Kuluanalyysi (spend) ja hankintakategoriat Tietoisku 25.1.2013 Hankintaosaaminen kasvun tueksi -projekti Harri Lorentz ja Kalle Väänänen
Tiedetäänkö mihin myynnistä saadut rahat menevät? O Brien (2012) Kysymykseen vastaava kuluanalyysi on merkittävä johtamisen väline, sillä keskimäärin 50-60% teollisuusyrityksen tuotannon arvosta koostuu ostettavista materiaaleista ja palveluista.
Agendalla: Kuluanalyysin tausta, prosessi, hyödyt ja haasteet Hankintakategoriat strategiat
Tulosyksikkö / osasto Kuka ostaa mitä Toimittajat ja keneltä? Kulujen hallinnan perspektiivit, ns. kulukuutio Lamourex & Gunther (2011) Tarkastelu osaston perusteella Tarkastelu toimittajien perusteella Tarkastelu osaston ja toimittajien perusteella Tarkastelu osaston, toimittajien, ja materiaalin perusteella
Esimerkki kuluanalyysin prosessista: 1. Analysoi materiaalihankinnat ja määrittele ryhmät hankinnoille ja toimittajille. 2. Kerää tietokannoista ostotiedot hankintaryhmittäin ja toimittajittain. 3. Aseta hankintaryhmät suuruusjärjestykseen. Tyypillisesti 20 suurinta hankintaryhmää muodostaa 80 % hankintakustannuksista (Pareto tai 20/80-sääntö). 4. Määritä toimittajat kullekin hankintaryhmälle ja lajittele ne suurusjärjestykseen. Suurin kehittämispotentiaali ja säästömahdollisuus on niissä hankintaryhmissä, joille on eniten toimittajia. 5. Aseta kunkin toimittajan kohdalle sen saama hankintasumma tai PO keskiarvo. Alhainen hankintasumma tarkoittaa yleensä sitä, että toimittajia on liikaa. 6. Aseta kaikki toimittajat hankintasumman mukaiseen suuruusjärjestykseen. Toimittajamäärän karsinta aloitetaan tyypillisesti niistä toimittajista, joilta ostetaan vähiten (per hankintaryhmä). 7.Tarkastele kuluanalyysin tuloksia ja etsi järjestelmällisesti kehittämiskohteita. Monczka et al. (2009)
Vaiheet 1 & 2 Toimittaja Hankintaryhmät Vuosittainen kulu (EUR) Hyvitys Oy Kuluttajapalvelut (hyvitykset) 329 873 563 Investointi Oy Investointihyödykkeet 130 328 512 Mainos Oy Mainospalvelut 56 134 490 Korjaus Oy Korjaukset 49 339 218 Edut Oy Leasing-autot 48 969 149 Koneet Oy Koneet ja laitteet 40 572 450 Osat Oy Varaosat 39 910 372 Telekom Oy Telekommunikaatio palvelut 31 055 599 Näyttö Oy Mainosmateriaalit 30 020 969 Kynä & Paperi Oy Paperi 29 175 843 Vuokratyövoima Oy Työvoiman vuokraus palvelut 27 880 363 Materiaali Oy Paperi 23 844 707 Sopimus Oy Lakipalvelut 22 579 113 Toimistotarvike Oy Paperi 22 257 690 Graaffinen suunnittelu Oy Graaffinen suunnittelu 21 966 989 Maksut Oy Liiketoiminnanpalvelut 20 380 275 Kuljetus Oy Logistiikka 19 369 010 Paperi Oy Paperi 15 603 682 Palvelut Oy Palvelun suunnittelu 15 478 827 Palvelumateriaalit Oy Varaosat 14 868 023 Kuluttaja Oy Kuluttajarahoitus 14 833 333 Energia Oy Sähkö 14 087 177 Vaiheet 1 ja 2 vaativat yleensä tietojen siistimistä. YHTEENSÄ: 1 018 529 354 Monczka et al. (2009)
Vaihe 3 Käytä esimerkiksi Excelin Pivot-taulukkoa määritelläksesi hankintasumman per hakintaryhmä
Vaihe 4 Määritä käytettävien toimittajien määrä per tuoteryhmä
Vaiheet 5 ja 6 Keskitytään Paperi tuoteryhmään. Määritä hankintasumma kullekin toimittajalle tuoteryhmittäin
Vaihe 7 Ostot kolmansilta osapuolista vs. omat sisäiset kulut O Brien (2012)
Kuluanalyysin hyödyt Auttaa kehittämään hankintatoimea vastaamalla seuraaviin kysymyksiin: Paljonko rahaa kulutettiin ostoihin (yhteensä ja per ostotilaus)? vaikuttavuus organisaatiossa Mitä tuotteita tai palveluita ostettiin viimeisen tilivuoden aikana? standardoi, vähennä, vaihda toiseen, yhdistele Ketkä toimittajat saivat suurimman osan hankinnoista yhdistele, vähennä Pysyikö jokaisen osaston hankinnat budjetoidussa summassa? Parempi suunnittelu ja kontrolli Saattaa paljastaa useampia erisisältöisiä sopimuksia ja hintoja samalle toimittajalle. Kuluanalyysi on käytännön työkalu muutosprojektien tueksi.
Haasteita kuitenkin riittää Yksityiskohtaisen tiedon kerääminen kuluanalyysia varten saattaa olla vaikeaa. Tyypillisesti talousosastolla ei ole valmiuksia kuluanalyysin tekemiseksi. Pääsääntöisesti löytyy tilikauden ostosumma. Saattaa olla merkittävän työn takana että saadaan lasketuksi, mitä on ostettu joltakin toimittajalta ja paljonko on käytetty rahaa tiettyjen materiaalien ja palvelujen ostamiseen.
Mistä tietoja kuluanalyysia varten? Keräämällä tiedot yrityksen eri järjestelmistä. Tarkistamalla tiedot ostotilauksista. Kysymällä toimittajilta. Kysymällä kustannuspaikkavastaavilta, miten ja mitä he ostavat. Analysoimalla omien tuotteiden osaluettelo ja myyntimäärät. Investoimalla kuluanalyysin IT-ratkaisuihin. O Brien (2012)
Hankintakategoriat Kategorialogiikka ja -hierarkia Kehityskohteiden priorisointi Kategoriakohtainen hankintaoprosessi
Yritysten käyttämiä määrielmiä Hakintakategorioiden määritelmiä ja muodostamisen logiikat Kategoria on joukko samantyyppisiä tavaroita/palveluita, joita tarvitaan tietyssä yrityksen toiminnassa. (Trautmann et al. 2009) yhteiset materiaalit, komponentit, teknologiat Liiketoiminnan, tuotannon, asiantuntijuuden logiikka Hankintakategoria voi olla globaali, alueellinen tai paikallinen. Kategoria koostuu raaka-aineesta tai raaka-aineperheestä, jolla on keskinäistä synergiaa. Kategoria on määritelty ostoalue, josta kategoriapäällikkö vastaa, ja jonka hankintaa kategoriatiimi kehittää. Hankintakategoria tarkoittaa ryhmää ostettavia tavaroita/palveluita, johon koko yrityksen ostovolyymi voidaan yhdistää ja jolle voidaan määrittää uusia kokonaistaloudellisia ratkaisuja yhdessä yrityksen sisäisten asiakkaiden kanssa. Yhdistämisen logiikka Kategoria on ryhmä tuotteita ja palveluita, jotka muodostavat selkeän kokonaisuuden globaalilla tasolla. Kontrolloinnin logiikka Heikkilä & Kaipia (2009)
Hankintastrategian kannalta on merkittävää että kategoria kohtaa hankintamarkkinan. O Brien (2012)
Kategoriahierarkia Esimerkki mahdollisista rautakaupan hankintakategorioista: 1. Hankinnan luokka Suorat hankinnat Epäsuorat Capex 2. Hakintakategoria, taso I Välineet Maalit Lattiapäällysteet 3. Hankintakategoria, taso II Power tools Käsityökalut Työmaakoneet, vuokraus 4. Alakategoriat Sähkökäyttöiset Paineilmatoimiset 5. Ostettavat tuotteet Porakoneet Hiomakoneet Naulapyssyt Harjat Kategorioiden täytyy olla riittävän isoja tarjotakseen kehittämismahdollisuuksia, mutta riittävän pieniä työstettäväksi. (Lähde: O Brien, 2012)
O Brien (2012) Kuluanalyysistä ja kategorioista kustannussäästöihin toiminnan priorisointi Merkittävät (esim. suuret volyymit, keskittäminen, markkinan rakenne) Ulkoistettu tuotanto Kiinteistöpalvelut Pakkausmateriaalit Kankaat Langat Mahdolliset säästöt Mainospalvelut Vaateripustimet Värit Lakipalvelut Toimistotarvikkeet Rajoitetut (esim. pienet volyymit, markkinarakenne) Vaikea (esim. vaihdon kustannus, markkinarakenne) Toteuttamisen helppous Helppo (esim. markkinarakenne, helppo määritettävyys)
Kategoriakohtainen hankintaprosessi Cross (2007) Määritä kategorian spend-profiili, tarve ja spesifikaatiot kehitysprioriteetit Analysoi hankintamarkkina: trendit, toimittajat, neuvotteluasetelmat, tyypilliset sopimukset (RFI) Kehitä koko organisaation kattava KATEGORIA- STRATEGIA Tarjouspyynnöt (RFQ), neuvottelut, tarjousten arviointi, toimittajien valinta Jalkauta uudet sopimukset, prosessit, käytännöt; valitse mittarit ja seuraa suorituskykyä Kuluanalyysistä kehitysprioriteetteihin Strategian sisältö: tarpeiden yhdistäminen, keskittäminen ja standardointi; hintavariaation vähentäminen; vaihtoehtoiset toimittajat; organisointi ja kontrolli; yhteishankinnat. Muutosjohtaminen!
Lopuksi: Hyvin tehty kuluanalyysi lisää hankintatoimen vaikuttavuutta ja mahdollistaa kategoriakohtaisten hankintastrategioiden muodostamisen. Projekti tukee kuluanalyysien toteuttamista (esim. pro gradu toimeksiannot, keskustelukumppanuus)
Aiheeseen liittyvää kirjallisuutta: O Brien, J. (2012), Category management in purchasing A strategic approach to maximize business profitability, 2nd ed., Kogan Page Pandit, K & Marmaris, H. (2008), Spend Analysis: The Window into Strategic Sourcing, Emptoris.
Kiitos mielenkiinnosta! Harri Lorentz harri.lorentz@utu.fi, puh. 050 502 7087 Kalle Väänänen kalle.vaananen@utu.fi, puh. 050 427 0035 Vesa Kilpi vesa.kilpi@utu.fi, puh. 050 361 4417 Tuire Pernaa tuire.pernaa@utu.fi, puh. 050 520 1011