Hankkeen nimi PRIIMA 2 Opetushallituksen rahoittama valtakunnallinen vertaisarviointihanke oppisopimustoimijoiden parhaiden käytänteiden ja kehittämiskohteiden kartoittamiseksi ja toiminnan kehittämiseksi yhtenäisempään ja laadullisesti parempaan suuntaan. Arvioinnin kohde Arvioinnin aika ja paikka Stadin aikuisopisto, oppisopimusyksikkö 12.-13.11.2013 Helsinki Yhteyshenkilö: Arja Koli Puh. (09) 310 86874, 040 163 8183 Arvioitava kriteeristön osa-alue Arviointiryhmän jäsenet (nimi, puh, e-mail) Arvioinnin kohteen esittelijät Haastateltavat Oppisopimuskoulutuksen päättäminen 1. Jorma Käyhkö, puh. 050 415 1471, jorma.kayhko@keuda.fi 2. Satu Matikainen, puh. 050 415 0967 satu.matikainen@keuda.fi 3. Elina Miettinen, puh. 040 765 5817, elina.miettinen@hyria.fi 4. Ulla Poutiainen, puh. 040 718 1661, ulla.poutiainen@hyria.fi Arja Koli Opiskelijan edustajat: Kristiina Bifraden Työpaikkakouluttajan edustajat: Hilkka Torppala Oppilaitoksen edustajat: Aulikki Vasko, Edupoli Oppisopimuskeskuksen edustajat: ryhmä B, oppisopimusneuvojat: Tuula Nisonen, Martin Flood, sihteeri Arla-Mia Gardemeister ryhmä C, koulutustarkastajat: Virpi Heinonen, Kaija Heiskanen, Leena Parkkila Ennakkomateriaalit - itsearviointiraportti ja yhteenveto - työssäoppimisen palaute - henkilökohtaistamisen prosessikuvaus
- arkistonmuodostussuunnitelma - oppisopimustoimiston arkistointiohje - oppisopimustoimiston prosessit - palvelukuvaus: Stadin aikuisopisto - lyhyt kuvaus viime vuoden vertaisarvioinnin jälkeen tapahtuneesta kehitystyöstä Arviointipäivien itsearviointi2013.xlsx Itsearviointiraportti2 alustava aikataulu.docx 9102014.docx DOC221013-221020 13073416.pdf Henkilökohtaistamise Opevin n prosessikuvaus 3.6.2013.docx arkistointimuodostussuunnitelma.docx Oppisopimustoimisto OPPISOPIMUSTOIMI Palvelukuvaus Stadin n arkistointiohjeet.docx STON PROSESSIT 29.11.2012.docx aikuisopisto 2013 oppisopimuskoulutus.docx Vertaisarvioinnin jälkeen tapahtunut kehitystyö 2013.docx Teemat/kysymykset/vastaukset Päättövaiheen toimintapa Päättövaiheen toimintatapa on kuvattu yleisellä tasolla koulutuskansiossa ja Stadin aikuisopiston palvelukuvauksessa. Jaettu oppisopimuskansio auttoi opiskelijaa hahmottamaan oppisopimusprosessia. Huomio: oppisopimusyksikön haastateltavat kokevat, että työtä on kohtuuttomasti päättövaiheessa. Odotukset SopimusProsta ovat melkoiset. Huomio: Ei-tutkintotavoitteisessa koulutuksessa osaamiskokonaisuuksia/koulutuskokonaisuuksia ei ole viety opiskelijahallinnon ohjelmaan. Miten työpaikalla tapahtuvan oppiminen arvioidaan ja miten tietopuolisen opetuksen arvioinnit saadaan? Tutkintotodistuksen saanti Näyttötutkinnon tutkinto/osatutkintotodistuskopiot tulevat oppilaitoksilta, jos tulevat. Niitä ei systemaattisesti pyydetä, kun oppiaika on päättymässä. Vuoden lopussa
karhutaan puuttuvia todistuskopioita tilastointia varten, mikäli niitä ei ole toimitettu. Opiskelijalla on oppisopimusajan päätyttyä vuosi aikaa tehdä tutkintosuorituksia. Loppulasku pannaan maksuun myös ilman tutkintotodistus/osatutkintotodistuskopiota, mikäli on tieto siitä, että tutkintosuoritus on menossa tutkintotoimikuntaa esim. joulukuussa. Tutkintotodistuksia ammatillisena peruskoulutuksena suoritetusta perustutkinnosta ei ole ollut. Huomio: miten tutkinnon suorittamista seurataan oppiajan päättymisen jälkeen: missä ajassa ja merkinnät, opintososiaaliset edut, kuka seuraa? Oppisopimuskoulutuksesta myönnettävät osallistumistodistukset Oppisopimusneuvoja lähettää paperisen päättöarvioinnin opiskelijalle kotiin noin kuukautta ennen oppisopimusajan päättymistä. Mukana on palautekyselylomake ja johtajan tekemä saatekirje. Lomaketta joudutaan karhuamaan useamman kerran. Oppilaitos lähettää automaattisesti opintosuoritusotteen. Osallistumistodistus tehdään dokumenttien perusteella. Mikäli liitteitä ei ole käytettävissä, osallistumistodistusta ei kirjoiteta. Osallistumistodistus tehdään Opetushallituksen todistusmääräyksen mukaisesti arviointiasteikkoa noudattaen. Oppisopimusyksikkö lähettää osallistumistodistuksen liitteineen oppiajan päätyttyä kotiin tai se jaetaan päätöstilaisuudessa. Tällä hetkellä ei ole ammatillisen peruskoulutuksen (OPSperusteinen) osallistumistodistuksia. On tulossa myöhemmin. Ei-tutkintotavoitteista koulutuksesta kirjoitetaan vapaamuotoinen osallistumistodistus. Huomio: arviointien yhdistelmän laskeminen ja muodostuminen. Työpaikalla tapahtuvan oppimisen arvioinnin
painotus 70 %, mitä tarkoittaa käytännössä? SopimusPro: miten laskee? Huomio: miten pian osallistumistodistus kirjoitetaan oppiajan päättymisen jälkeen? Heti, kun dokumentit kasassa. Toteutuksen varmistaminen Oppisopimuksen muutokset tehdään yleensä muutoslomakkeella, jonka työnantaja ja opiskelija allekirjoittavat. Muutoksista lähetetään tieto vaihtelevasti oppilaitokseen ja te-toimistoon (mikäli palkkatuki). Mikäli osapuolten allekirjoitukset, ei lähetetä. Ennen muutosta opiskelija tai joku muu ottaa yhteyttä koulutustarkastajaan. Mikäli sähköpostiviestissä tarvittavat tiedot, muutos tehdään. Lisätietoja kysytään tarvittaessa. Ohjausryhmätoiminta tukee koulutuksen toteuttamisprosessia ja päättövaihetta ryhmien osalta. Huomio: olisiko hyvä lähettää oppisopimuksen muutostieto varmistuksena muutoksen hyväksymisen jälkeen myös työnantajalle ja opiskelijalle? Oppisopimuskoulutuksen kehittäminen Loppupalautetta kerätään. Paperinen palautekyselylomake lähetetään päättöarvioinnin yhteydessä. Järjestelmä hakee muotoaan ja vaihtelee eri työntekijöiden kesken. Työpaikan edustajat kokivat, ettei palautetta ole kerätty. Oppilaitoksen edustaja toivoi saavansa palautteet tiedoksi. Palautteen analysointi ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä vaihtelee. Kerätty tieto saattaa jäädä työntekijän pöydälle ja voi jäädä kokonaan hyödyntämättä. Keskusteluissa tuli esille toive siitä, että SopimusPro tulee auttamaan palautteen keräämisessä, analysoinnissa ja hyödyntämisessä. Huomio: työpaikan edustajien taholta toivottiin työpaikkakouluttajakoulutusta oppisopimusyksikön järjestämä-
nä. Kuitenkin he ilmoittivat käyneensä työpaikkakouluttajakoulutuksen ja näytönarvioijakoulutuksen? Oppilaitoksen järjestämä työpaikkaohjaajakoulutus. Oppisopimuskoulutusta koskevien tietojen arkistointi Tietojen tallentaminen Koulutustarkastaja tuo kaikki päättövaiheen dokumentit käsittelyyn neuvojalle tai sihteerille. Jotkut säästelevät niitä omissa laatikoissaan. SopimusProhon merkintä, jos sihteeri tai neuvoja saa dokumentit, ei merkintää, jos ne ovat koulutustarkastajalla. Henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevat suunnitelmat (HOJKS) arkistoidaan kassaholvissa, sihteeri saa dokumentin, merkkaa SopimusProhon, ja vie kassaholviin. Otetaan tarvittaessa käyttöön ja palautetaan takaisin holviin. Arkistointi Arkistonmuodostussuunnitelma on tarkka ja selkeä. Oppisopimusdokumentit menevät arkistoon noin 1-2 vuoden kuluessa oppisopimuksen päättymisestä. Viedään arkistoon vaikka todistuksia ei olisi saatu. Tuoreimmat vuodet 2009 arkistoitu/säilytyksessä oppisopimusyksikössä. Vanhemmat ovat pääarkistossa alakerrassa. Jokainen hoitaa oman vastuualueensa arkistoinnista. Pääarkistoinnista sovitaan erikseen ja arkistointi tehdään talkoilla (yhteistyössä). Oppisopimus, henkilökohtainen opiskeluohjelma, osallistumistodistuksen kopio, opintosuoritusote, muutoslomake ja tutkintotodistuskopio menevät arkistoon. Arkistointiaika on 10 vuotta. Osallistumistodistuksen arkistointikappale on eri paikassa ja arkistoidaan lain mukaan pysyvästi. Huomio: onko tehty rekisteriseloste tallennetuista tiedoista? Kaupungin verkkosivuilla.
Opiskelijan asiakirjat Henkilökohtaistamismääräyksen mukaisia henkilökohtaistamisdokumetteja ei erikseen pyydetä eikä niitä arkistoida. Dokumentit kerätään ja arkistoidaan vaihtelevasti (hakeutumisvaihe). Yhtenäinen toiminta tapa puuttuu. HOJKS:n päättöarkistointi: edelleen kassakaapissa. Ei erillistä prosessia tietojen arkistoinnista, säilytysaika. Eri oppilaitosten käytännöt vaihtelevat. Vahvuudet Päättövaiheen arkistoinnin ohjeet ovat selkeät ja toimivat. Koulutustarkastajan pitämä päättöinfo ryhmille on hyvä käytäntö Organisaation muutos mahdollistaa toiminnan rakenteen uudistamisen (tiimit) ja sitä kautta mm. SopimusPron hyödyntämisen. Samalla myös prosesseja ja toimintaa selkeytetään. Itsearviointi: toimiva arkistointi, henkilökohtaistamisen prosessi on kuvattu, ohjausryhmien toiminta. Kehittämiskohteet Tutkintotodistuksen saanti: Tutkintotodistukset ja ammattiosaamisen näytöt ammatillisena peruskoulutuksena suoritetusta perustutkinnosta: toimintaprosessin suunnittelu Olisiko toimivampi käytäntö pyytää tutkintotodistuskopiot systemaattisemmin heti oppiajan päätyttyä? Oppisopimuskoulutuksesta myönnettävät osallistumistodistukset Osallistumistodistus tulee kirjoittaa aina. Voisiko hyödyntää esim. tehtyjä väliarviointeja? Sopimus- Pron myötä saadaan myös väliarviointihistoria. Nyt tämä historia on ainoastaan koulutustarkastajan päässä tai omassa arkistossa. Toteutuksen varmistaminen Miten varmistetaan yksittäisen opiskelijan tutkinnon suorittaminen ja työpaikalla tapahtuvan oppimisen päättöarviointi?
Oppisopimuskoulutuksen kehittäminen Loppupalautteen keräämiseen, käsittelyyn ja hyödyntämisen toiminnan kehittämisessä voisi olla hyödyllistä laatia yhteinen prosessikuvaus, toimintatavat ja sopia työnjaosta. SopimusPron hyödyntäminen mm. palautteen keräämisessä sekä sen laaja ja monipuolinen käyttö (esim. tietojen tarkempi ja systemaattinen tallentaminen). Loppupalautteen systemaattinen yhteinen analysointi ja jatkotoimenpiteistä päättäminen. Itsearviointi: loppupalautteen arviointi, palautteen perusteella toiminnan kehittäminen, SopimusPron täysimääräinen käyttö Yhteenveto Vertaisarviointipäivien ennakkomateriaali oli riittävän laaja arvioinnin tekoon. Käytännön järjestelyt oli hyvin hoidettu ja tarjoilut herkullisia. Näkemyksemme mukaan päättövaiheen toimintatapa kokonaisuudessaan toimii. Joitakin keskusteluissa tulleita palautteita ja huomiota haluamme nostaa esille. Oppisopimusyksikön roolia kiitettiin ja sen toivottiin olevan organisaatio, joka vastaa kokonaisuudesta eli pitää langat kasassa. Ulkopuolisten haastateltavien näkökulmasta oppisopimusjärjestelmä on sekava ja koulutuksen järjestäjän rooli jää vähän etäiseksi. Lisäksi koulutustarkastajan rooli oli heille hieman epäselvä. Tietopuolinen opetus ja työpaikalla tapahtuva koulutus sekoittuvat keskenään. Oppisopimusyksikkö ja oppilaitos sekoitetaan myös keskenään tai ne ovat sama taho. Tähän toivottiin lisää ohjausta ja infoa. Opintojen henkilökohtaistamisen prosessi: kuinka vastuu oppilaitoksen kouluttajan ja koulutustarkastajan kesken on määritelty -> tutuksi tuleminen. Meneillään oleva uudistustyö kehittää myös päättövaiheen toiminnan selkeyttämistä. Työyksikössä on positiivinen työote. SopimusPron käyttöön otolla ja tiimityöskentelyllä mahdollistetaan joskus jopa kohtuuttomaksi koetun työtaakan keventäminen.