KANGASALAN KUNNAN VIESTINTÄOHJELMA Kh 20.2.2012 42
1 Kunnan visio Viestinnän visio Kangasala tunnetaan elinvoimaisena kesäpäivän kulttuurikuntana, jossa on hyvä asua, elää ja yrittää. Kangasalan kunnan viestintä on aktiivista ja avointa. Viestintä motivoi henkilöstöä sekä tukee sitoutumista ja hyvinvointia. Viestintä lisää kangasalalaisten aktiivisuutta ja tekee kuntaa myönteisesti tunnetuksi paikallisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti. Viestinnän vastuut ja organisointi Kunnan viestintää johtavat kunnanhallitus ja kunnanjohtaja. Hallinto- ja konserniviestintätiimi koordinoi, kehittää ja suunnittelee kunnan viestintää. Viestintä on hajautettu hallintosäännön 15 :n mukaan kukin toimialajohtaja vastaa tehtäväalueen viestinnästä ja sen resursoinnista. Kunnan jokapäiväinen viestintä kuuluu jokaisen kunnan työntekijän perustehtäviin. Kukin työntekijä on vastuussa omaan tehtäväkenttäänsä liittyvien aiheiden sisäisestä viestinnästä. Palvelualueiden ulkoisesta viestinnästä vastaa esimies. Viestintää ei ole vain virallisista päätöksistä tiedottaminen, vaan myös kaikenlainen asioiden taustoittaminen, neuvonta ja informointi liittyen kuntakonsernin toimintaan. Yksi tehokkaimmista viestintäkeinoista on välitön palveluviestintä. Jokainen työntekijä voi omalla toiminnallaan rakentaa positiivista mielikuvaa kunnasta. Kuntalaisia ja muita sidosryhmiä palvellaan aktiivisesti ja toimittajien tiedontarpeisiin vastataan nopeasti. Erilaisia projekteja tai hankkeita käynnistettäessä erityistä huomiota tulee kiinnittää viestintään. Hankkeelle tulee jo käynnistysvaiheessa laatia viestintäsuunnitelma, jossa määritellään kuka hoitaa viestinnän sekä milloin, mistä ja mille kohderyhmälle tiedotetaan. Kriisiviestintä on tehostettua viestintää äkillisissä muutos- ja kriisitilanteissa. Kriisiviestinnän tavoitteita ovat suuremman vaaran torjuminen ja inhimillisten arvojen huomioiminen. Tärkeintä ovat tiedon nopeus ja luotettavuus. Verkkoviestinnän rooli kriisiviestinnässä on oleellinen. Kunnanjohtaja johtaa kriisi- ja poikkeusolojen viestintää. Erityistilanteesta on ilmoitettava viipymättä kunnanjohtajalle, kehitysjohtajalle/valmiuspäällikölle sekä johdon sihteerille.
2 VIESTINNÄN KRIITTISET MENESTYSTEKIJÄT VAIKUTTAVUUS 1. Laadukkaalla, tehokkaalla ja aloitteellisella viestinnällä edistetään kunnan strategisia päämääriä 2. Kuntalaisdemokratian vahvistaminen 3. Kangasala -imagon vahvistaminen 4. Yritystoiminnan aktiivisuuden lisääminen 5. Tilanteeseen sopivat, oikeinmitoitetut viestintäkeinot VISIO PROSESSIT JA RAKENTEET 6. Asukaslähtöinen palveluviestintä 7. Toimiva työyhteisöviestintä Kangasala tunnetaan elinvoimaisena kesäpäivän kulttuurikuntana, jossa on hyvä asua, elää ja yrittää. Kangasalla - oksalla ylimmällä! RESURSSIT 8. Ajantasaiset viestintävälineet ja keinot 9. Kustannustehokkaat keinot 10. Seutuyhteistyön hyödyntäminen UUSIUTUMINEN JA HENKILÖSTÖ 11. Viestintäosaamisen lisääminen ja kehittäminen 12. Ajantasaiset viestintäohjelmat
3 VIESTINNÄN KRIITTISET MENESTYSTEKIJÄT: Vaikuttavuus 1. Laadukkaalla, tehokkaalla ja aloitteellisella viestinnällä edistetään kunnan strategisia päämääriä Viestintä ohjaa muutosta haluttuun suuntaan ja on johdonmukaista Toimivat mediasuhteet Hyvät yhteiskuntasuhteet suora palaute projektisuunnitelma sisältää viestintäsuunnitelman säännöllinen yhteydenpito, saavutettu julkisuus verkostojen aktiivinen ylläpito tapauskohtaisesti projektin vastuuhenkilö vuosittain hallinto- ja konserniviestintätiimi (jatkossa hkvtiimi) Viestinnällä on laadulliset ja määrälliset tavoitteet Tekojen yhteyttä kunnan visioon ja strategiaan korostetaan. Viestintä on lojaalia organisaatiolle ja tehtyjä päätöksiä kohtaan. sisällytetty strategisen johdon talousarvioon 2013 ei ristiriitaisia lausuntoja vuosittain vuosittain 2. Kuntalaisdemokratian vahvistaminen Valmisteilla olevien asioiden oikeaaikainen tiedottaminen Osallistumisen lisääntyminen aktiivinen keskustelu merkittävistä valmisteilla olevista asioista projektisuunnitelma sisältää viestintäsuunnitelman osallistujamäärä (esim. kuntalaistilaisuudet) ja saatu palaute palautteen määrä osallistujamäärä (esim. kuntalaistilaisuudet) tapauskohtaisesti tapauskohtaisesti projektin vastuuhenkilö tapauskohtaisesti vuosittain 3. Kangasala -imagon vahvistaminen Kangasala-identiteetin ja kotiseutuylpeyden vahvistaminen asukastutkimukset erilaisten tapahtumien määrä noin valtuustokausittain hallinto- ja konserniviestintätiimi Julkisuus on hyvällä tasolla saavutettu positiivinen julkisuus
4 4. Yritystoiminnan aktiivisuuden lisääminen Kangasalan tunnettuus ja kiinnostavuus yrityskontaktit ja säännöllinen yhteydenpito uusien yritysten ja työpaikkojen lisääntyminen tilasto vuosittain kuntasuunnittelu, elinkeinotoimi tilastokirja kuntasuunnittelu tutkimuslaitosten mittaukset sijoitus yrittäjätutkimuksessa yrittäjäjärjestöjen aikataulun mukaisesti, hkvtiimi 5. Tilanteeseen sopivat, oikeinmitoitetut viestintäkeinot Asukkaat ja sidosryhmät luottavat kunnan viestintään saatu palaute Viestinnän välineet ovat tarkoituksenmukaisia saatu palaute sähköisten toimintojen kehittäminen palvelukeskukset Prosessit ja rakenteet 6. Asukaslähtöinen palveluviestintä Käyttäjälähtöiset internetsivut, joilla on ajantasaista tietoa ja palautemahdollisuus käyttäjämäärät, saatu palaute, sähköinen asiointi käytössä esim. ajanvaraustoiminta, säännöllinen päivitys verkkotyöryhmä, toimialoittain Tieto muutoksista tavoittaa ne, joita muutos koskee palautteen määrä asukastutkimukset noin valtuustokausittain 7. Toimiva työyhteisöviestintä Viestintä on ennakoivaa muutostilanteissa henkilöstötutkimukset poissaolot saatu palaute noin valtuustokausittain vuosittain, henkilöstökertomus
5 Viestintäyhteistyö konsernin kaikilla tasoilla on toimivaa erisuuntaiset lausunnot vähenevät sisäisesti ja ulkoisesti konserniyhtiöiden raportointi 2 krt/vuosi talousjohtaja ja hallintojohtaja Intranetin käytön tehostaminen käyttäjämäärät, käyttäjätutkimus v. 2012 Klanetin sisältö ajan tasalla säännöllinen päivitys kaikilla kunnan työntekijöillä pääsy intranettiin ja sähköpostiin verkkotyöryhmä, esimiehet, atk-palvelut Resurssit 8. Ajantasaiset viestintävälineet ja keinot Laadukkaat esittelymateriaalit ja tiedotteet Viestinnän teknisessä kehityksessä mukana pysyminen saatu palaute säännöllinen päivitys sähköiset palvelut toimivat ja niitä kehitetään edelleen kuntasuunnittelu, verkkotyöryhmä ja hkvtiimi Osaava henkilöstö viestintäkoulutuksen määrä vuosittain tilinpäätöksessä 9. Kustannustehokkaat keinot Media välittää aktiivisesti tietoja Kangasalan kunnan toiminnasta Toimielinten sähköinen kokouskäytäntö toistuvasti esillä medioissa tilannekohtainen harkinta voidaanko käyttää vain sähköisiä välineitä sähköinen kokouskäytäntö käytössä alkavalla valtuustokaudella palvelukeskusten johtajat Sähköinen tiedonkulku paperin määrän väheneminen paperin tilaus 10. Seutuyhteistyön hyödyntäminen Resurssien tehokas hyödyntäminen vuoropuhelu Tredean, Kuhan, seututyöryhmien ym. kanssa valtakunnan median kiinnostus Pirkanmaan asioista seudun toimijoiden osaamisen hyödyntäminen
6 Uusiutuminen ja henkilöstö 11. Viestintäosaamisen lisääminen ja kehittäminen Yhteinen näkemys viestinnästä ja markkinoinnista Viestintä otetaan huomioon kaikessa toiminnassa yhdenmukaiset ohjeet, koulutuspäivien lukumäärä projektisuunnitelma sisältää viestintäsuunnitelman huhujen ja virheellisten oletusten määrän väheneminen projektin vastuuhenkilö 12. Ajantasaiset viestintäohjelmat Viestintävastuut määritelty Viestit ovat samansuuntaisia koko konsernissa kunnassa on päivitetyt viestintäohjeet v. 2012 ja niitä noudatetaan ei ristiriitaisia viestejä konsernin asioista mediassa Lopuksi viestinnän vuosikello
7 VIESTINTÄOHJELMA Kohderyhmä välineet/keinot aikataulu vastuuhenkilö Luottamushenkilöt kunnanhallituksen kokous 20.2.2012 hallintojohtaja/hallintosihteeri esimiehet esimiespalaverit sähköpostilla kaikille intranet viikolla 8 intraan ja sähköpostiviesti palvelukeskusten johtajat johdon sihteeri, hallintosihteeri muu henkilöstö työpaikkapalaverit sähköpostilla kaikille intranet Kangastus viikolla 8 intraan ja sähköpostiviesti uuden henkilöstön perehdytyspäivä esimiehet johdon sihteeri, hallintosihteeri tytäryhtiöt/sidosryhmät konserniohje helmikuu 2012 hallintojohtaja media?? tiedote/juttuvinkki 21.2.2012 hallintojohtaja, kehitysjohtaja