INKA-hankehallinnosta

Transkriptio

1 INKA-hankehallinnosta Copyright Tekes

2 Rahoituspäätös Ilmoitus rahoituspäätöksestä Projektisuunnitelma Projektin kustannusarvio Yleiset ehdot ja mahdolliset erityisehdot

3 Rahoituspäätöksen hyväksyminen, yritysrahoitus, lomake Y1 > Asiointi > Lomakkeet ja rahoituksen ehdot Palautettava 2 kuukauden kuluessa (de minimis 1 kk) rahoituspäätöksen vastaanottamisesta suojatulla sähköpostiyhteydellä nettisivujen kautta tai (kirjaamo@tekes.fi) Projektikirjanpito Kirjanpitoon tai kustannus-/projektilaskentaan on avattu laskentakohde, projektinumero, tili tai muu laskentatunniste Ehdoton vaatimus: kustannusten yhteys kirjanpitoon helposti todettavissa Työajanseuranta Tunnit kirjataan vähintään viikoittain päiväkohtaisesti ja varmennetaan vähintään kerran kuukaudessa systemaattisella tavalla Pankkitilitiedot Tilintarkastajan yhteystiedot Rahoituksen saajan virallinen allekirjoitus

4 Esimerkki projektin tuntiseurannasta

5 Hankintamenettely julkisten toimijoiden kehittämishankkeissa Kts. Yleiset ehdot, kohta Hankintamenettelyt Tavara- ja palveluhankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista annettuja säännöksiä Vastoin näitä säännöksiä tehtyjen tavara- ja palveluhankintojen kustannukset eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia Rahoituksen saajan on noudatettava myös mahdollisia sisäisiä hankintaohjeitaan Raportoinnin yhteydessä käytetyt hankintamenettelyt kuvataan sisältöraporttiin (verkkoasioinnissa tai sisältöraportissa Y2) Hankinnoista tulee toimittaa pyydettäessä laskuerittely ja laskutusperusteet (esim. sopimus) sekä selvitys valintaperusteista (kilpailutus tai muu peruste) tai kopio HILMAssa julkaistusta hankintailmoituksesta

6 Verkkoasiointi Henkilöt, jotka on valtuutettu hakemuksen täyttäjiksi, ovat saaneet oikeudet myös projektin raportointiin. Projektin pääkäyttäjällä on oikeus hallinnoida projektin käyttäjäoikeuksia. Jos organisaatiollasi on käynnissä useita projekteja, joita Tekes rahoittaa, suosittelemme organisaatiolle pääkäyttäjää. Pääkäyttäjä voi antaa oikeudet kaikille projektia hallinnoiville henkilöille, esim. tilitoimiston henkilölle. Jos sinulla ei vielä ole oikeuksia projektiin, rekisteröidy asiointipalvelun käyttäjäksi ja pyydä oikeudet projektiin organisaation/projektin pääkäyttäjältä tai Tekesin asiointineuvojalta (puh ).

7 Raportointi ja tilittäminen verkkoasioinnissa Verkkoasiointiin kirjautumisen jälkeen sekä sisältöraportin että kustannustilityksen tiedot täydennetään suoraan selaimen kenttiin. Liitetiedostona toimitettavat lomakkeet löytyvät > Asiointi > Lomakkeet ja rahoituksen ehdot Palkkoja tilitettäessä mukaan liitetään palkkaerittely, lomake Y4 Lopputilityksen yhteydessä liitetään mukaan tilintarkastajan tarkastusraportti Raportti ja tilitys lähetetään omina lähetyksinään painamalla Lähetä-painiketta Hyväksyminen-välilehdellä. Raportin ja kustannustilityksen lähettää aina projektin vastuullinen johtaja. Lähetä-painike vastaa paperiversioiden allekirjoituksia.

8 Raportointiin tarvittavia lomakkeita > Asiointi > Lomakkeet ja rahoituksen ehdot Raportointi tehdään ensisijaisesti verkkoasioinnissa muussa tapauksessa raportoidaan seuraavilla lomakkeilla: Raportointilomake yritysprojekteille (Y2) Julkisen toimijan tilanne ja projektin toteutus (mm. alihankinnat ja tärkeimmät kustannukset) Hyödyntämisnäkymät ja muut vaikutukset Eritysehtojen toteutuminen (esim. käytetyt hankintamenettelyt) ja allekirjoitus Yhteenveto tuloksista ja vaikutuksista (loppuraporttiin) Kustannustilityslomake yritysten t&k-projekteille (Y3) Palkkaerittely (Y4) Vastuullisen johtajan vakuutus (Y5) Auktorisoidun tilintarkastajan tarkastusraportti koko projektin kestoajalta (loppuraporttiin) Tositekopiot ja työaikaraportit vain pyydettäessä.

9 Tilintarkastajien havaintoja 1/2 Tilitetyt työtunnit on arvioitu jälkikäteen tai ne eivät täsmää pidettyyn tuntiseurantaan Työntekijä ei ole itse pitänyt työajanseurantaa/seurannasta ei ole tositteita Palkkaa on maksettu vain Tekes-projektiin tehdyistä tunneista, tilitetyt palkat sisältävät luontoisetuja Projektikirjanpitoa ei ole järjestetty, kustannuksiin on saatu muuta julkista tukea Kokous- ja neuvottelukuluja on tilitetty ostopalveluissa tai sihteerityötä on tilitetty rahapalkoissa Tilitys sisältää projektille kuulumattomia kustannuksia

10 Tilintarkastajien havaintoja 2/2 Hankinnoissa ei ole noudatettu lain mukaisia hankintamenettelyjä tai julkisen toimijan omia ohjeita tai tehdyt hankintapäätökset ovat puuttuneet tai hankintaperusteita ei ole dokumentoitu Rahoituksen saaja ei säilyttänyt systemaattisesti projektiasiakirjoja määrättyä viittä vuotta projektin päättymisen jälkeen

11 Projektimuutokset Etukäteen kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille Yleisimpiä projektimuutoksia: projektin vastuullisen johtajan vaihtuminen projektin kestoajan pidennys raportointieräpäivän siirtäminen kustannusarvion muutos ts. siirtoja eri kululajien kesken sisällöllinen muutos ts. projektin eteneminen poikkeaa suunnitelmasta eritysehdon täyttymättä jääminen projektin siirtäminen kolmannelle osapuolelle liiketoiminnan myynti, projektin tulosten luovutus tai yritysjärjestelyt (suostumusta haettava viiden vuoden ajan projektin päättymisestä)

12 Muuta huomioon otettavaa Rahoituksen maksaminen rahoitusprosentin mukaan Avustus Enintään 90% voidaan maksaa ennen lopputilitystä Tulojen huomioiminen Muu julkinen tuki projektin kustannuksiin ilmoitettava Tekesiin Viranomaisvalvonta Aineisto säilytettävä viiden vuoden ajan Tekes-tarkastukset

13 Julkisten toimijoiden kehittämishankkeiden tilitysasioissa sinua neuvovat Tynkkynen Satu ja Virvelä Anne-Maj ja Verkkoasioinnin tuki puh Kustannustilityksiin ja raportointiin liittyvä neuvonta puh

14 Yritysprojektien tilitysasioissa sinua neuvovat Huttunen Ville ja Kippola Kai ja Lahtinen Leila ja Tulokas Pirjo Tynkkynen Satu ja Uuttu Auli Venäläinen Irma ja Virvelä Anne-Maj ja

15 Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)tekes.fi Suojattu sähköpostiyhteys nettisivuilla Sähköposti: kirjaamo(at)tekes.fi Innovaatiorahoituskeskus Tekes Osoite: PL 69, (Kyllikinportti 2), Helsinki Vaihde: arkisin klo 8:00-16:15 Copyright Tekes