston kunnossapito) näkökulmat? Mallilla saavutettavat hyödyt (ja sen mahdolliset haasteet) 13
Täsmällisyystyön organisointi: purku Alustus 09:30 09:45 Minityöpaja 09:45 10:15 Purku 10:15 10:45 Ryhmä 1: Konkreettiset, erilliset täsmällisyystoimenpiteet Nykytilanne ja sen haasteet Optimaalinen toimintamalli Mallilla saavutettavat hyödyt (ja sen mahdolliset haasteet) Ryhmä 2: Täsmällisyystyön integrointi kaikkeen toimintaan Nykytilanne ja sen haasteet Optimaalinen toimintamalli Mallilla saavutettavat hyödyt (ja sen mahdolliset haasteet) 14
Seuraavat kokoukset ja työpajat Organisoinnin jatkotyöstäminen? Mittarit ja tavoitteet: kokous tämän kokouksen jälkeen Mittareiden ja tavoitteiden jatkotyöstäminen? Ohjausryhmän kokous pe 17.2. projektiryhmän kokous ennen tätä 15
Ohjausryhmälle vietävät asiat Organisointi 16
Projektipäällikkö Jouni Paavilainen KIITOS! Liikenteen tutkimuskeskus Verne 17