L e h t i lo g i s t i i k a n a m m at t i l a i s i l l e 2 / 2 0 0 7 Automaattinen myymälätäydennys s. 6 Onnisen logistiikan täytyy toimia s. 10 Avainhenkilöä rekrytoitaessa s. 18
Automaattinen myymälätäydennys Temppu ja sen tekijät Vähittäiskauppa kannattaa erinomaisesti, jos samanaikaisesti saadaan lisättyä myyntiä ja karsittua kustannuksia. Kysymys kuuluu: kuinka temppu tehdään? Vastauksen tarjoaa automaattinen myymälätäydennys, mutta mitään magiaa siihen ei liity.
Automaattinen myymälätäydennys Teksti: Vesa Ville Mattila Kuvat: Jari Härkönen Päivittäistavarakaupassa joka kymmenes tuote puuttuu hyllystä, mikä merkitsee liikevaihdossa liki neljän prosentin menetystä, kampanjatuotteissa runsaan 15 prosentin myynnin vähenemistä. Vielä huonompi tilanne on erikoistavarakaupoissa, ja ongelma tunnetaan myös kaupan alan keskusvarastoissa. Selitykseksi paljastuu useimmiten inhimillinen virhe tilaustoiminnassa. Tuotetta ei ole tilattu ajoissa, tarpeeksi paljon tai kysyntä on kerta kaikkiaan arvioitu väärin. Tekevälle sattuu ymmärtäähän sen, kun muistaa nimikkeiden määrän pienessäkin putiikissa. Kysymyksiä ennen käyttöönottoa Johannes Milénin, Johanna Smårosin ja Mikko Kärkkäisen yhteistyön tuloksena Processortilausjärjestelmä ohjaa Maatalouskeskon keskusvaraston täydennyksiä. Maatalouskeskon tuotevalikoimaan kuuluu noin 400 000 nimikettä. Automaattinen myymälätäydennys keventää paineita kaupan alan ammattilaisten mietintämyssyissä. Ennen sen käyttöönottoa on kuitenkin ratkaistava koko joukko kysymyksiä. Mitä täydennysmallia ja ennustemenetelmää kannattaisi käyttää? Sopiiko sama malli ja menetelmä kaikille tuoteryhmille? Kuinka voidaan hallita kampanjoita ja sesonkeja? Millainen toimitusrytmi on tehokas? Miten täydennysmalli vaikuttaa toimitusketjuun? Ryhdyimme kehittämään päivittäistavarakaupan automaattista tuotetäydennystä, kun huomasimme, etteivät silloiset työkalut vastanneet asiakkaiden tarpeita. Sitten laajensimme tarkastelua erikoistavarakauppaan. Nyt olemme paneutuneet myös keskusvarastojen tuotetäydennyskysymyksiin, kertoo Retail Logistics Excellence eli RELEXin kehitysjohtaja Johanna Småros. Autamme asiakkaita tehostamaan heidän varastonhallinta- ja tuotetäydennysprosessejaan ohjelmistotyökalujen ja asiantuntijapalveluiden avulla. Tilaamisen automatisointi tehostaa varastonkiertoa ja vapauttaa kaupan henkilökuntaa todellisiin asiakaspalvelutehtäviin, linjaa toimitusjohtaja Mikko Kärkkäinen. Kymmeniä miljoonia muuttujia Automaattinen myymälätäydennys soveltuu melkein mihin tahansa kaupan alalle. Kärkkäinen kuitenkin varoittaa lähtemästä liikkeelle heikoin eväin. Tilanteeseen soveltumattomat teoriat vievät helposti metsään ja todelliseen kysyntään huonosti vastaavat täydennys- tai ennusmallit polttavat niin näpit kuin rahat. Väärät ohjausarvot saavat helposti tilamaan joko liikaa tai liian vähän. Ratkaisu piilee kysynnän huolellisessa selvittämisessä, mitä tarvitaan myös kampanjoiden ja sesonkituotteiden saamiseksi automaattisen myymälätäydennyksen piiriin, Kärkkäinen sanoo. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta sitä se ei ole. Ajatellaanpa vaikka jonkin päivittäistavarakauppaketjun myymälöitä samankaltaisia kaikkialla, kuitenkin kukin omanlaisensa. Satojen myymälöiden toisistaan poikkeava kysyntä yhdistettynä kymmeniin tuhansiin tuotteisiin nostaa muuttujien määrän kymmeniin miljooniin. Ei ainoastaan automatisointia Kun asiakas kutsuu RELEXin apuun, sen asiantuntijat kartoittavat ensimmäiseksi nykyisen tilausprosessin ja tulevat tavoitteet, selvittävät kysynnän erityispiirteitä sekä tutkivat palvelutasosta ja varaston kehityksestä kertovan historiatiedon. Sitten he sovittavat erilaisia automaattisia täydennysmalleja kysynnän käyttäytymisen, tuotteiden ominaisuuksien ja tilausprosessin kustannusten mukaan. Emme pelkästään automatisoi olemassa olevaa prosessia, vaan kehitämme sitä entistä paremmaksi. Kysymykseen tulevat esimerkiksi toimitustiheyden ja -erien tarkistaminen. Usein toimitiheyttä voidaan laskea ja silti tehostaa saatavuutta, Småros kertoo. Keskimäärin järjestelmä saadaan pyörimään muutamassa kuukaudessa. Sen lisäksi asiakkaan pitää vielä varata aikaa muutosjohtamisen läpivientiin organisaatiossaan. Automaattitäydennyksissä on oleellista valikoimien hallinta, sillä se edellyttää tilanteen tarkistamista jokaisen tuotteen kohdalla. Pitää päättää, kuuluuko tämä tuote tilattaviin, millä perusteella sitä tilataan, kuinka usein ja miten paljon. Samalla asiakkaan tulee määritellä toivottu palve- 7
Automaattinen myymälätäydennys lutaso ja sen kustannustaso, Kärkkäinen selittää. Analysoija, laskin ja äly Maatalouskeskon tuotevalikoima ulottuu vaatteista valtaviin puimureihin. Liiketoimintaa leimaa myös voimakas sesonkivaihtelu, joka esimerkiksi keväisin vilkastuttaa varaosakauppaa. Yrityksen johto halusi saada kokonaisuuden entistä paremmin haltuunsa. Havaitsimme aiemmassa toimintamallissamme kaksi isoa ongelmaa: varaston huonon kiertonopeuden takia siihen sitoutui liikaa pääomaa ja tuotteiden saatavuus jäi alle hyväksyttävän palvelutason. Tahdoimme automaattisen tilausjärjestelmän, joka sekä selättää sesonkiluonteesta aiheutuvat erityispiirteet että saadaan nopeasti käyttöön. Lisäksi pidimme tärkeänä yksittäisen tuotteen ohjaustietojen helppoa käsittelyä, listaa Maatalouskeskon IT- ja logistiikkajohtaja Johannes Milén tärkeimpiä kriteerejä. Keskusvarastosta kauppoihin RELEX teki jakeluketjun kustannuslaskelman, joka selvitti, mitä Maatalouskeskon tuotteita kannattaa varastoida, mitä toimittaa terminaalituotteina. Kokonaisuus hyvin haltuun Maatalouskeskolla - Maatalouskauppa elää vahvasti vuodenaikojen mukaan, sanoo Maatalouskeskon IT- ja logistiikkajohtaja Johannes Milén. Tuotteita luokiteltiin niiden kysynnän ja sesonkiluonteen mukaan. Tuotevalikoiman liki 400 000 nimikkeestä Processor-järjestelmään sisältyy nyt noin 10 000 keskusvarastoitavaa nimikettä. Processor-järjestelmä ohjaa Maatalouskeskon keskusvaraston täydennyksiä, syksyllä se otetaan käyttöön myös Maatalouskeskon omistamien K-maatalous-kauppojen hyllytavaroissa. Myöhemmin tätä palvelua tarjotaan K-maatalous-ketjun itsenäisille kauppiasyrittäjille. Automatisointi muuttaa vastuita ja työnkuvia. Siksi tällaisen projektin onnistuminen vaatii myös muutosjohtamisen hallitsemista, Milén muistuttaa. Ohjelmistotuotteista RELEX Analyzer on luotu tukemaan tuotetäydennyksen kehittämistä. Sen avulla voidaan simuloida, millaiseen palvelutasoon ja tehokkuuteen erilaiset täydennysmallit vievät. Analyzeria käytetään täydennys- ja ennustemallien testaamiseen ennen käytännön pilotointia. Tilausjärjestelmä RELEX Processor mahdollistaa automaattisen tilaamisen ja tilausehdotukset. Se voidaan liittää asiakkaan toiminnanohjaus- tai kassajärjestelmään, mikä nopeuttaa tilaustoiminnan automatisointia. Processorin käyttöönottoon sisältyy lähtöparametrien optimointi. RELEX Optimizer tunnistaa ja päivittää parhaat parametriarvot myymälän tai varaston tuotteille. Työkalun avulla löydetään alhaisimmat tilauspiste- tai varmuusvarastotasot, jotka mahdollistavat asiakkaan määrittämän tavoitellun palvelutason. Nimensä mukaisesti Analyzer analysoi, Processor laskee ja Optimizer optimoi älyn. Usein asiakkaat ostavat aluksi Processorin ja varaavat mahdollisuuden hankkia myöhemmin Optimizerin. Järjestelmien takaisinmaksuajat jäävät yleensä alle vuoteen, Småros toteaa. Tutkijoiden yritys RELEX perustettiin keväällä 2005. Sen osakkaat ovat tekniikan tohtorit Mikko Kärkkäinen ja Johanna Småros sekä diplomiinsinööri Michael Falck. Parhaillaan yrityksessä työskentelee 10 henkilöä. Työskentelimme Teknillisen korkeakoulun logistiikan tutkimusryhmässä, mutta halusimme kokeilla yrittäjyyttä. Pian asiakasprojekteja tuli niin paljon, että yrittäjyys muuttui päätoimiseksi, Småros kertoo. Tutkijantyössä joutuu jatkuvasti haastamaan omat ideansa ja jalostamaan niitä. Samalla kehittyy kyky nopeasti löytää oleellisimmat seikat ja analysoida ne. Taustamme takia meillä on hyvä näkemys kokonaisprosessista ja sen kehittämisestä, Kärkkäinen tuumii. Kaikki kolme RELEXin osakasta on viime vuosina palkittu ECR Europen Academic Award Competition -kilpailussa. Viimeisin palkinto myönnettiin nyt toukokuussa ECR Europen Milanon konferenssissa yhtiössä työskentelevälle Ville Pätyselle, joka on tarkastellut tuotetäydennyskysymyksiä erikoistavarakaupan kannalta. RELEXin asiakkaita ovat muun muassa Cloetta Fazer, Fazer Leipomot, Ruokakesko, Maatalouskesko, Musta Pörssi, Tradeka, Paulig, Suomalainen Kirjakauppa ja VV-Autotalot. 8
Uusi järjestelmä tuotteiden jäljitettävyyteen, seurantaan ja aitouden toteamiseen EPCglobal Inc on ratifioinut EPCIS-standardin (Electronic Product Code Information Services), joka auttaa suojautumaan muun muassa väärennetyiltä lääkkeiltä sekä helpottaa tuotteiden seurantaa ja jäljitettävyyttä. Standardi mahdollistaa aukottoman, turvatun tiedonvaihdon tuotteiden ja palveluiden elinkaaren eri vaiheissa. relex_gs1_210x145_cmyk_expanded.page 1 27.4.2007 16:45:09 Uusi standardi mahdollistaa muun muassa konttien jäljitettävyyden, tuotteiden aitouden toteamisen, kampanjoiden seurannan, matkatavaroiden seurannan, sähköisen toimitustiedon, palautusten seurannan ja toimintojen johtamisen. Järjestelmässä on standardivalikko, johon elektronisen tuotekoodauksen EPC (Electronic Product Code) tieto voidaan yksiselitteisesti tallentaa ja jakaa eri osapuolille. Standardin avulla voidaan kerätä yksityiskohtaista tietoa sekä eri organisaatioiden välillä että sisältä. Standardia hyödyntävän teknologian avulla tuotteiden ja palveluiden liikkuvuus ja näkyvyys on ajantasaista, sanoo Chris Adcock, EPCglobal Inc:n toimitusjohtaja. Elektroninen tuotekoodaus tarjoaa etuja liiketoiminnalle ja kuluttajille, mutta teknologian todellinen potentiaali todennetaan vasta kun yritykset pääsevät jakamaan standardin välittämää tietoa tuotteista ja parantavat näin toimitusketjun tehokkuutta. EPCglobal on maailmanlaajuisen voittoa tavoittelemattoman standardointiorganisaatio GS1:sen tytäryritys, joka kehittää elektronisen tuotekoodauksen EPC:n maailmanlaajuista käyttöönottoa. EPC on globaali standardi, joka mahdollistaa ajantasaisen tarkan tiedon ja näkyvyyden tuotteiden toimitusketjussa. Lisätietoja EPCglobal Inc:stä: www.epcglobalinc.org.
ECR seminaari Milanossa Pronssia suomalaiselle opiskelijalle Pätysen tutkimus tarkastelee automaattisen myymälätäydennyksen soveltuvuutta erikoiskaupan eri toimialoilla. Joka vuosi ECR Europe palkitsee kulta, hopea tai pronssi palkinnolla opiskelijat, jotka edistävät tutkielmissaan rakentavasti ja kehittävästi ECR tavoitteita. Palkinnot jaetaan ECR Europe Forum & Marketplace konferenssin yhteydessä, joka tänä vuonna pidettiin Milanossa 8-10.5.2007. Tutkielmat arvostelee ECR Europen akateeminen neuvoa antava lautakunta. Arvostelussa otetaan huomioon luovuus, omaperäisyys, rakenne, esityksen ammattimaisuus ja käytännön johtopäätökset. Tänä vuonna kultaisen palkinnon voittajan palkinto oli 1000 ja kolmen kuukauden työharjoittelu Unileverillä. Hopeisen palkinnon voittaja sai 750 ja pronssisen palkinnon saaja sai 500. Pronssinen ECR Student Award palkinto myönnettiin tänä vuonna Ville Pätyselle Teknillisestä korkeakoulusta. Aiheena palkitussa työssä oli automaattinen tuotetäydennys erikoiskaupassa. Työ laajensi ECR näkökulmaa päivittäistavarakaupan ulkopuolelle. Palkintoraati arvosti työssä sen näkemystä tehokkaammassa tuotetäydennysasiassa, mitä ECR on tutkinut ja edistänyt jo vuosikausia. ERC Europe Student Award ECR Europe ECR:n (Efficient Consumer Response) tehokas kehitys alkoi reilut kymmenen vuotta sitten. Uudet periaatteet yhteistyössä tehtävästä johtamisesta ja toimitusketjusta saavuttivat yrityksissä näkemyksen, että kuluttajia voidaan palvella paremmin, nopeammin ja pienemmin kustannuksin, kun kauppakumppanit työskentelevät yhdessä. Automaattinen myymälätäydennys erikoiskaupassa Automaattisen myymälätäydennyksen käyttöönotto on parantanut merkittävästi sekä kustannustehokkuutta että asiakastyytyväisyyttä päivittäistavarakaupassa ympäri maailmaa. Automaattisen myymälätäydennyksen houkuttelevuudesta huolimatta erikoiskauppa on kehityksestä jäljessä eikä automaattisen myymälätäydennyksen mahdollisista hyödyistä ja haasteista erikoiskaupassa ole juurikaan tutkimusta, kertoo Milanon ECRkonferenssissa palkittu Ville Pätynen. Pätysen tutkimus tarkastelee automaattisen myymälätäydennyksen soveltuvuutta erikoiskaupan eri toimialoilla. Haastattelu- ja simulointitulosten perusteella automaattisen myymälätäydennyksen käyttöönotto mahdollistaa merkittäviä hyötyjä erikoiskaupan toimijoille. Joissain tapauksissa hyötypotentiaali on jopa suurempi kuin päivittäistavarakaupassa. Tutkimukseni osoittaa, että automaattisen myymälätäydennyksen soveltuvuus vaihtelee riippuen toimialasta ja tuotteiden ominaisuuksista. Automaattinen myymälätäydennys tarjoaa suurempia taloudellisia hyötyjä kodintekniikassa, kirjakaupassa, kello- ja kultakaupassa sekä askartelu- ja lahjatavarakaupassa kuin esimerkiksi muotikaupassa ja luontaistuote- ja terveyskaupassa, summaa Pätynen. Hyötypotentiaalin ja soveltuvuuden analysoinnin lisäksi olen listannut tutkimuksessa tärkeimmät ennakkoedellytykset automaattisen myymälätäydennyksen käyttöönotolle. Useat näistä ennakkoedellytyksistä liittyvät ECR:n osa-alueisiin kuten esimerkiksi yhteisiin tunnistusstandardeihin, sanoo Pätynen. Pätysen palkittu työ on osa hänen diplomityötään Automaattisen myymälätäydennyksen potentiaali erikoiskaupassa, jota hän tekee Teknillisen korkeakoulun Tuotantotalouden osastolle. Työtä ohjaa professori Kari Tanskanen. Lisätietoja diplomityöstä: Tuotantotalouden osasto, 02015 TKK ja Ville Pätynen, ville.patynen@relex.fi, gsm 040 723 1340 22