Suomen Partiolaiset Finland Scouter ry. Jamboreejoukkue 22. Maailmanjamboree 2011 TALOUSOHJE VERSIO 1.3, 20.3.2011 ALKUSANAT Jamboreejoukkueen talousohjeen tarkoitus on varmistaa että joukkueen varat käytetään joukkueen parhaaksi. On muistettava että varat ovat pääasiallisesti kerätty joukkueen jäseniltä ja niitä tulisi käsitellä samalla varovaisuudella kuin omaa rahapussia. Näin varmistamme että yhteiset varamme riittävät tekemään jamboreesta ikimuistoisen partiomatkan. Tavoitteeseen pääsy vaatii jokaiselta menokuria sekä mahdollisuuksien mukaan suhteiden ja hankintavolyymien käyttämistä. Myös Suomen Partiolaisten neuvottelemia sopimuksia tulee hyödyntää mahdollisuuksien mukaan. Ostopalveluja tulisi välttää ja käytämme pääasiallisesti partion peruspääomaa; ilmainen työvoima. Joukkueen varojen käytöstä olet aina viime kädessä vastuussa joukkueen jäsenille. BUDJETTI JA SEURANTA Budjetti eli talousarvio on rahamääräinen toimintasuunnitelma. Se ei ole kahle vaan ohjenuora. Kunkin osa-alueen (matkat, tiedotus, kukin leirilippukunta, ohjelma, ist, huolto, NHQ ja joukkueenjohto) on kuitenkin pysyttävä sille asetetuissa rajoissa. Kenelläkään ei ole oikeutta tehdä budjettiin kuulumattomia hankintoja ilman joukkuejohdon hyväksyntää. Ensimmäinen versio budjetista valmistuu 15.10.2009 ja tarkennettu versio 5.11.2009. Partioneuvosto hyväksyy budjetin marraskuussa 2009. On luonnollista, että tarkistamme budjettia matkan varrella. Saamme toivottavasti jotain suunniteltua halvemmalla, jokin saattaa maksaa arvioitua enemmän. Ensimmäinen budjetin tarkistus tehdään keväällä 2010 ja sen jälkeen puolivuosittain. Seurannalla varmistetaan suunnitelmassa pysyminen. Seurannalla näemme etukäteen suunnitellun rahamäärän vähenemisen ja löydämme ajoissa rahoituksen talousarvion osa-alueiden ylityksille. Talouspäällikkö seuraa rahaliikennettä Partiotalon kuukausiraporttien sekä kuluista tehtävien ilmoitusten avulla, ks. alempana Kuitti- ja maksuliikenne. 1
TALOUDELLISET RISKIT Suurimmat taloudelliset riskit piilevät sellaisissa ostoissa ja tekijöissä, jotka maksavat eniten ja joihin emme pysty vaikuttamaan. Tällaisia ovat lerimatkat, teltta- ja tuotemyynti sekä valuuttakurssivaihtelut ja maksamattomat leirimaksut. Siltä varalta, että rahat eivät riitä tai että niitä jää käyttämättä, kukin osa-alue laittaa kevään 2011 aikana hankkeensa tärkeysjärjestykseen: pakolliset, ei aivan pakolliset, toivottavasti toteutuu ja ylimääräiset. LEIRIMAKSU Leirimaksu maksetaan ilmoittautumislomakkeessa mainitun aikataulun mukaisesti. Normaali leirimaksu on 1 000. Ilmoittautuminen katsotaan sitovaksi 1. erän maksamisen jälkeen. Peruuttamiseen on 31.1.2011 jälkeen oltava pätevä syy (oma tai lähiomaisen vaikea sairaus tai kuolema). Palautettavasta summasta vähennetään toimistokulut (80 ) sekä jo eteenpäin maksettu rahasumma ja mahdollisesti muille osallistujille aiheutuvat lisäkulut. (Ks. peruutuksesta tarkemmin alempana Osallistumis- ja peruutussäännöissä.) Kaikki osallistuvat Suomen joukkueen järjestelykuluihin, koska leirillä jokainen on osa joukkuetta ja jokainen saa käyttää joukkueen tarjoamia palveluja. Kaikki saavat myös Suomen joukkueen merkit yms. yhteistä eli kaikilla on sama maksu varsinaisesta leiristä riippumatta matkajärjestelyistä. ISTiläiset ovat osa Suomen joukkuetta. He voivat matkustaa joukkueen mukana tai hoitaa itse omat matkajärjestelynsä. Tämä pitää sopia ilmoittautumisvaiheessa ja sen muuttaminen on hankalaa. VARAINHANKINTA Varainhankinnasta on tehty erillinen ohje, josta selviää, mistä ja miten varoja voi käytännössä lähteä keräämään. Joukkueella on neljä varsinaista varainhankintamuotoa: - Yritysyhteistyö - Talkootyö - Avustukset - Tuotemyynti - Kaikisa varainhankintaan liittyvistä ajatuksista oltava tieto Suomen Partiolaisten taloustoiminnolla. SOPIMUKSET Sopimuskumppanien kanssa on neuvoteltava hankintahinnoista hyödyntäen joukkueen hankintavolyymiä sekä mahdollisuuksien mukaan hyödyntää Suomen Partiolaisten olemassa olevia hankintasopimuksia. Myös muita laillisia järjestelyjä varojen hankkimiseksi tai säästämiseksi voi käyttää. Jos on tarvetta tehdä sopimuksia ulkopuolisten kanssa, on asiasta neuvoteltava etukäteen joukkueen talouspäällikön sekä SP:n talouspäällikön kanssa. Taloudellisia sitoumuksia SP:n puolesta voivat tehdä vain SP:n viralliset nimenkirjoittajat. 2
Sopimuksissa on sovittava ainakin seuraavista: -tavaran tarkka kuvaus -hinta, määrä -maksuehdot alennuksineen -toimituksen viivästymisestä aiheutuvat sanktiot -kelvottoman tavaran korvaamisvelvollisuus -palautusoikeus KULUJEN KORVAAMINEN JA KUITTILIIKENNE Korvauksia henkilökohtaisista kuluista maksetaan vain, mikäli luottamushenkilöllä on kuluvan vuoden jäsenmaksu maksettuna. Kulujen on pysyttävä kullekin osa-alueelle annetun ko. kululajin budjetin rajoissa, eikä budjetoituja varoja voi vapaasti siirtää budjetin kohdasta toiseen. Alla on tarkempia ohjeita siitä, kenelle ja millä perusteilla erityyppisiä kuluja korvataan. Osa-alueiden sekä lippukuntien budjeteissa on suuntaviivoja siitä, miten budjetoidut varat on suunniteltu käytettäviksi. Niiden avulla voi arvioida etukäteen varojen riittävyyttä. Kunkin kululajin perässä on budjetin mukainen kululajin tunnus, joka on merkittävä kululaskuun. Kulukorvauksia haetaan aina Suomen Partiolaisten voimassa olevalla kulukorvauslomakkeella. Hakemukseen liitetään tarvittavat tositteet sekä luotettavat selvitykset. KOKOUKSET JA MAJOITUS (6240 JA 6245) SP:n talousohjeen mukaisesti pidämme kokoukset pääsääntöisesti Partioasemalla, partiopiirien toimistoissa ja muissa maksuttomissa tiloissa. Kokouspaikan tulee olla helposti saavutettavissa julkisilla kulkuneuvoilla, ilman että matkustamiseen kuluu tarpeettomasti aikaa. Maksullisten kokouspaikkojen sekä maksullisen majoituksen käyttäminen on sallittua vain poikkeustapauksissa ja asiasta on aina sovittava etukäteen Suomen Partiolaisten talouspäälikön kanssa. MATKAT (6220 JA 6225) Suunnittele kokouksen alkaminen julkisten liikennevälineiden aikataulujen ympärille. Matkusta halvinta mahdollista tapaa käyttäen, useimmiten junilla tai linja-autoilla opiskelijahinnoin. Matkat korvataan VR:n II-luokan, lentokoneen halvimman luokan tai linja-auto-/raitiovaunutaksan mukaan matkalaskua ja alkuperäisiä kuitteja vastaan. Lentokonetta voi käyttää matkustamiseen, kun lentokone on edullisin matkustusmuoto. arki-illan kokouksen matka-aika yhteen suuntaan ylittää viisi tuntia (suunnilleen Kokkola - Kuopio - Joensuu -linjalta ja sitä kauempaa, kun kokous on Helsingissä). Menon kokoukseen ja paluun kokouksesta ei tarvitse tapahtua saman vuorokauden aikana, mutta lento muuna päivänä ei saa aiheuttaa järjestölle lisäkuluja. viikonlopputapahtumaan osallistuminen muuten vaikeutuu oleellisesti (esimerkiksi jos tilaisuus alkaa perjantaina ja halvin matkustustapa edellyttää poissaoloa töistä). 3
Lentokonetta voi käyttää matkustamiseen tietyssä tilanteessa myös silloin, kun lentolipun hinta on muuta matkustusmuotoa kalliimpi. Tällöin verrataan aikaa, joka matkaan kuluu asemalta asemalle ja lentolipun ja muun matkustusmuodon hintaa. Lentäminen on sallittua, mikäli ajan säästö täysinä tunteina kerrottuna viidellä eurolla on suurempi kuin lentämisen ja muun matkustusmuodon hintaero. Esimerkki: Matka Oulusta Helsinkiin kestää junalla noin 7 tuntia ja lentokoneella noin 1 tunti. Junalipun hinta on noin 75,00 euroa ja lentolipun noin 95,00 euroa. Lentokonetta voi käyttää, koska kuuden tunnin matka-ajan säästön perusteella lentolippu saisi olla 30,00 euroa junalipun hintaa enemmän eli 105,00 euroa. Jos kuljet omalla autolla, kerää koko porukka kyytiisi, meilaa kaikille lähtöaikeistasi. Auton matkakulut korvataan voimassa olevan Suomen Partiolaisten korvaussäännön mukaan. Oman auton käytöstä korvataan seuraavasti vuoden 2011 aikana: 1 henkilö 16 senttiä/km 2 henkilöä 19 senttiä/km 3 tai useampia 24 senttiä/km 4 tai useampia 30 senttiä/km Peräkärry 8 senttiä/km Moottoripyörä 10 senttiä/km Suositeltavaa on käyttää kimppakyytejä. Laskuun tulee aina liittää matkustajaluettelo. Ulkomaanmatkoista tulee sopia etukäteen SP:n talouspäällikön kanssa. Matkoja kokouksiin ja lippukuntien tapaamisiin korvataan johtoryhmälle, mestareille ja lippukunnanjohtajille. Jos kulkuvälineenä on henkilöauto, matkalaskuun tulee aina liittää matkustajaluettelo. Tällöin matkalaskussa on selvitettävä myös matkan pituus ja se, kuinka monta kilometriä kyyditsit muita. RUOKAILUT (6240 JA 6245) Suunnittele kokouksen aikataulu ruokailujen ympärille, niin kaikki viihtyvät paremmin. Laske ruoka-aineiden kulutus henkeä kohti ennen kauppaan marssimista. Osta vain peruselintarvikkeita ja vain tarvittava määrä. Vältä kalliita valmisruokia, eksoottisia hedelmiä, leivonnaisia ja leikkeitä. Kokousruokailuja korvataan seuraavasti: Iltakokous max 4 /nuppi/kokous. Viikonloppuisin max 20 /nuppi/vrk. Leirilippukuntien ennakkotapaamiset max 20 /nuppi/viikonloppu, 2 viikonloppua. Ateriat korvataan, mikäli huomioitu talousarviossa. Kokousruokailuja korvataan jorylle, mestareille ja lippukunnanjohtajille. Lippukuntien ennakkotapaamisten ruokailut korvataan lippukunnanjohtajille ja leiriläisille. Ruokalaskuun tulee alle merkitä ruokailijoiden määrä, alle 10 hengen kokouksissa läsnäolijoiden nimet. 4
PUHELIMEN KÄYTTÖ (6432) Vältä pitkiä puheluita päiväsaikaan. Käytä mieluummin sähköpostia, tekstiviestiä ja internettiä. Puhu kokouksissa ja tapaamisissa. Soita lähipuhelut lankapuhelimella. Puhu lyhyesti, jätä jaarittelu sähköposteihin. Hanki Skype! Puhelinkuluja korvataan johtoryhmän jäsenille ja mestareille. Puheluista on esitettävä luotettava erittely kululaskun yhteydessä, siis mihin on soitettu sekä puheluiden kesto. KOPIOINTI (6310 JA 6315) Vältä kopiointia, käytä sähköisiä tiedon välitysmenetelmiä kuten internettiä ja sähköpostia. Paperikopioiden tekemiseen käytetään ensisijassa Partioasemaa tai muuta joukkueen johtoryhmän osoittamaa edullista painopalvelua. Kalenterin, leiriläisen kirjan ja leirikirjan painatus kilpailutetaan. POSTITUS (6430) Ensisijaisesti tiedon välitykseen käytetään internettiä ja sähköpostia. Jaa tavarat kokouksissa ja tapaamisissa. Mikäli postitus on tarpeellista yhdistä postituksia laskujen lähettämisen yhteyteen. Pyri saamaan sponsoreita, esim. vakuutuslaitoksia ja pankkeja maksamaan postituksia. ENNAKOT Tarvittavista ennakoista on sovittava vähintään viikkoa ennen suoritusta SP:n taloustoimiston kanssa. Ennakot on tilitettävä taloustoimistolle kahden viikon kuluessa tapahtuman päättymisestä. Ennakosta ei saa maksaa kenellekään matkakorvauksia, ei myöskään matkalaskuja tai kuitteja vastaan. KUITTI- JA MAKSULIIKENNE Korvattavat kulut veloitetaan SP:n matka- ja kulukorvauslomakkeella, jonka voi ladata ja tulostaa joukkueen nettisivuilta Saunasta. Lomakkeita saa myös Partioaseman infosta. Jokainen matka laskutetaan omalla laskulomakkeellaan, paitsi kun samaan asiaan liittyviä matkoja on useita lähekkäin. Lomake täytetään kuulakärkikynällä taikka tietokoneella (ei lyijy-/värikynä) ja siihen liitetään alkuperäiset matkaliput ja muut tositteet lomakkeella mainituista kustannuksista. Kululaskut liitteineen toimitetaan SP:n keskustoimistoon joko heti kokousten yhteydessä tai postitse osoitteella Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry., Taloustoimisto, Töölönkatu 55, 00250 Helsinki. Laskut tulee toimittaa välittömästi matkan tai tapahtuman jälkeen, kuitenkin viimeistään kahden kuukauden kuluessa. Koska SP:n on heti vuoden vaihteen jälkeen tehtävä tilinpäätös, on marras- ja joulukuun laskut ja kuitit ehdottomasti toimitettava Partioasema 15.1. mennessä Ennen laskun lähettämistä SP:lle on osa-alueen päällikön tarkistettava omiensa laskut ja varmistettava, että yllä olevia ohjeita on noudatettu. Kaikista 50-100 euron kuluista on ilmoitettava talouspäällikölle ja yli 150 euron kuluista on pyydettävä etukäteen lupa talouspäälliköltä. Muista mainita kululaji ja organisaatiotunnus. (kts. seuraava kohta). Tieto toimitetaan talouspäällikölle sähköpostitse (arvi.snall@partio.fi). Johtoryhmän jäsen voi yksittäistapauksissa myös delegoida laksun hyväksymisoikeuden. Vastuu ohjeiden ja joukkueen linjauksien noudattamisesta ei tässä yhteydessä kuitenkaan siirry. Kirjanpitoa helpottaaksemme ja varmistaaksemme, että kukin kulu kohdistuu oikein, laskuihin tulee merkitä osa-alueen tai leirilippukunnan organisaatiotunnus (55xxx) ja kululajitunnus (6xxx) alla olevan listan mukaan. Kululajeista tulee käyttää niitä, joille on oman osa-alueen budjetissa varattu 5
varoja. Esim. leirilippukunnat eivät voi merkitä kuluja Toimistopalveluiksi (6100), koska niille ei ole lippukunnan budjetissa varattu varoja. Organisaatiotunnus 52100 Johtoryhmä 52200 Leiri 52300 Matka 52400 Huolto ja varusteet 52500 NHQ 52600 Ohjelma 52700 Tiedotus 52800 Talous 52800 LLPK- ja IST-yhdyshlöt 55801 Päre 55802 Lippo 55803 Nila 55804 Tuohi 55805 Virsu 55806 Kääpä 55807 Kelo 55808 Olas 55809 Naava 55810 Usva 55811 Ruska 55812 Itikka 55813 Kipinä 55814 Kinos 55815 Seili 55816 Spinnu 55817 Reimari 55818 Fendari 55819 Poiju 55820 Kummeli 55821 Möljä 55822 Kaisla 55823 Lakka 55824 Tyrni 55825 Vanamo 55826 Korte 55827 Lillukka 55828 Lumme Kululajitunnus 6100 Toimistopalvelut 6190 Muut palvelut 6220 Matkat/tilaisuudet 6225 Matkat/kokoukset 6240 Majoitus ja ruoka/tilaisuudet 6245 Majoitus ja ruoka/kokoukset 6250 Osanottomaksut 6300 Painatus 6310 Kopiot/ulkopuoliset 6315 Kopiot/sisäiset 6320 Tarvikkeet 6325 Nordic Co-operation 6400 Ilmoitukset 6427 Vakuutukset 6430 Posti 6431 Pankin kulut 6432 Puhelin 6440 Kuljetus ja rahti 6490 Muut kulut 6700 Merkkiostot 6730 Muut ostot (teltat,varusteväl.) Epäselvissä tapauksissa kannattaa aina kysyä etukäteen!lähteet Suomen Partiolaiset ry, Kustannusten korvauskäytäntö Ohje luottamushenkilöille. Hyväksytty 22.2.2011 alkaen. Suomen Partiolaiset ry., Jamboree 2007 joukkueen talousohje. 6