1 KOKOUSAIKA Tiistaina 30.5.2017 klo 18.00 19.30 Kahvitarjoilu 17.30 18.00 KOKOUSPAIKKA Akaan seurakuntasali, Sontulantie 1, Akaa OSALLISTUJAT Päätöksentekijät Bister Salla Hakala Ellinoora Heinonen Juha Joki Harri Järvinen Kati Kallioinen Saila Koivisto Sirkka-Liisa Kylmälä Pasi Lindroos Merja Lintunen Virpi Nord Pirkko Paija Pasi Pajasmaa Mika Parikka Heikki Salin Juhani Salminiemi Reino Savikko Sari Setälä Mika Sirola Jaakko Turunen Kirsi Vaittinen Elina Ylimäki Sinikka Poissa Hämäläinen Sirpa Koitmaa Päivi Knuutila Heikki Pentti Erja Tervi Anne Muut läsnäolijat Kulhia Ali kirkkoherra Tarela Arja talouspäällikkö Eiranto Hanne sihteeri ALLEKIRJOITTAJAT Sinikka Ylimäki puheenjohtaja Hanne Eiranto sihteeri
2 N TARKASTUS Pöytäkirja tarkastettu Akaassa 30.5.2017 Pirkko Nord Jaakko Sirola NÄHTÄVÄNÄ Akaan seurakunnan kirkkoherranvirastossa 31.5.2017 1.7.2017 viraston aukioloaikoina. ILMOITUS N Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta on pidetty Akaan kirkkoherranviraston NÄHTÄVÄNÄ OLOSTA sekä Viialan ja Kylmäkosken seurakuntatoimiston ilmoitustaululla 19.5.2017 1.7.2017.
3 11 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen. Kirkkoherra Ali Kulhia kertoi ajankohtaisista asioista, veisattiin virsi 125. 12 VAPAUTUKSEN MYÖNTÄMINEN ESTEEN ILMOITTANEILLE JA LÄSNÄOLEVIEN TOTEAMINEN Seuraavat valtuutetut olivat ilmoittaneet esteen saapumiselleen tähän kokoukseen ja heille oli kutsuttu vara: Pentti Erja, kutsuttiin vara Aarnio Petri. Hämäläinen Sirpa Knuutila Heikki Myönnetään esteestään ilmoittaneille vapautus tästä kokouksesta. Suoritetaan nimenhuuto läsnä olevien toteamiseksi. 13 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS KJ 8 luvun 5 :n mukaan kokouskutsu ja asialuettelo kirkkovaltuuston kokouksesta on toimitettava ille viimeistään viikkoa ennen kokousta sekä pidettävä seurakunnan ilmoitustaululla viikon ajan ennen kokousta. Kokouskutsu kirkkovaltuuston kokoukseen on lähetetty valtuuston ille 18.5.2017. Kokouskutsu ja luettelo käsiteltävistä asioista sekä kuulutus pöytäkirjan nähtävillä olosta on ollut nähtävänä kirkkoherranviraston sekä Kylmäkosken ja Viialan seurakuntatoimistojen ilmoitustaululla 19.5.2017 lukien. Todetaan, että kirkkovaltuuston kokous on Kirkkojärjestyksen 8 luvun 5 :n mukaisesti laillisesti koolle kutsuttu ja että se määrään nähden on Kirkkolain 7 luvun 4 :n mukaisesti päätösvaltainen.
4 14 NTARKASTAJIEN VALINTA 1) Kirkkovaltuusto valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka tarvittaessa toimivat ääntenlaskijoina. 2) Pöytäkirja tarkastetaan kokouksen jälkeen 30.5.2017. 3) Tarkastettu pöytäkirja on nähtävillä 31.5.2017 alkaen. 4) Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta pidetään kirkkoherranviraston ja Viialan ja Kylmäkosken seurakuntatoimiston ilmoitustauluilla 19.5.2017 1.7.2017. 1) Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Pirkko Nord ja Jaakko Sirola. 2) 4) Esityksen mukaisesti. 15 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi.
5 16 AKAAN SEURAKUNNAN JA AKAAN HAUTAINHOITORAHASTON TILINPÄÄTÖS VARAINHOITOVUODELTA 2016 Kirkkoneuvosto 23.3.2017 37 Kirkkojärjestys 13 luku 8 ja 15 luku 9 Kirkkojärjestyksen mukaan tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä päättää kirkkovaltuusto. Akaan seurakunnan toimintakertomus ja tilinpäätös on lähetetty kirkkoneuvoston ille kokouskutsun liitteenä (liite 3). Vuoden 2016 talousarvio vahvistettiin 99.699 euroa alijäämäisenä. Toteutunut ylijäämä poistojen jälkeen on 88.543,76 euroa. Tuloja kertyi arvioitua enemmän ansiotuloverosta 6.453 euroa, valtionosuudesta 3.456 euroa, yhteisöverosta 39.155 euroa ja toimintatuotoista 42.038 euroa. Menopuolella palvelujen ostoon käytettiin 67.503 euroa arvioitua vähemmän ja tarvikeostoihin 27.405 euroa arvioitua vähemmän. Tällä päätöksellä ei ole lapsivaikutuksia. Talouspäällikön päätösehdotus: Kirkkoneuvosto 1) käsittelee toimintakertomuksen 2016 sekä työmuotojen toimintakertomukset ja liittää ne tilinpäätökseen seurakunnan toiminnan kuvauksena ja arviointina 2) käsittelee tilinpäätöksen, allekirjoittaa sen ja päättää lähettää sen tilintarkastajille ja 3) esittää kirkkovaltuustolle, että tilikauden ylijäämä 88.543,76 euroa kirjataan tilikauden ali/ylijäämä tilille 4) esittää kirkkovaltuustolle, että hautainhoitorahaston alijäämä 1.299,39 euroa kirjataan hautainhoitorahaston tilikauden ali/ylijäämä tilille. Kirkkoneuvosto teki vähäisiä muutoksia tekstiosaan. Kirkkoneuvoston päätöksen mukaisesti korjattu tasekirja 2016 on lähetetty kirkkovaltuuston ille esityslistan liitteenä ja liitetään pöytäkirjaan (liite 1).
6 17 VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMINEN AKAAN SEURAKUNNAN HALLINTOA JA TALOUTTA HOITANEILLE TILIVELVOLLISILLE TILIKAUDELTA 1.1. 31.12.2016 Kirkkoneuvosto 17.5.2017 60 Akaan seurakunnan tilintarkastajat ovat 5.5.2016 suorittaneet tilintarkastuksen tilikaudelta 1.1. 31.12.2016. Talouspäällikön päätösehdotus: Kirkkoneuvosto merkitsee tilintarkastuskertomuksen tiedoksi ja liittää sen tilinpäätösasiakirjoihin (liite 1). Tilintarkastajat esittävät kirkkovaltuustolle tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä seurakunnan hallintoa ja taloutta hoitaneille tilivelvollisille tilikaudelta 1.1. 31.12.2016. Tämä asia ei sisällä lapsivaikutuksia. Muutoksenhaku: Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5) Tilintarkastuskertomus 2016 on lähetetty kirkkovaltuuston ille esityslistan liitteenä ja liitetään pöytäkirjaan (liite 2).
7 18 KANTTORI-DIAKONIATYÖNTEKIJÄN VIRAN MUUTTAMINEN Kirkkoneuvosto 17.5.2017 63 Akaan kirkkovaltuusto perusti 12.10.2016 osa-aikaisen (80 %) kanttori-diakoniatyöntekijän viran jatkamaan osin aiempaa seurakuntatyötä Kylmäkoskella. Tämä liittyi suurempaan diakoniatyön uudelleenorganisointiin, jossa Toijalaan sijoitettavaan diakonian virkaan saatiin määrärahoja entisestä lapsi- ja perhetyön diakonian virasta diakonian osuus 50 % ja täyttämättä jätetystä nuorisotyönohjaajan virasta rippikoulujen diakoniakasvatusta koskevan 20 % ja Kylmäkoskelle aiemmin sijoittuneesta virasta koko seurakuntaa koskevan aistivammaistyön ja yleisen sijaistuksen osuudet (30 %). Tällä hetkellä Akaan seurakunnan Kylmäkosken toimipisteeseen osoitetusta kanttoridiakoniatyöntekijän virasta on kirkollisvalitus käsittelyssä Hämeenlinnan hallinto-oikeudessa. Viran tehtäviä on hoidettu vuoden alusta määräaikaisesti virkaa täyttämättä. Kun tarkastellaan Kylmäkoskella kanttori-diakoniatyöntekijän tehtävien hoidon tosiasiallista toimenkuvaa tältä keväältä, niin havaitaan, että noin 32 viikkotunnin työpanoksesta kuluu varsinaisiin diakonian alaan vain 13 tuntia: päivystyksiin 3 diak. piiriin 1 diak.kotikäynteihin 2 tyött.ruokailu 3 tapahtumat 1 vanhainkoti 1 diak.kokous 1 Muu työaika (13 t) on tavanomaista yleistä seurakuntatyötä Kylmäkoskella ja kanttorin tehtäviä koko Akaan alueella ja Kylmäkosken vankilassa (6 t). Nämä työtehtävät on käyty läpi tunti tunnilta. Akaan seurakunnan toiminta- ja taloussuunnitelmassa muun muassa onnittelukäynnit, vanhusten syntymäpäiväjuhlat ja laitoshartaudet kuuluvat kustannuspaikalle Muut seurakuntatilaisuudet (1002050000). Näitä toteuttavat Akaan seurakunnassa niin papit, diakonit kuin kanttoritkin. Näin ollen olisi tähdellistä muuttaa virkanimike seurakuntatyöntekijäksi, sillä tämä kuvaa täsmällisemmin Kylmäkosken kappeliseurakunnan ja Akaan emäseurakunnan tarpeita ja todellisuutta. Palkkaus jyvitettäisiin diakonialle (1002410000) 40 %, Muut seurakuntatilaisuudet- työmuodolle (1002050000) 40 % ja musiikkityölle (1002220000) 20 %. Virka olisi edelleenkin osa-aikainen, 80 % kokoaikaisesta virasta. Asiasta on käyty edellä mainittujen tietojen pohjalta periaatekeskustelu Kylmäkosken kappelineuvostossa 3.5.2017 ja kappelineuvosto puolsi viran muuttamista. Seurakuntatyöntekijän ohjesääntö (Liite 7) on muokattu kanttori-diakoniatyöntekijän ohjesäännön pohjalta. Tämä esitys ohjesääntöehdotuksineen käsiteltiin yhteistyötoimikunnassa 11.5.2017. Keskustelussa ei noussut muutosehdotuksia. Viran vakinaisella täyttämisellä on myönteisiä lapsi- ja nuorisovaikutuksia, sillä viranhaltija tulee osallistumaan yleisen seurakuntatyön työnjaon merkeissä myös rippikoulujen ja perhekirkkojen toteuttamiseen. kirkkoherra Ali Kulhia Kirkkoneuvosto esittää, että kirkkovaltuusto muuttaa 80 %:n työajalla olevan kanttoridiakoniatyöntekijän virkanimikkeen seurakuntatyöntekijäksi ja asettaa ohjesäännöksi liitteenä olevan seurakuntatyöntekijän ohjesäännön, jossa ilmenee pätevyysvaatimukset. Viran
8 asemapaikka on edelleen Kylmäkosken seurakuntatalo ja vaatimustason palkkausryhmä on 502. Kirkkoneuvosto esittää, että kirkkovaltuusto antaa kirkkoneuvostolle tehtäväksi viran täyttämisen. Muutoksenhaku: Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5)
9 19 VALTUUTETTUJEN ALOITTEET KJ 8:4 Jos kirkkovaltuuston haluaa saattaa jonkin asian valtuuston käsiteltäväksi, on hänen tehtävä siitä kirjallinen esitys valtuuston puheenjohtajalle, jonka on viivytyksettä toimitettava se kirkkoneuvoston valmisteltavaksi. Kirkkovaltuuston Merja Lindroos jätti valtuustoaloitteen kirkkovaltuuston kokouksessa 12.10.2016. Kirkkoneuvosto on käsitellyt aloitteen kokouksessaan 20.4.2017 50. Aloitteessa Lindroos esittää, että 1) on tarvetta kehittää seurakunnan sisäistä viestintää. Tässä on pidetty esillä kokouskutsuja, joita tulisi toimittaa huolellisemmin asianomaisille. Tähänastiset toimenpiteet: Seurakunnan sisäisessä työnjohdossa on tämän aloitteen jälkeen työntekijöitä ohjeistettu ilmoittamaan työryhmien kokouksista nettisivujemme lisäksi myös keskiviikon Akaan Seudussa ilmestyvässä viikkoilmoituksessamme. Samoin vastaavien viranhaltijoiden tulee hankkia työryhmien ten ajantasaiset yhteystiedot, voidakseen varmistaa tiedon kulun. Tätä helpottaa, jos kirkkoneuvosto valitessaan työryhmiin iä, antaa myös kyseisten henkilöiden yhteystiedot. On käynyt niinkin, että paikkakunnalla on useampi samanniminen ja viestit ovat kulkeutuneet väärälle henkilölle. Samoin joskus on valittu henkilöitä, joiden puhelin- ja osoitetiedot on laitettu salaisiksi. Tänä vuonna työryhmien kokouksiin on tarkoitus osallistua työntekijöiden puolelta lähinnä vastaavat viranhaltijat, ja työpaikan sisäinen työnjako hoidetaan linjaorganisaation sisällä. Esimerkiksi viestintää varten kokoontuu työnjaollisia asioita varten työntekijöiden viestintätiimi, joka työskentelee päiväsaikaan, eikä työryhmän kokousta varten tarvitse järjestää viittä viranhaltijaa samana iltana kokoustamaan. Kirkkovaltuusto hyväksyi 24.11.2016 strategian päivityksen, jossa oli lisätty myös viestinnän osuutta, kuten tehostetaan viestintää, ollaan näkyviä. 2) on tarvetta kehittää messuryhmätoimintaa, lisäksi Lindroosin mukaan kolme kirkkoa tilaisuuksineen kaipaavat enemmän koordinointia. Tähänastiset toimenpiteet: Messuryhmätoiminnan kehittämiseksi tehtiin opintomatka Ouluun jumalanpalveluselämän neuvottelupäiville maaliskuun lopulla. Matkassa olivat messuryhmissä toimivat Sinikka Ylimäki, Marketta Lindqvist, Virpi Lintunen ja Merja Lindroos. Työntekijöistä olivat mukana kanttori Juha Salmesvuori, messuryhmätoiminnasta vastaava kappalainen Tero Kuparinen ja kirkkoherra Ali Kulhia. Matkan aikana asioista ja toimintatavoista päästiin keskustelemaan ja messuryhmätoiminnan kehittämiseksi on toukokuun lopussa oma tilaisuutensa. Kanttorit tekevät yhdessä toimintakausiksi konserttisuunnitelman ja muutenkin tilaisuuksien järjestäjien tulee lukea ajanvarausohjelman vuosikalenteria ja huomioida muut suunnitellut tilaisuudet. 3) työyhteisön yhteishenki kaipaa huomiota. Hänellä oli käsitys, että työilmapiirissä olisi parantamisen varaa. Tähänastiset toimenpiteet: Työterveyspsykologi veti vuonna 2016 hyvä meininki - työyhteisökoulutusta, jossa käytiin läpi työelämän käyttäytymissääntöjä ja -tapoja. Seurakunnan työsuojelussa epäasiallisen kohtelun puuttumiskynnystä on alennettu jo syksyllä 2016. Akaan seurakunnan sairauspoissaolot olivat vuonna 2016 vain 2,2 %, joka kertoo ainakin jotain työilmapiiristä. Työterveyshuollon ennaltaehkäisevää palvelua, kuten työterveyspsykologia, työfysioterapeuttia jne. hyödynnettiin vuonna 2016 niin paljon, että kaikesta ei enää saatu KELA-korvausta. Seurakunnan työsuojeluorganisaatio osallistuu säännöllisesti Kirkon Työelämän Kehittämisohjelman (KirTEKO) tilaisuuksiin. Näissä vaihdetaan kokemuksia paremman työelämän kehittämisestä ja verkostoidutaan.
10 Kaikki yllä olevat kehitystoimet edistävät myönteisiä lapsi- ja nuorisovaikutuksia, sillä yleiset toimintaedellytykset paranevat. Kirkkoherra Ali Kulhia Kirkkoneuvosto antaa kirkkovaltuustolle tiedoksi aloitteen johdosta tehdyt huomiot ja toimenpiteet ja ehdottaa todettavaksi, että aloite ei anna aihetta enempiin toimenpiteisiin. Muutoksenhaku: Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5) Kirkkovaltuusto merkitsee tiedoksi valtuustoaloitteen käsittelyn. Kirkkovaltuuston Harri Joki jätti aikuistyön vapaaehtoistyöstä valtuustoaloitteen, joka liitettiin pöytäkirjaan.
11 20 ILMOITUSASIAT Kirkkovaltuusto merkitsee tiedoksi seuraavat asiat: 1) Toteumavertailuraportti 1-4/2017 2) Akaan kirkon maalaustyön valvontaraportti 21 MUUTOKSENHAKUMENETTELY Puheenjohtaja antaa valitusosoituksen pöytäkirjaan liitettävän liitteen mukaisesti. 22 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.30 Herran siunaukseen.