Projektien kustannusten hallinta TU-C3010 Projektien suunnittelu ja ohjaus Aalto-yliopisto, Perustieteiden korkeakoulu, Tuotantotalous Projektien kustannusten hallinta 2.8.2017 Jere Lehtinen
Agenda Teeman jälkeen opiskelija osaa: Selittää ja erotella toisistaan projektin kustannusten hallinnan peruskäsitteet sekä lainalaisuudet Esim. kustannusten arvio vs. kustannusarvio Käyttää peruskäsitteitä ja lainalaisuuksia, erityisesti ensimmäisessä harjoituksessa (Harjoitus 1.)
Sisältöä Hierarkiset rakenteet kustannusten erittelemisessä Kustannusarvio ja kustannusten arviointi Riskien arviointi Budjetin asettaminen Kustannusten kirjaamisen ajoitusperiaatteet Välittömät ja välilliset kustannukset Kustannusraporttiesimerkkejä
Mitä kustannusten hallinta tarkoittaa? Projektin kustannusten arviointiin, budjetointiin ja seurantaan liittyvät toiminnot Varmistetaan, että projekti toteutetaan koko yrityksen toiminnan kannalta liiketaloudellisten periaatteiden mukaan kannattavasti ja kustannustehokkaasti Ei siis rajoitu ainoastaan projektin toteuttamiseen hyväksytyssä budjetissa Sisältyy budjetin asettaminen ja siihen tähtäävät kustannusten arviointi- ja muut toiminnot, toimitusprojektin hinnoittelu, tuottojen budjetointi, kassavirtojen ja rahoituksen suunnittelu sekä kannattavuuden varmistaminen
Hierarkiset rakenteet kustannusten erittelemisessä (kustannuskuutio)
Kustannusarvio ja kustannusten arviointi ml. riskien arviointi Tarkkuus ja erittelyn yksityiskohtaisuus (erittelyn yksityiskohtaisuus ja hallinnan byrokratisointi) Kustannuslähtöinen tuotesuunnittelu, ominaisuuksien kerryttäminen ( kullalla päällystäminen ) Varaus Riskien arviointi, todennäköisyydet, todennäköisyysjakaumat Vyöryvä aalto
Kustannusarvio (PERT)
Esimerkki: Kustannusarvio riskeille Riski Minimi (min) Todennäköisin (tn) Maksimi (max) Odotusarvo (M) M = (min + 4*tn + max) / 6 Hajonta (S) S = (max - min) / 6 Varianssi (S²) S*S Maaperäolosuhteet -5 000 0 13 000 1 333 3 000 9 000 000 Rakennuslupakäsittely ja viranomaisvaatimukset -1 000 0 5 000 667 1 000 1 000 000 Sääolosuhteet -500 0 500 0 167 27 778 Asiakkaan asenne -10 000 0 20 000 1 667 5 000 25 000 000 Suurien alihankkijoiden ammattitaito -7 000 0 15 000 1 333 3 667 13 444 444 Henkilöstön motivaatio -5 000 0 10 000 833 2 500 6 250 000 Muut riskit (erittelyn mukaan), arvio yhteisvaikutuksesta -1 000 0 1 000 0 333 111 111 Σ M = 5 833 Σ S² = 54 833 333 5 833 7 405 = S =? Σ S²
Kokonaisriskin laskeminen Riippumattomat muuttujat summataan PERT approksimaatio pätee jos jakaumamuodoksi oletetaan beta, ja min ja max edustavat 0% ja 100% fraktiileita - M = (min + 4*tod.näk + max) / 6 - S = (max - min) / 6 Kaava kokonaisriskijakauman parametrien laskemiseksi (jakautumat oletetaan riippumattomiksi): - M tot = sum(m i ) ; S tot2 = sum(s i2 ) Kokonaisriskijakauman oletetaan olevan normaalijakautunut (central limit theorem)
Kustannuksissa pysymisen todennäköisyys kokonaisriskijakaumaa lukemalla: Esim. 86% ja 98% fraktiilit
Jatkoa
Budjetin asettaminen Kustannusarvio vs. budjetti, kustannusarvion käyttäminen budjetin luomisen pohjana Arviovaraus ja budjettivaraus (myös arvion realistisuus ja piilovaraus) Vyöryvä aalto
Kustannus Kokonaisvaraus Kokonaiskustannusarvio Yrityksen johdon varaus Projektipäällikön budjettivaraus Kokonaisbudjetti Tuottobudjetti projektin toimituksesta KUSTANNUSARVIO = Kustannusarvion varaus = Kustannusarvio arvioitavasta projektin osasta BUDJETTI
Vyöryvän aallon periaate budjetin erittelyn tarkentamisessa Tehtävien budjetti on käytössä. Toteutuvia kustannuksia kohdistetaan, yksityiskohtaisella tasolla eritellyt budjetit on lyöty lukkoon Tehtävät, joiden budjetti on suljettu x kuukautta Tehtävät, jotka on määritelty Ja joiden yksityiskohtainen budjettierittely on tekeillä. Tehtävät, jotka on kuvattu vain karkealla tasolla. Kustannuspaikkakohtaiset budjettisummat Nykyhetki Aika
Kustannusten kirjaamisen ajoitusperiaatteet Suoriteperuste, maksuperuste (kassaperuste) Tuloslaskelma ja tase Kassavirta: Maksuaikataulun tasapainoisuus, pääomakustannukset
Ilmastointijärjestelmän alihankinta: vastaanotto ajanhetkellä 0 kk Aika -8-6 -5-4 -3 0 +1 +2 +3 +4 Tapahtuma Järjestelmän hankintaa suunnitellaan Budjettitarjous Tarjouskilpailun tarjoukset Sopimuksen allekirjoittaminen Lasku ennakkomaksusta 1.000 (maksetaan heti) Järjestelmä vastaanotetaan Lasku 10.000 loppusummasta Laskun sisäinen hyväksyminen Lasku näkyy raportoinnissa (syklit, viive) Laskun maksaminen Kirjaaminen 10.000 arvioon 12.500 arvioon 12.000 arvioon 11.000 sidottuihin 1.000 taseen saamisiin 11.000 tuloslaskelmaan - 1.000 taseen saamisista -10.000 taseen velkoihin (ostoreskontrakirjaus) (laskun kohdistaminen proj.nrolle) (kirjaus näkyy viiveellä) 10.000 pois taseen veloista 10.000 näkyy maksuperusteisessa seurannassa
Välittömät ja välilliset kustannukset Kustannusten kohdistaminen projektille arvottaminen, esim. mitä tuntihintaan sisällytetään Yhteys sisäiseen laskutukseen (esim tuntien kohdistaminen projektin työnumerolle) Yhteys tuloslaskelmaan
Kustannusraporttiesimerkkejä
PROJEKTIN KUSTANNUSRAPORTTI (Olatalo) Projektitunnus: TOIMITUS-007 Kustannuslajirajaus: 100-400 Raportointikausi (NYKYHETKI): vvkk Työn ositus, TASO: 1 Organisaatiorakenne, KOODI: - (kaikki, Raportontipäivä: pp.kk.vv. Työn ositus, KOODI: - (kaikki, ei rajausta) ei rajausta) Yksikkö: Projektin alusta nykyhetkeen Projekti yhteensä Työn (voimassa Ero: Alku- (voimassa Ero: ositus, oleva) Budjetti peräinen oleva) Budjetti koodi Työn ositus, kuvaus Budjetti Arvio Sidotut Toteutuneet - toteutuneet budjetti Budjetti Arvio - arvio 01 Konetekniset laitteet ja työt 10 014 11 436 31 234 7 522 2 492 32 400 32 400 37 000-4 600 02 Kalusteet, varusteet ja laitteet 4 504 10 565 15 132 2 589 1 915 16 200 16 200 38 000-21 800 03 Pintarakenteet 9 001 9 064 24 768 3 756 5 245 28 800 28 800 29 000-200 04 Täydentävät rakenteet 3 240 3 240 15 480 7 335-4 095 18 000 18 000 18 000 0 05 Runko- ja vesikattorakenteet 19 010 17 602 37 152 20 036-1 026 43 200 43 200 40 000 3 200 06 Perustukset ja ulkopuoliset rakenteet 5 010 5 010 9 288 5 210-200 10 800 10 800 10 800 0 07 Maa- ja pohjarakennus 9 100 10 111 9 500 5 111 3 989 9 000 9 000 10 000-1 000 08 Rakennuttaminen ja työmaatekniikka 1 506 1 464 21 321 2 013-507 21 600 21 600 21 000 600 99 Tuotto -73 000-73 000-68 000-5 000-200 000-200 000-225 000 25 000 Yhteensä -11 615-4 509 163 875-14 428 2 813-20 000-20 000-21 200 1 200
PROJEKTIN KUSTANNUSRAPORTTI (Olatalo) Projektitunnus: TOIMITUS-007 Kustannuslajirajaus: 100-400 Kausi (NYKYHETKI): vvkk Työn ositus, TASO: 1 Organisaatiorakenne, KOODI: - (kaikki, ei rajausta) Raportontipäivä: pp.kk.vv. Työn ositus, KOODI: - (kaikki, ei rajausta) Yksikkö: 250000 Inception-to-Timenow Project Total Difference: Difference: Budget Baseline Original Budget Baseline WBS WBS Description Baseline Estimate Committed Actual - Actual Budget Baseline Estimate - Estimate 200000 11 Boiler 8 619 8 500 28 030 8 500 119 28 730 28 730 28 333 397 12 Turbine 2 889 2 589 9 211 2 589 300 9 630 9 630 8 630 1 000 13 Generator 1 069 1 200 2 815 1 200-131 3 563 3 563 4 000-437 14 150000 Kustannusbudjetti Flue Gas Cleaning 2 804 2 589 7 383 2 589 215 9 345 9 345 Tuottobudjetti 8 630 715 20 Processes & Equipment 4 625 4 000 12 178 4 000 625 15 415 15 415 13 333 2 082 Sidotut kustannukset 30 Automation 1 119 1 234 2 947 1 234-115 3 730 3 730 4 113-383 Toteutuneet kustannukset 41 Electrification 2 996 3 140 7 890 3 140-144 9 987 9 987 10 467-480 100000 Toteutuneet tuotot 42 Power Transmission 315 1 078 2 000 1 078-763 1 050 1 050 3 593-2 543 51 Civil Works 2 402 3 980 6 326 3 980-1 578 8 008 8 008 13 267-5 259 52 HVAC,Plumbing,Building Electricity 972 890 2 560 890 82 3 241 3 241 2 967 274 60 50000 Site 960 1 008 2 528 1 008-48 3 200 3 200 3 360-160 70 Project Management & Indirect Costs 1 365 1 500 1 600 1 500-135 4 550 4 550 5 000-450 90 Income -35 000-35 000-35 000 0-110 000-110 000-113 000 3 000 Total 0-4 865-3 292 85 467-3 292-1 573-9 551-9 551-7 307-2 244 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Kuukaudet
Agenda Teeman jälkeen opiskelija osaa: Selittää ja erotella toisistaan projektin kustannusten hallinnan peruskäsitteet sekä lainalaisuudet Esim. kustannusten arvio vs. kustannusarvio Käyttää peruskäsitteitä ja lainalaisuuksia, erityisesti ensimmäisessä harjoituksessa (Harjoitus 1.)
Kysymyksiä?