Kaupunginhallitus 4 09.01.2017 Kaupunginvaltuusto 3 18.01.2017 Arvio Lohjan palveluverkkotyön onnistumisesta / Keskushallinnon toimipisteverkko 2/00.01.02/2017 PALRYH 25.02.2016 11 Kaupunginhallitus on 11.01.2016/5. päättänyt palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän toimeksiannosta mm. seuraavaa: - työryhmä valmistelee myös arvion siitä, miten palveluverkkotyö onnistui ja millaisia muutoksia ja vaikutuksia tehdyillä palveluverkkopäätöksillä tulee olemaan. Tämän arvion tekemistä varten tarvitaan kaikilta toimialoilta tietoja siitä, miten palveluverkkomuutosten toteuttaminen on käynnistynyt. Kukin toimiala antaa tietoja kustakin 20:sta palveluverkko-osiosta sen mukaan, mille toimialalle ko. palveluverkon osa kuuluu. Palveluverkkomuutosten toteuttamista ja vaikutuksia voidaan arvioida seuraavanlaisten kysymysten avulla: - Mitkä valtuuston palveluverkkopäätöksen osat on toteutettu? - Miten toteuttaminen onnistui? - Millaisia vaikutuksia toteuttamisella on ollut? - vaikutukset kuntalaisiin, kävijämääriin ja palvelutasoon? - säästövaikutukset / kustannuksia lisäävät vaikutukset? - Mitkä valtuuston palveluverkkopäätöksen osat ovat toteuttamatta? - Milloin ja miten toteuttamattomat osat saatetaan päätökseen? - Miltä osin palveluverkkotyötä tulisi vielä jatkaa kokonaan uusien päätösten myötä? - Miten Lohjan väkiluvun ja syntyvyyden alentuminen on huomioitu palveluverkkopäätösten toteuttamisessa? - Millaisia vaikutuksia henkilöstöön tehdyillä muutoksilla on ollut? - muutokset henkilöstömäärissä? - muutokset työtehtävissä? - Kouluverkon ja esiopetusverkon osalta pyydetään vielä tarkempia selvityksiä sen suhteen, mikä on syyslukukauden 2016 tilanne verrattuna syyslukukauden 2013 tilanteeseen: - tuntikehysmuutokset - oppilasmäärämuutokset - opetusryhmämuutokset - varhaiskasvatusryhmämuutokset - opetushenkilökunnan lukumäärämuutokset - varhaiskasvatushenkilökunnan lukumäärämuutokset - toimitilojen lukumäärämuutokset - sisäisten vuokrien muutokset - Teknisen toimen osalta pyydetään vielä tarkempia selvityksiä sen suhteen, miten kaupungin käytössä olevien rakennusten pinta-alat ja
toimipisteiden lukumäärät ja tyhjien/käyttämättömien tilojen pinta-alat ovat muuttuneet syksystä 2013 syksyyn 2016. Millaisia kustannusvaikutuksia ja henkilöstövaikutuksia näillä muutoksilla on ollut? Saatujen arvioiden perusteella koostetaan yhteenveto kaupunginhallituksen ja valtuuston käyttöön. Olisi toivottavaa, että myös lautakunnat käsittelisivät omien toimialojensa arvioinnit. (Eero Soinio) Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä päättää pyytää kaikilta toimialoilta em. arviot 30.09.2016 mennessä. Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä päättää pyytää kaikilta toimialoilta em. arviot sekä arvion aidoista kokonaissäästöistä 30.09.2016 mennessä. PALRYH 17.11.2016 49 Palveluverkkotarkastelussa keskushallinnon toimipisteet käsiteltiin yhtenä kokonaisuutena. Selvittelytyön aikana oli jo käynnissä muutamia muutoshankkeita. Lohjan kaupungin moni-kuntaliitoksen (Lohja, Karjalohja, Nummi-Pusula) jälkeen kaikki keskushallinnon toiminnat ja tarvittavat toimitilat keskitettiin Monkolaan. Keskushallinnon toimitilakokonaisuus koostuu lähinnä toimisto-, koulutus- ja asiakaspalvelutilasta, arkistointiin sopivasta tilasta sekä tietohallinnon teknisistä tiloista. Selvittelytyössä keskushallinnon toimipiste verkko kuvattiin olemassa olevien kohteiden mukaisesti. Selvitystyön jälkeen toimipisteverkko on muuttunut tai muuttuu seuraavasti: Kaupungintalo Monkola 3 krs: hallinto-, talous-, henkilöstö- ja kehittämispalvelut -> osa palveluista siirtyy organisaatiouudistuksen myötä Tynninharjun hätäkeskukseen Monkolan aula: Asiakaspalvelupiste ja puhelinvaihde -> puhelinvaihteelle selvitetään tilaa Monkolan pohjakerroksesta -> vapautetaan toimistotilaa asiakaspalveluille Monkolan 0-kerros: Arkisto ja monistamo -> monistamon tilan käyttöä tehostetaan sijoittamalla puhelinvaihde ko. tiloihin ABC-asema Karnainen, Matkailu- ja infopiste -> toiminta siirretty Laurinkadulle kaupungin omiin toimitiloihin, ABC:n vuokratiloista luovuttu Atk-luokka, Lohjantähti -> ei muutosta BusinessLohja yritystalo, elinkeinopuolen toimistotila -> ei enää käytössä
BusinessLohja yritystalo, yrityshautomo -> vuokratakuu keskushallinnon vastuulla BusinessLohja yritystalo, Tehdas-hankkeen tilat -> kulut keskushallinnon vastuulla Laurinkadun arkisto -> laajennettu Karjalohjan ja Nummen arkistoilla, kaikki liitoskuntien arkistot on siirretty Monkolaan ja Laurinkadun arkistoon Nummen kunnantalon asiakaspalvelupiste -> kunnantalo myyty ulkopuoliselle toimijalle ja toiminta siirretty Saukkolan kirjastoon Nummen kunnantalon arkisto -> arkisto siirretty Laurinkadun arkistoon Karjalohjan kunnantalon asiakaspalvelupiste -> kunnantalo myyty ulkopuoliselle toimijalle ja toiminta siirretty Karjalohjan kirjastoon Tietohallinnon toimitilat, Keskustan terveysasema -> toiminta siirretty Tynninharjulle entisiin hätäkeskukseen -> keskustan terveysasemalta vapautuneisiin tiloihin muuttanut HUSLab Tynninharjun palolaitos, poikkeusolojen johtokeskus ja konesali -> ei muutosta, tila edelleen kaupungin kriisiajan johtokeskus Pusulan paloasema, varajohtokeskus (ei toimintakuluja) -> ei muutosta Pappilankorven varikko, tietohallinnon asennustilat ja varasto -> Toiminta siirretty Tynninharjun hätäkeskukseen Teknisen toimen keskushallinnolta laskuttama sisäinen tilakustannus oli vuonna 2014 edellä mainituista tiloista 166 287 euroa. Vuoden 2016 talousarviossa keskushallinnon sisäiset tilakustannukset ovat 100 600 euroa, toteuma 75,8% (10.10.2017) Keskushallinnon ulkoiset tilakustannukset olivat 38024 euroa, joka koostui seuraavasti: Lohjantähden atk-luokka 12 891,- Lohjantähden pysäköinnin toimistotila 6 016,- ABC-matkailuinfopiste 6 608,- BusinessLohja elinkeinon toimistotila 5 510,- (ei enää käytössä) BusinessLohja Luotainhankkeen toimistotila 6 999,- (hanke päättynyt) BusinessLohja Tehdas-hankkeen toimitilat 19 000 BusinessLohja yrityshautomo (vuokratappio) 109 266,- (yrityshautomossa osa tiloista, 4 huonetta, on väistötiloina perusturvalla ja Musiikkiopistolla) Organisaatiouudistuksen yhteydessä nykyiset toimialat päättävät
toimintansa 31.12.2016 ja uusi keskitetympi organisaatiorakenne aloittaa toimintansa. Organisaatiouudistuksen myötä Monkolaan sijoitetaan keskitettyjä hallintopalveluita ja vastaavasti Monkolasta siirretään toimintoja hätäkeskuksen tiloihin, jolloin ko. tilat saadaan täyskäyttöön. Aikaisemmin palveluverkkoselvityksessä keskushallinnon osalta todettiin selvityskohteena olevan keskitettyjen hallintopalveluiden muodostamisen tärkeys. Selvitystyössä todettiin, että keskushallinnon palveluverkkoa voidaan tarkastella myös ns. toiminnallisesta näkökulmasta. Lohjan kaupungin nykyisessä organisaatiossa ovat hallinnon eri palvelut hajautettu toimielimiin. Organisaatiouudistuksen yhteydessä ko. tavoitetilan saavutettiin. Uusi operatiivinen hallintopalveluyksikkö muodostuu eri toimialojen hallintohenkilöstöstä ja uuden yksikön rakentaminen on käynnistetty syksyllä 2016. Uudessa toimintamallissa on tarkoitus uudistaa ja sähköistää laajasti eri palveluprosesseja sekä uusia mm. henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät. (Pasi Perämäki) Keskushallinto on toimittanut palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmälle arviot palveluverkkotyön onnistumisesta. Näistä arvioista kehittämisjohtaja on laatinut jäljempänä olevan yhteenvedonomaisen koostearvion palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän oman arvioinnin pohjaksi. (Eero Soinio) Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä - toteaa seuraavaa: Keskushallinnon selvitys hallinnon palveluverkon muutoksista on riittävä. Jo tehdyt muutokset ovat oikean suuntaisia. Organisaatiouudistus muuttaa erityisesti keskushallinnon ja muiden "vanhojen toimialojen" hallintotyötä. Muutoksista seuraa myös muutoksia toimitiloihin. Näissä muutoksissa on erityisesti kiinnitettävä huomiota tehokkaaseen tilojen käyttöön. Hyväksyttiin. KH 09.01.2017 4 Vanhan keskushallinnon erityisenä rasitteena on ollut BusinessLohja yrittäjätalon tyhjistä tiloista aiheutuvat kulut. Uuden organisaation tulisi ratkaista tämä ongelma vuoden 2017 aikana niin, että tyhjiin tiloihin siirretään sellaisia kaupungin toimintoja, jotka nyt toimivat muualla ulkopuolisilta vuokratuissa tiloissa. Tämä linjaus perustuu siihen näkemykseen, että BusinessLohja yrittäjätalon tiloista kaupunki ei pääse eroon sopimuksista johtuen, mutta muista vuokratiloista voidaan irrottautua. - saattaa asian kaupunginhallituksen ja valtuuston tietoon.
Kj Kaupunginhallitus päättää tehdä kaupunginvaltuustolle seuraavan päätösesityksen: V a l t u u s t o p ä ä t t ä ä Käsittely Vastaesitys - keskustella arvioinnista ja merkitä tietoonsa saatetuksi keskushallinnon toimipisteverkon osalta palveluverkkko- ja organisaatiotyöryhmän arviot palveluverkkotyön onnistumisesta. Keskustelun aikana Toni Hägg teki seuraavan vastaesityksen: Kaupunginhallitus päättää tehdä kaupunginvaltuustolle seuraavan päätösesityksen: Valtuusto päättää -keskustella arvioinnista ja merkitä tietoonsa saatetuksi keskushallinnon toimipisteverkon osalta kaupunginhallituksen arvion palveluverkkotyön onnistumisesta. Vastaesitystä ei kannatettu, joten se raukesi kannattamattomana. Kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän päätösesityksen. Kehittämisjohtaja Eero Soinio oli kokouksessa asiantuntijana tämän asian käsittelyn ajan klo 17.45 alkaen. KV 18.01.2017 3 V a l t u u s t o p ä ä t t ä ä - keskustella arvioinnista ja merkitä tietoonsa saatetuksi keskushallinnon toimipisteverkon osalta palveluverkkko- ja organisaatiotyöryhmän arviot palveluverkkotyön onnistumisesta. Käsittely Palauttamisesitys Asian käsittely aloitettiin palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän puheenjohtajan Irene Äyräväisen puheenvuorolla. Tämän jälkeen seurasi ryhmäpuheenvuorot. Tässä yhteydessä ryhmäpuheenvuorot käytettiin kaikkien palveluverkkopykälien osalta. Käsittelyn aikana valtuutettu Piritta Poikonen teki valtuutettu Hannele Maittilan kannattamana seuraavan palauttamisesityksen: Valtuusto päättää palauttaa asian valmisteluun. Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän tulee arvioinnissaan keskittyä työryhmän oman tekemisen ja toimintatapojen arviointiin. Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän oman työn arvoinnin ei tule sisältää mielipiteitä palveluverkon rakenteen tulevista linjauksista. Tämän jälkeen puheenjohtaja rajasi keskustelun palauttamiseen. Äänestys Koska oli tehty kannatettu palauttamisesitys, totesi puheenjohtaja, että asiasta on äänestettävä. Puheenjohtajan ehdotuksesta kädennostoäänestyksellä käsittelyn jatkaminen "jaa" ja palauttaminen
"ei" suoritetussa äänestyksessä asian käsittelyn jatkamista kannatti 46 valtuutettua ja palauttamista 5 valtuutettua. Puheenjohtaja totesi, että asian käsittelyä jatketaan äänin 46-5. Vastaesitys Tämän jälkeen valtuutettu Piritta Poikonen teki valtuutettu Hannele Maittilan kannattamana seuraavan vastaesityksen: Valtuusto päättää todeta, että palveluverkon uudistamistyö on valtuuston osalta päättynyt valtuuston asiassa tekemiin päätöksiin siltä osin kuin päätökset ovat tulleet lainvoimaisiksi. Valtuustolle on saatettu tiedoksi palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän mielipiteitä palveluverkkopäätöksistä. Valtuusto toteaa, että palveluverkkoja organisaatiotyöryhmän tulee arvioida työryhmän omaa työskentelyä. Äänestys Koska oli tehty kaupunginhallituksen pohjaehdotuksesta poikkeava kannatettu vastaesitys, totesi puheenjohtaja, että asiasta on äänestettävä. Puheenjohtajan ehdotuksesta kädennostoäänestyksellä pohjaesitys "jaa" ja Poikosen vastaesitys "ei" suoritetussa äänestyksessä pohjaehdotusta kannatti 44 valtuutettua ja Poikosen vastaesitystä 6 valtuutettua yhden valtuutetun äänestäessä tyhjää. Puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen pohjaehdotuksen voittaneen äänestyksen äänin 44-6/1 tyhjä. Kokoustauko Valtuusto päätti merkitä tietoonsa saatetuksi keskushallinnon toimipisteverkon osalta palveluverkkko- ja organisaatiotyöryhmän arviot palveluverkkotyön onnistumisesta. Tämän asian käsittelyn ja päätöksenteon jälkeen kokouksessa pidettiin puheenjohtajan esityksestä 10 minuutin tauko klo 18.45-18.55.