Ohje sähköiseen osallistumiseen Kepan kevätkokouksessa käytetään Adobe Connect -sovellusta, joka mahdollistaa sähköisen osallistumisen kokouksiin. Kokoukseen osallistutaan henkilökohtaisella Adobe Connect -tilillä, joka luodaan sähköpostiosoitteen perusteella siinä vaiheessa, kun sähköisen kokouksen ylläpitäjä kutsuu osallistujan kokoukseen Kokouksessa äänestäminen tapahtuu käyttäen ohjelmiston äänestysominaisuutta. Suljetussa äänestyksessä tulee huomioida se, että sähköisen kokouksen ylläpitäjä pystyy näkemään kaikkien antamat äänet. Äänestystietoja ei kuitenkaan anneta eteenpäin. Useamman kuin yhden äänen käyttäminen äänestyksessä Yhdellä tilillä voi järjestelmässä antaa vain yhden äänen. Useamman kuin yhden äänen käyttäminen vaatii saman määrän tilejä kuin äänioikeutta on. Useammalla tilillä kokoukseen osallistuminen vaatii sen, että jokainen tili on kirjautunut sisään eri selaimella tai koneella. Tekniset vaatimukset Windows-käyttöjärjestelmät ja niissä tuetut selaimet: Windows 10, 8.1 (32-bit/64-bit), 8.0 (32-bit/64-bit), Windows 7 (32-bit/64-bit) Internet Explorer 8 tai uudempi, Windows Edge, Mozilla Firefox, ja Google Chrome Mac OS -käyttöjärjestelmät ja niissä tuetut selaimet: Mac OS X 10.10 ti uudempi Mozilla Firefox, Apple Safari, Google Chrome Linux Ubuntu 14.04 tai uudempi Mozilla Firefox Teknisten vaatimusten testaaminen Ennen kokousta vieraile sivustolla https://admin.adobeconnect.com/common/help/en/support/meeting_test.htm
Tällä hetkellä testaussivusto toimii kaikilla muilla selaimilla paitsi Google Chromella. Jos Chromesta on asennettu uusin versio, testauksen voi jättää tekemättä ja sähköisen kokouksen voi silti käynnistää. Muilla selaimilla seuraa testisivuston ohjeita, kunnes saat seuraavanlaisen tuloksen: Emme valitettavasti pysty antamaan tietokoneen käyttötukea ongelmatilanteissa reaaliaikaisesti. Testikokous Ennen varsinaisen kokouksen pitämistä tulemme tarjoamaan testikokouksen missä koneiden ja yhteyden toimivuutta voi kokeilla. Kokoukseen liittyminen Ennen testikokousta sinun tulee olla ilmoittanut halukkuutesi osallistua kokoukseen sähköisesti osoitteeseen info@kepa.fi. Sen jälkeen sinulle luodaan tunnus valmiiksi, jolla saat osallistua kokoukseen. Sinulle tulee sähköpostia Adobelta otsikolla: Adobe Connect - Your Account Information Tässä sähköpostissa on sinun käyttäjätunnuksesi ja salasanasi. Sähköpostista klikataan nappia Explore Adobe Connect ja kirjaudutaan sisään annetulla tunnuksella ja salasanalla. Tämän jälkeen järjestelmä pyytää asettamaan oman salasanan. Ensiksi annetaan sähköpostissa saatu salasana ja sitten kahteen kertaan vapaavalintainen uusi salasana. Salasanojen syöttämisen jälkeen klikataan "Submit new password". Tämän jälkeen selainikkunan voi sulkea. Ennen kokousta tulee sähköposti, jossa on linkki kokoukseen. Esimerkiksi: To join the meeting: https://meet67558903.adobeconnect.com/r8fuam299p3/
Klikkaa linkkiä. Jos kokous ei ole vielä alkanut, niin sivusto pyytää sinua odottamaan kunnes isäntä (ylläpitäjä, host) saapuu paikalle. Kokous käynnistyy automaattisesti kun näin tapahtuu. Kokous aukeaa: Ikkunan osat: Vasen iso ikkuna on ylläpitäjän jakamat tiedostot, esimerkiksi presentaatiot. Oikeassa yläkulmassa näkyy videokuva, jos ylläpitäjän kamera on päällä. Oikeassa reunassa keskellä näkyy lista osallistuvista henkilöistä ja oikeassa alakulmassa näkvät pikaviestit. Yläpalkissa on kaksi tärkeää nappulaa. Ensimmäisenä on kaiuttimen kuva, jonka pitää olla vihreä, jotta pystyy puhumaan. Toinen on pieni ihminen käsi pystyssä. Tällä nappulalla pyydetään puheenvuoro. Kokouksen ylläpitäjä välittää tiedon puheenvuoropyynnöstä puheenjohtajalle, joka sitten sopivan ajan tullen myöntää puheenvuoron. Ensimmäisenä testataan ääniasetukset. Se onnistuu helpoiten klikkaamalla vasemmasta yläkulmasta "Meeting"-nappulaa ja valitsemalla aukeavasta valikosta "Audio Setup Wizard". Suorita testi Wizardin ohjeita noudattaen siinä tilassa, jossa aiot osallistua kokoukseen. Testin aikana Wizard pyytää lupaa käyttää koneesi mikrofonia:
Klikataan "Allow". Testin jälkeen klikataan vielä yläpalkin kaiutin- ja mikrofonikuvakkeita, jotta ne aktivoituvat: Nyt olet valmis osallistumaan kokoukseen sähköisesti! Äänestäminen kokouksessa Kun ylläpitäjä käynnistää äänestyksen, aukeaa näkyviin uusi ikkuna:
Kun olet valinnut haluamasi vaihtoehdon, äänesi on rekisteröitynyt. Vaihtoehtoa voi kuitenkin muuttaa siihen asti, kunnes ylläpitäjä sulkee äänestyksen.