Kieku Työaikojenhallinnan ohjeet

Kieku Työaikojenhallinnan ohjeet Eduskunta EK Valtiontalouden tarkastusvirasto VTV 6.9.-8.9.2016

Kurssin tavoitteena, että oppilas osaa kurssin jälkeen: Työajansuunnittelun järjestelmässä - ml. Osa-aikaisten käsittely Kiinnittää henkilöille työaikapankkeja Käsitellä toteutunutta työaikaa järjestelmässä - ml. Kulunvalvontaleimojen korjaus Kohdentaa työaikaa Tarkistaa ja hyväksyä toteutuneita työaikatapahtumia Tehdä takautuvia muutoksia Tarkistaa henkilöiden sopimustiedot Tarkistaa tietojen tuonti lokeja Siirtää tiedot palkanlaskentaan Käsitellä erikoistapauksia 2

Kurssin ohjelma ja aikataulu 1. päivä Kello aloitus klo 10.00 Aihe Koulutusjärjestelyt; tilaisuuden avaus, päivän ohjelma n. klo 11.30 Lounas Kieku henkilöstöhallinnon yleisesittely ja ajanhallinnan kokonaisuus Työajan suunnittelu Työajan suunnittelu Tauko Työajan suunnittelu Tauko päivä päättyy n. klo 17 Työajan suunnittelu, ml osa-aikaisten käsittely 3

Kurssin ohjelma ja aikataulu 2. päivä Kello aloitus klo 9.00 Aihe Katsaus edellisen päivän antiin Toteutuneen työajan käsittely (virkamies) Tauko Toteutuneen työajan käsittely (virkamies) n. klo 11.30 Lounas Esimiestoiminnot ajanhallinnassa Tauko päivä päättyy n. klo 16 Ajanhallinnan vastuuhenkilön toiminnot/erikoistapaukset 4

Kurssin ohjelma ja aikataulu 3. päivä Kello aloitus klo 9.00 Aihe Katsaus edellisen päivän antiin Seurantakohteiden kohdentaminen ajanhallinnassa Käyttöönoton tehtävät Tauko Kirjautuminen CATS:n tuntienkohdennukseen (Virkamies) n. klo 11.30 Lounas CATS toiminnot esimiehelle ja työaikavastaavalle Tauko CATS toiminnot työaikavastaavalle jatkuu Päivä päättyy n. klo 16 Päivän päätös ja palautteen keruu 5

Sisällysluettelo ja työn kulun järjestys 1. Työajan suunnittelu a) Vuorot b) Päivittäinen lepoaika c) Viikoittainen vapaa d) Vuorokierto e) Vuorokalenteri f) Ryhmäkohtainen suunnittelu (ml. Osa-aikaisten käsittely) 6

Sisällysluettelo ja työn kulun järjestys 2. Henkilöiden tiedot ja henkilökohtainen suunnittelu a) Henkilöiden sopimustiedot b) Henkilön liittäminen vuororyhmään henkilön tiedoissa c) Työaikapankin lisääminen henkilölle d) Henkilökohtainen suunnittelu (ml. Osa-aikaisten käsittely tarvittaessa henkilötasolla) 7

Sisällysluettelo ja työn kulun järjestys jatkuu 3. Virkamiehen toiminnot a) Toteutuneen työajan käsittely / Työaikaleimojen lisäys ja korjaus tarvittaessa b) Työajan kohdennus c) Palkanlisät d) Varallaolot ja päivystykset e) Lisien vienti pankkiin f) Työaikapankin saldon lisäys g) Saldon siirto pankista toiseen 8

Sisällysluettelo ja työn kulun järjestys jatkuu 4. Esimiesten toiminnot a) Toteutuneen työajan ja kohdennusten tarkistus b) Toteutuneen työajan ja kohdennusten hyväksyntä c) Takautuvat korjaukset d) Ylityöraportti 5. Ajanhallinnan vastuuhenkilön toiminnot a) Tietojen siirto palkanlaskentaan b) Tietojen tuonti (seuranta viikoittain) c) Laskentavirheet (seuranta viikoittain) d) Erikoistapaukset tarvittaessa 9

Ajanhallinnan ratkaisun esittely 10

Kieku-tietojärjestelmän henkilöstöhallinnon tietomalli Portaali / BI Henkilötiedot (Master) Budjetoitu toimi Työajan kohdennus Työvuorosuunnitelma Satunnaiset maksettavat Sopimus Palkka Verot, ay:t, ulosotot, vuokrat, maksut Työaikakirjaukset Tulkitut tunti tapahtumat Kertaluonteiset tapahtumat Satunnaiset palkasta perittävät Poissaolo Välitaulu Henkilötiedot (Palkanlaskenta) Palkanlaskenta Työhistoria Osaaminen Suoriutuminen Palveluaikalaskenta Vuosilomasuunnittelu Maksutapahtumat Tiliöidyt, kohdistetut tapahtumat Pankki Muut sidosryhmät (verot, ulosotto..) Koulutus Seurantakohteet Taloushallinto SAP Palkat, Ajanhallinta, vuosilomasuunnittelu, palveluaikalaskenta Muut sidosryhmät 11

Työaikaleimojen hallinta Kulunvalvontajärjestelmä Leimaa työaikaa Virkamies CGI Ajanhallinta Saldolaskenta Näkee omat työaikaleimat ja päivittäiset saldot Virkamies Seuraa toteutuneita työaikoja Esimies Hyväksyy työajat työjärjestyksen mukaan Esimies Ilmoittaa virheellisistä leimoista Virkamies Tekee tarvittavat korjaukset leimatietoihin Virkamies 12

Työajan kohdennus CATS-lomakkeella SAP HCM Läsnä ja poissaolot SAP CATS Työajankohdennuslomake Kulunvalvontajärjestelmä Leimaa työaikaa Virkamies Kohdentaa työaikaa Virkamies Hyväksyy kohdennukset työjärjestyksen mukaan tarvittaessa Esimies CGI Ajanhallinta Saldolaskenta Toteutunut työaika tiedoksi Seuraa tarvittaessa kohdennettuja työaikoja Työaikavastaava SAP FICO Seurantakohteiden ylläpito SAP BI Raportointi Tarkistaa ja seuraa kohdennuksia ja niiden oikeellisuutta Esimies / Työaikavastaava / Taloushallinnon ammattilainen Satu Laatinen 2.9.2016

Työajan suunnittelu Antaa tiedot, miten työaika on suunniteltu Esimies CGI Ajanhallinta SAP HCM Palvelussuhteen hallinta Vuosilomasuunnittelu Luo vuorokalenterin, johon liitetään henkilöt Ajanhallinnan vastuuhenkilö Perustaa vuorot ja vuorokierrot kalenteriin Ajanhallinnan vastuuhenkilö / Vuorosuunnittelija Tekee vuorosuunnitelman (ml. Suunniteltu varallaolo) Ajanhallinnan vastuuhenkilö / Vuorosuunnittelija Tulostaa tarvittaessa vuorosuunnitelman Ajanhallinnan vastuuhenkilö / Vuorosuunnittelija Hyväksyy tarvittaessa suunnitelman Esimies Saa tiedon suunnitelluista työajoista Virkamies Tulostettu suunnitelma 14

Vuorokalenterien ja vuorojen työn järjestys käyttöönottotilanteessa Yritystason päivittäinen lepoaika Vuorokalenterikohtaiset vuorot Vuorokalenterikohtaiset vuorokoosteet Yritystason vapaapäivän vuoro Vuorokalenterin perustaminen Vuorokalenterikohtaiset vuorokierrot Yritystason vuorot Yritystason vuorokierrot 15

Ylitöiden ja työaikakorvausten käsittely Portaali Tulostettu ylityömääräys Kulunvalvontajärjestelmä CGI Palkat Määrää alaisen ylityöhön tai muuhun korvauksia oikeuttavaan työhön tai varallaoloon Esimies Leimaa työaikaa Virkamies Palkanmaksu CGI Ajanhallinta Syöttää työaikatiedot ja korjaa tarvittaessa tietoja Virkamies Siirtää syntyneet tapahtumat palkanmaksuun Ajanhallinnan vastuuhenkilö Syöttää tarvittaessa varallaolot ja palkanlisät Virkamies Tarkastaa ja hyväksyy toteutuneet työajat ja tapahtumat sekä voi tarvittaessa korjata tietoja. Esimies Työajan laskenta Kohdentaa tarvittaessa syntyneet tapahtumat Ajanhallinnan vastuuhenkilö 16

Työaikapankkien käsittely Sopivat työaikapankin käytöstä Esimies ja Virkamies Kulunvalvontajärjestelmä Leimaa työaikaa ja osapäivän pankkivapaan Virkamies CGI Palkat Palkanmaksu Portaali CGI Ajanhallinta Anoo pankkivapaata Virkamies Hyväksyy pankkivapaan Esimies Kiinnittää henkilölle työaikapankit Ajanhallinnan vastuuhenkilö Siirtää työaikaa työaikapankkiin Esimies / Virkamies Siirtää pankkitapahtumat palkanmaksuun Ajanhallinnan vastuuhenkilö Hyväksyy toteutuneet työajat ja pankkitapahtumat Esimies Työajan laskenta Pankkiin vietävä aika ja lisät syntyvät sekä pankin saldo vähenee pankkivapaan johdosta 17

Yleistä Kieku Ajanhallinnasta 18

Keskeiset käsitteet Käsite Työaikamuoto/maksusäännöstö Ajanhallinnan yritys Ajanhallinnan yksikkö Vuoro Vuorokierto Vuorokooste Vuororyhmä Vuorokalenteri Selite SAPissa henkilön työaikasuunnitelmasääntö. Henkilön työajan ja työaikakorvausten laskentasäännöstö. Esimerkiksi: - 03A on liukuvaa virastotyöaikaa tekevän virkasuhteisen henkilön työaikamuoto. Maksusäännöstö on työaikamuodosta johdettu työajan laskentoja erittelevä tieto. Maksusäännöstöä 03 käytetään on esim. 03A ja 03B:n kanssa. Ajanhallinnassa viraston ylin organisaatiotaso. Järjestelmän sisäinen rakenne muodostuu tasoista konserni, yritys ja yksikkö. Henkilölle annetaan ajanhallinnan yksikkötieto henkilön budjetoidulle toimelle. Vuorot ovat päivän työajan pohjia, joita voidaan poimia vuorokierroiksi. Näkyy järjestelmässä vuorotunnisteena ja kellonaikoina. Vuorossa kerrotaan vuoron kesto, mihin aikaan työvuorossa on oltava töissä ja millainen ruokataukokäytäntö vuorossa on. Voidaan määrittää vuorokalenterikohtaisesti. Jakson työaika muodostuu suunniteltujen vuorojen työajoista. Säännönmukainen, vuoroista koostuva useamman vuorokauden mittainen jakso. Nopeuttaa suunnittelua työpisteissä, joissa työ perustuu säännönmukaiseen vuororytmiin. Samalle päivälle annetut vuorot (esim. Aamu ja yövuoro) yhdistetään vuorokoosteeksi. Helpottaa useammasta työjaksosta koostuvan vuorokauden suunnittelua. Vuorokalenterissa henkilöt kiinnitetään työrytmeittäin eri vuororyhmiin. Työvuorosuunnitelman pohja, joka perustetaan vähintään työaikamuodoittain yksiköittäin. Vuorokalenteriin avataan tarvittava määrä vuororyhmiä. 19

Keskeiset käsitteet Käsite Vuoroluettelo Palkanlisä Tuntikohdistustyyppi Selite Henkilön sopimustiedoissa näkyvä vuorokalenteri ja ryhmä tieto Ajanhallinnassa annettava lisä, joka liittyy työn tekemiseen. Esim. Hälytysraha, pankkituntien maksu, sukellusraha jne. Ohjaa henkilön palkkakustannustenjakoa ja tuntienkohdennusta. Annetaan palvelussuhteenhallinnassa Leimaustunniste Työtehtävä Runkosuunnitelma Tunniste Ajanhallinnan ja kulunvalvonnan välillä, jonka mukaan tunnistetaan henkilö ja sopimus, jolle leimat siirtyvät ja josta ajanhallinta tunnistaa aktiivisen sopimuksen. Seurantakohdeyhdistelmälle annettava selkokielinen nimi, jota voidaan käyttää työaikakorvausten kohdennuksessa apuna. Ryhmäkohtainen suunnittelu työrytmeittäin 20

Työaikamuodot ja maksusäännöstöt 21

Työaikamuodot ja maksusäännöstöt 22

Yleistä Sisään kirjautuminen - Kiekussa on käytössä kertakirjautuminen ja CGI Ajanhallintaan siirrytään Kiekuportaalin kautta, linkistä Työajan hallinta. Uloskirjautuminen - Järjestelmän käyttö voidaan lopettaa -painikkeesta, jolloin Ajanhallinta tyhjentää selaimen muistin ja kirjautuu ulos portaalista. Jos halutaan jatkaa muuta työskentelyä portaalissa, suljetaan CGI Ajanhallinnan ikkuna selaimen yläreunasta. 23

Yleistä Selaimen kielen vaihto ruotsin kielelle Internet Explorerissa. - Työkalut Internet Asetukset Yleistä Kielet Lisää (Tools Internet Options General Languages Add) - Valitse listalta oikea ruotsin kieli (Swedish) ja paina OK. - Ruotsin kieli ilmestyy listalle. - Siirrä Ruotsin kieli ylimmäksi kieleksi ja paina OK. - Sulje selain ja avaa uudelleen. Seuraavan kirjautumisen yhteydessä Ajanhallinnasta avautuu ruotsinkielinen versio. 24

Yleistä Käyttäjäprofiilin valinta Käyttäjätunnuksen oikealta puolelta valitaan nuolipainike, Näkyviin tulee käyttäjäprofiilin valikkoikkuna, josta valitaan haluttu käyttäjän oletusprofiili. Valinta tallennetaan. 25

Yleistä Navigointi Sivun vasemmassa reunassa sijaitseva navigointialue sisältää organisaatiovalinnan ja navigointilinkit, joista päästään Ajanhallinnan eri toimintoihin. Navigointilinkit on ryhmitelty sovelluksen osa-alueittain väliotsikoiden alle. Navigointilinkkien näkyminen riippuu valitusta organisaatiotasosta sekä käyttäjän oikeuksista. 26

Yleistä Navigaatio piiloutuu automaattisesti paljon tietoa sisältävillä näytöillä, joilla tarvitaan koko näyttö näytettäville tiedoille. Navigaatio saadaan palautettua näkyviin painamalla Näytä valikko -painiketta. Navigaatioalue voidaan tarvittaessa piilottaa navigaatioalueen yläreunassa olevasta Piilota valikko -painikkeesta. 27

Yleistä Seuraavia erikoismerkkejä ei tule käyttää ajanhallinnassa Merkit aiheuttavat ongelmia Kiekun liittymissä. < > Pienempi ja suurempi kuin merkit Lainaus merkit Heittomerkki ; Puolipiste : Kaksoispiste 28

Työajan suunnittelu 29

Työajan suunnittelu - Yleistä Työajansuunnittelun muutokset tulee tehdä työajan suunnittelussa ennen toteutuneen työajan laskentaa ja hyväksyntää. - Jos suunnitelmaa jostain syystä muutettaisiin toteutuneen työajan hyväksynnän jälkeen, niin muutettu suunnitelma tulee näkyviin virkamiehen ja esimiehen tuntien kirjaus ja hyväksyntä -näytöille. Muutos ei kuitenkaan vaikuta toteutuneen työajan laskennan tuloksiin, ennen kuin toteutuneen työajan hyväksyntä puretaan ja työajat lasketetaan uudelleen. 30

Työajan suunnittelu - Vuorot Yritys Vuorotiedot Vuorot (Lisää vuoro) tai vuorokalenterissa Vuoro kertoo, miten työaikaa on suunniteltu tehtäväksi yhden päivän aikana kerrallaan Yrityksen alle perustettavat vuorot ovat ns. mallivuoroja, jotka voidaan poimia suunnitelmaan. - Mallivuoroja voidaan tehdä vuoroista, jotka ovat kaikille samanlaisia esim. liukuvan virastotyön vuorot, tekniset vapaapäivän vuorot tai sotilaallinen harjoitus RVL:ssä. Vuorokalenterissa muutetut mallivuorot tai perustetut uudet vuorot ovat aina kalenterikohtaisia Samaa vuorokoodia voi käyttää eri kalentereissa - Toimivat toisistaan erillään kalenterikohtaisilla ohjauksilla Jos vuorokoodi on poimittu mallivuorojen kautta kalenterin vuoroksi ja mallivuoroon tulee muutos, muutos pitää tehdä myös vuorokalenterin vuoroon. 31

Työajan suunnittelu vuorot jatkuu Mallivuoron pääsee lisäämään kalenterin vuoroksi tallentamalla se jollekin päivälle runkosuunnitelmassa. Mallivuorot löytyvät vuoron valintaikkunasta Vuorokalenterissa ei käytetyt vuorot otsikon alta. Mallivuoron lisäyksen jälkeen voit vaihtaa runkosuunnitelman päivälle oikean vuoron. 32

Vuorot Liukuva työaika Vuorokoodi ja nimi: Virastossa sovittava nimeämiskäytäntö Voimassaolo alkaa: Vuoron käytön alkamisajankohta Vuoron tyyppi: Liukuva työvuoro Vuoron luokitus: P Päivävuoro Työaikakorvaus: Valitaan VAIN, jos kyseessä työsopimussuhteisen ilta- tai yövuoro tai virasto- ja viikkotyön säännöllinen lauantaivuoro. MUUTEN JÄTETÄÄN TYHJÄKSI! Vuoro alkaa ja päättyy: Säännöllisen työajan alkamis- ja päättymisajankohta, ml. päivittäinen lepoaika Tulo- ja lähtöraja: Jätetään tyhjäksi Säännöllinen työaika: Päivän säännöllinen työaika Tulo- sekä lähtöliukumien alku- ja päättymistiedot Vuoron maksimi liukumasaldon kerrytys: Ei käytetä Kiekussa. Päivittäinen lepoaika: Valitaan vuorolle oikea päivittäinen lepoaika 33

Vuorot Liukuva työaika (Eduskunta ja UM:n venäjän asemamaasta palkatut) Tilanteessa, jossa omaehtoista liukumaa ei käsitellä keskustason työaikasopimuksen mukaisesti viikoittaisen ylityön laskennassa, määritellään vuoron liukumarajat seuraavasti: Tuloliukuma päättyy = vuoro alkaa kellon aika Lähtöliukuma alkaa = vuoro päättyy kelloin aika Vuorokauden minimityöaikaraja 00:00 Tällöin viikoittaisessa ylityölaskennassa vuorokaudelta lasketaan ylityölaskentaan kyseisenä päivänä tosiasiallisesti tehty työaika, mutta enintään vuoron säännöllinen työaika (7:15) huolimatta siitä, onko työaika sijoittunut säännöllisen työajan kellon ajoille.

Vuorot Kiinteä työaika Vuorokoodi ja nimi: Virastossa sovittava nimeämiskäytäntö Voimassaolo alkaa: Vuoron käytön alkamisajankohta Vuoron tyyppi: Kiinteä työvuoro Vuoron luokitus: Esim. A - Aamuvuoro. Merkitys vuorokoosteisiin, kahta samaa luokkaa olevaa vuoroa ei voi yhdistää vuorokoosteessa. Työaikakorvaus: Valitaan VAIN, jos kyseessä työsopimussuhteisen iltatai yövuoro tai virasto- ja viikkotyön säännöllinen lauantaivuoro. MUUTEN JÄTETÄÄN TYHJÄKSI! Vuoro alkaa ja päättyy: Säännöllisen työajan alkamis- ja päättymisajankohta, ml. päivittäinen lepoaika Tuloraja: Käytetään, jos vuoro alkaa vuorokauden vaihteessa ja toteutunut työaika ilmoitetaan leimoilla, jolloin leima voi tulla edellisen vuorokauden puolella. Arvo esim. 01:00 tällöin klo 00:00 alkavaan vuoroon 23:00 jälkeinen leima tulkitaan tuloleimaksi. Lähtöraja: Jätetään tyhjäksi Sallittu myöhästyminen ja ennenaikainen lähtöaika: Aikaraja, paljonko vuoron alusta saa myöhästyä tai lähteä ennen vuoron päättymistä niin, ettei se vaikuta työaikaan Säännöllinen työaika: Päivän säännöllinen työaika 8h ylittävä vuoron aika tulkitaan vuorokautiseksi ylityöksi: Annetaan olla oletus, Ei Päivittäinen lepoaika: Valitaan vuorolle oikea päivittäinen lepoaika. Jos lepoaikaa ei suunnitella, jätetään tyhjäksi 35

Vuorot Kiinteä työaika jatkuu Esimerkki sallitusta myöhästymisestä ja ennenaikaisesta lähdöstä kiinteässä vuorossa - Vuorolle 8 16.30 on annettu sallittu myöhästyminen 00:01 ja sallittu ennenaikainen lähtö 00:10. - Vuoro alkaa klo 8:00 ja henkilö saa tulla työhön 8:01 mennessä, jolloin työaika lasketaan vielä klo 8:00 lähtien. Jos henkilö tulee työhön klo 8:02, hänen työaikansa lasketaan klo 8:02 alkaen. - Vuoro päättyy klo 16:30 ja henkilö saa lähteä työstä aikaisintaan klo 16:20, jolloin työaika lasketaan klo 16:30 asti. Jos henkilö lähtee työstä klo 16:19, hänen työaikansa lasketaan klo 16:19 asti. 36

Vuorot Kiinteä työaika jatkuu Esimerkki, kun työvuoron alkaa vuorokauden vaihteessa ja toteutuma ilmoitetaan leimoilla vuorolla käytettävä Tuloraja tietoa - Vuorolle 00:00 07:00 on annettu tuloraja 01:00. - Vuoro alkaa klo 00:00 ja henkilö saa tulla työhön 23:00 edellisen vuorokauden puolella, jolloin työhön tulo leima huomioidaan kyseisen vuoron työhön tulo leimaksi. Työaika lasketaan klo 00:00 lähtien. 37

Vuorolle valittavat työaikakorvaukset TSS, ilta/yötyö Työsopimussuhteisen ilta- ja yötyökorvaus, kun vuoro päättyy 18-06 tai alkaa 21 jälkeen tai ennen 04. Valitaan vuorolle! HUOM. Ei käytetä 04 jälkeen alkaviin vuoroihin! Viikkotyön lauantai/ilta/yö Käytetään viikkotyössä lauantain säännöllisellä vuorolla, joka sijoittuu ilta- ja/tai yötyökorvauksen ajalle. Valitaan vuorolle! Virasto- vkotyön lauantaikorv Käytetään, jos virasto- tai viikkotyössä joudutaan suunnittelemaan lauantaille säännöllistä työtä, josta maksetaan lauantaikorvaus. HUOM! Ei makseta lisäja ylityön ajalta! Valitaan vuorolle! 38

Vuorokalenterille valittavat työaikakorvaukset (Eduskunta) Pöytäkirjatoimiston O-A Pöytäkirjatoimiston osa-aikaisille maksetaan liukuman ajalta haittatyökorvaukset, työaikakorvaussääntö annetaan vuorokalenterille. HUOM. Ylityösyykoodin käyttö johtaa liikakorvauksiin, eikä siitä syystä ole sallittua, mikäli henkilöille tulisi joskus ylityötä maksuun on ne laskettava manuaalisesti! 39

Vuorot Päivittäinen lepoaika Yritys Vuorotiedot Päivittäinen lepoaika (Lisää päivittäinen lepoaika) Päivittäisen lepoajan nimi: Virastossa sovittava nimeämiskäytäntö Normikesto: Säännöllisen työajan mukainen päivittäinen lepoaika HUOM! Liukuvassa työajassa maksusäännöstöissä 02, 03A, 80A = 1:00! Minimi- ja maksimikesto: Kauanko päivittäinen lepoaika kestää vähintään ja enintään Lepoajan sijainti: Kauanko vuoron alusta kestää, kunnes säännöllisen työajan mukainen päivittäinen lepoaika alkaa. (Esim. säänn. Työaika 8:00-11:00 ja 12:00 16:15, päivittäinen lepoaika 11 12 ja alkaa tällöin 3 tuntia klo 8:00 jälkeen) 40

Vuorot Päivittäinen lepoaika jatkuu Alkuliukuma: Loppuliukuma: Työaikavaatimus: Paljonko ennen säännöllisen työajan päivittäistä lepoaikaa saa lähteä lepoajan viettoon (esim. saa lähteä jo klo 10:30, kun säännöllinen lepoaika alkaa klo 11:00) Kuinka paljon säännöllisen päivittäisen lepoajan jälkeen vielä voi olla lepäämässä (Esim. Lepoaika tulee pitää klo 13:30 mennessä, eli 1:30 klo 12:00 jälkeen) Paljonko pitää olla työaikaa kertynyt päivässä, jonka ylittyessä päivittäinen lepoaika vähennetään normikeston verran päivittäisestä työajasta, jos henkilö ei ole ilmoittanut päivittäistä lepoaikaa. Kokoaikaisten vuoroissa 00:00 ja osa-aikaisten vuoroissa esim. 06:00 Päivittäinen lepoaika liitetään vuoroon, vuorolle voi kiinnittää vain yhden päivittäisen lepoajan. Päivittäinen lepoaika on yrityskohtainen, ei kalenterikohtainen 41

Vuorot Viikoittainen vapaa Käytetään vapaapäivänä vuorona Vuorokoodi ja nimi: Virastossa sovittava nimeämiskäytäntö, suositellaan viivaa koodiksi, jotta erottuu suunnitelmassa helposti työvuoroista Yövuoron jälkeiselle nukkumapäivälle voi vuorokoodina käyttää esim. N, jotta erottuu muista viikkovapaista vuorosuunnittelijalle Vuoron tyyppi: Viikkovapaa 42

Vuorokooste Yritys Yksikkö Esimiestoiminnot - Vuorokalenteri - Vuorokoosteet -välilehti Käytetään esim., kun on tarve käyttää saman vuorokauden sisällä useampaa vuoroa esim. aamu + yövuoro, vuorot yhdistetään vuorokoosteeksi työvuoro sisältää useamman päivittäisen lepoajan, tehdään useampi vuoro ja yhdistetään vuorokoosteeksi Koosteet liitetään vuorokiertoon tai suunnitelmaan kuten normaalit vuorot Max. 3 vuoroa / vuorokooste. Tunnus ja nimi: Virastossa sovittavanimeämiskäytäntö Vuorot ikkunasta valitaan halutut vuorot koosteeksi Vuorojen valinta: Vuoroja voidaan lisätä ja poistaa Lisää ja Poista näppäimistä 43

Yötyön suunnittelu virastotyössä Virastotyössä yövuorot suunnitellaan niin, että vuorot suunnitellaan per vuorokausi ja vuorot yhdistetään vuorokoosteeksi. - Esimerkiksi 21:30 24:00 ja 00:00-04:45. Vuorot voivat olla liukuvassa työajassa liukuvia, ensimmäisen vuoron lähtöliukuma annetaan klo 24:ksi (järjestelmä muuttaa kellonajan 24:00 00:00:ksi) ja toisen vuoron alkuliukuma annetaan 00:ksi. Päivittäinen lepoaika suunnitellaan toiselle vuoroista, mikäli virkamiehellä on oikeus poistua lepoajalla työpaikalta. - Lepoaika suunnitellaan sille vuorolle, jonka aikana lepo on lupa pitää. 44

Yötyön suunnittelu virastotyössä jatkuu 45

Vuorokierto Yritys Vuorotiedot Vuorokierrot (Lisää vuorokierto) tai vuorokalenterissa, Vuorokierrot -välilehdellä Vuorokierrolla rytmitetään vuorojen käyttöjärjestys ja annetaan tietyn ajan sisällä säännöllisesti toteutuvat vuorot. Esim. viikko tai 3 viikkoa Vuorokiertona jaksotyössä on käytettävä vähintään yhden päivän mittaista vapaapäivää. Vuorokierron pystyy antamaan vuororyhmälle, ei henkilölle. Liukuvassa virastotyössä seitsemän päivän vuorokierto voisi olla muodossa PPPPP- - Vuorokierron nimi: Virastossa sovittava nimeämiskäytäntö Vuorot ikkunasta valitaan halutut vuorot kiertoon, jonka jälkeen vuorot ovat kronologisessa järjestyksessä Kierto ikkunassa. Vuoroja voidaan lisätä ja poistaa ja niiden järjestystä vaihtaa sinisistä nuolinäppäimistä 46

Vuorokalenteri Yksikkö Esimiestoiminnot Vuorokalenterit (Lisää vuorokalenteri) Vuorokalenteri perustetaan aina yksiköittäin ja työaikamuodoittain. Samaan yksikköön voidaan perustaa useampi vuorokalenteri samalle työaikamuodolle 47 Vuorokalenterin nimi: Virastossa sovittava nimeämiskäytäntö. Työaikamuoto: Kalenterissa noudatettava työaikamuoto Vuororyhmien määrä: Vuororyhmiä tulee niin monta kuin on erilaisia työaikarytmejä. Ryhmiä voi lisätä jälkikäteen, mutta niitä EI voi poistaa. Maksusäännöstö: Kalenterissa noudatettava maksusäännöstö Laskentajakso ja jaksotunniste: Ei käytössä Kiekussa

Vuorokalenteri jatkuu Työvuorokausiraja: VESin mukainen työvuorokauden vaihtumisajankohta. Yleensä klo 00:00. Työvuorokausiraja jakaa työajan: Työaika jaetaan eri työvuorokausille työvuorokausirajan perusteella, jos valittuna on Kyllä. Jos valitaan Ei, niin työaikaa ei jaeta eri vuorokausille työvuorokausirajan perusteella. Oletuksena Kyllä. Huom! Eduskunnassa on maksusäännöstöllä lisämääritys, jotta vuorokausi ei vaihdu klo 00 kesken työn, vaikka arvona on Kyllä. 48

Vuorokalenteri jatkuu Vuororyhmälle annetaan tunnus ja nimi. Ajanhallinnan yksiköittäin ja työaikamuodoittain tulee olla yksi ryhmä, jonka tunnuksena on 00 (nolla nolla), koska henkilötietoliittymä tuo automaattisesti henkilön hänen ajanhallinnan yksikön ja työaikamuodon mukaisesti oikean kalenterin 00-ryhmään. Nimiä ja tunnuksia pääsee muokkaamaan jälkikäteen. (Yksikkö Esimiestoiminnot Vuorokalenterit - Runkosuunnitelma Vuororyhmät) Vuororyhmiä voidaan lisätä Lisää vuororyhmätoiminnolla Runkosuunnitelman Vuororyhmät painikkeen jälkeen. Yhdessä vuorokalenterissa voi olla max. 90 vuororyhmää. 49

Vuorokalenteri jatkuu Vuorokalenterit laskentasäännöt välilehti Vuoron valinta työpäivänä kenttään valitaan listalta Suunnitelman mukainen työvuoro valinta. 50

Vuorokalenteri Vapaapäivän vuoro Kalenterille annetaan vapaapäivän vuoro, jotta järjestelmä tietää, miten työajan laskenta tapahtuu, jos henkilö tulee työhön vapaapäiväksi suunniteltuna päivänä. HUOM! Kyseessä eri asia, kuin viikoittainen vapaa. Vapaapäivän vuoro kannattaa perustaa yrityksen mallivuoroksi sekä yhden päivän malli vuorokierroksi, jolloin nämä ovat kaikkien käytössä. 51

Vuorokalenteri Vapaapäivän vuoro jatkuu Vapaapäivän vuoroksi tehdään 24 tunnin vuorot esimerkkien mukaisesti: Kiinteän työajan vapaapäivän vuoro jaksotyössä ja viikkotyössä 52

Vuorokalenteri Vapaapäivän vuoro jatkuu Vapaapäivän vuoroksi tehdään 24 tunnin vuorot esimerkkien mukaisesti: Kiinteän työajan vapaapäivän vuoro virastotyössä 53

Vuorokalenteri Vapaapäivän vuoro jatkuu Vapaapäivän vuoroksi tehdään 24 tunnin vuorot esimerkkien mukaisesti: Liukuvan työajan vapaapäivän vuoro virastotyössä 54

Vuorokalenteri Vapaapäivän vuoron päivittäinen lepoaika Vapaapäivän vuorolle ei anneta päivittäistä lepoaikaa, ellei vapaapäivänä tehdyssä työssä sovita aina päivittäisen lepoajan pitämisestä. - Vapaapäivänä pidetty päivittäinen lepotauko voidaan ilmoittaa toteutuneen mukaisesti ilman päivittäisen lepoajan ilmoittamista vapaapäivän vuorolle. Jos päivittäinen lepoaika annetaan vapaapäivän vuorolle, vuorolle tulee avata oma päivittäinen lepoaika, jonka liukumarajat tulee antaa kattamaan koko vuorokauden työaika. - Tällöin lepoajan minimikesto vähennetään vähintään päivän työajasta ja normikesto, jos lepoaikaa ei ilmoiteta. - Tällöin tämä tulee huomioida vapaapäivän vuoron loppukellonajassa. 55

Vuorokalenteri Vapaapäivän vuoro jatkuu Yksikkö Esimiestoiminnot Vuorokalenterit - Runkosuunnitelma Vuororyhmät HUOM! Vapaapäivän vuoro lisätään ennen kuin haetaan vuorokierrot runkosuunnitelmaan. Esimerkkien mukaan tehty vapaapäivän vuoro valitaan vuororyhmälle 96 Päivävuoro. - Ryhmille 97, 98 ja 99 tietoa ei tarvitse valita! 56

Vuorokalenteri Vapaapäivän vuoro jatkuu Jos vapaapäivän vuoroa ei valita jaksolle/kuukaudelle ennen runkosuunnitelman ensimmäistä tallennusta, niin vapaapäivän vuoro ei tallennu. Tilanne korjataan valitsemalla vapaapäivän vuoro vuororyhmälle 96 Päivävuoro. Tämän jälkeen runkosuunnitelman oikeasta yläkulmasta valitaan Vapaapäivän vuororyhmät. Kun Vapaapäivän vuororyhmät on valittuna, voidaan luo runkosuunnitelma toiminnolla tallentaa vapaapäivänvuoro ajalle, jolta se puuttuu. 57

Vuorokalenteri Vuorokausilepo Yksikkö Esimiestoiminnot Vuorokalenterit - Laskentasäännöt Kalenterille annetaan kalenterikohtaisesti vuorokautinen lepoaika. Valitaan kalenterin laskentasäännöt listasta Vuorokausilepoaikaan lisätään lepoajan pituus, joka halutaan ottaa suunnittelussa huomioon kyseisessä kalenterissa ja tallennetaan. 58

Ryhmäkohtainen suunnittelu Runkosuunnitelma Vuorokalenteri Runkosuunnitelma välilehti - Alasvetovalikosta valitaan haluttu vuorokierto Annetaan haluttu suunnitelman aloitus- ja päättymispäivä Suunnittelua voidaan tehdä enintään 36 kk kerrallaan Valitaan Jatka 59

Ryhmäkohtainen suunnittelu - Runkosuunnitelma jatkuu Vuorokierron aloituspäivä valitaan alasvetovalikosta. Vuoron tiedon jälkeen suluissa ilmoitetaan vuorokierron viikon ja päivän järjestys. Esim. (1-7) tarkoittaa ensimmäinen viikko, seitsemäs päivä (su). Valitun alkamisajankohdan edessä näkyy harmaalla pohjalla edellisen jakson/kuukauden viimeinen viikko. Tallennetaan 60

Ryhmäkohtainen suunnittelu Runkosuunnitelma jatkuu Tallennuksen jälkeen näytöltä poistutaan valitsemalla Sulje Peruuta painikkeesta järjestelmä palaa Runkosuunnitelman luonnin aloitussivulle, jolloin voidaan jatkaa suunnittelua tai palata vuorokalenterin ylläpito näytölle valitsemalla Peruuta 61

Ryhmäkohtainen suunnittelu Runkosuunnitelma jatkuu Suunn. -kentässä näytetään suunnitellut tunnit yhteensä. Vapaapäivän vuoron tallentuminen uudelle suunnitelmalle tarkistetaan valitsemalla Kaikki vuororyhmät oikean yläkulman alasvetovalikosta. 62

Ryhmäkohtainen suunnittelu Runkosuunnitelma jatkuu Käy muuttamassa arkipyhät vapaapäiviksi, jos ne ovat vapaapäiviä, esim. virastotyössä! Yksittäisen päivän vuoro vaihdetaan napsauttamalla kyseisen päivän vuoroa. Oikea vuoro valitaan aukeavalta valintalistalta ja sen jälkeen tallennetaan. 63

Ryhmäkohtainen suunnittelu Runkosuunnitelma jatkuu Runkosuunnitelmassa annetut vuorot tulevat jokaiselle vuororyhmän henkilölle työajan suunnittelun pohjaksi. Jos runkosuunnitelma tallennetaan henkilökohtaisen suunnittelun jälkeen, niin runkosuunnitelma tulee henkilölle vain niiden päivien osalle, joissa ei ole tehty henkilökohtaisten suunnittelun puolella tallennusta. Kalenterissa käytetyt vuorot näkyvät Runkosuunnitelma näkymän alaosassa. Vuoroja ja vuorokoosteita voidaan lisätä vapaasti kalenterissa kyseiselle kalenterille ja vuoroille voidaan päivittää ohjaustietoja kyseisen kalenterin osalta. Nämä muutokset eivät vaikuta yritystasoisiin vuoroihin ja vuorokoosteisiin Vuorojen ja vuorokoosteiden lisäys ja päivitys ei poikkea yritystasoisten vuorojen ja vuorokoosteiden teosta muuten kuin voimassaoloajan antamisen osalta. 64

Ryhmäkohtainen suunnittelu Runkosuunnitelma jaksotyössä Vuorokalenteri Runkosuunnitelma välilehti - Alasvetovalikosta valitaan haluttu vuorokierto Annetaan haluttu suunnitelman aloitus- ja päättymisjakso tai -päivä Suunnittelua voidaan tehdä enintään 36 kk kerrallaan Valitaan Jatka 65

Ryhmäkohtainen suunnittelu Runkosuunnitelma jaksotyössä jatkuu Vuorokierron aloituspäivä valitaan alasvetovalikosta. Vuoron tiedon jälkeen suluissa ilmoitetaan vuorokierron viikon ja päivän järjestys. Esim. (2-1) tarkoittaa toinen viikko, ensimmäinen päivä (ma). Valitun alkamisajankohdan edessä näkyy harmaalla pohjalla edellisen jakson viimeinen viikko. Tallennetaan 66

Ryhmäkohtainen suunnittelu Runkosuunnitelma jaksotyössä jatkuu Tallennuksen jälkeen näytöltä poistutaan valitsemalla Sulje Peruuta painikkeesta järjestelmä palaa Runkosuunnitelman luonnin aloitussivulle, jolloin voidaan jatkaa suunnittelua tai palata Vuorokalenterin ylläpito näytölle valitsemalla Peruuta 67

Ryhmäkohtainen suunnittelu Runkosuunnitelma jaksotyössä jatkuu Suunn. -kentässä näytetään suunnitellut tunnit yhteensä ja Säänn. kentässä taulukon mukainen säännöllinen työaika. Vapaapäivän vuoron tallentuminen uudelle suunnitelmalle tarkistetaan valitsemalla Kaikki vuororyhmät oikean yläkulman alasvetovalikosta. 68

Ryhmäkohtainen suunnittelu Runkosuunnitelma jaksotyössä jatkuu Käy muuttamassa arkipyhät vapaapäiviksi tarvittaessa. Yksittäisen päivän vuoro vaihdetaan napsauttamalla kyseisen päivän vuoroa. Oikea vuoro valitaan aukeavalta valintalistalta ja sen jälkeen tallennetaan. 69

Ryhmäkohtainen suunnittelu Runkosuunnitelma jaksotyössä jatkuu Runkosuunnitelmassa annetut vuorot tulevat vuororyhmän henkilölle suunnittelun pohjaksi. Jos runkosuunnitelma tallennetaan henkilökohtaisen suunnittelun jälkeen, niin runkosuunnitelma tulee henkilölle vain niiden päivien osalle, joissa ei ole tehty henkilökohtaisten suunnittelun puolella tallennusta. Kalenterissa käytetyt vuorot näkyvät Runkosuunnitelma näkymän alaosassa. Vuoroja ja vuorokoosteita voidaan lisätä vapaasti kalenterissa kyseiselle kalenterille ja vuoroille voidaan päivittää ohjaustietoja kyseisen kalenterin osalta. Nämä muutokset eivät vaikuta yritystasoisiin vuoroihin ja vuorokoosteisiin Vuorojen ja vuorokoosteiden lisäys ja päivitys ei poikkea yritystasoisten vuorojen ja vuorokoosteiden teosta muuten kuin voimassaoloajan antamisen osalta. 70

Runkosuunnitelman tuloste 71

Runkosuunnitelman tuloste jaksotyössä 72

Henkilön liittäminen vuororyhmään suunnitelmassa Yksikkö Esimiestoiminnot Vuorokalenterit Vuorosuunnitelma Henkilöiden hallinta Valitaan alasvetovalikosta vuororyhmä, jonka henkilöitä hallitaan. Henkilöiden valintalistalta valitaan vapaita henkilöitä ryhmään, valitsemalla Lisää, jolloin henkilön nimi siirtyy oikean puoleiseen laatikkoon. Vaihtoehtoisesti henkilön voi poistaa ryhmästä valitsemalla Poista. Henkilö kiinnittyy tai vapautuu ryhmästä valitun jakson/ kuukauden 1. pv lukien. Henkilön kytkentä vuorokalenteriin voidaan poistaa valitsemalla Poista, jolloin henkilön nimi vapautuu vasemman puoleiseen laatikkoon. 73

Ryhmäkohtainen suunnittelu Vuorosuunnitelma Vuorosuunnitelma välilehdellä nähdään ryhmään liitetyt henkilöt ja henkilöiden työaikasuunnitelmat Suunnittelujaksolla tarvittavaa lisätietoa voi tallentaa kyseisen jakson osalle Lisäinfo painikkeen kautta. Näytöltä tulostetaan vuorosuunnitelma ja kirjoitettu lisäinfo tarvittaessa. Vuororyhmien henkilöiden näkymää saa muutettua hiiren oikealla painikkeella, jos vuororyhmien alkunäkymäksi on valittu vuororyhmät vuorosuunnittelussa suljettuina : Kyllä. - Ryhmiä voidaan avata näkymään tai sulkea käyttäjän haluama määrä kerrallaan. - Vuorokalenterit Vuorokalenterien tiedot Vuororyhmät päästään valitsemaan ryhmien alkunäkymä Näytöltä päästään muokkaamaan suunnitelmaa henkilötasolla, joko ryhmittäin tai henkilöittäin - Hiiren vasen painike avaa ryhmän muokkausnäytölle. 74

Ryhmäkohtainen suunnittelu Vuorosuunnitelma Näytön alareunaan voidaan valita näkyviin miehitys vuorottain, josta näkee päivän henkilömäärän kyseisellä vuorolla avattujen vuororyhmien osalta 75

Ryhmäkohtainen suunnittelu Vuorosuunnitelma Ryhmä avataan muokattavaksi napsauttamalla hiirellä ryhmän nimen kohdalla vasenta hiiren painiketta. Näytöllä päästään vaihtamaan ryhmää alasvetovalikosta. Jos halutaan muokata vain yhden henkilön suunnitelmaa kerrallaan näkymässä, napsautetaan hiirellä henkilön nimen kohdalla 76

Henkilökohtainen suunnittelu Henkilön vuoro vaihdetaan napsauttamalla hiiren vasemmalla painikkeella halutun päivän kohdalla vuorosolua, jolloin vuoron valintalista avautuu. Vaihdettava vuoro valitaan valintalistalta. 77

Henkilökohtainen suunnittelu jatkuu Henkilön vuoron kellonaikoja voidaan muuttaa yhdelle päivälle napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella halutun päivän kohdalla vuorosolua, jolloin aukeaa Vuoron työaika ikkuna. Jos halutaan muokata vuorokoostetta, Vuoro-valikosta valitaan oikea vuoro ja sen kellonajat muutetaan oikeiksi. 78

Henkilökohtainen suunnittelu jatkuu Päivän solu vuorojen vaihdon tai vuoron kellonaikojen muutosten jälkeen näkyvät suunnitelmassa henkilöllä sinisinä Jakson suunnitellut tunnit näytetään sinisellä värillä korostettuna, jos tunnit alittavat jakson säännöllisen työajan ja punaisella värillä korostettuna, jos tunnit ylittävät jakson säännöllisen työajan. 79

Henkilökohtainen suunnittelu jatkuu Lepoajan rikkoutuminen Jos viikoittainen lepoaika ei toteudu, niin suunnitellun viikon kaikki vuorot näytetään punaisella värillä korostettuna. 80

Poissaolot Ajanhallinnassa Hyväksytyt poissaolot siirtyvät ajanhallintaan SAPista lähes reaaliaikaisesti. Poissaolot näkyvät vuorosuunnitelmassa sekä tuntien kirjaus näkymässä punaisena kehyksenä päivän vuorosolussa. Kun hiiren vie vuoron päälle poissaolon syykoodi ja suunniteltu vuoro tulevat näkyviin infoikkunaan. Poissaolot näkyvät myös tuntien kirjaus näytön poissaolot välilehdellä. 81

Osa-aikaisen käsittely Osa-aikaisille (pl. Jaksotyötä tekevät osa-aikaiset) avataan oma vuororyhmä jokaista työrytmiä varten Vaikka työaikaprosentti on sama, työrytmi voi olla eri. Vuororyhmät lisätään Runkosuunnitelma vuorotiedot näkymästä Huomaa, että ryhmän nimi näkyy hyvin lyhyenä suunnitelmassa Osa-aikaiselle tehdään omat vuorot, jos päivän pituus tai päivittäisen lepoajan käsittely poikkeaa kokoaikaisen päivästä Liukumarajat kannattaa ottaa huomioon osa-aikaisella, kun päivä on lyhempi, koska henkilön saapumisliukuman loppuaika ja lähtöliukuman alkuaika voivat poiketa yleisistä liukumarajoista. HUOM! Osa-aikaisen vuoroille tulee määritellä lepoaika, jossa työaikavaatimus on vähintään 6:00. 82

Osa-aikaisen käsittely jatkuu Esim.1 55,17% liukuva virastotyöaika, 20 h/vko, työrytmi ma 8 h, ti ke 6 h, to pe vapaa 83

Osa-aikaisen käsittely jatkuu Esim. 1 55,17% liukuva virastotyöaika, 20 h/vko, työrytmi ma 8 h, ti ke 6 h, to pe vapaa Tehdään työrytmille vuorokierto ja annetaan se oikealle vuororyhmälle runkosuunnitelmaan 84

Osa-aikaisen käsittely jatkuu Arkipyhät Työrytmissä, jossa työtä tehdään jokaisena arkipäivänä arkipyhät vaihdetaan vapaapäiviksi samalla tavalla, kuin kokoaikaisilla Työrytmissä, jossa ei työskennellä jokaisena arkipäivänä, niin arkipyhäviikkojen tasoitukset viedään järjestelmään esimiehen ja virkamiehen sopimuksen mukaisesti. Tärkeää on suunnitella työaikaa jokaisille päiville, joilla työskennellään. Jos osa-aikaisen työskentelypäivä muuttuu, se tulee muuttaa suunnitelmaan. Tämä kannattaa tehdä henkilökohtaisessa suunnitelmassa Järjestelmässä tulee olla suunniteltuna oikea viikottainen työaika oikeille päiville, jotta henkilön työajanlaskenta menee oikein. Tällä on vaikutusta esim. Liukumasaldon oikeellisuuteen 85

Osa-aikaisen käsittely jatkuu Esim. 1 55,17% liukuva virastotyöaika, 20 h/vko, työrytmi ma 8h, ti ke 6h, to pe vapaa Pitkäperjantain eli 1 arkipyhän sisältävä viikko tasoitetaan esimerkissä esimerkiksi näin: 36:15 7:15 = 29:00 kokoaikaisen viikon työaika 29:00 x 55,17% = 15:59:57 16:00 (pyöristetään lähimpään minuuttiin) Virkamiehen kanssa on sovittu, että työaika tasoitetaan liukumasaldoista ja hän on töissä ma - ti. Arkipyhäpäivälle ei osu työrytmin työpäivää, joten siihen ei tehdä muutoksia. Keskiviikolle vaihdetaan vuoro vapaapäiväksi ja tiistaille suunnitellaan 8 h vuoro. Viikon suunniteltu työaika on 16:00. Jos henkilö tekisi ma 8h ja ti 6 h (kuten normaalisti), hänen liukumasaldonsa vähenee 2h, koska viikon työaika on 2 tuntia säännöllisen työajan alle. 86

Osa-aikaisen käsittely jatkuu Esim. 1 55,17% liukuva virastotyöaika, 20 h/vko, työrytmi ma 8h, ti ke 6h, to pe vapaa 2. pääsiäispäivän eli 1 arkipyhän sisältävä viikko tasoitetaan esimerkissä esimerkiksi näin: 36:15 7:15 = 29:00 kokoaikaisen viikon työaika 29:00 x 55,17% = 15:59:57 16:00 (pyöristetään lähimpään minuuttiin) Virkamiehen kanssa on sovittu, että työaika tasoitetaan liukumasaldoista ja on töissä ti ke. Arkipyhäpäivälle osuva vuoro vaihdetaan vapaapäiviksi ja kahdelle työpäivälle suunnitellaan 8 h päivät, joista tulee yhteensä 16:00. Jos henkilö tekee kuitenkin vain kaksi 6 h päivää (kuten normaali viikolla tekisi, häneltä vähenee saldosta 4 h, koska viikon työaika on 4 tuntia säännöllisen työajan alle. 87

Osa-aikaisen käsittely jatkuu Esim. 2 55,17% liukuva virastotyöaika, 20 h/vko, työrytmi ma vapaa, ti ke 7:15 h, to 5:30, pe vapaa Ti ke tehdään 7:15 vuoro ja torstaille 5:30 vuoro 88

Osa-aikaisen käsittely jatkuu Esim. 2 55,17% liukuva virastotyöaika, 20 h/vko, työrytmi ma vapaa, ti ke 7:15 h, to 5:30, pe vapaa Tehdään työrytmille vuorokierto ja annetaan se oikealle vuororyhmälle runkosuunnitelmaan 89

Osa-aikaisen käsittely jatkuu Esim. 2 55,17% liukuva virastotyöaika, 20 h/vko, työrytmi ma vapaa, ti ke 7:15 h, to 5:30, pe vapaa Pitkäperjantain eli 1 arkipyhän sisältävä viikko tasoitetaan esimerkissä esimerkiksi näin: 36:15 7:15 = 29:00 kokoaikaisen viikon työaika 29:00 x 55,17% = 15:59:57 16:00 (pyöristetään lähimpään minuuttiin) Virkamiehen kanssa on sovittu, että työaika tasoitetaan liukumasaldoista ja hän on töissä ti-ke. Arkipyhäpäivälle ei osu työrytmin vapaapäivää, joten siihen ei tehdä muutoksia. Torstaille vaihdetaan vuoro vapaapäiväksi ja maanantaille ja tiistaille suunnitellaan 8 h vuoro. Viikon suunniteltu työaika on 16:00. Jos henkilö tekisi ti ja ke 7:15 (kuten normaalisti), hänen liukumasaldonsa vähenee 1:30, koska viikon työaika on1:30 säännöllisen työajan alle. Tässä esimerkissä voitiin käyttää jos toisessa työrytmissä olevaa 8 h vuoroa hyväksi tasoitusvuorona toisessa työrytmissä. Jos 8 tunnin vuoroa ei olisi valmiina se tulisi tehdä erikseen omaksi vuoroksi. 90

Varallaolojen syöttö suunnitelmassa Varallaolo voidaan suunnitella henkilölle. Yksikkö esimiestoiminnot vuorokalenterit vuorosuunnitelma - henkilökohtaisen suunnitelman ylläpito ryhmittäin tai henkilöittäin Alasvetovalikosta valitaan Varallaolo Napsauta Lisää varallaolo painiketta Valitse varallaolokoodi ja anna varallaolon aika Tallenna 91

Varallaolojen syöttö suunnitelmassa jatkuu Alle vuorokaudelle jaksotettuja varallaoloja voidaan syöttää päiväsoluun Napsauta varallaolorivin päiväsolua hiiren vasemmalla näppäimellä ja valitse aukeavasta listasta varallaolo. Tallenna. Jos alle vuorokauden varallaoloja ei löydy kahdelta viimeiseltä jaksolta/ kuukaudelta, niin varallaolo pitää lisätä Lisää varallaolo toiminnolla Tallennetut varallaolot näytetään vuorosuunnitelmassa sinisellä alaviivalla. Kun hiiri viedään solun päälle niin näytetään varallaoloaika ja suunniteltu vuoro 92

Jaksotyön erityspiirteet Edelliseltä jaksolta siirtyneet vuorot (esim. yövuoro) näytetään keltaisella värillä ja infoikkunassa näytetään päivän vuoro sekä edelliseltä jaksolta siirtynyt vuoro. Varallaolot eivät siirry seuraavalle jaksolle, vaan ne tulee jakaa vuorokauden vaihtuessa kahteen osaan klo 24:00 93

Työaikasuunnitelman hyväksyntä Työaikasuunnitelma voidaan hyväksyä järjestelmässä, jos siihen on tarvetta - Jos hyväksyntä vaaditaan, alaiset eivät näe toteutuneen työajan puolella suunnitelmaa ennen hyväksyntää. Hyväksyntävaatimus vuorokalenterille annetaan vuorokalenterin laskentasäännöt välilehdellä - Valitaan voimassa oleva sääntö (Huom! EI valita painiketta Lisää sääntö ) - Lisätään valinta kohtaan Hyväksyntä vaaditaan Kyllä ja tallennetaan. 94

Työaikasuunnitelman hyväksyntä jatkuu Suunnitelma hyväksytään kalentereittain vuorosuunnitelma välilehdellä Hyväksynnän jälkeen henkilöiden nimien taustaväri muuttuu vihreäksi. Suunnitelmaa pääsee muuttamaan hyväksynnän jälkeen, mutta järjestelmään jää hyväksytty suunnitelma, jonka voi tulostaa valitsemalla tulostusikkunasta Hyväksytty vuorosuunnitelma. Tulosteella voidaan verrata hyväksyttyä ja nykyistä suunnitelmaa. - HUOM! Poissaolot eivät näy tulosteella 95

Työaikasuunnitelman hyväksyntä jatkuu Tuloste hyväksytystä suunnitelmasta 96

Suunnitelman muuttaminen Kieku Ajanhallinnassa vuorosuunnitelmaa voidaan muuttaa vahvistetun työvuoroluettelon hyväksynnän jälkeen. Tämä tarkoittaa reaaliaikaista suunnittelua, jonka mukaisesti toteutuneet tunnit lasketaan ja kohdennetaan seurantakohteille. Yksikkö/Esimiestoiminnot/Vuorokalenterit/Vuorosuunnitelma Tämä helpottaa toteutuneen työajan ilmoittamista, kun toteutunutta työaikaa ilmoitetaan virkamiehen puolesta ilman leimaustietoja. 97

Työaikasuunnitelman tulostus Vuorosuunnitelma välilehdeltä valitaan Vuorosuunnitelma ja Tulosta - Tulostetaan tämänhetkinen työaikasuunnitelma (Ruokataukoa ei tulosteta) - Tuloste avautuu näytölle mustavalkoisena, josta sen voi viedä Exceliin muokattavaksi Jos Vuorosuunnitelma välilehdellä on valittuna miehitysnäkymä vuoroittain, se tulostuu myös työvuorosuunnitelmaan. 98

Virkamiesten toiminnot 99

Kirjautuminen Työajan hallinta linkistä pääset työaikojesi hallintaan Tuntikirjaukset linkistä pääset työajan kohdennukseen 100

Tuntien kirjaus -näyttö Lasketut tunnit voivat olla myös sinisellä tai vihreällä pohjalla. Sininen väri tarkoittaa, että kyseisiltä päiviltä on tiedot siirretty Palkanlaskentaan. Vihreä väri tarkoittaa, että esimies on hyväksynyt päivän tiedot, mutta tuolta päivältä ei ole siirretty vielä mitään Palkanlaskentaan, tai siirrettäviä työaikakorvauksia ei ole Pääset esikatselemaan ja tulostamaan työaikalaskelman tästä kuvakkeesta Tätä linkkiä ei käytetä CATS virastoissa virkamiehillä Voit valita jakso tai päivä näkymän. Päivä-näkymässä valitse viikonpäivän tai päivämäärän kohdalta tarkasteltava päivä 101

Tuntien kirjaus näyttö jatkuu Päivälle suunnitellun työajan kellonajat näkyvät infoikkunassa, kun viet hiiren vuoron koodin päälle Lasketut tunnit yhteensä on sininen, jos toteutunut työaika on alle säännöllisen työajan ja punainen, jos säännöllinen työaika ylittyy Pääset liikkumaan välilehdeltä toiselle napsauttamalla välilehteä. 102

Työaikaleimat Työaikaleimat välilehdellä näkyvät kulunvalvonnasta siirtyneet tai manuaalisesti ilmoitetut leimaustiedot. Kulunvalvonnan liittymästä tulleet leimat näkyvät selitteellä Leimaus (Virasto) ja käsin korjatut ovat ilman tätä lisätietoa. 103

Työaikaleimojen lisäys ja korjaus Uusi leima tehdään valitsemalla Lisää työaikaleima. Leimausta korjataan tai poistetaan valitsemalla se leimaus-listalta Leimalle annetaan oikea päivämäärä, kellonaika ja leimaustapahtuma sekä mahdollinen syykoodi. 104

Työaikaleimojen lisäys ja korjaus Leimaustapahtumia ovat 10 Töihin tulo ja 20 Töistä lähtö ovat syykoodittomia sisään / ulos leimoja 15 Töihin tulo syyllä ja 25 Töistä lähtö syyllä ovat sisään / ulos leimoja, joita käytetään syykoodien kanssa 105

Työaikaleimojen lisäys ja korjaus jatkuu Virasto vastaa henkilöiden ohjeistuksesta leimaamisessa. Kiekussa ei ole mahdollista käyttää ns. jonoleimauksia eli antaa useampaa syykoodia peräkkäin. Tästä syystä esimerkiksi matka/työasia leimauksia joudutaan korjaamaan manuaalisesti. - Esimerkki: Liukuvaa virastotyötä tekevä lähtee klo 15:00 ulos omalle asialle ja hänellä on seuraavana päivänä työmatka. Tällainen tapaus tulee leimata ulos (käytetään oma asia syykoodia, jos lähdetään ennen liukuman alkamista) klo 15:00 ja viedä manuaalisesti seuraavalle aamulle klo 8:00 (säänn. Työajan alkamisajankohta) matka/työasia ulos. Jos henkilö lähtisi klo 16:15 tai sen jälkeen, hän voi leimata suoraan matka/työasia ulos. Kulunvalvonnan leimauspäätteellä on kulunvalvonnan järjestelmän syykoodien selitteet ja Kiekussa käytetään Kiekun yhteisiä selitteitä, jotka monissa tapauksissa ovat karkeammalla tasolla, kuin kulunvalvonnassa. 106

Työaikaleimojen lisäys ja korjaus jatkuu Kiekun yleisimmät syykoodit: - 100 Ylityö Henkilön ollessa ylitöissä koko päivän: Leimataan aamulla Ylityö sisään ja päivän päättyessä leimataan töistä lähtö syykoodilla Ylityö Mikäli ylityömääräys annetaan kesken päivää esim. klo 15.00, aamulla on tultu töihin normaalisti sisään leimauksella ilman syykoodia: Leimataan Päivän päättyessä töistä lähtö syykoodilla Ylityö. Tällöin aamun liukuma otetaan huomioon plussana tai miinuksena ja iltapäivän tunnit eivät muuta saldoa, vaan ne lasketaan ylityösääntöjen mukaisesti. HUOM! Vapaapäivänä ylityö syykoodia tulee käyttää myös lounasleimausten yhteydessä, jos vapaapäivän vuorolle EI ole annettu päivittäistä lepoaikaa. - 5905 Sairaus (Kesken päivää sairastuminen) Käytetään ulosleimauksen syykoodina, jos lähdetään töistä kesken päivää sairastumisen vuoksi. 107

Työaikaleimojen lisäys ja korjaus jatkuu - 5903 Matka/työasia Virkamatka sekä muu talon ulkopuolinen työasia, joka lasketaan työajaksi. Jos henkilö lähtee töistä ennen säännöllisen työajan päättymistä (16:15) ja loppupäivä pitäisi lähteä saldoista, niin leimaus tulee korjata manuaalisesti järjestelmään. Tällöin leimataan edellisenä päivänä töistä lähtiessä ilman syykoodia ulos ja tehdään ensimmäisen matkapäivän päivämäärälle säännöllisen työajan alkamisaikaan ulos leimaus syykoodilla matka/työasia. Leimaus on voimassa seuraavat kokonaiset päivät, kunnes leimataan seuraavan kerran töihin tulo tai portaalista tulee loma tai poissaolo. (UM:ssä leimaus ei ole jatkuva poissaolo) Mikäli matka/työasialta palataan kesken päivää, leimataan töihin tulo syykoodilla matka/työasia, jolloin aamupäivän tunnit säännöllisen työajan alkamisesta ovat vielä matka/työasiaa. Kesken päivän työasia leimataan lähtö syykoodilla matka/työasia ja paluu leimataan ilman syykoodia mikäli paluu tapahtuu säännöllisen työajan sisällä saman päivän aikana. Mikäli paluu työhön tapahtuu säännöllisen työajan jälkeen, niin myös paluussa tulee käyttää matka/työasia syykoodia. 108

Työaikaleimojen lisäys ja korjaus jatkuu (Eduskunta) - 5924 Kotona tehty työ Lisätyöksi laskettua kotona tehtyä työaikaa ei lasketa työajaksi lisä- ja ylityötä laskettaessa. Kotona tehty työaika ei korvaa syntynyttä liukuman käyttöä. Suunniteltua työaikaa ei voi tehdä kokonaan kotona tehtynä työnä Työajasta syntynyt lisätyö viedään ylityöpankkiin kertoimella 1. Työajasta ei muodostu haittatyökorvauksia Lasketaan viikkolevoksi viikkolepolaskennassa. Syykoodia käytetään sekä sisään että ulos leimauksessa. 109

Työaikaleimojen lisäys ja korjaus jatkuu (Eduskunta) - 5924 Kotona tehty työ Työaikamuoto 70A Kotona tehty työ lasketaan yksinkertaiseksi lisätyöksi, jos vuorokauden tehty työaika ylittää vuorokaudelle suunnitellun työajan (7:15). Jos vuorokauden tehty työaika on alle suunnitellun työajan, niin kotona tehty työ lasketaan säännölliseksi työajaksi suunniteltuun työaikaan asti ja suunnitellun työajan ylittyessä kotona tehdyksi lisätyöksi. Jos samalle vuorokaudelle lasketaan sekä ylityötä että kotona tehtyä työtä, täydennetään mahdollinen säännöllisen työajan vajaus ensin ylityön osuudesta ja vasta sen jälkeen kotona tehtävästä työstä. Vapaapäivänä kotona tehty työ lasketaan suoraan kotona tehdyksi lisätyöksi. 110

Työaikaleimojen lisäys ja korjaus jatkuu (Eduskunta) - 5924 Kotona tehty työ Työaikamuoto 99 Jos viikon tehty säännöllinen työaika (36:15) on täynnä, niin kotona tehty työ korvataan yksinkertaisena lisätyönä. Jos viikon tehty säännöllinen työaika on alle 36:15, niin kotona tehty työ lasketaan säännölliseksi työajaksi kunnes tehtyä säännöllistä työaikaa on 36:15. Tämän jälkeen kotona tehty työ lasketaan yksinkertaiseksi lisätyöksi. Kotona tehdyn työn laskennassa ei ole eroa, tehdäänkö työtä suunniteltuna työpäivänä tai vapaapäivänä. 111

Työaikaleimojen lisäys ja korjaus jatkuu 112

Poissaolot Hyväksytyt poissaolot siirtyvät ajanhallintaan portaalista lähes reaaliaikaisesti. Poissaolot näkyvät punaisena kehyksenä päivän vuorosolussa. Kun hiiren vie vuoron päälle poissaolon syykoodi ja suunniteltu vuoro tulevat näkyviin infoikkunaan. Poissaolot näkyvät myös tuntien kirjaus näytön poissaolot välilehdellä. 113

Suunnitelmasta toteutuma -toiminto - Suunnitelmasta toteutuma ja Lisää toteutuma toimintoja käytetään jaksotyössä ja viikkotyössä, kun ei käytetä työaikaleimausta. 114

Palkanlisät Palkanlisiä ajanhallinnassa ovat yleensä kappaleperusteiset lisät esim. hälytysrahat ja eläinlääkärien aktiivityö Valitaan Lisää palkanlisä ja annetaan päivämäärä, palkanlisä ja kappalemäärä, esim. tuntimäärä kappaleina (EI euroja!) Palkanlisä kohdennetaan seurantakohteille ja tallennetaan HUOM! Kuukausi- tai tulospalkkaukseen liittyvät lisät ja palkkiot eivät ole Ajanhallinnassa annettavia palkanlisiä! Palkanlisät annetaan desimaaleina esim. 1h 30 min = 1,5. 115

Varallaolot ja päivystykset Varallaolot välilehdellä voidaan syöttää uusia ja muokata suunniteltuja varallaoloja toteutuneen varallaolon mukaisiksi Suunnitellun varallaolon saa tehtyä toteutuneeksi, valitsemalla Lisää varallaolo tai valitse muokattava varallaolo listalta Anna varallaolon aika ja varallaolo Kohdenna varallaolo ja tallenna Suunniteltu varallaolo näkyy sinisenä viivana vuorokoodin alla 116

Työaikatapahtumat Työaikatapahtumat välilehdelle syntyy työajan laskennan tulokset palkkalajeittain. Näyttö on vaikeaselkoinen, joten suositeltavaa laskennan tulosten katselussa on käyttää työaikalaskelmaa. Työaikakorvausten kohdennukset palkkalajeittain näkyvät vain tällä välilehdellä. Palkkasiirto sarakkeesta näkyy päivämäärä, jolloin tieto on siirretty Palkanlaskentaan. 117

Työaikalaskelma Työaikalaskelmalle pääset kuvakkeesta. 118

Työaikalaskelma jaksotyössä Työaikalaskelmalle pääset kuvakkeesta. 119

Historianäkymä Toteutumatunnit, Palkanlisät, Varallaolot sekä Työaikaleimat välilehdillä on käytössä myös Historia näkymä, jossa näkee kaikki vanhat, korjatut tapahtumat. Historiatapahtumat näkyvät harmaina riveinä. Tästä pääset vaihtamaan näkymän tilaa 120

Työaikapankit Työaikapankkien listalta näet sinulle on kiinnitetyt pankit sekä niiden saldot ja kyseisen jakson saldomuutoksen Liukumasaldopankki on pankki, jonka avulla järjestelmä laskee liukuman käyttöä ja kerrytystä - Liukumasaldopankin saldon lisäykset ja vähennykset syntyvät automaattisesti - Pankin saldoa kuluttaa kokopäivän osalta portaalista haettava saldovapaa ja osapäivän osalta normaalit sisään ja ulos leimaukset Ylityöpankki on pankki, jonne voidaan viedä vapaana pidettävää lisä- ja ylityötä, jos näin on sovittu esimiehen kanssa - Ylityöpankkiin viedään manuaalisesti sovittuja lisä- ja ylitöitä ja/tai vapaana pidettävä varallaolokorvaus (UM:ssä vapaana pidettävä varallaolo ilmoitetaan poikkeavalla tavalla, sitä ei siirretä ylityöpankkiin manuaalisesti) - Pankin saldoa kuluttavat portaalista haettava koko päivän ylityövapaa poissaolo ja osapäivän osalta kulunvalvonnassa leimattava syykoodi Ylityövapaa. 121

Työaikapankit Saldopankki on pankki, jonne voidaan viedä manuaalisesti liukumasaldosta leikkaantuvia tunteja, jos näin on sovittu esimiehen kanssa. - Tähän pankkiin siirretään liukumasta leikkaantuneita tunteja X krt /v, yksinkertaisina tunteina. - Pankin saldoa kuluttavat portaalista haettava koko päivän poissaolo esim. Työaikapankki, säästövapaa - Jos kirjanpitoyksikössä on käytössä VES 7 tai 7a työaikapankki, liukumasaldon siirto saldopankkiin tehdään alkusaldon kautta avaamalla henkilölle työaikapankki uudelleen Ajanhallinnan vastuuhenkilön toimesta VTV Työaikapankki toimii kuten Saldopankki 122

Työaikapankit jatkuu Pankin saldon päiväkohtaiset muutokset näkyvät työaikapankkikohtaisesti, kun hiiri viedään pankin Saldotapahtumat sarakkeen kolmen pisteen päälle Ylityöpankki Liukumasaldopankki 123

Työaikapankit jatkuu Pankin saldon päiväkohtaiset muutokset näkyvät myös, tarkasteltava pankki avataan Työaikapankit välilehdeltä ja valitaan Saldotapahtumat -painike 124

Työaikapankit jatkuu Sinulla voi olla enemmän, kuin yksi sopimus voimassa, jos olet esim. omasta vakinaisesta virasta vapaalla ja teet määräaikaista tehtävää samalle työnantajalle. Työaikapankkitiedot näkyvät eri riveillä eri sopimusten osalta. Tummalla näkyy aktiivisen sopimuksen ja harmaalla lepäävän sopimuksen tiedot. Todellinen saldo on näiden saldotietojen yhteissumma ja saldoja voi käyttää aktiivisella sopimuksella, vaikka saldo näkyisi miinuksena tummalla rivillä. Liukumasaldon yhteismäärä näkyy myös oikeassa yläkulmassa 125

Työaikapankit jatkuu Liukumasaldon saldo on viikon kumulatiivinen saldokertymä. Tämä tarkoittaa, että jos esim. kuukauden vaihde on keskellä viikkoa ja silloin on ollut saldojen leikkaus esim. 30 tuntiin, niin viikon kumulatiivisessa saldossa leikkaus on otettu jo huomioon. Sama tilanne tulee esim. alkuviikolla tarkasteltaessa saldoa, jos loppuviikosta pidetään saldovapaita. Päiväkohtainen kumulatiivinen kertymä eli päivän lopun saldotilanne näkyy työaikapankin päiväkohtaisista tiedoista. 126

Lisä- ja ylityön vienti pankkiin Lisä- ja ylityöt viedään pankkiin valitsemalla työaikapankkien listalta Ylityöpankki Listalta valitaan työaikatyyppi, jota viedään pankkiin, esim. Ylityö 50% Huom. Varallaolojen prosentti näkyy Kerroin-sarakkeessa kertoimena 25% = 0.25 100% = 1.0 127

Lisä- ja ylityön vienti pankkiin jatkuu Siirretään pankkiin kenttään syötetään pankkiin vietävä määrä valittua lisä- tai ylityötä ja tallennetaan - Järjestelmän ohjaustieto lisän korotusprosentista muuttaa lisän vapaana pidettäväksi ajaksi. Esim. 1 tunti 50% korotettua ylityötä on 1:30 vapaana pidettävää aikaa 128

Lisä- ja ylityön vienti pankkiin jatkuu Pankkiin viedyt lisät näyttävät tältä tallennuksen jälkeen Kun esimies on hyväksynyt työajat, pankkiin viennistä syntyy työaikatapahtumat välilehdelle ylityökorvauksia vähentäviä tapahtumia, jotka näkyvät myös palkkalaskelmalla desimaalilukuina. 129

Saldon siirto pankista toiseen Järjestelmässä voidaan siirtää saldoa liukumasaldopankista viraston työaikapankkiin, jotta saldoa voidaan myöhemmin pitää vapaana. Tuntien kirjaus henkilön Tuntien hyväksyntä Työaikapankki -välilehti Valitaan Liukumasaldopankki listalta Valitaan Saldon siirto listalta 130

Saldon siirto pankista toiseen jatkuu Kohdepankki kohdasta nähdään, mihin pankkiin siirrettävä saldo siirtyy. Annetaan Siirretään pankkiin kenttään siirrettävä saldon määrä ja tallennetaan. Tallennuksen jälkeen siirto näkyy liukumasaldopankissa 131

Pankkiin vietyjen lisien korjaus Pankkiin vietyjä lisiä korjataan samalla tavalla, kuin ne tehtäisiin ensimmäistä kertaa. Tuntimäärät korjataan vanhan tiedon päälle oikeiksi oikean jakson ja lisän kohdalla. Jos korjattava jakso on jo hyväksytty tai siirretty palkanlaskentaan, esimiehen pitää purkaa hyväksyntä tai avata jakso uudelleen muokattavaksi. Tietojen korjauksen tekee esimies tässä tapauksessa, sillä virkamiehellä ei ole oikeutta takautuviin korjauksiin. 132

Esimiesten toiminnot 133

Toteutuneen työajan tarkistus Tuntien kirjaus - Hyväksyntä. Käsiteltävät alaiset valitaan työaikamuodoittain. Käsiteltävä jakso valitaan Jakso valikosta ja/tai nuolilla eteen ja taakse -painikkeilla Sijaistettavan esimiehen tiedot saa näkyviin valitsemalla esimies-kenttään sijaistettavan henkilön nimen. 134

Toteutuneen työajan tarkistus jatkuu Hyväksyttäviä tapahtumia tarkistetaan ryhmäkohtaisesti sekä alaisten henkilökohtaisilla näytöillä. Ryhmäkohtainen tarkastelu Lasketut tunnit sarakkeen solu on valkoinen, kun toteutunut työaika on sama, kuin suunniteltu, punainen, kun suunniteltu työaika on ylittynyt ja sininen, kun suunniteltu työaika on alittunut. 135

Toteutuneen työajan tarkistus jatkuu Sarakkeiden tiedot henkilöllä valitulla jaksolla Valintaruutu henkilö on valittu hyväksyttäväksi Suunn. suunniteltu työaika Lask. toteutunut työaika Ylit. lisä- ja ylityötunnit Haitt. tuntimäärä, jolta on syntynyt ilta-, yö-, sunnuntai- jne korvauksia (ei lisäja ylityötä) Vko.l. syntyneet viikkolepoaikaa rikkovat tunnit Varal. toteutunut varallaoloaika PL tieto, onko jaksolle syötetty palkanlisiä Pank. tieto, onko jaksolla viety työaikapankkiin tunteja Hyv. hyväksyjän käyttäjätunnus ja hyväksyntäpäivämäärä O hyv. jos jaksoa ei ole hyväksytty koko ajalta, sarakkeessa näkyy päivämäärä, johon asti hyväksyntä on tehty PS päivämäärä, jolloin hyväksytyt tapahtumat on siirretty palkanlaskentaan 136

Toteutuneen työajan tarkistus jatkuu Valitsemalla - painikkeen, päästään tekemään tarkastusta helpottavia henkilöhakuja. - Hakuikkunan voi sulkea valitsemalla Tarkastushakunäyttö ja hakuvalinnat: 137

Toteutuneen työajan tarkistus jatkuu Päätason rajauksilla rajataan hyväksyntärajaus sekä tuntikohdistusrajaus per valittu jakso: Hyväksytyt ja hyväksymättömät päivät Henkilöt, riippumatta siitä, onko valitussa jaksossa hyväksyttyjä ja/tai hyväksymättömiä päiviä Hyväksymättömät päivät Henkilöt, joilla on valitussa jaksossa vähintään yksi hyväksymätön päivä Hyväksytyt päivät Henkilöt, joilla on valitussa jaksossa hyväksytty kaikki jakson päivät L Henkilöt, jotka kohdentavat työaikansa Kieku Ajanhallinnassa M Henkilöt, jotka eivät kohdenna työaikaansa S Henkilöt, jotka kohdentavat työaikansa SAP CATSissä HUOM! Tuntikohdistusrajaus on valinnainen, ei pakollinen! 138

Toteutuneen työajan tarkistus jatkuu Alatason rajauksilla rajataan tarkastettavia tietoja: Puuttuva päivä Alaiset, joilla on jollakin jakson päivällä suunniteltu vuoro, mutta päivälle ei ole ilmoitettu toteutunutta työaikaa, työaikakorvausten kohdennuksia tai poissaoloa. Leimamuutos Alaiset, joilla on työaikaleima, joka on lisätty, muokattu tai poistettu manuaalisesti. Tunteja kohdistettu Alaiset, joilla on työaikakorvauksia kohdennettu joko tuntienkohdennus - näytöllä tai toteutumatapahtumina. HUOM! Alatason rajaukset ovat valinnaisia, ei pakollisia! Rajausten jälkeen valitaan 139

Toteutuneen työajan tarkistus jatkuu Näytölle tulee rajausten mukaiset henkilöt tarkasteltaviksi sekä seuraavat sarakkeet, joihin tulee tieto, kenellä haettu tieto on tosi. Alla olevat tiedot haetaan vain, jos ne on annettu rajaustietoihin. PP Puuttuva päivä LM Leimamuutos KO Työaikakorvausten kohdennus 140

Toteutuneen työajan tarkistus jatkuu Esimerkkejä erilaisista hakutarpeista: a) Jos halutaan hakea tarkasteltavaksi hyväksymättömät päivät, joista puuttuu toteutunut työaika tai poissaolo, valitaan Henkilö ei ole ilmoittanut leimojaan tai poissaoloa 3.2.2015 päivälle 141

Toteutuneen työajan tarkistus jatkuu b) Jos halutaan hakea tarkasteltavaksi hyväksymättömät päivät, joille henkilö on tehnyt manuaalisesti leimausten muutoksia, valitaan Henkilö on 4.2.2015 lisännyt paluu leimauksen manuaalisesti. Tämän erottaa rivistä, jossa ei lue liittymän tietoa:.leimaus(xx) 142

Toteutuneen työajan tarkistus jatkuu Hyväksymättömät tieto - Tässä näytetään ne maksusäännöstöt, joissa jollakin alaisella on lasketettuja työaikatapahtumia ja niitä ei ole vielä hyväksytty valitussa jaksossa. 143

Toteutuneen työajan tarkistus jatkuu - Kun kaikki lasketetut työaikatapahtumat on hyväksytty, näytetään Ei hyväksyttäviä tapahtumia (xx.xx.xxxx xx.xx.xxxx). Tämä teksti näytetään myös tilanteessa, jossa henkilöllä on puuttuvia päiviä eli ei ole muodostuneita työaikatapahtumia. Tämän vuoksi tulee käyttää puuttuvat päivät -hakua ennen hyväksyntää. 144

Toteutuneen työajan tarkistus jatkuu Alaisten henkilökohtainen näyttö Valitaan listalta alainen, jonka tietoja halutaan tarkastella. Henkilöt ovat listalla sopimuksittain Henkilökohtaisella näytöllä voi selata henkilöitä nuolipainikkeista tai valita henkilön valikosta 145

Toteutuneen työajan tarkistus jatkuu Esimiehen alaiskohtainen hyväksyntä näkymä on toiminnallisuuksiltaan identtinen henkilön oman tuntien kirjaus -näkymän kanssa. Poikkeuksena ainoastaan hyväksyntäpainikkeet. Esimies voi korjata, lisätä ja poistaa alaisen ilmoittamia tietoja Muutoksen jälkeen tulee valita laske jakso painike, ennen hyväksyntää, jotta muutosten vaikutukset tulevat voimaan. Laskennan voi suorittaa myös ryhmänäytöllä valitsemalla haluttu henkilö, jonka jälkeen näytölle tulee valittavaksi Laske jakso painike, josta henkilön työaika lasketetaan. HUOM! Laskematonta päivää ei voi hyväksyä! 146

Toteutuneen työajan ja kohdennusten tarkistus Esimerkkejä Esimiehen näkymästä alaisten henkilökohtaisilla näytöillä 147

Toteutuneen työajan hyväksyntä Hyväksynnässä hyväksytään kaikki hyväksyttävän ajankohdan tiedot yhdessä Työaikakorvaukset Kulunvalvonnan leimaukset Työaikakorvausten kohdennukset Palkanlisät ja varallaolot Työaikapankkien saldomuutokset ja lisien viennit työaikapankkeihin Hyväksyntä voidaan tehdä ryhmänäytöllä valituille henkilöille tai henkilökohtaisilla näytöillä henkilö kerrallaan. Kaikilla esimiehen käytössä olevilla näytöillä on hyväksyntä toiminnallisuus Hyväksyntäaikatauluissa tulee ottaa huomioon Palkeiden palkanlaskenta-aikataulu 148

Toteutuneen työajan hyväksyntä jatkuu 149

Toteutuneen työajan hyväksyntä jatkuu Palkeiden ylläpitämällä palkanlaskenta-aikataululla ilmoitetaan virastolle päivämäärät, mihin mennessä tiedot tulee olla siirrettyinä palkanlaskentaan, jotta maksut onnistuvat suunnitelluille maksupäiville. Aikataulu on monimutkainen ja virastossa voidaan tehdä oma sisäinen aikataulu, jossa otetaan huomioon tarkistusajat ja mahdolliset joustot esim. lomakausina. Suosittelemme, että virkamiehet kävisivät viikoittain ilmoittamassa ja kohdentamassa toteutuneen työaikansa sekä esimiehet tarkistamassa ja hyväksymässä alaisten toteumia ja kohdennuksia samaan tahtiin (pl. Jaksotyö). 150

Toteutuneen työajan hyväksyntä jatkuu Ryhmäkohtainen hyväksyntä Näytöllä voidaan hyväksyä valittu ryhmä kerrallaan joko jaksoittain tai kalenterikuukausittain. Jaksonäkymässä voidaan valita hyväksyntä tiettyyn päivämäärään asti 151

Toteutuneen työajan hyväksyntä jatkuu Ryhmäkohtainen hyväksyntä Näytöllä voidaan hyväksyä valittu ryhmä kerrallaan joko jaksoittain tai kalenterikuukausittain. Kuukausinäkymässä voidaan hyväksyä kerrallaan yksi kalenterikuukausi 152

Toteutuneen työajan hyväksyntä jatkuu Henkilökohtainen hyväksyntä Hyväksyntä voidaan tehdä jaksoittain, jos valittuna on tai päiväkohtaisesti, jos valittuna on tietty päivä Muuttuu automaattisesti, jos kalenterista valitaan tietty päivä 153

Toteutuneen työajan hyväksyntä jatkuu Henkilökohtainen hyväksyntä Hyväksyntä voidaan tehdä jaksoittain myös tuntienkohdennusnäkymässä 154

Toteutuneen työajan hyväksyntä jatkuu Hyväksynnän jälkeen henkilöiden henkilökohtaisilla näytöillä hyväksyttyjen päivien Lasketut tunnit sarake muuttuu vihreäksi Hyväksynnän jälkeen hyväksyntä voidaan perua, ellei tiedot ole siirretty kyseiseltä jaksolta palkanlaskentaan. Palkkaansiirron näkee helpoimmin siitä, että jaksolla on jonkin päivän lasketut tunnit solu sinisenä. Tällaisessa tapauksessa korjaus ja uudelleen hyväksyntä tulee tehdä takautuvien korjausten kautta. HUOM. Virkamies ei pääse takautuviin korjauksiin. 155

Takautuvat korjaukset Tuntien kirjaus Takautuvat korjaukset Palkanlaskentaan siirrettyjä tietoja voidaan korjata. Virkamies ei pääse tätä itse tekemään. Avataan jakso, tehdään tarvittavat muutokset, lasketetaan jakso ja hyväksytään uudelleen. - Korjaus vastaa toteutuneen työajan ja hyväksynnän toiminnallisuutta. 156

Takautuvat korjaukset jatkuu Järjestelmä muodostaa korjauksesta automaattisesti vastaviennit ja korjaustapahtumat palkanlaskentaa varten työaikatapahtumiin Huom! Järjestelmässä on tapahtumapäivän mukainen seurantakohdetarkistus, ei korjaus-/maksupäivän. 157

Takautuvat korjaukset / jaksotyön erityispiirteet Huomattava, että 2 x 3 viikkoisjaksoissa korjauksen vaikutus molempiin jaksoihin tulee ottaa huomioon. - Molemmat 3 viikkoisjaksot tulee avata tarvittaessa, jotta tasoitusjakson laskentavaikutus korjaantuu kokonaisuudessaan oikeaksi. 158

Ylityöraportti Yritys/Raportit/Ylityöraportti - Raportille summataan henkilöiden lisätyöt, ylityöt ja ylityön aikana tehdyt työaikakorvaukset annetuilla hakuehdoilla. - Raportille tulostuu vain ne henkilöt, joille on muodostunut lisä- tai ylityötä valitulla aikavälillä 159

Työaikalaskelma Hyväksyntänäytössä voi tulostaa raportin käsiteltävästä työaikaryhmästä jaksoittain. Raportissa on kaikkien ryhmäläisten tiedot eriteltynä ja kokoomatiedot ryhmästä raportin lopussa. Henkilön työaikaraportin saa henkilön tuntien hyväksyntä- ja kirjausnäytöllä. 160

Työaikalaskelma 161

Ajanhallinnan vastuuhenkilön toiminnot 162

Henkilöiden sopimustiedot Yksikkö/ Perustiedot/ Henkilöt Henkilö- ja palvelusuhdetiedot siirtyvät SAPista palkanlaskennan kautta ajanhallintaan 15 minuutin kuluttua siitä, kun Palkeet on käsitellyt tiedon Palkkojen välitaulussa. Esimiestieto siirtyy suoraan palvelussuhteenhallinnasta ajanhallintaan kerran aamussa. Tietoja ei pääsääntöisesti muokata ajanhallinnassa. Siirtyneet henkilöt ja sopimukset sekä niiden muutokset tulee tarkistaa, jotta henkilön työajanlaskentaan vaikuttavat tiedot ovat oikein. Henkilöiden selauksessa näytetään selauspäivänä voimassa olevat sopimukset. Lisää henkilö toiminto EI OLE KÄYTÖSSÄ Kiekussa 163

Henkilöiden sopimustiedot Henkilöhaulla voidaan etsiä henkilöitä nimellä sekä valita selaukseen laajennettu näkymä Tarkasteltava henkilö valitaan listalta 164

Henkilöiden sopimustiedot Henkilön nimi-, Kiekuhenkilönumero sekä puhelinnumero näkyvät henkilötiedoissa - Henkilön nimenä näytetään järjestelmässä Muotoiltua nimeä. Työsuhteet välilehdellä näkyy henkilön kaikki sopimukset Tarkasteltava sopimus valitaan listalta Käyttäjätunnukset välilehdeltä näkyy henkilön ajanhallinnan käyttöoikeudet - Niitä EI SAA MUUTTAA TÄTÄ KAUTTA Työaikapankit välilehdellä näkyy henkilölle kiinnitetyt työaikapankit 165

Henkilöiden sopimustiedot Sopimuksen voimassaoloaika, sopimusnumero, tehtävänimike (IT9001), maksuryhmä, palvelussuhteen laatu sekä palkanlaskennan Työsuhteen henkilönumero näkyvät sopimustietojen yläosassa 166

Henkilöiden sopimustiedot Vuoroluettelot välilehti - Henkilölle kiinnitetyt vuorosuunnitelmat eli vuorokalenteri ja vuororyhmä - Huom. Poikkeus! Tietoa voidaan muokata tätä kautta! Yksiköt välilehti - Sopimuksen ajanhallinnan yksikkö - Ei muokata tätä kautta! 167

Henkilöiden sopimustiedot Työaikaprosentit välilehti - Sopimuksen koko- ja/tai osa-aikaisuusprosentit -Ei muokata tätä kautta! Pisteytykset, Eurotiedot ja Toissijaiset vuorokalenterit välilehdet eivät ole käytössä Kiekussa. Poikkeava maksusäännöstö on käytössä ainoastaan RVL:ssä ja THL:ssä. 168

Henkilöiden sopimustiedot Maksusäännöstöt välilehti - Sopimukselle annettu henkilön työaikamuodosta (Työaikamuoto viimeinen merkki esim. 03A = 03) ohjattu maksusäännöstö. - Työaikamuoto = SAP HCM:n työaikasuunnitelmasääntö henkilön sopimuksella, IT0007:llä. - Ei muokata tätä kautta! 169

Henkilöiden sopimustiedot Esimiehet välilehti - Henkilön esimies ja esimiehen esimiestunnus - Ei muokata tätä kautta! Esimiesasemat välilehti - Henkilön esimiestunnus, jos hän itse on esimies eli ns. hattupää - Ei muokata tätä kautta! - Jos tieto on tyhjä, henkilö ei ole kenenkään esimies 170

Henkilöiden sopimustiedot Seurantakohteet välilehti - Sopimukselle SAPissa annetut seurantakohteet SAPin seukoista siirtyy vain SAPin ylempi rivi. Ajanhallintaan, jos seurantakohteita annetaan prosenttijaolla enemmän, kuin yksi. - Ei muokata tätä kautta! - Nämä seurantakohteet ovat henkilön oletusseurantakohteita, jos niitä ei muuteta Ajanhallinnassa 171

Henkilöiden sopimustiedot Tuntikohdistustyypit välilehti - Sopimukselle annettu tieto, miten henkilön tuntien kohdennus hoidetaan L = Ajanhallinnassa M = Henkilö ei kohdenna työaikaa, vaan kohdennus annetaan SAPissa sopimukselle S = Työaika kohdennetaan SAP CATSissä - Ei muokata tätä kautta! 172

Henkilöiden sopimustiedot Leimaustunnisteet välilehti - Syntyy automaattisesti sopimukselle ja ohjaa, mille sopimukselle henkilön kulunvalvonnan leimaukset ohjautuvat ja mikä sopimus on aktiivinen - Ohjaa ylityölaskentaa tilanteessa, jossa henkilön sopimus vaihtuu kesken laskentajakson - Huom. Poikkeus! Ylläpidetään, jos lepäävä ja aktiivinen sopimus samalle ajalle Henkilölle, jolla on ns. lepäävä sopimus ja sen rinnalle tehdään määräaikainen sopimus aktiiviseksi, pitää käydä leimaustunniste päättämässä lepäävältä sopimukselta ja lisäämässä se määräajaksi aktiiviselle sopimukselle. Tähän on tulossa korjaus jossain vaiheessa, mutta nyt järjestelmä ei tunnista kahdesta päällekkäisestä sopimuksesta, kumpi on aktiivinen. Muissa tapauksissa esim. määräaikaisuus päättyy ja toinen alkaa, järjestelmä osaa siirtää tunnistuksen oikealle sopimukselle. 173

Henkilöiden sopimustiedot Leimaustunnisteet jatkuu Kun henkilö siirtyy virastosta toiseen tai tekee määräaikaisesti työtä toisessa Kieku virastossa, tulee leimaustunniste päättää lepäävän viran ajalle lähettävässä virastossa. Vastaavasti vastaanottava virasto tallentaa leimaustunnisteen omalle aktiiviselle sopimukselle määräajaksi. 174

Henkilön liittäminen vuororyhmään henkilön tiedoissa Yksikkö Perustiedot Henkilöt Henkilön sopimus Vuoroluettelot -välilehti Listalta valitaan muokattava tai poistettava vuororyhmä tai lisätään uusi vuororyhmä Lisää vuoroluettelo painikkeesta - Henkilö voi olla kiinnitettynä vain yhteen vuororyhmään kerrallaan per sopimus Tehdään tarvittavat muutokset ja/tai lisäykset ja tallennetaan 175

Työaikapankit Viraston yhteisiä työaikapankkeja ja niiden ohjauksia ylläpidetään Palkeissa. Jos on tarve työaikapankkien muutoksille, ne pyydetään AT-tiketillä Palkeista. Liukumasaldopankki on pankki, jonka avulla järjestelmä laskee liukuman käyttöä ja kerrytystä - Liukumasaldopankin saldon lisäykset ja vähennykset syntyvät automaattisesti - Pankin saldoa kuluttaa kokopäivän osalta portaalista haettava saldovapaa ja osapäivän osalta normaalit sisään ja ulos leimaukset tai Oma asia syykoodillinen leimaus - Liukuvaa työaikaa tekevälle kiinnitetään Liukumasaldopankki Ylityöpankki on pankki, jonne voidaan viedä vapaana pidettävää lisä- ja ylityötä, jos näin on sovittu esimiehen kanssa - Ylityöpankkiin viedään manuaalisesti sovittuja lisä- ja ylitöitä tai vapaana pidettäviä varallaolokorvauksia - Pankin saldoa kuluttavat portaalista haettava koko päivän ylityövapaa poissaolo ja osapäivän osalta kulunvalvonnassa leimattava syykoodi Ylityövapaa tai portaalissa anottava tuntiperusteinen osapäivän poissaolo Ylityövapaa, t, jos leimaussyykoodia ei ole osapäivän vapaalle avattu - Ylityöpankki lisätään henkilölle, jonka kanssa on sovittu lisä- ja ylitöiden pitämisestä vapaana, eikä henkilöllä ole työaikapankkisopimusta. 176

Työaikapankit Saldopankki on pankki, jonne voidaan viedä manuaalisesti liukumasaldosta leikkaantuvia tunteja, jos näin on sovittu esimiehen kanssa. - Tähän pankkiin siirretään liukumasta leikkaantuneita tunteja X krt /v, yksinkertaisina tunteina. - Pankin saldoa kuluttavat portaalista haettava koko päivän esim. Työaikapankki, säästövapaa poissaolo ja osapäivän osalta kulunvalvonnassa leimattava syykoodi Työaikapankki, säästövapaa, jos osapäivän vapaat on sallittuja. - Saldopankki kiinnitetään henkilölle, jonka kanssa on sovittu, että liukumasaldopankin leikkaantuvia tunteja voidaan siirtää myöhemmin vapaana pidettäväksi. - Jos kirjanpitoyksikössä on käytössä VESin mukainen 7 tai 7a työaikapankki, liukumasaldon siirto saldopankkiin tehdään uudella alkusaldolla, jolloin saldopankin voimassaoloaikaan tehdään tekninen katkaisu uuden alkusaldon määrittämisen vuoksi. 177

Työaikapankit VTV Työaikapankki toimii kuten Saldopankki 178

Työaikapankin lisääminen henkilölle Yksikkö perustiedot Henkilöt Henkilön tiedot työaikapankit lisää työaikapankki Työaikapankiksi valitaan henkilölle liitettävä työaikapankki alasvetovalikosta ja saldoksi merkitään nolla (0), jos pankissa ei ole alkusaldoa. - Käyttöönotossa henkilöille viedään alkusaldoksi saldo, joka on Kiekun aloitusta edeltävän päivän loppusaldo 179

Työaikapankin lisääminen henkilölle jatkuu Kun henkilö siirtyy virastosta toiseen tai tekee määräaikaisesti työtä toisessa Kieku virastossa, toisen viraston työaikapankkia ei saa muokata, eikä poistaa henkilöltä, vaikka se onkin näkyvissä vastuuhenkilöille, koska työaikapankit eivät ole sopimuskohtaisia. POIKKEUS: Monivirastoisissa kirjanpitoyksiköissä esim. liukumasaldopankki päätetään ja aloitetaan uudelleen alkusaldolla 0:00, kun henkilö siirtyy kirjanpitoyksikön sisällä virastosta toiseen, jos liukumasaldon ei ole tarkoitus siirtyä virastosta toiseen. Samalla tavalla käsitellään myös muut työaikapankit, jos niiden saldo ei siirry virkamiehen mukana. 180

Työaikapankin henkilökohtaisten tasoittumisjaksojen lisääminen henkilölle Jos virastossa on käytössä työaikapankki, jossa ei ole virastokohtaisia tasoittumisjaksoja, vaan tasoittumisjaksot sovitaan henkilön kanssa henkilökohtaisesti, voidaan henkilökohtaisia tasoittumisjaksoja ylläpitää Kieku Ajanhallinnassa. Yksikkö perustiedot Henkilöt Henkilön tiedot työaikapankit Valitaan henkilölle kiinnitetty työaikapankki, jonne halutaan antaa henkilökohtaiset tasoittumisjaksot 181

Työaikapankin henkilökohtaisten tasoittumisjaksojen lisääminen henkilölle jatkuu Valitaan Lisää tasoittumisjakso Annetaan tasoittumisjakson alku- ja loppupäivämäärä sekä kerrytyssääntö jaksolle Tallenna 182

Työaikapankin henkilökohtaisten tasoittumisjaksojen lisääminen henkilölle jatkuu Tarvittaessa lisätään muutkin tasoittumisjaksot ja niiden alku- ja loppupäivämäärät sekä kerrytyssäännöt jaksoille. Pankin tiedoista nähdään tallennetut tasoittumisjaksot 183

Tietojen siirto palkanlaskentaan Yritys Siirrot Palkkasiirtoaineiston luonti Työaikakorvaukset siirretään palkkaan sovitun palkanmaksuaikataulun mukaisesti. Viraston sisällä sovitaan kuka/ketkä siirrot tekee. Takautuvat korjaukset voidaan ajaa samalla, kuin uudetkin tapahtumat. Tilaisuus, Esittäjä 184

Tietojen siirto palkanlaskentaan jatkuu Yritys Siirrot Palkkasiirtoaineiston luonti Alkaa päivämääräksi kannattaa valita Kiekun käyttöönoton aloituspäivä, jotta kaikki takautuvat korjaukset tulevat mukaan poimintaan. Päättyy päivämääräksi annetaan uusien tapahtumien päättymispäivämäärä palkanlaskentaaikataulun mukaisesti. Siirron voi tehdä yksiköittäin ja/tai henkilöittäin. Valitaan, mitä tietoja siirretään palkanlaskentaan - Siirretään työaikakorvaukset - Siirretään tuntien kohdennukset tuntipalkkaisille (tätä ei käytetä muuhun) Tilaisuus, Esittäjä 185

Tietojen siirto palkanlaskentaan jatkuu Yritys Siirrot - Palkkasiirtoaineistot Siirron jälkeen siirrettyä aineistoa voidaan katsoa siirtolokilta siirtoajon palkkatapahtumat kerrallaan, valitsemalla siirto listalta tai valitsemalla Tulosta painike, jolloin voidaan katsoa ja viedä Exceliin kaikki siirrot valitulta päivältä. Tilaisuus, Esittäjä 186

Tietojen siirto palkanlaskentaan jatkuu Näkymä päiväkohtaisen siirron esikatselusta Esikatselusta pääsee katsomaan tapahtumien kohdennukset, joten tämä on viimeinen tarkistuspiste, että esim. pakolliset seurantakohteet on tallennettu työaikakorvauksille. - Jos tässä kohtaa huomataan virhe, tulee nopeasti pyytää esimiestä avaamaan jakso takautuvissa korjauksissa ja korjaamaan tieto sekä hyväksymään se uudelleen. Tämän jälkeen korjatun henkilön voi siirtää erikseen uudelleen. Jos korjauksen ehtii tekemään samana päivänä, korjaus näkyy saman päivän yhteislokilla. Tästä kannattaa olla erikseen yhteydessä Palkeiden palkanlaskentaan. 187

Tietojen tuonti Yritys Tietojen tuonti Järjestelmään siirrettäviä tietoja seurataan siirtolokeilta. Valikoissa voidaan valita tarkkailtava päivämäärä sekä kaikki tiedot tai vain virheeseen jääneet tiedot Leimatiedot - Kulunvalvonnasta siirtyvät leimaukset. 188

Tietojen tuonti Poissaolot ja lomat - Palvelussuhteenhallinnasta ja vuosilomasuunnittelusta siirtyvät poissaolot ja lomat valitulta päivältä. Tilaisuus, Esittäjä 189

Tietojen tuonti Henkilöt Henkilöille palvelussuhteenhallinnasta tulleet palvelussuhdetiedot - Esimiestiedot siirtyvät SAP HCM:stä kerran vuorokaudessa (huom. Ei historiatietoja!) - Henkilöt ja sopimustiedot siirtyvät Palkasta 15 minuutin viiveellä siitä, kun henkilö- ja sopimustiedot on käsitelty Palkkojen välitaulussa. Tilaisuus, Esittäjä 190

Tietojen tuonti Seurantakohteet Viraston seurantakohteisiin tulleet muutokset - Siirtolokin voi viedä myös Exceliin Tilaisuus, Esittäjä 191

Laskentavirheet Laskentavirheet Laskentavirheet Listalla näkyy henkilöt, joiden työajanlaskennassa on ristiriita ja järjestelmä ei pysty laskemaan henkilön työaikaa. Nämä virheet tulisi korjata nopeasti, koska henkilölle ei synny työaika oikein ja tästä on vaikutukset lisiin ja tuntienkohdennuksiin. - Virheitä on erilaisia ja ensimmäiseksi kannattaa tarkistaa henkilön sopimustiedot ja suunnitelma. - Virheet ovat aina tapauskohtaisia ja niiden selvittämisessä virastoa auttaa Palkeiden sovellusvastaavat. - Virheenkorjauksen ja uudelleen lasketuksen jälkeen virhetapahtuma poistuu listalta. Tilaisuus, Esittäjä 192

Oletusseurantakohteiden ja työtehtävien antaminen henkilön työaikakorvauksia varten Yritys Yksikkö Perustiedot Käyttäjäkohtaiset asetukset Listalle tulee oletuksena kaikki yksikön henkilöt Valintalistalta voidaan valita myös listalle vain ne henkilöt, joilta puuttuu jokin virastolle pakolliseksi määritelty seurantakohde. 193

Oletusseurantakohteiden ja työtehtävien antaminen henkilön työaikakorvauksia varten jatkuu Henkilön seurantakohteen vieressä on tähti, jos oletusseurantakohde tulee henkilön sopimukselta, eikä henkilölle ole Ajanhallinnassa annettu oletusseurantakohdetta. Listalta valitaan käsiteltävä henkilö 194

Oletusseurantakohteiden ja työtehtävien antaminen henkilön työaikakorvauksia varten jatkuu Oletustiliöinti hallitaan Omat seurantakohteet välilehdellä Lisää seurantakohteet painikkeesta lisätään oletusseurantakohteita Valitsemalla listalta jo lisätty seurantakohde muokataan tai poistetaan seurantakohdetta koskeva oletusseurantakohde 195

Oletusseurantakohteiden ja työtehtävien antaminen henkilön työaikakorvauksia varten jatkuu Oletusarvoon voidaan antaa oletustiliöinnissä käytettävä seurantakohde. 196

Oletusseurantakohteiden ja työtehtävien antaminen henkilön työaikakorvauksia varten jatkuu Jos oletusarvoksi tallennetun seurantakohteen voimassaolo on päättynyt, niin seurantakohdetta ei voi valita valikosta ja Tallennettu seurantakohde kentässä lukee Päättynyt seurantakohteen koodin ja nimen edessä. Suluissa ilmoitetaan seurantakohteen voimassaoloaika. Päättynyt oletusarvoksi tallennettu seurantakohde on edelleen oletusseurantakohteena, mutta järjestelmä ei tallenna sitä tuntienkohdennuksessa. Päättynyt seurantakohde poistetaan valitsemalla tilalle toinen seurantakohde tai valitaan arvoksi valitse (tyhjä tieto kyseiselle seurantakohteelle) ja tallennetaan. 197

Oletusseurantakohteiden ja työtehtävien antaminen henkilön työaikakorvauksia varten jatkuu Henkilön työaikakorvauksien kohdennusta varten voidaan antaa omia tiliyhdistelmiä eli työtehtäviä Työtehtävät välilehdellä henkilötasoisesti keskitettyjen työtehtävien lisäksi. Lisää oma työtehtävä painikkeesta lisätään henkilön omia työtehtäviä Valitsemalla listalta jo lisätty työtehtävä, muokataan tai poistetaan työtehtävä 198

Oletusseurantakohteiden ja työtehtävien antaminen henkilön työaikakorvauksia varten jatkuu Tiliyhdistelmälle annetaan selkokielinen nimi tehtävän nimi -kentässä Tiliyhdistelmään kuuluvat seurantakohteet valitaan seurantakohdelistalta 199

Tuntien käsittely -näyttö Yksikkö Esimiestoiminnot Tuntien käsittely Ajanhallinnan vastuuhenkilöllä on oikeus päästä tarkastelemaan ja muokkaamaan viraston henkilöiden toteutuneita työaikoja ja työaikakorvausten kohdennuksia ajanhallinnan yksikkötasolla. Toiminnallisuudet näytöillä ovat samat, kuin esimiehellä, lukuun ottamatta hyväksyntä, peru hyväksyntä ja takautuvan korjauksen toimintoja. Tilaisuus, Esittäjä 200

Tuntien käsittely näyttö jatkuu Hakuehtoihin annetaan halutut rajaukset ja valitaan Hae - Työaikamuoto (Tes / Ves) on pakollinen valinta - Henkilö valintalistalta voidaan valita myös vain yksittäinen henkilö käsittelyyn Tilaisuus, Esittäjä 201

Tuntien käsittely näyttö jatkuu Henkilölistaus on esimiehen henkilöiden ryhmänäytön kaltainen, josta voidaan valita haluttu henkilö tarkasteltavaksi. Tilaisuus, Esittäjä 202

Tuntien käsittely näyttö jatkuu Henkilölistaus on esimiehen henkilöiden ryhmänäytön kaltainen, josta voidaan valita haluttu henkilö tarkasteltavaksi. Tilaisuus, Esittäjä 203

Ylitöiden ja muiden työaikakorvausten kohdennus Työaikakorvaukset, ml. ylityöt kohdennetaan Kieku Ajanhallinnassa, vaikka henkilöiden työajankohdennus tehdään SAP CATS:ssä. 1. Ensisijaisesti työaikakorvaukset kohdentuvat henkilön sopimukselta tulleille oletusseurantakohteille, jos oletusseurantakohteita ei ole muokattu Kieku Ajanhallinnassa. Jos nämä kohdennukset ovat oikein, kohdennuksille ei tarvitse tehdä Kieku Ajanhallinnassa mitään. 2. Toissijaisesti työaikakorvaukset voidaan ohjata muodostumaan Kieku Ajanhallinnassa ylläpidetyille oletusseurantakohteille, jotka poikkeavat henkilön sopimuksen seurantakohteista. Tässä tapauksessa Ajanhallinnan vastuuhenkilö asettaa henkilölle Kieku Ajanhallinnassa oletusseurantakohteet, joille työaikakorvaukset kohdentuvat. Henkilö pystyy itse tämän myös tekemään tai esimies, jos virasto näin haluaa. Oletusseurantakohteiden muutoksen jälkeen työaikakorvausten kohdennuksille ei tarvitse tehdä Kieku Ajanhallinnassa mitään. 204

Ylitöiden ja muiden työaikakorvausten kohdennus jatkuu 3. Jos työaikakorvaukset pitää kohdentaa oletuksista poikkeavasti jostain erityisestä syystä, tulee tämä tehdä Kieku Ajanhallinnassa. Ajanhallinnan vastuuhenkilö kohdentaa työaikakorvaukset kohdentamalla henkilön päivän työajan kohdennusnäytöllä tai kellonaikapari tarkkuudella tehtävällä kohdennuksella. Henkilö pystyy itse tämän myös tekemään tai esimies, jos virasto näin haluaa. - HUOM! Oletusseurantakohteet tulevat jakopalkoissa henkilön poissaolojen seurantakohteiksi, pl. Toiminto. Tämä kannattaa ottaa huomioon esimerkiksi tilanteissa, joissa henkilön poissaolot eivät jostain syystä saa kohdentua projektille. Tällöin oletusseurantakohteisiin ei tallenneta projektia, vaan projekti annetaan aina erikseen vain työaikakorvauksille. Työaikakorvausten ja poissaolojen kohdennukset kannattaa aina tarkistaa BI raporteilta ennen jakopalkkoja, jotta varmistutaan, mitä kohdennuksia pitää mahdollisesti korjata Ajanhallinnassa! 205

Työaikakorvausten kohdennus Työaikakorvausten kohdennukseen pääset Tuntinäkymä kuvakkeesta Toteutuneen työajan näyttöön palataan Kellonaikanäyttö kuvakkeesta 206

Työaikakorvausten kohdennus jatkuu Näkymässä voidaan siirtyä jaksolta/viikolta toiselle nuolilla sekä alasvetovalikosta Poissaolot näkyvät kuten toteutuneen työajan näkymässä Sivun alaosassa näet tallennetut kohdennukset työaikakorvaukseen oikeuttavilta päiviltä 207

Työaikakorvausten kohdennus jatkuu Toteutunut työaika näkyy suunniteltujen vuorojen alapuolella Harmaan taustavärin rivillä on oletuskohdennus Jos oletusta ei anneta käyttäjäkohtaisissa asetuksissa jollekin seurantakohteelle, oletuksena ovat palvelussuhteenhallinnassa annetut seurantakohteet (pl. TaKp-tili). Koko päivä kohdentuu ensin oletuskohdennukselle, josta tunteja voidaan kohdentaa pois alemmilla valkoisilla riveillä. Jos kaikki työaikakorvaukset voivat mennä oletuksen mukaan järjestelmä tekee kohdennuksen automaattisesti ilman erillistä tallennusta. 208

Työaikakorvausten kohdennus jatkuu Kaikki työaikatapahtumat eli esim. ylityöstä aiheutuvat ylityökorvaukset kohdentuvat päivätasolla työhöntulokellonajasta eteenpäin siinä rivijärjestyksessä miten tunnit on kohdennettu päivän osalta. Oletuskohdennus kuitenkin viimeisenä. Esimerkissä 16. pv on ylityöpäivä ja se on kohdennettu seuraavasti: 2000110000 / 2000T-00001.02 / - kohdennettu 1:00 2000110000 / 2000T-00001.02 / 2000150540 kohdennettu 2:00 2000110400 / - / 2000510600 kohdennettu 7:16 209

Työaikakorvausten kohdennus jatkuu Työaikatapahtumista nähdään, miten järjestelmä vie kohdennukset lisille: 1 h 2 h 7:16 210

Työaikakorvausten kohdennus jatkuu Lisää rivi painikkeesta lisätään uusia seurantakohdeyhdistelmiä ja niille tunteja Jos halutaan muokata tai poistaa jo tallennettua riviä, valitaan kyseinen rivi näytöltä 211

Työaikakorvausten kohdennus jatkuu Työtehtävistä voidaan valita keskitetysti ylläpidettyjä tai henkilölle tallennettuja työtehtäviä. - Jos työtehtävällä on seurantakohde, joka ei ole voimassa, se näytetään punaisella huomautuksella valituissa seurantakohteissa - Jos työtehtävä ei ole voimassa koko jaksoa, järjestelmä näyttää punaisella huomautuksella tiedon tehtävän vieressä 212

Työaikakorvausten kohdennus jatkuu Tuntimääriä lisätään ja muokataan halutuille päiville Seurantakohteita vaihdetaan, lisätään ja tyhjennetään alasvetovalikoista. - Jos valitun työtehtävän seurantakohteita muokataan, työtehtävä ei ole enää sama ja kenttä tyhjenee. 213

Työaikakorvausten kohdennus jatkuu Lisäysten ja muokkausten jälkeen tieto tallennetaan Poista painikkeella voidaan poistaa koko valittu rivi 214

Työaikakorvausten kohdennus jatkuu Oletuskohdennukselle kohdistetut tunnit muuttuvat sitä mukaan kuinka paljon tunteja on kohdistettu muille seurantakohteille Työaika näkyy muutoksen jälkeen punaisena kellonaikana ennen kuin jakso on laskettu uudelleen Järjestelmä laskettaa työajan automaattisesti muutaman minuutin viiveellä tallennuksesta 215

Työaikakorvausten kohdennus jatkuu Jos kohdistettu tuntimäärä ylittää toteutuneen työajan, niin solu, jossa ylitys syntyy näytetään punaisella taustavärillä. - Järjestelmä leikkaa kohdennuksen lopusta eli alimmalta riviltä alkaen ylimääräisen ajan Esimerkissä 27.5.: 8:40 tunnin päivälle on kohdennettu 9 tuntia, viimeisestä kohdennuksesta (4 h Heha kehitys) leikkautuu 20 minuuttia pois 216

Työaikakorvausten kohdennus jatkuu Kohdennukset korjataan samalla tavalla, kuin ne tehtäisiin ensimmäistä kertaa. Seurantakohteet ja niiden tuntimäärät korjataan vanhan tiedon päälle oikeiksi. Jos korjattava jakso on jo hyväksytty tai siirretty palkanlaskentaan, esimiehen pitää purkaa hyväksyntä tai avata jakso uudelleen muokattavaksi. 217

Työaikakorvausten kohdennus jatkuu Jos viikon alkupäivät on hyväksytty esim. kuukauden vaihteessa, niin rivin tunteja voidaan muokata hyväksymättömille päiville, mutta seurantakohteita ei enää pääse muokkaamaan. 218

Työaikakorvausten kohdennus kellonaikatarkkuudella Jos työaikakorvausten kohdennus halutaan jonkun päivän osalta tehdä kellonaikatarkkuudella, kohdennus tehdään Toteutuma tunnit välilehdellä. Lisää toteutuma. Kohdennukset annetaan kellonaikaväleinä. Kulunvalvontaleimat näkyvä kohdennuksen apuna Leimat infoikkunassa, kun on valittu päivä -näkymä. Jos leimoissa on käytetty syykoodeja, tulee kellonaikavälille antaa sama syykoodi valintaikkunasta. 219

Työaikakorvausten kohdennus kellonaikatarkkuudella jatkuu Jos annettuja tietoja halutaan muuttaa valitaan muokattava rivi Toteutumatunnit listalta Korjaa tarvittaessa kellonaikoja ja kohdenna rivit oikeille seurantakohteille Tallenna 220

Ajanhallinnan vastuuhenkilö esimiehen sijaisena Ajanhallinnan vastuuhenkilölle voidaan antaa tarvittaessa esimiehen sijaisuus, jolloin hänellä on järjestelmässä oikeus hyväksyä, purkaa hyväksyntä ja tehdä takautuvia korjauksia esimiehen alaisen tietoihin. Vastuuhenkilölle annetaan ensin esimiesasema hänen ajanhallinnassa olevalle sopimukselleen. Yksikkö Perustiedot Henkilöt sopimuksen esimiesasemat Esimiestunnukseksi annetaan kyseisen sopimuksen sopimusnumero Tilaisuus, Esittäjä 221

Ajanhallinnan vastuuhenkilö esimiehen sijaisena jatkuu Yritys Perustiedot Esimiehet Listalta valitaan sijaistettava esimies. Tilaisuus, Esittäjä 222

Ajanhallinnan vastuuhenkilö esimiehen sijaisena jatkuu Lisätään Esimiehen sijaiset välilehdeltä uusi vastuuhenkilö sijaiseksi, valitsemalla Lisää sijainen. Muokattaessa jo olemassa olevaa vastuuhenkilön sijaisuutta, valitaan listalta oikea sijainen. Kun annetaan uusi sijaisuus, valintalistalta valitaan vastuuhenkilö sijaiseksi ja annetaan sijaisuudelle voimassaoloaika. Tilaisuus, Esittäjä 223

Ajanhallinnan vastuuhenkilö esimiehen sijaisena jatkuu Esimies sijaisena välilehdeltä nähdään henkilöt, joiden sijainen esimies itse on. Tilaisuus, Esittäjä 224

Erikoistapaukset 225

Pankkituntien maksu Pankista maksetaan tunteja työnantajan päätöksellä, jos niitä ei voida pitää vapaana Tuntien maksamiseen käytettävä palkanlisä PT Pankkituntien maksu on piilotettuna järjestelmässä, koska virkamiehellä on oikeus lisätä palkanlisiä. Tämän vuoksi ennen pankkituntien maksamista tulee sopia lisän aktivoimisesta määräajaksi Palkeiden kanssa AT-tiketillä. 226

Pankkituntien maksu Valitaan listalta pankki, jonka tunteja maksetaan ja valitaan Lisää saldomuutos Viedään Saldon vähennys kenttään tuntimäärä, joka maksetaan ja tallennetaan Ei käytetä miinusmerkkiä, koska kyseessä on vähennys-kenttä 227

Pankkituntien maksu Kun pankkiin on viety pankkituntien vähennys, niin sama tuntimäärä viedään palkanlisiin. Palkanlisäksi annetaan PT Pankkituntien maksu ja määräksi sama tuntimäärä, kuin pankista vähennettiin tunteja Pankkituntien maksu kohdennetaan ja tallennetaan 228

Saldotuntien perintä Työaikapankkien ja liukumasaldojen miinustunteja voidaan periä henkilön palkasta työnantajan päätöksellä, jos niitä ei voida teettää työnä. Saldotuntien perintään käytettävä palkanlisä SP Saldotuntien perintä on piilotettuna järjestelmässä, koska virkamiehellä on oikeus lisätä palkanlisiä. Tämän vuoksi ennen saldotuntien perintää tulee sopia lisän aktivoimisesta määräajaksi Palkeiden kanssa AT-tiketillä. 229

Saldotuntien perintä jatkuu Valitaan listalta pankki, jonka saldon tunteja peritään Päätetään pankki perintäpäivään ja lisätään uusi pankki, jonka alkusaldoksi annetaan seuraavan päivän saldo, jossa huomioitu perittävä tuntimäärä. 230

Saldotuntien perintä jatkuu Palkanlisäksi annetaan SP Saldotuntien perintä määräksi perittävä saldojen tuntimäärä. Pankkituntien maksu kohdennetaan ja tallennetaan 231

Osapäivän vuosilomat Osapäivän vuosilomat anotaan Vuosilomasuunnittelussa portaalin kautta. Osapäivän vuosilomalle ei siirry Vuosilomasuunnitelusta vuosiloman kellonaikaväliä Ajanhallintaan. Osapäivän vuosiloma näkyy tietojen tuonnissa virhetietona Jotta henkilön työaikalaskenta menee osapäivän vuosilomapäivien osalta oikein, ne suunnitellaan Ajanhallinnassa. 232

Osapäivän vuosilomat jatkuu Osapäivän vuosiloma suunnitellaan henkilökohtaisessa vuorosuunnitelmassa Valikosta valitaan Suunniteltu poissaolo, jonka jälkeen valitaan Lisää poissaolo Annetaan Poissaolon syyksi Vuosiloma, tuntia sekä vuosiloman ajankohdan todellinen päivä ja kellonaikaväli. Esim. Työtä on sovittu esimiehen kanssa tehtäväksi klo 11 asti liukuvassa virastotyössä, jonka jälkeen pidetään 4:15 vuosilomaa loppupäivänä. Alkamis- ja päättymisajoiksi annetaan tällöin 11:00 ja 15:15. Tallennetaan 233

Osapäivän vuosilomat jatkuu Tallennuksen jälkeen osapäivän vuosiloma näkyy suunnitelmassa poissaolona sekä toteutuneen työajan puolella, kuten muutkin osapäivän poissaolot 234

Poissaolojen käsittelystä Ajanhallinnassa Poissaolon nimi koodi Tunti- vai päiväpoissaolo Lasketaanko työaikaan ylityölaskennassa Vähentääkö liukumasaldoa Millaiseen poissa- ja läsnäoloon käytetään Ammatill. Osaamisen keh., pv, ei työaikaa, jaksotyö Ammatill. Osaamisen keh., t, ei työaikaa 5093 Päivä Ei Ei 5092 Tunti Ei Ei Ammatill. Osaamisen keh.,t 5091 Tunti Kyllä Ei Koulutusrahaan oikeuttava koulutusaika jaksotyössä, kun kestää kokopäivän. Koulutusrahaan oikeuttava koulutusaika, jota ei lasketa työaikaan Koulutusrahaan oikeuttava koulutusaika, joka lasketaan työaikaan Ay-koulutus, pv 5020 Päivä Ei, paitsi vs jaksotyö Ei Työnantajan taloudellisesti tukema ay-koulutus, kun koulutus kestää koko päivän (Muuhun omaehtoiseen ay-koulutukseen käytetään portaalin opintovapaa-poissaoloja, jotka ovat keskeytyspäiviä, eikä lasketa työajaksi.) Ay-koulutus, t 5021 Tunti Ei, paitsi vs jaksotyö Henk.koul. t, ei työaikaa 5095 Tunti Ei Ei Henk.koul.pv, ei työaikaa 5085 Päivä Ei Ei Ei Työnantajan taloudellisesti tukema ay-koulutus, kun koulutus kestää osapäivän Henkilöstökoulutukseen osallistuminen, joka kestää osapäivän ja jota ei lasketa työaikaan Henkilöstökoulutukseen osallistuminen, joka kestää kokopäivän ja jota ei lasketa työaikaan 235

Poissaolojen käsittelystä Ajanhallinnassa jatkuu Poissaolon nimi koodi Tunti- vai päiväpoissaolo Lasketaanko työaikaan ylityölaskennassa Vähentääkö liukumasaldoa Millaiseen poissa- ja läsnäoloon käytetään Henkilöjärj kokoukset 5070 Päivä Ei Ei Ay- eli henkilöstöjärjestökokous Henkilöstökoulutus, pv 5080 Päivä Kyllä Ei Henkilöstökoulutus, tuntia 5090 Tunti Kyllä Ei Henkilöstökoulutukseen osallistuminen, joka kestää kokopäivän ja joka lasketaan työaikaan Henkilöstökoulutukseen osallistuminen, joka kestää osapäivän ja joka lasketaan työaikaan Työsuojelukoulutus, pv 5570 Päivä Ei, paitsi vs jaksotyö Ei Työsuojelukoulutukseen osallistuminen, joka kestää kokopäivän Työsuojelukoulutus, t 5571 Tunti Ei, paitsi vs jaksotyö EI Työsuojelukoulutukseen osallistuminen, joka kestää osapäivän Virkistystoiminta, pv 5640 Päivä Ei Ei Virkistystoiminta, t 5641 Tunti Ei Ei Virkistystoimintaan osallistuminen, joka kestää kokopäivän Virkistystoimintaan osallistuminen, joka kestää osapäivän Matkustukseen käytettävä päivä, joka lasketaan jaksotyössä keskeytyspäiväksi suunnitellaan suunniteltuna poissaolona. 236

Poissaolojen käsittelystä Ajanhallinnassa jatkuu Jos tuntipoissaolon ajalle osuu lounastauko, niin tuntipoissaolo tulee anoa portaalissa kahdessa osassa. Jos tuntipoissaoloa ei anota samalla lounastauon määrällä, kuin säännöllisen työajan (=suunniteltu vuoro) päivittäinen lepoaika, henkilölle muodostuu liikaa työaikaa päivältä. - Esimerkiksi päivittäinen lepoajan sijainti säännöllisessä työajassa on 11-12 ja tuntipoissaolo on ajalle 9 15. Tuntipoissaolo tulee anoa tässä tapauksessa portaalista ajoille 9.00 11.00 ja 12.00-15.00. 237

Poissaolojen käsittelystä Ajanhallinnassa jatkuu Esimerkki tuntipoissaolojen käsittelystä Henkilöllä on ollut henkilöstökoulutusta 3.2.2016 klo 9 16, jonka lisäksi hän on tehnyt työtä klo 8-9 ja 16-16.30. - Tuntipoissaolo on anottu ajoille 9-11 ja 12-16, jotta työaikaa ei synny lounaan ajalle. - Kulunvalvonnan leimaukset on ilmoitettu töihin tultaessa sekä töistä lähdössä. HUOM! Lounasta ei enää leimata, koska se on ilmoitettu tuntipoissaolon kautta 238

Poissaolojen käsittelystä Ajanhallinnassa jatkuu Henkilön oletusseurantakohteina Ajanhallinnassa ovat seuraavat seurantakohteet: 3.2.2016 päivä kohdentuu automaattisesti oletusseurantakohteille, joissa on työaikakorvauksia varten tallennettuna projekti. Tässä esimerkissä henkilön koulutusaikaa ei saa kuitenkaan kohdentaa projektille, jolloin kohdennusta joudutaan muokkaamaan. Muokkaus tehdään tuntien kohdennus näytöllä 239

Poissaolojen käsittelystä Ajanhallinnassa jatkuu Aamulla tehty 1h työtä ennen koulutusta sekä iltapäivällä 30 minuuttia työtä koulutuksen jälkeen, jotka saa mennä projektille. Väliin jäävä 6h, joka on oltu koulutuksessa kohdennetaan ilman projektia Työaikatapahtumat kohdentuvat päivältä näin oikein 240

Kesä- ja talviaikaan siirtyminen suunnitelmassa Järjestelmä ei tunne kesäaikaa klo 03-04. Kyseiset kellonajat tulkitaan aina talviajaksi. Kesäaikaan siirtymisessä ei ole ongelmia Vuorot ja suunnitellut varallaolot, jotka alkava ennen kesäaikaa klo 03:00 ja loppuva talviajan klo 03:00 jälkeen sisältävät ylimääräisen tunnin. Alla esimerkkejä vaikutuksesta vuorosuunnittelussa: - Jos pitäisi suunnitella 8h työvuoro ajalle 19-03 siten, että työvuoro päättyy kesäajassa, niin työvuoro pitää siirtää päättymään joko lähimpään kesäaikaa eli klo 2:59 eli ajalle 18:59-02:59 tai talviaikaan eli 20-03. - Jos pitäisi suunnitella 8h työvuoro ajalle 20-03, siten, että se päättyy talviajassa, niin sen voi suunnitella ko. kellonajoille. - Jos pitäisi suunnitella 8h työvuoro siten, että se päättyy kesä-ajassa 19:30-03:30, niin työvuoro pitää siirtää joko päättymään lähimpään kesäaikaa eli klo 2:59 (18:59-02:59) tai lähimpään talviaikaan eli klo 03 eli 20:00-03:00. Jos työvuoron alkamisaikaa ei haluta muuttaa, niin vuoron kestoa joudutaan joko kasvattamaan tai lyhentämään riippuen siitä halutaanko vuoron päättyvän kesäajassa vai talviajassa. 241

Kesä- ja talviaikaan siirtyminen suunnitelmassa jatkuu - Jos pitäisi suunnitella 8h työvuoro siten, että se päättyy talvi-ajassa 20:30-03:30, niin sen voi suunnitella ko. kellonajoille. - Jos pitäisi suunnitella 8h työvuoro siten, että se päättyy kesä-ajassa 20:00-04:00, niin työvuoro suunnitellaan päättymään talviaikaan klo 03, koska talviaika klo 03 vastaa kesäaikaa klo 04 järjestelmässä. - Jos pitäisi suunnitella 8h työvuoro ajalle 21:00-04:00 siten, että se päättyy talvi-ajassa, niin sen voi suunnitella ko. kellonajoille. - Jos pitäisi suunnitella 8h työvuoro ajalle 03-10 siten, että työvuoro alkaa kesäajassa, niin työvuoro pitää suunnitella alkamaan lähimmästä kesäajasta eli ajalle 02:59-09:59 tai talviajasta eli 03:00-11:00. - Jos pitäisi suunnitella 8h työvuoro ajalle 03-11, siten, että työvuoro alkaa talviajassa, niin sen voi suunnitella ko. kellonajoille - Jos pitäisi suunnitella 8h työvuoro ajalle 03:30-10:30 siten, että työvuoro alkaa kesäajassa, niin työvuoro pitää suunnitella alkamaan lähimmästä kesäajasta eli ajalle 02:59-09:59 tai talviajasta eli 03:00-11:00. Jos vuoron alkamisajaksi jätetään klo 03:30, niin se tulkitaan talviajaksi, jolloin 8h vuoro on ajoilla 03:30-11:30. - Jos pitäisi suunnitella 8h työvuoro ajalle 03:30-11:30 siten, että työvuoro alkaa talviajassa, niin sen voi suunnitella ko. kellonajoille 242

Kesä- ja talviaikaan siirtyminen toteutuneen työajan ilmoittamisessa Syötetyt toteutumatapahtumat sekä toteutuneet varallaolot ja sotilaalliset harjoitukset (ym.), jotka alkavat talviaikaan siirryttäessä ennen klo 03:00 ja loppuvat klo 03:00 jälkeen sisältävät ylimääräisen tunnin. Kesäaikaan siirtymisessä ei ole ongelmia. Alla esimerkkejä vaikutuksesta toteutuneen työajan ilmoittamisessa: - Ylityö/poikkeava työaika ilmoitetaan: 1. 2.59-4:00, niin järjestelmä laskee 2h 01 minuuttia 2. 3:00-4:00, niin järjestelmä laskee 1 h - Jos ylityö/poikkeva työaika jatkuu talviaikaan siirtymisen yli, niin se kannattaa kirjata kahdessa osassa: 1. 2.00-2.59, järjestelmä laskee 00:59 h (tai 1.59 2.59 = 1 h) 2. 03.00-04.00, järjestelmä laskee 1 h 243

Virasto- ja viikkotyön lauantaityökorvaus HUOM. VES: lauantaityökorvausta ei kuitenkaan suoriteta, mikäli muu työvuoro kuin lauantaityövuoro tai osa siitä on sisäänteon tai muun siihen rinnastettavan työaikajärjestelyn vuoksi siirretty lauantaiksi. Soveltamisohje: Virasto- ja viikkotyössä lauantaityökorvausta ei makseta sanotuille ajoille sijoittuvilta lisä- tai ylityön tunneilta. Säännölliselle lauantaityölle tehdään oma vuoro ja vuorolle annetaan Työaikakorvaus: Virasto- vkotyön lauantaikorvaus. Vuoro annetaan henkilölle suunnitelmassa oikeille lauantaipäiville (sinisinä kuvassa) 244

Työajan joustot / Pidennetty työaika Henkilölle suunnitellaan työaika pidennetyn työajan mukaisesti, esim 8h työvuoro per arkipäivä = 40:00 työaikaa viikolle. 245

Työajan joustot / Yksilöllinen työaika Yksilöllisessä työajassa ei sovita päivistä tai tasoittamisesta, vaan työnantaja seuraa henkilölle asetettujen työn tavoitteiden ja tehtävien toteutumista. Koska työnantaja ei seuraa työaikaa, niin lähtökohtaisesti ei käytetä liukuvan työajan järjestelmää tai työaikapankkia - Henkilö hoitaa itse työaikansa tasoittamisen ja huolehtii työaikakirjanpidosta. Kiekussa on mahdollista kuitenkin käyttää syykoodia 5962 Yksilöllisen työajan liukuma / Pidennetty liukuma-aika, jolla voidaan kerryttää liukumasaldoa liukumarajojen ulkopuolella yksilöllisessä työajassa. 246

Työajan joustot / Tiivistetty työaika Edellyttää TAS 7 mukaista työaikapankkia. - Pankkia ylläpitää Palkeet, ellei henkilöille käytetä henkilökohtaisia kerrytys- ja kulutusjaksoja, joita järjestelmän halutaan valvovan. - Henkilölle tulee kiinnittää 7 mukainen työaikapankki tiivistetyn työajan ajalle. - Pankkiin siirretään kaikki esimiehen määräyksestä säännöllisen työajan lisäksi tehdyt tunnit tunti tunnista ja ne eivät ole lisä- ja ylityötä. - Pankkiin kertyy ja sieltä kuluu tunteja syykoodilla 5921 Tasoitusvapaan saldon kerrytys Tätä syykoodia tulee käyttää päivän sisään- sekä ulosleimauksessa. 247

Työajan joustot / Tiivistetty työaika jatkuu Henkilölle tulee suunnitella tiivistetyn työajan mukainen säännöllinen työaika oikeille työpäiville ja oikean säännöllisen työajan mukaisille vuoroille - Esim. Henkilö tekee ma 9:15 ja ti-to 9:00, henkilölle suunnitellaan Ma 9:15 vuoro, Ti-to 9:00 vuoro, Pe vapaapäivä - Arkipyhäviikkojen työaika tulee suunnitella todellisen säännöllisen työajan mukaiseksi. Esim. yksi arkipyhä (pe) ja viikon työaika on 29:00. Henkilölle suunnitellaan ma-ke 9:40. - Säännöllinen työaika vähenee vain työaikasopimuksen mukaisen säännöllisen työajan verran per poissaolopäivä eli esimerkiksi virastotyössä 7:15. Esim. henkilö on sairaana ma-ti, jolloin henkilön piti olla töissä 9:15 ja 9:00. Ma-ti työaika vähenee yht. 14:30, jolloin henkilön tulee ke-pe tehdä viikon työaika täyteen eli 21:45. Tällaisessa tilanteessa henkilön suunnitelmaa tulee muokata työpäivien osalta, jotta työaikapankin saldo muodostuu oikein. 248

Työajan joustot / Tiivistetty työaika jatkuu Tiivistetyn työajan henkilöillä ei ole ylityötä, joten heitä ei tarvitse käsitellä järjestelmässä eri tavalla, kuin ns. normaalia työtä tekeviä. - Jos henkilö määrätään ylityöhön hänen tiivistetty työaikansa puretaan ja häneen sovelletaan ns. normaalia työaikaa tekevien ylityön käsittelyn ohjeita. Tällöin hänen suunnitelmansa tulee muuttaa ns. normaalin työajan mukaiseksi, jos tiivistetyn työajan suunnittelu on tehty todellisen työajan ja työpäivien mukaisesti. 249

Rikkoutuneen viikkolevon käsittely Rikkoutunut viikkolepo annetaan vapaana suunnittelemalla vuorosuunnitelmaan viikkolepovapaita. Vuorosuunnittelija suunnittelee viikkolepovapaat siten, että vapaa toteutuu viimeistään rikkomusta seuraavan kolmen kuukauden aikana. Suunniteltu viikkolepovapaa vähentää viikkolepopankin saldoa suunnitellun vapaa-ajan verran. Jos viikkolepopankkiin siirrettyjä tunteja ei voida pitää vapaana vaaditun kolmen kuukauden kuluessa, niin tunnit siirretään maksuun Palkanlisien kautta, lisäksi viikkolepopankin saldoa vähennetään maksuun viedyllä tuntimäärällä. - Järjestelmä ei valvo kolmen kuukauden täyttymistä. 250

Rikkoutuneen viikkolevon käsittely jatkuu Ajanhallinnan vastuuhenkilö kiinnittää henkilölle viikkolepokorvauspankin Viikkolevon rikkoutuessa, viikkolepokorvaus siirtyy automaattisesti henkilön viikkolepokorvauspankkiin Tuntien kirjaus näytöllä. Henkilön viikkolepokorvauspankin saldo nähdään Tuntien kirjaus näytön työaikapankki välilehdellä sekä Työaikalaskelmalla, joka voidaan tulostaa. 251

Rikkoutuneen viikkolevon käsittely jatkuu Pitämättä jäänyt viikkolepo suunnitellaan henkilökohtaisessa vuorosuunnitelmassa Valikosta valitaan Suunniteltu poissaolo, jonka jälkeen valitaan Lisää poissaolo Annetaan Poissaolon syyksi Vapaana pid.viikkolepokorv sekä korvauksen aika, päivä ja kellonaikaväli Tallennetaan 252

Rikkoutuneen viikkolevon käsittely jatkuu Vapaana pidettävä viikkolepokorvaus näkyy suunnitelmassa, kuten muutkin poissaolot. 253

Rikkoutuneen viikkolevon käsittely jatkuu Vapaana pidettävä viikkolepokorvaus näkyy virkamiehelle Tuntien kirjaus näytöllä, kuten muutkin poissaolot. 254

Tuntipalkkaisten käsittely 255

Tuntipalkkaiset: yleistä Kiekuun on toteutettu tuntipalkkaisten käsittely 1.4.2015 lukien. Tuntipalkkaiset voivat olla toistaiseksi voimassa olevassa palvelussuhteessa tai määräaikaisessa palvelussuhteessa. Tuntipalkkaiset voivat olla joko koko- tai osa-aikaisia. Osa-aikaisille annetaan palvelussuhdetta luotaessa tieto viikkotyöajasta ja osaaikaisuustiedot. Tuntipalkkaisille tehdään budjetoitu toimi ja heidän palvelussuhteensa luodaan Palvelussuhteen luonti lomakkeella. Jos tuntipalkka muuttuu sopimuksen aikana, muutos tehdään Muu palkan muutos lomakkeella. Tuntipalkkaiset eivät itse käytä portaalia poissaolojensa ilmoittamiseen, vuosilomaehdotusten tekemiseen eivätkä työajan kohdentamiseen. 256

Tuntipalkkaisten käsittely SAPissa Budjetoidun toimen luominen: - Tuntipalkkaiset ovat viraston tarkentavan virkaehtosopimuksen tai työehtosopimuksen ulkopuolella. - Tuntipalkkaisten henkilöstöalaryhmä on 68 Tuntipalkkaiset. - Henkilöstöalaryhmä on liitetty seuraaviin henkilöstöryhmiin: C = määräajaksi virkasuhteeseen nimitetty D = toistaiseksi voimassa oleva työsuhde E = määräajaksi työsuhteeseen otettu F = harjoittelijat - Tuntikohdistustyyppi on M, koska tuntipalkkaiset eivät kohdenna työaikaansa. 257

Tuntipalkkaisten käsittely SAPissa Palvelussuhteen luonti: Tuntipalkkaisen tuntipalkka syötetään palkkalajille 1013 Tuntipalkka. Työaikasuunnitelmasääntönä käytetään olemassa olevia työaikasuunnitelmasääntöjä (Työaika-infotyyppi IT0007). Työaikakohdassa ilmoitetaan viikossa tehtävät tunnit ja osa-aikaisuutta koskevat tiedot, jos henkilö ei tee täyttä työaikaa. Tuntipalkkaisen sopimustiedot siirtyvät palkkajärjestelmään ja ajanhallinnan järjestelmään. Tuntipalkkaisista siirretään tiedot myös Tahti-järjestelmään. 258

Tuntipalkkaisten käsittely SAPissa Poissaolot ja vuosilomat: - Tuntipalkkaiset eivät ilmoita poissaolojaan tai tee vuosilomaehdotuksia itse portaalissa, vaan henkilöstöasiantuntija tekee nämä hänen puolestaan. - Poissaoloista on tarkempi esitys s. (viittaus AH-osuuteen) 259

Tuntipalkkaiset Seuraavassa on kuvia tuntipalkkaisen budjetoidun toimen luomisesta sekä palvelussuhteen luomisesta. 260

Uusi budjetoitu toimi -lomake 261

Uusi budjetoitu toimi -lomake 262

Palvelussuhteen luonti lomake: kokoaikainen 263

Palvelussuhteen luonti lomake: kokoaikainen 264

Palvelussuhteen luonti -lomake: osa-aikainen 265

Palvelussuhteen luonti -lomake: osa-aikainen 266

Palvelussuhteen luonti -lomake: osa-aikainen 267

Sivutoimiset tuntiopettajat Sivutoimisten tuntiopettajien käsittely poikkeaa tuntipalkkaisten käsittelystä erityisesti siinä suhteessa, että heitä ei käsitellä lainkaan ajanhallinnassa. Sivutoimisen tuntiopettajan tuntipalkka ja tunnit annetaan Palvelussuhteen luonti lomakkeella, josta tiedot siirtyvät palkkajärjestelmään. Tuntien palkkalaji on 1890 Tunnit, sivutoimiset. Sivutoimisista tuntiopettajista on oma ohje kouluja varten. 268

Tuntipalkkaisten käsittely Ajanhallinnassa 269

Tuntipalkkaisten käsittely Tuntipalkkaisia käsitellään Kieku Ajanhallinnassa, kuten kuukausipalkkaisiakin työaikamuodoittain, muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta: - Henkilöt eivät käytä portaalia, vaan henkilöstöasiantuntija/ajanhallinnan vastuuhenkilö ilmoittaa poissaolot, vuosilomat sekä työajat henkilön puolesta - Henkilöt eivät kohdenna työaikaansa, heillä on tuntikohdistustyyppi M. - Henkilöiden säännöllinen työaika muodostuu palkkalajille 99999, mutta se käännetään liittymässä ennen palkanlaskentaan siirtymistä palkkalajiksi 43000, jolla maksetaan henkilön perustuntipalkka. Tästä syystä henkilöiden kaikki tunnit pitää siirtää palkkasiirrossa! - Henkilöiden poissaoloja ei ilmoiteta portaalista, vaan poissaolot käsitellään Ajanhallinnassa. Vuosilomat ilmoitetaan vuosilomasovelluksesta HUOM! Sivutoimisia tuntiopettajia ei käsitellä Kieku Ajanhallinnassa! 270

Tuntipalkkaisten käsittely jatkuu Tuntipalkkaisille suunnitellaan työajat, kuten kuukausipalkkaisillekin. Jos tuntipalkkaisen työaikoja ei tiedetä etukäteen ja henkilölle ei saa syntyä ylityötä, hänelle voidaan suunnitella kiinteässä työajassa pitkä kiinteä vuoro, jonka sisällä työ on sovittu tehtäväksi. - Esim. klo 11 24 väliselle ajalle. 271

Tuntipalkkaisten käsittely jatkuu Liukuvassa työajassa henkilölle voidaan antaa liukuva vuoro, jonka liukumarajat ovat sen mukaan, minkä sisällä työ on sovittu tehtäväksi - Esim. klo 07-20 väliselle ajalle. Tässä esimerkissä tuntipalkkaiselle käytetään samaa liukuvan virastotyön vuoroa, kuin kuukausipalkkaisillekin. 272

Tuntipalkkaisten käsittely jatkuu Tuntipalkkaisille ilmoitetaan poissaolot Ajanhallinnan suunniteltujen poissaolojen kautta sille ajalle, jolta poissaoloajan palkka maksetaan. - 431 Tuntipalkkaisen poissaolo on palkallisille työaikaan kuuluville poissaoloille - 432 Tuntipalkkaisen sairaus on palkalliselle sairausajalle. Luetaan työaikaan työaikamuodon mukaisesti. HUOM! Kesken päivää sairastuminen ilmoitetaan toteutuneena työaikana Syykoodilla 5903 Sairaus - 433 Tuntipalkkaisen sairaus (palkaton) - 434 Tuntipalkkaisen vuosiloma - Muita kuin edellä mainittuja palkattomia poissaoloja ei ilmoiteta Kiekuun - Poissaolojen osapalkallisuudet ilmoitetaan Palkeisiin Tunnit ilmoitetaan Ajanhallintaan ja palkallisuus palkanlaskentaan. 273

Tuntipalkkaisten käsittely jatkuu 274

Tuntipalkkaisten käsittely jatkuu Tässä esimerkissä henkilölle on suunniteltu pitkä vuoro, jonka sisällä työ on sovittu tehtäväksi eli esim. 11-24. Henkilön on kuitenkin ollut tarkoitus olla työssä päivän aikana klo 14 24 ja hän on sairastunut ennen vuoron alkua. Tässä tapauksessa poissaolo ilmoitetaan suunnitelman kautta ajalle 14 24 ja toteutuman puolella tarkistetaan, että päivälle jää toteutuneeksi työajaksi vain tuo osuus päivästä oikealla syykoodilla. - Jos siis tehdään suunnitelmasta toteutuma, tulee tapahtuma klo 11 14 poistaa. 275

Tuntipalkkaisten käsittely jatkuu Toteutunut työaika ilmoitetaan tuntipalkkaisille joko leimauksien kautta tai toteutumat välilehdellä, sille ajalle, jolta palkka maksetaan. - Tältä ajalta syntyy työaikakorvaukset työaikamuodoittain samoilla säännöillä, kuin kuukausipalkkaisilla. 276

Tuntipalkkaisten käsittely jatkuu Tuntipalkkaisille ei tehdä palkkakustannustenjakoa, koska heidän tuntipalkkansa kohdentuu jo maksupalkan mukaan suorakohdisteisena. Tunnit voidaan eritellä Ajanhallinnassa eri seurantakohteille, kuin oletukset ovat ja nämä kohdennukset on raportoitavissa Palkkojen BI raportilta. Ajanhallinnan BI raportille ei siirry tuntipalkkaisten 99999 (säännöllisen työajan) palkkalajeja. Myöskään jakopalkka-aineistoon tiedot eivät siirry. SAP HCM:n Prosenttijakoa ei voida käyttää hyväksi, kuin TaKP-tilin osalta, koska henkilölle maksetaan tuntipalkkaa ajanhallinnan tapahtumista. 277

Käyttöönoton tehtävät 278

Ajanhallinnan käyttöönottoon liittyvät viraston tehtävät ja aikataulut 1(4) Tehtävä Kuka tekee Huomioitavaa Työllistävyysarvio Milloin Riippuvuus toiseen tehtävään Vuorojen (ml. Päivittäiset lepoajat), vuorokoosteiden ja vuorokiertojen perustaminen viraston malleiksi Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö ja/tai vuorosuunnittelij a Osa-aikaisille omat vuorot ja kierrot 2 pv Ammattikäyttäj ien koulutusten jälkeen. Vaihtelee virastoittain Ei riippuvuutta Keskitettyjen työtehtävien syöttö työaikakorvauksia varten Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö Työtehtävien rakenne, kooditus ja nimeäminen kannattaa selvittää etukäteen yhdessä taloushallinnon kanssa n. 1 min / työtehtävä Kun seurantakohteet on siirretty SAP FICOsta Ajanhallintaan Vuorokalentereiden ja Runkosuunnitelmien teko vähintään käyttöönottovuodelle Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö ja/ tai vuorosuunnittelij a Muistettava perustaa ns. 00-ryhmät jokaiseen yksikköön ja jokaiselle työaikamuodolle. Tulee olla tehtynä 2 viikon sisällä palkkojen konversiosta ja viim. viikolla 13 1 pv Kalenterit voidaan tehdä, kun väh. Yksi vuoro ja vuorokierto ovat valmiina malleissa. 8.2.2013 279

Ajanhallinnan käyttöönottoon liittyvät viraston tehtävät ja aikataulut 2(4) Tehtävä Kuka tekee Huomioitavaa Työllistävyy sarvio Milloin Riippuvuus toiseen tehtävään Vuorojen (ml. Päivittäiset lepoajat), vuorokoosteiden ja vuorokiertojen perustaminen tarpeen mukaan vuorokalenterikohtaisesti Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö ja/tai vuorosuunnittelij a Osa-aikaisille omat vuorot ja kierrot. 2 pv Voidaan tehdä, kun kalenterit perustettu Henkilöiden sopimustietojen tarkistus Ajanhallinnasta Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö Palkeet toimittaa virastolle SAP HCM:stä otettavissa olevan AD HOC raportin tarkistettavista tiedoista. Tarkistettavat asiat: - Sopimuksen voimassaolo ja -numero - Ajanhallinnan org. Yksikkö - Osa-/kokoaikaisuusprosentti - Maksusäännöstö (=työaikamuodon 2 ensimmäistä merkkiä) - Esimies - Esimiesasema (Onko henkilö on itse esimies) - Seurantakohteet - Tuntikohdistustyyppi - Leimaustunniste n. 2 min / sopimus / hlö Voidaan tehdä, kun Tuotantokonversio on tehty ja Palkeet on ilmoittanut virastolle, että tarkistuksen voi aloittaa 8.2.2013 280

Ajanhallinnan käyttöönottoon liittyvät viraston tehtävät ja aikataulut 3(4) Tehtävä Kuka tekee Huomioitavaa Työllistävyy sarvio Milloin Riippuvuus toiseen tehtävään Henkilöiden kiinnitys oikeisiin vuorokalentereihin ja vuororyhmiin Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö ja/ tai vuorosuunnittelij a Henkilöt kiinnittyvät automaattisesti oman ajanhallinnan org. Yksikkönsä ja työaikamuotonsa 00 ryhmään. Korjaus henkilön vuororyhmätietoon tehtävä esim. osa-aikaisille, kun heille on perustettu omien työrytmien mukaiset vuororyhmät. n. 1 min/ hlö, jos tarpeen muuttaa, muuten sisältyy yllä olevaan sopimusten tarkistusaika an. Voidaan tehdä samalla sopimustiedoissa, kun sopimuksia tarkastetaan, jos tieto on ajanhallinnan vastuuhenkilöllä. Vuorosuunnittelija voi tehdä kiinnitystä sopimusten tarkistuksen jälkeen vuorosuunnittelun kautta. 8.2.2013 281

Ajanhallinnan käyttöönottoon liittyvät viraston tehtävät ja aikataulut 4(4) Tehtävä Kuka tekee Huomioitavaa Työllistävyy sarvio Milloin Riippuvuus toiseen tehtävään Työaikapankkien kiinnitys sekä alkusaldojen syöttö henkilöille Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö Alkusaldoksi annetaan ajanhallinnan käyttöönottoa edeltävän päivän saldotieto eli 29.3.2014 tieto. Ohjeet massalatauksen tekemiseen on annettu koulutuksissa. n. 1 min / hlö / pankki, jossa on alkusaldona muuta, kuin nolla. Tehdään ensimmäisen tuotannossa elettävän viikon sisällä. Henkilöt oltava kunnossa järjestelmässä ennen tätä. Ajanhallinnan vastuuhenkilöille esimiesten sijaisuuksien lisääminen Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö Vastuuhenkilö voi tehdä tämän itse itselleen tarvittavien esimiesten osalta. n. 1 min / sijaisuus /vastuuhenkil ö Voidaan tehdä, kun tuotannon lopulliset käyttöoikeudet on saatu 8.2.2013 282

Käyttöönottoon liittyvät tehtävät ja niiden työllistävyys jatkuu Työllistävyysarviot ovat suuntaa antavia ja tulee huomata, että ne on arvioitu tilanteille, että muita häiriöitä ei ole ja työntekijä saa keskittyä uuden järjestelmän käyttöön rauhassa. Arviot ovat myös järjestelmässä tehtävän osuuden työllistävyyden arviointia, eikä ole huomioitu selvitys- ja valmistelutyön osuutta, koska se vaihtelee huomattavasti tapauskohtaisesti. Tehtävät käydään läpi ammattikäyttäjien koulutuksessa. Selvitys- ja valmistelutyön voi aloittaa jo nyt monelta osin! Ajanhallinnan vastuuhenkilöä tulee käyttöönoton jälkeen työllistämään varmasti eniten neuvonta ja uuden järjestelmän aiheuttamat käyttäjien kysymykset ja asioiden selvittelyt. Tehtäviin ei ole lisätty tarkistustyötä, jota ajanhallinnan vastuuhenkilöllä on oikeus tehdä, koska varsinainen tarkistus kuuluu esimiehen tehtäviin ennen hyväksyntää. Tarkistuksen apuna on ajanhallinnan raportteja BI:llä, joita voivat käyttää sekä esimiehet, että henkilöstöhallinnon asiantuntijat. 283

Työaikapankkien ja alkusaldojen massalataus Ajanhallintaan voidaan ladata massatietoina työaikapankkien kiinnitykset ja alkusaldot henkilöille. - Taulukkoon EI SAA JÄTTÄÄ MUITA HENKILÖITÄ! Tiedot ladataan Excel-taulukosta, joka on tallennettu.csv muotoon. Taulukko voidaan täydentää kokonaan manuaalisesti tai täydentäen kulunvalvontajärjestelmästä saatavaa tietoa. - Virasto vastaa tietojen pyynnistä kulunvalvontajärjestelmän toimittajalta. Taulukko toimitetaan valmiina Palkeille, jossa sovellusvastaavat lataavat tiedot ajanhallintaan sovitun aikataulun mukaisesti. Jos henkilölle on jo kiinnitetty pankki ja alkusaldo ennen massalatausta, niin massalataus päivittää alkusaldon massalatauksessa tulevalla saldolla, jos työaikapankin tiedot täsmäävät järjestelmässä ja massalataus -Excelissä. 284

Työaikapankkien ja alkusaldojen massalataus jatkuu Taulukkoon tulee täyttää tarkasti alla olevassa muodossa ja järjestyksessä tarvittavat tiedot tarkista, että kaikkien sarakkeiden muoto on teksti/text: Sarake A Kiekun keskeinen henkilönumero (=leimaustunniste) HUOM! Kenttä tulee olla tekstimuotoinen, jotta henkilönumeron etunolla säilyy. Sarake B yritysnumero Eduskunta 1100; VTV 1110 285

Työaikapankkien ja alkusaldojen massalataus jatkuu Sarake C työaikapankin tunnus EK VTV LIU Liukumasaldopankki (EK) LIU Liukumasaldopankki LIU2 Liukumasaldopankki (EOAK) VTVTKP VTV Työaikapankki LIU3 Liukumasaldopankki (Ei työaikaa) YT Ylityöpankki YT Ylityöpankki (EK ja EOAK) YT2 Ylityöpankki (Kansanedustajien avustajat) 286

Työaikapankkien ja alkusaldojen massalataus jatkuu Sarake D työaikapankin alkamispäivämäärä (pp.kk.vvvv) Ajanhallinnan käyttöönottopäivämäärä, eli esim. 26.09.2016 E6 Sarake E työaikapankin alkusaldo (hh:mm) HUOM! Kenttä on teksti-muotoinen, jotta yli 60 minuutin saldo säilyy oikeana! Jos saldo on alle 10:00, esim. 7h, merkitään joko 7:00 tai 07:00 Jos saldo on miinusmerkkinen, merkitään esim. -5:00 Saldo tulee olla ajanhallinnan käyttöönottopäivämäärää edeltävä saldo eli E6:ssa 25.9.2016 tilanteen mukainen. 287

Työaikapankkien ja alkusaldojen massalataus jatkuu Pidä taulukko excel -muodossa (.xls tai.xlsx) niin kauan, kuin muokkaat tietoja. Kun tarkistetut tiedot ovat lopullisia, niin tee kopio csv muotoon. Älä enää avaa csv:tä, jotta muotoilut eivät katoa. Aineisto tallennetaan muotoon.csv Jos saat alla olevan ilmoituksen, valitse Yes tai Kyllä 288

Työaikapankkien ja alkusaldojen massalataus jatkuu Kun Palkeet on ladannut tiedot ajanhallintaan, tiedot näkyvät henkilöiden työaikapankit -välilehdellä 289

Seurantakohteet ja niiden käyttäytyminen Kieku Ajanhallinnassa ja CATSissä 290

Seurantakohteet ja niiden käyttäytyminen Kieku Ajanhallinnassa Henkilön sopimuksen (SAP HCM) seurantakohteet Kieku Ajanhallinnan henkilön oletusseurantakohteet Työaikakorvausten oletusseurantakohteet Työaikakorvausten kohdennus Seuranta Henkilön sopimuksen seurantakohteet siirtyvät Kieku Ajanhallintaan henkilön oletusseurantakohteiksi. Jos sopimuksella käytetty kustannustenjakoa prosenteille, vain ylin kombinaatio siirtyy Ajanhallintaan työaikakorvauksia varten Seurantakohteina käytössä sopimuksella: Talousarviokirjanpidon tili (Ei siirry Ajanhallintaan!) Toimintayksikkö Toiminto joko: 9999900100 Kohdistamaton työ tai henkilön oikea toiminto, jota hän tekee eniten Projekti, jos validointisääntö näin vaatii Seurantakohde 1, jos validointisääntö näin vaatii Ajanhallinnan vastuuhenkilö voi antaa henkilölle oletusseurantakohteita, jolloin ne ovat vahvempia, kuin SAPista tulleet oletusseurantakohteet Seurantakohteina käytössä Ajanhallinnassa: Toimintayksikkö Toiminto Projekti Suorite Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 Valtuus (otetaan käyttöön tarvittaessa) Työaikakorvausten työaikatapahtumat kohdentuvat automaattisesti henkilön oletusseurantakohteille Ajanhallinnan työaikatapahtumia ovat: Lisä- ja ylityö Haittatyökorvaukset Varallaolot ja sotilaalliset harjoitukset Palkanlisät Poissaolot Työaikakorvausten kohdennuksessa kohdennetaan oletuksesta poikkeavat korvaukset, muut jäävät oletusseurantakohteille Työaikapankkiin siirrettyjen korvausten kohdennus tulee Henkilön sopimuksen seurantakohteista (SAP HCM) Laskutus Palkkakirjanpito Jakopalkka-aineisto Kustannuslaskenta 291

Seurantakohteet ja niiden käyttäytyminen CATSissä Henkilön sopimuksen (SAP HCM) seurantakohteet CATSissä henkilön oletus - seurantakohteet Työajan kohdennus Työajan ja korvausten kohdennus Seuranta Henkilön sopimuksen seurantakohteista CATSiin oletukseksi siirtyy toimintayksikkö, joka on annettu henkilön infotyypille IT0315 lähettäväksi kustannuspaikaksi. Seurantakohteina käytössä sopimuksella, jotka eivät siirry CATSiin, mutta jolle palkka kirjautuu: Talousarviokirjanpidon tili Oletusseurantakohteina käytössä CATSissä: Toimintayksikkö Seurantakohteina käytössä CATSissä: Toimintayksikkö Toiminto Projekti Suorite Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 Valtuus (otetaan käyttöön tarvittaessa) Seurantakohteiden näkymistä virkamiehelle rajataan CATS profiililla sekä seurantakohteita piilottamalla Työajan kohdennustarkkuus joko toteutunut työaika tai suunniteltu työaika Poissaoloista vain Kesken päivää sairastuminen, Matkustusaika, Kouluttajana toimiminen ja Etätyö kohdennetaan. Muut poissaolot kohdentuvat poissaolotoiminnoille sekä mahdollisille muille oletusseurantakohteille jakopalkkalaskennassa Laskutus Palkkakirjanpito Jakopalkka-aineisto Kustannuslaskenta Jos henkilö ei kohdenna työaikaansa (Tuntikohdistustyyppi M), hänen säännöllinen kuukausipalkka jaetaan henkilön sopimuksen mukaisilla seurantakohteilla (SAP HCM) ja näitä tapahtumia ei käsitellä CATSissä. Henkilön työaikakorvaukset käsitellään kuitenkin Ajanhallinnassa edellä esitetyn prosessin mukaisesti.. 292