Esko - Aloitusopas
Sisällysluettelo Esko - Aloitusopas... 2 Asennus... 3 Tietokanta... 8 Toimipaikka... 12 Käyttäjät... 15 Asetukset... 20 Asetusten määrittäminen... 21 Ohjelma asetukset... 23 Verokoodien lisääminen... 24 Maksuehtojen lisääminen... 26 Laksutuslajien lisääminen... 28 Footer tekstit... 30 Toimitusehtojen lisääminen... 31 Toimittajat... 32 Tuotteet... 35 Työt... 37 1
Esko - Aloitusopas Tämä aloitusopas neuvoo miten asennat Eskon ja syötät asetukset ohjelmiston käyttöönottamiseksi. 1. Asennus 2. Tietokannan luonti 3. Kuinka perustan Toimipaikan 4. Kuinka perustan Käyttäjän 5. Ohjelmiston asetukset 6. Kuinka perustan Toimittajan 7. Kuinka perustan Tuotteen 8. Kuinka perustan Tuntityön ja Kiintotyön Tämän jälkeen ohjelmisto on valmis käyttöön. HUOM! Ohjelmiston tarkemmat ohjeet löytyvät jokaisen ohjelman ylhäältä menu valikosta, Ohje > Ohje 2
Asennus 1. Käynnistä Esko - Installer.exe, asennusohjelma käynnistyy. 2. Valitse kieli ja paina "Ok" 3. Asennus paketti latautuu ja tämä voi kestää useita minuutteja netti yhteydestä riippuen! 4. Valitse "Seuraava" 3
5. Valitse polku mihin Esko - Asennetaan ( Suositellaan oletuspolkua) ja valitse "Seuraava" 4
6. Valitse asenna 5
7. Asennus voi kestää useita minuutteja ja tämän jälkeen Esko on asennettu koneellesi. Paina vielä "Sulje" lopettaaksesi asennus ohjelman. 6
Tämän jälkeen täytyy luoda tietokanta 7
Tietokanta Tietokannan asennus. 1. Käynnistä tietokanta asentaja pikakuvakkeesta, joka löytyy: Benevos - Esko > Tools > "Aloitus" Valitse kieli ja paina seuraava 2. Syötä yritys tunnus "Yritys ID" kenttään ja sähköpostilla sinulle tullut lisenssi "lisenssikoodi" kenttään ja paina tarkasta lisenssi. Lisenssin tarkastus tarvitsee toimivan internet yhteyden! Onnistuneen lisenssi tarkistuksen jälkeen kuittaa viesti painamalla OK ja jatka painamalla seuraava. 8
3. Seuraavaksi syötä pääkäyttäjän salasana, vahvista se ja paina seuraava jatkaaksesi. 9
Paina seuraava 10
Asennus on nyt valmis! Paina valmis jatkaaksesi. 11
Toimipaikka Avaa Esko - Toimipaikat Kirjaudu sisään SUPERUSER käyttäjä tunnuksella sekä salasanalla joka luotiin kannan asennuksen yhteydessä ja paina login. Aloita toimipaikan perustaminen painamalla painiketta "UUSI" 12
Syötä yrityksesi tiedot kenttiin. Voit myös lisätä yrityksesi logon joka esim. tulostuu laskujen ja kuittien vasempaan ylälaitaan. Tallenna tiedot painammalla painiketta Lisää varasto/ varastot painammala painiketta 1. Paina uusi 2. Syötä varaston tunnus 3. Syötä varaston nimi 4. Paina tallenna 5. Paina keskeytä lopettaaksesi varastojen lisäyksen 13
Lisää osasto/ osastot painamalla painiketta 1. Paina uusi 2. Syötä osasto tunnus 3. Syötä osastonnimi 4. Paina Tallenna 5. Paina keskeytä lopettaaksesi osastojen lisäyksen 14
Käyttäjät Kayttäjän/ Käyttäjien luominen Esko - Kayttäjät ohjelmalla - Avaa Esko - Käyttäjät - Kirjaudu sisään SUPERUSER käyttäjällä - Paina "Uusi" Aloittaaksesi käyttäjän luomisen 15
- Syötä kenttiin käyttäjän tiedot (Käyttäjien määrää järjestelmässä ei ole rajoitettu) - Jos netti ajanvaraus on käytössä, niin sähköposti on pakollinen käyttäjälle. - Voit valita oikeudet kullekin käyttäjälle erikseen. Pääkäyttäjälle kannattaa valita kaikki ruksit päälle. - Paina tallenna 16
Esim. Tämän jälkeen lisätään toimipaikka käyttäjälle, paina painiketta - Paina nuolipainiketta oikealle valitaksesi toimipisteen käyttäjälle ja tallenna asetus 17
Tämän jälkeen lisätään käyttäjälle varasto/ varastot, paina painiketta - Jos 1 toimipaikka, niin toimipaikka oletuksena aina ensimmäisenä - Valitse haluamasi varasto/ varastot ja paina nuolipainiketta oikealle - Paina tallenna poistuaksesi varastojen määrityksestä. Tämän jälkeen käydään tallentamassa vielä Osasto käyttäjälle, paina - Jos 1 toimipaikka, niin oletuksena ensimmäisenä - Resurssikäyttäjä ( Pystyy varaamaan aikoja) Oletuksena päällä - Valitse osasto ( Jos 1 osasto, se on oletuksena päällä. - Paina "Tallenna" vaikka et olisikaan muutoksia tehnyt. 18
19
Asetukset Esetuksissa käydään läpi mm. käytettävät verokoodit, pyöristykset, laskuihin tulostettavat vapaat teksit, tapahtumien numerosarjat yms. Käynnistä Esko - Asetukset Nyt voit kirjaantua Esko - Käyttäjissä tekemälläsi pääkäyttäjätunnuksella 20
Asetusten määrittäminen Pyöristys käytössä Onko pyöristys käytössä? Pyöristys tarkkuus Jos pyöristys käytössä, millä tarkkuudella? ( Pyöristys tarkkuus mikäli Toimipaikka sijaitsee Maassa jossa sentin Pyöristys käytössä valuutassa, kenttään määritellään pyöristys tarkkuus esim. 0,05 valuttaa.) Viivästyskorko Lisää laskulle käytettävä viivästyskorkoprosentti, jos laskun maksu myöhästyy ja joudutaan lähettämään uusintalasku. Huomautusaika Syötä numeroita käyttäen huomautusaika jos laskun maksu myöhässä. Esim. 7 = 7päivää Pientarvikelisä käytössä Otetaanko pientarvikelisä käyttöön? Lasketaan työmyynnistä Lasketaan työn myyntiin pientarvikelisä, joka on määritelty alla Lasketaan tuotemyynnistä Lasketaan tuotten myyntiin pientarvikelisä, joka on määritelty alla Pientarvikelisä Syötä pientarvikelisä % numeroin. (Esim. 4 = 4% laskuttettavasta työstä tai tuotteista) Maksimi pientarvikelisä Syötä maximi pientarvikelisä. (Esim. 20 = Pientarvikelisä ei voilla suurempi kuin 20 esimerkissä) Kate lasketaan keskihinnasta - Laita ruksi, jos kate lasketaan keskihinnasta 21
Esimerkki asetuksista Talleta asetukset valitsemalla Tallenna, 22
Ohjelma asetukset Ajoneuvot käytössä - Valitse ruksi kun haluat ajoneuvotiedot käyttöön ( Autokorjaamot etc...) Työmääräin käytössä - Valitse ruksi kun haluat työmäärin lomakkeen käyttöön ( Esim. Leimauksia varten) Varaston hallinta käytössä - Valitse ruksi kun haluat varaston hallinan käyttöön. Nettiajanvaraus käytössä - Valitse ruksi kun sinulla on nettiajanvaraus. Vaatii Benevos - Timebooking sopimuksen! Kaikille ajanvarausasiakkaille perustettava asiakasnumero - Ruksi valittuna, niin varauksia ei voi tehdä jos ei ole asikkaalle perustettuna asikasnumeroa. Eli jokainen asikas täytyy syöttää tietokantaan. Kaikille tapahtumaasiakkaille perustettava asiakasnumero - Ruksi valittuna, jokaiselle tapahtumalle täytyy olla asiakas valittuna tietokannasta asiakasnumeron perusteella. Niinsanotulla 0-asiakkaalla ei voida myydä. Paina Tallenna painiketta tallentaaksesi tiedot. 23
Verokoodien lisääminen Valitaan Uusi Verokoodi ikkuna aukeaa, lisää uusi verokoodi, veroprosentti ja ajankohta milloin verokoodi astuu voimaan. Jos 24
Verokoodi Anna verokoodille nimi, Esim. V2 Vero Syötä veroprosentti % Alkaa Valitse kalenterista milloin vero astuu voimaan. Marginaalivero Valitaan ruksi ruutuun jos marginaalivero Selite Selitekenttä aktivoituu, kun valitset marginaaliveron. Valitsemalla Tallenna, tiedot tallentuu, ja ikkuna sulkeutuu, valitsemalla Keskeytä, ikkuna sulkeutuu. 25
Maksuehtojen lisääminen Valitaan Uusi, Maksuehto Lisätään maksuehdon nimi. Esim. 21 Päivää Arvo Lisätään maksuehdon arvo. Maksuehto = 21 päivää, Arvo = 21 Oletus Valitaan käytetäänkö kyseistä maksuehtoa oletusmaksuehtona? Valitaan Tallenna, uusi maksuehto siirtyy maksuehto taulukkoon. Maksuehto Taulukko luettelossanäkyy lisätyt maksuehdot. Toistetaan toiminto kunnes tarvittavat maksuehdot ovat lisätty. Ei käytössä Valintaruutu poistaa maksuehdon käytöstä. Valitsemalla Tallenna, tiedot tallentuvat. Valitsemalla Poista, valittu maksuehto poistetaan järjestelmästä. Valitsemalla Keskeytä, maksuehdot ikkuna sulkeutuu tallentamatta muutoksia. 26
Maksuehdon muuttaminen 1. Klikkaa maksuehto taulukosta muutettava maksuehto 2. Tee muutokset ja paina Tallenna 27
Laksutuslajien lisääminen Kuinka lisätään uusi laskutuslaji. 1. Valitaan Uusi, 2. Laskutuslaji Syötä laskutulajin nimi Esim. Shekki 3. Maksutapa Valitaan maksutavan tyyppi Esim. Käteismyynti 4. Numerosarja - Valitaan numerosarja laskutuslajille Esim. käteismyynnin numerosarja. Pyöristys - Valitaan jos on pyöristys käytössä. Yleensä käytössä vain jos on käteismyyntiä Laskutuslaji ei käytössä - Jos haluat ottaa laskutuslajin pois käytöstä, niin laita ruksi ruutuun 5.Valitaan Tallenna, uusi laskutuslaji siirtyy laskutuslaji taulukkoon. Laskutuslaji Taulukko luettelossa näkyy lisätyt laskutuslajit Toistetaan toiminto kunnes tarvittavat varastot ovat lisätty. Laskutulajin muokkaaminen 28
- Kaksois- klikataan laskutuslaji taulukossa laskutuslajia, kyseisen laskutuslajin tiedot tulevat näkyviin, muokkaa tietoja tarvittaessa. Valitsemalla Tallenna, tiedot tallentuvat. Valitsemalla Poista, valittu laskutuslaji poistetaan järjestelmästä. 29
Footer tekstit Laskuille ja kuiteille voit Toimipaikka kohtaisesti määritellä haluamasi footer tekstit sekä myös myyjän tiedot. 1. Valitse toimipaikka alasvetovalikosta. 2. Kuitin footer teksti 3. Laskun footer teksti 4. Myyjän tiedot laskulla 30
Toimitusehtojen lisääminen Toimitusehdot Toimitusehto kertoo, kumpi kaupan osapuolista vastaa tavaroiden kuljettamisesta aiheutuneista kuluista (rahdista ja kuljetusvakuutuksesta ym.). Toimitusehto kertoo myös, kenen riskillä tavarat siirtyvät myyjältä ostajalle. Esimerkiksi vapaasti varastosta tarkoittaa sitä, että tavara on noudettavissa myyjän varastosta ja ostaja vastaa kuluista. Vapaasti varastoon tarkoittaa puolestaan sitä, että myyjä huolehtii tavaran toimittamisesta ja maksaa menot. 1. Aloita painamalla "uusi" 2. Syötä toimitusehto kenttään haluamasi toimitusehto Esim. vapaasti varastosta 3. Voit valita vain yhden toimitusehdon oletukseksi 4. Lopuksi paina "Tallenna" 31
Toimittajat Toimittajan perustaminen järjestelmään ( Vähintään yhden toimittajan luominen järjestelmään on pakollinen) - Avaa Esko - Toimittajat - Nyt voit kirjautua tekemälläsi pääkäyttäjällä sisään - Paina "Uusi" painiketta ja syötä kenttin toimittajan tiedot ja paina "Tallenna" - Voit valita onko toimittaja Tavarantoimittaja tai Alihankkija Esim. Alekoodit toimittajille voit lisätä Toiminto valikon kautta 32
- Paina Lisää painiketta - Syötä haluamasi alekoodin nimi tai numero - Syötä ale % numeroina 0-100 - Paina Tallenna - Poistuaksesi alekoodien lisäys ikkunasta, paina "Keskeytä" Tuoteryhmät toimittajille lisätään Toimintovalikon kautta "Tuoteryhmät" - Valitse toimittaja alasveto valikosta ja paina "lisää" lisätäksesi tuoteryhmän 33
- Syötä nimi tuoteryhmä kenttään - Voit valita tuoteryhmälle kuuluvan alekoodin - Paina "Tallenna" - Toista niin monta kertaa, kunnes kaikki tuoteryhmät on luotu 34
Tuotteet Tuotteen perustaminen Avaa Esko - Tuote Kirjaudu tunnuksilla joillaon tuotteen perustamiseen tarvittavat oikeudet (esim. pääkäyttäjä) Lisätään tuotenumero ja paina tallenna. Tuotenumero yleensä löytyy tukkurin/ toimittajan hinnastosta. Tuotenumero/koodi Annetaan tuotteelle yksilöllinen tunnus Viivakoodi Lisätään viivakoodinumero, mikäli viivakoodinlukija käytössä, koodi voidaan myös lukea järjestelmään Hakutunnus Annetaan tuotteelle tuotetta tai tuoteryhmää kuvaava hakutunnus Tuotenimi Lisätään tuotteen nimi Toimittaja Valitaan tuotteelle toimittaja toimittajaluettelosta Tuoteryhmä Valitaan tuotteelle tuoteryhmä tuoteryhmäluettelosta Tuotemerkki - Syötä tuotteen tuotemerkki=brändi Toimipaikka Valitaan tuotteeseen liitettävä toimipaikka toimipaikkaluettelosta Varasto Valitaan tuotteeseen liitettävä varasto varastoluettelosta Uusi tuotenumero - Informatiivinen tieto uudesta tuotenumerosta jos on muuttunut Edellinen tuotenumero - Informatiivinen tieto Edellisestä tuotenumerosta jos on muuttunut Toimittaja - Informatiivinen tieto tuotteen uudesta toimittasta jos on muuttunut 35
Toimittaja - Informatiivinen tieto tuoteen edellisestä toimittasta jos on muuttunut Pakkauskoko Pakkauskoko, toimittajalta toimitettava pakkauskoko Tilausraja Varaston minimimäärä, tilausrajan tullessa vastaan ohjelma tekee tilausehdotuksen Tilauserä Kerralla tilattava erä Leveys Pakkauksen leveys Korkeus Pakkauksen korkeus Syvyys Pakkauksen syvyys Paino Pakkauksen paino Sijainti Tuotteen sijainti, toimipaikka/varasto Tuotteella takuu Valitaan mikäli tuotteella takuu Takuu Annetaan takuuaika kuukausina Myynnin alv. Oletuksen järjestelmän oletus alv. Oston alv. Oletuksen järjestelmän oletus alv. Oston alekoodi Toimittajatietoihin lisätty tuoteryhmäkohtainen alekoodi Myyntihinta Hinta millä tuotetta aiotaan myydä Ostohinta Hinta millä tuote tulee ostaa Viimeinen ostohinta Hinta millä tuote on viimeksi ostettu Keskihinta Tuotteen varaston keskihinta Varastossa Varastossa oleva määrä Tilauksessa Tilauksessa oleva määrä Varattu Varattuna oleva määrä Vapaana Vapaana oleva määrä Lisätietokenttä Voidaan lisätä tuotetta koskevia lisätietoja Lisää tuotteen tiedot ja paina tallenna. 36
Työt Töiden perustaminen 1. Tuntityön perustaminen - Paina painiketta "Uusi", jonka jälkeen syötä kenttiin työn tiedot ja lisää rivi/ rivit. - Työkoodi > Syötä työlle koodi joko numeroilla tai kirjaimilla - Työnnimi > Syötä työlle nimi - Työntyyppi > Valitse tuntityö - Myynnin alvkoodi > Valitse alv koodi työlle. Oletuksena oletus alvkoodi joka on laitettu asetuksissa päälle. - Paina "tallenna" Tämän jälkeen lisätään työkoodille työ rivi/ rivit painamalla "lisää rivi" - Luokka > Syötä työn luokka nimi - tuntihinta > Syötä työlle tuntihinta - Paina lisää - Paina keksytä lopettaaksesi työrivien teon Esimerkki kuva tuntitöiden perustamisesta 37
2. Kiintotyön perustaminen - Paina "uusi" painiketta - Syötä työkoodi, työnnimi ja valitse työntyypiksi kiintotyö - Paina tallenna 38
Tämän jälkeen lisätään kiintotyölle työ rivi/ rivit - Paina lisää Rivi - Luokka > Syötä kiintotyölle nimi - Tuntihinta > Syötä tuntihinta työlle - Veloitusaika (pakollinen kenttä) > Syötä veloitusaika muotoa 0,00 (Esim. 0,50 = 30min ja 0,25 = 15min) - Ohjeaika (pakollinen kenttä) > Syötä työlle ohjeellinen suoritusaika muotoa 0,00 - Yhteensä > HUOM! Ohjelma laskee automaattisesti veloitettavan summan tuntihinnasta ja veloitusajasta - Paina lisää painiketta ja rivi tallentuu - paina keskeytä lopettaaksesi rivien syötön 39
Esimerkki kuva kiintotöiden perustamisesta 40