ACADEMIC LIFE OHJAUSRYHMÄ MUISTIO 1/2016 Aika: 27.01.2016 klo 08.15 10.00 Paikka: T431 Läsnä: Helena Rasku-Puttonen (puheenjohtaja) Kari Pitkänen (vpj) Tuula Oksanen Jouni Valjakka Jaakko Seikkula Taina Saarinen (poistui 9.45) Anna-Maija Lämsä Anita Malinen Piia Löppönen (sihteeri) Jari Rantamäki (sihteeri, muistion kirjoittaja) Kutsuttuna: Katri Lehtovaara (asiakohta 6) 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 8.15. 2. Asialistan hyväksyminen Asialista hyväksyttiin. 3. Edellisen kokouksen muistio (Liite 1) Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio korjattuna kohdan 5, toinen lause muotoon: Jyväskylän yliopistosta on siellä esityksiä. 4. Tilannekatsaus Perustamiskirjeen mukaan AL ja SL ovat toimintamalleja, joiden tavoitteena on tukea yhteisöön kuuluvien henkilöiden kehittymistä ja hyvinvointia. AL tukee o kohdejoukon työnteon edellytyksiä o integroitumista yliopistoyhteisöön o osaamisen kehittymistä o kohdejoukon työkykyä ja työssä onnistumisen kokemusta 1 / 5
AL:n toivotaan edistävän o Yhteisöllisyyttä o Henkilöstön ymmärrystä omasta roolistaan yliopiston strategiatavoitteiden toteuttajana Ohjausryhmän erityisenä tehtävänä on tukea opettajien, tutkijoiden ja tohtorikoulutettavien akateemisen osaamisen kehittymistä eri uravaiheissa. Osaamiseen kuuluvat ainakin uuden tiedon tuottamiseen vaadittava tutkijan ydinosaaminen, opetukseen ohjaukseen liittyvä pedagoginen muu osaaminen sekä viestintäosaaminen. Ohjausryhmä raportoi toiminnastaan ja Academic Life kehittämisestä rehtorille sekä henkilöstön kehittämistoimikunnalle kunkin kalenterivuoden päättyessä. Academic Life ohjausryhmän toiminnasta yleistä AL-ohjausryhmä kokoontui vuoden 2015 kolme kertaa (20.02., 29.04. ja 17.08.2015). Varsinaista toimintasuunnitelmaa vuodelle 2015 ei laadittu vaan ohjausryhmä keskittyi AL -konseptin luonteen, toimintatapojen sekä käytännön toimenpideteemojen määrittelyyn sekä oman roolinsa hahmottamiseen. AL ottaa mukaan ympäröivän yhteiskunnan tarjoamat kumppanuudet ja niiden mahdollisuudet parantaa työelämää. Toimenpiteiden kohdennuksessa ja viestinnässä on tärkeää huomioida kaikkien työntekijäryhmien tarpeet ja roolit yliopiston tavoitteiden ja niihin tähtäävien prosessien kehittämiseksi. Yliopiston toiminnassa mukana olevien, eri tavoin rahoitettujen ja eri kulttuureista tulleiden vierailijoiden kuten stipendiaattien, tohtorikoulutettavien ja tutkijoiden mahdollisimman myönteisen kokemuksen edistäminen Jyväskylän yliopistosta on AL konseptiin kuuluva haaste. Siihen vastataan mm. kehittämällä vuorovaikutuskäytäntöjä viihtymisen edistämiseksi ja tunnistettujen käyttäjäryhmien tarpeista lähtevää viestintää. Sama henkilö voi ajan mittaan olla monissa eri rooleissa suhteessa yliopistoon. Heidän tilanteensa lisäksi on haasteeksi tunnistettu muualla kuin Jyväskylässä asuvien ja toimivien jatko-opiskelijoiden ohjauksen ja tutkimustyön edistäminen. Tähän tematiikkaan puuttuu myös yliopiston auditointiryhmä viime vuoden raportissaan (KARVI, julkaisut 16:2015, luku 9.2 Kehittämissuositukset). Päätöksiä konkreettisiksi toimenpiteiksi ei tehty lukuun ottamatta verkkosivujen kehittämistä koskevaa päätöstä (kohta 5 kokouksessa 3/2015), jota käsitellään tämän kokouksen kohdassa 6. Vuoden 2016 toimintasuunnitelma hyväksytään seuraavassa kokouksessa 10.3.2016. Tunnistetut temaattiset alueet Kokouksessa 2/2015 (kohta 4) on mainittu useita teemoja ja näkökulmia, jotka voisivat olla osa AL konseptia mikäli niihin tartutaan esim. viestinnän ja kokeilutoiminnan muodossa: o Käyttäjänäkökulman korostaminen yliopiston tarjoamiin palveluihin o Viestinnässä pidetään esillä palvelujen ja toimenpiteiden vaikuttavuutta o Henkilöstöprosessien kuvauksia käyttäjänäkökulmasta o Organisoitujen henkilökohtaisten kehittymismahdollisuuksien kuvaukset 2 / 5
o Toimenpiteet opettajien (ja opetuksen suunnitteluun osallistuvien?) pedagogisen osaamisen kehittämiseksi o Yhteisöllisen osaamisen kehittäminen mentorointijärjestelmän avulla. Järjestelmä voisi sisältää mm. työkierron, valmennuksen, portfoliotyöskentelyn ja työnohjauksen organisoituina ja tuettuina prosesseina o Hyvien käytänteiden levittäminen viestinnän ja organisoitujen toimintojen avulla Akateeminen kahvila/olohuone/henkilökunnan olohuone Lozzin takkahuone ja henkilöstön ruokailutilana ollut Alvari kabinetti on peruskorjauksen yhteydessä kunnostettu ja niiden käyttöä henkilökunnan olohuoneena tai kahvilana on päätetty kokeilla. Akateemisen kahvilan/olohuoneen toiminnan käynnistäminen ja kehittäminen nähdään mahdollisena yliopistossamme toimivien keskinäistä ja sidosryhmien kanssa tapahtuvaa verkostoitumista edistävänä tilana. Toiminnan piti käynnistyä syksyllä 2015, mutta sitä on jouduttu siirtämään kalustesuunnitelmien ja hankintojen viivästymisen vuoksi. Käynnistysvaiheen ajan tilassa tapahtuvaa toimintaa seuraa ja koordinoi tilapalveluista Heli Vertamo ja henkilöstöpalveluista Jari Rantamäki. Toiminnan raportointi Jari Rantamäki raportoi AL ohjausryhmän vuoden 2015 toiminnasta henkilöstön kehittämistoimikunnalle ja rehtorille toimikunnan kokouksessa 11.3.2016. 5. Henkilökunnalle ja opiskelijoille suunnattujen kyselyjen esiin nostamien kysymysten esittely. Miten AL -toimintamallin halutaan liittyvän kysymysten ratkaisuun tähtääviin toimenpiteisiin? Ohjausryhmälle jaettiin Ulla Huttusen (työhyvinvointikysely) ja Terhi Skaniakoksen (Opetus, tutkimus ja ura Jyväskylän yliopistossa, kysely opetus- ja tutkimushenkilöstölle, syksy 2014) kyselyjen perusteella kokoamia ajatuksia. Varsinainen keskustelu kohdasta 5 siirrettiin seuraavaan kokoukseen. 3 / 5
Työhyvinvointikyselyssä 2015 esille nousseita kehittämiskohteita: päätöksenteko o yo:n johdon avoimuus päätöksenteossa o henkilöstön vaikutusmahdollisuudet päätöksenteossa poikkitieteellisyyden lisääminen tasapuolisuuden huomioiminen opetus- ja tutkimustyön kehittämisessä työn arvostuksen lisääminen Opetus- ja tutkimushenkilöstölle tehdystä kyselyistä nousseita toiveita: Yleisesti toivotaan kouluttautumis- ja kehittämismahdollisuuksia (itsen ja työn) Aikaa kehittämiseen. Moni ei toivonut muuta kuin aikaa. Pitkäjänteisyyttä. Monenlaisen työn arvostamista (ei vain esim. tutkimuksen arvostamista) Tukea: kollegiaalisuutta, kollaboratiivista työskentelyä, vertaistukea. 6. Academic Life verkkosivujen kehittäminen ja rooli yliopiston sisäisessä ja ulkoisessa verkkoviestinnässä. (Liite 2) Asiantuntijana paikalla Katri Lehtovaara. Viestinnän saavutettavuuden kannalta on tärkeää tunnistaa käyttäjäryhmiä ja niiden toisistaan poikkeavia tulokulmia yliopistoon, sen tarjoamiin mahdollisuuksiin ja käyttäjätyypille merkityksellisimpiin prosesseihin. Academic Life sivuston tavoite on avata tietoa mahdollisimman käyttäjäystävällisellä tavalla ja luoda sekä ylläpitää myönteistä kuvaa Jyväskylän yliopistosta työnantajana ja työpaikkana. Sivuston lukija valitsee itse mihin ryhmään hän tuntee kuuluvansa. Valinta johdattaa kyseisen ryhmän, oletetun yleisen tiedontason ja tarpeiden mukaisille sivuille, joiden tarkoituksena on helpottaa lukijaa hahmottamaan yliopiston rakenteita ja tehtyjen hallinnollisten päätösten tulkintaa. Käyttäjätyppien (tai asiakasryhmien) ja niiden oletetun tiedontarpeen mukaisessa tiedon tarjonnassa on varottava kaventamasta ryhmään kuuluvien näkymää kokonaisuuteen. Käyttöön tuleva IDM järjestelmä mahdollistanee käyttäjien työpöydän luonnin lähinnä käyttöoikeus- ja viiteryhmänäkökulmasta. Academic Lifen viestinnässä ei ole tarpeen korostaa AL -konseptia itseään. Lähtökohtaisesti Jyväskylän yliopisto on brändi, jota Academic Life konsepti tukee. Viestien painopiste on käyttäjäryhmän näkökulmassa ja toimintojen koetussa vaikuttavuudessa. AL konsepti tullee näkymään mm. asiayhteyksiinsä liitettyinä tarinoina, vertaiskertomuksina yms., joista on linkitykset toimijoiden sivuille ja niiltä vastaavasti linkitykset sisältöä avaaviin kertomuksiin tai vastaaviin kokemustarinoihin. Sivuston rakenteessa noudatettaneen Student Life sivuston uutta mallia, jossa aiemmin SL sivuilla olleet kuusi teemaa on siirretty opiskelijasivujen alkuun ja SL sivuille on jätetty vain kehittämisprojektit. AL sivuston kehittäminen kytkeytyy tiiviisti yliopiston henkilöstön intrasivujen kehittämiseen. Sivustojen kehittämistyössä on tähän mennessä keskittynyt opiskelijasivujen 4 / 5
uudistukseen, joka on juuri saatu päätökseen. Keskustelu Academic Life sivustosta jatkuu seuraavassa kokouksessa. 7. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään 10.3.2016 klo 8.30-10.30 8. Ilmoitusasiat Ei ilmoitusasioita. 9. Muut asiat Ei muita asioita. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 9.58. Helena Rasku-Puttonen Puheenjohtaja Jari Rantamäki Sihteeri 5 / 5