2.1 TALOUSSUUNNITTELU Asiakirjan Asiakirjan nimi 1 Talousarvioasiakirjat - ehdotus talousarvioksi - hyväksytty talousarvio - muut asiakirjat 2 Rahoituksen ja maksuvalmiuden suunnitteluasiakirjat - maksuvalmius-/ rahoitussuunnitelmat ja arviot - rahoitus- ja maksurakennetta koskev at selvitykset ja ennusteet 3 Sisäisen suunnitteluja lasken t ajärjestelmän asiakirjat - erilaiset suorite- ja kustannuslaskentaraportit Asiakirjan tietosisältö ja sen tarkoitus Koskee myös lisätalousarvioita Mm. määrärahojen muutos- ja siirtohakemukset, talousarviota koskevia ennusteita, laskelmia, täytänt öönpano-o hjeit a, talousarvioehdotuksista annetut lausunnot Vähimmäissäilyt ysaika Säilytetään pysyvästi 2 v S uunnit telukausi + enää tarvita enää tarvita; kuitenkin valtionosuuksien ja -avustusten määräytymiseen vaikuttavat raportit uotta - suorite- ja kustan- Mm. suoriteilmoituk- nuslaskentaraport- set ja vastaavat enää tarvita; kuitien po hj aaineis t o tenkin valtionosuuksien ja -avustusten määräytymiseen vaikuttava aineisto uotta b 41
2.2 LASKENTATOIMI Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säil yt y sai ka 2.2.1 Kirjanpito 1 Tilitositteet Tarkoittaa kunnan taloussäännössä määriteltyjä tositteita; sis. sekä tulo- ja menotositteet että muistiotosi t tee t ; säilytetään myös erillään maksut osit teis t a uotta; kuitenkin kunnallisten liikelaitosten tositteet 6 vuotta. Palkkatositteiden osalta ks. Talous hallint 0, palkan- ja palkkioiden laskenta 2 Maksusitoumukset Kyse sekä annetuista 2 vuotta voimassaettä saaduista sitou- oloajan päättymimuksista sestä 3 Tilio t tee t 4 Koontiluettelot uotta, kuitenkin kunnallisten liikelaitosten koontiluettelot 6 vuotta 5 Koontiluetteloiden Mm. tilillepano- ja 2 vuotta; ns. viitepo hja-aineist o t siirtokortit ja niitä pankkisiirtolaskuvastaavat kupongit tuksessa pankkeihin jäävät maksun saajan tilillepanokortit saadaan jättää pankkien säilyttettäväksi ja niiden harkinnan mukaan hävitettäväksi 6 Päiväkirjat Sisältävät kirjaukset uotta; kuitenkirjausjärjestyksessä kinkäsinpidetyt päiväkirjat 50 vuotta siltä ajanjaksolta, jolta eläkkeiden määräyt y miseen vaikuttavia ja vastaavia tietoja ei saada muista asiakirjoista 42
Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisäitö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säiiytysaika 7 Valtuuston hyväksymät määrärahatasoiset talousarvion toteutumisvertailut / koko vuosi 8 Muut kuin määrärahatasoiset toteutumisvertailut sekä tilierittelyt/ koko vuosi 9 Pääkirjat ja pääkirjakortit 10 Tase-/ vuosikirjat 11 Tilinpäätöskertomukset 12 Tilinpäätöskertomuksiin liittyvät asiakirjat - lainojen ja sijoitusten luettelot - vakuutusluettelot - saldoselvitykset 13 Kirjanpitojärjestelmän kuvaus Sis. myös manuaaliset Säilytetään talousarvion tilikortit; pysyvästi osa tilinpäätöstä Sisältävät tiliviennit tileitt äin; käytössä myös nimityksiä tilikortti, kijauspäiväkirja tileittäin, päiväkirja II jne. Liittyvät manuaalises- Säilytetään ti pidettyyn kirjanpi- pysyvästi toon Sis. myös tase-eritte- Säilytetään lyt/ koko vuosi; osa ti- pysyvästi linpäätöstä Sisältää mm. luetteloita sopimuksista ja sit oumuksis t a Yksityiskohtainen kuvaus kirjanpitojäjestelmän organisoinnista ja siitä miten kahdenkertainen kijanpi- 43 Säilytetään pysyvästi; jos sisältyy kunnallis kertomukseen, uotta Säilytetään pysyvästi; jos luettelot ovat vain kijanpidon apuvälineitä, uotta; jos vastaavat tiedot sisältyvät tilinpäätöskertomukseen, 10 vuotta Käytöstä poistetut tiedot hävitetään 10 vuoden kuluttua I
Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säilytysaika 14 Luettelot kirjanpidon tileistä ja niiden tunnuksista 15 Koneellisin menetelmin pidettävän kirjanpidon menetelmäkuvaus 16 Päivitysluettelot 17 Muutospäiväkirjat 18 Ajokausittaiset tilierittelyt, -raportit ja talousarvion toteutumisvertailut to liittyy laskentatoimen muihin osiin. Sisältää myös selvityksen kirjanpidon tositteiden rakenteesta ja käsit telyvaiheist a sekä säännöllisesti laadittavista raporteista. Kuvaus voi sisältää myös varmis tusohjelman Sisältää myös tilikar- uotta; jos tilitat kartat toimivat pysyvästi säilytettävien tilikirjojen hakemistona, säilytetään pysyvästi Kuvaus voi sisältää ns. varmistussuunnitelmat ja -ohjelmat Syntyvät kirjanpidon tiedoston päivityksessä Ovat päiväkirjoja talousarvion muutoskirjauksista; käytetään myös nimitystä poikkeuspäiväkirjat uotta sen tilivuoden päättymisestä, jonka kirjanpitoa menetelmäkuvaus koskee 2 v 2 v Hävitetään kun vastaavat koko vuotta koskevat asiakirjat ovat valmis tunee t 19 Alitilittäjien kirjanpi- Mm. kassakirjat uotta; jos alititokirjat lit täj än tositteet sisältyvät keskuskirj anpidon t ositteisiin, hävitetään kirjanpitokirjat 2 vuoden kuluttua 44
Asiakirjan Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö ja sen tarkoitus Vähimmäissäilyt ysai ka 20 Muiden valvo t tavien varojen tiliasiakirjat Esim. vuodeosaston potilaiden yksit yisvarojen kirjanpitokirjat uotta varojen valvonnan päättymisestä 21 Rahastojen tilikirjat uotta; kuitenkin lahjoitusrahastojen tilikirjat säilytetään pysyvästi 22 Laskentatoimen luett elo t haet uist a/ saaduista valtionosuuksista ja -avustuksista uotta; muut valt ionosuusasiakirjat: ks. Taloushallinto, rahoitus 23 Kassapäiväkirjat Sis. myös ensikassakirjat ja kassakladit 24 Kuittivihkojen kannat ja kassakoneiden kontrollinauhat 2 vuotta; kuitenkin tositeluonteiset 10 vuotta 25 Käytetyt maksulipukkeet Esim. ruokamaksukuitit Hävitetään kun lasku tai lipukkeiden määrä on tarkastettu 26 Kunnan varoista yhteisöille ja yksityisille myönnettävien avustusten hakemukset liitteineen 2 vuotta tilitysvuoden päättymisestä 27 Kunnan myöntämien avustusten tilitykset uotta tilitysvuoden päättymisestä 28 Kunnan tekemien veroilmoitusten ja -valitusten toisteet sekä niitä koskevat päätökset Koskee omaisuus-, liikevaihto- ym. veroja 6v 29 Kunnallisveron verotilitykset Ovat tositeaineistoa 45
Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säiiytysaika 2.2.2 Palkan ja palkkioiden laskenta 1) 1 Palkka- ja palkkiokortit (käytössä olevia muita nimityksiä: palkkalaskelmat, pal k kaluet te10 t, pal k- kaerittelyt ja vastaavat) 2 Palkkalistat (käytössä olevia muita nimityksiä: tiliraportit, palkkalaskelmat, palkkakustannuserit telyt, palkkaerittelyt, palkkaluettelot ja vastaavat) 3 Palkanlas kennan muu tositeaineisto On yhtenäinen luettelo saman työnantajan samalle palkan- tai palkkionsaajalle kalenterivuoden aikana maksamista palkoista, toimittamista ennakonpidätyksistä sekä muista EPA:n 19 :ssä tarkoitetuista tiedoista On yhtenäinen luettelo työnantajan kultakin palkanmaksukaudelta eri palkan- ja palkkionsaajille maksamista palkoista. Palkkalista on tositeaineistoa, jonka tarkoituksena on helpottaa valtiolle tilitettävien ennakonpidätysten ja työnantajan sosiaaliturvamaksujen oikean määrän ja tilitysajanko hdan selvittämistä ja tarkastamista Mm. yksittäiset palkka- ja palkkiolaskut ja -kuitit, pankkilistat ja vastaavat koontiluet telo t 50 vuotta; palkkakorttinimiset, mutta tietosisällöltään palkkakortteja vast aamat tomat kortit hävitetään kun ei enää tarvita uotta; palkkalistanimiset, mutta tietosisällöltään niitä vastaamattomat listat hävitetään kun ei enää tarvita; j 0s kuitenkaan eläkkeiden määräytymiseen vaikuttavia ja vastaavia tarpeita koskevia tietoja ei ole saatavissa muista asiakirjoista, 50 vuotta Palkka- ja palkkiolistat ja -kuitit 50 vuotta; jos eläkkeiden määräytymiseen vaikuttavat ja vastaavia tarpeita koskevat tiedot ovat saatavissa muista vastaavan ajan säilytettävistä 1) Mitä seuravassa määrätään paikanlaskentaan liittyvistä asiakirjoista, koskee soveltuvin osin myös palkkioiden laskentaan liittyviä vastaavia asiakirjoja. 46
Asiakirjan Asiakirjan nimi 4 Palkan- ja palkkioiden laskennan pohjaaineistot - työvuorolistat ja lomalistat sekä vastaavat raport it (toteutuneet) - tunti-, ylityö-, poissaolo- ja vastaavat ilmoitukset - viranhaltijain ja työntekijäin perustietokortit ja vastaavat Asiakirjan tietosisältö ja sen tarkoitus Sisältää myös perhepäivähoitajien työvuoroluettelot Mm. lääkärien työajan erittely 5 Ennakonpidätysten, s o t u-maksuj en, ay-j ä- senmaksujen ja muiden suoritettavien pidätysten tilitysenttelyt ja vastaavat 6 Verottajalle tehtävät ilmoitukset palkansaajien tuloista - vuosi-ilmoitukset Sis. tiedot mm. kulle- Vähirnmäissäiiytysaika asiakirjoista, 10 vuotta uotta; jos kuitenkin eläkkeiden määräytymiseen vaikuttavia ja vastaavia tarpeita koskevia tietoja ei ole saatavissa muista asiakirjoista, 50 vuotta uotta; jos kuitenkin eläkkeiden rnääräyt y miseen vaikuttavia ja vastaavia tarpeita koskevia tietoja ei ole saatavissa muista asiakirjoista, 50 vuotta uotta; jos kuitenkin eläkkeiden määräyt y miseen vaikuttavia ja vastaavia tarpeita koskevia tietoja ei ole saatavissa muista asiakirjoista, 50 vuotta 47
Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säilytysaika - tarkkailuilmoitukset kin palkansaajalle maksetun ennakonpidätyksen alaisen palkan ja siitä toimitetun pidätyksen määristä jne.! 7 Muut ilmoitukset, todistukset ja vastaavat - verokirjanliitteet/ pidätystodistusten t oistee t - lokakuun tilastot/ tuntipalkkatilastot - kunnalliselle eläkelaitokselle ja valtio kont t orille te ht ä- vät palkansaajailmoitu kset - vakuutusyhtiöille tehtävät palk kat ietoilmoitukset - palkkatodistusten t oisteet - rutiininomaiset ilmoitukset Ovat valtion tilastokeskukselle annett a- Via tietoja Mm. pavelussuhteen alkamis-, keskeytymis- ja päättymisilmoitukset ja vastaavat Mm. osoitemuutos-, palvelulisämuutos- ja vastaavat ilmoitukset enää tarvita enää tarvita enää tarvita; jos kuitenkaan eläkkeen määräytymiseen vaikuttavia ja vastaavia tarpeita koskevia tietoja ei ole saatavissa muista asiakirjoista, 50 vuotta enää tarvita enää tarvita tai kun tieto on siirretty muihin asiakirjoihin 8 Virhe-, tapahtuma-, muutosluettelot ja vastaavat Sis. tietoja ao. palvelussuhteiden ehtoihin tehdyistä muutoksista, jotka ovat aiheutuneet tehdyistä muut osilmoitu ksist a ja näiden perusteella 48
Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säilytysaika 9 Parametrilistat ja vastaavat palkanlaskennan ohj aust ied ot syntyneistä automaattisis t a muutoksista. Ovat apuluetteloluonteisia Ohjaavat lähinnä atkpal kanlas kentajärjestelmissä palkansaajatietojen käsittelyä 6v 10 Palkkakirjanpidon menetelmäkuvaus Kyseessä selostus koneellisen palkanlaskennan laajuudesta, käy te t t ävistä lait teistoista, tie tovälineistä, lomakemalleista, palkan- ja ennakonpidätyksen laskennan suorit t amis t avast a sekä lähtö- ja tulostusaineistosta ja niiden käsittelystä uotta sen tilivuoden päättymisestä, jonka kirjanpitoa menetelmäkuvaus koskee 49
2.3 RAHOITUS Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säilytysaika 1 Osakekirjat, osuusto- Osoittavat omistusoidis tukset, väliaikais- keuden todistukset ja vastaavat arvopaperit 2 Talletus- ja sijoitustodistukset ja -kirjat sekä obligaatiot ja vastaavat 3 Valtionosuus- ja avus- Sisältää hakemukset, tusasiaki rj at päätökset, tilitysten toisteet, luettelot ja muut asiakirjat 4 Muista julkisista läh- Sisältää hakemukset, teistä saatujen avustusten asiakirjat päätökset, tilitysten toisteet ja muut asiakirjat mm. Oy Veikkaus Ab:n, Raha-automaattiy hdist yksen, Oy Alko Ab:nja Palosuojelurahaston avustuksista Säilytetään niin kauan kuin omistuskohde on kunnan omistuksessa; väliaikaistodistukset hävitetään kuitenkin kun varsinainen omistusoikeusasiakirja on saatu Mit ät öid yt talletuskirjat 2 vuotta; talletus= ja sijoitustodistu kset hallussaoloaika, obligaatiot hävitetään kun ne on maksettu takaisin uotta; työllistämistuen osalta ks. Henkilöstöhallinto 5 Rahoituksen järjestä- Sisältää mm. tarjous- 5 vuotta; velkakirmistä koskevat asia- pyyntöasiakirjat luot- jojen osalta ks. kirjat tolaitoksilta Yleishallinto sivu 26 kohta 16 50
~~ ~~ 2.4 MAKSULIIKE Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö ja sen Vähimmäiskirjan tarkoitus säii yt ysai ka 2.4.1 Yleiset maksulükeasi~at 1 Maksuliikkeen mene- Ovat selvityksiä rahatelmäkuvau kse t laitoksiin toimitetuista ja niiden toimittamasta maksuaineistosta - koneellista maksujen välitystä koskevat menetelmäkuvaukset - velkoja- ja velaliisreskontraa koskevat menetelmäkuvaukset 2 Reskontra-asiakirjat - osto- ja myyntireskontrat - asiakasrekisterit - koontiluettelot - tiedon siirtoon ja käsittelyyn liittyvät listat, virhe- ja tarkistuslistat ja vastaavat - lähetettyjen laskujen tositteet Tosi teaineis t oa uotta sen tilivuoden päättymisestä, jonka maksulüket t ä menetelmäkuvaus koskee uotta sen tilivuoden päättymisestä, jonka maksuliikettä menetelmäkuvaus koskee Koko vuotta koskevat reskontrat 10 vuotta, muut hävitetään kun koko vuotta koskeva reskontra on valmistunut 2 vuotta asiakassuhteen päättymisestä enää tarvita enää tarvita; kuitenkin tositeluonteiset. 51
Asiakirjan Asiakirjan nimi Asiakirjan tiet osisält ö ja sen tarkoitus Vähimmäissäilyt y sai ka 3 4 5 6 7 - tulojen laskukopiot - laskut pääkirjatilille Maksuunpanoluettelot M aksutapaht umaluet telo t Laskujen hyväksyjäluettelot ja nimikirjoitusnäyt teet Luettelot pankki- ja ps-tilien allekirj oittajista ja nimikirjoitusnäyt teet Tulotosi t teiden kuittausluettelot ja tarkkailu kirj at Säilytetään tavallisesti 2 v numerojärjestyksessä, silloin kun maksut kirjataan tuloksi kassaperiaatteella Laskut kirjataan tu- Seurantaa varten loksi ja pääkirjatilille otetut laskukopiot laskutuksen jälkeen hävitetään kun maksu on saatu Ovat kirjanpidon to- sitteita maksujen suorittamisesta konekielis tä maksuj envälitystä käytettäessä Palvelevat hyväksy- Voimassaoloaika + misoikeuden tarkasta- 2 v mista Palvelevat sisäistä val- Voimassaoloaika + vontaa Palvelevat ali t ilit t äj ien ja rahastajien valvontaa 8 Luettelot toimielinten käytössä olevista laskujen numerosarjoista Palvelevat laskutuksen valvontaa 9 Luettelot alitilitt äjistä Palvelevat laskutuksen valvontaa 10 Alitilittäjien/ rahastajien tilitysasiakirjat - koko vuotta koskevat tilitykset Tulot osi t teit a 52
Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säilytysaika - välitilitykset 11 Tulolähderekisteri ja muutokset 12 Luettelot ja rekistent t ileist ä poistetuis t a saamisista 13 Eräpäiväkortistot 14 Lainaluettelot ja kortistot 15 Shekkivihkojen kuitt ausluet telo t 16 Ps- ja sh-tilien seurantakijat 17 Vel komis-, penmis-, maksumääräys- ja rahatilausasiakirj at - kijetoisteet - saapuneet kirjeet ja muut asiakirjat Hävitetään kun koko vuotta koskeva tilitys on toimitettu Maksu- ja taksarekis- teri, joka sisältää kun- enää tarvita nalle tulevia maksuja koskevia maksuperuste- ja vastaavia tietoja uotta; kuitenkin saamista koskevat tiedot hävitetään vasta, kun saatava on peritty tai kun se on todettu penntäkelvottomaksi enää tarvita Koskevat sekä anto- uotta lainan että ottolainoja laina- loppuun maksamiko ht aises t i sesta enää tarvita; tositeluonteiset kuitenkin uotta enää tarvita; tositeluonteiset kuitenkin uotta 53
Asia- Asiakirjan nimi Asiaki j an t ietosisält ö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säiiytysaika 18 Kassan ja tilinpidon Mm. kassantarkastus- Hävitetään kun niivalvontaa varten laa- ta sekä erilaisten toi- tä ei enää tarvita; ditut pöytäkirjat, ker- menpiteiden ja tehtä- tositeluonteiset kuitomukset, ilmoitukset vien määriä sekä ko- tenkin uotta ja selvitykset neiden, laitteiden, raaka-aineiden, energian ja erilaisten tuotteiden valmistusta, myyntiä ja luovutusta koskevat tavanomaiset ilmoitukset ja vastaavat 2.4.2 Laskutus ja maksuasiakyat 1 Jäsenosuuksien maksuunpano- ja maksuluettelot 2 Vuokraluettelot, -kor- Maan-, huoneisto- tit ja kantokirjat ym. vuokrat 3 Koiraveroasiakirjat - koiraverokortit - koiraveron kantoluettelot - koiraveron j äämäluettelot - koirailmoi tukse t Koiranomis taj ien 1ähettämät ilmoitukset - verotoimiston lähettämät luettelot Voimassaoloaika + 2 vuotta verovelvollisuuden päättymisestä 4 Asuntolainojen maksuasiakirjat - asuntolainojen maksuunpano- ja kan t oluet telo t - asuntolainaluettelot ja -kortit Hävitetään kun on kulunut uotta lainan loppuun maksamisesta 54
Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säil yt ysai ka 5 Asutuskassalaina- ja manttaalimaksuasiakirjat - asutuskassalainaluettelot ja -kortit Muiden asuntolaina-asiakirjojen osalta ks. Muihin toimintoihin liittyvät asiakirjat, asuntohallinto Hävitetään kun on kulunut 2 vuotta lainan loppuun maksamisesta - manttaalimaksujen maksuunpano- ja kantoluettelot - jäämäiuettelot - manttaalimaksun perusteita koskevat verotoimiston ilmoi t ukse t 55
2.5 MATE R IAALITOI M I N N OT Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säilytysaika 2.5.1 Materiaalin hankinta 1 Hankintaohjeet Voimassaoloaika + 2 Koneistojen, laitteis- Sisältää mm. tarjous- Hyväksytyt tartojen, ajoneuvojen, pyynnöt, tarjoukset, joukset ja tilaukset työkoneiden ja vas- yhteenvedot ja vertai- uotta takuutaavien hankinta-asia- lut ajan päättymiseskirjat tä; jos takuuaikaa ei ole, uotta luovutusaj ankohdasta; tarjouspyynnöt, yhteenvedot ja vertailut sekä hylätyt tarjoukset 10 vuotta; rauenneita hankintoja koskevat asiakirjat 2 vuotta 3 Palveluiden ja työsuo- Sisältää mm. tarjous- Hyväksytyt tarritusten hankinta- pyynnöt, tarjoukset, joukset ja tilaukset asiakirjat yhteenvedot, vertailut uotta takuuajan päät tymisestä; jos takuuaikaa ei ole, uotta luovutusajankohdasta; tarjouspyynnöt yhteenvedot ja vertailut sekä hylätyt tarjoukset 10 vuotta; rauenneit a hankintoja koskevat asiakirjat 2 vuotta 4 Energian ja sen raa- Sisältää mm. tarjous- Hyväksytyt tarka-aineiden hankinta- pyynnöt, tarjoukset, joukset ja tilaukset asiakirjat yhteenvedot, vertailut uotta takuu- 56
Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säilyt ysai ka ajan päättymisestä; jos takuuaikaa ei ole, uotta luovutusaj anko h- dasta; tarjouspyynnöt, yhteenvedot ja vertailut sekä hylätyt tarjoukset 10 vuotta; rauenneita hankintoja koskevat asiakirjat 2 vuotta 5 Tavanomaisia kulu- Sisältää mm. tarjous- 2 vuotta; tositetustarvikkeita koske- pyynnöt, tarjoukset, luonteiset uotta vat hankin ta-asiakir- tilaukset, tilausvahvisj at t ukset, kuormakij at jne. 6 Hankintoihin liittyvät rekisterit ja muut asia ki rj a t enää tarvita. Hankintasopimusten osalta ks. myös Yleishallinto, sopimusasiat ja muut oi keust oimet 2.5.2 Materiaalin varastointi ja luovutus 1 Varasto-ohjeet 2 Materiaalien määrätietoasiakirjat 3 Lähetys- ja pakkauslistat ja niihin verrattavat saapumisilmoitukset 4 Kappalemääräisen varastokijanpidon kortit ja rekisterit Ilmoitukset tilatuista materiaaleista, tilaukset ja vastaavat Sisältää mm. määräja päiväkortit sekä muut varastossa olevan materiaalin vaihtelujen seuranta-asiakirjat Voimassaoloaika 2 vuotta; tositeluonteiset uotta 2 vuotta; tositeluonteiset uotta 5v 57
Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säilytysaika 5 Varastokirjat ja -kor- Sisältää nimikkeet, tit hinnat, vastaanotetut ja luovutetut sekä jäljellä olevat määrät 6 Avojakeluasiakirjat Koskevat varastokir- 2 v j anpidon ulkopuolelle jätettyjä tavaroita, mm. arvoltaan vähäisiä toimistot arvik keita 7 Varast o tilau kset, -laskut ja -kuitit 8 Huuto kauppa-asiakirjat Koskevat luovutusta ja myyntiä; tositeluonteisia 9 Koneiden, laitteiden Kyse apuluonteisista ja raaka-aineiden se- asiakirjoista enää tarvita kä erilaisten tuotteiden myyntiä ja luovutusta koskevat kortistot ja rekisterit sekä niitä koskeva kirjeenvaihto 10 Inventointilistat 2.5.3 Materiaalin käyttö 1 Irtaimistorekisterit ja Sisältää myös poisto- Voimassaoloaika + -luettelot luettelot 2 Koneiden, laitteiden, välineiden ja raaka-aineiden käyttöä koskevat luettelot ja muut rekisterit 3 Moottoriajoneuvojen ajo- ja käyt t öpäiväkirjat 5 vuotta; tositeluonteiset uotta 58
Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähim mäiskirjan ja sen tarkoitus säilytysaika 4 Ajoneuvojen, laittei- Mm. ajoneuvojen re- Voimassaoloaika den ja vastaavien käy- kisteriotteet, televisiotön edellytyksenä ole- luvat jne. vat lupa- ja rekisteriasiakirjat 25.4 Materiaalin kunnossapito 1 Ajoneuvojen, koneiden ja laitteiden korjausta koskevat tiedostot 2 Koneiden, kojeiden, laitteiden ja moottoriajoneuvojen huoltokortit 3 Kunnossapidossa ja ko rj austoiminnassa käytetyt kone- ym. piirustukset Ajoneuvon käyttöikä 2 vuotta koneen, laitteen tai vastaavan käytöstä poistamisesta enää tarvita 255 Ajoneuvojen, työkoneiden ja laitteiden käytön valvonta 1 Kunnan omistamien ja ulkopuolisten koneiden ja välineiden vuo krausrekis tent 2 Urakoitsijoiden ja vuokrattujen ajoneuvojen, työkoneiden ja -välineiden maksatuksen apukortistot 3 Ajoneuvojen, työkoneiden ja -välineiden ajoilmoitukset Mm. ns. yksityiskoneiden tilikortit Koskevat kunnan käyttämiä ulkopuolisten ajoneuvoja ja työkoneita 5v 59
2.6 TAR KASTU STO I M I Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tiet osisält ö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säiiytysaika 1 Suunnitelmat - toimikausittaiset tarkastussuunnitelmat - varainhoi tovuosi t- taiset työ0 hjelmat - kohdekohtaise t tarkastussuunnitelmat Kaikki hallintoalat kattavia, ohjeellisia suunnitelmia Ohjelmasta ilmenee mm. tarkastuksen suorit taj a, tarkastuskohde, tarkastuksen ajankohta sekä tarkas tus ten suori ttamista koskevia merkintöjä uotta toimikauden päättymisestä uotta - valvontatarkastuksen Suunnitelmasta ilmetyösuunnitelmat nevät valvontatarkastushenkilöstön tarkastuskohteet ja -tehtävät, työaikataulut jne. - muut valvontatarkastuksen suunnitelmat 2 Tilintarkastajien pöytäkirjat ja kokousmuistiot - yhteiset kokoukset - jaostot Säily te t ään pysyvästi 3 Tilintarkastajien ker- Annetaan kunnanval- Säilytetään t omu kset tuustolle kultakin va- pysyvästi r ai n hoi t o vu odel t a 60
Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säilyt ysai ka 4 Tarkastusilmoitukset Annetaan määrätyin edellytyksin kunnan- Säilytetään pysyvästi hallitukselle ja asian koskiessa kunnanhallituksen toimintaa kunnanvaltuustolle 5 Säilytettäväksi jätetyt Koskevat sekä luotta- tilintarkastuksen työ- mushenkilötilintarpaperit ja -päiväkirjat kastajia että valvontatilintarkastusta. Sisältävät asiakirjoja ja muistiinpanoja, jotka on tuotettu tilintarkastustyön yhteydessä ja on tarkoitettu tilintarkastus henkilöstön omaan käyttöön 6 Valvontatarkastuksen määräaikaiset ja muut selonteot tilint arkas t ajille 7 Valvontatarkastuksen aloitteet, esitykset ja raportit 8 Valvont at arkast ust a varten saatu asiakirjaaineisto Tärkeät aloitteet, esitykset ja raportit säilytetään pysyvästi, muut uotta Jäljennöksiä, kopioita ym. esityslistoista, enää tarvita pöytäkirjoista, erilaisista luetteloista, tiliraporteista jne. Niiden avulla valvotaan asioiden valmistelua ja päätöksentekoa, menojen suoritusta, tulojen perimistä ja vastaavaa. 61
Valtionarkiston päätökseen kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä tehdään seuraavat korjaukset: Osa 1 Yleis- talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjat s. 48 kohta pavelussuhteen p.0. palvelussuhteen s. 50 kohta sivu 26 p.0, sivu 32 s. 51 kohta tositteet p.0, toisteet s. 53 kohta 14 Lainaluettelot ja kortistot p.0. Lainaluettelot ja -kortistot s. 56 kohta 3 tar j ouspyynnöt yhteenvedot p.0. tarjouspyynnöt, yhteenvedot s. 69 kohta 5 luottamuskoulutusrekisteri p.0. luottamusmieskoulutusrekisteri Erityisesti pyydetään huomioimaan sailytysaikasarakkeessa S m 65 5 vuotta p.0, 20 vuotta