Visma L7 ÄlyALV. Käsikirja

Visma L7 ÄlyALV Käsikirja

Oppaan päiväys: 11.12.2012. Asiakaspalvelu: Helpdesk: kirjautuminen Visma L7 infolinen tai osoitteen www.visma.fi kautta Puhelintuki Visma L7: 0107 562 120 Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy, 2012 www.visma.fi

Sisällysluettelo 1 ÄlyALV... 1 1.1 Yleiskuvaus... 1 1.2 Parametrien ylläpito... 1 2 Myynti... 3 2.1 Yleiskuvaus... 3 2.2 Myyjänruutu... 3 2.2.1 Otsikkotiedot... 3 2.2.2 Veloitukset... 4 2.2.3 Rivit (uusi, muutos)... 4 2.2.4 Rivin ostotarpeen generointi... 4 2.2.5 Paketti (uusi rivi ja muutos)... 5 2.2.6 Paketti (ostotarpeen generointi)... 5 2.3 Myyntitilaukset... 5 2.3.1 Otsikkotiedot... 5 2.3.2 Veloitukset... 6 2.3.3 Rivit... 6 2.4 Työnumeroiden ylläpito... 7 2.4.1 Maksuerät ja niiden ylläpito... 7 2.4.2 Leikepöytäsiirto... 8 2.4.3 Vapautus laskutukseen... 8 2.5 Myymälä... 8 2.6 Huoltojärjestelmä... 9 2.6.1 Myyntirivien syöttö... 9 2.6.2 Tapahtuman syöttö... 9 2.7 Myyntitilauksen sisäänluku... 9 2.8 OVT-myyntitilaus... 9 2.9 SDK... 9 2.10 Toimitus... 9 2.10.1 Toimituskirjaus... 10 2.10.2 Jälkitoimitus... 10 2.10.3 Kollikirjaus... 10 2.10.4 Varastonohjaus... 11 2.11 Laskutus... 11 2.11.1 Laskun tulostus... 11 2.11.2 OVT-lasku... 11 3 Ostot... 12 3.1 Yleiskuvaus... 12 3.2 Ostotilaukset... 12 3.2.1 Otsikkotiedot... 12 3.2.2 Rivit (uusi, muutos, kopiointi)... 13 3.2.3 Rivit (toimituspäivän vaihto)... 13 3.2.4 Rivit (saapuminen)... 13 3.3 Ostotarpeet ja ostatus... 14 3.3.1 Tuotannon ostotarpeet... 14 3.3.2 Urakansuunnittelu-sovelluksen ostotarpeet... 15 3.3.3 Ostotarpeiden käsinsyöttö... 15 3.3.4 Ostatus... 15 3.4 Ostolaskut... 15 ÄlyALV Sisällysluettelo - i

3.4.1 Yleiskuvaus... 15 3.4.2 Tilauspohjainen (työlle/varastoon)... 15 3.4.3 Urakan ennakko- ja loppulasku... 17 3.4.4 Kiinteitä kuluja... 17 3.4.5 Käyttöomaisuuteen... 17 3.4.6 Lainan lyhennys... 17 3.4.7 XML-ostolaskut... 17 3.4.8 Laskun kirjaus... 18 3.5 Sähköisten laskuaineistojen käsittely (verkkolaskut)... 18 4 Muut sovellukset... 19 4.1 Keikkalaskutus... 19 4.2 Kirjanpitotapahtuman käsinsyöttö... 19 4.3 Myymälä... 19 4.4 Myyntireskontra... 20 5 Kiinteistöhallinta... 21 5.1 Johdanto... 21 5.2 Veloitukset... 21 5.2.1 Veloitusten ylläpito... 21 5.2.2 Veloitusten päivitysajo... 21 5.2.3 Veloitusten massasyöttö... 22 5.3 Vastike- ja vuokralaskutus... 22 5.4 Lukemalaskutus... 23 5.5 Huoneistojen ylläpito... 23 5.6 Sopimuslaskutus... 23 6 Raportit... 24 6.1 Yleiskuvaus... 24 6.2 Räätälöidyt raportit... 24 7 Myynti- ja ostotilausten alv-konversiot... 25 7.1 Yleiskuvaus... 25 7.2 Myynti- ja ostotilausten alv-konversio... 25 7.2.1 Konversion käynnistys... 25 7.2.2 Konvertoitavien tietojen haku... 26 7.2.3 Konvertointi... 27 7.2.4 ALV:n muutospäivä... 28 8 Perustietojen alv-konversiot... 29 8.1 Tietokannat ja sovellukset... 29 8.2 Pikaohjeet... 29 8.2.1 Milloin perustietojen alv-konversio suoritetaan?... 29 8.2.2 Kuka tekee konversion?... 30 8.2.3 Mitä on tehtävä ennen perustietojen alv-konversiota?... 30 8.2.4 Missä järjestyksessä konversio tehdään?... 30 8.2.5 Mitä ei saa tehdä ennen veroprosenttien muutospäivää?... 31 8.2.6 Huomautuksia!... 31 8.3 Manuaaliset toimet... 31 8.3.1 Perusrekisterit... 31 8.3.2 Siirtotiedostojen ohjaukset (laskujen sisäänluku)... 32 8.4 Käynnistys... 32 8.5 Asetukset... 33 ÄlyALV Sisällysluettelo - ii

8.5.1 Tuoterekisteri... 33 8.5.2 Nimikonversion ohjauksia... 33 8.6 Konvertoitavien tietojen haku... 34 8.7 Konversiot... 35 8.7.1 Yleiskuvaus... 35 8.7.2 Kenttäkirjasto... 36 8.7.3 Tilit... 37 8.7.4 Kirjaussuunnitelma... 37 8.7.5 Tilien jatkoviennit... 38 8.7.6 Tilinimet ja tilien kielinimet... 39 8.7.7 Tulosteiden ohjausrekisterit (tiliryhmät ja tiliryhmien sarakkeet)... 39 8.7.8 Energiamaksujen tariffit... 41 8.7.9 Lukemamaksujen tariffit... 41 8.7.10 Taloyhtiöiden veloitukset... 42 8.7.11 Tuoterekisteri... 43 8.8 Manuaaliset alv-muutokset... 44 8.8.1 Palkkalajit... 44 8.8.2 Kenttäkirjasto P011 (Alv-ilmoituksen ohjauksia)... 44 8.8.3 Tulostusten ohjausrekisterien ylläpito (alv-laskelmat)... 44 8.7.4. Siirtotiedostojen ohjaukset (laskujen sisäänluku)... 45 9 Maksuerien alv-konversiot... 46 9.1 Maksuerien alv-konversio... 46 9.1.1 Konversion käynnistys... 46 9.1.2 Konvertoitavien tietojen haku... 47 9.1.3 Konvertointi... 47 ÄlyALV Sisällysluettelo - iii

1 ÄlyALV Tässä osassa kuvataan ÄlyALV-toimintojen lähtökohdat, tavoitteet, toimintaperiaatteet ja alv-tietojen ylläpito. 1.1 Yleiskuvaus ÄlyALV-sovelluksen tarkoituksena on selvittää Visma L7 sovelluksissa eri tilanteissa käytettävä alv-prosentti erikseen ylläpidettävästä alv-tietotaulusta, johon on päivitetty verokantojen muutokset; prosentti ja voimassaolopäivämäärät. Alv-prosentti määräytyy suoritepohjaisesti eli käytännössä myynti- ja ostotilausten toimituspäivämäärän mukaan. Alv-prosentti tutkitaan myynti- ja ostorivin perustamisen yhteydessä sekä rivin toimituspäivämäärän muutoksissa. Myyntirivin toimituksessa ja ostorivin saavutuksessa alv-prosenttia päivitetään tarvittaessa toteutuneen toimituspäivämäärän mukaiseksi. Kirjanpito- ja varastotapahtumalle menee tapahtumapäivän tai toteutuneen toimituspäivän mukainen veroprosentti. ÄlyALV on pysyvä ratkaisu alv-tietojen hallintaan, kun alv-prosentit taas seuraavan kerran muuttuvat. Käyttäjän tulee vain ylläpitää verotietoja alv-tietotaulussa ja ajaa perustietojen konversio, kun verokannat muuttuvat. ÄlyALV-pakettiin liittyy lisäksi kolme alv-konversiotoimintoa. Uusilla ÄlyALVkäyttäjillä myynti- ja ostotilausten alv-konversio ajetaan ÄlyALV-sovelluksen asennuksen jälkeen. Konversio päivittää myynti- ja ostotilauksille toimituspäivämäärän mukaisen veroprosentin. Toinen konversio liittyy perustietojen verotietojen päivittämiseen alvmuutoksen mukaisesti. Tämä konversio ajetaan, kun alv-tiedot muuttuvat. Kolmas alvkonversio liittyy maksueriin. Tämäkin konversio ajetaan, kun alv-tiedot muuttuvat. 1.2 Parametrien ylläpito ÄlyALV sisältää erillisen alv-tietojen ylläpidon, joka on liitetty Visma L7:n Parametrien ylläpito sovellukseen. Tämän tarkoituksena on pystyä helposti hallinnoimaan alvmuutokset heti, kun niistä on tullut virallinen ohje. Ylläpito-ohjelma sisältää uuden alv-tietotaulun (CDL00), johon tallennetaan verokannat, prosentit ja voimassaolopäivämäärät. ÄlyALV-sovelluksen asennuksen yhteydessä päivitetään käyttäjälle valmiiksi nykyiset alv-tiedot ja 1.1.2013 muuttuvat tiedot. Yrityksellä on ollut mahdollisuus kuitenkin luoda kenttäkirjastoon omia arvoja. Nämä arvot tulee perustaa alv-tietotauluun, jos ne eivät ole tulleet oletuksina ÄlyALVsovelluksen asennuksen yhteydessä. Turhat arvot voidaan poistaa. Alv-tietojen ylläpitoon pätevät samat lukitussäännöt kuin muidenkin parametritietojen osalta. Niitä ylläpidetään Käyttäjien ja profiilien ylläpito sovelluksessa. Alv-tietojen ylläpito löytyy parametrien ylläpidosta, kun valitaan sovellukseksi Perustietokannat ja toiminnoksi Alv-tiedot : ÄlyALV ÄlyALV - 1

Parametrien ylläpidon valintaruutu. Alv-tiedot kuvakkeesta avautuu ruutu, jossa voidaan ylläpitää alv-tietoja: Arvonlisäveroprosenttien ylläpito. Tietoja voi lisätä, kopioida, poistaa ja muuttaa. Verokanta-tiedot (selitykset) tulevat kenttäkirjaston parametrilta 5305. Oletussarakkeina ovat Arvo, Alkupäivä, Loppupäivä ja Sisältö. Huom! Päättyen-kentän arvo ei saa olla pienempi kuin Alkaen-kentän arvo. Päivämäärä on korjattava tai tyhjennettävä, ennen kuin Hylkää- ja Tallenna-toiminnot ovat käytettävissä. ÄlyALV ÄlyALV - 2

2 Myynti Tässä kappaleessa kerrotaan, kuinka ÄlyALV vaikuttaa myyntitoimintoihin liittyvissä sovelluksissa. 2.1 Yleiskuvaus ÄlyALV vaikuttaa koko myyntiketjussa myynnistä toimituksen kautta laskutukseen. Myyntitilauksia voi ylläpitää lukuisissa sovelluksissa, kuten myyjänruutu, myyntitilaukset, huoltojärjestelmä, työnumeroiden ylläpito, myymälä, OVT-tilaus, myyntitilauksen sisäänluku ja SDK-rajapinnan sovellukset, joissa kaikissa ÄlyALV vaikuttaa ja toimii samoilla periaatteilla. Toimituksia voi myös tehdä useissa sovelluksissa, kuten toimituskirjaus, kollikirjaus ja varastonohjaus. Näissäkin ÄlyALV:n toimintaperiaatteet ovat samat; päivitetään tapahtumapäivämäärän mukaan tarvittaessa myyntirivin/jälkitoimitusrivin verotietoja ja haetaan kirjanpitotapahtumalle veroprosentti. Jos annetaan erikseen todellinen toimituspäivämäärä, alv-tiedot haetaan tämän päivämäärän mukaan kirjanpitotapahtumalle. Verokäsittelyn yleisperiaate on, että tilauksen otsikkotiedoissa (alanumero) verotiedot ovat informatiivisia ja varsinainen verolaskenta tehdään tilauksen rivitiedoista. Tilauksen otsikkotietoihin haetaan veroprosentti otsikon toimituspäivämäärän mukaan. Myös veloituksiin tulee verotiedot otsikon suunnitellun toimituspäivämäärän mukaan. Rivin verotietojen käsittely perustuu siihen, että tuotehaussa haetaan tuotteelta verokanta ja rivin toimituspäivämäärän mukaan veroprosentti alv-tietotaulusta (CDL00). Tämä tehdään uutta riviä syötettäessä ja riviä muutettaessa. Myyjänruudulla on lisäksi mahdollisuus generoida myös ostotarpeita, joiden alv-tiedot perustuvat ostorivin myynti- tai erittelyriviltä periytyvään toimituspäivämäärään. Tilauksen toimituksessa kirjanpitotapahtumalle tulee tapahtumapäivämäärä tai annettu todellinen toimituspäivämäärä ja sen perusteella haetaan veroprosentti alv-tietotaulusta. Jälkitoimitusrivin verotiedot päivitetään sille annetun toimituspäivämäärän mukaan Laskutuksessa laskulle tulostuu erikseen ne verokannat, jotka siihen sisältyvät. Veroprosentit tulevat tällöin kirjanpitotapahtumilta. Niissä myynnin sovelluksissa, joissa tallennetaan toteutuneita tapahtumia, haetaan veroprosentti myös alv-tietotaulusta. Keikkalaskutuksessa voi syöttää tapahtumapäivämäärän, jonka mukaan veroprosentti tulee kirjanpitotapahtumalle. Myymälässä tapahtumapäivämäärä on aina kuluva päivä, mutta tässäkin sovelluksessa käytetään ÄlyALV-toimintoa eli haetaan veroprosentti alv-tietotaulusta. 2.2 Myyjänruutu 2.2.1 Otsikkotiedot Verokannan oletus tulee tilaajan takaa yritysrekisteristä. ÄlyALV Myynti - 3

Toimituspäivää muutettaessa tarkistetaan veroprosentti alv-tietotaulusta (uusi ja muutos). Myyntitilauksen otsikon verokantatiedot. 2.2.2 Veloitukset Verotyyppi ja veroprosentti tulevat alanumeron mukaan. Verokanta päivittyy sekä uutta alanumeroa tehtäessä (jos tilaajan takaa tulee yritysrekisteristä veloituksia), että alanumeron toimituspäivämäärän muutoksessa. Uutta veloitusta tehtäessä verotiedot tulevat alanumeron mukaisiksi. Veloituksen verokanta. 2.2.3 Rivit (uusi, muutos) Kun riville haetaan tuote, haetaan myös tuotetiedoista verokanta. Kun syötetään toimituspäivä riville, haetaan alv-taulusta veroprosentti toimituspäivämäärän mukaan (=voimassaoleva veroprosentti). Samalla lasketaan rivin verotiedot (vero ja verollinen hinta). Tämä koskee sekä uuden rivin syöttöä että muutostapahtumaa. Tilausrivien verokantatiedot. 2.2.4 Rivin ostotarpeen generointi Generoituvalle ostoriville haetaan vastaavasti alv-prosentti myyntirivin toimituspäivän perusteella, joka tulee myös ostorivin toimituspäivämääräksi. Ostoriville lasketaan myös veroprosentin mukaan vero ja verollinen ostohinta. ÄlyALV Myynti - 4

2.2.5 Paketti (uusi rivi ja muutos) Paketin (erittelyrivit) osalta ÄlyALV-periaatteet ovat täsmälleen samat kuin varsinaisen myyntirivin, ts. erittelyrivin toimituspäivämäärä määrittää veroprosentin, joka tarkistetaan alv-tietotaulusta. Tämä tarkistus tehdään sekä uuden erittelyrivin syötössä että toimituspäivämäärän muutoksissa. Erittelyrivien verotiedot. 2.2.6 Paketti (ostotarpeen generointi) Erittelyriveistä voidaan myös generoida ostotarpeita. Ostoriville haetaan alv-prosentti erittelyrivin toimituspäivän perusteella, joka tulee myös ostorivin toimituspäivämääräksi. Ostoriville lasketaan myös veroprosentin mukaan vero ja verollinen ostohinta. 2.3 Myyntitilaukset 2.3.1 Otsikkotiedot Myyntitilausten ÄlyALV-käsittely noudattaa periaatteiltaan Myyjänruutua. Verokannan oletus tulee tilaajan takaa yritysrekisteristä. Toimituspäivää muutettaessa tarkistetaan veroprosentti alv-tietotaulusta (uusi ja muutos). Myyntitilauksen otsikkotietojen verollisuus. ÄlyALV Myynti - 5

2.3.2 Veloitukset 2.3.3 Rivit Verotyyppi ja veroprosentti tulevat alanumeron mukaan. Verokanta päivittyy sekä uutta alanumeroa tehtäessä (jos tilaajan takaa tulee yritysrekisteristä veloituksia), että alanumeron toimituspäivämäärän muutoksessa. Uutta veloitusta tehtäessä verotiedot tulevat alanumeron mukaisiksi. Kun haetaan tuote, päivittyy verokanta tuotetiedoista. Kun syötetään toimituspäivä riville, niin haetaan alv-taulusta veroprosentti toimituspäivämäärän mukaan (=voimassaoleva veroprosentti). Samalla lasketaan rivin verotiedot (vero ja verollinen hinta). Tämä koskee sekä uuden rivin syöttöä että muutostapahtumaa. Tilauksen rivitietojen verollisuus. Myyntitilauksissa rivitietoja voi ylläpitää myös Rivitiedot-välilehden kautta. Samat ÄlyALV-säännöt koskevat tätä toimintoa kuin varsinaisessa rivitaulukossa tapahtuvaa ylläpitoa. Rivitiedot-välilehdellä näkyy myös verokanta. ÄlyALV Myynti - 6

2.4 Työnumeroiden ylläpito Työnumeroiden ylläpidossa ylläpidetään maksuerätaulukoita ja sovelluksen kautta maksuerät voidaan myös vapauttaa laskutukseen. 2.4.1 Maksuerät ja niiden ylläpito Tässä maksueriä tarkastellaan esimerkin kautta: Työnumeroiden ylläpito. Työnumerolle on avattu maksuerät (Maksuerät-painikkeella): Maksuerien ylläpito. Maksuerä poimitaan tuoterekisteristä ja verollisuustieto saadaan sieltä. Maksuerän veroprosentti määräytyy Laskutuspvm-kentän mukaan. Maksuerät tallennetaan MYRIVI-tauluun. Maksuerien ylläpidossa annettava Laskutuspvmtieto tallennetaan MYRIVI.TOPVM-kenttään. Ennakkolaskun arvonlisäprosentti käsitellään maksupäivän mukaan, eli ennen 1.1.2013 laskutetun ennakkolaskun arvonlisäprosentti on joulukuussa maksettaessa 23 % ja tammikuussa maksettaessa 24 %. Maksuerälle, joka laskutetaan joulukuussa, mutta laskun eräpäivä esim. tammikuussa, annetaan maksuerän laskutuspäiväksi 1.1.2013, jolloin veroprosentti muuttuu 23 % 24 ÄlyALV Myynti - 7

%. Maksuerä vapautetaan ja voidaan laskuttaa joulukuun päiväyksellä alv 24 % mukaan. Mikäli 23 %:lla laskutettuun maksuerään saadaan suoritus 1.1.2013 jälkeen, tulee tehdä hyvityslasku 23 % ja uusi lasku 24 %. 2.4.2 Leikepöytäsiirto Maksuerät voidaan tuoda myös leikepöydältä (Toiminnot Leikepöytäsiirto). Jos erät tuodaan tätä kautta, laskutuspäivä määrää veroprosentin. Maksuerien leikepöytäsiirto. 2.4.3 Vapautus laskutukseen Maksuerä vapautetaan laskutukseen Laskutukseen-painikkeella. Samalla maksuerä toimitetaan. Maksuerien vapauttaminen laskutukseen. Huom! Hyvitetään ennakot tmv. on itsenäinen maksuerä, jolla on myös alv-prosentti. Esimerkiksi asiakas on voinut maksaa maksuerän 1 joulukuussa 2012, jolloin sen alvprosentti on ollut 23. Ennakot hyvitetään helmikuussa 2013, jolloin ne hyvitetään Ennakotmaksuerän arvonlisäveroprosentin mukaan ja samalla laskutetaan kaupan loppusumma (tässä tapauksessa 24 % mukaisesti). Aikaisemmin laskutettujen maksuerien veroprosentilla ei ole vaikutusta ennakoiden hyvitysmaksuerän veroprosenttiin. 2.5 Myymälä Myymälässä syötetyt rivit ovat toteutuneita laskutusvalmiita tapahtumia (KPTAP). Näiden tapahtumien verollisuus määräytyy tapahtuman päivämäärän mukaan, joka käytännössä on kuluva päivä. Rivin veroprosentti haetaan tässäkin tapauksessa alv-tietotaulusta. Lisäksi myymälässä voidaan toimittaa ja laskuttaa myyjän ruudulla tehty myyntitilaus. Kirjanpitotapahtuman (KPTAP) tapahtumapäivämääräksi tulee aina kuluva päivä. ÄlyALV Myynti - 8

2.6 Huoltojärjestelmä Huoltojärjestelmän avulla voidaan alanumeron erittelylle tallentaa myyntirivejä (MYRIVI) tai toteutuneita tapahtumia (KPTAP). 2.6.1 Myyntirivien syöttö Huoltotehtävän myyntirivit syötetään Huoltotehtävä-ruudun Myyntirivit-välilehdellä. Rivin veroprosentti määräytyy toimituspäivän mukaan. 2.6.2 Tapahtuman syöttö Tehtävään liittyviä toteutuneita tapahtumia voidaan tallentaa huoltotehtävän Tapahtumatvälilehdellä. Rivin veroprosentti määräytyy Pvm-kentän mukaan. 2.7 Myyntitilauksen sisäänluku Luettaessa myyntitilaus xml-sanomasta (otsikot ja rivit) alv-prosentin määräytymisperuste on täysin sama kuin tehtäessä samat toiminnot suoraan Visma L7 -sovelluksissa (myyjänruutu/myyntitilaukset). 2.8 OVT-myyntitilaus OVT-ohjelmassa tilauksen sisäänluvussa alv-prosentti haetaan sanoman toimituspäivän perusteella. 2.9 SDK Perustettaessa tai muutettaessa rajapinnan (SDK) kautta myyntitilauksia (otsikot ja rivit) alv-prosentin määräytymisperuste on täysin sama kuin tehtäessä samat toiminnot suoraan Visma L7 -sovelluksissa (myyjänruutu/myyntitilaukset). 2.10 Toimitus Toimituksen veroprosentti määräytyy tapahtuman syöttöpäivän perusteella, joka tallennetaan KPTAP-tapahtumille. Jälkitoimitusriville tulee veroprosentti suunnitellun toimituspäivämäärän mukaan. Veroprosentti haetaan alv-tietotaulusta. Toimituskirjausten osalta on kuitenkin mahdollista aktivoida asetus, joka sallii todellisen toimituspäivämäärän syötön. Tällöin ko. päivämäärä viedään myös kirjanpitotapahtumille (KPTAP ja KPTILIO) ja sen perusteella haetaan alv-prosentti alv-taulusta. Asetuksen ylläpito löytyy valinnalla Myyntitilaukset Asetukset Ohjaukset: ÄlyALV Myynti - 9

Toimituskirjauksiin liittyvä asetus. 2.10.1 Toimituskirjaus Myyntirivi toimitetaan kerralla: - kirjanpitotapahtumalle tapahtuman syöttöpäivän tai todellisen toimituspäivän mukainen veroprosentti Myyntirivillä yksi tai useampia osatoimituksia: - jälkitoimitusrivin veroprosentti määräytyy suunnitellun toimituspäivämäärän mukaan - kirjanpitotapahtumalle tapahtuman syöttöpäivän tai todellisen toimituspäivän mukainen veroprosentti Myyntitilauksen toimittaminen. 2.10.2 Jälkitoimitus Jälkitoimituksessa myyntirivin toimituspäivämääräksi tulee jälkitoimituksen toimituspäivämäärä ja jälkitoimitusrivin verotiedot (vero, verollinen hinta ja prosentti) tarkistetaan tämän perusteella. Jos jälkitoimituspäivämäärää ei anneta, rivin toimituspäivämääräksi tulee kuluva päivä, mikäli rivin suunniteltu toimituspäivämäärä on menneisyydessä. Tässäkin tapauksessa tehdään jälkitoimitusrivin verotietojen tarkistus. Jälkitoimitus. 2.10.3 Kollikirjaus Kollikirjauksessa on mahdollista toimittaa myyntirivejä tai erittelyrivejä. Kirjanpitotapahtumille tulee tapahtuman syöttöpäivän tai todellisen toimituspäivän mukainen veroprosentti. Toteutunut toimituspvm voi olla annettu tai nykyhetki. Jos sitä ei ole annettu erillisessä kentässä, käytetään kuluvaa päivää. ÄlyALV Myynti - 10

Toimittaminen kollikirjauksessa. 2.10.4 Varastonohjaus Varastonohjauksessa alv-tietojen käsittely noudattaa samoja periaatteita kuin toimituskirjauksessa ja kollikirjauksessa. Kirjanpitotapahtumille tulee tapahtuman syöttöpäivän tai erikseen syötetyn todellisen toimituspäivän mukainen veroprosentti. Toteutunut toimituspäivämäärä voi olla annettu tai nykyhetki. Jos sitä ei ole annettu erillisessä kentässä, käytetään kuluvaa päivää. Varastonohjauksen keräilylista. 2.11 Laskutus 2.11.1 Laskun tulostus 2.11.2 OVT-lasku Laskulla on eroteltuina eri veroprosentit toteutuneen toimituspäivämäärän mukaan. Veroprosentit ovat päivittyneet KPTAP-tapahtumille toimituksen yhteydessä. Veloitusten osalta veroprosentti määräytyy laskun päivämäärän mukaan. Muodostettaessa ulospäin lähteviä laskuja Visma L7:n perusohjaustiedoston pohjalta useiden verokantojen huomioiminen on mahdollista. Joillakin OVT-sanomia vastaanottavilla yrityksillä on omia ohjaustiedostoja, jotka tulee tutkia ja selvittää tapauskohtaisesti. ÄlyALV Myynti - 11

3 Ostot Tässä kappaleessa kerrotaan, kuinka ÄlyALV vaikuttaa ostotoimintoihin liittyvissä sovelluksissa. 3.1 Yleiskuvaus ÄlyALV-toimintoja käytetään myös ostotoiminnoissa kaikkialla ostoprosessissa lähtien ostotarpeiden generoinnista ostotilauksen tekoon, ostotilauksen saapumiseen ja ostolaskujen käsittelyyn. Oston alv-käsittelystä Verohallinto on antanut seuraavan yleisohjeen: Arvonlisävero on kulutusvero, jonka myyjä sisällyttää tavaran tai palvelun myyntihintaan. Arvonlisävero on tarkoitettu kuluttajan maksettavaksi. Yrittäjien välisissä liiketoimissa ostava yrittäjä voi vähentää arvonlisäveron, jonka toinen arvonlisäverovelvollinen yrittäjä on laskuttanut häneltä. Edellytyksenä on, että tavaraa tai palvelua käytetään arvonlisäverollisessa liiketoiminnassa Ostoissa siis lopullisesti myyjä määrittää arvonlisäveron, joka tulee sitten lopullisesti määritettyä ostolaskun kirjauksen yhteydessä. Ostotilausta tehtäessä ja tilausta saavutettaessa alv-tiedot määräytyvät ostorivin toimitus- /saavutuspäivämäärän mukaan. Tämä tieto on oletuksena, kun ostolasku hyväksytään. Ostotilaukselle kumuloidaan riveiltä verotiedot, mutta kirjanpitomielessä niillä ei ole merkitystä. 3.2 Ostotilaukset 3.2.1 Otsikkotiedot Ostotilauksen verokanta tulee toimittajan takaa yritysrekisteristä, jos tilaus on määritetty verolliseksi (Huom! Verokantaa ei voi muuttaa otsikolla.). Otsikolla voi antaa toimituspäivämäärän, jonka perusteella haetaan veroprosentti alvtietotaulusta. Ostotilauksen otsikkotietojen verollisuus. ÄlyALV Ostot - 12

3.2.2 Rivit (uusi, muutos, kopiointi) Otsikon toimituspäivämäärä tulee riville oletuksena. Sen mukaan haetaan alv-taulusta veroprosentti. Jos otsikolla ei ole toimituspäivämäärää, haetaan voimassaoleva veroprosentti (nykyhetki). Kun syötetään tai muutetaan rivin toimituspäivämäärää, tehdään tarkistus alv-taulusta. Ostotilausrivin verollisuus. 3.2.3 Rivit (toimituspäivän vaihto) Toiminnossa Toimituspäivän vaihto tehdään myös veroprosentin tarkistus alv-taulusta. Toimituspäivän vaihto toiminto. 3.2.4 Rivit (saapuminen) Kun rivi saapuu kokonaan, niin veroprosentti tarkistetaan alv-tietotaulusta saapumispäivämäärän perusteella. Saapumispäivämäärä tallentuu PVPVM-tauluun, ja on myös näkyvissä ostolaskun hyväksynnässä erillisenä kenttänä ja sarakkeena. Osatoimituksessa tehdään uusi rivi (jos sallittu). Alv-prosentin tarkistus tehdään saapumispäivämäärän perusteella ja saapuneelle riville päivitetään tarvittaessa voimassaoleva veroprosentti. Uudelle riville tulee veroprosentti alkuperäisen rivin (äitirivi) mukaiseksi. ÄlyALV Ostot - 13

Ostotilauksen saavutetut rivit. 3.3 Ostotarpeet ja ostatus Ostotarpeita (osrivi) voi generoitua lukuisista Visma L7 sovelluksista tai niitä voi muodostaa käsin (ostotarpeiden käsinsyöttö). Generoituvia ostotarpeita voi syntyä myyjänruudulta ja useista tuotannon sovelluksista, jotka on eritelty seuraavissa kappaleissa. Myyjänruudun ostotarpeiden generointi on kuvattu aiemmissa kappaleissa 2.2.4 ja 2.2.6. Alv-tietojen periaate on, että ostorivin toimituspäivämäärä ratkaisee veroprosentin. Kaikissa paikoissa, missä uusia ostotarpeita voi syöttää tai generoida automaattisesti, alvtietojen tarkistus tehdään ÄlyALV-toiminnolla. Myös kaikissa paikoissa, missä toimituspäivämäärää voidaan muuttaa, alv-tietojen tarkistus tehdään ÄlyALV-toiminnolla. 3.3.1 Tuotannon ostotarpeet Tuotannon sovelluksista ostotarpeita voi generoitua seuraavasti: Tarvelaskenta - ostotarpeet automaattisesti (asetus päällä) - ostotarpeet manuaalisesti - manuaalinen ylläpito Materiaalit-ruudulla (päivitys, uusi) Hienokuormitus - Materiaalit-ruudulla ostotarpeiden ylläpito Karkeakuormitus - ostotarpeet automaattisesti (asetus päällä) - ostotarpeet manuaalisesti - manuaalinen ylläpito Varaukset-taulukossa (päivitys, uusi) Tuotekonfiguraattori - ostotarpeet automaattisesti (asetus päällä) - ostotarpeet manuaalisesti ÄlyALV Ostot - 14

- manuaalinen ylläpito Varaukset-taulukossa (uusi) Alv-prosentti määräytyy kaikissa yo. tapahtumissa ostorivin toimituspäivämäärän perusteella ÄlyALV-toiminnon avulla. 3.3.2 Urakansuunnittelu-sovelluksen ostotarpeet Urakansuunnittelun Projektin materiaalit ruudulla rivit voidaan siirtää ostotarpeisiin. Ostorivin alv-prosentti määräytyy rivin toimituspäivän mukaan. 3.3.3 Ostotarpeiden käsinsyöttö 3.3.4 Ostatus Ostotarpeiden käsinsyötössä sekä uutta tapahtumaa syötettäessä että muutoksissa tarkistetaan ostorivin toimituspäivämäärän perusteella veroprosentti. Ostatuksessa ostorivin toimituspäivämäärän muutoksen yhteydessä tarkistetaan veroprosentti alv-tietotaulusta. 3.4 Ostolaskut 3.4.1 Yleiskuvaus Ostolaskun kirjauksessa ei käytetä rivien alv-tietoja, ellei tilauksen alv ole tyyppiä osittain vähennyskelpoinen (M). Silloin vero lasketaan riveiltä. Ohjelma tutkii, onko riveillä erilaisia verotyyppejä/-prosentteja. Jos on, niin otsikon verotyypiksi tulee automaattisesti M (=osittain vähennyskelpoinen). Huomaa! Kun laskut syötetään ilman ostotilausta, käyttäjä valitsee otsikolle käytettävän verokannan. Jos laskuriveillä on useaa veroprosenttia, valitaan osittain vähennyskelpoinen, muutoin laskun verokanta. Jos verokannaksi ei ole valittu osittain vähennyskelpoinen, rivien verotietoja ei myöskään pääse muuttamaan. Käytännössä ostolaskun verotiedot tulee syöttää laskun tietojen mukaisena. Ostotilauspohjaisessa laskussa veroprosentti määräytyy ostotilausrivin saapumispäivämäärän mukaan. Jos kaikki ostotilauksen rivit eivät ole saapuneet, määräävänä tekijänä on ostorivin suunniteltu toimituspäivämäärä. Jos ei ole kyseessä tilauspohjainen lasku, laskun päivämäärä määrittää veroprosentin, jota voidaan riveillä ylläpitää. 3.4.2 Tilauspohjainen (työlle/varastoon) 3.4.2.1 Laskun otsikkotiedot Ohjelma tutkii, onko riveillä erilaisia verotyyppejä/-prosentteja. Jos on, otsikon verotyypiksi tulee automaattisesti M (=osittain vähennyskelpoinen). ÄlyALV Ostot - 15

Ostolaskun otsikkotiedot. 3.4.2.2 Laskun rivitiedot Jos riveillä on sama verokanta/-prosentti kuin otsikolla, ei muuteta otsikolla olevaa verotyyppiä eikä sallita riveillä verotyypin vaihtamista. Veroprosenttia pääsee muuttamaan verokannan puitteissa (tutkitaan alv-tiedoista). Veroprosentin vaihto toimii nuolinäppäimellä ja F4-painikkeella. Vero%-kenttää pääsee muuttamaan, vaikka kenttä on harmaana. Riveille oletusprosentti tulee rivin saapumispäivämäärän mukaan ja se on jo päivitetty saapumisen yhteydessä riville. Ostolaskun alv-prosentin määräytymisperusteet ovat seuraavat: 1) Ostotilaus saavutettu ostotilauksella Jos ostorivi on saavutettu, rivin alv-prosentti otetaan ostotilauksen riviltä. 2) Ostotilaus saavutetaan ostolaskulla Jos o laskun pvm on suurempi tai yhtäsuuri kuin alv-muutospvm ja o jonkun ostotilauksen rivin toimituspvm on pienempi kuin alv-muutospvm, ostolaskun otsikon verokannaksi laitetaan Osittain vähennyskelpoinen (M) ja huomautetaan: Muista tarkistaa rivien alv-prosentit. Tällöin käyttäjällä on mahdollisuus muuttaa alv-prosenttia. Työlle/varastoon -ostolaskun rivitietojen Vero%- ja Saapumispäivä-sarakkeet. ÄlyALV Ostot - 16

3.4.3 Urakan ennakko- ja loppulasku Rivisyöttöruutu on sama kuin työlle/varastoon-laskulajilla. Urakan ennakossa on huomioitava, että alv tilitetään vasta maksun yhteydessä (vrt. myynnissä maksuerälaskutuksen ennakkolasku). 3.4.4 Kiinteitä kuluja Ohjelma laskee otsikolle veron laskun päiväyksen mukaisesti. Rivi saa oletuksena laskulta verokannan. Laskun päivämäärän perusteella haetaan oikea veroprosentti. Jos rivillä on laskun päivämäärästä poikkeava toimituspäivä, tulee riville pystyä syöttämään erillinen veroprosentti. Tätä varten käyttöliittymään on lisätty Vero%-tieto. Jotta uusi sarake saadaan näkyviin, tulee Pääkäyttäjä-sovelluksella poistaa seuraava kansio: Liinos\views\<käyttäjä>\frmRivi. Kiinteitä kuluja laskulajin rivitiedot. 3.4.5 Käyttöomaisuuteen Laskun päivämäärän perusteella haetaan oikea veroprosentti. Jos rivillä on poikkeava toimituspäivä, syötetään veroprosentti. Laskun verokannaksi tulee tällöin valita osittain vähennyskelpoinen. Tätä varten rivien ylläpitoon on lisätty vero% - tieto. 3.4.6 Lainan lyhennys Laskulajilla lainan lyhennys ei ole alv-käsittelyä. 3.4.7 XML-ostolaskut Jos sanomassa on määritetty Vat%, <VatPercentage>23</VatPercentage> ÄlyALV Ostot - 17

se on voimakkain. Jos veroprosenttia ei ole, niin veroprosentti haetaan toimituspäivämäärän perusteella alv-taulusta. 3.4.8 Laskun kirjaus Laskun kirjauksessa kirjanpitotapahtumiin alv-kirjaus tehdään verokannoittain. Alv-tiedot vaikuttavat täsmäytyslaskelmiin, saldoihin (kpkumu) ja alv-laskelmiin (alv-tilin saldo). 3.5 Sähköisten laskuaineistojen käsittely (verkkolaskut) Sähköisten laskujen käsittelyn muokkaussääntöihin tarvitaan muutoksia uusien veroprosenttien takia. Ohjeet muutoksiin löytyvät sovelluksen käsikirjasta sekä infolinen erillisohjeesta. Muutokset tulevat 7.9-version päivityksen mukana myös muokkaussääntöjen valmisdatassa INVRULE.ASC. Jos sovellusta on käytetty ja uusia muokkaussääntöjä tehty tai olemassa olevia muutettu, muutokset tulee kuitenkin tehdä käsin. Ilman näitä muutoksia saapuvien verkkolaskujen verokantoja ei tunnisteta tilanteessa, jossa laskusanoma sisältää vain veroprosentin, mutta ei verokannan tunnusta. ÄlyALV Ostot - 18

4 Muut sovellukset Tässä kappaleessa kerrotaan, kuinka ÄlyALV vaikuttaa muiden kuin edellä kuvattujen yleisten sovellusten toimintoihin. 4.1 Keikkalaskutus Kun syötetään keikkalaskutuksessa kirjanpitotapahtumalle päivämäärä, haetaan alvprosentti alv-tietotaulusta tämän syötetyn päivämäärän mukaan. Tapahtumakäsittelyt toimivat vastaavalla periaatteella. Keikkalaskutus. 4.2 Kirjanpitotapahtuman käsinsyöttö Kun syötetään kirjanpitotapahtumalle päivämäärä, haetaan alv-prosentti alv-tietotaulusta tämän syötetyn päivämäärän mukaan. Lisäksi veroprosentti-tieto on muutettavissa niiden alv-tietotaulussa olevien prosenttien osalta, jotka liittyvät ko. verokantaan. Veroprosentti-kentässä toimivat näppäimet nuoli ylös, nuoli alas ja F4. 4.3 Myymälä Kun kirjanpitotapahtuma syntyy (Ok - kuitti), haetaan veroprosentti alv-tietotaulusta. Päivämääränä myymälässä on aina kuluva päivä, koska siellä ei voi syöttää toimituspäivämäärää. Ok_kuitti (F12) toiminto avaa seuraavan ikkunan: ÄlyALV Muut sovellukset - 19

Maksutavan valinta. Alv-prosentti haetaan alv-tietotaulusta ja veron määrä tulostetaan ikkunan oikeaan yläkulmaan. 4.4 Myyntireskontra Myyntireskontraan käsinkirjattaville laskuille haetaan veroprosentti alv-tietotaulusta laskun päivämäärän ja verokannan perusteella. ÄlyALV Muut sovellukset - 20