Julkisten toimijoiden tilintarkastus Johtava asiantuntija Marita Virtanen KHT, JHTT, CIA, CCSA, CFE, CISA Piia-Tuulia
Lausuntomallien taustaa Yliopistouudistus vuonna 2010 Tekesin aikaisempi tilintarkastusmallipohja ei enää vastannut kasvavaan tietotarpeeseen Lausunnot hyvin vaihtelevia sisällöltään, mikä taas vaikeuttaa rahoittajan työtä. Valtiontalouden tarkastusvirasto kritisoi Tekesiä voimakkaasti tarkastuksessaan Valtionavustukset sosiaali- ja terveydenhuollon IT-hankkeissa.
Lausuntomallien taustaa VTV:n kritiikki kohdistui erityisesti kahteen asiaan a) Julkisiin hankintoihin Tekesin rahoittamissa projekteissa b) Työajan kohdentamiseen yliopistojen hankkeissa Tekes ei ole toimivaltainen viranomainen hankintalainsäädännön tulkintakysymyksissä, mutta rahoittajana sen tulee varmistaa, ettei rahoitettavissa hankkeissa toteuteta hankintoja vastoin voimassaolevaa lainsäädäntöä. Laiton hankinta ei voi olla Tekesprojektin tukikelpoinen, hyväksyttävä kustannus.
Lausuntomallien taustaa Tekesin rahoitusasiakkaisiinsa kohdentama valvonta nojaa voimakkaasti tilintarkastajien lausuntoihin. Lausuntomallit pohjautuvat rahoitusehtoihin. Lausuntomallit rakennettiin yhdessä KTH- ja JHTT-yhdistysten kanssa.
Julkiset tutkimuslaitokset ja yliopistot
Projektin palkkakustannukset ja työajan kohdentaminen Tekes rahoittaa projektin toteuttamisesta tutkimusorganisaatiolle aiheutuneita kustannuksia = projektissa tarvittavien resurssien käyttöä Palkkakustannukset hyväksytään projektin kustannuksiksi siltä osin kun henkilö tekee rahoitettavalle projektille kohdistuvaa välitöntä työtä Muusta tekemisestä (kuten opetus, toinen projekti yms.) aiheutuvia palkkakustannuksia ei saa sisällyttää Tekesin rahoittamaan projektiin Tutkija saa toki opettaa, mutta opetuksesta aiheutuvia tunteja ei saa sisällyttää projektin kustannuksiin
Projektin palkkakustannukset ja työajan kohdentaminen Palkkakustannusten hyväksymisen edellytyksenä on rahoitusehtojen mukaisesti järjestetty työaikakirjanpito jälkikäteinen työajan kohdentaminen (työntekijä) projektille tehtävän työn osalta tuntitasoinen kohdennus niille päiville, jolloin työ tosiasiallisesti on tehty Tunnit on varmennettava vähintään kuukausittain (esimies/vastuullinen johtaja, jolle tehtävä työjärjestyksen mukaan kuuluu) Varmennus tulee dokumentoida, jotta siihen voidaan esim. tarkastusten yhteydessä palata Puutteet työajan kohdentamisessa voivat johtaa palkkakustannusten hylkäämiseen
Takautuvat korjaukset Jälkikäteen projektin työaikakirjanpitoon tehdyt korjaukset ovat hyväksyttäviä, jos Kyse on yksittäistapauksista, ei yleisestä käytännöstä Korjaukset on tehty ao. organisaation normaalin prosessin mukaisesti Korjaukset perustuvat riittävän luotettava dokumentaatioon, jonka perusteella tuntien voidaan todeta kuuluvan ao. projektille, esim. käsin pidetty työaikakirjanpito / työsopimus, jonka mukaan henkilö työskentelee vain ao. projektissa. Oletamme että jos korjaukset on tehty ao. organisaation normaalin prosessin ja ohjeiden mukaisesti, tuntien korjaajalla on luotettava tieto korjauksen perusteista.
Henkilölle maksettavat kustannusten korvaukset Työnantaja laatii työntekijöille maksettavien kustannusten korvausten periaatteet: Mitä korvataan, kenelle, milloin, millä ehdoin Esim. matkustussääntö, tutkijaliikkuvuutta koskevat matkakustannusten korvaukset, muuttokustannusten korvaukset yms. Tekes hyväksyy kohtuulliset, projektista aiheutuneet kustannukset, kun ne noudattavat laajuudeltaan ja suuruudeltaan organisaation tavanomaista tasoa, ei ulkopuolisesta rahoituksesta johtuvia laajennuksia. Organisaation yleisten periaatteiden puuttuessa Tekes arvioi maksettujen korvausten hyväksyttävää laajuutta ja kustannusten kohtuullisuutta suppeasti, ei laveasti.
Hankinnat Julkisen tutkimuksen rahoituksen saajat ovat hankintalaissa (2007/348) tarkoitettuja hankintayksiköitä, joiden tulee noudattaa sekä julkisia hankintoja koskevia säännöksiä että oman hallintonsa antamia ohjeita (hankintasääntö) Tilintarkastuksissa esiin tulleissa tapauksissa suorahankinta on tehty joko ilman laillista perustetta tai selitystä hankintaperusteelle haetaan jälkikäteen eli vasta kun rahoittaja sitä kysyy.
Raportoinnista Jotta tarkastuslausunto vastaisi Tekesin tarpeita mahdollisimman hyvin, tulisi tarkastushuomiot raportoida selkeästi ja yksityiskohtaisesti. Näin säästetään tilintarkastusasiakkaan että Tekesin aikaa, kun aikaa vieviltä lisäselvityksiltä vältytään. Tällä on myös vaikutusta siihen, kuinka nopeasti Tekes pystyy maksamaan rahoituksen asiakkaalle. Mahdolliset epäselvyydet tulee vielä varmistaa ennen raportointia Tekesille. Näin vältytään turhilta selvittelyiltä. Tilintarkastusasiakas toimittaa lausunnon Tekesiin.
Julkisten toimijoiden kehittämishankkeiden problematiikka Ongelmat hyvin pitkälti samoja kuin julkisen tutkimuksen hankkeissa. Prosessit osin kehittymättömiä. Hankinnat usein monimutkaisempia kuin tutkimushankkeissa.